Manual de Uso Certificado GSE Microsoft Outlook. Versión 1.0

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1 Manual de Uso Certificado GSE Microsoft Outlook Versión 1.0 Todos los derechos reservados. Bogotá. 2009

2 Tabla de Contenido MANUAL DE USUARIO PARA EL USO DEL PROGRAMA DE MENSAJERÍA MICROSOFT OUTLOOK CON CERTIFICADOS DIGITALES GSE REQUISITOS Equipo de Cómputo Internet Certificado Digital GSE Programa Microsoft Outlook Mensaje de Correo ALISTAMIENTO Equipo de Cómputo Conexión a Internet Certificado Digital GSE Microsoft Outlook PROCEDIMIENTO Microsoft Outlook Configurando firma digital GSE Nuevo mensaje Verificando Mensaje Firmado Digitalmente Microsoft Outlook Selección de archivos... Error! Marcador no definido Firmado... Error! Marcador no definido Verificación de firmado... Error! Marcador no definido. Página 2 de 15

3 MANUAL DE USUARIO PARA EL USO DEL PROGRAMA DE MENSAJERÍA MICROSOFT OUTLOOK CON CERTIFICADOS DIGITALES GSE Bienvenidos al Manual de Usuario para el Uso del Programa de Mensajería Microsoft Outlook con Certificados Digitales GSE, en él describen paso a paso el proceso a seguir para utilizar de manera efectiva su certificado digital en el proceso envío y recepción de mensajes electrónicos firmados digitalmente. Cuando se requiere realizar el firmado de un archivo con un certificado GSE S.A., es necesario contar con un mínimo de requisitos. 1. REQUISITOS Es importante cumplir con los requisitos mínimos del sistema citados a continuación, de ello depende que el proceso de firmado pueda realizarse con éxito Equipo de Cómputo Entiéndase como un equipo de cómputo que también es denominado ordenador o computador, es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil Internet Se define Internet como una red global de redes de ordenadores conectados entre si, cuya finalidad es permitir el intercambio libre de información entre todos los usuarios Certificado Digital GSE Es el archivo que se identifica con el nombre de la persona en mayúsculas y la extensión en el caso de los tipos de dispositivos hardware es el certificado que se encuentra almacenado en el Token Programa Microsoft Outlook Corresponde al aplicativo utilizado para envío y recepción de mensajes electrónicos Mensaje de Correo Corresponde al mensaje de correo electrónico que se desea firmar digitalmente. Página 3 de 15

4 2. ALISTAMIENTO 2.1. Equipo de Cómputo Se debe contar con un equipo de cómputo adecuado para un nivel de trabajo mínimo diario. Para ello se recomiendan las siguientes características: Sistema Operativo: Procesador: Memoria RAM: Disco Duro: Windows XP ó Superior 2Ghz ó superior 512Mb ó superior 60Gb ó superior Entre mejor se encuentre acondicionado el equipo en el que desea descargar el certificado digital mejor será su rendimiento a la hora de usar el certificado digital Conexión a Internet Es NECESARIO contar con un acceso a Internet con un mínimo de conexión de 100kb/s (kilobytes por segundo) para realizar el firmado de los archivos. Esto obedece a que se realiza una comprobación de la validez del certificado digital para que este se encuentre valido Certificado Digital GSE Para firmar digitalmente un mensaje de correo electrónico requiere el certificado con el que se realizará el firmado, sea bien por Software o en el caso de Hardware, contar con el dispositivo Token que contiene el certificado digital Microsoft Outlook 2003 Corresponde al software o aplicativo utilizado para el envío de mensajes electrónicos. Dicho aplicativo es un programa licenciado creado por Microsoft, por tal motivo el usuario debe tener la licencia de dicho software. En caso de no tener el programa, debe adquirirlo directamente con una empresa autorizada para tal fin. Página 4 de 15

5 3. PROCEDIMIENTO 3.1. Microsoft Outlook 2003 De clic en el icono que se encuentra en el escritorio para acceder al aplicativo Microsoft Outlook Ilustración 1 Microsoft Outlook Configurando firma digital GSE Para configurar Microsoft Outlook 2003 para enviar mensajes firmados digitalmente, debe acceder Herramientas Opciones. Ilustración 2 Herramientas Opciones Página 5 de 15

