Reunión investigadores, 10 febrero 2017

Transcripción

1 Reunión investigadores, 10 febrero Normativa de ejecución de gastos 2. Modificaciones 3. Gastos elegibles 4. Gestión en la UPNa 5. Justificación de las ayudas 6. Seguimiento económico de proyectos (PWI) 1

2 1. Normativa de ejecución de gastos Instrucciones de ejecución y justificación Normativa e instrucciones sobre ejecución de proyectos I+D+I Retos y Generación de conocimiento UPNA

3 Financiación FEDER Justificación: En el caso de que se trate de un proyecto cofinanciado por el FEDER resultarían también aplicables al mismo las normas sobre financiación de gastos de operaciones cofinanciadas con Fondos Estructurales. Publicidad: Esta convocatoria está cofinanciada por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) por lo cual los beneficiarios en todos los Proyectos deberán dar publicidad a las ayudas recibidas en los contratos de servicios y laborales, publicaciones y otros resultados de la investigación, ponencias, equipos inventariables y actividades de difusión de resultados financiados con ellas, debiéndose mencionar a la Agencia Estatal de Investigación (AEI) y al Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) como entidades financiadoras. En todos los casos se mencionará la referencia del proyecto seguida de (AEI/FEDER, UE).

4 2. Modificaciones Cambios que sí requieren autorización previa: Modificación del plazo de ejecución (prórrogas) Alta/baja equipo investigador Cambio de entidad beneficiaria Cambios que no requieren autorización previa: modificaciones entre partidas cambios equipo de trabajo 4

5 Modificación periodo de ejecución (justificada) Justificación científico-técnica razonada Propuesta detallada de actividades Estado actualizado del gasto realizado Detalle de previsión de gasto por conceptos 5

6 Modificación equipo de investigación (firmas IP e investigador) Altas/aumentos dedicación: motivados no se registran cuando la permanencia es menor a un año cumplimiento de los requisitos de la convocatoria CV investigador (alta) Bajas/reducciones dedicación: motivados quien asume las tareas previstas

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8 Al menos dos meses antes de finalizar el proyecto

9 NO requieren autorización previa: modificaciones entre partidas o gastos inicialmente no previstos SÍ...informar al Servicio de Investigación y justificarlo en la tramitación del gasto Sí...justificar los cambios en los informes científico-técnicos intermedio y final presentados a la Agencia. 9

10 NO requieren autorización previa: cambios equipo de trabajo SÍ...solicitar al Servicio de Investigación altas y bajas indicando dedicación única o parcial al proyecto. Sí...justificar los cambios en los informes científico-técnicos intermedio y final presentados a la Agencia. 10

11 3. Gastos elegibles Concepto de gasto: recogido en la solicitud* o debidamente justificado en el momento de tramitación y en informes de seguimiento intermedio y final. Importe: hasta máximo en presupuesto solicitado o debidamente justificado en el momento de tramitación y en informes de seguimiento intermedio y final. Fechas: dentro del periodo de ejecución, tanto la actividad como fecha de factura. Fecha de pago posible hasta tres meses más sobre la fecha fin proyecto/anualidad, en todo caso antes de su justificación.

12 Personal: personal contratado con cargo al proyecto para realizar trabajos dentro del proyecto. Los gastos de personal podrán referirse a doctores, titulados superiores y personal técnico. El personal podrá incorporarse al proyecto durante todo o parte del tiempo de duración del mismo, preferiblemente en dedicación completa. Dicho personal habrá de incorporarse bajo cualquier modalidad de contratación acorde con la normativa vigente No: costes personal fijo, becas

13 Inventariable: equipamiento científico-técnico, incluidos equipos informáticos, programas de ordenador de carácter técnico directamente vinculados al proyecto y material bibliográfico. Preferible adquisición al inicio del proyecto. Si se adquiere último año motivado y bien justificado porque se revisa con mayor detalle No: en los dos últimos meses del proyecto. Actualización de licencias de software por el periodo comprendido en el proyecto. Se considera inventariable la primera adquisición y fungible las renovaciones de licencia (UPNA)

14 Fungible, suministros y similares: Descripción clara, vinculación con el proyecto (gasto necesario) Fotocopias, memorias ram, disco duro externo, teclado, ratón, webcam, ampliación memoria externa, batería externa, consumibles de laboratorio, productos químicos y otros materiales necesarios para el desarrollo del proyecto. No: material de oficina, ni fungible informático como tóner, tinta, cds.etc.

