Firma electrónica de las actas con ActasWeb Universidad de Las Palmas de Gran Canaria FIRMA ELECTRÓNICA DE LAS ACTAS CON ACTASWEB

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1 FIRMA ELECTRÓNICA DE LAS ACTAS CON ACTASWEB 1

2 Contenido 1. Requisitos técnicos para firmar electrónicamente las actas de calificación Y si tengo problemas para instalar o usar mi certificado digital? Qué hago para firmar electrónicamente las actas en ActasWeb? Puedo probar si mi ordenador está configurado correctamente para firmar las actas con ActasWeb? Puedo firmar las actas con ActasPC? Pueden firmar electrónicamente varios profesores una misma acta? Cómo puedo realizar las diligencias académicas a un acta? Cómo hago para proteger mi certificado digital con una contraseña? Solución de problemas más frecuentes Para más información Histórico de versiones de este documento

3 1. Requisitos técnicos para firmar electrónicamente las actas de calificación Para firmar electrónicamente las actas de calificación deberá usar las aplicación disponible a través de Mi ULPGC Mis Actas (también denominada ActasWeb). La aplicación de escritorio denominada ActasPC NO INCLUYE LA POSIBILIDAD DE FIRMA ELECTRÓNICA DE LAS ACTAS. También puede acceder a la aplicación a través del enlace rápido mi.ulpgc.es/actas. Los requisitos para poder firmar electrónicamente las actas son distintos si utiliza un ordenador con sistema operativo Windows o un ordenador Apple Mac con OSX: Si usa un ordenador con Windows Sistema Operativo Windows 7, Windows 8 o Windows 10. Navegador Internet Explorer 11 o superior, Mozilla Firefox o Google Chrome Tener instalado el certificado digital en el navegador que use para firmar las actas Tener instalada la última versión de la máquina virtual Java de 32 bits. Se puede instalar gratuitamente desde Tener instalada la aplicación de AutoFirma de 32 bits que puede descargar en: Adobe Acrobat Reader DC versión 2015 o superior (necesario para la impresión del acta). Lo puede descargar gratuitamente desde Si usa un ordenador Apple Mac con OSX Sistema Operativo Sierra o El Capitán Navegador Safari, Opera o Chrome. Tener instalado el certificado digital en el Llavero de inicio de sesión (si usa Safari O Chrome) o en el navegador Mozilla Firefox (si va a usar dicho navegador) Tener instalada la última versión de la máquina virtual Java. Se puede instalar gratuitamente desde Tener instalada la aplicación de AutoFirma para Mac OSX que puede descargar en: Adobe Acrobat Reader DC versión 2015 o superior (necesario para la impresión del acta). Lo puede descargar gratuitamente desde 3

4 2. Y si tengo problemas para instalar o usar mi certificado digital? Si a pesar de los enlaces con videos y las guías que enlazamos en el apartado anterior tuviera algún problema para instalar el certificado digital, la ULPGC presta soporte a la instalación y uso de certificados digitales a través del número de teléfono en el que le atenderá el personal técnico del Servicio de Informática. A continuación dejamos enlaces a algunos videos y/o guías para saber cómo resolver algunos temas: Cómo solicitar y descargar el certificado digital (ver apartado 8) Cómo hacer copias de seguridad de los certificados digitales e instalarlos en distintos navegadores y el Llavero del Mac 3. Qué hago para firmar electrónicamente las actas en ActasWeb? ActasWeb es la aplicación que se utiliza para la cumplimentación de las actas a través de un entorno Web. Está operativa desde la convocatoria de diciembre de Para usar ActasWeb debe entrar usando su DNI y contraseña universitaria a través del menú de Mi ULPGC en el apartado Mis utilidadesmis actas. También puede acceder a la aplicación a través del enlace rápido mi.ulpgc.es/actas. Cuando acceda a la aplicación ActasWeb se le mostrará la relación de actas que usted puede calificar. Cada acta, como verá en la figura de más abajo, podrá pasar por varios estados: NUEVA: un acta se encuentra en este estado cuando ha sido generada y no se ha comenzado a cumplimentar. EDICION: una vez que se ha introducido y grabado alguna calificación el acta pasa a este estado. ENVIADA: cuando se han cumplimentado todas las calificaciones y se han grabado, ActasWeb permite Enviar el acta a su Administración para que allí se imprima y se firme de forma manuscrita. Si el responsable del acta desea corregir algo de ella después de haber pulsado el botón de Enviar dispone del botón Recuperar acta que le permitirá volver a editar las calificaciones. Solo podrá Recuperar el acta si todavía no la ha firmado. 4