6 Dentro del menú de opciones seleccionamos la pestaña Seguridad y luego damos clic en el botón Configuración. Ilustración 3 Opciones Seguridad En la ventana Cambiar la configuración de seguridad en la sección Certificados y Algoritmos, dar clic en el botón Elegir (Frente al campo Certificado de Firma: ) Ilustración 4 Configuración Página 6 de 15

7 En dicha ventana se debe elegir el certificado con el que se firmaran los mensajes electrónicos y se da clic en el botón Aceptar (en cada una de las tres ventanas) Nuevo mensaje Ilustración 5 Selección de certificado digital Una vez tenemos configurada la plataforma de correo Microsoft Outlook 2003 para que seleccione el certificado con el cual vamos a firmar, lo único que hace falta es seleccionar los mensajes que estarán firmados digitalmente. Para ello basta con seleccionar el botón: Dicho botón se encuentra en el mensaje que se desea enviar, y solo activándolo o desactivándolo se envía el mensaje firmado digitalmente. Ilustración 6 Mensaje de Prueba NOTA: Cada usuario decide el mensaje que debe ir firmado o no, y en dicho caso siempre se pedirá la clave del uso del certificado digital. Página 7 de 15

8 Luego de dar clic en el botón Enviar el sistema solicitará la clave de uso del certificado digital, por lo se debe ingresar la clave asignada. Ilustración 7 Solicitud de clave para certificado GSE por Software Ilustración 8 Solicitud de clave para certificado GSE por Token Luego de que haya sido ingresada correctamente la contraseña de uso del certificado digital GSE, el sistema enviara el mensaje firmado digitalmente. Página 8 de 15

9 Verificando Mensaje Firmado Digitalmente Para verificar que un mensaje se encuentra firmado digitalmente basta con identificar el mensaje con el siguiente icono o bien, verificando el contenido del mismo dar clic en el icono que se encuentra en la parte derecha del mensaje. Ilustración 9 Mensaje firmado digitalmente Ilustración 10 Verificación de firma digital Página 9 de 15

10 Ilustración 11 Verificación de Firma Digital GSE 3.2. Microsoft Outlook 2007 De clic en el icono que se encuentra en el escritorio para acceder al aplicativo Microsoft Outlook Ilustración 12 Microsoft Outlook Configurando firma digital GSE Para configurar Microsoft Outlook 2003 para enviar mensajes firmados digitalmente, debe acceder Herramientas Centro de Confianza. Página 10 de 15

11 Ilustración 13 Herramientas Centro de Confianza Dentro del menú de opciones seleccionamos la pestaña Seguridad de Correo y luego damos clic en el botón Configuración. Ilustración 14 Opciones Seguridad En la ventana Cambiar la configuración de seguridad en la sección Certificados y Algoritmos, dar clic en el botón Elegir (Frente al campo Certificado de Firma: ) Página 11 de 15

12 Ilustración 15 Configuración En dicha ventana se debe elegir el certificado con el que se firmaran los mensajes electrónicos y se da clic en el botón Aceptar (en cada una de las tres ventanas) Nuevo mensaje Ilustración 16 Selección de certificado digital Una vez tenemos configurada la plataforma de correo Microsoft Outlook 2003 para que seleccione el certificado con el cual vamos a firmar, lo único que hace falta es seleccionar los mensajes que estarán firmados digitalmente. Para ello basta con seleccionar el botón: Dicho botón se encuentra en el mensaje que se desea enviar, y solo activándolo o desactivándolo se envía el mensaje firmado digitalmente. Página 12 de 15

13 Ilustración 17 Mensaje de Prueba NOTA: Cada usuario decide el mensaje que debe ir firmado o no, y en dicho caso siempre se pedirá la clave del uso del certificado digital. Luego de dar clic en el botón Enviar el sistema solicitará la clave de uso del certificado digital, por lo se debe ingresar la clave asignada. Ilustración 18 Solicitud de clave para certificado GSE por Software Ilustración 19 Solicitud de clave para certificado GSE por Token Página 13 de 15

14 Luego de que haya sido ingresada correctamente la contraseña de uso del certificado digital GSE, el sistema enviara el mensaje firmado digitalmente Verificando Mensaje Firmado Digitalmente Para verificar que un mensaje se encuentra firmado digitalmente basta con identificar el mensaje con el siguiente icono o bien, verificando el contenido del mismo dar clic en el icono que se encuentra en la parte derecha del mensaje. Ilustración 20 Mensaje firmado digitalmente Ilustración 21 Verificación de firma digital Página 14 de 15

15 Ilustración 22 Verificación de Firma Digital GSE Página 15 de 15

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