Preparación de la Forma 20

Transcripción

1 Preparación de la Forma 20 Bizagi Suite

2 Preparación de la Forma 20 1 Tabla de Contenido Preparación de la Forma Definiciones... 6 SEC... 6 Compañía Principal... 6 Compañía... 6 Ítem... 6 Sub Ítem Elementos del Proceso... 8 Planeación... 8 Planear Información... 8 Aprobar Requerimientos Aprobado?...13 Corregir Planeación...13 Registrar Reunión Inicial...16 Preparación de Ítems Asignación de la Preparación de ítems Revisión Interna y Externa...18 Administración de la Información...18

3 Preparación de la Forma 20 2 Acción a Seguir Enviar Correcciones Revisar y Comentar Revisar Forma 20-F Acción a Seguir Enviar Correcciones Certificación Primera vez? Emitir Certificaciones Solicitar Certificaciones no Emitidas Registrar Concepto del Auditor Forma 20-F Completa?...31 Finalizar Sub ítems...31 Finalizar Certificaciones...31 Certificación del Vice-Presidente Certificación del Presidente Entrega Enviar Forma 20-F... 33

4 Preparación de la Forma 20 3 Asignar Preparación de Ítems Elementos del Proceso Asignar Responsable de Ítems Coordinar Sub ítems Coordinar Sub ítems Elementos del Proceso Asignar Responsable de Sub-ítem Preparar Sub ítem Preparar Sub ítem Elementos del Proceso Habilitar Evento de corrección Finalizar Caso Correcciones Enviar Notificación Enviar Sub ítem Revisar Sub ítem Correcciones Requeridas?...44 Corregir Sub ítem Notificar Finalización del Sub ítem Emitir Certificaciones... 47

5 Preparación de la Forma 20 4 Elementos del Proceso Habilitar Eventos Finalizar Certificación Solicitar Certificación no emitida Emitir Certificación Certificada? Emisión de Certificación del Jefe Participantes...51

6 Preparación de la Forma 20 5 Su compañía se enfrenta a decisiones estratégicas y la oportunidad de ingresar en el mercado de valores es una realidad. Para ello su organización debe cumplir con una serie de regulaciones que representan un gran desafío pero que no pueden convertirse en una barrera que obstaculice el cumplimiento de sus proyecciones de crecimiento. Los escándalos financieros que han dejado en bancarrota a muchos han creado una necesidad de protección al inversionista y ha intensificado los controles y requerimientos a los emisores privados que cotizan acciones de capital, sobre todo en la bolsa de Nueva York. Allí el Acta de Sarbanes-Oxley de 2002 estableció una serie de mecanismos que pretenden eliminar errores contables y prácticas fraudulentas relacionadas al verdadero estado financiero de las compañías. La SEC (Securities and Exchange Commission) como organismo ejecutor del Acta de Sarbanes Oxley estandarizó la presentación de los resultados financieros de las empresas en un informe que debe ser presentado anualmente y que es conocido con el nombre de forma 20-F. Dicho informe permite a los inversionistas evaluar sus decisiones de una manera más segura al garantizar la transparencia de la información, sin embargo, la preparación de éste es un proceso que involucra a una gran parte de la organización y que demanda la utilización de tecnología que permita una rápida disponibilidad de la información y seguridad en la consulta de datos. En respuesta a esto, la plantilla de proceso de construcción de la forma 20-F de Bizagi le ofrecerá la posibilidad de gestionar la elaboración del informe, a través de la definición de tareas y responsabilidades así como la visibilidad y trazabilidad de las mismas con el fin de brindarle a usted y a sus auditores las disponibilidad oportuna de la información de manera que se garantice su transparencia. Cumpla de manera eficaz y eficiente con todos los requisitos en el tiempo exigido y concentre su tiempo y recursos en su estrategia organizacional y no en la preparación del informe.

