POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE CASTELLÓN

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1 DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE CASTELLÓN TEXTO CONSOLIDADO Última mdificación: 31 de marz de 2015.

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 4 2. ALCANCE DE ESTA POLÍTICA 5 3. DATOS IDENTIFICATIVOS DEL DOCUMENTO 6 4. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 7 5. ATRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES 8 6. ELEMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 9 a. Fases del cicl de vida 9 b. Prcess de gestión dcumental 10 c. Asciación de metadats 11 d. Frmación 12 e. Supervisión y auditría DESARROLLO DE LA POLÍTICA. 13 2

3 1. INTRODUCCIÓN. La Diputación de Castellón ha decidid apstar pr la mdernización de sus prcess de gestión, incrprand las nvedades que la tecnlgía y ls cambis legislativs están intrduciend en la gbernanza de las Administracines públicas. Cn esta finalidad, la Diputación de Castellón ha decidid que n sól hay que dar cumplimient a ls requerimients de la Ley 11/2007, de acces electrónic de ls ciudadans a ls servicis públics, sin aprvechar la prtunidad para extraer ls máxims beneficis de la utilización de las tecnlgías de la infrmación para simplificar sus prcess de gestión, incrementar la eficiencia y reducir ls cstes, directs e indirects. La Diputación de Castellón ha ptad, pr tant, pr establecer un mdel de gestión de dcuments electrónics basad en el us de dcuments electrónics, cn el bjetiv de que la mdernización de su infraestructura tecnlógica permia garantizar: Eficacia en la gestión - La incrpración de herramientas de tramitación y gestión de expedientes electrónics agilizará el funcinamient de la rganización y dará mayres garantías de la cnsecución de ls bjetivs. Eficiencia en el aprvechamient de ls recurss - Reduciend el tiemp que se invierte en la gestión de dcuments en papel, ahrrand en espaci destinad a su archiv, reduciend el númer de desplazamient e inclus el prpi cnsum de materiales. Seguridad de la infrmación - La definición de sistemas de preservación dcumental permite aplicar mecanisms autmatizads para cntrlar el acces a la dcumentación y garantizar la cnservación a larg plaz del cncimient de la rganización. Transparencia - El hech de que la dcumentación esté dispnible en un sprte fácilmente cmpartible da adecuada respuesta también a la vluntad de smeter a escrutini públic la labr de la Diputación. 3

4 Cumplimient nrmativ - N mens imprtante es el bjetiv de dar respuesta a las bligacines impuestas pr diferentes leyes que han id apareciend últimamente, muy especialmente la Ley 11/2007, de acces electrónic de ls ciudadans a ls servicis públics, per también las leyes que establecen la necesidad de practicar una mejra y simplificación de prcedimients y una reducción de cargas administrativas cm es la Directiva de Servicis 2006/123/CE. En este sentid, la presente Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics sentará las bases estratégicas y rganizativas para el establecimient de criteris hmgénes en el us y gestión de ls dcuments electrónics. 2. ALCANCE DE ESTA POLÍTICA. Este dcument de plítica tiene cm finalidad establecer las directrices estratégicas para la gestión de dcuments electrónics en la Diputación de Castellón. La plítica se inspira en la Nrma Técnica de Interperabilidad sbre Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics, aprbada pr Reslución de la Secretaria de Estad de Administracines Públicas de 28 de juni de 2012, así cm en las guías y mdels que la desarrllan. Esta Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics establecerá un cnjunt de directrices, prcedimients y prácticas cn la finalidad de garantizar una gestión eficiente de ls dcuments y ls expedientes electrónics a l larg de td su cicl de vida, es decir, desde su generación, captura incrpración al sistema hasta su dispsición final (eliminación cnservación permanente). La Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics tiene cm principal finalidad asegurar que ls dcuments que se gestinan sn auténtics, fiables, íntegrs y que sirven al bjetiv de apyar las funcines y actividades de la Diputación pr el tiemp que se determine. Estas directrices se agrupan en tres ámbits fundamentales: - El establecimient de uns principis estratégics de la gestión dcumental, que deberá respetar cualquier herramienta pryect que trabaje cn dcuments y expedientes de la Diputación. 4

