MATERIAL DE AYUDA COORDINADORES (VALIDADORES) ADMISIONES Y REGISTRO/DSIT/DIRPLAN

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1 MATERIAL DE AYUDA COORDINADORES (VALIDADORES)

2 Pag.2 CONTENIDO A. RESUMEN DEL PROCESO. B. GLOSARIO. C. LÍNEA DE TIEMPO HOMOLOGACIONES. D. PREGUNTAS FRECUENTES.

3 Pag.3 A. RESUMEN DEL PROCESO Objetivo: Optimizar el servicio prestado a los estudiantes y el trabajo académico-administrativo al interior de las Facultades/Departamentos y Admisiones y Registro. Las Unidades Académicas tienen autonomía en las decisiones de Homologaciones. Beneficios Mejoramiento en el servicio a los estudiantes Trazabilidad, orden y calidad de la información. Reducción y cumplimiento de los tiempos definidos en el Reglamento Almacenamiento electrónico de la información. Estandarización del proceso en todas las Facultades. Ahorro en la utilización de recursos (papel, personas, tiempo). Para mayor información puede contactarse con: Alberto Poveda a-poveda Sergio Manrique sa.manrique37 Dirección de Planeación y Evaluación El dueño de este proceso es la Vicerrectoría Académica de la Universidad.

4 Pag.4 B. GLOSARIO Definición de los roles del proceso Estudiante Estudiante inscrito en uno o más programas de la universidad. Aspirantes admitidos por algún programa de la Universidad. Homologación Estudio que busca comparar el contenido programático de uno o más cursos contra un curso Uniandes, de modo que se pueda establecer si cumple con los objetivos y/o competencias, contenidos e intensidad horaria que ofrece el curso Uniandes. Estos cursos pueden pertenecer a un programa académico de la Universidad, a otra institución universitaria de educación superior, o a uno de los colegios cuyos bachilleratos internacionales han sido reconocidos por la Universidad a través de un convenio interinstitucional. Reconocimiento de Créditos Aceptación por parte de la universidad de los créditos que, habiendo sido obtenidos en unos estudios universitarios de la misma universidad, son computados a efectos de la obtención del título del programa universitario al cual pertenece el estudiante. El reconocimiento de créditos de una materia aprobada en un programa diferente al que pertenece el estudiante, por una materia electiva del programa al cual pertenece, NO es considerado una homologación, al no haber comparación de contenido programático. Validador Programa Estudiante En la mayoría de programas es un Coordinador Académico. Validador Otro tipo Homologaciones Cargo de Admisiones y Registro que brinda consejería y direccionamiento al estudiante para diligenciar y enviar la solicitud de homologación de tipo Diploma Internacional. Evaluador Curso Profesor encargado de comparar los cursos y evaluarlos según los criterios definidos. Validador Curso Estudiante En la mayoría de programas es un Coordinador Académico. Recibe uno o un grupo de cursos que debe enviar a evaluación, direccionándolos a uno o más roles Evaluador de Curso. Validador Intercambios Rol desempeñado por el Centro de Estudios en el exterior para el tipo de solicitud Prehomologación. Aprobador Programa Estudiante Para Diploma Internacional es el Jefe de Registro. Para el resto de las homologaciones es el Director del programa o la unidad académica.