7 Preparación de la Forma 20 6 Preparación de la Forma 20 Definiciones SEC Comisión de Valores y Bolsa de Estados Unidos, agencia que controla las leyes y regulaciones que rigen el sector de las transacciones bursátiles en los Estados Unidos. Compañía Principal Utilizamos el término Compañía principal para referirnos a la compañía que presenta el documento de la Forma 20-F a la SEC. Compañía Utilizamos el término Compañía para referirnos a una compañía filial o asociada que participa en la preparación de información necesaria para la Forma 20-F. Ítem La Forma 20-F se compone de 19 Ítems que deben ser respondidos. Cada ítem es un conjunto de información que debe ser presentado por la compañía en el informe anual. Dependiendo de la compañía y otros factores, algunos ítems pueden no aplicar. Sub Ítem Cada Ítem se compone por uno o más sub ítems. Cada sub ítem es un entregable que puede ser preparado por una o más compañías (filiales o asociadas a la compañía principal) de acuerdo con el tipo de información requerida. Dependiendo de la compañía y otros factores, algunos sub ítems pueden no aplicar.

8 Preparación de la Forma 20 7 Este proceso se lleva a cabo una vez al año. El analista de la Forma 20-F planea los requerimientos de información necesarios para preparar el documento. Una vez se completa, el plan es revisado por el Gerente Financiero quien lo aprueba o rechaza. El analista debe corregir el plan tantas veces como el Gerente lo considere necesario. Cuando el plan es aprobado, se registran las reuniones necesarias para el inicio de la preparación de la Forma 20-F. Después de la aprobación final del plan, es necesario asignar una persona responsable en cada compañía participante por cada ítem. Luego, este responsable debe asignar cada sub ítem a alguien más quien será el directo responsable de la preparación de la información. Cuando todos los sub ítems han sido completados, el analista compila la información y elabora el documento de la Forma 20-F, el cual es revisado por los abogados externos. Una vez aprobado, el documento es enviado al Gerente Financiero quien lo revisa y solicita las certificaciones de información correspondientes a cada compañía participante. Una vez todas las compañías emiten sus certificaciones, el auditor revisa toda la información y emite su concepto. Si el concepto no es favorable, se revisa el documento y se realizan las correcciones correspondientes, de lo contrario el Vice-presidente y el presidente de la compañía principal firman sus certificaciones. Finalmente el documento de la Forma 20-F se actualiza y es enviado.

9 Preparación de la Forma 20 8 Elementos del Proceso Planeación En esta fase se realiza una planeación, revisión y aprobación del plan para la preparación de la información necesaria para la Forma 20-F. Planear Información En la actividad el analista debe ingresar las instrucciones generales para diligenciar la Forma 20-F, además de realizar la planeación de los sub ítems y de las compañías que deben prepararlos. Se deben ingresar las fechas límite para cada ítem y sub ítem. Ejecutantes Analista Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Analista de la Forma 20F Se asigna la actividad al usuario con el rol Analista Formas 1. Nombre: Forma de Planeación de Información : Ésta forma se utiliza para seleccionar los ítems y sub-ítems que se deben preparar

10 Preparación de la Forma Nombre: Forma de Edición de Items : Permite modificar la información relacionada con los ítems de la Forma 20F 3. Nombre: Forma de Edición de Sub-ítems : Permite modificar la información relacionada con los sub-ítems de la Forma 20F

11 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al entrar Cargar Ítems: La regla es usada para cargar desde una tabla paramétrica los ítems a una tabla maestra. Cargar Sub Ítems: La regla es utilizada para ingresar a la tabla maestra los sub ítems. Cargar Compañías: La regla carga todas las compañías desde una tabla paramétrica. Al salir Validaciones: Se valida el ingreso de la información necesaria para cada uno de los ítems y sub-ítems aplicables. Validaciones de Compañías: Esta regla valida que se hayan asignado sub-ítems a cada una de las compañías registradas en la parametrización Validaciones de Sub-ítems: Esta regla valida que exista al menos un sub-ítems por desarrollar en cada ítem aplicable.

