MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS (Ley ) MANUAL DE PREVENCIÓN DE DELITOS EMPRESA NACIONAL DE AERONÁUTICA

Transcripción

1 MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS (Ley ) S EMPRESA NACIONAL DE AERONÁUTICA

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DEL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 5.1. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE DELITOS 5.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES 5.3. ÁREAS DE APOYO AL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 5.4. DEFINICIONES 6. COMPONENTES DEL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 6.1. ENCARGADO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 6.2. MEDIOS Y FACULTADES DEL ENCARGADO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 6.3. SISTEMA DE PREVENCIÓN DE DELITOS 6.4. SUPERVISIÓN DEL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 7. VALORES CORPORATIVOS 8. NORMAS DE CONDUCTA PARA LOS TRABAJADORES 9. VIGENCIA DEL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS 10. PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN 11. CONFIRMACIÓN RECIBO MANUAL DE PREVENCIÓN DEL DELITO 2

3 1. INTRODUCCIÓN 1 INTRODUCCIÓN El 2 de diciembre de 2009, es promulgada la Ley N , la cual Establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y delitos de Cohecho de Funcionario Público Nacional o Extranjero, incorporándose el delito de Receptación según lo establecido por la publicación de la Ley , de fecha 05 de Julio de La citada Ley , señala que las personas jurídicas serán responsables de tales delitos cuando concurran las siguientes circunstancias: Que los delitos fueran cometidos directa e inmediatamente en su interés o para su provecho (de la Empresa); Que fueren cometidos por sus dueños, controladores, responsables, ejecutivos principales, representantes o quienes realicen actividades de administración, o por las personas naturales que estén bajo la dirección supervisión directa de alguno de ellos, y Que la comisión del delito fuere consecuencia del incumplimiento, por parte de la Empresa, de los deberes de dirección y supervisión. Respecto al último punto precedente, se considerará que los deberes de dirección y supervisión se han cumplido cuando, con anterioridad a la comisión del delito, la persona jurídica hubiere adoptado e implementado un MPD, conforme a lo dispuesto en la Ley N

4 OBJETIVO Y ALCANCE 2 OBJETIVO El objetivo del Manual es establecer los lineamientos sobre los cuales se sustenta la adopción, implementación y operación del MPD de la Empresa Nacional de Aeronáutica de Chile (en adelante ENAER ). 3 ALCANCE El alcance de este Manual y del Modelo de Prevención de Delitos ( MPD ) rige para toda persona que participa en la Empresa, entendiéndose como tales a trabajadores, incluidos aquellos que presten funciones en cumplimiento de una destinación a esta Empresa (en adelante, en conjunto, Personal ). Así mismo, a dueños, controladores, alta administración, ejecutivos principales, contratistas y subcontratistas, proveedores, clientes y terceros que tengan algún tipo de relación con ENAER. 4

5 4. REPRESENTACIÓN GRÁFICA 4 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS El MPD, está definido como un conjunto de normas, políticas y procedimientos de organización, administración y supervisión establecidos, con el propósito de prevenir la comisión de los delitos a que se refiere el artículo primero de la citada Ley N , como así también, otro tipo de conductas impropias. A continuación se presenta gráficamente, la estructura del MPD de la referencia: 5

6 5 POLÍTICA Y LINEAMIENTOS DEL MPD. 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS ENAER en cumplimiento de las disposiciones señaladas en la Ley N , ha establecido las siguientes definiciones para la aplicación y ejecución del MPD: 5.1 Política de Prevención de Delitos La materia que regula la presente política, es la prevención de los delitos de cohecho, lavado de activos, financiamiento del terrorismo y receptación, en ENAER, a que hace referencia la ley , estableciendo el modo de llevar a cabo, las diversas actividades de prevención y mitigación de los potenciales riesgos de responsabilidad penal de la persona Jurídica, que involucra acciones con los colaboradores, con los clientes, con los proveedores y terceros interesados. La presente Política, se encuentra adjunta y contenida en el Manual, denominada Política de Prevención de Delitos. 6