5 - La atribución de respnsabilidades a ls distints órgans y miembrs de la Diputación, para la implementación y desarrll de esta plítica. - La caracterización de ls principales prcess relacinads cn la gestión de dcuments. Una vez establecidas las directrices, la Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics identifica ls instruments y mdels perativs que se deberán desarrllar en detalle para su implantación efectiva, identificand en cada cas que área u órgan es respnsable de su desarrll y mantenimient. 3. DATOS IDENTIFICATIVOS DEL DOCUMENTO. A efects de referencia y seguimient, se identifica frmalmente esta plítica: Nmbre del dcument Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics de la Diputación de Castellón. Versión 1.0 Fecha de aprbación 31 de marz de 2015 Ámbit de aplicación Gestión de ls dcuments y expedientes electrónics prducids y custdiads pr la Diputación de Castellón La presente Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics entrará en vigr en la fecha de su aprbación y será válida hasta que n sea sustituida dergada pr una plítica psterir, pudiéndse facilitar un perid de tiemp transitri, en el cual cnvivan las ds versines, que permita adecuar ls diferentes sistemas de gestión de dcuments a las especificacines de la nueva versión. 4. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión dcumental en la Diputación de Castellón se regirá pr ls siguientes principis: 5

6 a. Ls dcuments y expedientes administrativs prducids en el entrn de la Diputación se han de crear preferiblemente en sprte electrónic. b. Cuand se dispnga de ls mecanisms aprpiads, ls dcuments recibids de fuentes externas que deban incrprarse a un expediente se digitalizarán para su incrpración en sprte electrónic. c. Tds ls dcuments de carácter administrativ, técnic ecnómic deben pertenecer a un expediente. Ls expedientes se deberán clasificar de acuerd cn el cuadr de clasificación crprativ y se identificarán pr un códig únic frmad mediante numeración crrelativa dentr de cada serie y para cada ejercici. d. Para permitir una aplicación hmgénea de la plítica de gestión dcumental, se hará un análisis detallad de ls prcedimients que gestina la Diputación para definir el cntenid de ls expedientes asciads a cada tiplgía de prcedimient, asegurand que: Tds ls dcuments que cmpnen el expediente están crrectamente identificads y pueden ser incrprads al expediente en sprte electrónic. Tds ls dcuments y expedientes se describirán de acuerd cn el mdel de metadats básics que apruebe la crpración. Se prcurará infrmar tds ls metadats que sea psible en la fase de tramitación. e. La cnservación, transferencia eliminación de dcuments y expedientes se regirá pr la aplicación sistemática de tablas de evaluación dcumental, previa aprbación de las mismas pr la cmisión de valración de dcuments de la Diputación. f. Desde el punt de vista tecnlógic, la Diputación se dtará de una única platafrma en la que almacenar ls expedientes y dcuments asciads a su actividad administrativa, independientemente de que existan una más herramientas que participen en su tramitación, tdas las cuales en definitiva vlcarán ls dcuments en un únic entrn. g. El acces a la dcumentación se regirá pr ls siguientes principis: 6