12 Preparación de la Forma Aprobar Requerimientos El Gerente Financiero revisa la planeación de la información y la aprueba o rechaza. Ejecutantes Gerente financiero Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Gerente Financiero de la Compañía emisora. Se asigna la actividad al usuario con rol de Gerente Financiero. Formas 1. Nombre: Forma de Aprobación : Esta forma muestra la información que debe ser aprobada por el Gerente Financiero.

13 Preparación de la Forma Nombre: Forma de Edición de Ítems : Permite modificar la información relacionada con los ítems de la Forma 20F 3. Nombre: Forma de Edición de Sub-ítems : Permite modificar la información relacionada con los sub-ítems de la Forma 20F

14 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al salir Validaciones: Se valida el ingreso de la información necesaria para cada uno de los ítems y sub-ítems aplicables. Validaciones de Compañías: Esta regla valida que se hayan asignado sub-ítems a cada una de las compañías registradas en la parametrización Validaciones de Sub-ítems: Esta regla valida que exista al menos un sub-ítems por desarrollar en cada ítem aplicable. Aprobado? La compuerta evalúa si la planeación de la información cuenta o no con la aprobación del Gerente Financiero. Condiciones de la compuerta. SI: Si la planeación fue aprobada, el proceso continúa con la actividad Registrar reunión inicial. NO: Si la planeación no fue aprobada, el analista debe revisar y realizar los cambios necesarios. Corregir Planeación Si el Gerente Financiero ha solicitado correcciones en la planeación, el analista debe revisar los comentarios y realizar los cambios solicitados. Ejecutantes Analista

15 Preparación de la Forma Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Analista de la Forma 20F Se asigna la actividad al usuario con el rol Analista Formas 1. Nombre: Forma de Corrección de Información : En esta forma se muestran los comentarios del Gerente Financiero así como las tablas de cada uno de los ítems para permitir los cambios necesarios. 2. Nombre: Forma de Edición de ítems : Permite modificar la información relacionada con los ítems de la Forma 20F

16 Preparación de la Forma Nombre: Forma de Edición de Sub-ítems : Permite modificar la información relacionada con los sub-ítems de la Forma 20F Acciones Tipo Al salir Validaciones: Se valida el ingreso de la información necesaria para cada uno de los ítems y sub-ítems aplicables.

17 Preparación de la Forma Validaciones de Compañías: Esta regla valida que se hayan asignado sub-ítems a cada una de las compañías registradas en la parametrización Validaciones de Sub-ítems: Esta regla valida que exista al menos un sub-ítems por desarrollar en cada ítem aplicable. Registrar Reunión Inicial Luego de que la planeación de la información ha sido aprobada, el Gerente Financiero debe registrar las reuniones necesarias para poder iniciar formalmente la preparación de la forma 20-F. Ejecutantes Gerente Financiero Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Gerente Financiero de la Compañía emisora Se asigna la actividad al usuario con rol de Gerente Financiero Formas Nombre: Forma de Registro de Reuniones : Esta forma permite agregar la información de las reuniones necesarias para el inicio de la preparación de la Forma 20F

18 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al salir Eliminar Registro: La regla elimina de las tablas maestras todas las compañías, ítems y sub ítems que no fueron incluidos en el documento de la Forma 20-F. Construir colección de ítem/compañía: La regla construye la entidad maestra Ítem/Compañía. Actualizar estado de los ítems: La regla actualiza el estado de todos los ítems y sub ítems. Preparación de Ítems. En esta fase se asignan los responsables de la preparación de la información necesaria para cada ítem en las compañías seleccionadas. Finalmente cada ítem es desarrollado. Asignación de la Preparación de ítems El múltiple sub proceso es lanzado por cada compañía. Esto permite que el coordinador en cada una de ellas pueda asignar la preparación de los diferentes ítems a un responsable.

