Carrera 4ª. No.3-12 Piso 2º - Alcaldía Municipal Tel fax Cód. Postal Inquietudes o Sugerencias Correo electrónico:

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2 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 LINEAMIENTOS DE COMUNICACIÓN IDENTIFICACIÓN DE PÚBLICOS OBJETIVO COMUNICACIÓN EXTERNA Herramientas de Comunicación Externa Herramientas de Comunicación Externa COMUNICACIÓN INTERNA Herramientas de Comunicación Interna CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS Sencillez y Claridad Información Completa, Actualizada y Documentada Ética del Lenguaje La información como generadora de bienestar individual y colectivo EQUIPO DE TRABAJO EDITORIAL PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN, VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DE CONTENIDOS Administración del Portal Roles en la administración del Portal M DE IMAGEN VISUAL El Símbolo Módulo Tipográfico Logosímbolo El Sistema de Color Tipografía... 12

3 INTRODUCCIÓN La política editorial tiene como objetivo establecer los lineamientos de comunicación, los criterios y procedimientos para la elaboración de contenidos y establecer una imagen visual para los diferentes canales informativos de la alcaldía como entidad pública. En el proceso de comunicación e información de la alcaldía tiene diversos públicos que dentro de la política editorial deben ser identificados, así como los canales de comunicación que estos utilizan. Este documento de política editorial presenta las directrices para el manejo adecuado de la información y las comunicaciones institucionales con el fin de hacer de la Alcaldía una entidad más eficiente, transparente y participativa. LINEAMIENTOS DE COMUNICACIÓN Las comunicaciones y la información son fundamentales para dar cumplimiento a los principios de la administración pública. Se requiere que la administración comunique, publique, notifique e informe sus acciones de forma clara, veraz y actualizada para poder alcanzar el principio de transparencia y permitir el control ciudadano sobre la función pública. Cuando la administración pública se comunica de forma apropiada con los ciudadanos crea confianza en ellos, visibiliza su gestión y abre las puertas a la participación ciudadana. Para que esto sea posible, la comunicación institucional responderá a las directrices establecidas en el presente documento y por la secretaria de desarrollo social Lider GELT y su estrategia estará diseñada de tal forma que atraviese cada uno de los procesos al tiempo que logre el posicionamiento de la entidad en los ámbitos de su interés, es decir, identidad, imagen y reputación

4 1.- IDENTIFICACIÓN DE PÚBLICOS OBJETIVO En consonancia con la Política Editorial de la alcaldía de Anolaima, al comunicar un mensaje existen públicos diferentes, a los cuales se debe llegar según su naturaleza, particularidades y características. Dentro de los públicos objetivo se encuentran: la Ciudadanía, la institucionalidad, los funcionarios y las organizaciones formales y no formales de ciudadanos. Acorde a la necesidad de informar, transmitir, socializar, sensibilizar y poner a disposición de cada uno de estos grupos objetivo un mensaje, éste contendrá elementos diferenciales en su estructura y formato, y mantendrá unidad en el manejo de las reglas del lenguaje, la sintaxis y la gramática. PUBLICO OBJETIVO Ciudadanos Organizaciones de ciudadanos Funcionarios Institucionalidad INFORMACIÓN QUE REQUIEREN Gestión, programas, proyectos, planes, normatividad, actividades. Gestión, programas, proyectos, planes, actividades enfocadas a sus temas de interés. Normatividad, Planes institucionales, Incentivos, Capacitaciones Cumplimiento de metas, ejecuciones presupuestales, coberturas e impactos de los programas implementados dentro de la Alcaldía en el caso local y en los planes de acción de cada una de las entidades. INFORMACIÓN QUE ME INTERESA DAR CONOCER Avances, beneficiarios, impactos, coberturas, políticas, costos y desarrollo de proyectos en cada uno de los sectores atendidos por la Alcaldía Avances, beneficiarios, impactos, coberturas, políticas, costos y desarrollo de proyectos en cada uno de los sectores atendidos por la Alcaldía Actividades, planes, normatividad vigente, incentivos y cambios en directrices de rendición de cuentas en los formatos o plataformas vigentes para la entidad. Planes y su ejecución, informes actualizados de gestión, bases de datos de cada una de las dependencias internas.

