1 Burgos Provincia digital: Sistema de gestión de expedientes

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1 1 Burgs Prvincia digital: Sistema de gestión de expedientes La reciente aprbación de la Ley 11/2007, de Acces Electrónic de ls Ciudadans a ls Servicis Públics (LAECSP 1 ), prprcina un nuev y definitiv impuls al prces de mdernización y mejra de ls servicis públics frecids pr las Administracines Públicas y, en particular, pr ls Ayuntamients. Dicha ley establece muy claramente ls derechs de ls ciudadans cn respect al acces a ls servicis públics y, cm cntrapartida, establece y regula las bligacines derivadas para las diferentes Administracines Públicas. De este md, S.A., dentr del pryect Burgs Prvincia Digital, está clabrand cn la diputación en el suministr del cnjunt de Sistemas de Infrmación que darán sprte a las ds grandes necesidades derivadas de la LAECSP: Autmatización de la la tramitación administrativa de ls ayuntamients de la prvincia. De este md, el persnal de ls ayuntamient dispndrán de una herramienta que les permita gestinar ls diferentes expedientes íntegramente en electrónic. Desde el punt de vista de sistemas, el pryect incluye l siguiente: Catálg de prcediments: Sistema para la gestión del repsitri de ls prcedimients administrativs. Permite la definición y mantenimient de tds ls elements cn sencillas herramientas web. Certificación digital y firma electrónica. Un element indispensable en el cncept de la Administración Electrónica es la eliminación del sprte papel en ls prcedimients administrativs. De este md, se desplegará la infraestructura necesaria para el us extensiv de la firma electrónica para funcinaris. Mtr de tramitación: Aplicación de usuari tramitadr. Permite la gestión, seguimient y realización de tareas, crnmetrías y alertas, búsqueda y cnsulta de expedientes en curs e histórics, infrmes, etc. Es decir, td aquell relacinad cn gestión de ls expedientes. Ofrecer a ls ciudadans la psibilidad de tramitar directamente accediand al prtal del ayuntamient, identificándse para ell en la zna privada del prtal mediante el DNI electrónic. Desde el punt de vista de sistemas, el pryect cntempla l siguiente: Sistema de autenticación cn certificads digitales: permite la identificación de ciudadans mediante cualquier certificad digital recncid. Firma en cliente: permite que el ciudan pueda firmar instancias y dcuments cualquier tr tip de infrmación a incluir en un trámite. Registr telemátic: Para la entrada de infrmación electrónica. Permite registrar slicitudes y dcuments, generand el cmprbante sellad electrónicamente. 1 Ley de Acces Electrónic de ls Ciudadans a ls Servicis Públics.

2 Ntificacines telemáticas: Para la salida de infrmación electrónica. Permite ntificar electrónicamente a ls ciudadans cualquier event relativ a tramitación.

3 2 Beneficis Gracias a ls sistemas suministrads, se cnseguirán ls siguientes beneficis: 2.1 Ahrr de cstes y reducción de tiemps administrativs Generar ls dcuments del expediente cn un sl clic. Una vez que se tenga definid el prces y nrmalizadas las plantillas, ls dcuments del expediente pdrán generarse cn un sl clic. Reducir hasta el 70% de ls trabajs administrativs de elabración de ls dcuments de un expediente. En la mayría de las casines el sistema generará el dcument tal y cm va a ser incrprad al expediente. Tramitar más expedientes cn mens recurss. La tramitación electrónica aumenta de frma imprtante la capacidad de prcesar y tramitar expedientes, reduciend las necesidades de increment de persnal administrativ. Reducir el Tiemp Medi de Tramitación. El sistema garantizará una reducción significativa de ls tiemps de tramitación, debid a la autmatización de muchas de las tareas. 2.2 Autmatización y aument de la seguridad jurídica Desaparecen ls errres y erratas en ls dcuments. Ls dats del expediente se mezclarán autmáticamente cn las plantillas previamente revisadas y validadas, cn l que se cnseguirá hacer desaparecer ls errres y erratas que aparecen de frma frecuente en ls dcuments. El sistema habitual de trabajar y realizar cambis sbre cpias de dcuments anterires es una de las principales fuentes de errres en la redacción de la dcumentación de un expediente. N lvidar ningún pas del expediente. En la fase previa se definirán tdas las pcines de fluj y prcedimient, garantizand que en la tramitación del expediente n se va a mitir pr errr descuid ningún pas del mism. A medida que avanza el expediente, la aplicación irá frmuland las preguntas, bligand a reflexinar sbre tds ls aspects que pueden incidir en el expediente y evitand la misión invluntaria de algún trámite. Facilitar ls prcess de frmación y adaptación del persnal administrativ. A través de la nrmalización de ls prcedimients, se hará transparente el cncimient tácit que reside en las persnas y en las cstumbres rganizativas, facilitand la plivalencia de ls equips, la rtación de persnas y la frmación y adaptación del persnal administrativ a ls puests de trabaj. Tranquilidad: Alertas y Ntificacines Autmáticas. La aplicación alertará en td mment de frma autmática de ls plazs y hechs cn relevancia jurídica, l que dará la tranquilidad de saber que se mite nada.

