GUÍA DE AUTOARCHIVO DE E - ANAQUEL

Transcripción

1 GUÍA DE AUTOARCHIVO DE E - ANAQUEL E - Anaquel almacena productos digitales elaborados o financiados por COLCIENCIAS. Se pueden encontrar documentos institucionales y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, material audiovisual, producción editorial y otros documentos de formatos digitales muy variados. El contenido de E Anaquel está organizado en Comunidades, Subcomunidades, y Colecciones. Cada Colección puede contener un número ilimitado de documentos o items. Depositar los documentos en E - Anaquel favorece la perdurabilidad de estos, porque se conservan en un único lugar. Por otra parte, la visibilidad de los documentos mejora porque cada uno tiene una URL permanente, que facilita su localización a través de los buscadores de Internet y potencializa la visibilidad de sus autores. Para depositar los documentos se emplea la modalidad de autoarchivo, proceso por el cual el propio autor es quien deposita los documentos en el RI de Colciencias. Para depositar (autoarchivar) los documentos en E - Anaquel, el autor debe estar registrado y autorizado por el administrador del Repositorio. Mi Repositorio es la página personal de cada autor a la que necesita registrarse. En esta página podrá: Depositar (autoarchivar) un nuevo documento. Ver sus documentos depositados (autoarchivados). Ver sus documentos en proceso de revisión. Ver a los grupos de administración de los que es miembro Realizar las suscripciones a alertas de novedades. Los usuarios externos solo podrán consultar el material y/o inscribirse en Mi Repositorio para recibir un correo electrónico cada vez que se deposite un documento en la colección que se suscriba y recibir las novedades vía RSS. Para registrarse por primera vez, ha de entrar en "Mi Repositorio", hacer click en usuario nuevo, y seguir las instrucciones que allí se indican. El programa pedirá unos datos, entre ellos una contraseña. La dirección del correo electrónico debe incluir el alias y el dominio, por ejemplo: usuario@colciencias.gov.co

2 Una vez registrado, ya podrá acceder a su página personal, a través del correo electrónico, y la contraseña que haya elegido. Antes de iniciar el proceso de depósito (autoarchivo) debe tener en cuenta los siguientes requisitos: 1. Solicitar la autorización para depositar el documento en determinada colección. 2. Autorizar la publicación y divulgación del documento en E - Anaquel, de acuerdo a la política de propiedad intelectual de Colciencias. 3. Consultar y cumplir con los requisitos técnicos de la presentación de los documentos. Depositar documentos Cómo detener el envío: En cualquier fase del proceso puede parar y guardar su trabajo para continuar más tarde. Simplemente ha de hacer click en la opción "Cancelar/Guardar", que aparece en la parte baja de la página. Los datos que introduzca serán almacenados hasta que se vuelva a cargar el documento. Recuerde que en la página de "Mi Repositorio", se encuentra el proceso de depositar el documento. Si por error sale del proceso siempre puede acudir a "Mi Repositorio".

3 PARA EMPEZAR A DEPOSITAR DOCUMENTOS Una vez registrado dentro de Mi Repositorio haga clic en comenzar nuevo envío Envío: Elegir Colección dónde depositar documento paso 1 Elija la colección sobre la cual tiene permisos como depositante y haga clic en el botón siguiente : En la parte superior de la página se encuentra un diagrama, formado por 9 óvalos, que representan los pasos a seguir a la hora de depositar un documento. A medida que se van introduciendo los datos, estos óvalos cambian de color, indicando siempre en la fase del proceso en el que se encuentra. Hay que tener en cuenta que durante todo el envío es posible volver a cualquier paso anterior y modificar o revisar lo que sea necesario. Seleccionar la colección en la que desea incorporar el nuevo documento mediante el desplegable, y pulsar "Siguiente" Para depositar un documento en la colección, debe estar autorizado por el administrador. Si no tiene permiso para depositar documentos en la colección, por favor contacta con el administrador.repositorio@colciencias.gov.co Haga click en el botón "Siguiente" para continuar, "Anterior" para volver a la página anterior, o en "Cancelar/Guardar" para parar el envío o guardar los datos.

