Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Guía del usuario Teléfono 1608

Transcripción

1 Vicerrectoría Administrativa y Financiera Guía del usuario Teléfono 1608

2 Presentación La Universidad Autónoma de Occidente, reconocida por su ambiente moderno y acogedor, dispone de una plataforma tecnológica integrada, enfocada a satisfacer las necesidades actuales y futuras de estudiantes, docentes y personal administrativo. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera con el apoyo de la División de Tecnologías, adelantó el proyecto de Actualización del Sistema Telefónico y realizó el cambio de todos los componentes asociados a dicho sistema. El presente documento es una guía rápida, para hacer un uso eficiente del servicio de telefonía, que constituye uno de los componentes con más funcionalidades aplicables a las labores diarias. El teléfono AVAYA 1608 es un teléfono IP multilínea, que utiliza la más reciente tecnología de comunicación sobre la red de transmisión de información de datos. Este teléfono pone al alcance de la mano útiles funciones y nuevas capacidades, incluyendo una pantalla para ver y gestionar las llamadas y sus registros, una lista de contactos, acceso al correo de voz y un menú de opciones y ajustes para personalizar el teléfono. No todas las funciones descritas en esta guía pueden estar disponibles en su teléfono. Si tiene alguna duda comuníquese con el Departamento de Soporte Técnico a la extensión 15555, al correo electrónico soporte@uao.edu.co o en las oficinas ubicadas en el sótano dos del edificio central. Identificación de teclas 1. Menu (Menú). Tecla de acceso a configuraciones del teléfono. 2. Contacts (Contactos). Tecla de acceso al directorio de contactos que el usuario define. 3. Call Log (Registro de llamadas). Tecla de acceso al registro de llamadas (este se enciende cuando existen llamadas perdidas). 4. Redial (Remarcar). Remarca el último número. 5. Speaker (Altavoz). Activa y desactiva el altavoz. 6. Mute (Silenciar). Activa y desactiva la función de mudo en la conversación telefónica. 7. Volume (Volumen). Aumenta o disminuye el volumen de la conversación o del timbre. 8. Headset (Diadema). Activa la operación de un auricular adicional. 9. Drop (Cuelgue rápido). Corta una llamada o marcación establecida. 10. Transfer (Transferencia). Tecla para transferencia de llamada. 2

3 11. Conference (Conferencia). Tecla para establecer llamadas múltiples. 12. Hold (Llamada en espera). Tecla de retención de llamadas. 13. Llamada / Línea disponible. Acceso a líneas disponibles de llamada. 14. Botones preconfigurables. Acceso rápido a extensiones frecuentes (Asignados por solicitud). 15. Display (Pantalla). La pantalla muestra la extensión principal, la fecha y la hora. También aparecen las llamadas perdidas en la esquina superior izquierda. 16. Softkeys (Botones programados). Teclas de digitación sobre instrucciones en la pantalla. 17. Indicador de mensajes. Al encender indica la presencia de un mensaje. Al parpadear indica la presencia de una llamada entrante. 18. Message (Mensajes). Tecla de acceso directo al correo de voz. 19. Flechas de navegación. Teclas de navegación sobre la información presentada en la pantalla. 20. OK. Pulse el 17 botón OK como acceso directo de una acción. 15 Por ejemplo, cuando selecciona 16 una entrada 19 del registro de llamadas, pulse OK para marcar el número. 21. Phone / Exit (Teléfono / salir). Regresa las condiciones 2 11 normales de operación del 3 10 teléfono Soporte Técnico: 5 Acceso directo a la línea de Soporte Técnico. 3

4 Contenido 1. Realizar una llamada interna 5 2. Realizar llamada externa 5 3. Códigos de autorización (asignados por solicitud) 5 4. Altavoz (Speaker) 6 5. Silencio (Mute) 6 6. Llamada en espera (Hold) 6 7. Remarcado (Redial) 7 8. Transferencia 7 9. Conferencia (Conference) Cuelgue rápido (Drop) Desvío Captura Devolución automática de llamada marcada Llamadas perdidas (Call Log) Parqueo Desparqueo Contactos Agregar número a lista personal abreviada Diadema (Headset) Cambiar contraseña Dar línea de fax Comandos básicos AUDIX Ingresar al sistema AUDIX Menú de actividades AUDIX Directorio 16 4

