INSTRUCTIVO DE ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DEL SISTEMA BIOMÉTRICO IT-TEC-003 TABLA DE CONTROL

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1 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 1 de 30 INSTRUCTIVO DE ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DEL IT-TEC-003 TABLA DE CONTROL /02/2017 Deicy Mojica 2 30/01/2017 Deicy Mojica 1 24/10/2016 Deicy Mojica Inicial 16/10/2016 Deicy Mojica Primera Edición Versión Fecha Elaboró Revisó Aprobó Descripción de la Revisión APROBACIÓN DEL DOCUMENTO CONTROL DEL DOCUMENTO

2 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 2 de 30 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES REQUERIMIENTOS ACCIONES Y METODOS ACTUALIZACIÓN WEBSERVICE NUEVOS TRÁMITES DISPOSICIONES GENERALES RESULTADOS DOCUMENTOS Y/O FORMATOS APLICABLES... 30

3 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 3 de 30 1 OBJETIVO Optimizar los aplicativos Id3 y el WebService que conforman el sistema de Identificación y Autenticación biométrico en línea mediante la instalación de una nueva versión de cada uno de ellos, los cuales incluyendo ajustes realizados y nuevas características. 2 ALCANCE Instruir a los notarios, funcionarios e ingenieros de sistemas de las Notarías los procedimientos a seguir para realizar una actualización. 3 REFERENCIAS Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4 DEFINICIONES Biometría: La biometría es una tecnología de seguridad basada en el reconocimiento de una característica física e intransferible de las personas, como por ejemplo la huella digital, el iris. ID3 Autenticaciones: Software que permite realizar el proceso de verificación de los usuarios notariales atreves de la comparación de la huella dactilar con la base de datos de la RNEC. ID3 Firma: software que realiza el proceso de firma y autorización por el notario titular o encargado de los tramites notariales realizados en el sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea.

4 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 4 de 30 ID3 Usuarios: software que realiza el proceso gestión de Usuarios, creación, modificación, activación, des-activación y eliminación de los funcionarios con acceso al sistema de autenticación biométrica. Licencia: es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribuidor) y el licenciatario2 (usuario consumidor/usuario profesional o empresa) del programa informático, para utilizar el software cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas Actualización: Proceso para obtener una versión más reciente de un software o dispositivo. DIRECCION IP: es la dirección de red del computador donde se instaló el WebService. 5. REQUERIMIENTOS Procesador preferiblemente Core i3 o superior. Memoria RAM de 4 GB o superior Disco duro de 500GB o superior. Sistema operativo Windows 7 o superior. Java 7 Adobe Reader 10 o superior. Conexión a internet. Preferiblemente alámbrica

5 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 5 de ACTUALIZACIÓN WEBSERVICE 6. ACCIONES Y METODOS Con el fin de realizar una optimización del sistema, el proceso de actualización de los aplicativos del Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea, será automático, sin embargo, se debe tener en cuenta que el WebService debe estar en la última versión. A la fecha 29 de diciembre de 2016 corresponde la versión NOTA IMPORTANTE. No desinstale el WebService que se encuentra en el equipo, ya que este proceso borrará la base de datos. Al encender el computador, aparece una ventana informando que se encuentra disponible una nueva versión para realizar la actualización. NOTA: Antes de dar clic en Instalar cerciórese que todos los aplicativos se encuentren cerrados. Una vez acepte la actualización, realice los pasos a continuación. Dar clic en Instalar para iniciar la actualización.

6 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 6 de 30 El sistema genera un proceso de preparación del sistema con el fin de poder proceder con la actualización. El proceso de actualización detiene el servicio UCNCsigantureService con el fin de generar la copia de seguridad de la base de datos automáticamente, una vez concluya dicho proceso, el sistema procederá con la actualización.

7 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 7 de 30 Una vez el sistema haya culminado la copia de seguridad dar clic en Siguiente.

8 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 8 de 30 Se solicita instalar la última versión de Java que aparece a continuación, dar clic en Instalar.

9 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 9 de 30 El sistema pedirá la desinstalación de las versiones anteriores. Seleccionar Desinstalar.