19 Preparación de la Forma Revisión Interna y Externa En esta fase toda la información de la forma 20-F es recopilada por el Analista quien redacta el documento final, el cual debe ser revisado y aprobado por los abogados externos y el Gerente Financiero. De ser necesario, el Analista o el Gerente Financiero pueden solicitar cambios en la información suministrada por las compañías que participan en la elaboración del documento. Una vez la información se ha completado satisfactoriamente, el Gerente Financiero solicita las certificaciones de la información contenida en la Forma 20F a cada compañía participante y una vez que todas han emitido su respectiva certificación el documento es sometido a revisión final por parte del auditor. Administración de la Información En esta actividad el analista tiene una visión completa del desarrollo de cada uno de los sub ítems, puede consultar estado, responsables y fechas límites de cada una de ellos en cada compañía, lo que le permite un control sobre la información. El analista debe preparar el documento de la forma 20F con la información de las compañías de manera satisfactoria, para esto puede ejecutar tres posibles acciones: Realizar correcciones en uno o más sub ítems enviados. Enviar la información a revisión por parte de los abogados. Enviar el documento de la Forma 20F o un adelanto del mismo para revisión por parte del Gerente Financiero. Ejecutantes Analista Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Analista de la Forma 20F Se asigna la actividad al usuario con el rol Analista

20 Preparación de la Forma Formas 1. Nombre: Forma de Administración de Información : Esta forma permite ver el estado de cada uno de los sub-ítems en preparación. 2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems : Permite observar la información relacionada con los ítems de la Forma 20F

21 Preparación de la Forma Nombre: Forma de Consulta de Estado de Sub- ítems : Permite observar la información relacionada con los subítems de la Forma 20F Acción a Seguir La compuerta evalúa la tarea que debe continuar dependiendo de la decisión del analista. Condiciones de la compuerta. Solicitar Correcciones: Los sub ítems que necesiten correcciones son habilitados. Enviar a Abogados: El documento de la Forma 20-F es enviado para la revisión de los abogados externos. Enviar al Gerente: El documento de la Forma 20-F es enviado para revisión al Gerente Financiero. Enviar Correcciones En esta tarea el Analista selecciona los Sub ítems en cada compañía que necesiten cambios e ingresa las respectivas observaciones. Una vez se da clic en siguiente, los sub ítems seleccionados serán habilitados nuevamente para que el encargado de su preparación realice los cambios necesarios.

22 Preparación de la Forma Ejecutantes Analista Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Analista de la Forma 20F Se asigna la actividad al usuario con el rol Analista Formas 1. Nombre: Forma de Solicitud de Correcciones : Esta forma muestra la información y estado de cada ítem y sub-ítem y permite seleccionar aquellos que necesiten correcciones. 2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems : Permite observar la información relacionada con los ítems de la Forma 20F

23 Preparación de la Forma Nombre: Forma de Solicitud de Corrección a Sub- ítems : Permite observar la información relacionada con los subítems de la Forma 20F Acciones Tipo Al salir Habilitar Correcciones en Sub ítems: La regla es utilizada para habilitar el subproceso asociado al sub ítem que necesita correcciones. Revisar y Comentar El concepto de los abogados externos a la compañía es registrado. La actividad es ejecutada por un abogado interno quien tiene comunicación directa con el abogado externo. Ejecutantes Abogado Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el abogado encargado de la revisión de la Forma 20. Se asigna la actividad al usuario con rol de Abogado.

24 Preparación de la Forma Formas Nombre: Forma de Revisión : Permite ingresar las revisiones de la Forma 20F por parte de los abogados. Acciones Tipo Al entrar Actualizar Historial de Revisión de Abogados: Se registran los comentarios por parte del analista en la tabla de historial de revisión de abogados. Al salir Actualizar Historial de Revisión de Abogados: Se registran los comentarios por parte de los abogados en la tabla de historial de revisión de abogados. Revisar Forma 20-F El Gerente Financiero revisa el documento de la Forma 20-F enviado por el Analista. En esta actividad varias acciones pueden ser seleccionadas:

