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3 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS OFICIALES, A LA CUENTA ÚNICA DEL TESORO Febrero de 2016

4 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS JOSÉ A. CASTILLO Jefe Encargado ROMELIO NÚÑEZ Supervisor

5 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DULCIDIO DE LA GUARDIA Ministro IVÁN A. ZARAK ARIAS Viceministro de Economía EYDA VARELA DE CHINCHILLA Viceministra de Finanzas DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA MARIANELA BROCE Directora EQUIPO TÉCNICO IRAIDA BARRIOS Coordinadora del Proyecto CUT GERARDO CORONADO Jefe de Cómputo ERIC SANTOS Ejecutivo de Cuentas JOSÉ SIERRA Analista Financiero JOSÉ BATISTA Oficial de Cuentas CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA VÍCTOR MARTÍNEZ Jefe de Normatividad Contable

6 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. Objetivos del Procedimiento B. Base legal C. Ámbito de Aplicación II. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS III. PROCEDIMIENTO A. Procedimiento para la Incorporación de Instituciones a la Cuenta Única del Tesoro IV. MAPA DEL PROCESO V. PARTES FINALES A. Régimen de Formularios B. Glosario, acrónimos y siglas C. Bibliografía VI. ANEXOS Nota de comunicación a la Institución para incorporación a la CUT

7 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, en uso de las atribuciones conferidas por Ley, ha desarrollado el documento denominado PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE INSTITUCIONES A LA CUENTA ÚNICA DEL TESORO. Dicho producto presenta una detallada narrativa de las diferentes operaciones que lo componen e identifica y desarrolla controles internos que lo regulan, con la finalidad de propiciar un nivel de comprensión expedito sobre las responsabilidades ejecutivas y las acciones operativas, que deben ejecutarse para el logro de los fines requeridos. El cumplimiento apropiado de las pautas aquí presentadas, permitirá garantizar resultados óptimos y oportunos a nuestros clientes, así como un ejercicio transparente orientados al buen uso y manejo de los Fondos Públicos. No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas y procedimientos. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

8 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de I. GENERALIDADES A. Objetivo del Procedimiento Establecer una regulación específica aplicable al proceso de Incorporación de Instituciones a la Cuenta Única del Tesoro. B. Base Legal Código Fiscal, Artículo 1089 y 1090, (de los empleados y agentes de manejo). Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, (Artículos Núm.1 y 36). Ley Núm.56 de 17 de septiembre de 2013, Que crea el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro Nacional. Decreto Núm DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República. Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. C. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es aplicable a las instituciones definidas por Ley a incorporarse a la Cuenta Única del Tesoro. II. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS, (Decreto Núm. 214-DGA, de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá ). A. NORMAS GENERALES Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de control interno. Norma El Titular de la institución será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los

9 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones. La Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, a través de las unidades pertinentes: es responsable por implementar y hacer cumplir, en lo que le competa, las medidas de control plasmadas en este documento. B. NORMAS ESPECÍFICAS 1. A partir de la suspensión de transacciones (inhabilitación) contra las Cuentas Bancarias Institucionales (CBI), todas las nuevas transacciones deberán tramitarse con afectación a la Cuenta Bancaria definida por la Dirección General de Tesorería. 2. Cuando la Cuenta Bancaria a cerrar utilice el Cheque como medio de pago, luego del efectivo cierre de la misma en el Banco Nacional de Panamá (BNP),la Unidad Institucional de Auditoría Interna en coordinación con la Unidad Institucional de Tesorería harán una Conciliación Bancaria final. Cumplido lo anterior, levantarán un inventario de los Cheques disponibles y procederán a su destrucción. Finalmente, emitirán un Acta correspondiente al cierre final de la Cuenta Bancaria y la destrucción de los cheques, dicha acta se emitirá en original y tres copias, con la siguiente distribución: (La unidad de Tesorería será el centro de acopio de las Chequeras) Original: a la Unidad Institucional de Tesorería. Primera copia: a la Oficina Institucional de Fiscalización de la Contraloría General de la República. Segunda copia: a la Unidad Institucional de Contabilidad. Tercera copia: al Proyecto Cuenta Única del Tesoro-MEF. 3. Aquellos beneficiarios que al presentarse al Banco Nacional de Panamá (BNP) a cambiar Cheques, luego del cierre de las CBI, les será imposible hacerlo; por lo tanto, deberán comunicarse con la Unidad de Tesorería de la Institución titular de la CBI cerrada, para tramitar el respectivo pago.