7 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS 5.2. Roles y Responsabilidades Directorio Aprobar el Manual de Prevención de Delitos y los documentos asociados al MPD. Designar al Encargado de Prevención de Delito, de acuerdo a lo establecido en la Ley N Proveer los medios materiales y recursos necesarios para que el Encargado de Prevención de Delitos logre cumplir con sus roles y responsabilidades dentro de la Empresa. Velar por la correcta implementación y efectiva operación del MPD. Recepcionar y evaluar los informes de gestión y funcionamiento del MPD generados por el Encargado de Prevención de Delitos, al menos cada seis meses. Recepcionar en forma anual el reporte de la gestión administrativa desarrollada por el Encargado de Prevención de Delitos y aprobar la planificación para el siguiente período. Director Ejecutivo Apoyar al Encargado de Prevención de Delitos, asegurando su acceso irrestricto a la información, dependencias y personas, así como también en la coordinación de las actividades propias del MPD en las áreas que se requiera. Contribuir a la divulgación del MPD, en toda la organización, generando las instancias necesarias de difusión y compromiso, con el objeto de lograr una comunicación efectiva, de las políticas y procedimientos. Informar al Encargado de Prevención de Delitos cualquier situación observada que tenga relación con el incumplimiento de la Ley N y las gestiones relacionadas al MPD. 7

8 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS Encargado de Prevención de Delitos Ejercer el rol de EPD de acuerdo a lo establecido en la Ley N Proponer al Directorio un sistema de prevención de aquellos delitos a los cuales se refiere la Ley N , que contemple a lo menos los elementos establecidos en el artículo 4 número 3 de dicha ley. Determinar, en conjunto con el Directorio de ENAER, los medios y recursos necesarios para lograr cumplir con su rol y responsabilidades. Velar por el correcto establecimiento y operación del MPD desarrollado e implementado por la Empresa. Identificar los riesgos asociados a los delitos de la Ley Nº , así como definir los controles que permitan prevenir la comisión de estos delitos. Reportar, a lo menos semestralmente y/o cuando las circunstancias lo ameritan, al Directorio, para informar a través del medio que se considere más adecuado, de las medidas y planes implementados en el cumplimiento de sus funciones. Establecer y dar cumplimiento al Manual y procedimientos del MPD y sugerir, desarrollar e implementar cualquier otra política y/o procedimiento que estime necesario para complementar el MPD existente. Fomentar que los procesos y actividades internas de la Empresa cuenten con controles de prevención de riesgos de delitos y mantener evidencia del cumplimiento y ejecución de estos controles. Supervisar el MPD a fin de detectar y corregir sus fallas, así como evaluar permanentemente la eficacia y vigencia de dicho Modelo adoptado y su conformidad con las leyes y demás regulaciones, informando al Directorio respecto de la necesidad y conveniencia de su modificación. Velar por la actualización del Manual y del MPD, de acuerdo con los cambios normativos y/u organizacionales del entorno de negocios de la Empresa. 8

9 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS Encargado de Prevención de Delitos (Continuación ) Establecer en conjunto con el Directorio, los métodos para la aplicación efectiva del MPD y su supervisión, tales como: - Actividades de difusión y de capacitación al personal de ENAER, respecto del MPD, sus componentes, así como las materias bajo el alcance de la Ley N Implementar y administrar el Canal de Denuncias de ENAER que forma parte del MPD. - Seguimiento de los resultados de acciones relacionadas con infracciones a la Ley N Revisiones periódicas de los procesos, dejando testimonio escrito de cada una de sus actuaciones, priorizando aquellos procesos con mayor probabilidad de ocurrencia o impacto según la respectiva matriz de riesgo. Tomar conocimiento y efectuar un análisis de toda acción u omisión que pudiere ser considerada como constitutiva de los delitos que la Ley N sanciona y de considerarlo necesario, elevar el caso al Directorio cuando corresponda. A efectos del análisis, el Encargado de Prevención de Delitos deberá recabar toda la documentación relacionada con esa operación, generando para tales efectos un archivo de antecedentes. Documentar y custodiar la evidencia relativa a las actividades de prevención de los delitos durante un período de 10 años. Prestar amplia colaboración en el proceso de certificación del MPD. Efectuar el seguimiento de las recomendaciones o instrucciones que emanen del proceso de Certificación o de entes reguladores. 9