10 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 10 de 30 Dar clic en Siguiente. Finalizar el proceso de Instalación dando clic en Cerrar.

11 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 11 de 30 Dar clic en Aceptar. Dar clic en Siguiente.

12 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 12 de 30 Dar clic en Siguiente. Dar clic en Siguiente.

13 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 13 de 30 Dar clic en Siguiente. Dar clic en Siguiente.

14 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 14 de 30 Para culminar la actualización, dar clic en Finalizar.

15 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 15 de 30 VERIFICACIÓN COPIA DE SEGURIDAD Para verificar que la copia de seguridad se realizó, diríjase a la siguiente ruta en el equipo donde instaló el WebService: (C:)/ BackUpUCNC Se visualiza la carpeta con la fecha de la copia de seguridad. Si se realiza el proceso de actualización más de una vez el mismo día, este eliminará la copia anterior y creará un archivo informando lo sucedido.

16 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 16 de 30 Comprobación del Funcionamiento WEBSERVICE En el computador dónde se instaló el WebService, ingrese desde el navegador de internet a la siguiente dirección: como se muestra en la imagen. Desde un computador diferente al que se le instaló el WebService, ingrese desde el navegador de internet a la siguiente dirección: IP:8080/logging/test.

17 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 17 de 30 ACTUALIZACIÓN APLICATIVOS ID3 VERSIÓN Al ingresar a los aplicativos de Biometría, aparece una ventana informando que se encuentra disponible una nueva versión. NOTA: Antes de dar clic en Instalar verifique que todos los aplicativos se encuentren cerrados. Dar clic en Instalar para iniciar la actualización.

18 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 18 de 30 Automáticamente aparece la ventana de Instalación de los aplicativos. Dar doble clic en el ícono del aplicativo que desee actualizar.

19 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 19 de 30 Dar clic en Aceptar. NOTA: Verifique que la dirección IP de la base de datos, corresponde a la IP del computador donde está instalado el WebService.

20 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 20 de 30 Dar clic en Siguiente hasta finalizar.

21 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 21 de NUEVOS TRÁMITES Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado con firma ruego Este trámite aplica para autenticaciones biométricas donde el compareciente no sabe o no puede firmar.

22 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 22 de 30 Seleccione el trámite y diligenciar los datos.

23 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 23 de 30 En este trámite se debe indicar que son dos (2) comparecientes, rogante y rogado, el sistema realizara automáticamente la selección de los dos (2) comparecientes y procederá con el támite cuando estos no hayan sido seleccionados. Dar clic en Aceptar.

24 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 24 de 30 Dar clic en Aceptar

25 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 25 de 30 El Primer compareciente Rogante debe Autorizar en el Pad de Firmas el tratamiento de datos personales. Una vez sean capturadas las huellas y cotejadas, dar clic en Siguiente, el sistema omitirá la captura de la firma del compareciente Rogante

26 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 26 de 30 El Segundo compareciente Rogado debe Autorizar en el pad de firmas el tratamiento de datos personales.

27 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 27 de 30 El resultado del cotejo biométrico se genera en la misma pantalla de Firma. El compareciente Rogado firma el trámite y se habilitará el boton de Aceptar, tal como se muestra en las siguientes imágenes

28 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 28 de 30 Se visualiza el documento con los datos de los comparecientes.

29 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 29 de 30 Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado de persona invidente Este trámite aplica para autenticaciones biométricas donde el compareciente es invidente. Seleccionar el trámite y diligenciar los datos del mismo. Si el compareciente Invidente no sabe o no puede firmar, seleccionar el recuadro No sabe firmar para realiza la firma a ruego.

30 IT-TEC-003 Fecha de emisión: 14/02/2017 Versión: 3 Página 30 de DISPOSICIONES GENERALES Se reitera No desinstalar el WebService. Al finalizar es conveniente verificar que en Servicios, se encuentre Iniciado el WebService UCNCsignatureService, de lo contrario en la parte izquierda de la ventana dar clic en Iniciar. 8. RESULTADOS 9. DOCUMENTOS Y/O FORMATOS APLICABLES