10 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de III. PROCEDIMIENTO A. Procedimiento para la Incorporación de Instituciones a la Cuenta Única del Tesoro. 1. Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Dirección Instruye por escrito o por medio electrónico, la apertura de Cuentas de Tesorería al Proyecto Cuenta Única del Tesoro y que inicie las acciones para la incorporación de las entidades conforme el cronograma de incorporación a la Cuenta Única del Tesoro (CUT) y al Inventario General de Cuentas Bancarias de Instituciones. 2. Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Proyecto Cuenta Única del Tesoro Crea las Cuentas de Tesorería y prepara la comunicación a la institución, sobre la fecha y las Cuentas Bancarias Institucionales definidas para su incorporación. Utilizando para ello el formato de comunicación establecido (ver anexo) y solicita al Director su firma. 3. En la Institución Titular Unidad Institucional de Tesorería / Equipo del proyecto CUT En la fecha establecida, realizan un inventario de las Cuentas Bancarias bajo la titularidad institucional. Ejecutan un análisis individual a cada cuenta para establecer la metodología de incorporación (Traslado de Recursos) al proyecto CUT. Finalizado el análisis emiten un Informe de Incorporación de Cuentas Bancarias, el cual deberá ser firmado por el Jefe o responsable de la Unidad Institucional de Tesorería y el responsable del Proyecto CUT. De igual forma, el responsable del proyecto CUT entrega al Jefe Institucional de Tesorería, original y copia del Formulario de registro CUT el cual deberá llevar impreso el o los números de Cuentas de Tesorería que remplazarán a las Cuentas Bancarias Institucionales, el nombre del Oficial de Tesorería responsable de atender a la Institución en sus transacciones con recursos depositados en la CUT, y solicita completar los siguientes datos, además de firmar el Formulario CUT-001:

11 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de Nombre del responsable de la Unidad Institucional de Tesorería y sus respectivos medios y formas de comunicación. Nombre del receptor Institucional de los Estados de Cuenta de Tesorería y sus respectivos medios y formas de comunicación. Distribución: Original responsable del Proyecto CUT Copia al Jefe Institucional de Tesorería 4. Institución Titular Unidad Institucional de Tesorería Finalizado el mes y luego de recibir los Estados de Cuenta por parte del Banco Nacional de Panamá, el Jefe o responsable, instruye al personal institucional respecto a la inhabilitación de las Cuentas Bancarias señaladas, lo cual implica suspender la tramitación de transacciones y emisión de pagos contra las mismas; además, comunica a los depositantes para que a partir de dicha fecha, no depositen en éstas sino, en la Cuenta Bancaria definida por la Dirección General de Tesorería. Nota: Para los efectos de emisión de los subsiguientes pagos, luego de la inhabilitación de las Cuentas Bancarias Institucionales (CBI), la Institución tramitará éstos contra la Cuenta Bancaria definida por el proyecto CUT, mediante Orden de Transferencia de Fondos (OTF). Los beneficiarios de dichos pagos deberán celebrar de manera previa, un convenio de pago electrónico (ACH) con la Dirección General de Tesorería o con la propia entidad, según corresponda. Prepara las Conciliaciones Bancarias e identifica en las mismas el Saldo Disponible, entendido como el monto que podrá trasladarse a la CUT, considerando los cheques o transferencias pendientes. Cumplido lo anterior, el titular de la Institución instruye por escrito al Banco Nacional de Panamá (BNP) a transferir los Saldos Disponibles de las CBI a la Cuenta Bancaria definida por la Dirección General de Tesorería y al cierre de las CBI, una vez cumplidos seis (6) meses, luego de transferido el Saldo Disponible.

12 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de Nota: Se instruyen (6) seis meses para el cierre de la CBI cuando se utilice el Cheque como medio de pago. Cuando se utilice Orden de Transferencia de Fondos (OTF) la instrucción de cierre al BNP considerará un período de dos (2) meses, luego de transferido el Saldo Disponible a la CUT. La Institución remitirá copia de esta instrucción al proyecto CUT y a la Oficina Institucional de Fiscalización de la Contraloría General de la República. 5. Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Proyecto Cuenta Única del Tesoro Toma conocimiento de la instrucción emitida por la Institución al BNP y da seguimiento a la misma, para corroborar la recepción de los Saldos Disponibles y remanentes, hasta el cierre final de la Cuenta Bancaria Institucional. Genera y envía el primer Estado de Cuenta con los recursos acreditados en la Cuenta de Tesorería. Atiende consultas de la institución respecto a la operatividad de la CUT y del proceso de traslado de los recursos.

