POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MILENIO PC LIMITADA DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

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1 POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MILENIO PC LTDA. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Razón Scial MILENIO PC LIMITADA Númer de Identificación Tributaria Dirección Dmicili Carrera 46 N Teléfn Crre Electrónic prteccindats@milenipc.cm.c Página Web QUIÉNES SOMOS? MILENIO PC es una cmpañía clmbiana especializada en servicis de alquiler de equips para el prcesamient de la infrmación, incluid el sprte y cnsultría. I. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO: Cn la expedición de la presente Plítica se establece el reglament intern de MILENIO PC, para el tratamient de la infrmación y ls dats persnales de sus visitantes, clientes, prveedres y empleads; al mism tiemp, busca difundir y salvaguardar ls derechs que les asisten a estas persnas frente a la cmpañía para cncer y/ slicitar la actualización, rectificación eliminación de la infrmación recpilada en las bases de dats cn dats persnales. Esta Plítica será aplicable en tds ls canales de cmunicación, prmción y publicidad que eventualmente establezca la cmpañía para ests efects. Nuestra Plítica de Privacidad ha sid elabrada cn el fin de acgerns baj parámetrs de autrregulación a un tratamient de dats persnales que respete tds ls derechs y garantías en cuant a privacidad de ls titulares sbre ls que tratams dats persnales. Fue la Cnstitución de Clmbia la que en su Artícul 15 ha erigid cm derech cnstitucinal a la prtección de sus dats persnales; Así mism mediante la Ley 1581 de 2012 y ls decrets reglamentaris 1377 de 2013 y 886 de 2014 Hy cntenids en ls capítuls 25 y 26 del Decret únic 1074 de 2015, del sectr Cmerci, Industria y Turism, se desarrllarn el marc general de prtección de dats en Clmbia. II. DEFINICIONES: A cntinuación presentams algunas definicines cn miras a que se tengan clars ests cncepts: Avis de Privacidad: Se trata del dcument físic, electrónic en cualquier tr frmat, generad pr MILENIO PC que ha sid puest a dispsición del Titular para el Tratamient de sus Dats Persnales, el cual cmunica al Titular la infrmación relativa a la existencia de las Plíticas de Tratamient de Dats Persnales que le serán aplicables, la frma de acceder a las mismas y las características del Tratamient que se pretende dar a ls Dats Persnales. Base de Dats: Cnsisten en un cnjunt rganizad de Dats Persnales que sean bjet de Tratamient, e incluye archivs físics y electrónics.

2 Dat Persnal: Cualquier infrmación vinculada que pueda asciarse a una a varias persnas naturales determinadas determinables1. Debe entnces entenderse el dat persnal cm una infrmación relacinada cn una persna natural (persna individualmente cnsiderada). Dat sensible: Aquel dat que afecta la intimidad del Titular cuy us indebid puede generar su discriminación, tales cm aquells que revelen el rigen racial étnic, la rientación plítica, las cnviccines religisas filsóficas, la pertenencia a sindicats, rganizacines sciales, de derechs humans que prmueva intereses de cualquier partid plític que garanticen ls derechs y garantías de partids plítics de psición así cm ls dats relativs a la salud, a la vida sexual y ls dats bimétrics 2. Encargad del tratamient: MILENIO PC actúa cm encargad del tratamient de dats persnales en ls cass, que pr sí misma en asci cn trs, realice el tratamient de dats persnales pr cuenta de un respnsable del tratamient. Respnsable del tratamient: MILENIO PC actúa cm respnsable del tratamient de dats persnales frente a tds ls dats persnales sbre ls cuales decida directamente, en cumplimient de las funcines prpias recncidas legalmente Titular: Persna natural cuys dats persnales sn bjet de Tratamient. Ls derechs de ls titulares establecids en la ley pdrán ejercerse pr las siguientes persnas: 1. Pr el Titular, quien deberá acreditar su identidad en frma suficiente pr ls distints medis que le pnga a dispsición el respnsable. 2. Pr sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. Pr el representante y/ apderad del Titular, previa acreditación de la representación apderamient. 4. Pr estipulación a favr de tr para tr. Tratamient: Es cualquier peración cnjunt de peracines sbre Dats Persnales que realicen MILENIO PC ls Encargads del Tratamient pr cuenta de la empresa tales cm la reclección, almacenamient, us, circulación supresión. Transferencia: Cnsiste en el enví de ls Dats Persnales a un receptr que, a su vez, es respnsable del Tratamient en ls términs de la Ley 1581 de Transmisión: Es la cmunicación de ls Dats Persnales al Encargad del Tratamient, dentr fuera del territri de la República de Clmbia, cn la finalidad de la realización de un Tratamient pr el Encargad del Tratamient pr cuenta de MILENIO PC. Oficial de prtección de dats: Es la persna dentr de MILENIO PC, que tiene cm función la vigilancia y cntrl de la aplicación de la Plítica de Prtección de Dats Persnales, baj la rientación y lineamients de la gerencia general. Está designará el Oficial de Prtección de Dats. La anterir definición hace referencia a un rl función que debe desempeñar algún funcinari dentr de MILENIO PC. 1 Ley 1581 de 2012, Artícul 3 literal c). Dispnible en: Últim acces: agst 29 de Artícul. 5 Ley 1581/12. Dispnible en: Últim acces: agst 29 de 2013.