10 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS Encargado de Prevención de Delitos ( Continuación ) Intervenir, cuando corresponda, en las demandas, denuncias o gestiones judiciales que decida emprender ENAER en relación a los delitos señalados en la Ley N , y aportar todos los antecedentes que mantenga en su poder o de los cuales tuviere conocimiento en razón de su función. Realizar trabajos especiales que el Directorio le encomiende en relación con las materias de su competencia. Capacitación continua en términos de actualizar y perfeccionar sus conocimientos y otras habilidades, especialmente en cuanto a modificaciones en las leyes nacionales y buenas prácticas de la industria Áreas de Apoyo al MPD Las áreas de apoyo son las siguientes: Gerencia de Personas Será la encargada de incorporar cláusulas de responsabilidad asociadas a la Ley N en los contratos de trabajadores, así como en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, y el Código de Conducta de ENAER. También deberá entregar dichos documentos actualizados al personal y dejar evidencia de su recepción. Por otra parte, deberá apoyar al EPD en las capacitaciones del MPD y Ley N , en lo que respecta a la coordinación con el personal de la Empresa. 10

11 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS Gerencia Logística Deberá incorporar los controles asociados al conocimiento de los proveedores en los procedimientos respectivos y verificar su cumplimiento. Gerencia Comercial Deberá incorporar los controles asociados al conocimiento de los clientes en los procedimientos comerciales. Fiscalía Será la encargada de incorporar la cláusula de responsabilidad asociada a la Ley N en los contratos con prestadores de servicio y proveedores. Auditoría Interna Efectuar las revisiones a los controles de la Matriz de Riesgo de la Ley N

12 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS 5.4 Definiciones Cohecho: Comete el delito de cohecho, El que ofreciere o consintiere en dar a un empleado público un beneficio económico, en provecho de éste o de un tercero, para que realice acciones u omisiones indebidas en su trabajo (Definición de acuerdo al Código Penal Artículo 250). El que ofreciere, prometiere o diere a un funcionario público extranjero un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención, para sí u otro, de cualquier negocio o ventaja indebida en el ámbito de cualesquiera transacción internacional (Definición de acuerdo al Código Penal, Artículo 251 bis). Financiamiento al Terrorismo: Comete el delito de financiamiento al terrorismo quien, por cualquier medio, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquiera de los delitos terroristas, como por ejemplo, apoderarse o atentar contra un medio de transporte público en servicio, atentar contra el Jefe de Estado y otras autoridades, asociarse en forma ilícita con el objeto de cometer delitos terroristas, entre otros (Definición de acuerdo a la Ley Nº Artículo 8º). 12

13 5. POLÍTICA Y LINEAMIENTOS Lavado de Activos: Comete el delito de lavado de activos quien efectúa cualquier acto tendiente a ocultar o disimular el origen ilícito de determinados bienes, a sabiendas que provienen directa o indirectamente de la perpetración de hechos constitutivos de delitos tales como: tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias sicotrópicas, conductas terroristas, tráfico de armas y organizaciones para la delincuencia (promoción de prostitución infantil, secuestro, etc.). También comete el delito quien realice cualquier acto en que se adquiera, posea, tenga o use los referidos bienes, con ánimo de lucro, cuando al momento de recibirlos ha conocido su origen ilícito (Referencia Ley N , artículo 27). Es decir, el lavado de activos es un intento de ocultar o disimular la naturaleza, ubicación, origen, propiedad o control de dinero u otros bienes obtenidos en forma ilegal. Es un proceso complejo y dinámico mediante el cual dichos activos, de procedencia ilícita, se introducen en una empresa y por ende en la economía de un país, intentando darle apariencia de legalidad. Receptación: Comete el delito de receptación quien conociendo su origen o no pudiendo menos que conocerlo, tenga en su poder, a cualquier título, especies hurtadas, robadas u objeto de abigeato (hurto de ganado), de receptación o de apropiación indebida, las transporte, compre, venda, transforme o comercialice en cualquier forma, aun cuando ya hubiese dispuesto de ellas. Es un agravante si las especies son vehículos motorizados o cosas que formen parte de redes de suministro de servicios públicos o domiciliarios, tales como cables eléctricos, cañerías de gas, agua, alcantarillado, colectores de aguas lluvias o telefonía y si dichos elementos son almacenados, ocultados o transformados en algún establecimiento de comercio con conocimiento del dueño o administrador (Definición de acuerdo al Código Penal, Artículo 456 bis A) Sanción: Consecuencia o efecto de cometer una infracción asociada al incumplimiento del MPD o cualquiera de sus controles asociados. Terceros: Cualquier persona o Empresa que facilita o brinda algún tipo de servicios profesionales o de apoyo a la compañía. 13