15 Viajes y dietas: Inscripción y asistencia a congresos y viajes para mediciones en campo o en otras instalaciones de miembros del equipo de investigación y del equipo de trabajo. Visitas y estancias cortas de investigadores (máx. 3 meses) de miembros del equipo de investigación e invitados. NO equipo de trabajo Fechas de viaje han de coincidir con las fechas de celebración del evento, hasta un día antes y un día después. Tramitación Viajes Ecuador, salvo mejora económica o en condiciones para el mismo servicio. Importante justificación y detalle de la petición en la reserva del viaje Tasas o conceptos equivalentes por alojamiento en establecimiento turístico, en las localidades donde esté establecido Inscripción a congresos: incluirlos en las memoria de justificación!

16 Viajes y dietas: Parkings: sólo vehículo particular en las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos o aeropuertos, < 24 h. Taxis: sólo entre las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos y aeropuertos y el lugar de destino o lugar de la residencia oficial (ida o regreso), y gestiones en dicho lugar específicamente relacionados con la actividad realizada y siempre que los medios regulares de transporte resulten claramente inadecuados. Alquiler de vehículos: excepcionalmente, cuando no sea posible utilizar medios regulares de transporte. Vehículo propio: excepcionalmente cuando no sea posible utilizar medios regulares de transporte. Se abonará kilometraje. 16

17 Viajes y dietas: Dietas de alojamiento y manutención: No pueden superar lo establecido para el grupo 2 en el RD462/2002, de 24 de mayo. Cuando el importe de alojamiento contratado sea superior al indicado, la parte que supera el límite se podrá imputar al grupo de investigación al que pertenece el investigador. Al realizar la contratación con Viajes Ecuador se indicará la unidad funcional de gasto del proyecto y, en su caso, la correspondiente al grupo u otros fondos a los que se impute el importe que excede de las dietas. No serán elegibles los gastos de comidas, cenas y otras atenciones de carácter protocolario; ni los honorarios a conferenciantes. No serán elegibles los gastos derivados de estancias realizadas por los miembros del equipo de trabajo del proyecto (desde 2017) No se admiten gastos de cancelación y/o modificación de billetes de transporte salvo causa mayor 17

18 Subcontrataciones: Hasta 25% de la cuantía total de la ayuda concedida. > 25% de la cuantía total concedida, requiere autorización de MINECO. Importante: subcontrataciones >3.000 euros, requieren retención de crédito previa. subcontrataciones > euros, requieren de procedimiento de contratación. Contactar con gestión económica para su tramitación 18

19 Otros gastos de ejecución: Alquiler, mantenimiento o reparación de equipos relacionados con el proyecto. Solicitud y mantenimiento de derechos de propiedad industrial e intelectual derivados del proyecto. No: ampliación o renovación Acuerdos de licencias, bancos de datos y bibliotecas técnicas. Solo la parte correspondiente al tiempo de ejecución del proyecto. Análisis de muestras, pruebas de laboratorio y otros estudios o informes técnicos. Formación imprescindible (máx. 30 horas lectivas) Organización de actividades científico-técnicas. No: honorarios Utilización de servicios centrales Servicios de mensajería directamente relacionados con la ejecución del proyecto No: cuotas a sociedades científicas 19

20 Otros gastos de ejecución: Publicación y difusión de resultados: Gastos de revisión del lenguaje de manuscritos en la fase de preparación Gastos de publicación en revistas científicas Gastos relacionados con la publicación en abierto, incluyendo los gastos de publicación en las revistas y los gastos derivados de la incorporación a repositorios de libre acceso Gastos derivados de la publicación o impresión de tesis doctorales que hayan sido generadas íntegramente en este proyecto. Gastos derivados de la publicación de los resultados de las jornadas técnicas y congresos que se financien con cargo al proyecto. En todos los casos será preciso que las publicaciones que deriven directamente de la actividad científica desarrollada en el proyecto se haga constar la referencia del proyecto seguida de (MINECO/FEDER, UE) en primer lugar en el listado de agradecimientos (evitándose un largo listado de proyectos que financien una misma publicación)