5 2.- COMUNICACIÓN EXTERNA Herramientas de Comunicación Externa La comunicación externa es el conjunto de estrategias, instrumentos, herramientas y acciones que la alcaldía utiliza para transmitir información a públicos externos con el fin de construir, mantener, mejorar o perfeccionar la imagen y la percepción que el público externo tienen de la entidad, así como dar a conocer información importante y relevante para cada grupo. La comunicación externa se materializa, por medio de la información que aparece en los medios de comunicación escritos, radiales, televisivos y digitales que, registran y publican información relacionada con la Entidad Herramientas de Comunicación Externa Canal Comunicados de prensa Relacionamiento y presencia institucional en eventos: Informes de gestión Material Audiovisual Criterios/ Observaciones Documentos sobre noticias y eventos publicados con la información relevante de actividades a desarrollar o mostrar Las dependencias deben tener en cuenta los lineamientos de imagen institucional que entregaran a los ciudadanos o entes de control Describir los avances o logros en la gestión de cualquier labor o proyecto Las dependencias deben tener en cuenta los lineamientos de imagen institucional que entregaran a los ciudadanos o entes de Responsable DEPENDENCIA ENCARGADA DEL EVENTO CADA UNA DE LAS DEPENDENCIA S LIDER GELT Fuente de la información TODAS DEPENDENCIAS Y CIUDADANIA DEPENDENCIA ENCARGADA DEL EVENTO, LIDER GELT Y POLITICA EDITORIAL POLITICA EDITORIAL Y LIDER GELT LIDER GELT - POLITICA EDITORIAL Periodicidad MENSUAL SEMESTRAL

6 control Campañas y Describir cada uno de programas los programas Institucionales institucionales de cada dependencia teniendo en cuenta los lineamientos de imagen institucional Página WEB Se ajusta a los lineamientos definidos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por lo cual su funcionalidad, operatividad y accesibilidad son garantía de transparencia, acceso a la información y oportunidad en la prestación de los servicios a los ciudadanos. LIDER GELT CADA UNA DE LAS DEPENDENCIA S POLITICA EDITORIAL MINTIC Y POLITICA EDITORIAL MENSUAL Facebook Cada publicación debe contener identificación visual (imagen o video), con su título acorde y sus protagonistas. Twitter Información resumida de las actividades que redireccionen al sitio Carteleras informativas Web o Facebook oficial Se ajusta a los lineamientos de publicación con el membrete de la dependencia, la alcaldía, datos de contacto. CADA UNA DE LAS DEPENDENCIA S - LIDER GELT CADA UNA DE LAS DEPENDENCIA S ALCALDE CADA UNA DE LAS DEPENDENCIA S CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS POLITICA EDITORIAL

7 3.- COMUNICACIÓN INTERNA Herramientas de Comunicación Interna Canal Carteleras informativas Correos electrónicos Criterios/ Observaciones Se ajusta a los lineamientos de publicación con el membrete de la dependencia, la alcaldía, datos de contacto. Firma digital con nombre, cargo, datos de contacto, cód. postal, mensaje de no impresión de correo innecesaria, escudo Responsable CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS Fuente de la información POLITICA EDITORIAL POLITICA EDITORIAL Periodicidad CUATRIENAL 4.- CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS La Política Editorial de la entidad determina el alcance y enfoque de la comunicación, determinando el tono, modo y la manera como se debe transmitir, de acuerdo con la identificación previa del público al cual va dirigida, es importante partir de un conjunto de principios básicos de la redacción que serán de utilidad para todos las áreas y sus respectivos servidores, que en razón de las funciones asociadas a su cargo, producen, generan, compilan, ordenan, organizan, procesan, envían y transmiten información. Los contenidos de los documentos de interés informativo, educativo y publicitario, con destino a públicos internos o externos, son responsabilidad de sus autores en términos de fondo, dominio y experticia temática; deberán ceñirse al Manual de Imagen Visual de la Alcaldía para mantener identidad de marca así como ser revisados y ajustados desde el punto de vista formal (estilo, redacción, estructura gramatical y ortografía), por Comunicaciones. En términos generales, las comunicaciones institucionales deben reflejar los siguientes

8 principios: Lenguaje claro y sencillo Información completa y validada con el responsable del área Contenidos soportados en fuentes documentales y bibliográficas (según el caso) Uso de recursos tecnológicos en forma responsable y autorizada Enfoque de beneficio mutuo Ahorro de recursos y observancia de Política de Cero Papel Sencillez y Claridad Escribir con naturalidad. Los mensajes deben privilegiar el uso de palabras simples, de fácil comprensión y entendimiento para el público. No obstante, la simplicidad del lenguaje no significa que se sacrifiquen otros criterios como el rigor en la fuente documental, el respeto por los derechos de autor, la verificación de los datos, cifras y demás elementos que sustenten el mensaje. Se debe propender por la brevedad. Para ello, conviene evitar párrafos interminables y frases largas. Si quien escribe comprende lo que escribe, ya tiene asegurada la transmisión de su mensaje. El significado de las siglas se escribirá completo la primera vez que se menciona, y después podrá usarse sola, empleando el adecuado manejo de las mayúsculas. Conviene reducir el empleo de tecnicismos, y si es inevitable, se debe explicar el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, dentro de paréntesis. Los términos en idioma extranjero casi siempre tienen un significado en idioma español. Se deben privilegiar los segundos. No obstante, los avances tecnológicos han exigido la adopción de extranjerismos e incluso su españolización Información Completa, Actualizada y Documentada El manejo de las comunicaciones institucionales obliga a los generadores de información a ser rigurosos con la fuente u origen de la misma. La información debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente no brinda la suficiente seguridad o no hay certeza de su procedencia la información debe ser corroborada al menos con dos (2) fuentes adicionales, identificando el origen al final del documento. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados.

