Panamá, R. de Panamá miércoles 21 de noviembre de 2018 CONSEJO DE GABINETE. Resolución de Gabinete N 120 (De martes 20 de noviembre de 2018)

Transcripción

1 Año CXVII Panamá, R. de Panamá miércoles 21 de noviembre de N A CONTENIDO CONSEJO DE GABINETE Resolución de Gabinete N 120 (De martes 20 de noviembre de 2018) QUE ACUERDA EL NOMBRAMIENTO DE UN MAGISTRADO DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA Resolución de Gabinete N 121 (De martes 20 de noviembre de 2018) QUE ACUERDA EL NOMBRAMIENTO DE UN MAGISTRADO DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Decreto Ejecutivo N 686 (De martes 20 de noviembre de 2018) POR EL CUAL EL ÓRGANO EJECUTIVO CONVOCA A LA ASAMBLEA NACIONAL A SESIONES EXTRAORDINARIAS CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Decreto N DNMySC (De lunes 12 de noviembre de 2018) POR EL CUAL SE APRUEBAN LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO DE PLANILLAS ADICIONALES DEL MINISTERIO DE SALUD. Decreto N DNMySC (De lunes 12 de noviembre de 2018) POR EL CUAL SE CREA LA UNIDAD DE MONITOREO Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN GUBERNAMENTAL ADSCRITA A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL Y SE DEROGA EL ARTÍCULO TERCERO DEL DECRETO NÚMERO. 72-LEG. DE 5 DE MARZO DE 2013.

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12 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO DE PLANILLAS ADICIONALES DEL MINISTERIO DE SALUD Noviembre de

13 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe JOSÉ CASTILLO Supervisor de Calidad ROMELIO NÚÑEZ Supervisor ANTONIA PÉREZ A. Analista de Regulación de Fondos y Bienes Públicos 13

14 DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora 14

15 MINISTERIO DE SALUD MIGUEL MAYO DI BELLO Ministro ERIC ULLOA Viceministro JAVIER E. LÓPEZ Q. Secretario General DANIEL CEDEÑO Director de Organización y Desarrollo Institucional ILSE SANTOS Directora de Recursos Humanos MARTÍN PLATA Director de Finanzas MARISA NAVARRO Analista de Organización y Desarrollo Institucional MELVA MOLINAR Analista de Organización y Desarrollo Institucional 15

16 ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. Objetivo del Procedimiento B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación II. NORMAS DE CONTROLES INTERNOS A. Generales B. Específicas III. PROCEDIMIENTOS A. Pago de Planillas Adicionales Mapa de Proceso B. Revisión, Aprobación y Emisión de Cheques por Planillas Adicionales Mapa de Proceso RÉGIMEN DE FORMULARIOS GLOSARIO Y ACRÓNIMOS ANEXO 16

17 INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Oficina de Organización y Desarrollo Institucional del Ministerio de Salud, ha desarrollado el documento denominado Procedimientos para el Pago de Planillas Adicionales del Ministerio de Salud, con el propósito de cumplir con el trámite oportuno de pago. El cumplimiento apropiado de las pautas aquí presentadas, permitirá garantizar resultados óptimos y oportunos, así como un ejercicio transparente orientado al buen uso y manejo de los fondos públicos. Este procedimiento ha sido confeccionado en tres capítulos y un apéndice, que se describen de la siguiente forma: Capítulo I, se refiere a las Generalidades que incluyen los temas inherentes al Objetivo del Procedimiento, Base Legal y Ámbito de Aplicación; Capítulo II, trata sobre las Normas de Controles Internos Aplicables; Capítulo III, detalla los Procedimientos y por último, el Régimen de Formularios, Glosario y Acrónimos y un Anexo. Como práctica establecida en nuestra Dirección, éste documento no pretende fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 17

