DGC SISTEMA PARA EL SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. Dirección General de Planeación

Transcripción

1 SISTEMA PARA EL SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Dirección General de Planeación

2 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRAL La es la máxima casa de estudios en el Estado, que a través de la mejora continua en sus procesos educativos y operativos le permiten formar egresados comprometidos al desarrollo de la sociedad en general, avanzando en el posicionamiento internacional establecido en la misión y visión institucional, de forma paralela se potencializa el desarrollo sostenible, la seguridad y el bienestar de la comunidad universitaria.

3 OBJETIVO DEL SISTEMA INTEGRAL Propiciar que el Sistema Integral de Gestión Institucional a través de sus procesos aporte valor al cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional para potencializar la calidad del nivel académico y la mejora de las actividades administrativas de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo a través de los estándares internacionales de: Calidad Medio Ambiente Responsabilidad Social Seguridad y Salud Ocupacional

4 INTRODUCCIÓN La siguiente presentación es una herramienta de apoyo para las dependencias de la que permite conocer los elementos del Sistema para el Seguimiento del Sistema Integral de Gestión Institucional, así como identificar con anticipación a su llenado la información que será requerida y con ello realizar una captura mas eficiente y rápida. En caso de tener alguna duda comunicarse a esta dirección para brindarle el apoyo necesario.

5 1. Para poder tener acceso al sistema es importante mencionar que solo puede hacerlo a través de un equipo de cómputo que este dentro de la red e instalaciones universitarias. 2. La liga de acceso es la siguiente: 3. Una vez que se abre la pantalla del sistema le solicitara un usuario y password los cuales se los proporciona la Dirección de Gestión de la Calidad.

6 NOTAS GENERALES PARA EL MANEJO DEL SISTEMA Nota 1: Si la dependencia no está considerada en el PDI, deberá colocar los compromisos que esta misma haya establecido. Nota 2: Para poder enviar a revisión la información deberá llenar completamente el campo, recuerde que de no ser así la información no será enviada y está se perderá. Nota 3: Para el campo CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN deberá llenar completamente el Contexto Interno y el Contexto Externo y posteriormente seleccionar la opción ENVIAR A REVISIÓN, de lo contrario no se guardará la información.

7 1. En la primera pantalla podrá ver en la parte superior izquierda el nombre de su dependencia y de lado derecho la opción TERMINAR SESIÓN. 2. La parte inferior muestra dos recuadros con las siguientes opciones: En este recuadro podrá crear un nuevo registro. En este recuadro podrá crear sus registros de acciones de mejora o correctivas.

8 1. En el bloque de NUEVO REGISTRO podrá visualizar en la parte izquierda el menú de los campos a llenar y el orden que deberá seguir. 2. En la parte derecha esta la bienvenida al sistema y la Cadena de Valor de la UAEH donde se muestran los 9 macro procesos institucionales. 3. En la parte inferior derecha podrá encontrar los botones de navegación para avanzar al siguiente campo de llenado.

9 1. En el campo INICIO se solicita colocar la información de los compromisos en el PDI que le corresponde cumplir a la dependencia. Nota 1: si la dependencia no esta considerada en el PDI, deberá colocar los compromisos que esta misma haya establecido. 2. Información solicitada: 1. Nombre del macroproceso al que pertenece la dependencia. 2. Nombre del programa del Plan de Desarrollo Institucional que aplica a la dependencia. 3. Nombre del subprograma del Plan de Desarrollo Institucional que corresponde a la dependencia. Si no está considerada seguir la Nota Nombre del objetivo del Plan de Desarrollo Institucional que corresponde a la dependencia. Si no está considerada seguir la Nota Nombre de la coordinación o dirección general a la que pertenece la dependencia. 6. Nombre de la dependencia. 3. En la parte inferior deberá seleccionar el recuadro de ENVIAR A REVISIÓN. Nota 2: para poder enviar a revisión la información deberá llenar completamente el campo, recuerde que de no ser así la información no será enviada y está se perderá. 4. En la parte inferior derecha podrá encontrar los botones de navegación para avanzar al siguiente campo de llenado.

10 1. En el campo MAPA DEL PROCESO se solicita adjunte él o los mapas de procesos de la dependencia en formato (.ADL). 2. En la parte inferior deberá seleccionar el recuadro de ENVIAR A REVISIÓN. Se debe aplicar la Nota En la parte inferior derecha podrá encontrar los botones de navegación para avanzar al siguiente campo de llenado.

11 1. En el campo CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN se solicita colocar las cuestiones internas y externas que afectan positiva o negativamente a la dependencia en el logro de los resultados. Nota 3: Para este campo deberá llenar completamente el Contexto Interno y el Contexto Externo y posteriormente seleccionar la opción ENVIAR A REVISIÓN, de lo contrario no se guardará la información. 2. Para poder iniciar la captura de la información deberá seleccionar el primer recuadro CONTEXTO INTERNO.