25 Preparación de la Forma Ejecutantes Solicitar Correcciones a sub ítems: Permite al Gerente Financiero solicitar los cambios que considere necesarios en uno o más sub ítems. Enviar al Analista: Al seleccionar ésta acción el Gerente Financiero ingresa sus observaciones respecto al documento de la Forma 20F y devuelve el control del caso al Analista. Solicitar Certificaciones: Esta acción solo puede ser ejecutada una vez todos los ítems estén en estado Completo. Se lanzarán los subprocesos de Emitir Certificación por cada compañía participante. Solicitar certificaciones no emitidas: Esta acción se ejecuta a través de la opción Solicitar Certificaciones una vez se ya están abiertos los subprocesos de emisión de certificaciones. Esto permite solicitar certificaciones que no hayan sido emitidas por algún motivo después de que se han hecho los cambios necesarios sin necesidad de crear un nuevo subproceso. Registrar concepto de Auditoria: Una vez todas las certificaciones han sido emitidas el Gerente podrá seleccionar ésta opción dando paso a la actividad Registrar Concepto de Auditor en donde se ingresa el dictamen de la revisión del documento de la Forma 20F emitido por el auditor. Gerente financiero Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Gerente Financiero de la Compañía emisora Se asigna la actividad al usuario con rol de Gerente Financiero Formas 1. Nombre: Forma de Revisión del Gerente : Esta forma permite ver el estado de cada uno de los sub-ítems en preparación.

26 Preparación de la Forma Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems : Permite observar la información relacionada con los ítems de la Forma 20F 3. Nombre: Forma de Consulta de Estado de Sub- ítems : Permite observar la información relacionada con los subítems de la Forma 20F

27 Preparación de la Forma Acción a Seguir La compuerta evalúa la acción seleccionada por el Gerente. Condiciones de la Compuerta Emitir Certificaciones: El sub proceso emitir certificaciones es lanzado por cada compañía Enviar al Analista: La tarea Administración de la Información es habilitada nuevamente Solicitar Correcciones: Los sub ítems que necesiten correcciones son habilitados. Registrar concepto del Auditor: Se registra el concepto de la revisión final por parte del auditor. Enviar Correcciones En esta tarea el Gerente selecciona los Sub ítems en cada compañía que necesiten cambios e ingresa las respectivas observaciones. Una vez se da clic en siguiente, los sub ítems seleccionados serán habilitados nuevamente para que el encargado de su preparación realice los cambios necesarios. Ejecutantes Gerente Financiero

28 Preparación de la Forma Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Gerente Financiero de la Compañía emisora. Se asigna la actividad al usuario con rol de Gerente Financiero. Formas 1. Nombre: Forma de Solicitud de Correcciones : Esta forma muestra la información y estado de cada ítem y sub-ítem y permite seleccionar aquellos que necesiten correcciones. 2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems : Permite observar la información relacionada con los ítems de la Forma 20F 3. Nombre: Forma de Solicitud de Corrección a Sub- ítems : Permite observar la información relacionada con los subítems de la Forma 20F

29 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al salir Habilitar Correcciones en Sub ítems: La regla es utilizada para habilitar el subproceso asociado al sub ítem que necesita correcciones. Certificación En esta etapa la información contenida en la Forma 20-F es certificada por los responsables de su emisión en cada una de las compañías participantes y por el Presidente y Vicepresidente de la compañía principal. Primera vez? Esta compuerta evalúa si es la primera vez que el Gerente solicita certificaciones a las compañías. Condiciones de la compuerta SI: Se lanzan los subprocesos de emitir certificaciones, uno por cada compañía filial o asociada. NO: La siguiente tarea es Solicitar certificaciones no emitidas.

