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1 1 de 5 Cursos Memoria del proyecto Implementación de un sistema de gestión optimización de espacios en un entorno educativo 1. Consecución de objetivos Creada por DOMINGO ALFONSO MARTIN SANCHEZ 1.1 De todos los OBJETIVOS PREVISTOS en la solicitud de su Proyecto, describa cómo ha sido la consecución de cada uno de ellos: Durante el curso , , la utilización de los recursos educativos del centro ha ido en aumento. En estos momentos hemos pasado de tener tres titulaciones a tener cinco grados y cinco másteres. Esto hace que el objetivo definido en la convocatoria , sea mucho más crítico. Aunque el planteamiento inicial abarcaba la gestión de todos los procesos de gestión de aulas en nuestro centro, debido a los problemas que esto podría ocasionar, hemos decidido actuar sobre la optimización de los recursos en las aulas de informática tal como se definía en los objetivos del proyecto. La única desviación sobre los objetivos planteados en la convocatoria se planteó en el ámbito de implantación, ya que solo se ha podido hacer dicha implantación en la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Minas y Energía, posponiéndose la implantación en otros centros La implantación se ha llevado a cabo en un entorno web y está a disposición de todo el personal docente del centro. El acceso se realizara dentro de web del centro y la coordinación recae sobre la jefatura de estudios y sobre los servicios informáticos dependientes de la subdirección económica y de Infraestructura A la vista de estos antecedentes se tomó la decisión de diseñar una arquitectura de sistema que permitiera afrontar todas las carencias detectadas de una forma ordenada e integral. Se diseñó una infraestructura, basada en una serie de premisas, que permitirían al sistema evolucionar en función de las necesidades puntuales sin necesidad de desestimar las actuaciones anteriores. Como punto de partida nos hicimos un planteamiento materialista dando por sentado que el gasto en la implantación debería ser el menor posible, por lo que habría que optar, en la medida que se pudiera, de sistemas abiertos y gratuitos, así como utilizar de manera preferente las herramientas que dispone la universidad Politécnica de Madrid. Esta arquitectura también debería garantizarnos unas medida de protección ante accesos externos evitando así las infecciones y ataques muy usuales en diferentes épocas del año. Estas medidas debería garantizar la protección de la capacidad de investigación del PDI ya que de no ser así el sistema mermaría sensiblemente una de las labores más importantes de los docentes. También deberíamos diseñar un sistema versátil que permitiera que cualquiera de los proyectos que se abordasen posteriormente se integrase plenamente dentro de la red Otra de las características que primaron el diseño fue la facilidad de uso ya que no teníamos clara la futura utilización

2 2 de 5 del sistema. 2. Fases y actuaciones 2.1. De las FASES Y ACTUACIONES PREVISTAS, describa cómo ha sido su desarrollo y temporalización en los dos cursos académicos que ha durado el PIE, distinguiendo aquellas que se hicieron en el curso y aquellas que se hicieron en : Con los requisitos anteriores, se establecieron una serie de escenarios en los que era necesaria e inmediata nuestra actuación entre las que se optó por optimizar la gestión de aulas, además de poner en marcha un sistema de impresión dinámico, el refuerzo de la infraestructura y mantenimiento de las aulas y la gestión de las incidencias que se generan en el centro. Además de estas actuaciones que aunque facilitan las labores docentes son más estructurales también se planteó la implantación instrumentación que facilitaría el proceso docente dentro del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), y como petición especial de la dirección del centro la lectura y procesado de encuestas de calidad de la docencia Docentia-UPM. A continuacion pasamos a describir cada uno de los hitos propuestos y el cumplimiento de la previsión de tiempos: 1. La selección del becario, se decidió hacer en la última parte del proyecto para que ayudase en las labores administrativas y logísticas necesarias. El perfil de dicho becario fue determinado por la ETSIME, cumpliéndose el pronóstico de1 mes 2. Se analizó la documentación aportada en el proyecto de innovación PIE realizada por los mismos participantes y que dio fruto a un proyecto fin de carrera realizado por uno de los colaboradores de dicho proyecto, David Vega Rico (PAS). 