1. POLÍTICAS ORGANIZACIONALES

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1 1. POLÍTICAS ORGANIZACIONALES 1.3. POLÍTICA DE MANEJO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. OBJETIVO: Reglamentar, rdenar y difundir ls prcess y prcedimients para el manej y la prtección de ls dats persnales, pr parte de la Empresa Clrecambis S.A.S., de acuerd a las dispsicines cntenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decret 1377 de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: COLRECAMBIOS S.A.S., es la persna jurídica que decidirá el Tratamient que le dará a la Infrmación cntenida en sus diferentes bases de dats. Razón Scial: COLRECAMBIOS S.A.S. Dmicili Principal: Vereda Siberia Autpista Medellín Km 2.5 Parque Industrial Prts Sabana 80, Bdega 138. Cta Cundinamarca Clmbia PBX: FAX: Página Web Clrecambis@clrecambis.cm.c datspersnales@bex-usa.cm ESTABLECIMIENTO DE LA POLÍTICA: Es plítica de Clrecambis S.A.S., cumplir a cabalidad cn las dispsicines de la Ley vigentes en cuant al Manej y Tratamient de ls Dats Persnales cntenids en sus bases de dats en peracines de reclección, almacenamient, utilización, circulación y suspensión. La infrmación btenida pr Clrecambis S.A.S., durante el desarrll de su bjet scial, es utilizada principalmente para identificar y mantener un registr cntrlad de clientes, prveedres, accinistas y empleads de la Empresa. 1

2 Clrecambis S.A.S., recnce la imprtancia de la seguridad, privacidad y cnfidencialidad de ls dats persnales que suministran las persnas, pr l cual está cmprmetida cn su prtección y el manej adecuad, cnfrme al régimen legal de prtección de dats persnales y en particular a l previst en este avis. DESARROLLO DE LA POLÍTICA: Clrecambis S.A.S., incrpra en tdas sus actuacines el respet pr la Prtección de dats persnales y slicita desde el ingres de ls misms, autrización para el us de la infrmación recibida, acrde al fin prpi de su bjet misinal. Clrecambis S.A.S., implementará las accines y estrategias que se requieran para hacer efectiv el derech que cnsagra la Ley Estatutaria 1581 de 2012, respetand ls principis establecids en la misma, integrand el manej de infrmación de dats persnales a las finalidades derivadas de la reclección de ls misms. Clrecambis S.A.S., utilizará tds ls medis de cmunicación a su alcance, para dar a cncer a quienes crrespnda, ls derechs que se derivan de la prtección de dats persnales. A. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS. Principi de legalidad en materia de Tratamient de Dats. Principi de Finalidad. Principi de Libertad. Principi de Veracidad y Calidad. Principi de Transparencia. Principi de Acces y Circulación Restringida. Principi de Seguridad. Principi de Cnfidencialidad. B. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE USO DE LA INFORMACIÓN. DATOS GENERALES. Prcesar Cnfirmar Cumplir Prveer prducts y/ servicis adquirids directamente cn la participación de tercers. Prmcinar y publicitar las actividades prpias del desarrll del bjet scial de la Empresa. Realizar transaccines. Efectuar reprtes cn las distintas autridades nacinales de cntrl y vigilancia, y/ las de rden administrativ, plicial, judicial, financier, cmercial de segurs. Us para fines administrativs interns y/ cmerciales que incluyen la investigación de mercads, auditrías, reprtes cntables, análisis estadístics y facturación. Reclección, Almacenamient y Grabación de dats. Us, Circulación, Prcesamient y/ Suspensión. 2