5 1. Realizar una llamada interna Descuelgue o accione el altavoz Marque el número de la extensión 2. Realizar llamada externa Descuelgue o accione el altavoz Marque 9 Marque el número de teléfono 3. Códigos de autorización (asignados por solicitud) Para llamadas locales Descuelgue. Marque 9 Marque el número telefónico. Espere el tono de confirmación Marque el código de autorización. Para llamadas nacionales, celular e internacional Descuelgue. 5

6 Marque 9 Marque el indicativo (0X o 00XX) Marque el número telefónico. Espere el tono de confirmación Marque el código de autorización. 4. Altavoz (Speaker) Para contestar o realizar una llamada en modo manos libres Presione Speaker 5. Silencio (Mute) Para silenciar el micrófono del auricular o del altavoz Presione Mute 6. Llamada en espera (Hold) Si quiere dejar esperando la llamada Realice la llamada Presione el botón de llamada en espera Hold Para retomar la llamada, levante el auricular y presione el botón del campo donde tiene la llamada 6

7 7. Remarcado (Redial) Para remarcar la última llamada efectuada desde la extensión Descuelgue y presione el botón Redial 8. Transferencia Para transferir llamadas Realice la llamada Presione el botón Transfer Digite el número de la extensión destino Anuncie la llamada Presione de nuevo el botón Transfer 9. Conferencia (Conference) Levante el auricular o presione Speaker Elabore la primera llamada y pida a la persona que espere Oprima Conference Marque la extensión y espere a que contesten Presione nuevamente Conference y estará en conferencia con las dos extensiones solicitadas. NOTA: puede tener hasta 5 personas en conferencia 7

8 10. Cuelgue rápido (Drop) Para sacar a la última persona ingresada a una conferencia Presione el botón Drop También puede usarlo si desea seguir utilizando el auricular sin colgar 11. Desvío Esta función permite desviar todas las llamadas que recibe en su teléfono a una extensión distinta, previamente programada Descuelgue Marque *2 Marque el número de extensión donde desea desviar sus llamadas Espere el tono de confirmación Cuelgue Para desactivar Presione #2 Espere tono de confirmación Cuelgue 8

9 12. Captura Para capturar una llamada de su departamento Descuelgue Digite el código 77 y conteste la llamada 13. Devolución automática de llamada marcada Esta función permite al usuario, en el caso de encontrarse con una llamada ocupada o que no conteste, indicarle al sistema que genere la llamada automáticamente una vez la persona termine cualquier comunicación en su línea telefónica. NOTA: La devolución de llamada automática no es lo mismo que la rellamada o Redial Descuelgue Marque la extensión Si no contesta presione el botón Transfer Marque *1 14. Llamadas perdidas (Call Log) Oprima el botón Call Log En la pantalla podrá ver todas sus llamadas. Use las flechas de navegación para revisar las llamadas perdidas, realizadas y recibidas, así como la hora de la llamada. 9

10 15. Parqueo Parquear una llamada significa que se puede tener en espera y capturarla en otro teléfono Con la llamada establecida presione el botón Transfer Marque *4 Presione el botón Transfer de nuevo Espere tono de confirmación Cuelgue 16. Desparqueo Descuelgue Marque #4# y la extensión origen 17. Contactos Adicionar un contacto nuevo Oprima la tecla Contacts Oprima Nuevo con el Botón Programable de la izquierda Utilizando el teclado alfabéticamente, escriba el nombre del contacto Al terminar oprima OK 10