3 III. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Visitantes, clientes y prveedres: Las bases de dats generadas a partir de ls dats persnales suministrads pr nuestrs visitantes, clientes y prveedres, serán utilizadas en las siguientes actividades: Enví de infrmación sbre nvedades en servicis, prgramas y capacitacines de la cmpañía y/ de la industria. Infrmar sbre campañas publicitarias, infrmativas prmcinales. Realizar estudis de mercad en tendencias y hábits de cnsum. Evaluar la calidad de nuestrs servicis y el nivel de satisfacción cm clientes. Llevar a cab directamente a través de su casa matriz, agencias, filiales y/ subsidiarias, empresas de tercers aliads de negcis, actividades de prmción, mercade publicidad. Anunciar prgramas campañas de fidelización cn beneficis. Transmitir y/ transferir ls dats persnales a su casa matriz, agencias, filiales y/ subsidiarias tercers aliads vinculads mediante relacines cmerciales cn la cmpañía a nivel nacinal internacinal. Tdas aquellas actividades que resulten acrdes cn el bjet de la sciedad y que sean idóneas para ejecutar actividades de mercade y publicidad. Estas actividades pdrán realizarse a través de crre físic, electrónic, mensajes de text vía celular (SMS/MMS) pr cualquier tr medi tecnlógic de cmunicación. La aceptación de la presente Plítica de Tratamient de ls dats persnales pr parte de sus Titulares, cnlleva la autrización para realizar el tratamient de ls misms, de frma parcial ttal, incluyend la reclección, almacenamient, grabación, us, circulación, prcesamient, supresión, transmisión y/ transferencia a tercers países de ls dats suministrads, para la ejecución de las actividades relacinadas cn ls prducts adquirids, registrs cntables, crrespndencia, prcesamient y verificación de tarjetas de crédit, débit y trs instruments de pag, identificación de fraudes y prevención de lavad de activs y financiación del terrrism y de tras actividades delictivas y/ para el funcinamient de ls prgramas de lealtad y fidelidad. Empleads: La infrmación reclectada es utilizada para realizar un prces de análisis, evaluación y selección del persnal a labrar en la cmpañía. El emplead(a), autriza a MILENIO PC para tratar ls dats persnales que se suministren en desarrll de la relación labral, durante td el tiemp de permanencia en la entidad y después de terminada la relación siempre y cuand exista un deber de cnservación legal cntractual pr parte de MILENIO PC. La autrización de tratamient de dats persnales se trga pr parte del emplead dentr de l descrit en la presente Plítica de Prtección de Dats Persnales, que es cncida y se ajusta a l prescrit en la ley 1581 de De igual frma, el emplead(a) que, sin estar facultad para ell, destruya, dañe, brre, deterire, altere suprima dats infrmátics, un sistema de tratamient de infrmación sus partes cmpnentes lógics, pdrá ser denunciad penalmente pr el delit de dañ infrmátic. Así mism, el emplead(a) que, sin estar facultad para ell, cn prvech prpi de un tercer, btenga, cmpile, sustraiga, frezca, venda, intercambie, envíe, cmpre, intercepte, divulgue, mdifique emplee códigs persnales, dats persnales cntenids en archivs, bases de dats medis semejantes, pdrá ser denunciad pr la cnducta de vilación de dats persnales. Se cnsiderará una falta grave el incumplimient de estas Plíticas de Prtección de Dats persnales adptadas y

4 publicadas pr MILENIO PC llegand a cnstituir una causal de suspensión terminación del cntrat labral. (En tds ls cass el emplead(a) pdrá hacer us de sus derechs de Habeas Data (Cncer, actualizar y rectificar su infrmación) cn excepción de l establecid en la ley. IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Ls Titulares de ls Dats Persnales registrads en las Bases de Dats de MILENIO PC, cm mencinan la Ley y sus decrets tienen ls siguientes derechs: a) Cncer, actualizar y rectificar sus dats persnales. Ests derechs ls pdrán ejercer, entre trs, frente a Dats Persnales parciales, inexacts, incmplets, fraccinads, que induzcan a errr, aquells cuy Tratamient esté expresamente