3 Transmisión y/ transferencia de ls dats suministrads a trs países, para la ejecución de las actividades relacinadas cn ls servicis y prducts adquirids. Registrs cntables. Crrespndencia. Identificación de fraudes y prevención de lavad de activs y de tras actividades delictivas. INFORMACIÓN DE LOS ACCIONISTAS: Efectuar el pag de dividends. Cumplimient de decisines judiciales y/ dispsicines administrativas, legales, fiscales y regulatrias. Cntrl de la participación accinaria y publicación de ls accinistas cn mayr participación. Cntacts. INFORMACIÓN DE CLIENTES: Para fines cmerciales. Publicidad y mercade. Cntabilización. Cumplimient de las bligacines cntractuales, pr l cual la infrmación pdrá ser transferida a tercers, tales cm entidades financieras, ntarías, legales, de terrrism, listas OFAC (Clintn), etc. Cumplimient de decisines judiciales y dispsicines administrativas, legales, fiscales y regulatrias. Transmisión de infrmación y dats persnales en prcess de auditrías. Facturación. INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y ACREEDORES. Para fines cmerciales. Cntabilización. Cumplimient de las bligacines cntractuales, pr l cual la infrmación pdrá ser transferida a tercers, tales cm entidades financieras, ntarías, legales, de terrrism, listas OFAC (Clintn), etc. Cumplimient de decisines judiciales y dispsicines administrativas, legales, fiscales y regulatrias. Para realizar ls prcess en que se encuentren vinculads ls prveedres. Cualquier tr us que el prveedr autrice pr escrit para el manej de su infrmación. Transmisión de infrmación y dats persnales en prcess de auditrías. INFORMACIÓN DE EMPLEADOS, TRABAJADORES RETIRADOS, PENSIONADOS Y CANDIDATOS A OCUPAR VACANTES: Para fines pertenecientes a la relación labral: EPS, ARL, Fnds de Pensines y Cesantías, Cajas de Cmpensación Familiar, Fnds de Empleads, etc. En el cas de ls empleads cn la suscripción del cntrat labral, se entiende autrización expresa para darle Tratamient a la infrmación entregada. En el cas de requerimient judiciales y legales. Cntabilización y pag de la nómina y prestacines de Ley. Realizar transaccines. 3

4 Pag de beneficis extralegales. Auditrías. Análisis estadístics. Capacitación y frmación. Cmpartir ls dats persnales cn entidades bancarias, empresas que frezcan beneficis a nuestrs trabajadres activs, entre trs. C. DERECHOS DEL TITULAR. El Titular es una persna natural, cuys dats persnales sn reclectads, almacenads utilizads pr el Respnsable del Tratamient. El Titular tendrá ls siguientes derechs: Cncer, actualizar y rectificar sus dats persnales frente al Respnsable, cuand ls dats sean parciales, inexacts, incmplets, fraccinads, e induzcan a errr. En td cas el Titular se bliga a suministrar infrmación veraz. Slicitar prueba de la autrización trgada al Respnsable del tratamient, salv expresamente se exceptúe cm requisit para el tratamient.la Gerencia deberá ser el custdi de tds ls dcuments cncernientes a la planeación estratégica. Ser infrmad previa slicitud dirigida del respnsable del tratamient respect del us que se le han dad a sus dats persnales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Cmerci quejas pr infraccines a l dispuest en la ley 1581 de 2012 y sus decrets reglamentaris y las demás nrmas que la mdifiquen, adicinen cmplementen. Revcar la autrización y/ slicitar la supresión del dat cuand en el Tratamient n se respeten ls principis, derechs y garantías cnstitucinales y legales, siempre y cuand el Titular n tenga un deber legal cntractual de permanecer en la base de dats. Acceder en frma gratuita a sus dats persnales que hayan sid bjet de Tratamient pr parte del Respnsable. D. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS. CONSULTAS: Ls Titulares sus causahabientes pdrán cnsultar la infrmación persnal del Titular que repse en la base de dats de Clrecambis S.A.S. La cnsulta deberá ser frmulada pr el medi escrit bien sea mediante cmunicación dirigida a Albert Jaramill Abad, cuy dmicili está en la Vereda Siberia Autpista Medellín Kilómetr 2.5, Parque Industrial Prts Sabana 80, Bdega 138, Cta Cundinamarca - Clmbia, al crre electrónic datspersnales@bex-usa.cm La cnsulta será atendida en un términ máxim de diez (10) días hábiles, cntads a partir de la fecha de recib de la misma. Cuand n fuese psible atender la cnsulta dentr de dich términ, se infrmará al interesad, expresand ls mtivs de la demra y señaland la fecha en la que se atenderá su cnsulta, la cual en ningún cas pdrá superar ls cinc (5) días hábiles siguientes al vencimient del primer términ, s pena de sanción. 4