14 6 COMPONENTES DEL MPD 6. COMPONENTES DEL MPD ENAER está comprometido con la sociedad y con las autoridades respecto a todas las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la lucha contra los delitos contemplados en la Ley N (lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho a funcionario público nacional o extranjero). Es por ello, que ENAER ha diseñado su MPD, basado en los siguientes elementos: 6.1. Encargado de Prevención de Delitos En cumplimiento a lo establecido en el artículo N 4, número 1, de la Ley N , el Directorio, debe designar a un miembre independiente para cumplir el rol de Encargado de Prevención de Delitos, que cuenta con la autonomía necesaria respecto de la Administración de la Empresa y es el responsable de establecer, supervisar el MPD y promover su certificación. Este Encargado de Prevención de Delitos, durará en su función hasta tres años, el que podrá prorrogarse por períodos de igual duración Medios y facultades del Encargado de Prevención de Delitos El Directorio deberá proveer al Encargado de Prevención de Delitos, los medios y facultades suficientes para el desempeño de sus funciones, entre los que se considerarán a lo menos: Los recursos y medios materiales necesarios para realizar adecuadamente sus labores, en consideración al tamaño y capacidad económica de la Empresa. Un presupuesto, personal idóneo y sistemas computacionales de manera permanente para efectuar sus labores. Si en el desempeño de sus funciones se hace necesario recursos y medios materiales adicionales a los existentes, ello será solicitado al Directorio de ENAER. Por la naturaleza de sus funciones, el Encargado de Prevención de Delitos cuenta con acceso al Directorio de ENAER, así como a las dependencias, personas e información que requiera para desempeñar adecuadamente su labor. 14

15 6. COMPONENTES DEL MPD 6.3. Sistema de Prevención de Delitos El Sistema de Prevención de Delito contempla lo siguiente: a. Identificación de los Riesgos asociados a los delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho. ENAER ha identificado las distintas áreas, procesos y/o actividades que presentan riesgos de ser vulnerados y/o utilizados en la comisión de los delitos de la Ley Nº Lo anterior, se materializa en el documento denominado Matriz de Riesgo de Delitos, el cual contiene los riesgos a los que está expuesta la Empresa, así como las áreas donde se podrían generar o incrementar dichos riesgos. b. Establecimiento de Controles. Para los riesgos detectados se han identificado las normativas de control que permiten mitigar la comisión de los delitos de la Ley. Adicionalmente, la Empresa ha definido e implementado elementos que establecen los lineamientos éticos que rigen las relaciones de ENAER con el personal, clientes, proveedores, entidades fiscalizadoras y cualquier otra tercera parte interesada. 15

16 6. COMPONENTES DEL MPD c. Procedimientos de Administración y Auditoría de los Recursos Financieros. Procedimientos de Administración A la administración de ENAER, en cuanto al resguardo y control de los recursos financieros, les serán aplicables las disposiciones financieras que rijan para las empresas del Estado, que dependen o se relacionan con el Ejecutivo a través del Ministerio de Defensa Nacional, incluyendo los siguientes Procedimientos internos Procedimiento sobre Cancelación de Solicitudes de Pago de Factura de Comex (SOPAFA) Orden Administrativa, sobre Administración de Fondos y Reembolsos de Gastos Procedimiento de Inversiones y Venta de Divisas. Auditoría Interna Auditoría Interna como área de apoyo al MPD, será la encargada de efectuar revisiones a la Matriz de Riesgo de Delitos Ley N de ENAER. Para ello, deberá incorporar un ítem asociado a este concepto en el Plan de Auditoría Anual. Esto implica que se deberán efectuar auditorías a los controles incorporados en la Matriz, incluidos los procedimientos que resguardan los recursos financieros de la Empresa, indicados en el ítem anterior. Adicionalmente se podrán realizar auditorías específicas según lo determine el Encargado de Prevención de Delitos. Obtenidos los resultados de la revisión, Auditoría Interna tendrá que emitir un informe al Encargado de Prevención de Delitos, donde se incluyan las conclusiones y recomendaciones respectivas. 16