30 Preparación de la Forma Emitir Certificaciones El sub proceso múltiple es lanzado por cada compañía que participa en la preparación de la Forma 20-F. El coordinador de cada compañía y el Jefe de éste certifican la información incluida en el documento. Solicitar Certificaciones no Emitidas El Gerente financiero selecciona, de las compañías que no emitieron la certificación de la información por algún motivo, a aquellas para las cuales ya se hayan tomado las acciones necesarias y estén ahora en condiciones de emitir la certificación. Una vez se da clic en siguiente, los subprocesos de emisión de certificación de las compañías seleccionadas serán habilitados para concluir su certificación. Ejecutantes Gerente Financiero Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Gerente Financiero de la Compañía emisora Se asigna la actividad al usuario con rol de Gerente Financiero Formas Nombre: Forma de Solicitud de Certificaciones no emitidas : Esta forma muestra la información relacionada a cada una de las compañías y el estado de la emisión de su respectiva certificación.

31 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al salir Habilitar Certificaciones: Esta expresión es utilizada para habilitar el sub-proceso asociado a la emisión de la certificación solicitada. Registrar Concepto del Auditor En la actividad el Gerente Financiero registra el concepto emitido por el Auditor respecto al contenido de la Forma 20-F. Ejecutantes Gerente Financiero Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Gerente Financiero de la Compañía emisora. Se asigna la actividad al usuario con rol de Gerente Financiero.

32 Preparación de la Forma Formas Nombre: Forma de Registro de Concepto de Auditoria : Esta forma permite el ingreso de la información relacionada al concepto emitido por los auditores. Forma 20-F Completa? La compuerta evalúa el concepto emitido por el auditor acerca del documento de la Forma 20-F. Condiciones de la compuerta SI: Si el documento está completo y correcto, el proceso continúa a las actividades de certificación final de presidente y vicepresidente de la compañía principal. NO: Si el concepto emitido por el auditor de la Forma 20-F indica que ésta no se encuentra completa o tiene errores, el Gerente Financiero debe revisar el concepto y tomar las acciones correctivas necesarias sobre el documento. Finalizar Sub ítems Este evento envía una señal a los subprocesos relacionados a la preparación de los sub ítems para cerrarlos por completo. Finalizar Certificaciones Este evento envía una señal a los subprocesos relacionados a la emisión de certificaciones de las compañías para cerrarlos por completo.

33 Preparación de la Forma Certificación del Vice-Presidente El Vicepresidente de la compañía principal revisa el documento final de la Forma 20-F descarga el formato de certificación de directivos, lo diligencia y lo adjunta. Ejecutantes Vice-presidente Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Vice-presidente de la Compañía emisora Se asigna la actividad al usuario con rol de Vice-Presidente Formas Nombre: Forma de Certificación : Permite el ingreso de las certificaciones de los directivos de la compañía emisora. Certificación del Presidente El Presidente de la compañía principal revisa el documento final de la Forma 20-F descarga el formato de certificación de directivos, lo diligencia y lo adjunta.

34 Preparación de la Forma Ejecutantes Presidente Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Presidente de la Compañía emisora Se asigna la actividad al usuario con rol de Presidente Formas Nombre: Forma de Certificación : Permite el ingreso de las certificaciones de los directivos de la compañía emisora. Entrega Una vez que la Forma 20-F está completa, aprobada y certificada, el Gerente financiero debe realizar el envío de la misma a la SEC. Enviar Forma 20-F El documento final de la Forma 20-F se adjunta y se registra su envío. Ejecutantes Gerente Financiero

35 Preparación de la Forma Asignaciones Condición El ejecutante de esta actividad debe ser el Gerente Financiero de la Compañía emisora. Se asigna la actividad al usuario con rol de Gerente Financiero. Formas Nombre: Forma de Registro de Envío : Permite el ingreso de la información relacionada al envío de la Forma 20F a la SEC.

36 Preparación de la Forma Asignar Preparación de Ítems Elementos del Proceso Asignar Responsable de Ítems En la actividad el coordinador de la compañía asigna para cada ítem una persona responsable para su preparación. Ejecutantes Coordinador de la Compañía Asignaciones Condición

37 Preparación de la Forma Esta actividad debe ser asignada al Coordinador responsable de cada Compañía. Formas Nombre: Forma de Asignación de ítems Se asigna la actividad al usuario seleccionado como Coordinador en la entidad paramétrica "Compañías" : Permite seleccionar los responsables del desarrollo de cada ítem Coordinar Sub ítems El múltiple sub proceso es lanzado para cada ítem, con el fin de distribuir la preparación de cada sub ítem relacionado.

