Reglas generales sobre las asociaciones con la comunidad de MMSD Aprobado por la Junta de Educación de Madison el 25 de febrero de 2013.

Transcripción

1 Reglas generales sobre las con la comunidad de MMSD Aprobado por la Junta de Educación de Madison el 25 de febrero de El Distrito Escolar Metropolitano de Madison les da la bienvenida a miembros y grupos de la comunidad que desean colaborar activamente en con beneficio mutuo, que tienen objetivos en común y logran en conjunto lo que una organización no puede hacer sola. Para poder fortalecer las actuales y permitir un proceso sistemático para crear nuevas, hemos desarrollado una política, procedimientos y reglas generales para dicho proceso. Definición de asociación: Una relación de colaboración mutua entre el Distrito Escolar Metropolitano de Madison (MMSD, por sus siglas en inglés) y entidades de la comunidad, la cual tiene beneficios mutuos y trabaja hacia objetivos y propósitos a través de un acuerdo sobre la división del trabajo, servicios, resultados y responsabilidad financiera. Principios fundamentales: 1. El propósito del programa de entre la escuela y la comunidad de MMSD es permitir que el Distrito cumpla con sus objetivos y hacer uso de los recursos de la comunidad para apoyar prioridades específicas del Distrito. 2. Las deben acceder a una inversión de recursos materiales y humanos, compromiso en la organización y una responsabilidad y toma de decisiones compartida. 3. Las son más productivas cuando se construyen con confianza y reflejan una colaboración verdadera entre y dentro de las entidades participantes. 4. Las efectivas definen los roles y responsabilidades de todos los involucrados y establecen mecanismos continuos de comunicación durante el desarrollo del programa, su implementación, operación y evaluación. 5. Es responsabilidad del Distrito asegurarse que las afronten las necesidades de los estudiantes y que no existan barreras para su participación. 6. Las evolucionan para cubrir las necesidades cambiantes de los estudiantes, las escuelas y las familias. El monitoreo y revisión sistemática por parte de todos los involucrados ayuda a garantizar un mejoramiento continuo y determina los cambios en los acuerdos para cubrir estas necesidades o para disolverse. 7. El Distrito brindará a los socios interesados de la comunidad un proceso sistemático para acceder a oportunidades de colaboración. 8. Las honrarán nuestras obligaciones legales y éticas relacionadas a la privacidad del estudiante. 9. Las decisiones sobre las del Distrito reflejarán sus responsabilidades fiscales, designando a los encargados del pago de impuestos de los fondos.

2 Categorías de : Las se ubican en diferentes categorías de acuerdo a factores tales como el tipo o alcance de los programas y servicios ofrecidos en colaboración; la cantidad de tiempo de contacto que tienen los socios con los estudiantes, las familias o el personal; el número de escuelas a las que se presta servicios; el número total de recursos financieros, materiales y de contribuciones no monetarias; el tipo de datos compartidos; la duración de la asociación y el enlace directo con las prioridades del Distrito. Ver la tabla de categorías de las en la página 3. Proceso para establecer nuevas : El proceso de desarrollo de una asociación comienza cuando se completa el formulario de consulta disponible en línea. Dicho formulario es revisado por el administrador designado de las de MMSD para determinar si la propuesta se ajusta a los objetivos del Distrito y si se encuentra dentro de las posibilidades de funcionamiento. Si MMSD inicia una asociación, el Distrito contacta al socio potencial para arreglar una reunión de planificación con la escuela o con miembros del personal del departamento correspondiente. Si MMSD responde a una invitación para asociarse de parte de un grupo externo, el administrador designado de las de MMSD o de uno o más miembros del personal se reunirán con el o los socios potenciales. Los socios participantes trabajarán en conjunto para definir los objetivos, la logística, el protocolo y los roles y responsabilidades de cada uno. A continuación se hará un acuerdo en colaboración con los socios participantes siguiendo un formato específico del Memorándum de Acuerdo (MOA, por su sigla en inglés) y la matriz para tomar decisiones. Este acuerdo servirá de guía para la asociación a medida que se vaya desarrollando. La Junta de Educación será informada de cualquier propuesta de asociación de mediana y alta intensidad, la cual debe aprobar el acuerdo final. Todos los requisitos del contrato deben ajustarse a las políticas y procedimientos de MMSD. Documentación actualizada de las : Los miembros del personal de MMSD involucrados en las con la comunidad son responsables por inscribir inicialmente a sus socios en la base de datos de socios de MMSD y luego actualizar los cambios al menos una vez por año. El administrativo designado de MMSD supervisa el mantenimiento de la base de datos de la asociación y facilita el desarrollo y evaluación del proceso de asociación. Monitoreo y evaluación: Los socios deben revisar el acuerdo de manera regular para evaluar el progreso hacia las metas y objetivos, y para determinar se necesitan hacer modificaciones al MOA. El o la Junta de Educación puede pedir una evaluación y recomendación para que una asociación continúe o no, dependiendo de si hay cambios en la cantidad de fondos, de las necesidades de los estudiantes, del espacio o la falta de implementación de los objetivos del programa. MMSD se reserva el derecho de terminar con una asociación. 2

