ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A. E.S.P

Transcripción

1 Informe Ejecutivo Anual Estado Control Interno Año 2014 Dando cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Ley 87 de 1993 y de conformidad con el Decreto 2145 de 1999.

2 DIVISION CONTROL INTERNO Ejecutivo Anual 2014 Dando cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Ley 87 de 1993 y lo establecido en el Decreto 2145 de 1999, La División Control Interno de la Sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A. E.S.P., presenta Informe detallado de avances en cada uno de los dos (2) Módulos de Control (Módulo de Planeación y Gestión Módulo de Evaluación y Seguimiento) y Eje Transversal: (Información y Comunicación) del Modelo Estándar de Control Interno MECI, conforme al Decreto 943 de mayo 21 de 2014.

3 Modelo Estándar de Control Interno MECI

4 1. Módulo: Planeación y Gestión 1.1 Componente de Talento Humano: Acuerdos, compromisos o p rotocolos éticos, desarrollo del Talento Humano. 1.2 Componente de Direccionamiento Estratégico: Planes Programas y Proyectos Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Indicadores de Gestión Políticas de Operación. 1.3 Componente Administración del Riesgo 2. Modulo: Evaluación y Seguimiento 2.1 Componente Auto Evaluación Institucional 2.2 Componente de Auditoria Interna 2.3 Componente Planes de Mejoramiento 3. Eje transversal Información y Comunicación

5 1. Módulo: Planeación y Gestión 1. F O R T A L E Z A S La consolidación de este Módulo se ha logrado con el apoyo y compromiso de la alta Dirección de la Empresa en cabeza del señor Gerente, quien fortaleció la División Control Interno con personal competente y proactivo, que vienen contribuyendo al mejoramiento del Proceso Control de Gestión. Igualmente se ha planificado y consolidado la competencia de todo el personal, ajuste del Manual de Funciones y Perfil por Competencias en cuanto a educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas para cada cargo, también el diagnóstico y diseño de los Planes de Capacitación y Certificación de Competencias Laborales de cuya ejecución se han logrado avances importantes en la Certificación de Normas de Competencia Laboral que permiten mejorar no solo el desempeño en el desarrollo de las funciones sino que contribuyen también a mejorar índices operativos. Se cuenta con trabajadores comprometidos, existencia de programa de capacitación, programas de bienestar social, evaluación del desempeño y programa de inducción y re inducción, cumplimiento a las políticas de Talento Humano, compromisos y tareas frente a los objetivos institucionales, modelos de gestión, difusión de los códigos de ética y código de buen Gobierno; aprobados e incorporados en el Manual de Calidad, socializado a todo nivel, liderado por la División Relaciones Industriales y divulgados a través de la Intranet. Ejecución del Plan de Gestión y Resultado, mediante evaluación a los Planes de Acción de los 19 Procesos en tres Rendiciones de Cuentas Trimestrales realizados en plenarias de Comités de Gerencia Ampliados, dando a conocer el avance de actividades y los indicadores del Proceso. En conjunto con la Subgerencia de Planeación y Estudios, se plantearon las bases para continuar el trabajo de Prevención y Lucha contra la Corrupción, definiendo el Plan Anticorrupción y ejecución del cronograma y la aplicación de iniciativas que promuevan la transparencia en la Empresa. La Secretaria General realizó seguimiento y control a la Agenda Institucional que se viene cumpliendo, además se interactúa como soporte jurídico en el fortalecimiento Institucional. La Alta Dirección gestiona y coordina la implementación de nuevos negocios y la consecución de recursos, para asegurar las obras de gran impacto en el Municipio de Popayán, se promovieron Sesiones permanentes de Comités de Gerencia reducidos, para asumir los nuevos negocios, resaltando la reposición de redes de

6 alcantarillado con FINDETER por la transparencia y eficiencia operativa de la Empresa. Los procesos de Gestión Documental y los protocolos de servicios aprobados, cuentan con el análisis normativo y la articulación con las políticas de Gobierno en Línea, transparencia, Sistema de Gestión de Calidad, MECI y Ley de Archivos, se cuenta con nuevo enfoque de la estructura organizacional, se actualizaron los indicadores de: Primer y Segundo Nivel de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) y del Sistema de Indicadores institucional, con base en el informe Diagnóstico a los Indicadores, emitido por la División de Control Interno. Se viene trabajando en la construcción de nuevos indicadores para la medición de la Gestión Institucional, Actualización del Manual de Calidad, disponible en el proceso de Direccionamiento Estratégico en Versión 5.0, se actualizaron las Políticas de los procesos de Gestión Documental y Gestión del Talento Humano, administración del Riesgo y Controles establecidos en la Empresa, se evaluaron los 19 Procesos en la Versión 5.0 vigente, al igual que la formulación de controles, contamos con un avance en la revisión de la calificación a 9 Procesos para la Versión D E B I L I D A D E S Actualización a la calificación de los Riesgos, revisar la Política de Administración del Riesgo y Controles establecidos en la Empresa, culminar con los 10 Procesos restantes para la Versión 6.0. Mayor divulgación, socialización en los grupos MECI y procedimentales de los resultados alcanzados y en las actualizaciones de los mapas de riesgo por procesos. Revisar y actualizar la efectividad de los controles a los Riesgos, incluyendo los de anticorrupción e incorpóralos al Sistema de Administración de Riesgos. Mantener actualizados los documentos institucionales, formatos generales y propios de cada proceso por cambios y ajustes en competencia y dinámica empresarial.