38 Preparación de la Forma Coordinar Sub ítems Elementos del Proceso Asignar Responsable de Sub-ítem La persona encargada de realizar la organización del ítem, debe asignar un responsable para la elaboración de cada sub ítem. Ejecutantes Responsable del Ítem.

39 Preparación de la Forma Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al responsable de cada Ítem Se asigna la actividad al usuario seleccionado como responsable del ítem en la forma principal de la actividad "Asignar responsables de Ítems" Formas Nombre: Forma de Asignación de Sub-ítems : Permite seleccionar los responsables del desarrollo de cada subítem Preparar Sub ítem. El proceso genera un múltiple subproceso para preparar cada sub ítem.

40 Preparación de la Forma Preparar Sub ítem Elementos del Proceso Habilitar Evento de corrección La compuerta habilita el evento de finalización del caso y el de correcciones al sub ítem, de manera que puedan ser activados de acuerdo con las condiciones de negocio.

41 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al entrar Actualizar Estado: Cambiar el estado del sub ítem a En revisión Obtener Número de Caso: Obtener en número de caso del sub-proceso y guardarlo en el atributo CN. Finalizar Caso El evento permite terminar la preparación del sub ítem, si no se necesitan realizar más correcciones. Correcciones El evento es habilitado para permitir al analista o al Gerente Financiero solicitar correcciones al sub ítem Acciones Tipo Al entrar Actualizar Estado: Cambia el estado del sub ítem a En corrección. Al salir Estado General del Sub ítem: Regla que actualiza el estado de cada sub ítem de cada compañía. Estado General del ítem: La regla actualiza el estado del ítem de acuerdo al estado de los sub ítems.

42 Preparación de la Forma Enviar Notificación Cuando un sub ítem necesita corrección se notifica a la persona responsable para que reanude la preparación de este. Script Estimado <SubItem.Responsible> La información relacionada al sub ítem <Subitem.name>enviada previamente por usted necesita que se realicen cambios. Por favor reanude la preparación de éste sub ítem y envíe la información necesaria antes del día <SubItem.deadline> Cordialmente Analista Acciones Tipo Al entrar Notificación de Corrección a Sub-ítem: Expresión para generar la notificación que será enviada Enviar Sub ítem La persona encargada de preparar cada tema debe cargar toda la información requerida. Ejecutantes Responsable del Sub ítem.

43 Preparación de la Forma Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al responsable de cada Sub-Ítem Se asigna la actividad al usuario seleccionado como responsable del sub-ítem en la forma principal de la actividad "Asignar responsables de Sub- Ítems" Formas Nombre: Forma de Envío de Información : Permite el ingreso de la información solicitada Acciones Tipo Al salir Historial: Actualiza la historia del sub ítem.

44 Preparación de la Forma Revisar Sub ítem El analista revisa la información del sub ítem. De acuerdo a la revisión, puede solicitar correcciones. Ejecutantes Analista del Sub ítem. Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al Analista responsable de cada Sub-ítem Se asigna la actividad al usuario seleccionado como Analista en la entidad paramétrica "Subitempar" Formas Nombre: Forma de Revisión de Sub-ítem : Muestra la información enviada y habilita la aprobación de la misma.

45 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al salir Actualizar Estado: Cambiar el estado del sub ítem a En corrección Historia: Actualizar la historia del sub ítem. Correcciones Requeridas? La compuerta evalúa si es necesario realizar correcciones en el sub ítem. Condiciones de la Compuerta SI: Si se solicitaron correcciones, el responsable de la preparación del sub ítem debe realizar los cambios necesarios. NO: Si no se necesitan cambio, el estado del sub ítem cambia a Finalizado.