7 El acces de cnsulta a ls expedientes pr parte del persnal de la Diputación se regirá pr las plíticas de seguridad y acces que se determinen para cada serie dcumental. La dcumentación en cualquier fase pdrá ser cnsultada pr cualquier persna mediante una slicitud de acces a infrmación pública, al ampar de l que establece el Capítul III del Títul I de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acces a la infrmación pública y buen gbiern. La Diputación articulará ls mecanisms necesaris para dar respuesta a estas slicitudes. 5. ATRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES La aplicación sistemática de la plítica de Gestión Dcumental requiere de trabaj cperativ de las distintas áreas y actres dentr del rganigrama de la Diputación. El éxit de la implementación de un Mdel de Gestión Dcumental requiere también de la implicación directa de la alta dirección. Para garantizar la crdinación de ests esfuerzs, se atribuyen las siguientes respnsabilidades: - El Plen de la Diputación aprbará la presente plítica y destinará ls recurss ecnómics y humans necesaris para su efectiva implantación. - El Secretari General de la Diputación impulsará la aprbación de la plítica pr parte del Plen de la Diputación, y supervisará su aplicación. - El Servici de Administración e Innvación crdinará la implementación de la plítica y la actividad del rest de actres que participan en su ejecución. Liderará la mdelación de ls circuits administrativs e impulsará la reingeniería de prcess. - El Servici de Archiv de la Diputación supervisará la definición y aplicación de ls instruments archivístics necesaris para la implementación de la plítica. - El Servici de Infrmática asegurará que las herramientas tecnlógicas destinadas a la tramitación de expedientes den cumplimient a l que se establece en esta plítica. 7

8 - La Cmisión de Valración Dcumental supervisará el desarrll del mdel de gestión dcumental de la Diputación y validará tdas las decisines relativas a la aplicación de plíticas de dispsición y acces. - Ls respnsables de frmación garantizarán la difusión de la infrmación necesaria para entender y aplicar esta plítica y el cncimient precis de ls instruments que la desarrllan. - El persnal, de cualquier nivel, implicad en las tareas de gestión de dcuments deberá cncer y aplicar esta plítica en las accines y trámites ctidians, así cm mantener dcuments preciss y cmplets de sus actividades, cn la bligación de rendir cuentas de su quehacer. 6. ELEMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. a. Fases del Cicl de Vida. La Gestión Dcumental en la Diputación de Castellón cntempla el tratamient de ls expedientes de manera hmgénea a través de las etapas que cmpnen su cicl de vida, que se estructuran en tres fases: 1. Fase de Tramitación 2. Fase de Vigencia 3. Fase Histórica La Fase de Tramitación. Esta fase se inicia cn la apertura del expediente, y englba tda la vida del expediente mientras el prcedimient a que hace referencia está en tramitación. Durante esta fase se incrpran dcuments al expediente y el departament respnsable de la tramitación l utiliza para dcumentar sus actividades. Para la incrpración de dcuments al expediente se aplican ls prcess de registr, captura, clasificación y descripción que se describen a cntinuación. Una vez finalizada la tramitación, el departament respnsable rdenará el cierre del expediente, l que cmprta su fliad e indexación. 8

9 La Fase de Vigencia. Esta fase se inicia cn el cierre del expediente, que es cmpetencia del departament respnsable. El cierre cmprta la indexación y fliad del expediente electrónic. Durante esta fase se prducirá también la transferencia del expediente a archiv, prces que es iniciad pr el departament respnsable, está sujet a la aceptación del archiv y cmprta un cambi en la respnsabilidad sbre el expediente. En esta fase imprta garantizar la accesibilidad de la dcumentación, facilitar herramientas de búsqueda y aplicar crrectamente las plíticas de us y acces. En esta fase se prcede a la identificación y eliminación de ls dcuments cn valr efímer cuand han perdid cmpletamente su valr y su utilidad administrativa, siempre que n tengan valr históric que justifique su cnservación permanente. La Fase Histórica. En la última fase del cicl de vida, la priridad del sistema de gestión dcumental es la preservación de la autenticidad e integridad de aquells expedientes cuyas plíticas de dispsición requieran una cnservación a muy larg plaz. Ls prcedimients aplicables se desarrllan en el mdel de preservación de dcuments y expedientes electrónics. b. Prcess de Gestión Dcumental. A través de las fases descritas se identifican una serie de prcess hits clave en la tramitación de un dcument, que se caracterizan a cntinuación. Ests prcess se desarrllan en detalle a través de ls instruments de gestión dcumental descrits en el apartad 7 de esta plítica. Captura: Es el prces de incrpración de un dcument al sistema de gestión dcumental, y cumplirá cn las siguientes reglas: Ls dcuments que se generen baj el cntrl de la Diputación se generarán preferiblemente en sprte electrónic. 9