21 4. Gestión en la UPNA Comunicación de la resolución de concesión definitiva: Creación de UFG temporal y comunicación al IP Solicitud de anticipo en caso de que sea necesario Ejecución del proyecto: Realización de tareas previstas y ejecución de gastos conforme a presupuesto concedido y al detalle de la solicitud Solicitud de autorización para modificaciones en plazo de ejecución y equipo investigador (CVE facilit@) Justificaciones científico- técnicas (intermedia y final) y económicas anuales (justiweb) 21

22 TIPO DE GASTO TRAMITACIÓN UNIDAD GESTORA Personal IP S.Investigación Personal Gratificaciones IP S.Investigación Nóminas y Contabilidad Equipamiento IP Gestión económica* Bibliografía IP Biblioteca* Viajes IP Agencia de Viajes Contabilidad Dietas y kilometraje IP S.Investigación Investigación y Contabilidad Fungible y otros gastos a pagar al investigador Fungible/otros gastos a pagar al proveedor IP S.Investigación e-factura o factura papel Registro Gral. Investigación y Contabilidad Investigación y Contabilidad *La unidad gestora solicita conformidad al S. Investigación 22

23 A tener en cuenta: descripción de gastos y vinculación con el proyecto RC para gastos > Procedimiento de contratación > (subcontrataciones y equipamiento) Costes indirectos: retenidos en la de la UFG Pagos a personal externo (siempre que sean elegibles) llevarán retención IRPF 23

24 Facturas emitidas por el proveedor (I): Códigos FACE: Órgano gestor: U (investigación) Unidad tramitadora: U (investigación) Órgano proponente: UFG proyecto*, nombre y apellidos IP Electrónicas: entran en FACE Papel: se entregan en el Registro General de la UPNA Registro contable * 10 dígitos que facilitaremos desde S. Investigación 24

25 Facturas emitidas por el proveedor (II): Servicio de Investigación: Envía al IP el documento de conformidad IP: Envía al SI el documento de conformidad firmado Descripción del gasto realizado Servicio de Investigación: Imputa el gasto y remite la conformidad a Contabilidad Importante: envío del documento de conformidad firmado a Investigación para continuar la tramitación 25

26 Situación de facturas tras su entrada en la Universidad (face/registro) Ubicación Situación inicial Situación final Contabilidad 1 Pendiente de introducir Introducida Investigación Contabilidad 2 Pendiente de imputar Asignación orgánica y económica Imputada 3 Imputada pendiente de conforme Conforme firmado por IP* 4 Pendiente de contabilizar Contabilizada 5 Pendiente de pagar Pagada *el conforme puede ir en la factura, si ésta es en papel 26

27 Pagos personales o adelantados por los investigadores Entrega en el Servicio de Investigación: UFG del proyecto Firma del IP Servicio de Investigación: Revisa y envía la documentación a Contabilidad 27

28 Importante: Entrega de facturas y justificantes de gastos 1 mes antes del fin de plazo de ejecución del proyecto (respetar plazo establecido en normas de cierre del presupuesto UPNA) Gastos de alojamiento que excedan de lo establecido en el RD. 462/2002 se podrán pasar a grupos y otros fondos siempre que se haya seguido la normativa de tramitación establecida en la UPNA. 28

29 5. Justificación de las ayudas Cuándo: Justificación económica de los gastos ejecutados en la anualidad anterior 1er trimestre. Sº Investigación Justificación científica: intermedia y final Qué: las actividades y gasto realizadas hasta la fecha de justificación. Justificación de gastos no contemplados en la solicitud y detalle de viajes y congresos. Documentación: Informe técnico: IP a través de justiweb Informe económico: S. Investigación Tras presentar la justificación final se realiza el reintegro de los remanentes (en su caso), y se liberan los costes indirectos justificados Revisión Agencia de las justificaciones y subsanaciones. 29

30 6. Seguimiento económico. Portal del Investigador Resumen y detalle del ejercicio Extracto de gastos Extracto de ingresos 30

31 Seguimiento económico: Resumen del ejercicio 31

32 Seguimiento económico: Detalle del ejercicio Proyectos de investigación

33 Seguimiento económico: Extracto de gastos 33

34 Seguimiento económico: Extracto de ingresos El estado de ingresos refleja el importe de costes directos e indirectos del Departamento/Instituto, que queda retenido en la UFG. No aparecen los costes indirectos Universidad (Importe Cobrado Importe Total) 34

35 Subvención FEDER Costes indirectos Universidad Incluye CI Dpto/Instituto (5%) 35