prhibid n haya sid autrizad; b) Slicitar prueba de la Autrización trgada a MILENIO PC salv cuand se exceptúe expresamente cm requisit para el Tratamient, de cnfrmidad cn l previst en el artícul 10 de la Ley 1581 de 2012; c) Ser infrmad respect del us que se ha dad a sus Dats Persnales pr MILENIO PC, el Encargad del Tratamient, previa slicitud; d) Mediante reclam presentad cnfrme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede slicitar la revcatria de la autrización y/ slicitar la supresión del Dat Persnal cuand en el Tratamient n se respeten ls principis, derechs y garantías cnstitucinales y legales en cualquier mment siempre que el titular n tenga el deber legal cntractual de permanecer en las bases de dats de MILENIO PC y de acuerd cn el prcedimient señalad en el numeral IV., de la presente Plítica. e) Acceder en frma gratuita al mens una vez al mes, a sus dats persnales que hayan sid bjet de Tratamient. V. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS MILENIO PC garantiza el derech de cnsulta, suministrand a las persnas que actúen en ejercici de este derech, tda la infrmación cntenida en su registr individual que esté vinculada cn la identificación del Titular. El interesad pdrá remitir su slicitud a la dirección de crre electrónic prteccindats@milenipc.cm.c mediante cntact al teléfn fij En cualquier cas, independientemente del mecanism implementad para la atención de slicitudes de cnsulta, las mismas serán atendidas en un términ máxim de diez (10) días hábiles cntads a partir de la fecha de su recib. En cas de impsibilidad de atender la cnsulta dentr de dich términ, infrmarems al interesad antes del vencimient de ls 10 días, expresand ls mtivs de la demra y señaland la fecha en que se atenderá su cnsulta, la cual en ningún cas pdrá superar ls cinc (5) días hábiles siguientes al vencimient del primer plaz. Así mism garantizams el derech de reclam, a las bases de dats para la crrección, actualización supresión, cuand adviertan el presunt incumplimient de cualquiera de ls deberes cntenids en la Ley 1581 de 2012 y demás nrmas aplicable. El reclam será tramitad baj las siguientes reglas: 1. Si el reclam recibid n cuenta cn infrmación cmpleta que permita darle trámite, tal cm, la identificación del Titular, la descripción de ls hechs que

5 dan lugar al reclam, la dirección, y acmpañand ls dcuments que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentr de ls cinc (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurrids ds (2) meses desde la fecha del requerimient sin que el slicitante presente la infrmación requerida, se entenderá que ha desistid del reclam. 2. Si pr alguna circunstancia MILENIO PC recibe un reclam dirigid a tra rganización, dará traslad a quien crrespnda en un términ máxim de ds (2) días hábiles e infrmará de la situación al reclamante. 3. Recibida la reclamación de frma cmpleta, incluirá en la base de dats que mantiene MILENIO PC una leyenda que diga "reclam en trámite" y el mtiv del mism, en un términ n mayr a ds (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclam sea decidid. 4. El términ máxim para atender el reclam será de quince (15) días hábiles cntads a partir del día siguiente a la fecha de su recib. Cuand n fuere psible atenderl dentr de dich términ se infrmará al interesad antes del vencimient del referid plaz ls mtivs de la demra y la fecha en que se atenderá su reclam, la cual en ningún cas pdrá superar ls ch (8) días hábiles siguientes al vencimient del primer términ. Reglas especiales para el ejercici de ls derechs de ls titulares: La slicitud de rectificación, actualización supresión debe ser presentada a través de ls medis habilitads pr MILENIO PC señalads en el avis de privacidad y en este dcument, y cntener, cm mínim, la siguiente infrmación: 1. El nmbre, dmicili del titular y medi de cntact para recibir la respuesta cm teléfn, crre electrónic, dirección de residencia. 2. Ls dcuments que acrediten la identidad la representación de su representante. 