17 6. COMPONENTES DEL MPD d. Procedimiento de Denuncia y Sanciones Administrativas Internas. Mecanismos de Denuncia ENAER para prevenir la comisión de los delitos, ha decidido poner a disposición del personal, proveedores, clientes y terceras partes interesadas, un canal confidencial de comunicación a través del cual podrán informar infracciones al MPD y las conductas constitutivas de los delitos sancionados en la Ley N Este canal de denuncias garantiza la confidencialidad, transparencia, facilidad de acceso, anonimato e inexistencia de represalias en el tratamiento y análisis de las denuncias recibidas. ENAER ha dispuesto los siguientes mecanismos de denuncia: Buzones de denuncia, debidamente cerrados, en los que el personal podrá depositar sus denuncias, sin que sea estrictamente necesaria la indicación de identidad del denunciante. Los buzones están ubicados en diferentes dependencias de la Empresa y serán vaciados por el Encargado de Prevención de Delitos, a lo menos, una vez por semana. Carta, dirigida al EPD, Auditoría Interna, domiciliado para estos efectos en Gran Avenida General José Miguel Carrera N 11087, El Bosque. Página Web/ Menú/ Contacto/Denuncia Ley de contacto, denuncias20393@enaer.cl Cualquier denuncia realizada por otra vía, ya sea por una Gerencia o Jefatura, deberá ser remitida en el más breve plazo al Encargado de Prevención de Delitos. 17

18 6. COMPONENTES DEL MPD d. Procedimiento de Denuncia y Sanciones Administrativas Internas (Continuación) Procedimiento de Denuncia. Sin perjuicio de la facultad del Encargado de Prevención de Delitos para tomar las medidas preventivas, correctivas u otras que sean necesarias para una cabal aplicación del MPD y el cumplimiento de los objetivos, así como para iniciar una investigación preliminar para determinar la veracidad de las denuncias por infracciones al mismo, toda persona a quien se aplique el MPD, y que conozca de la existencia de una conducta o situación que pueda implicar una infracción al modelo y sus políticas, tiene la obligación de denunciarla al Encargado de Prevención de Delitos, el cual dentro del plazo de 5 días deberá proporcionar una respuesta al denunciante. Si dentro de dicho plazo no hay una respuesta deberá informar esta situación al Presidente del Comité de Auditoría. En el caso de tratarse de una denuncia anónima, la denuncia debe contener una dirección de correo electrónico para que se comunique el resultado de ésta. La denuncia deberá contener: - Una relación lo más completa y precisa de los hechos y circunstancias que constituyen la conducta o situación objeto de la denuncia. - Indicar lugar, fecha, hora y demás circunstancias en que ocurrieron los hechos. - Identificar con nombre y apellidos a las personas involucradas. - Indicar, nombre y apellidos de testigos con la mayor precisión posible (de existir). - Señalar una dirección de correo electrónico para mantener contacto en caso de que la denuncia sea anónima. Admitida una denuncia, el Encargado de Prevención de Delitos tomará las medidas de investigación y/o comprobación de los hechos, así como los resguardos necesarios para asegurar el éxito de la investigación. 18

19 6. COMPONENTES DEL MPD d. Procedimiento de Denuncia y Sanciones Administrativas Internas (Continuación) La investigación y/o comprobación de los hechos se regirá de acuerdo a las siguientes normas: Recibida una denuncia el Encargado de Prevención de Delitos, luego de una revisión preliminar, deberá informar al Presidente del Comité de Auditoría, quién determinará si se cursa una investigación. El Encargado de Prevención de Delitos será quién efectuará la investigación preliminar con el objeto de determinar la veracidad de la denuncia. En el caso que la situación lo requiera, dicha investigación la podrá efectuar un tercero especialista. De las diligencias efectuadas deberá dejarse constancia o relación escrita y archivarse todo documento o prueba recopilados en una carpeta destinada al efecto, la que tendrá el carácter de confidencial. El proceso de investigación definitivo no podrá exceder el plazo de 120 días, establecidos en el Reglamento de Sumarios Administrativos de ENAER, contados desde la designación del equipo de investigación encargado de llevar a cabo la misma. Dicho plazo podrá ser extendido por el mismo lapso, previa autorización del Presidente del Comité de Auditoría, por razones calificadas (sustentadas), por el número de días y ocasiones que lo estime necesario para asegurar su éxito. Terminada la investigación, la(s) persona(s) encargada(s) de ella emitirá(n), por escrito, un informe con las diligencias efectuadas, las pruebas recolectadas y las conclusiones acerca de los hechos denunciados y la participación en los mismos. Recibido el informe de investigación, el Directorio adoptará las medidas o sanciones que correspondan, pudiendo decretar medidas adicionales para recopilar mayores antecedentes, si lo considera acertado para una mejor toma de decisiones. El informe, las pruebas, medidas y sanciones deberán ser puestas en conocimiento del denunciante y el denunciado, en el caso de ser una denuncia anónima igualmente se debe indicar una dirección de correo electrónico para que se le dé a conocer el resultado de la investigación. El denunciado podrá pedir al Directorio, por una vez, la reconsideración de las medidas y sanciones decretadas, aportando nuevos antecedentes. 19