9 Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, deben guardar relación con los textos y cumplir con las condiciones técnicas y legales para su utilización. La reproducción, transformación, o puesta a disposición de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe hacerse conforme a lo ordenado legalmente para tal fin Ética del Lenguaje Ajustados a los lineamientos de la Política Editorial, los contenidos guardarán respeto por las normas éticas, de la moralidad y las buenas costumbres. El tipo de público al cual van dirigidas las comunicaciones institucionales, limitan o permiten el uso de estilos y modos en segunda, tercera o cuarta persona. En todo caso, el modo coloquial y uso de la segunda persona se puede aplicar a campañas de tipo publicitario, el resto de mensajes se trabajaran según la finalidad y grupo receptor. El lenguaje utilizado en las comunicaciones institucionales deberá promover el respeto por los derechos de las personas, ofrecer una perspectiva de la equidad de género y lograr en el destinatario, interno o externo, una visión objetiva de que la misión de la entidad se cumple de manera homogénea y solidaria para todos sus usuarios La información como generadora de bienestar individual y colectivo El uso de tecnologías de la información no es obstáculo para el cumplimiento de las reglas generales de redacción citadas en este documento. La comunicación digital, más que una forma de simplificación del lenguaje, está orientada a facilitar la vida de los ciudadanos, es decir, hacer que el Estado cumpla con su deber al menor costo para la comunidad. Las comunicaciones institucionales deben llevar implícito el deber de los servidores públicos de la entidad de lograr la mayor rentabilidad social, expresada en calidad de vida, satisfacción y ahorro de recursos, entre ellos, el papel, como Política Gubernamental. Los Usuarios encontrarán en la información institucional referente válidos, no solo para conocer sus derechos, sino además para tomar decisiones y hacerse partícipes de los cambios requeridos para la prestación de un mejor servicio.

10 5.- EQUIPO DE TRABAJO EDITORIAL El equipo de trabajo editorial está conformado por el Líder GELT municipal y el técnico en Sistemas que tienen como misión: Promover la aplicación de los lineamientos contemplados en esta política para publicación de contenidos en el portal y en los diversos medios de comunicación internos y externos. Revisar la adecuada publicación de contenidos, imágenes y herramientas digitales en todos sus formatos. Fomentar la oportuna la publicación en la Web de los reportes a los diferentes organismos de control. 6.- PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN, VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DE CONTENIDOS Consecuentes con las responsabilidades del Equipo de trabajo editorial, se dispuso la creación de un formato que será enviado a cada una de las dependencias que estandarizara la publicación de contenidos en el sitio WEB y que será remitido a los correos electrónicos del comité editorial para revisión y aprobación. Por medio del correo contactenos@anolaima-cundinamarca.gov.co siempre con el asunto publicación + (título de la noticia), las áreas y procesos interesados envían la información que requieran validar y publicar al interior de la Entidad, (Correos masivos, boletines internos), así como aquella dirigida a públicos externos y ciudadanía en general (Textos para material de campañas publicitarias y piezas noticias, boletines, documentos de gestión, y en general todos los contenidos exigidos por el Manual GEL 3.1. del MINTIC. Los documentos de carácter obligatorio tales como normatividad y lineamientos jurídicos, informes financieros y presupuestales, documentos administrativos, se reciben en el correo contactenos@anolaima-cundinamarca.gov.co siempre con el asunto publicación + (título del documento), para su respectiva publicación, teniendo en cuenta el cumplimiento de requisitos y tiempos de Ley establecidos para cada caso.