18 I. GENERALIDADES A. Objetivo del Manual Establecer los controles y procedimientos para el pago de las planillas adicionales en el Ministerio de Salud. B. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá, Que reforma la Constitución Política de la República de Panamá de 1972 reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983, los Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de 1994, por el Acto Legislativo N.1 de 27 de julio de 2004 y N.2 de 26 de octubre de Artículos 279 y 280. Publicada en la Gaceta Oficial Nº17,210 de 24 de noviembre de 1972, Gaceta Oficial Núm.25, 176 del 15 de noviembre de Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Publicada en la Gaceta Oficial Núm de 20 de noviembre de 1984 y sus modificaciones de la Ley 97 de 21 de diciembre de 1998, Ley 67 de 14 de noviembre de 2008, Gaceta Oficial de 20 de noviembre de Ley No.9 de 20 de junio de 1994, Por la cual se establece y regula la Carrera Administrativa. Gaceta Oficial de 21 de junio de Ley N 51 de 27 de diciembre de 2005, Que reforma la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social y dicta otra disposiciones. Gaceta Oficial de 28 de diciembre de Ley 23 de 12 de mayo de 2017, Que reforma la Ley 9 de 1994, que establece y regula la Carrera Administrativa y dicta otra disposiciones. Gaceta Oficial B de 12 de mayo de Ley de Presupuesto Vigente. Decreto de Gabinete Número 1 de 15 de enero de 1969, Por el cual se crea el Ministerio de Salud, se determina su estructura y funciones y se establecen las normas de integración y coordinación de las instituciones del Sector Salud. Gaceta Oficial de 4 de febrero de Decreto Número 75 de 27 de febrero de 1969, Por medio del cual se establece el Estatuto Orgánico del Ministerio de Salud en desarrollo del Decreto de Gabinete N 1 de 15 de enero de Gaceta Oficial de 2 de septiembre de Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Gaceta Oficial de 14 de noviembre de

19 Decreto No.72-Leg. de 5 de marzo de 2013, Por el cual se adopta el sistema denominado SEGUIMIENTO, CONTROL, ACCESO Y FISCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (SCAFID), de uso obligatorio para el registro de los documentos que tramita la Contraloría General de la República a nivel nacional y aplicable a otras instituciones del Estado que se adhieran. Gaceta Oficial A de 15 de marzo de Decreto Número DNMySC de 19 de octubre de 2018, Por el cual se actualiza la Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría general de la República y se aprueba el Manual de Organización y Funciones de esa Dirección. Gaceta Oficial Digital No A de 12 de noviembre de Resolución No.1267 de 25 de octubre de 2017, Que instituye la nueva Estructura Orgánica del Ministerio de Salud, y dicta otras disposiciones. Gaceta Oficial de 16 de noviembre de C. Ámbito de Aplicación Aplica a los servidores públicos de las Unidades Administrativas en el Ministerio de Salud, involucradas en el procedimiento de pago de planillas adicionales. 19

20 II. NORMAS DE CONTROLES INTERNOS A. Generales El titular de la institución, será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos, según funciones. El titular de la institución o a quien el delegue, será responsable de velar que todas las instancias involucradas en el proceso, cumplan a cabalidad con toda la responsabilidad que le corresponde. B. Específicas 1. El trámite para el pago de planillas adicionales, inicia con la nota de solicitud de pago adeudado por parte del exservidor público o por las unidades administrativas de las regiones de salud o sede del Ministerio de Salud, que envían el listado de los beneficiarios a la Dirección de Recursos Humanos. 2. Se tramitará el pago de planillas adicionales por: Vacaciones Crédito Reconocido o Vigencia expirada Décimo Tercer Mes Reclamo por falta de cuotas de Licencia por gravidez Bonificación por Antigüedad Bonificación por Evaluación Satisfactoria del Desempeño Prima de Antigüedad Gastos de representación Salarios 3. Para el pago de vacaciones, se considerará al servidor público que se haya desvinculado de la institución por: renuncia, jubilación o destitución. 4. Cuando se trate de exservidores públicos, la nota de solicitud de pago adeudado, debe especificar la dirección e información necesaria para localizar al solicitante, esta debe ser verificada por la Dirección de Recursos Humanos. 5. Las solicitudes de pagos adeudados a exservidores, deben tramitarse en la vigencia fiscal correspondiente, para evitar realizar el trámite con cargo a Créditos Reconocidos o vigencias expiradas. 6. Se podrán elaborar planillas adicionales para el pago de Décimo Tercer (por decreto de nombramiento), cuando se haya realizado el pago correspondiente. 20