7 2. Módulo: Evaluación y Seguimiento 1. F O R T A L E Z A S Capacidad institucional de la Empresa para asegurar el cumplimiento de estas directrices, implementado desde la vigencia 2010 el modelo de Planes de Acción por Procesos en concordancia con el Modelo de Operación por Procesos, con ventajas como la facilidad para valorar el desempeño de los mismos e implementar Acciones de Mejora de manera oportuna. El Proceso de Control de Gestión participó en las inducciones y reinducciones a los nuevos Directivos y/o trabajadores con temas y actividades institucionales y de autocontrol, adelantados por la División Relaciones Industriales. La Contraloría Municipal de Popayán realizó dos (2) Auditorias especiales de tipo transversal (varias entidades), producto de estas Auditorías, se suscribieron dos (2) Planes de Mejoramiento en ejecución. Las encuestas, como instrumento de evaluación, fueron ajustadas y llevadas a Comité de Gerencia en la Rendición de Cuentas del Proceso de Facturación y Cobranzas. Se llevaron a cabo los 06 Comités de Coordinación de Control Interno, dando a conocer la Gestión de la División Control Interno 2014 y los seguimientos a las tareas pendientes realizadas a partir del Comité anterior. En el Programa de Auditoria, período 2014, se ejecutó el programa de auditoria en un 95% alineado al Plan de Acción, resaltando los siguientes informes: Ejecutivo Anual, Control Interno Contable, Sistema Integral de Auditoria SIA, Informe de Gestión del Proceso, derechos de Autor y uso legal de Software, 3 Informe pormenorizado de Control Interno, 2 diagnóstico de la actualización del MECI, según Decreto No. 943 de 2014 anexos 4 y 5 en julio y diciembre respectivamente, 3 Informe de seguimiento al trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos que ingresaron a la Empresa por la oficina de Atención al Usuario, 3 informe de seguimiento a los turnos de operadores de las Plantas de Tratamiento El Tablazo, Palace y Tulcán, para el I, II y III Trimestre, austeridad en los gastos, Sistema de Comunicaciones, encuestas de Satisfacción al Usuario, Auditoria Exprés, Plan Anticorrupción, seguimiento a la Agenda Institucional y al Cronograma de cumplimiento Institucional. Seguimiento permanente a la contratación por parte de un Tablero de Control a las vigencias 2013 y 2014, con 8 reportes en la presente anualidad, control permanente, seguimiento y evaluación al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, resultado publicado x Intranet a través de una Auditoria Exprés.

8 Visitas a Dependencias y frentes de trabajo: El personal de la División Control Interno, realiza fomento de la cultura autocontrol, bajo el esquema Control Interno somos todos y aplica en todas las actividades que se realizan, incentivado en trabajadores y líderes de los Procesos, el cumplimiento legal de sus funciones y procedimientos, empoderarlos al cumplimiento de sus obligaciones como parte fundamental de nuestra gran Empresa. Campaña de sensibilización y aprovechamiento de herramientas, para el manejo de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR), formación de ciudadanos digitales a más del 70% de los trabajadores, se aplicó la evaluación al desempeño, logrando consolidar los Planes de Mejoramiento Individuales. Realización de Auditorías de Gestión a los Planes de Acción, Rendición de Cuentas, Auditoría Financiera, Auditorias del Sistema de Gestión de Calidad, legalidad, riesgos, contratación y al Sistema Unificado de Información SUI, seguimiento permanente a la Contratación, periodos 2013 y Seguimientos a los Planes de Mejoramiento con ICONTEC, en los resultados de la Auditoria de la Recertificación del Sistema de Gestión de Calidad, se revisaron 09 Acciones, cerrando 6 y pendientes de cumplimiento 3, cerradas posteriormente. En la Gestión Financiera: En este Plan de Mejoramiento, se revisaron 02 Acciones, cerrando 1 y pendiente por cerrar 1. Se revisaron Acciones que se han llevado a cabo, para subsanar los Hallazgos detectados en las Auditoria Internas de Calidad, realizada al Proceso de Medición y Análisis de la Subgerencia de Planeación y Estudios y la Oficina de Calidad, realizando el cierre de los Planes de Mejoramiento vigencia 2012 y 2013 y se abrió un (1) Plan de Mejoramiento para el D E B I L I D A D E S Redefinir y optimizar las encuestas del Portal WEB, plantear su uso con contraseñas o código, evitando así que los cibernautas de otras ciudades y países, califiquen los servicios afectando los resultados. Socializar y optimizar el sistema de encuestas de las facturas de pago por parte del Responsable del Proceso, capacitar y acompañar al personal de Lectores, auxiliares de AIS, sobre manejo de encuestas y el gran compromiso que se tiene en su diligenciamiento y tabulación de los resultados.