5 FIRMADA: El acta pasa a este estado cuando el profesor ha cumplimentado el acta, la ha enviado a la Administración y ha pasado por allí para firmarla de manera El acta pasa a este estado si el profesor una vez cumplimentada el acta la firma electrónicamente usando su certificado digital. Los estados FIRMADA son estado excluyentes: un acta está firmada manuscritamente o está firmada electrónicamente. El siguiente diagrama de flujo muestra los distintos estados y transiciones por los que puede pasar un acta desde que es generada hasta que se firma tanto de forma manuscrita como electrónicamente: 5

6 El funcionamiento de ActasWeb va a ser el mismo que ha venido siendo hasta ahora. Se podrá realizar todo el proceso igual que hasta la fecha. Una vez se han cumplimentado todas las calificaciones del acta, se le presentará 2 botones que le permitirán continuar el proceso de firma manuscrita o de firma electrónica: - Enviar el acta a la Administración. Si se elige esta opción el profesor opta por continuar el proceso como hasta ahora y acercarse hasta su Administración para firmar el acta de forma manuscrita. acta. Si se elige esta opción se firmará el acta electrónicamente. 6

7 Antes de pulsar el botón acta, confirme si tiene que marcar la casilla que está a la izquierda del botón. Si las notas ya han estado publicadas al menos cinco días hábiles 1, cuando firme electrónicamente el acta las calificaciones pasarán inmediatamente al expediente del estudiante (y se podrán reflejar en los certificados académicos que se soliciten y en la consulta de su expediente por Mi ULPGC). En caso contrario se deberán esperar 5 días hábiles antes de que dichas notas se consoliden en el expediente del estudiante. Una vez pulse el botón acta se le presentarán una serie de ventanas de alerta solicitando permiso para que la aplicación pueda a localizar los certificados digitales instalados en su ordenador y usarlos para la firma. Algunas de estas ventanas solamente se le mostrarán la primera ver que use la firma de Actas por lo que es posible que NO vea siempre todas las imágenes que presentamos a continuación. En la siguiente ventana debería marcar la casilla de la esquina inferior izquierda para que no vuelva a aparecer en el futuro: 1 Según se recoge en el artículo 41 del Reglamento de Evaluación de los Resultados de Aprendizaje y de las Competencias Adquiridas por el Alumnado en los Títulos Oficiales, Títulos Propios y de Formación Continua de la ULPGC aprobado en Consejo de Gobierno de 24 de mayo de

8 Después le aparecerá una ventana informativa en la que deberá pulsar el botón de Aceptar. Después le aparecerá una ventana con la relación de certificados digitales que tenga instalado en su ordenador. Lo habitual es solamente tenga uno. Debería seleccionarlo y pulsar el botón de Aceptar. 8

9 A continuación se realiza la firma electrónica del acta pasando ésta al estado En este punto Ud. puede entrar a Consultarla para imprimir una copia de la misma. Cuando se ha firmado electrónicamente un acta el formato en que se imprime presenta en su cabecera la leyenda Acta DEFINITIVA y en el pie aparecen los 9

10 datos correspondientes al certificado digital con el que se ha firmado el acta y la huella digital de la firma en forma de código de barras. Una vez firmada electrónicamente el acta le llegará un mensaje de correo electrónico confirmándole la firma y además se le enviará una copia del acta firmada electrónicamente a la cuenta de correo electrónico de gestión de las actas de la Administración de su centro para que estén informados de ello. 4. Puedo probar si mi ordenador está configurado correctamente para firmar las actas con ActasWeb? Sí. ActasWeb incluye una funcionalidad para validar que su ordenador cumple con los requisitos técnicos explicados en el apartado anterior de esta guía. La misma se encuentra en la parte superior de la pantalla inicial de la aplicación ActasWeb en el enlace Probar firma electrónica. Una vez pinchemos en el enlace se nos mostrará una pantalla en la que disponemos de un cuadro en el que incluir un texto libre. Lo que ahí escribamos 10

11 será lo que se vaya a intentar firmar electrónicamente. Una vez escrito el texto debemos hacer clic en el botón de Firmar y enviar. En ese momento se nos presentarán distintas pantallas dependiendo de si estamos usando Internet Explorer o Mozilla Firefox (que son los navegadores que puede usar para firma electrónicamente las actas). Si va a usar Internet Explorer Se le presentará la siguiente pantalla en la que se le mostrarán los certificados digitales que tenga instalado en su navegador. Deberá seleccionar aquel con el que quiera firma y el botón de Aceptar. 11