10 Ls que prvengan de fuentes externas se digitalizarán de manera segura, cuand sea psible, previ a su incrpración al expediente. Ls dcuments que se capturan se deben asignar a un expediente. Registr: Ls dcuments que prvengan de fuentes externas se registrarán en un registr únic, de numeración secuencial, que permita su identificación unívca y la identificación del prcedimient expediente cn el que están relacinads. Tds ls expedientes de la Diputación tienen un únic númer que ls identifica de manera unívca, que se atribuye en el mment de su creación y es crrelativ dentr de cada serie dcumental. Clasificación: Ls expedientes se clasifican de acuerd a su función en la rganización, en las series dcumentales que describe el cuadr de clasificación a que hace referencia el apartad 7.b) de esta plítica. Descripción: La descripción de ls dcuments y expedientes se hará de acuerd cn el esquema de metadats a que hace referencia el apartad 7.d) de esta plítica. Acces: Para gestinar ls derechs de acces a la dcumentación, se hará un análisis detallad de cada expediente y se definirá tant la calificación de seguridad de la dcumentación asciada, cm ls grups de usuaris que deben tener acces a ella en cada una de las fases del cicl de vida de la dcumentación. Fliad: Al cierre del expediente se aplicará un prces de fliad, que generará un dcument adicinal cn la lista de tds ls dcuments cntenids en el expediente, incluids ls mecanisms que permitan validar su integridad. Este fliad será firmad de manera autmática y servirá cm testimni principal de la autenticidad del expediente. El prcedimient en cncret se describirá en el mdel tecnlógic a que hace referencia el apartad 7.c) de esta plítica. Evaluación: Para cada serie dcumental de las identificadas en el cuadr, se aplicará un prces de evaluación dcumental que permita determinar ls criteris en base a ls cuáles la dcumentación cntenida en dichs expedientes puede ser eliminada debe ser cnservada en ls plazs que se establezcan. 10

11 Cnservación: En función del resultad de la evaluación dcumental, se aplicarán al expediente las plíticas de preservación que se describan en el mdel de preservación a que se remite el apartad 7.k) de esta plítica. Transferencia: Se cntemplan ds tips de transferencia: La transferencia de respnsabilidad en relación cn ls dcuments en fase de vigencia, que n cmprtará necesariamente un cambi de repsitri y se describirá en el mdel tecnlógic a que hace referencia el apartad 7.c) de esta plítica. La transferencia de expedientes a repsitris externs, para la cual se establecerán ls prtcls aprpiads en función del mtiv de la transferencia y de las características del repsitri de destin. Destrucción eliminación: La destrucción de dcuments estará sujeta a la aplicación de las tablas de evaluación crrespndiente y la aprbación específica, para cada relación de dcuments a eliminar, de la cmisión de valración dcumental. c. Asciación de Metadats. La Diputación se dtará de un vcabulari de metadats, que identificará ls dats a infrmar para expedientes y dcuments electrónics, así cm, en su cas, firmas electrónicas. Ls sistemas infrmátics que participen en la tramitación se cuparán de autmatizar en la medida de l psible la carga de ls metadats. Aquells que n puedan ser autmatizads serán alimentads pr ls respnsables de tramitación en el mment de la creación del expediente la captura del dcument. Sól en cass excepcinales se permitirá la alimentación de determinads metadats al finalizar la tramitación, y siempre cn carácter previ al cierre del expediente. d. Frmación. 11