3. La descripción clara y precisa de ls dats persnales respect de ls cuales el titular busca ejercer algun de ls derechs. 4. En cas dad trs elements dcuments que faciliten la lcalización de ls dats persnales. 5. MILENIO PC, tiene la bligación de rectificar y actualizar a slicitud del titular, la infrmación de éste que resulte ser incmpleta inexacta, de cnfrmidad cn el prcedimient y ls términs arriba señalads. Al respect MILENIO PC tiene plena libertad de habilitar mecanisms que le faciliten el ejercici de este derech. Para la Supresión de Dats, el titular tiene el derech, en td mment, a slicitar a MILENIO PC, la supresión (eliminación) de sus dats persnales cuand: Cnsidere que ls misms n están siend tratads cnfrme a ls principis, deberes y bligacines previstas en la Ley 1581 de Hayan dejad de ser necesaris pertinentes para la finalidad para la cual fuern reclectads. Se haya superad el perid necesari para el cumplimient de ls fines para ls que fuern reclectads. Esta supresión implica la eliminación ttal parcial de la infrmación persnal de acuerd cn l slicitad pr el titular en ls registrs, archivs, bases de dats tratamients realizads pr MILENIO PC. El titular debe advertir que el derech de cancelación n es abslut y el respnsable puede negar el ejercici del mism cuand: a) La slicitud de supresión de la infrmación n prcederán cuand el titular tenga un deber legal cntractual de permanecer en la base de dats.

6 b) La eliminación de dats bstaculice actuacines judiciales administrativas vinculadas a bligacines fiscales, la investigación y persecución de delits la actualización de sancines administrativas. c) Ls dats sean necesaris para prteger ls intereses jurídicamente tutelads del titular; para realizar una acción en función del interés públic, para cumplir cn una bligación legalmente adquirida pr el titular. En cas de resultar prcedente la cancelación de ls dats persnales, MILENIO PC, debe realizar perativamente la supresión de tal manera que la eliminación n permita la recuperación de la infrmación. También debe tenerse en cuenta que en alguns cass cierta infrmación deberá permanecer en registrs histórics pr cumplimient de deberes legales de la rganización pr l que su supresión versará frente al tratamient activ de ls misms y de acuerd a la slicitud del titular. VI. REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN. Ls titulares de ls dats persnales pueden revcar la autrización trgada a favr del Respnsable del Tratamient sbre sus dats persnales, en cualquier mment, mediante la presentación de un reclam de acuerd cn el prcedimient establecid en la Ley 1581 de 2012 y/ en cualquier tra nrma que la adicine, mdifique dergue. La slicitud de supresión de la infrmación y la revcatria de la autrización n prcederá en ls cass en que ls clientes, prveedres y empleads de MILENIO PC, tenga un deber legal cntractual de permanecer en la base de dats. Es imprtante tener en cuenta que la revcación pdrá slicitarse sbre la ttalidad parte de ls dats que cmprenden la autrización trgada de que trata el presente dcument de Plíticas de Tratamient de la Infrmación Avis de Privacidad, más n respect de ls dats regulads al ampar de la Ley 1266 de 2008 y/ cualquiera tra nrma que la adicine, mdifique dergue, así cm tampc, se reitera, respect de aquélls cass en ls que el asciad prveedr tenga un deber legal cntractual de permanecer en la base de dats. VII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES. En cas que se envíen transfieran dats a tr país siempre deberá cntarse cn la autrización del titular de la infrmación que es bjet de transferencia. Salv que la ley diga l cntrari, es presupuest necesari la existencia de dicha autrización para efectuar la circulación internacinal de dats. En este sentid, antes de enviar dats persnales a tr país, ls bligads de cumplir esta plítica deberán verificar que se cuenta cn la autrización previa, expresa e inequívca del titular que permita trasmitir sus dats persnales. Dicha transferencia de ls dats persnales se realiza únicamente a tercers cn quien MILENIO PC, tenga víncul cntractual, cmercial y/ legal.