4 Depositar documentos : Comienzo de la descripción paso 2 Marcar la casilla o casillas que correspondan al documento que se está depositando: * El documento tiene más de un título, por ejemplo, título traducido - Algunas veces un documento puede tener más de un título, quizás una abreviatura, un acrónimo, o un título en otro idioma. Si éste es el caso, haga click sobre el botón izquierdo de la opción. * El documento contiene más de un archivo - Un documento puede estar compuesto por más de un archivo, por ejemplo cuando tiene anexos. Si éste es el caso, haga click sobre el botón izquierdo de la opción. Si ninguna opción corresponde con el documento que se está depositando, no hay que seleccionar ninguna y hacer click directamente sobre el botón Siguiente. Hay que tener en cuenta que durante todo el proceso de envío es posible volver a cualquier fase anterior y modificar o revisar lo que sea necesario. Se deben utilizar las opciones ovaladas que aparecen en la parte superior de la pantalla durante todo el proceso. Descripción del documento - paso 3 La información que se debe rellenar en las tres pantallas siguientes corresponderá a los metadatos del documento depositado. La riqueza en los metadatos hará que el documento sea más fácil de recuperarse, por ello se aconseja tomarse tiempo en elegir los campos más adecuados. Título: Campo obligatorio: introduce el título completo y si tiene el subtítulo sepárelo con dos puntos (:). Otro Título: (esta opción aparece sólo si se ha indicado en la primera página). Introducir aquí el otro título, por ejemplo, título en otro idioma, una abreviatura, un acrónimo.

5 Fecha: Campo obligatorio: ingrese el mes, día y año de publicación del documento. Autor: Campo obligatorio: Persona, organización o servicio responsable de la creación del contenido del documento. Se puede hacer click en "Añadir más" si fuera necesario (si hay más de un autor). Campo opcional: Ingrese el del autor. Otros colaboradores: Campo opcional: Apellidos y nombres de otros colaboradores de la obra, diferentes de los autores. Palabras clave (Materias): Campo obligatorio: Introducir todas las palabras clave necesarias para describir su documento, desde las más generales a las más específicas. Cuantos más términos use, más posibilidades tienen los usuarios de encontrar el documento en su búsqueda por materias. Utilice un cuadro de texto para cada palabra clave. Puede añadir más cuadros de texto presionando el botón Añadir más. Key Words (Materias en inglés): Campo opcional: Introducir todas las palabras clave en inglés necesarias para describir su documento, desde las más generales a las más específicas. Resumen: Campo obligatorio: Introducir en el cuadro de texto el resumen del documento en el idioma principal, correspondiente al idioma seleccionado anteriormente. Max. 250 caracteres. Abstract: Campo opcional: Introducir en el cuadro de texto el resumen del documento en inglés, si este no fue el idioma principal. Max. 250 caracteres. Patrocinadores: Campo opcional: Si el documento que esta introduciendo es el producto de una investigación patrocinada, se puede poner aquí la información de los patrocinadores. Tipo del documento: Campo obligatorio: Seleccionar el tipo de trabajo (o género) que mejor se ajuste a su documento, según el listado desplegado que es compatible con Biblioteca Digital Colombiana. Versión del documento: Campo opcional: Si se trata del documento que puede tener diferentes versiones, como es el caso de artículo científico, por favor indíquelo, sino asigne la opción No aplica al tipo del documento. Entidad editora: Campo opcional: Introducir la información sobre la entidad que editó el documento.

6 Idioma: Campo opcional: Seleccionar el idioma del menú desplegable. Si hay más de un idioma se puede repetir el elemento tantas veces como fuera necesario. Formato de archivo: Campo opcional: Seleccionar el formato del menú desplegable. Citación: Campo opcional: Introducir la información de la cita del documento, si fuera un artículo de revista o la parte de un trabajo, como por ejemplo el capítulo de un libro. Si es un artículo de revista, incluir el título de la revista, el volumen y numero, la fecha y las páginas. Si es el capítulo de un libro, incluir el título del libro, el lugar de la publicación, el editor, fecha y páginas. Derechos de acceso: Campo opcional: Introduzca la información sobre el acceso que tendrá el documento, se recomienda asignar el Acceso abierto al contenido. Periodo de restricción (embargo): Campo opcional: Si en el campo anterior Usted señaló la opción restringido por un tiempo determinado, ingrese el tiempo de restricción. Si no ha escogido esta opción deja esta casilla por defecto no aplica. Envío : Subir un archivo paso 4 Pulse el botón "Examinar" para subir el fichero correspondiente al documento. Aparecerá una nueva ventana en la que podrá localizar y seleccionar el archivo. Por favor, tenga en cuenta que el sistema puede preservar el contenido de ciertos tipos de ficheros mejor que otros. La información sobre los tipos de ficheros y los niveles de soporte para cada uno están disponibles. Descripción del Archivo Si al principio del envío has especificado que tenías más de un archivo que depositar, deberás proporcionar una breve descripción de los contenidos de este fichero. Esta información ayudará al usuario a entender que información es cada documento, por ejemplo "Artículo principal" o "Anexo". Cliquea en el botón "Siguiente" para continuar, "Anterior" para volver a la página anterior, o en el botón "Cancelar/Guardar".