12 El plan de frmación de la Diputación incrprará previsines de frmación cntinuada para el persnal que participe tant en la generación cm el cntrl de la gestión de dcuments electrónics. Tdas las persnas identificadas en el apartad 5 de esta plítica deberán tener acces a frmación específica en este ámbit. e. Supervisión y Auditría. La crrecta aplicación de esta plítica estará sujeta a prcedimients periódics de auditría, que verificarán tant el cumplimient de la plítica cm la crrecta implementación de ls instruments a que hace referencia el apartad DESARROLLO DE LA POLÍTICA. La Plítica de Gestión de Dcuments Electrónics se implementará mediante el desarrll de una serie de instruments técnics que establecerán directrices cncretas que cmpndrán el mdel de gestión dcumental de la Diputación. A cntinuación se identifica cada un de ests dcuments, así cm el área respnsable de su desarrll y actualización. a. Cicl de vida de ls dcuments. Este instrument describirá cm se resuelven, para ls dcuments electrónics, las principales fases y prcess en su cicl de vida, según se ha apuntad en el apartad 6 de esta plítica. Será definid y mantenid pr el Servici de Archiv. b. Cuadr de Clasificación. Este instrument permite la clasificación de ls expedientes de acuerd cn su función dentr de la rganización, integrand esta infrmación las tablas de evaluación dcumental y ls criteris de acces. Su desarrll y mantenimient crrespnde al Servici de Archiv. c. Mdel tecnlógic de dcuments y expedientes electrónics. Este instrument describirá la estructura y frmat de ls bjets electrónics a que se refiere esta plítica, y la manera cm las platafrmas tecnlógicas de la Diputación implementarán sus directrices. Su desarrll y mantenimient crrespnde al Servici de Infrmática. 12

13 d. Vcabulari de Metadats. Definirá la manera cm se denminan y describan ls expedientes y dcuments, nrmalizand su descripción mediante un cnjunt de metadats estructurads. Seré elabrad y mantenid pr el servici de Archiv, en crdinación cn el servici de Infrmática. e. Catálg de tiplgías dcumentales. Identifica las tiplgías de dcument que, desde un punt de vista funcinal, cnfiguran ls expedientes de la Diputación. Será definid y mantenid pr el Servici de Archiv. f. Catálg de frmats de dcument electrónic: Identifica ls frmats electrónics admitids pr la crpración, en cumplimient de la nrma técnica de interperabilidad sbre catálg de estándares. Será definid y mantenid pr el servici de Infrmática. g. Tablas de Evaluación Dcumental. Sn el instrument que permita la definición de plíticas sistemáticas de cnservación eliminación de ls expedientes pertenecientes a cada serie dcumental. Serán aprbadas pr la Cmisión de Valración Dcumental, a prpuesta del Servici de Archiv. h. Plítica de seguridad. Desarrllará ls aspects de seguridad de la infrmación derivads del Esquema Nacinal de Seguridad y el rest de nrmas aplicables. Será desarrllada pr el Servici de Infrmática. i. Mdel de digitalización segura y cambi de sprte. Describirá el prcedimient y las herramientas a utilizar para la generación de cpias electrónicas auténticas de dcuments en papel. Será desarrllada y mantenida pr el Servici de Administración e Innvación. j. Mdel de impresión segura y generación de cpias en papel de dcuments electrónics. Describirá el prcedimient para la generación y emisión de cpias auténticas en papel de dcuments 13

14 riginales electrónics. Será desarrllada y mantenida pr el Servici de Administración e Innvación. k. Mdel de preservación de dcuments y expedientes electrónics. Describirá la estrategia de la crpración para garantizar la seguridad, autenticidad, dispnibilidad e interpretabilidad de ls dcuments electrónics a larg plaz. Será definida cnjuntamente pr el Servici de Archiv y el Servici de Infrmática. l. Plítica de firma y evidencia electrónica. Definirá la manera cm se usa la firma electrónica en la rganización: qué certificads electrónics se usan y admiten, y que frmats tecnlógics y prcedimients se aplican a la generación de las firmas. Será desarrllada y mantenida pr el Servici de Administración e Innvación. Tds ests instruments de gestión cmpnen, cnjuntamente, el Mdel de Gestión Dcumental de la Diputación de Castellón, y se publicarán internamente para pder ser cnsultads pr el persnal de la Diputación. 14

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