12 1. En el campo CONTEXTO INTERNO se solicita colocar la información de las cuestiones relativas a la propia organización que impactan positiva o negativamente a él o los procesos. 2. Información solicitada: 1. Cambios de legislación universitaria. 2. Cambios organizacionales. 3. Infraestructura física y tecnológica. 4. Cambios en los servicios. 5. Cambios en la academia. 6. Cambios en el impacto ambiental. 3. Una vez finalizada la captura de los campos del CONTEXTO INTERNO, deberá desplazarse a la parte superior y seleccionar el campo de CONTEXTO EXTERNO.

13 1. En el campo CONTEXTO EXTERNO se colocan las cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local. 2. Información solicitada: 1. Cambios de legislación. 2. Actualización Tecnológica. 3. Servicios Externos. 4. Afectaciones Naturales. 5. Aspectos Ambientales. 3. Una vez finalizada la captura de ambos campos deberá seleccionar la opción ENVIAR A REVISIÓN. Considerar Notas 2 y 3.

14 1. En el campo CLASIFICACIÓN DE RIESGOS se solicita colocar la información de los riesgos potenciales del sistema enfocados a los siguientes aspectos: 1. Riesgos Ambientales. 2. Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional. 3. Riesgos de Calidad. 4. Riesgos de Responsabilidad Social. 2. Para iniciar el llenado de este campo seleccione la primera opción RIESGOS AMBIENTALES y continuar así hasta complementar el campo de RIESGOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL y le permita seleccionar la opción ENVIAR A REVISIÓN. Considerar las Notas 2 y 3.

15 1. En los campos de riesgos se solicita colocar la información de los posibles eventos y/o sucesos imprevistos ya sea positivos o negativos que no se haya considerado en la planeación de la dependencia y que generen algún cambio o impacto en el logro de los objetivos y metas. Información solicitada de los riesgos al sistema, al proceso y a los requisitos legales: 1. Descripción del riesgo. 2. Frecuencia. 3. Severidad. 2. En la parte inferior deberá seleccionar el recuadro de ENVIAR A REVISIÓN. Considerar las Notas 2 y 3.

16 1. En el campo RIESGOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL se solicita identificar los posibles riesgos de corrupción al sistema, proceso y requisitos legales. 2. Para cada riesgo detectado y evaluado se debe elaborar una acción a través de este mismo sistema en el botón REGISTRO DE ACCIONES y dar el seguimiento correspondiente a la misma.

17 1. En el campo CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y/O SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE se debe especificar cual o cuales son los servicios o productos no proporcionados por la institución o su dependencia y se requiere una colaboración externa para el adecuado desarrollo de su proceso. 2. Si es el caso de que no se requiera de un proveedor externo para el desarrollo de su proceso, se deberá especificar el motivo. Considerar las Notas 2 y 3.

18 1. En el campo PRESERVACIÓN se debe colocar el producto o servicio que resguarda dentro de su proceso, así como la temporalidad de resguardo. 2. Si es el caso de que no se realice el resguardo dentro de su proceso, se tiene que especificar la razón por la cual no se hace. Considerar las Notas 2 y 3.

19 1. En el campo ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO se debe colocar las actividades de seguimiento una vez que se ha prestado el servicio o entregado el producto. 2. Se pueden agregar varias actividades posteriores a la entrega del producto o servicio, de acuerdo con lo establecido en los procesos de cada dependencia. Considerar las Notas 2 y 3.

20 1. En el campo INDICADORES se deben incluir los indicadores establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional, los establecidos en el o los procesos de la dependencia y los de aplicación a su Sistema, mismos que deben ser registrados. 2. Se deben completar los siguientes campos: Nombre del Indicador Fórmula de cálculo Descripción de variables Unidad de medida Periodicidad Metas

21 1. En el campo CICLO DE VIDA se debe especificar desde que parte del proceso el producto o servicio a brindar se controla por parte de la dependencia; puede ser desde su creación hasta su disposición final. 2. Se deben completar los siguientes campos: Generación de materia prima Diseño de materia prima Producción de materia prima Transporte del producto Uso del producto Tratamiento del producto Disposición final

22 1. Al termino de la captura de la información y una vez que esta es aprobada por la Dirección de Gestión de la Calidad el sistema le permitirá generar un documento en formato PDF el cual debe ser publicado en el micro sitio de la dependencia.

23 DGP Dirección de General de Planeación UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO Dirección General de Planeación EXT: 2776 A LA 2778, 4579