3 Categorías de las A continuación se describen las posibilidades y el grado por el cual una asociación pueda requerir aprobación y acuerdos escritos. Estas categorías sirven como guía para planear el proceso más que para asignarle un valor. Alcance del programa Baja intensidad Mediana intensidad Alta intensidad Prioridad de enfoque Gran variedad de intereses, objetivos y necesidades de la escuela local. Puede enfocarse en los objetivos del Plan para Mejorar la Escuela (SIP, por su sigla en inglés). Enlace directo con la escuela, departamento, necesidades del Distrito y sus objetivos Enlace directo con los objetivos del Distrito Compromiso de recursos* Pocos recursos invertidos (por ej. dinero, tiempo del personal y espacio) Algunos recursos invertidos (por ej. dinero, tiempo del personal y espacio) Gran cantidad de recursos invertidos (por ej. dinero, tiempo del personal y espacio) Contacto con estudiantes o presencia de los socios en las escuelas Poco o sin contacto directo con estudiantes, familias y miembros del personal Contacto directo con estudiantes, familias y miembros del personal Contacto continuo y regular con estudiantes, familias y miembros del personal Duración Una vez, poco tiempo, menos de un año De uno a tres años Largo plazo, más de tres años Sitio/s Un solo sitio De uno a tres sitios, programa y servicios prestados en la escuela Muchos sitios Consideraciones del contrato* Puede o no necesitar un contrato para brindar servicios (dependiendo del costo) Puede que se requiera un contrato para los servicios y una Solicitud de Propuesta (RFP); se requiere un MOA. Puede que se requiera un contrato para los servicios y una Solicitud de 3

4 Propuesta (RFP); se requiere un MOA. Requisito de la firma de un administrativo Director(a) de la escuela o un miembro administrativo similar del distrito Se le informa a la Junta de Educación (BOE) durante el estado inicial por medio de las noticias brindadas por el. La BOE puede pedir información adicional y de acuerdo a ella, puede sugerir al a no seguir o a cambiar la categoría del nivel de intensidad de la asociación. El o el asistente de la toman la decisión final. La BOE la aprueba si cumple con los requisitos del proceso de Compras y Contrato. Se le informa La BOE durante el estado inicial. El realiza una recomendación por escrito; la BOE toma la decisión final. La BOE la aprueba si cumple con los requisitos del proceso de Compras y Contrato. Monitoreo de las responsabilidades El director o un designado de la escuela local El director o el Equipo de Manejo de este nivel en colaboración con el administrador de las de MMSD El o el asistente del o un designado en colaboración con el administrador de las de MMSD Proceso de evaluación Puede o no requerir una evaluación formal Revisado regularmente, una vez por año; requiere evaluación de datos Revisado regularmente, una vez por año; se crean, monitorean y 4

5 analizan datos específicos. Requiere evaluación formal. Descripción general Acuerdo simple con la escuela o el Distrito Acuerdo documentado de la asociación con la escuela y el Distrito; la información debe ser ingresada en la base de datos de las Acuerdo documentado de la asociación con la escuela y el Distrito; la información debe ser ingresada en la base de datos de las Ejemplos Asambleas escolares, invitados a charlas o presentaciones en la clase, donaciones*, residencias, comités de trabajo, representación en mesas directivas, presidencia conjunta de comités comunitarios, cartas de apoyo para la iniciativa de asociación, donación de mochilas. Incluye muchas actividades de grupos o de padres y otras actividades conjuntas entre la escuela y la familia. Voluntarios, tutores y mentores en la escuela A nivel distrital: programas de tutores académicos, programas de preparación para la universidad y una carrera, con servicio de salud, colaboraciones para la infancia temprana *todos los fondos de intercambio y las contribuciones no monetarias deben alinearse a las políticas y procedimientos del Distrito en cuanto a contratos, donaciones, uso de los voluntarios, manejo de datos, investigaciones externas y la posibilidad de que sea necesario solicitar una propuesta (RFP, por su sigla en inglés). 5