4 2.3 Mejrar la expltación de la infrmación Acces inmediat a un expediente. En pcs segunds se pdrá buscar y lcalizar cualquier expediente y acceder a tds sus dcuments. Obtener un infrme de un expediente cn un sl clic. Se pdrá generar cada vez que se necesite un infrme autmátic cn tda la infrmación clave del expediente, estructurad de frma ejecutiva para su rápida lectura y list para imprimir enviar pr medis electrónics. Auditar la infrmación cmpleta de un expediente. Al dispner de un sistema de infrmación, se pdrá saber qué es l que ha sucedid en cualquier mment y en cualquier expediente, cn infrmación cmpleta de persnas, fechas y actividades. Cuadr de Mand: Estadísticas e Indicadres. Se definirán infrmes de gestión y expltación de dats, así cm ls indicadres clave de ls prcess, l que permitirá avanzar hacia una gestión más prfesinalizada y eficaz de ls prcess administrativs.

5 3 Sistemas de Infrmación Así pues, se plantea un enfque de pryect de Administración Electrónica glbal, articulad a través de las siguientes líneas de actuación (en subrayad se destacan aquells elements en ls que se hace mención explícita en la LAECSP y que, pr tant, sn de bligad cumplimient): Sistema de gestión de identidad digital (Single Sign On). En el ámbit de la gestión de identidades, se pretende incrprar nuevs mecanisms de identificación y autenticación basads en el us de certificads digitales, cn especial mención del edni, prmcinand su despliegue a través de dtarl de us práctic y real. Al usar certificads digitales recncids, ls Ayuntamients n realizarán las tareas de despliegue y mantenimient de usuaris y cntraseñas, cn el cnsiguiente ahrr de cstes de gestión y riesgs. Además, cn certificads digitales es psible realizar firma electrónica, csa que n puede hacerse cn trs métds de identificación. De esta frma el Ayuntamient pdrá gestinar de manera integrada el acces a ls servicis que frece a ls ciudadans. Tramitación electrónica. Otr de ls elements clave a desarrllar dentr del prces de Mdernización Administrativa plantead es la gestión y tramitación electrónica de prcedimients. Esta labr es necesari abrdarla en cuatr frentes distints, per relacinads entre sí: Catalgación, simplificación y nrmalización de ls prcedimients administrativs a autmatizar. Una buena cnsultría de nrmalización y simplificación de prcedimients administrativs es fundamental antes de pasar a desarrllar/parametrizar las herramientas tecnlógicas. Dicha cnsultría permitirá una selección raznada de ls prcedimients a autmatizar y un análisis en detalle de cada un de ells para adaptarls a la realidad rganizativa de ls Ayuntamients y al marc legislativ vigente. Tal y cm recge la LAECSP en su Artícul 34. Criteris para la gestión electrónica, dicha revisión habrá de garantizar que ls prcedimients a desarrllar de manera electrónica sn crrects, tant funcinal cm jurídicamente. Certificación digital y firma electrónica. Un element indispensable en el cncept de la Administración Electrónica es la eliminación del sprte papel en ls prcedimients administrativs. Pr este mtiv, se cnsidera fundamental el despliegue de una infraestructura de firma electrónica para funcinaris. Gestión de expedientes y dcuments electrónics. Para frecer a ls ciudadans la psibilidad de realizar tramitación electrónica cn el Ayuntamient, es necesari incrprar a su platafrma tecnlógica una herramienta de gestión de expedientes y dcuments electrónics cn sprte de Firma Electrónica. Este sistema habrá de ayudar a ls Ayuntamients en el cumplimient de l establecid en la LAECSP en su Artícul 36. Instrucción del prcedimient utilizand medis electrónics.

6 Registr electrónic y ntificacines telemáticas. Cn el bjetiv de garantizar una tramitación íntegramente electrónica es necesari abrdar en el pryect ds aspects fundamentales: pr un lad, dispner de un registr telemátic de entrada y salida; y pr tr, dispner de un sistema de ntificacines telemáticas. De este md el Ayuntamient tendrá la capacidad de mantener la interacción cn ciudadans y empresas pr medis telemátics si ésts así l requieren. En resumen, se pretenden gestinar ls dcuments y trámites de frma íntegramente en electrónic, eliminand prgresivamente el sprte papel, tant internamente cm de cara a ciudadans y empresas. Integración y clabración interadministrativa: De cara a facilitar a ls ciudadans y funcinaris el acces a ls servicis que prgresivamente se están freciend a través de la red SARA, cm el de cmunicación de dmicili y verificación de dats de residencia e identidad, crriente de pag de bligacines tributarias, etc., en necesari dtarse de una infraestructura tecnlógica que permita la integración y el acces a dichs servicis. De este md, se pretende estar cnectad a la red SARA e ir aprvechand ls servicis que sbre ella se vayan desplegand. Terminal de autservici para tramitación avanzada. En la actualidad, alguns estudis 2 demuestran que sl un 20% de la pblación realiza trámites pr Internet cn la Administración. Es pr ell que existe un gran interés en el despliegue de un nuev e innvadr canal de relación cn el ciudadan, cmplementari al canal Internet y cn el que ampliar tant la accesibilidad cm la dispnibilidad de ls servicis de ls Ayuntamients. Para ell, se quiere dtar de terminales desatendids para que ls ciudadans puedan acceder a ls diferentes servicis de ls Ayuntamients en cualquier lugar y a cualquier hra (incluids aquells para ls que se necesite pag, tant en tarjeta cm en efectiv). En definitiva, se pretende, cn las actuacines presentadas, cnseguir el cumplimient de las bligacines establecidas en la LAECSP. 2 Estudi de la Fundación BBVA: Internet en España.

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