21 7. El pago de la bonificación por antigüedad, se debe hacer conforme a lo que señalen las normas legales vigentes en esta materia. 8. El pago de la bonificación anual de productividad por evaluación satisfactoria del desempeño, se determinara en base a los acuerdos gremiales y resoluciones ministeriales vigentes. 9. El pago de la bonificación por productividad, se debe hacer conforme a la evaluación satisfactoria del desempeño y se otorga de acuerdo al área profesional (técnicos de la salud, laboratoristas clínicos, enfermeras), que se encuentren registrados con inicio de labores hasta el 31 de agosto del año anterior a la ejecución del pago y que haya obtenido evaluación de 80 puntos. 10. El pago de bonificación anual por productividad, a los médicos generales, médicos veterinarios, odontólogos y médicos especialistas, que se encuentren laborando por espacio de un año y que hayan obtenido una evaluación de 75 puntos o más. 11. Se reconocerá el pago de la bonificación por productividad a los Médicos Generales, Odontólogos y Especialista de I (Primera categoría), que ejerzan cargos directivos en el Ministerio de Salud y se encuentren laborando por espacio de un año. 12. El monto o importe del bono por productividad anual para los médicos y odontólogos, se pagará de acuerdo a la categoría en la que se encontraba el funcionario al cierre del periodo de evaluación correspondiente. 13. Los servidores públicos administrativos, recibirán la bonificación por productividad, cuando hayan obtenido una evaluación de 71 puntos o más; en el caso de los servidores públicos (salud-administrativo), que no laboran jornada completa (8 horas) o mínimo de cuarenta (40) horas semanales, no tendrán derecho a la bonificación por productividad que regula el Acuerdo Gremial Respectivo. 14. Los servidores públicos (salud-administrativos) que cambien de funciones o cargo con continuidad laboral propia de otro sector o escala salarial (farmacéutico a planificador de seguridad social o viceversa), tendrán derecho a la bonificación por productividad, previa evaluación satisfactoria del desempeño. Se aplicará la matriz o formulario donde haya permanecido mayor tiempo de servicio dentro del periodo de evaluación. 15. En aquellos casos donde algún servidor público se encuentra de licencia con sueldo o licencia por gravidez, recibirán la bonificación por productividad con el resultado satisfactorio de la última evaluación realizada al momento de acogerse a la licencia. 16. El servidor público que se encuentre de licencia por enfermedad o desvinculado del sistema, ya sea por renuncia o remoción del cargo, tendrá derecho a la bonificación por productividad, siempre y cuando haya completado el ciclo de evaluación de un año y haya sido acreditado satisfactoriamente. 21

22 17. No se tramitará pago de bonificación por productividad proporcional, por tiempo de servicio laborado, inferior a doce meses, al cierre del ciclo de evaluación anual establecido. 18. Los servidores públicos del sector salud, que laboren jornadas completas o parciales en dos o más instituciones de salud, recibirán la bonificación por productividad en la dependencia donde labore la jornada completa, en el caso de laborar por horas o medias jornadas iguales, le corresponderá pagar el incentivo a la institución donde el servidor público registre la mayor antigüedad de servicio. 19. El pago de la bonificación por productividad, se hará efectivo todos los años en el mes de diciembre. 20. Para realizar el trámite del pago adeudado al exservidor o servidor público, la unidad administrativa deberá adjuntar según corresponda, lo siguiente: a) Vacaciones: Nota de Certificación de Vacaciones. Resolución Administrativa. b) Crédito Reconocido o Vigencia expirada: Resuelto de Personal donde detalle el Periodo adeudado. c) Décimo Tercer mes: Acta de toma de posesión. Copia del Resuelto de Personal. d) Reclamos por falta de cuotas de Licencia por Gravidez: Resolución de Licencia por Gravidez. Resolución de rechazo por la Caja del Seguro Social. Resolución Ministerial ordenando el pago. e) Bonificación por Antigüedad: Copia del Certificado de Carrera Administrativa. Resolución Administrativa Ministerial. Copia de cédula. Copia del último Talonario de pago. Certificación de Carrera Administrativa f) Bonificación de Productividad por Evaluación Satisfactoria del Desempeño: Evaluación del Desempeño firmada por el jefe inmediato. 22

