TEMARIO 5 Proceso contable. Sesión 5. Sistematización de la Contabilidad

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1 TEMARIO 5 Prces cntable Sesión 5. Sistematización de la Cntabilidad 5. Sistematización de la Cntabilidad. INTRODUCCION: El papel de la cntabilidad en la ecnmía mderna es la presentación de estads financiers en el mercad ya que ls inversinistas deben saber la infrmación glbal de ests para así pder desarrllar e implementar nuevas técnicas cntables. La nueva realidad mundial del mercad glbalizad exige que el técnic prfesinal en Cntabilidad Sistematizada esté en capacidad de desempeñarse de manera efectiva en ls diferentes sectres ecnómics, pr l que debe estar rientad hacia las actividades prpias de las rganizacines empresariales. La cntabilidad sistematizada es la base sbre la cual se fundamentan las decisines gerenciales y pr tant las financieras. En la cntabilidad sistematizada se puede registrar desde la actividad ecnómica más pequeña hasta grandes transaccines cn grandes crpracines. Esta también es una buena herramienta empresarial que permite el registr y cntrl sistemátic de tdas las peracines que se realizan en el negci Cncept Sistematización es la fase del prces cntable que establece el sistema de infrmación financiera en una entidad ecnómica. Inicialmente se debe establecer el sistema pr medi del cual sea psible el tratamient de ls dats, desde su btención hasta su presentación en términs de infrmación acabada. Esta fase de denmina Sistematización. Psterirmente se requiere cuantificar ls elements que intervienen en las transaccines financieras en términs de unidades mnetarias Características de la Cntabilidad sistematizada. 1. Flexibilidad adaptación de esquema del prgrama a ls requerimients de la empresa edición del plan de cuentas de acuerds cn las nrmas y necesidades de la empresa 1

2 psibilidad de cambis en ls frmats y fuentes para la presentación de infrmes 2. Cmpatibilidad cn trs prgramas de ficina más utilizads cm el ffice capacidad de intercambi de infrmación lcal y externa cn trs prgramas cntables y financiers 3. Fácil manej cnsulta inmediata de infrmación cntable a cualquier nivel manipulación de dcuments en frma de bjets actualización autmática de salds 4. Seguridad claves de acces sl permite la imputación de cuentas auxiliares infrme cn cualquier incnfrmidad cn el balance 5. Unifrmidad PUC básic incluid presentación permanente del plan únic de cuentas pr pantallas graficas estadísticas 6. Reprtes básics requerids cmprbante diari de cntabilidad listas de dcuments pr perids estads financiers cmparativs análisis estadístics 7. Opcines avanzadas sprte cntable en línea que tenga un generadr de infrmes especializads facilidad de actualización del sftware Objetivs de la cntabilidad sistematizada Llevar un cntrl de tds ls ingress y egress Determinar las utilidades y perdidas btenidas al finalizar un cicl cntable Servir de fuente fidedigna de infrmación ante tercers Facilitar la planeación, ya que n slamente da a cncer ls efects de una peración mercantil, si n que permite prever situacines futuras 2