12 A continuación se nos presentarán las ventanas que ya describimos en el apartado 3 de esta misma guía. Si el ordenador está configurado correctamente se nos mostrará la siguiente con un mensaje informativo 5. Puedo firmar las actas con ActasPC? NO. La funcionalidad de firma electrónica solamente se va a incorporar a la aplicación ActasWeb. ActasPC es una aplicación a la que la ULPGC no va a incorporar nuevas funcionalidades. 12

13 6. Pueden firmar electrónicamente varios profesores una misma acta? NO. Al menos en esta experiencia piloto SOLAMENTE se podrán firmar electrónicamente las actas por una única persona. 7. Cómo puedo realizar las diligencias académicas a un acta? Una vez que ha firmado electrónicamente un acta, ésta ya no puede ser modificada. Si hubiera que modificar alguna calificación debido a algún error habría que realizar una diligencia académica al acta. Hasta ahora para ello debía acudir físicamente a su administración y cumplimentar el impreso para realizar las diligencias y firmarlo de manera manuscrita. Ahora puede realizar dicho trámite a través de la Sede electrónica de la ULPGC. Dentro del apartado de Trámites en línea encontrará el procedimiento de Modificación de acta de calificaciones mediante diligencia académica donde podrá cumplimentar el formulario vía Web y firmarlo electrónicamente de modo que no tenga que desplazarse a su Administración. 8. Cómo hago para proteger mi certificado digital con una contraseña? El proceso para incorporar una contraseña para usar el certificado digital es diferente dependiendo del navegador en el que lo tenga instalado y está explicado en el apartado 11 de la Guía rápida del certificado digital que puede consultar en: En ella se explica cómo proteger de uso el certificado con contraseña tanto en Internet Explorer como en Mozilla Firefox. 13

14 9. Solución de problemas más frecuentes A continuación presentamos los problemas más frecuentes que le podrían ocurrir en el proceso de cumplimentación y firma electrónica de las actas, así como las posibles soluciones. Solución de problemas más frecuentes Problema Posibles causas Solución No aparece en el menú de Mi ULPGC la opción de Mis utilidadesmis actas. - No consta en la base de datos corporativa que sea Ud. el responsable de firmar dichas actas. - Acuda a la Administración de su centro y confirme si es Ud. u otra persona la que consta como responsable de firmar dicha acta. - No consta en la base de datos corporativa que el responsable de firmar el acta le haya dado permisos para cumplimentar el acta. - Contacte con el profesor responsable de la firma del acta para que le de permisos de edición del acta. Una vez entro en ActasWeb no veo las actas de mis asignaturas. Una vez he cumplimentado el acta no me aparece el botón con la acta - No consta en la base de datos corporativa que sea Ud. el responsable de firmar dichas actas. - No consta en la base de datos corporativa que el responsable de firmar el acta le haya dado permisos para cumplimentar el acta. - Aún no se ha generado el acta de dicha asignatura y convocatoria. - No consta en la base de datos corporativa que sea Ud. el responsable de firmar dichas actas. - No ha introducido las notas de TODOS los estudiantes - Acuda a la Administración de su centro y confirme si es Ud. u otra persona la que consta como responsable de firmar dicha acta. - Contacte con el profesor responsable de la firma del acta para que le de permisos de edición del acta. - Acuda a la Administración de su centro y confirme si ya se ha generado dicha acta o si ha habido algún problema que lo impidiera. - Acuda a la Administración de su centro y confirme si es Ud. u otra persona la que consta como responsable de firmar dicha acta. - Revise si se le ha quedado algún estudiante por calificar 14