13 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de IV. MAPA DEL PROCESO PROYECTO CUENTA ÚNICA DEL TESORO PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE INSTITUCIONES A LA CUENTA ÚNICA DEL TESORO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1 Da la instrucción al proyecto CUT para que, según lo establecido en el cronograma de incorporación y el Inventario General de Cuentas Bancarias Institucionales se proceda a la apertura de cuentas de Tesorería y a la preparación de la documentación correspondiente para la comunicación a la institución. 4 Finalizado el mes y luego de recibir los Estados de Cuenta por parte de Banco Nacional de Panamá, el jefe institucional de tesorería, instruye al personal respecto a la inhabilitación de las cuentas bancarias señaladas. Prepara las Conciliaciones Bancarias e identifica en las mismas el Saldo Disponible. 2 3 Crea las cuentas de Tesorería y prepara la documentación a remitir a la institución. Una vez firmada la documentación por el Director, coordina la remisión y mediante visita coordinada con la Unidad de Tesorería Institucional, entrega de la documentación a la institución. Realizan un inventario de las cuentas bancarias bajo la titularidad institucional. Ejecuta un análisis individual a cada cuenta. Emiten un informe de incorporación de cuentas bancarias. El jefe institucional de tesorería completa el Formulario de registro-cut el cual deberá llevar impreso el o los números de Cuentas de Tesorería que reemplazarán las Cuentas Bancarias Institucionales, el nombre del oficial de tesorería responsable de atender a la institución en sus transacciones ante el CUT, el nombre del responsable institucional de tesorería y del responsable institucional de la recepción de los Estados de Cuenta ante la CUT. 5 El titular institucional instruye por escrito al Banco Nacional de Panamá a transferir los saldos disponibles a la cuenta bancaria definida por el proyecto CUT, y a cerrar las mismas, una vez cumplidos seis meses, luego de transferido el saldo disponible. Nota: Cuando la cuenta a cerrar presente manejo OTF el periodo de cierre será de dos (2) meses, luego de transferido el saldo disponible. La institución remitirá copia de esta instrucción al proyecto CUT y a la Oficina Institucional de Fiscalización de la Contraloría General de la República. Toma conocimiento de la instrucción emitida por la institución al Banco Nacional de Panamá y da seguimiento a la misma, para corroborar la recepción de los saldos disponibles y remanentes, hasta el cierre final de la Cuenta Bancaria Institucional.

14 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de V. PARTES FINALES A. Régimen de Formularios Ministerio de Economía y Finanzas DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA FORMULARIO DE REGISTRO CUT INSTITUCION: DIRECCIÓN: CODIGO NIT: INST: MINISTERIO RECTOR: NOMBRE YAPELLIDOSDELAMÁXIMA AUTORIDADDE LA INSTITUCION TELÉFONOS DE OFICINA: FAX: NOMBRES YAPELLIDOSDELTESORERO INSTITUCIONAL: CÉDULADE IDENTIDADNº: TELÉFONOS DE OFICINA: CARGO: FAX: N. NUMERO DE CUENTA BANCARIA ACTUAL 1 NUMERO DE CUENTA DE TESORERÍA DESCRIPCIÓN: N. NUMERO DE CUENTA BANCARIA ACTUAL 2 NUMERO DE CUENTA DE TESORERÍA DESCRIPCIÓN: N. NUMERO DE CUENTA BANCARIA ACTUAL 3 NUMERO DE CUENTA DE TESORERÍA DESCRIPCIÓN:

15 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de (FAVORFIRMARDENTRO DEL RECUADRO Y ESTAMPAR SELLO OFICIAL DE LA DEPENDENCIA) MAXIMAAUTORIDADDELENTEEJECUTOR SELLO TESORERO INSTITUCIONAL SELLO

16 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de B. Glosario, acrónimos y siglas GLOSARIO ACRÓNIMOS Y SIGLAS EQUIVALENCIA Y/O SIGNIFICADO Cuenta Bancaria Institucional BNP Banco Nacional de Panamá. Contrato financiero con el Banco Nacional de Panamá, en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero de la institución. CGR Contraloría General de la República Cuenta de Tesorería Son subcuentas creadas en la Dirección General de Tesorería en el marco de la Cuenta Única del Tesoro Nacional y que tiene por objetivo el registro de cada una de las operaciones de crédito y débito que se realizan con cargo a éstas; y consecuentemente, informar sobre su saldo disponible. Cuenta Única del Tesoro Formulario de Registro Informe de Incorporación de Cuentas Bancarias al CUT Inhabilitación de Pago CUT Cuenta Única del Tesoro. Cuenta bancaria oficial de titularidad exclusiva del Ministerio de Economía y Finanzas, administrada a través de la Dirección General de Tesorería creada en el Banco Nacional de Panamá, en la cual se concentran todos los ingresos públicos y pagadora de todas las obligaciones por cuenta de los entes y órganos públicos incluidos en el ámbito de ésta. Documento de la Dirección General de Tesorería que contiene el nombre del ejecutivo de cuenta, los números de Cuentas de Tesorería asignados, recoge los datos y contactos de la contraparte institucional. Es el resultado del análisis de cada cuenta bancaria institucional y su respectiva metodología de incorporación a la CUT. Suspensión de depósitos, transacciones y emisiones de pago contra una Cuenta Bancaria Institucional. MEF Ministerio de Economía y Finanzas OTF Orden de Transferencia de Fondos.

17 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de C. Bibliografía Ley del Sistema Nacional de Tesorería y Cuenta Única del Tesoro No.56 de 17 de septiembre de 2013.

18 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de VI. ANEXO

19 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de

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