23 g) Gastos de representación h) Decreto de nombramiento Salarios Nota de renuncia del servidor público. Cese de Labores 21. Para el pago de planillas adicionales, la institución debe tener la disponibilidad presupuestaria para hacer frente al pago y a las prestaciones correspondientes. 22. La Oficina de Auditoría Interna, es la responsable de la revisión y evaluación de la estructura del Control interno, relacionado al manejo y control de fondos y bienes en el Ministerio de Salud, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la Contraloría General de la República. 23. La Oficina de Organización y Desarrollo Institucional, realizará, cada seis meses, la respectiva auditoría de procesos, para el debido cumplimiento del Procedimiento para el Pago de Planillas Adicionales. 23

24 III. PROCEDIMIENTOS A. Pago de Planillas Adicionales 1. Ministerio de Salud Unidad Administrativa Solicitante o Exservidor Público Solicita a través de nota dirigida a la Dirección de Recursos Humanos, con el listado de los servidores y documentos sustentadores, el Pago Adeudado por Vacaciones, Crédito Reconocido o Vigencia Expirada, Décimo Tercer Mes, Reclamo por Falta de Cuotas de Licencia por Gravidez, Bonificación por Carrera Administrativa, Bonificación de Productividad por evaluación satisfactoria del Desempeño, Prima de Antigüedad, Gastos de Representación, Salarios. 2. Dirección de Recursos Humanos Recibe la Nota de Solicitud de Pago Adeudado por Vacaciones, Crédito Reconocido o Vigencia Expirada, Décimo Tercer Mes, Reclamo por Falta de Cuotas de Licencia por Gravidez, Bonificación por Carrera Administrativa o Bonificación de Productividad por evaluación satisfactoria del Desempeño, Prima de Antigüedad, Salarios, Gastos de representación con los documentos sustentadores. El director verifica y firma la Nota de Solicitud de Pago Adeudado para continuar con el trámite de solicitud de pago. Remite al Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos. 3. Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos Recibe la Nota de Solicitud de Pago Adeudado autorizada y documentos sustentadores, registra en el libro de control del Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos. Verifica que estén incorporados todos los documentos necesarios, según el tipo de solicitud de pago. Elabora la Planilla Adicional, en atención a la solicitud de pago de la parte interesada (Formulario Núm.1 y Núm. 2). Coloca el número secuencial de registro que corresponde. Verifica que los montos coincidan, según lo solicitado; de estar correcto, el jefe del Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos y Planilla firma donde le corresponde. Remite la Planilla Adicional y los documentos sustentadores a la Dirección de Recursos Humanos. 24

25 4. Dirección de Recursos Humanos Recibe y registra en el libro de control de la Dirección de Recursos Humanos, la Planilla Adicional y los documentos sustentadores. Verifica el cumplimiento de los requisitos; de estar completos y correctos, el director firma la planilla adicional donde le corresponde. Remite la Planilla Adicional y los documentos sustentadores al Departamento de Presupuesto. 5. Dirección de Finanzas Departamento de Presupuesto Recibe y accede al sistema informático vigente y registra la Planilla Adicional y documentos sustentadores. Verifica los cálculos aritméticos, montos y el cumplimiento de los requisitos. Bloquea la partida presupuestaria y registra en el sistema electrónico (ISTMO) o sistema vigente. Coloca número de transacción, sella y el jefe del Departamento de Presupuesto, firma la Planilla Adicional donde le corresponde. Remite la Planilla Adicional y los documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad. 6. Departamento de Contabilidad Recibe y registra el ingreso al departamento de la Planilla Adicional y los documentos sustentadores. Verifica que cuente con todos los documentos sustentadores; de estar correcto, realiza los registros contables y aprueba en el Sistema (ISTMO) o sistema electrónico vigente. Genera el comprobante de diario y el jefe del Departamento de Contabilidad, firma donde le corresponde. Remite la Planilla Adicional y los documentos sustentadores a la Dirección de Finanzas. 7. Dirección de Finanzas Recibe y accede al sistema informático vigente y registra la Planilla Adicional y los documentos sustentadores. 25