5 RECLAMOS: El Titular sus causahabientes que cnsideren que la infrmación cntenida en la base de dats de Clrecambis S.A.S., debe ser bjet de crrección, actualización supresión, cuand adviertan el presunt incumplimient de cualquiera de ls deberes cntenids en este dcument en la ley, pdrán presentar un reclam. El reclam se frmulará mediante slicitud dirigida a Albert Jaramill Abad, cuy dmicili está en la Vereda Siberia Autpista Medellín Kilómetr 2.5. Parque Industrial Prts Sabana 80, Bdega 138, Cta Cundinamarca - Clmbia, al crre electrónic datspersnales@bex-usa.cm, en la cual deberá infrmar: Nmbre e identificación del Titular. Descripción de ls hechs que dan lugar al reclam. Dmicili de quien reclama. Crre electrónic. Adjuntar ls dcuments de sprte que harían las veces de pruebas del cas. Si el reclam resulta incmplet, ésts serán requerids al interesad, dentr de ls cinc (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclam para que subsane las fallas. Transcurrids ds (2) meses desde la fecha del requerimient, sin que el slicitante presente la infrmación requerida, se entenderá que ha desistid del reclam. Una vez recibid el reclam cmplet y en un términ n mayr a ds (2) días hábiles, se incluirá en la base de dats una leyenda que diga "reclam en trámite" y el mtiv del mism. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclam sea decidid. El términ máxim para atender el reclam será de quince (15) días hábiles cntads a partir del día siguiente a la fecha de su recib. Cuand n fuere psible atender el reclam dentr de dich términ, se infrmará al interesad ls mtivs de la demra y la fecha en que se atenderá su reclam, la cual en ningún cas pdrá superar ls ch (8) días hábiles, siguientes al vencimient del primer términ. ESCALAMIENTO DEL PROCESO: El Titular sus causahabientes sól pdrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Cmerci una vez haya agtad el trámite de cnsulta reclam ante Clrecambis S.A.S. E. PROCEDIMIENTO PARA DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE Para ls dats reclectads antes de la expedición del decret 1377 de 2013, Clrecambis S.A.S., ha puest en cncimient de ls Titulares las plíticas de tratamient de la infrmación y el md de ejercer sus derechs mediante su publicación en la página web y pr medi de Cmunicación escrita, adjunta a las facturas (Anex 1). 5

6 Si en el términ de treinta (30) días calendari después de la publicación del avis de privacidad en la página web y/ de haber recibid la cmunicación escrita, el Titular n ha cntactad al Respnsable del Tratamient para slicitar la crrección, supresión, y/ autrización de sus dats persnales, Clrecambis S.A.S., cntinuará realizand el tratamient cntenid en sus bases de dats para las finalidades indicadas en el avis de privacidad. F. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD. Clrecambis S.A.S., se reserva el derech de efectuar en cualquier mment mdificacines actualizacines a esta Plítica de Privacidad, para la atención de nvedades legislativas, plíticas internas nuevs requerimients para la prestación u frecimient de sus servicis prducts. Estas mdificacines estarán dispnibles al públic a través de la página web G. ACEPTACIÓN. Ls Titulares de la infrmación aceptan el tratamient de sus dats persnales cnfrme ls términs de este Avis de Privacidad, al mment de prprcinar sus dats. H. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN. Esta Plítica General de Privacidad es efectiva, a partir de su fecha de publicación en la página Octubre de Es deber de ls clabradres de Clrecambis S.A.S., cncer la Plítica y realizar ls acts que cnduzcan al su cumplimient, implementación y mantenimient. El área de Recurss Humans será la encargada de implementar en ls clabradres antigus ls ajustes en ls cntrats, ls acuerds de cnfidencialidad y demás dcuments necesaris para el cumplimient de la Plítica. La presente Plítica Empresarial de Clrecambis SAS, se firma en Cta (C/Marca), a ls veinte (20) días del mes de May del añ C.C. MANUAL DE POLÍTICAS 6