11 Digite el número de teléfono o extensión que desea guardar Si se equivoca, oprima Retroceso con el Botón Programable de la mitad para borrar Oprima Guardar con el Botón Programable de la izquierda Para agregar otro contacto, Oprima Más con el Botón Programable de la derecha y posteriormente Nuevo Acceso a memorias Oprima la tecla Contacts Con las Flechas de Navegación seleccione el nombre que desea llamar Oprima Llamar con el Botón Programable de la izquierda 18. Agregar número a lista personal abreviada Digite el código *91 Digite la posición de memoria deseada (del 1 al 5) Digite el número antecedido por el 9 Finalice marcando la tecla [#] Espere tono de confirmación y cuelgue Para utilizarlo marque 71 y la posición de memoria del número abreviado 11

12 19. Diadema (Headset) Para utilizar el manos libres, oprima el botón Headset Nota: Este dispositivo se asigna por solicitud 20. Cambiar contraseña Descuelgue y marque la extensión Ingresar la extensión seguida por la tecla [#] Ingresar la contraseña actual seguida por la tecla [#] Ingresar la nueva contraseña (4 a 8 dígitos) seguida por la tecla [#], luego Reingresar la nueva contraseña seguida por la tecla [#]; espere el tono de confirmación y cuelgue 22. Desviar llamadas a cobertura Usted puede desviar todas sus llamadas entrantes a la cobertura que tenga configurada su extensión Para activar esta función, marque [*5] Para desactivarla, marque [#5] 23. Dar línea de fax Debe indicarle a la persona que va a enviar el fax, que cuando escuche la grabación para dejar un mensaje espere el tono en ese momento debe presionar el botón Start de su máquina de fax. 12

13 Presione el botón Transfer y luego marque 78 Marque nuevamente Transfer y cuelgue 24. Comandos básicos AUDIX Ayuda Regresar al menú principal (menú de actividades) Borrar un mensaje Hacer una pausa Transferir a una extensión Buscar nombre extensión en directorio Transferir a la operadora Volver a ingresar al sistema Salir de AUDIX 25. Ingresar al sistema AUDIX Presione el botón Message (Mensajes) Marque el número de su extensión y el signo [#]. Si está en su extensión, sólo marque el signo [#] Marque su contraseña y el signo [#] 13

14 26. Menú de actividades AUDIX Grabar y enviar mensajes Tener acceso a sus mensajes Crear o modificar sus saludos personales Opción 1 Grabe su mensaje Aprobar Editar Escuchar [23] Borrar [*3] Aprobar [#] Digite la extensión y el signo [#] Opciones Msg Privado [1] Fecha entrega [3] Archivo copia [4] Opción 2 Escuchar [0] Borrar [*3] Pasar [#] Repetir [23] Contestar Retransmitir [2] Grabar nuevo mensaje [4] Llamar al remitente [0] Opción 3 Escuchar saludos Ingrese el número de saludo Borrar [*3] Terminar [#] Grabar/Borrar cambiar saludo Revisar todos los saludos Oír [0] Cambiar [1] Borrar [*3] Activar saludo Tipo de llamada Terminar 14

15 Revisar mensajes que desea enviar Directorio, cambiar contraseña y nombre Revisar mensajes rápidamente Opción 4 Revisa los mensajes Escuchar mensajes Editar Grabar [1] Escuchar [23] Borrar [*3] Aprobar [#] Pasar Opción 5 Crear o modificar listas y direcciones Crear [1] Revisar [2] Modificar [3] Crear directorio personal Añadir datos [1] Revisar todos los datos [2] Opción 7 Revisar encabezados y mensajes Sólo encabezados Sólo mensajes Revisar un dato específico [3] Terminar [#] Cambiar contraseña Ingrese nueva y [#] Reingrese y [#] Grabar su nombre Ingrese nombre, presione [1] y [#]

16 27. Directorio Recuerda cambiar tu contraseña, la seguridad es un compromiso de todos. Recuerda que el numero de emergencias es el 4 Aprovecha los servicios que te ofrece la nueva Telefonía IP de la UAO Display LCD para ver y gestionar llamadas Lista de contactos Registro de llamadas Menú de opciones para personalizar el teléfono Correo de voz Realizar y recibir llamadas desde tu computador Vicerrectoría Administrativa y Financiera Elaboró: División de Tecnologías Edición y Diseño: División de Mercadeo