20 6. COMPONENTES DEL MPD d. Procedimiento de Denuncia y Sanciones Administrativas Internas... (Continuación) Sanciones La infracción a las normas que constituyen el MPD es considerada como incumplimiento a las obligaciones que impone el contrato de trabajo para los trabajadores y un incumplimiento a los acuerdos comerciales y contratos de prestación de servicios para los proveedores y prestadores de servicio. Lo anterior da origen a sanciones disciplinarias y/o administrativas, de acuerdo a lo dispuesto en el Código del Trabajo y en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, para el caso de los trabajadores. En lo que respecta al personal que preste funciones en cumplimiento de una destinación a esta Empresa, se aplicarán las normas y reglamentos establecidos en la entidad proveniente. Independiente de las medidas disciplinarias internas que la Empresa determine aplicar en caso de un incumplimiento del MPD, ésta realizará la persecución legal de quienes resulten responsables, aplicando las sanciones civiles y penales que determinen los Tribunales de Justicia conforme a la legislación vigente. 20

21 6. COMPONENTES DEL MPD e. Capacitaciones El Encargado de Prevención de Delitos realizará y/o coordinará capacitaciones permanentes al personal, con una frecuencia a lo menos anual, las que serán informadas con la debida anticipación y la asistencia a las mismas será obligatoria. Dichas capacitaciones, tendrán por objeto poner en conocimiento los protocolos, reglas y procedimientos del MPD, para que éstos puedan programar y ejecutar sus labores sin riesgo de verse involucrados en alguno de los referidos delitos. Además, se efectuará una inducción del MPD, a quienes se incorporen a la Empresa. Sin perjuicio de ello es responsabilidad de cada uno de ellos documentarse, instruirse y dar cumplimiento a las normas y procedimientos establecidos para estos efectos. Sin perjuicio de las capacitaciones que se llevarán a cabo, el Encargado de Prevención de Delitos se encontrará a disposición para conocer las dudas que éstos puedan tener, relativas a los procedimientos implementados, o para clarificar si una determinada conducta pueda efectivamente constituir un incumplimiento al MPD de ENAER. 21

22 6. COMPONENTES DEL MPD 6.4 Supervisión del MPD La evaluación del MPD se debe realizar mediante un proceso de supervisión continua que permita obtener información acerca del cumplimiento de los controles existentes y comprobar si el diseño del Modelo resulta adecuado respecto de las exigencias de la normativa aplicable. Esta evaluación permitirá la evolución del Modelo ante deficiencias y cambios externos o internos que puedan afectar a la Empresa, además de constituir una evidencia ante terceros respecto de la validez y eficiencia del mismo. El Encargado de Prevención de Delitos, dentro de sus funciones de monitoreo y evaluación del MPD, realizará las siguientes actividades: Monitoreo y Supervisión del MPD El Encargado de Prevención de Delitos, deberá verificar anualmente que los controles del MPD operan, de acuerdo a como fueron diseñados e implementados. Para lo anterior, se deberá establecer un plan de Trabajo del Encargado de Prevención de Delitos, que contemple la ejecución de auditorías y/o revisiones específicas para la verificación de la operación efectiva de los controles, la mitigación del riesgo de comisión de los delitos establecidos y la operación efectiva del MPD. Este Plan deberá definir las materias a revisar, el responsable, las frecuencias, etc. También deberá ser presentado al Directorio para su aprobación. El Encargado de Prevención de Delitos deberá apoyarse en Auditoría Interna para efectuar estas revisiones, de acuerdo a lo establecido en la letra c), Procedimientos de Administración y Auditoría de los Recursos Financieros, del presente Manual, así como en las otras revisiones que no estén consideradas y que tengan relación con la verificación del cumplimiento de las disposiciones de la Ley N