3. Se seleccionaron diferentes escenarios: administración, secretaría, relaciones internacionales, jefatura de estudios. Fruto de este estudio se decidió actuar en primera fase sobre jefatura de estudios e infraestructuras. Uno de los problemas más críticos era la optimización de la utilización de las aulas de informatica del centro. Este fue el primero de los objetivos a tratar y el que intentaríamos desarrollar totalmente 4. La generación de la documentación se pospuso para el final y se desarrolló durante los últimos meses del año En la distribución temporal se podría determinar que tal como se pronosticó el proyecto se realizó en el a excepción del desarrollo de la documentación que informa sobre el proceso y la realización de las estadísticas de utilización que se desarrollaron durante el curso Los demás procesos comenzados se desarrollaron en el curso quedando algunos de ellos pendiente de completar como es la optimización del proceso de Docentia-UPM 6. Analisis de la informacion recibida del entorno web 4. Evaluación del proyecto 4.1. Describa la METODOLOGÍA de evaluación aplicada, con detalle de los instrumentos, técnicas y recursos utilizados para la evaluación del proyecto: Con el fin de poder realizar una labor centralizada de las aulas, se unifico la gestión de las mismas, de manera que las aulas que hasta la fecha gestionaban profesores aisladamente, pasaron a ser gestionada por la UTIC. Para poder realizar una gestión adecuada, se ha desarrollado una herramienta web que permite realizar reservas en tiempo real, lo que dota de la capacidad de organización necesaria para poder planificar la carga docente o localizar un aula por si fuera necesario realizar alguna labor docente extra. En la Figura 1 se aprecia una captura de pantalla del software diseñado para la reserva de aulas a lo largo de cada curso académico Describa las FASES de definición de criterios, recogida de información, procesamiento y análisis de la información: Análisis de utilidades existentes en el mercado. Este apartado fue tratado extensamente en el PIE Puesta en contacto con todas las unidades susceptibles de implementación de sistemas de gestión, donde se

3 3 de 5 llegó a la conclusión de actuar sobre el sistema de gestión de aulas y el proceso de lectura y análisis de Docentia-UPM Inclusión en el sistema de calidad del centro. Una vez consultada la Unidad de Calidad se vio que no era necesaria su inclusión y que el sistema de quejas se canalizaría a través del buzón de quejas y sugerencias del centro ( ) Contacto con UTIC (Unidad de tecnologías informáticas y Comunicación) de donde se extrajo información de las distintas aulas informáticas del centro Comprobación de que la página web soportaría el lenguaje de programación Desarrollo de la aplicación Implantación Analisis de los resultados de los cursos y Recogida y procesado de datos 4.3. Especifique los RESULTADOS O EVIDENCIAS obtenidas del proceso de evaluación del PIE: Los indicadores que nos aportaran información sobre si el proceso ha sido optimizado y es más eficiente se producirá del retorno de la información de los diferentes procesos modelizados en los diferentes centros utilizados: 1. Eficiencia del proceso de asignación de aulas de docencia general Este indicador se ha cumplido al 100 % siendo esta aplicación muy bien valorada entre el personal del centro, garantizando que la utilización de las aulas es conocida por todos y por lo tanto se han eliminado las coincidencias y malos entendidos entre los profesores 2. Eficiencia del proceso de asignación de aulas de informatica. El criterio utilizado para la ocupación de las aulas es el temporal, siendo prioritario el orden de reserva de las diferentes aulas. Además de esta aplicación se realizan reuniones semestrales con los profesores donde se subsanan todos los posibles conflictos existentes 3. Compatibilidad en los diferentes centros donde se utilice En estos momentos se está implementando esta aplicación para la utilización de aulas docentes pero por el momento no se tienen datos. No obstante este proceso es totalmente compatible con el descrito de reserva de aulas de informatica 4. Compatibilidad entre los sistemas operativos y periféricos involucrados en el sistema. La aplicación se ha realizado en PHP bajo un entorno web joomla totalmente compatible, si en un futuro se implanta en otros centros donde la compatibilidad resultara total 5. Estadisticas de la utilizacion de aulas a traves de la aplicacion informatica generada 5. Resultados e impacto del proyecto 5.1. Indique los PRODUCTOS CONCRETOS Y TANGIBLES (aplicaciones, material didáctico, informes, guías, etc.) que se previeron en la solicitud del Proyecto. Describa y valore cómo se han logrado cada uno de ellos : A continuacion presentamos un link de la página Web de nuestro centro donde se puede seleccionar un aula y ver la ocupación que tiene en cada mes y año por tramos horarios de 30 minutos. En estos momentos esta división de 30 minutos es excesiva ya que estaba prevista para la coexistencia de planes antiguos y nuevos y en estos momentos ya no tiene sentido. Además podemos encontrar unos iconos y una leyenda donde se indica a que corresponde. Para hacer una reserva es necesario identificarse dentro de la zona UTIC de esta forma si ponemos el cursos sobre las reservas utilizadas