7 VIII. ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL. El visitante, cliente, prveedr y emplead de MILENIO PC acepta el tratamient de sus dats persnales, cnfrme a ls términs del presente dcument y MILENIO PC pdrá cntinuar realizand el tratamient de ls dats para las finalidades descritas, si n ejercen su derech de revcar suprimir. IX. RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS De acuerd al artícul 23 decret 1377 del 2013, td respnsable y encargad debe designar a una persna área que asuma la función de prtección de dats persnales y que dará tramite a las slicitudes de ls titulares, para el ejercici de ls derechs a que se refiere la ley 181 del 2012 y el presente decret. La función del ficial de prtección de dats el área encargada de prtección de dats en la rganización es de velar pr la implementación efectiva de las plíticas y prcedimients adptads pr está para cumplir las nrmas, así cm la implementación de buenas prácticas de gestión de dats persnales dentr de la cmpañía. El ficial de prtección de dats tendrá la labr de estructurar, diseñar y administrar el prgrama que permita a la rganización cumplir las nrmas sbre prtección de dats persnales, así cm establecer ls cntrles de ese prgrama, su evaluación y revisión permanente. 3 El área designada en MILENIO PC es: LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO HUMANO. X. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS De acuerd cn el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decrets reglamentaris, MILENIO PC deberá registrar sus bases de dats junt cn esta plítica de tratamient de Dats Persnales en el Registr Nacinal de bases de dats administrad pr la Superintendencia de Industria y Cmerci de cnfrmidad cn el prcedimient estipulad pr la Circular 002 de XI. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLITICAS La Plítica inicial fue publicada el 25 de May del 2013 y fue puesta a dispsición de ls titulares pr medi de la página web: La actualización de la plítica rige a partir del 10 de May del 2013 pr un términ de diez (10) añs y se encntrara dispuesta a dispsición de ls titulares pr medi de la página web: Pr regla general, el términ de las autrizacines sbre el us de ls dats persnales, se entiende pr el términ de la relación cmercial de la vinculación a la cmpañía y durante el ejercici del bjet scial de la cmpañía. 3

8 Las autrizacines de ls titulares pdrán terminar pr vluntad de ls misms en cualquier mment. Si la persna es un cliente activ de MILENIO PC n se pdrán usar sus dats para bjetiv diferente a la prestación del prduct servici y para el frecimient de renvacines psterires cuand el servici tenga esta mdalidad. Cuand ls términs de las plíticas de privacidad de cualquier de ls servicis prducts cntratads pr un titular, cambien en l esencial, pr regla general, en ls servicis que tengan la pción de renvación se btendrá en esta la nueva autrización. Para ls demás cass, se btendrá la autrización en la frma establecida para cada plítica avis de privacidad a través del medi usual de cntact entre la empresa y ls titulares. Cualquier cambi sustancial en las plíticas de Tratamient, se cmunicará de frma prtuna a ls titulares de ls dats a través de ls medis habituales de cntact y/ a través de: El siti web Crre electrónic enviad a ls titulares Para ls titulares que n tengan acces a medis electrónics aquells a ls que n sea psible cntactar, se cmunicará a través de aviss abierts en el siti web en la sede de la empresa. Las cmunicacines se enviarán cm mínim, diez (10) días antes de implementar las nuevas plíticas y/ actualización sustancial de la misma.