3 Ventajas de la cntabilidad sistematizada. Las ds mayres ventajas de un sistema de cntabilidad sn la velcidad y precisión. Cuand se utiliza un sistema de cntabilidad manual, cada pas del cicl cntable debe ser realizad a man. Pr ejempl, si una empresa paga su factura de electricidad, un cheque tiene que ser pr escrit, una entrada debe ser registrada en el registr de cheques, y la transacción se registre en ls librs respectivs, en este cas, una tarjeta de débit a la cmpañía eléctrica libr de cuenta y un crédit en efectiv. Este prces tendría que repetirse para cada transacción de una empresa hace. Si el negci es pequeñ y hace sól unas cuantas transaccines de un mes, n sería un gran prblema. Per para trs negcis, que pdría haber miles de transaccines, y que pdría llevar tant una gran cantidad de tiemp y un persnal cnsiderable para mantenerse al día. Cn un sistema de cntabilidad cmputarizad, ls pass descrits anterirmente se cmpletan cn una entrada. Ls asients de diari para el efectiv y la cmpañía eléctrica se publican autmáticamente en sus librs respectivs. L que pdría tardar varis minuts manualmente tma sól uns segunds cn un sistema de cntabilidad cmputarizad. Además, dad que sól una entrada tiene que ser hech cn un sistema infrmátic, la psibilidad de una entrada incrrecta se reduce cnsiderablemente Selección del sistema de infrmación financiera Un sistema se integra pr un cnjunt de prcedimients y métds específics que se aplican para alcanzar un bjetiv. Sin embarg pueden aplicarse diferentes prcedimients y métds para btener un mism fin, l que es l mism, es psible emplear diferentes sistemas para alcanzar una misma meta. Es la fase inicial del prces cntable, en virtud pr el cual ls elements de la Cntabilidad se rganizan, para que esta alcance su bjetiv. La Sistematización implica el establecimient de un Sistema de Infrmación Financiera, para l cual es necesari seleccinarl, diseñarl e instalarl. 3

4 Selección del sistema. Cnsiste en elegir ls prcedimients y métds que de acuerd cn las circunstancias, resulten más adecuads para el ente ecnómic. Para seleccinar cn aciert el Sistema de Infrmación Financiera, es necesari cncer la naturaleza y características del ente ecnómic y elegir el prcedimient de prcesamient de dats que se adecue a dichas características. Cncimient de la Entidad Elegir el prcedimient de Prcesamient CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD. Es necesari percatarse de su naturaleza, de sus características particulares, para l cual es necesari investigar: La actividad de la entidad: Tip de bienes de servicis que frece. Marc legal: Nrmas que rigen de acuerd a la actividad de la empresa, al tip de sciedad; cm escritura de cnstitución, ley tributaria, ley labral, códig de cmerci, ley ambiental, entre tras. Ejercici cntable: Perid cntable, las entidades dividirán en perids para cncer la situación financiera de la misma. Nrmalmente este perid es de 1 de ener a 31 de diciembre. También se pueden sacar ls perids pr meses dependiend de las plíticas de la empresa. Pdems encntrar perids cntables mayres a un añ en empresas dedicadas a la agricultura y ganadería. Plíticas de peración: Independientemente de la actividad de la empresa, las plíticas de peración se refiere al md particular de realizar sus transaccines financieras. es decir; plíticas para cmercializar sus prducts, para el cbr de sus mercancías entre trs. Recurss y respectivas fuentes: Aunque en las entidades cmerciales pr l general ls recurss (activs) cn ls que dichas rganizacines cuentan sn de la misma naturaleza es necesari cncer particularidades cm: 4

5 * Númer de fnds de caja y su destin * Nmbre de ls bancs en ls que maneja las cuentas * Tip de valres en ls que se ha invertid, así cm el plaz y ls intereses que ests genera *Nmbre de ls clientes a quienes se le venderá a crédit y el plaz para el pag *Tip de dcuments que se le exige al cliente Respect a las fuentes de ls recurss es necesari determinar: *Nmbre de ls prveedres, frma de trgar el crédit y el plaz. *Identificación de ls prducts cuy cbr deben hacerse pr anticipad. *Nmbre de ls acreedres y el plaz para el pag *Identificación de ls gasts que habrán de pagarse cn psteriridad a la fecha en la cual se incurriern. Organización funcinal y jerárquica: la representación esquemática de su rganización, en las cuales se señala jerárquicamente las divisines de las funcines inherentes a su actividad, así cm sus relacines entre sí. El rganigrama se cmplementa cn un instructiv en el que se detalla cada una de las divisines funcinales: nmbre del puest carg, persna que l cupa, bjetiv, funcines, división a la cual reprta, departament y seccines baj su respnsabilidad. 5

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