9 3. Eje transversal Información y Comunicación 1. F O R T A L E Z A S Se cuenta con un programa de Gobierno en Línea bien definido, con responsabilidad en su implementación activa y empoderada para su desarrollo, proyecto fundamental de la alta Dirección, donde se han definido políticas de Cero Papel y la implementación de trámites y servicios y el Portal de la Empresa. Con amplios canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica, donde resaltamos como principal canal escrito el SINAP, por medio del cual se recibe y tramita toda la correspondencia interna y externa que maneja la Empresa, desagregadas por procesos con trazabilidad y un buen sistema de archivo, resaltando la atención a los Derechos de Petición con respuestas antes de los diez días como política interna. De otra parte, frente al tema de la recepción y trámite de Quejas y Reclamos, el grupo de Atención al Ciudadano, presentó Informe, sobre actualización de canales de Atención Quejas, Reclamos y Denuncias de actos de corrupción, correspondiente al periodo evaluado, destacando la disminución a los indicadores de PQR. La alta Dirección, ejecuto el proyecto del nuevo punto de Atención al Usuario, local externo, como canal presencial, remodelado y fortalecido con recurso humano calificado y equipado con inmobiliario de alta tecnología, donde se resalta capacitación y entrenamiento del personal. Contamos con canales virtuales, donde prevalece el Chat temático, participación en Redes Sociales (Facebook y Twitter) Página WEB de la Empresa ( Se definieron políticas institucionales de racionalización del gasto formulando, desarrollando la política Cero Papel alineada a la política ambiental de reciclaje.

10 2. D E B I L I D A D E S Propuesta de optimización de la Política de Comunicación: En Comité de Gobierno en Línea, concertar con los responsables de redes sociales, una comunicadora, para que lidere el sistema de información y comunicación, utilización óptima de los medios de comunicación internos y externos, Plan de medios de comunicación para la Empresa, cumpliendo con los objetivos y metas institucionales. Ausencia de un Sistema de Información Geográfico (SIG), conserva aislados los procesos operativos del sistema de información SINAP de la empresa. ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Aplicación de 01 encuesta al Jefe de Control Interno con los siguientes resultados: FACTOR PUNTAJE NIVEL Entorno de Control 4,50 Satisfactorio Información y Comunicación 4,89 Avanzado Actividades de Control 5,00 Avanzado Administración de Riesgos 5,00 Avanzado Seguimiento 4,92 Avanzado INDICADOR DE MADUREZ MECI 96,55% AVANZADO La evaluación del Sistema de Control interno, obtuvo un porcentaje de madurez en el MECI de 96.55%, que corresponde a un nivel AVANZADO, los resultados obtenidos responden al análisis de madurez del Sistema de Control Interno, comparados con los resultados de la vigencia El concepto MECI, muestra un nivel de madurez del modelo, en un alto porcentaje, se debe continuar con las actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. El Sistema de Control Interno, genera seguridad razonable de efectividad y riesgo bajo de corrupción, se encuentra certificado y cuenta con toda la documentación, apropiación, competencia, mejora y apoyo que requiere.

11 R E C O M E N D A C I O N E S Conservar la Empresa Certificada en los Sistemas Modelo Estándar de Control Interno MECI y Sistema de Gestión de Calidad NTCGP e ISO 9001, a través de las Auditorias de Seguimiento, Planes de Mejora requeridos por el órgano certificador de ICONTEC y el compromiso de la Gerencia, Directivos y trabajadores. Establecer estrategias para mejorar y optimizar el procedimiento de evaluación, logrando así la satisfacción de los usuarios. Impulsar las actividades de autocontrol, autoevaluación, como estrategia de mejora continua de los procesos de la Sociedad AAPSA E.S.P. Conservar el compromiso del Representante legal, Directivos y los trabajadores de la Empresa en los procesos de mejoramiento institucional, conservando el sentido de pertenencia y el posicionamiento de la Empresa frente a la comunidad, entes de control y vigilancia. Capacitación y divulgación de los Sistemas de Gestión de Calidad y MECI, para nuevos contratistas y actualización al personal de Planta. HENRY DIAZ OLAYA Jefe División Control Interno LUIS JESUS GRANDA BUITRON Representante de la Dirección Vo.Bo. MAURICIO ANDRES CHAPARRO ROJAS Gerente

12 PROCESO CONTROL DE GESTION División Control Interno Control Interno somos todos y las Acciones de autocontrol y seguimiento, fortalecen nuestra Gestión e Imagen Corporativa. Llevamos Vida a tu vida CPT: HENRY DIAZ OLAYA Jefe División Control Interno