5 Pag.5 B. GLOSARIO Admisión por transferencia externa Se origina porque el estudiante tiene la intensión de ingresar a la universidad por transferencia externa, con lo cual desde el momento en que es admitido hasta el final de su primer semestre, requiere saber qué materias le pueden ser homologadas de su universidad de origen por cursos Uniandes. Pre-homologación Solicitud en la que un estudiante requiere saber de forma previa, si una materia o más que vea, serían homologadas por cursos Uniandes. Estas pre-homologaciones se pueden dar para intercambios con convenio o sin convenio, dobles titulaciones u otros casos en los el estudiante aún no haya cursado la materia. Diploma Internacional Son las homologaciones que se pueden reconocer a un estudiante desde que es admitido hasta el final de su primer semestre, que provienen de un certificado obtenido en: ABITUR, AP, BAC, IB, MATURA SUIZA, Cambridge IGCSE, Examen de estado italiano, tanto para cursos Uniandes como para uno o los dos requisitos de lengua de la universidad en pregrado. Cursos Uniandes Son aquellas homologaciones en donde el estudiante tomó un curso Uniandes pero tiene la intensión de que sea homologado por otro curso de otro programa. En este caso no hay transferencia de créditos a Banner. Cursos externos Son aquellas homologaciones que el estudiante desea solicitar debido a que tiene cursos que ha tomado en otras instituciones universitarias y quiere que le sean homologadas por cursos Uniandes. Este proceso no contempla el reconocimiento de créditos académicos.

6 Pag.6 B. GLOSARIO Radicar Solicitud Homologación El estudiante crea una solicitud de homologación. El coordinador del programa del estudiante puede crear una solicitud de corrección. Validar Solicitud El coordinador del programa revisa la solicitud de homologación creada por el estudiante. Cancelar Solicitud El coordinador del programa del estudiante tiene la posibilidad de cancelar la solicitud completa del estudiante. Recepción de documentos Para Pre Homologaciones el validador de intercambios debe cargar el certificado de notas que le llega de la universidad en donde el estudiante hizo el intercambio. Para las solicitudes de Diploma Internacional el Validador Otro tipo Homologaciones debe revisar que el certificado o diploma que el estudiante lleva a la ventanilla es original. Revisar curso El validador del curso (puede ser el coordinador de otro departamento o el coordinador dueño del estudiante) revisa el curso o el grupo de cursos asignados a su departamento. Cancelar curso El coordinador del programa del estudiante o el estudiante tiene la posibilidad de cancelar el subproceso de homologación por curso. Evaluar curso El evaluador del curso revisa el curso o el grupo de cursos asignados. Adjuntar información adicional El estudiante debe adjuntar la información adicional solicitada por el profesor para la evaluación del curso. Revisar respuesta El Coordinador del programa al que pertenece el curso revisa el concepto generado por el Profesor. Validar solicitud / pre-homologación El validador del programa del estudiante revisa el concepto dado por el evaluador del curso o el grupo de cursos de la solicitud. Validación final El Coordinador del programa del estudiante revisa el concepto dado por el evaluador del curso o el grupo de cursos de la solicitud. Aprobar homologación El aprobador del programa del estudiante (Director del programa o departamento O Jefe de Admisiones para el caso de Diploma Internacional) revisa el resultado de la homologación dada por el validador del programa. Corrección de información El validador del programa podrá ingresar a la solicitud para modificar la información que sea necesaria.

7 Pag.7 *Para pre-homologaciones el proceso se cerrará cuando el estudiante regrese de su intercambio y entregue las notas de los cursos solicitados. C. LÍNEA DE TIEMPO HOMOLOGACIONES