26 Verifica los cálculos aritméticos y el cumplimiento de los requisitos, según los documentos adjuntos; de estar completo y correcto, firma donde le corresponde. Remite la Planilla Adicional y los documentos sustentadores al Despacho del Ministro. 8. Despacho del Ministro Recibe y accede al sistema informático vigente, registra la Planilla Adicional y los documentos sustentadores. Firma la Planilla Adicional, el ministro o viceministro, donde le corresponde. Remite la Planilla Adicional y los documentos sustentadores al Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos. 9. Dirección de Recursos Humanos Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos Recibe y registra la Planilla Adicional y los documentos sustentadores en el libro de control del Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos. El oficinista de Planilla realiza copia en el CD de la Planilla Adicional, la cual debe ser validada por el supervisor o el jefe de Planilla. Remite la Planilla Adicional, CD y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización General en la institución. 26

27 MAPA DE PROCESO 27

28 B. Revisión, Aprobación y Emisión de Cheques por Planillas Adicionales 1. Oficina de Fiscalización General de la CGR en MINSA Recibe la Planilla Adicional y los documentos sustentadores, registra en el Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID) o sistema electrónico vigente. Revisa, el fiscalizador, integralmente la Planilla Adicional y los documentos sustentadores (cálculos aritméticos, cumplimiento de los requisitos); de estar correcto, sella y firma de revisado. Autoriza la Planilla Adicional en el Sistema ISTMO o sistema vigente, el jefe o subjefe. Envía la Planilla Adicional y los documentos sustentadores a la Contraloría General de la República (sede). 2. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivo Recibe la Planilla Adicional, verifica que cuente con todos los documentos sustentadores, según el listado adjunto. Accede al (SCAFID) o sistema electrónico vigente, registra y genera acuse de recibo. Remite al Departamento de Fiscalización de Personal y Planillas. Nota: En el caso de pago de Planilla adicional por Bonificación por Carrera Administrativa, Bonificación de Productividad por evaluación satisfactoria del Desempeño, Prima de Antigüedad, se envía a la Subdirección de Fiscalización. 3. Dirección Nacional de Fiscalización General Departamento de Fiscalización de Personal y Planillas Recibe la Planilla Adicional y los documentos sustentadores, accede al SCAFID o sistema electrónico vigente y remite a la Subdirección de Fiscalización General. 4. Subdirección de Fiscalización General Recibe la Planilla Adicional con los documentos sustentadores, accede al SCAFID o sistema electrónico vigente, refrenda la Planilla Adicional según la delegación de refrendo y remite al Departamento de Gestión de Pagos. 5. Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Gestión de Pagos 28

29 Recibe la Planilla Adicional y los documentos sustentadores, accede al SCAFID o sistema electrónico vigente, verifica y realiza todos los trámites correspondientes de registro, validación físicos o electrónicos en el sistema ISTMO o sistema vigente y/otros para la emisión de cheques. Coordina la emisión de cheques con la Dirección Nacional de Informática, una vez emitidos los cheques, recibe y coteja los cheques, según el listado adjunto, solicitados mediante Planilla Adicional, aprueba el pago en el sistema electrónico vigente. Entrega los cheques, según el listado adjunto, al personal autorizado por el Ministerio de Salud. 6. Ministerio de Salud Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Recibe, registra y coteja los cheques, según el listado adjunto, solicitado mediante Planilla Adicional. Realiza el desglose de cheques, según la Región de Salud. Confecciona y remite nota con los cheques a la Región de Salud correspondiente. Remite copia del listado de beneficiarios al Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos. Entrega cheque a los beneficiarios. 29