23 6. COMPONENTES DEL MPD Actualización del MPD El Encargado de Prevención de Delitos para realizar la actualización del MPD debe: Conocer nuevas normativas aplicables. Conocer los cambios relevantes de ENAER (por ej., adquisición de nuevos negocios, ampliación de productos, etc.) y/o industria en la que se encuentra inserta. Revisar los distintos eventos de riesgo identificados en las áreas y/o procesos de mayor exposición a la comisión de delitos de la Ley N Evaluar el diseño de los controles, en términos de cobertura y oportunidad. Evaluar la necesidad de efectuar mejoras en el Modelo de Prevención de Delitos, en función del seguimiento de las actividades de control. Las modificaciones al MPD se realizarán, en caso de ser aplicables, en base a los cambios internos y externos que incidan en la organización, asi como de los resultados de las auditorías y revisiones efectuadas. Dicha actualización se realizará de forma anual o cuando exista una causa justificada para ello, asociada a las condiciones de la actividad o modificaciones en la Ley. El Encargado de Prevención deberá proponer los cambios y/o actualizaciones que se realicen al MPD en los reportes semestrales para aprobación del Directorio de ENAER. 23

24 7 VALORES CORPORATIVOS 7. VALORES CORPORATIVOS Integridad. La integridad es la esencia del comportamiento individual, de la interacción entre miembros de la Empresa, y con miembros de otras empresas y organismos públicos y privados. En esta interacción, los empleados de ENAER deben ser probos, honestos, honrados y dignos de confianza, lo que se traduce finalmente en una actuación empresarial con apego a la legalidad y transparencia. Compromiso. Los empleados de ENAER son entusiastas en lo que hacen. Buscan siempre oportunidades para mejorar su trabajo, actuando de manera responsable para el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes, trabajadores, proveedores y la comunidad, de manera tal, que el éxito de la misma sea un reflejo de ia entrega individual y colectiva demostrada en su cumplimiento. Respeto y valoración de las personas. En ENAER se aprecia el valor de la diversidad, que representa la visión y experiencia de cada uno de los integrantes de la Empresa, donde la sana convivencia, dignidad, creencias, tradiciones y derechos son la base de las relaciones interpersonales y del crecimiento armónico como equipo. Excelencia. EI personal de ENAER se esfuerza por hacer las cosas bien, mantenerse con un espíritu de autocrítica y de mejoramiento continuo, con el objetivo de suministrar productos y servicios que cumplan con as expectativas de los clientes en cuanto a tiempo, costo, calidad y eficiencia en los procesos. 24

25 7. VALORES CORPORATIVOS Seguridad en el Trabajo. El personal de ENAER realiza su trabajo aplicando altos estándares de seguridad. La Empresa privilegia ía prevención y controla los riesgos para proteger a su personal, subcontratistas y la comunidad. El autocuidado caracteriza a la Empresa. Orientación al cliente. La Dirección de la Empresa se esfuerza por conocer y resolver los problemas del cliente, tanto del cliente final, como los dientes internos y de todos aquellos que cooperan en la relación empresa-cliente. En la Empresa se mantiene una actitud permanente de considerar las necesidades del cliente para incorporar este conocimiento a la forma específica de planificar las actividades. Trabajo en equipo. En ENAER se trabaja en equipo. Se fomenta la participación para enfrentar desafíos, y se comparte la información y los conocimientos cuando así se requiere, reconociendo la importancia que tiene la comunicación interna fluida y oportuna para lograr estos fines. Se trabaja colaborativamente y de manera integrada, sin defender ningún interés particular, sino buscando siempre el beneficio organizacional bajo la premisa que todos comparten objetivos comunes. 25

26 8. NORMAS DE CONDUCTA 8 NORMAS DE CONDUCTA DE LOS TRABAJADORES Con el propósito de prevenir los delitos de cohecho, se establecen las siguientes normas de conducta para el personal de ENAER. Regalos y/o Invitaciones ENAER rechaza y prohíbe la práctica del cohecho por su personal, asesores, contratistas y subcontratistas, en todas sus formas, cualquiera sea el acto u omisión que se busque obtener de parte del funcionario público involucrado. Es por ello, que la Empresa ha definido lo siguiente: Queda prohibido entregar o prometer entregar obsequios, donativos, ventajas o privilegios de cualquier naturaleza a funcionarios públicos o a sus parientes hasta el tercer grado de consanguinidad. También queda prohibido recibir obsequios, donativos, ventajas o privilegios de cualquier naturaleza de parte de funcionarios públicos. Se exceptúan de esta prohibición los regalos que autoriza la costumbre, tales como manifestaciones de cortesía y buena educación. 26