7 El archivo ha sido subido correctamente Después de subir un archivo, aparece una pantalla indicando que el documento ha sido subido correctamente. Puede verificar que el archivo(s) ha sido subido correctamente a partir de: * Haciendo clic en los nombres de los ficheros para comprobar los contenidos. * El sistema puede calcular un checksum que usted puede verificar. Si sólo has subido un archivo, hacer click en "Siguiente" cuando se esté seguro que el archivo ha subido correctamente. Si estás subiendo más de un archivo, hacer click en "Añadir otro archivo" (esta opción aparece si anteriormente se informó que el documento estaba formado por más de un archivo). Cuando Usted está seguro que todos los archivos han subido correctamente, hacer click sobre el botón "Siguiente". Envío : Verificar el envío paso 5

8 Esta página permite revisar la información que fue introducida hasta el momento en la descripción del documento. Para corregir o editar información, haga click en el botón correspondiente del lado derecho o utilice los botones ovalados localizados en la barra de progreso para recorrer las páginas del envío de depósito. Cuando esté seguro de que el depósito es correcto, haga click en el botón Siguiente para continuar. Puede comprobar de forma segura los ficheros que ha subido, descargándolos en su ordenador, se abrirá una nueva ventana para visualizarlos. Envío : Asignación de Licencia paso 6 Por favor, lea la licencia despacio. Si tiene alguna pregunta contacta con el Administrador del Repositorio. Para que el documento pueda ser publicado en E - Anaquel, ES NECESARIO que Usted autorice la divulgación del documento que ha ingresado, de acuerdo a la política de propiedad intelectual de Colciencias. Para aceptar la licencia debe hacer clic en el botón acepto la licencia. El no aceptar la licencia de distribución hará que el documento no sea visible de manera pública sino que permanezca en su espacio "Mi Repositorio". En cualquier momento, si lo desea, puede aceptar la licencia o borrar definitivamente de E- Anaquel los datos del documento. Envío : Asignación de Licencia Creative Commons (OPCIONAL)

9 Adicionalmente y de manera opcional, Usted puede seleccionar una licencia Creative Commons, para indicarle a un usuario que desea utilizar su documento, bajo qué condiciones de uso y distribución lo puede hacer. E Anaquel recomienda las Licencias Creative Commons, organización internacional sin ánimo de lucro, cuya finalidad es la difusión del conocimiento y de la cultura a través de la creación de licencias con las que los creadores pueden indicar qué usos permiten y cuales no, en relación a sus obras publicadas en Internet. En este sentido, una licencia Creative Commons es un modelo de contrato recomendado para poner información en régimen de consulta libre en la Web, facilitando el uso, aunque al mismo tiempo salvaguardando la atribución de la obra al autor e impidiendo una posible utilización comercial sin permiso. Si Usted no desee adoptar esta licencia, haga clic en el botón No asignar licencia Creative Commons. Si, de lo contrario, quiere acogerse a esta licencia, seleccione el tipo de licencia de su preferencia y haga clic en el botón Escoja una licencia. Si se acogió a una licencia creative Commons otorgando los permisos que usted considera pertinentes, se mostrará en pantalla el tipo de licencia que usted seleccionó, debe hacer clic en proceed para asignar la licencia. Este procedimiento se realiza en el sitio oficial de creative commons, Envío : Envío completo Cuando se finaliza el proceso de envío, el usuario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole al respecto. Este correo contiene el handle asignado al documento. Para comprobar el estado del envío mirar en la página Mi Repositorio. Handles Desde que su documento pasa a formar parte del repositorio Dadun, automáticamente se le asigna una URL, ésta recibe el nombre de URI. Este identificador es permanente y no cambiará si el sistema migra a un nuevo equipo, o si se producen alteraciones en el sistema. Recibirá la URL persistente a través de correo electrónico. E - Anaquel mantiene la integridad del identificador, haciendo que sea más segura a la hora de referirse a este documento en una cita. Los URI persistentes son registrados con el sistema Handel System, un sistema para atribuir, administrar y resolver identificadores persistentes, más conocidos como Handles, para documentos digitales y otros recursos en Internet. El sistema Handel System es gestionado por la Corporation for National Research Initiatives (CNRI), que realiza, apoya y promueve investigaciones de interés público.

10 Para mayor asistencia... Para más información o realizar comentarios escríba a administrador.repositorio@colciencias.gov.co. Para información general y noticias sobre DSpace, visita DSpace Website.