30 30 MAPA DE PROCESO REVISIÓN, APROBACIÓN Y EMISIÓN DE CHEQUES POR PLANILLAS ADICIONALES MINISTERIO DE SALUD CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Oficina de Fiscalización de la CGR en MINSA 1 Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivo 2 Dirección Nacional de Fiscalización General Departamento de Fiscalización de Personal y Planillas Subdirección 3 4 Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Dirección de Finanzas Departamento de Gestión de Pago Departamento de Tesorería 5 6 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1 Recibe la Planilla Adicional y documentos sustentadores adjuntos, registra en el (SCAFiD) o sistema electrónico vigente. 4 Revisa integralmente la Planilla Adicional, sella, firma y autoriza en el sistema (ISTMO) o sistema electrónico vigente. Envía la Planilla Adicional y documentos sustentadores a la Contraloría General de la República (SEDE). 2 5 Aprueba el pago en el sistema electrónico vigente y entrega los cheques al personal autorizado por el Ministerio de Salud. 6 Recibe la Planilla Adicional y documentos sustentadores. Accede al SCAFiD, o sistema electrónico vigente y remite a la Subdirección de Fiscalización. Recibe, la Planilla Adicional y documentos sustentadores, accede al (SCAFiD) o sistema electrónico vigente, verifica y realiza todos los tramites de registros, validación físicos y electrónicos y otros, para la emisión de cheques. Coordina la emisión de cheques con la DNI, una vez emitidos, los recibe, coteja según el listado. Recibe la Planilla Adicional y documentos sustentadores. Accede al (SCAFiD), o sistema electrónico vigente, registra y genera acuse de recibo. Verifica según el listado adjunto y remite al Depto. de Fiscalización de Personal y Planillas. 3 Recibe la Planilla Adicional y documentos sustentadores, accede al (SCAFiD) o sistema electrónico vigente. Refrenda según la delegación de refrendo y remite al Departamento de Gestión de Pagos. Recibe, registra y coteja los cheques según la Planilla Adicional solicitada. Realiza el desglose de cheques según la Región de Salud, confecciona nota y los remite según la Región de Salud. Remite copia del listado de cheques al Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos. Entrega los cheques a los beneficiarios.

31 RÉGIMEN DE FORMULARIOS 31

32 32 FORMULARIO NÚM.1 NOMBRE: RECAPITULACION DIA MES Cl Tr. AÑO IMPUTACIONES A LAS PARTIDAS DEL PRESUPUESTO Nº. CHEQUE Nº. AUDITO Nº. PLANILLA al Autorizado por: EMPLEADOS DEL AL 1. PANAMA 2. COLON 3. B. DEL TORO 4. CHIRIQUI 5. COCLE 6. LOS SANTOS 7. HERRERA 8. VERAGUAS 9. DARIEN TOTALES 0,00 AUTORIZACIONES DE TRAMITE REGISTRO SAP / ISTMO (SELLOS) (SELLOS) JEFE DE PLANILLAS JEFE DE REGISTRO Y CONTROL DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS PREPARADO POR: JEFE DE CONTABILIDAD DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS MONTO DE LA PLANILLA B/. 0,00 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA MINISTERIO DE : REGISTRO Nº. Oficial de Registro FECHA: Ministro del Ramo Jefe de Fiscalización FECHA: Contralor General

33 33 FORMULARIO NÚM.2 MINISTERIO DE SALUD QUE REPRESENTA RECLAMO DE SUELDO NOMBRES Y DETALLES DEL PAGO CÉDULA SEG. SOCIAL PROV. PLAN. POSICION CLAVE IR SUELDO BRUTO SEGURO SOCIAL IMP. S/R SEG. EDUC. CLA. OTRAS DEDUCCIONES VALOR CLA. VALOR SUELDO NETO

34 GLOSARIO Y ACRÓNIMOS 34

35 GLOSARIO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Se entiende evaluación del desempeño, como la evaluación de las capacidades desempeño del servidor, realizadas en un periodo laboral establecido por la institución. 35