8 Pag.8 D. PREGUNTAS FRECUENTES VALIDADORES En qué unidades está la duración total del curso? En Horas. Qué significa resultado de la revisión inicial? Cuando un estudiante solicita una homologación de un curso que ya se encuentra en la tabla maestra de cursos para las vigencias en cuestión, éste puede manejarse como una homologación automática, y el resultado de la revisión inicial es la respuesta registrada para dicha homologación en la tabla maestra. Cómo se va a enterar el administrador del sistema que cambian los usuarios? El cambio de coordinadores, profesores o directores debe reportarse a través de Servicio al Cliente DSIT para efectuar los ajustes necesarios en el sistema. Qué pasa si selecciono el estado de la solicitud como automático equivocadamente? Qué debo hacer? Las solicitudes automáticas pasan directamente a Validación Final. En este punto, debe determinarse el resultado de la homologación y la respuesta de la solicitud. En caso de seleccionar el estado automático por error, deberá radicarse una nueva solicitud de homologación e iniciar otra vez, o efectuarse la evaluación por fuera del sistema para registrar los respectivos resultados en la validación final. Cuántos registros se muestran en la bandeja de entrada? Se muestran 10 casos en cada hoja de la bandeja de entrada. Qué debo hacer si asigno a alguien por error? En caso de asignar a un evaluador equivocadamente, podrá reasignarlo de acuerdo a lo estipulado en la respectiva sección del instructivo de coordinadores. Qué pasa después de que selecciono enviar? Al seleccionar enviar, los cambios efectuados son guardados y el proceso pasa a su siguiente actividad. Cuál es la vigencia de los programas que pasan automáticamente? Las vigencias de los cursos registrados en la tabla maestra y cuyas solicitudes se tramitarán automáticamente hacen referencia a los periodos entre los cuales se homologará el curso con respecto al periodo en el que el estudiante tomó o tomará el curso. En qué se enmarcan las pre-homologaciones? Las solicitudes de pre-homologación se encuentran en el marco de un intercambio hacia una universidad extranjera o de un convenio con una universidad nacional. Es potestad de cada Unidad Académica tramitar solicitudes de pre-homologación que no estén en el marco de un convenio. Qué visualiza el estudiante cuando es una solicitud automática? Para el estudiante es indiferente que su solicitud haya sido tramitada de forma automática o habiendo surtido todo el proceso.

9 Pag.9 D. PREGUNTAS FRECUENTES VALIDADORES Qué pasa con los certificados de notas? Cómo valido que son reales? Los estudiantes también deberán entregar los certificados de notas en físico en las respectivas coordinaciones. En este punto, el coordinador debe verificar la consistencia entre lo cargado en el sistema y lo entregado físicamente. Si el estudiante decide que quiere homologar un curso X por uno Y, y yo considero que debe cambiarse el curso de la solicitud, Qué hago? Dónde puedo cambiarlo? Al validar la solicitud o revisar un curso, el coordinador del estudiante o del curso puede modificar el curso Uniandes en la sección del curso a homologar, de acuerdo a lo estipulado en el Instructivo de Coordinadores. Cuando asigno una homologación, Cómo sé que sí se envió? Para asignar una solicitud de homologación o un grupo de cursos a un coordinador o profesor, se debe seleccionar el usuario en cuestión de la lista desplegable, seleccionar el estado de la solicitud y clic en Enviar. Para saber si el caso se envió correctamente, puede verificarse el Histórico de Estados de la solicitud en la parte superior del caso padre. Como coordinador Sé cuándo el profesor pide al estudiante información adicional? No, lo que sucede en el proceso de evaluación de una homologación es transparente para el coordinador. Sin embargo, el coordinador puede en cualquier momento consultar el caso y los comentarios que ha efectuado el profesor. Cuánto se demora el proceso desde la aprobación de la homologación hasta que sube a banner? La transferencia de créditos a Banner es instantánea siempre y cuando no se presente ningún error. Dónde encuentro lo que significan los conceptos que se usan en la herramienta? Toda la información de definiciones y conceptos de la herramienta se encuentra contenida en los instructivos. Cuál es la diferencia entre Guardar y Enviar? Con Guardar, se deja la solicitud hasta el punto en donde se haya diligenciado, de manera que sigue asignada al usuario y se puede continuar más adelante. Con Enviar se le asigna la el caso al responsable de la siguiente actividad en el proceso y deja de estar asignada al usuario actual. Los días son hábiles o días calendario? Son días hábiles. Las homologaciones de exámenes de validación de lenguajes van a quedar dentro de la herramienta? No, las únicas homologaciones de requisitos de lenguajes que se van a realizar son las de Diploma Internacional, las cuales se deben llevar a cabo en el primer semestre del estudiante.

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