27 8. NORMAS DE CONDUCTA Entrega de obsequios y/o atenciones De forma excepcional el personal de ENAER pueden efectuar obsequios y/o atenciones a cargo de ENAER a los funcionarios públicos o quienes desempeñen funciones públicas con los que se mantengan relaciones con ocasión de las funciones de o para ENAER, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: Que la entrega de obsequios y/o atenciones se ajuste a esta política por ENAER, es decir, que sean regalos y/o atenciones que autoriza la costumbre, tales como manifestaciones de cortesía y buena educación; Que no sean dinero o valores representativos de dinero, cualquiera fuera el monto; Que no sean efectuados como condición para o retribución por actuaciones u omisiones en el ejercicio de sus funciones públicas; Que sean razonables y de conformidad con las prácticas comerciales; Que se encuentren debidamente autorizados, y correctamente registrados en los libros contables correspondiente, y Que no sean obsequios de carácter individual, hacia una persona determinada, sino a la respectiva institución o repartición. Informar al EPD. Es preciso evitar incurrir en actuaciones que den la imagen de ofrecer un incentivo inapropiado, o un soborno, o de involucrarse en cualquier otra actividad que pueda ejercer una influencia indebida en el criterio de quien tome una decisión. 27

28 8. NORMAS DE CONDUCTA Autorizaciones Los obsequios y/o regalos de cortesía y buena educación, deberán ser autorizados por el Director Ejecutivo. Fiscalización del Encargado de Prevención de Delitos Mediante los procedimientos de auditoría el Encargado de Prevención de Delitos o quién designe este para realizar esta labor, verificará con a lo menos una frecuencia anual que no existan obsequios entregados distintos de los autorizados, según lo señalado precedentemente, dejando evidencia de ello mediante la emisión de un informe dirigido al Directorio dando cuenta de los hechos y antecedentes de aquellas situaciones irregulares a objeto que se forme un juicio objetivo y adopten las medidas correspondientes, entre las que cabe considerar informar a las autoridades competentes. Las disposiciones e indicaciones, sobre Regalos y/o Invitaciones que forman parte del MPD, se encuentran adjuntas y contenidas en un documento independiente del presente Manual denominado Política de Donaciones. 28

29 8. NORMAS DE CONDUCTA Forma de relacionarse y/o interactuar con los funcionarios públicos La relación con los funcionarios públicos debe establecerse dentro de la Política de Interacción con Funcionario Público de ENAER que rija su actuar. Las comunicaciones con los funcionarios públicos deben conducirse de acuerdo a los procedimientos, conductos, canales y formularios establecidos al efecto. Las disposiciones e indicaciones de detalle, sobre la forma de relacionarse con los Funcionarios Públicos que forman parte del MPD, se deberan incluir en los procedimientos y protocolos de detalle. 29

30 I. MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS Ley D. VIGENCIA DEL MPD y PUBLICACIÓN 9 VIGENCIA DEL MPD Este Manual tiene vigencia indefinida a contar de la fecha en que sea aprobado por el Directorio de ENAER. 10 PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN El presente Manual se encontrará publicado para el conocimiento y difusión de todo el personal, y será entregada una copia contra firma de recepción conforme a cada uno de ellos, cuyo formulario se encuentra adjunto a continuación. Adicionalmente, se deberá incorporar dentro de las condiciones contractuales con asesores, proveedores, contratistas y sub-contratistas, durante los procesos de contratación, revisión y renovación de contratos vigentes. 30

31 I. MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS Ley D. VIGENCIA DEL MPD y PUBLICACIÓN CONFIRMACIÓN RECIBO MANUAL DE PREVENCIÓN DEL DELITO Manual de Prevención de Delitos Ley Confirmación Recibo Manual de Prevención del Delito En mi carácter de (señalar cargo) declaro: Asumir el compromiso de cumplir con las normas incluidas en este Manual de Prevención de Delitos y con toda otra norma complementaria que se emita periódicamente. Firma. Nombre Completo / RUT. Fecha. Empresa Nacional de Aeronáutica de Chile 31