46 Preparación de la Forma Corregir Sub ítem Si el Gerente Financiero solicitó correcciones, la persona encargada de desarrollar el sub ítem debe realizar los cambios necesarios, y cargar de nuevo la información. Ejecutantes Responsable del Sub ítem. Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al responsable de cada Sub-Ítem. Se asigna la actividad al usuario seleccionado como responsable del sub-ítem en la forma principal de la actividad "Asignar responsables de Sub- Ítems" Formas Nombre: Forma de Corrección de Sub-ítem : Permite modificar la información del sub-ítem

47 Preparación de la Forma Acciones Tipo Al salir Actualizar Estado: Cambiar el estado del sub ítem a En corrección Historia: Actualizar la historia del sub ítem. Notificar Finalización del Sub ítem. El analista es informado sobre la finalización del sub ítem. Script Estimado Analista La información relacionada al sub ítem <Subitem.name> en la compañía <Company.Name>se ha completado, por favor realice la revisión correspondiente Cordialmente Administrador Bizagi. Acciones Tipo Al entrar Actualizar Estado: Cambia el estado del sub ítem a Completo. Al salir Estado General del Sub ítem: Regla que actualiza el estado de cada sub ítem de cada compañía. Estado General del ítem: La regla actualiza el estado del ítem de acuerdo al estado de los sub ítems.

48 Preparación de la Forma Emitir Certificaciones Elementos del Proceso Habilitar Eventos La compuerta habilita el evento de finalización del caso y el de solicitud de certificaciones no emitidas, de manera que puedan ser activados de acuerdo con las condiciones de negocio. Finalizar Certificación Este evento permite finalizar el subproceso de emisión de certificación una vez la Forma 20F está completa.

49 Preparación de la Forma Solicitar Certificación no emitida Este evento es habilitado para permitir al Gerente Financiero solicitar correcciones las certificaciones que no hayan sido emitidas. Emitir Certificación El coordinador de cada compañía debe certificar la información incluida en la Forma 20-F. Ejecutantes Coordinador de la Compañía Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al Coordinador responsable de cada Compañía Se asigna la actividad al usuario seleccionado como Coordinador en la entidad paramétrica "Compañías" Forma Nombre: Forma de Certificación Coordinador : Esta forma muestra la información emitida por la Compañía y habilita el campo de certificación por parte del Coordinador de la misma

50 Preparación de la Forma Certificada? La compuerta evalúa si el coordinador de la compañía emitió o no la certificación. Condiciones de la Compuerta SI: Si el coordinador emitió la certificación, el proceso continúa con la certificación del Gerente del coordinador. NO: Si el coordinador no emitió la certificación, el proceso regresa al proceso padre. Emisión de Certificación del Jefe El jefe del coordinador de cada compañía debe certificar la información incluida en la Forma 20-F. Ejecutantes Jefe de Coordinador Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al Jefe del Coordinador responsable de cada Compañía Se asigna la actividad al usuario registrado como Jefe del Coordinador a través de la expresión "CurrentAssigneeBoss" Formas Nombre: Forma de Certificación Jefe de Coordinador : Esta forma muestra la información emitida por la Compañía y habilita el campo de certificación por parte del Coordinador de la misma

51 Preparación de la Forma 20 50

52 Preparación de la Forma Participantes Analista (Rol) Persona encargada de organizar y controlar la información para la Forma 20-F. Abogado (Rol) El abogado revisa el documento de la Forma 20-F, y tiene contacto directo con los abogados externos. Gerente Financiero (Rol) Persona responsable de la preparación y el envío de la Forma 20-F. Vicepresidente (Rol) Vice presidente de la compañía principal. Presidente (Rol) Presidente de la compañía principal. Coordinador de la compañía (Entidad) Persona encargada de distribuir las responsabilidades para la preparación dela información de cada compañía. Responsable del Ítem (Entidad) Persona encargada en cada compañía de la distribución de las responsabilidades para la preparación de un ítem. Responsable del sub ítem (Entidad) Responsable de la preparación de un sub ítem de la compañía. Analista del Sub ítem (Entidad) Persona que revisa y aprueba cada sub ítem.