15 Una vez que he cumplimentado el acta y pulso el botón actas no se me presenta ningún certificado digital. - No tiene instalado el certificado digital en su navegador. - No tiene conectado el lector de DNI electrónico al ordenador. - No ha introducido el DNI electrónico en el lector. - No ha instalado el driver de su lector de DNI electrónico - No ha instalado el software criptográfico para usar el DNI electrónico - No está utilizando ninguno de los dos navegadores establecidos para realizar la firma electrónica (Internet Explorer 11 o superior o Safari 10 o superior). - Instale su certificado digital. En caso de dudas contacte con el soporte a la instalación y uso de certificados digitales en el teléfono Conecte el lector de DNI electrónico a su ordenador. - Introduzca en el lector el DNI electrónico. - Instale el driver de su lector de DNI electrónico. Éste suele venir en el CD adjunto a su lector. - Descargue el software del DNI electrónico e instálelo. Lo puede encontrar en el área de descargas de la página: - Consulte el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma electrónica de las actas de esta guía para confirmar que cumple con los mismos. Si Ud. tiene algún otro problema que no esté descrito en este guía le rogamos contacte con los siguientes canales: Para problemas referidos al USO de ActasWeb: contactar con el número de teléfono: Para problemas referidos con la instalación y uso de certificados digitales o DNI electrónico: contactar con el número de teléfono: Para comunicar incidencias de índole informática con Soporte Informático en el teléfono o a través del formulario web disponible en Para conocer cuestiones y resolver dudas relativas al uso de certificados digitales de la FNMT puede encontrar un servicio de Preguntas Frecuentes muy interesante en la siguiente página de CERES: 15

16 10. Para más información Para saber cómo obtener e instalar el certificado digital de la FNMT consulte la guía que ha desarrollado la ULPGC y que se encuentra al final de la siguiente página Web: Para conocer más sobre los certificados de la FNMT visite la página: Para conocer más sobre el DNI Electrónico visite la página: También puede consultar la guía que ha desarrollado la ULPGC y que se encuentra al final de la siguiente página Web: 16

17 11. Histórico de versiones de este documento HISTÓRICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha Descripción Autor /05/2011 Información básica sobre los certificados digitales y su uso para la firma electrónica de Actas /06/2011 Correcciones de redacción no significativas del contenido /06/ /06/ /06/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/2011 Correcciones de redacción no significativas del contenido Se ha añadido en el apartado 8 de la guía el ejemplo de prueba de uso en la página de la Dirección general de Tráfico ( Se incluye el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma de las actas. Se incluye el apartado 15.Solución de problemas más frecuentes. Se incluyen imágenes sobre uso de DNI electrónico para firmar las actas. Se ha modificado el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma de las actas. Se ha modificado el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma de las actas para añadir la instalación de la librería CAPICOM y configuración del navegador Internet Explorer Se han incluido en el apartado 15.Solución de problemas más frecuentes dos posibles errores y su solución Se incluye en el apartado 10 un nuevo sitio de confianza a añadir (http.// Se añade la referencia en el apartado 9 del envío de correo electrónicos tanto a la Administración con al propio profesor Se han modificado las referencias que se hacían en el documento a la librería CAPICOM como software propio de la FNMT y que se 17

18 necesitara solo para firmar con los certificados FNMT ya que son necesarios para cualquier firma electrónica usando Internet Explorer /09/ /04/ /05/ /05/ /06/ /01/ /12/ /12/2014 Se eliminan las referencias a la experiencia piloto de julio de 2011 una vez el proceso se generaliza para todas las actas Se incorpora en el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma de las actas la resolución del problema que suele ocurrir con Mozilla Firefox cunado no se tiene instalado adecuadamente el Certificado Raíz de la FNMT. Se añade el apartado 14. Cómo puedo realizar las diligencias académicas de un acta? Se incorpora un nuevo apartado en la guía 11. Puedo probar si mi ordenador está configurado correctamente para firmar las actas con ActasWeb? Se rehace el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma de las actas para incluir la referencia a la aplicación de Configurador FNMT-RCM que se puede descargar desde la página Web de CERES Se incluye en los requisitos técnicos que también funciona en el sistema operativo Linux Ubuntu Se rehace el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma de las actas para incluir un apartado explicando como preparar el ordenador si va a usar Mozilla Firefox con Mac OS Se cambia el nombre del documento Se modifican las referencias a las páginas de la Web de CERES que han cambiado recientemente Se cambia el sitio seguro a incluir en Internet Explorer por el cambio en la web de la ULPGC y que ahora pasa a ser 18

19 2.6 02/02/ /05/ /06/ /10/ /12/2017 Se revisan los requisitos técnicos Se revisa completamente el documento. Se suprimen apartados obsoletos y se actualizan los requisitos técnicos y las imágenes acorde a las nuevas versiones de Windows Se modifican los requisitos técnicos para los Mac y los equipos Linux para usar SeaMonkey Se modifican los requisitos técnicos para Windows y Mac y se eliminan los requisitos para Linux Se eliminan las referencias a la página web del EEES que están ya inactiva. Se añade referencia al acceso rápido en mi.ulpgc.es/actas 19