36 ACRÓNIMOS CGR: Contraloría General de la República. DNI: Dirección Nacional de Informática. ISTMO: Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas. MINSA: Ministerio de Salud. SCAFID: Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. 36

37 ANEXO 37

38 38 ANEXO NÚM.1

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41 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE MONITOREO Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN GUBERNAMENTAL (SCAFID) Noviembre de

42 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe MARITZA MENDOZA QUENIA GONZÁLEZ Analistas del Departamento de Regulación de Fondos y Bienes Públicos 42

43 DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director 43

44 ÍNDICE INTRODUCCIÓN Base Legal Misión Visión Organigrama UNIDAD DE MONITOREO Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN GUBERNAMENTAL Objetivo Funciones 44

45 INTRODUCCIÓN A través del Decreto No.72-Leg. de 5 de marzo de 2013, se institucionaliza en la Contraloría General de la República el uso del Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID), el mismo es de carácter obligatorio en todas las instancias de la institución, para el registro de los documentos que tramita la entidad a nivel nacional y es aplicable a otras instituciones del Estado que se adhieran. Para orientar a sus usuarios en el uso adecuado de esta herramienta tecnológica de gran importancia para la circulación de los documento a lo interno y externo de la institución, se contará con la Unidad de Monitoreo y Control de Documentación Gubernamental que estará adscrita a la Dirección Nacional de Fiscalización General. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 45

46 BASE LEGAL Artículos 279 y 280 de la Constitución Política de Panamá, vigente. Artículos 5, 6 y 60 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República. Decreto No.72-Leg. de 5 de marzo de 2013, por el cual se adopta el sistema denominado SEGUIMIENTO, CONTROL, ACCESO Y FISCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (SCAFID), de uso obligatorio para el registro de los documentos que tramita la Contraloría General de República a nivel nacional y aplicable a otras instituciones del Estado que se adhieran. 46

47 MISIÓN Llevar el control de los procesos relacionados con el manejo de la documentación que se tramita en la Contraloría General de la República, en su labor de entidad fiscalizadora. VISIÓN Ser la unidad modelo de seguimiento y control de la documentación que gestiona la Contraloría General de la República, que garantice un servicio oportuno y de calidad para la toma de decisiones. 47

48 UNIDAD DE MONITOREO Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN GUBERNAMENTAL DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL UNIDAD DE MONITOREO Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN GUBERNAMENTAL 48

49 UNIDAD DE MONITOREO GUBERNAMENTAL Y CONTROL DE 49 DOCUMENTACIÓN OBJETIVO Administrar y controlar los procesos relacionados con la operación y funcionamiento del Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID), mediante la determinación y aplicación de criterios que se basen en las normas y procedimientos vigentes, para garantizar la efectividad, la eficiencia y la calidad en las operaciones que la Contraloría General de la República de Panamá ejerce en su labor fiscalizadora. FUNCIONES Powered by TCPDF ( - Establecer los procedimientos para el uso del Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos, para el cumplimiento de los objetivos del área de su competencia. - Monitorear y analizar el desarrollo del flujo de la documentación para garantizar la efectividad en los tiempos de prestación de los servicios que brinda la Contraloría General de la República. - Fomentar y coadyuvar al mejoramiento de la capacidad operativa de las unidades de la Contraloría General de la República, brindando asesoría técnica a los diferentes niveles jerárquicos de la Institución y a las entidades del sector público, relacionadas al manejo adecuado del Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. - Establecer controles de calidad que garanticen la efectividad de los procesos relacionados con la operación del Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. - Coordinar con el Instituto Superior de Fiscalización, Control y Gestión Pública, la realización de programas de capacitación relacionada con la operación del Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. - Evaluar y controlar la información suministrada por el Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. - Evaluar, diseñar, solicitar y coordinar la implantación de las modificaciones o actualizaciones al Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. - Cualquiera otra actividad que le confiera la Dirección Nacional de Fiscalización General, afín a su especialidad.