4 4 de 5 podemos ver quién y para que están reservadas las aulas en ese espacio horario Describa el IMPACTO del proyecto en la mejora de los RESULTADOS DE APRENDIZAJE DE LOS ESTUDIANTES: El proyecto desarrollado no tiene impacto directo sobre los estudiantes pero si indirecto, ya que si se optimiza la utilización de las aulas de informatica ellos podrán disponer durante más tiempo de las aulas de uso doble (docente/publico) 5.3. Describa el IMPACTO del proyecto relativo a transferencia de productos o servicios, metodologías en su Centro, en otros centros de la UPM, o en entidades externas: En estos momentos el mas del 50 % de los profesores utilizan las aulas informáticas en algún momento del proceso formativo por lo que una adecuada optimización dados los recursos limitados del centro es un objetivo prioritario para el proceso formativo Describa las acciones de DIFUSIÓN DEL PROYECTO (publicaciones, ponencias, organización de encuentros.) especificando su alcance (en su centro, en la UPM, de ámbito nacional o internacional): Por el momento no se han contemplado ponencias a congresos, si se ha desarrollado un proceso de difusión dentro de nuestro centro mediante la realización de escritos informativos orientados a la formación del PDI y PAS 5.5. Describa las acciones de COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL desarrolladas en el ámbito del proyecto, ya sean de ámbito nacional o internacional (participación en proyectos externos, concursos, foros ): Uno de los objetivos previstos en este proyecto era la implementación de este sistema en otros centros de la UPM. Como ya se ha visto no se ha completado este hito aunque si se han contemplado otro de cara al proceso Docentia-UPM. En este caso se ha decidido unificar el proceso desde los servicios centrales de la UPM. 6. Principales conclusiones 6.1. Indique las PRINCIPALES CONCLUSIONES que se han podido extraer del desarrollo y evolución del Proyecto: En nuestra universidad como en toda organización, el acceso a la información de una manera ágil y sencilla es fundamental. En la era de la web 2.0, es importante que aquella persona que tenga que acceder a algún dato o información, pueda realizarlo. De igual manera que es importante acceder a la información, la capacidad de organizar y coordinar equipos de trabajo es sumamente importante. Por todo esto, el desarrollar herramientas que permitan realizar estas labores, por medio de la creaciones, de entornos web para acceder a la información pública, de extranet para mantener modo de trabajo fluidos y funciones con personal ajenos a la organización, así como la creación de una intranet para las mismas funciones pero destinado al personal propio. Si consideramos las necesidades que todavía quedan por cubrir o hacia donde queremos caminar en cuanto a la evolución de la gestión de aulas se han detectado varios ámbitos de trabajo que pasamos a exponer: Evolucionar al proceso de reserva, para poder ampliar en control de las aulas impidiendo que solo aquel que realiza la reserva de las aulas pueda usarlas. Implementar nuevo sistemas de replicación que permita poder tener todas las funcionalidades actuales pero con sistemas operativos nuevos. Implementar control de acceso a los recursos para que solo aquellos alumnos que cursen estudios en el centro puedan usarlos. Dotar de entornos de almacenamientos personalizados para que cada alumno pueda tener su información de estudio centralizada y segura. Creación de aulas virtuales, para que los alumnos pueda acceder remotamente a todo el software necesario para sus clases. 7. Dificultades encontradas 7.1. Describa, si no lo ha hecho en apartados anteriores, las DIFICULTADES MÁS RELEVANTES que ha encontrado en el desarrollo del Proyecto, así como la posible solución que se ha encontrado:

5 5 de 5 La mayor dificultad encontrada ha hecho referencia a la situación socioeconómica de nuestra universidad y las muchas limitaciones económicas que estamos atravesando. No obstante si tuviera que seleccionar el principal problema que es derivado de la situación antes citada es la falta de personal laboral que apoye a los servicios informáticos a implementar estas soluciones tan necesarias en nuestro centro y en nuestra universidad 8. Evaluación del servicio de Innovación Educativa 8.1 Valore la ATENCIÓN RECIBIDA por parte del servicio de innovación educativa: En todo momento el seguimiento de los proyectos por parte del personal y la disponibilidad para solucionar los diferentes inconvenientes administrativos es digno de mencionar 8.2. Valore los servicios disponibles en el PORTAL de Innovación educativa: Bajo mi punto de vista la información que nos envían sobre los diferentes eventos relacionados con la innovación educativa es de gran utilidad para los que queremos estar al día o hacer aportaciones al campo de la innovación 9. Otras observaciones 9.1. Comente otros aspectos relevantes y SUGERENCIAS DE MEJORA para la gestión y desarrollo de proyectos de innovación educativa: Dado el carácter TIC de nuestra propuesta hubiera sido adecuado contemplar otro tipo de periféricos como son las Tablet o terminales Smartphone donde poder optimizar el funcionamiento de nuestras aplicaciones. Estos periféricos son de precio más reducido que un portátil o un PC de sobremesa