11 Las demás solicitudes, textos relacionados con campañas educativas y/o publicitarias, información de interés general para la ciudadanía o para un grupo determinado de clientes y usuarios, se revisan de acuerdo con el orden de entrada de los documentos. Una vez realizadas, el receptor acusara recibo y reporta su respectiva aprobación y publicación, para que se dé continuidad y finalización al proceso, es decir, publicación en la página web o producción, impresión, difusión y divulgación del material por otros medios Administración del Portal La Administración del portal está a cargo de Técnico en Sistemas, quien es el responsable del mantenimiento y programación del sitio web y de la actualización de sus contenidos. Dentro de las funciones que desarrolla el equipo de trabajo editorial está la de revisar y recomendar ajustes de forma en los textos y la redacción de los documentos presentados, es importante señalar que cada área es responsable del alcance, rigurosidad, veracidad y manejo del contenido, así como de velar por las actualizaciones correspondientes y su publicación oportuna. Se anexa matriz de actualización y plan de administración del Sitio Web la cual establece los responsables, la fuente de información y la periodicidad de cambios en las publicaciones de información básica establecida en el anexo 2 del manual GEL Roles en la administración del Portal ROL REQUISITOS GENERALES FUNCIONES Autor Buenas relaciones interpersonales. Dinámico, objetivo y crítico. Habilidad como relator y documentador. Está encargado de incluir información en la base de datos que alimenta la página (ítems de contenido). Es quien digita la información que será publicada en el sitio Web de la entidad. Posee permiso para modificar o suprimir los artículos escritos por él mismo. La información digitada por los autores queda publicada

12 después de recibir autorización de un editor. 7.- M DE IMAGEN VISUAL La Alcaldía reconoce la importancia de la identidad visual, por lo que Manual de Identidad Visual que hace parte de la presente política y que está conformado por un sistema de identidad visual, que maneja un lenguaje gráfico compuesto por letras (ELEMENTOS) y gramática (REGLAS DEL SISTEMA) que al combinarse garantizan una clara identificación la alcaldía en todas sus manifestaciones visuales. El Manual suministra una serie de pautas para la aplicación del sistema de identidad y está diseñado para ser utilizado de manera constante. Está dirigido a aquellas personas y grupos que de alguna forma estén involucradas en la creación y producción de piezas gráficas para la entidad El Símbolo Escudo de Anolaima que está publicado el sitio web es un referente y además puede ser utilizado para este segmento Módulo Tipográfico En nuestro logosimbolo se incluye la frase departamento de Cundinamarca que está escrita en fuente mistral o similar, el enunciado Municipio de que está escrito en Arial color verde #0F6607 o similar y el título Anolaima en Narkisim en color Rojo #D21111 ó similar. Los tamaños pueden variar de acuerdo a la necesidad de la presentación Logosímbolo El logosímbolo estará compuesto por el símbolo y el modulo tipográfico mencionados en 7.1 y El Sistema de Color Se utilizaran los colores negro #000000, verde #0F6607 Rojo #D21111 en todos los documentos de la institución Tipografía 1. La tipografía: utilizada en el módulo tipográfico solo aplica para el logo símbolo.

13 Para otros textos se debe utilizar la tipografía institucional: Fuentes en tamaños adecuados al lector como: Arial, Calibri, Tahoma otimes new Román; código de consecutivo, el encabezado con el logosimbolo y su pie de página descrito más adelante. El escudo en marca de agua en la parte trasera del texto puede ser opcional. 2. Código consecutivo: Todas las oficinas que expidan o elaboren documentos los expedirán con un código consecutivo de oficio el cual estará compuesto de la siguiente manera: AC-SGAM A B C D A. AC: Sigla de Anolaima Cundinamarca. B. SGAM: Sigla de la Oficina que elabora el oficio C. 2014: Año de expedición del documento D. 001: Número de Oficio Secretaria de Gobierno y Asuntos AC-SGAM Municipales Secretaría de Desarrollo Social y AC-SDSC Comunitario Secretaría de Desarrollo AC-SDE Económico Secretaria de Hacienda AC-SH Secretaria de Planeación, Obras y AC-SPOS Servicios Públicos Oficina de Servicios Públicos AC-OSP Inspección de Policía AC-IM Despacho del Alcalde AC-DA Comisaria de Familia AC-CF Oficina del SISBEN AC-OS Deporte, Cultura y Turismo AC-DCT Almacén Municipal AC-AM Concejo Municipal AC-CM Personería Municipal AC-PM Tabla de Formato por Dependencia. 3. Referencia: A todos los oficios expedidos se les debe registrar la referencia en la cual, se deberá realizar, una breve y concisa descripción del asunto o tema a que se refiere el oficio.

14 Anexos y C.C.: a los oficios que se expidan y conlleven algún anexo debe se les debe registrar el número de folios anexos y si tiene anexos físicos como disquetes o CDs, también deben ser registrados como se indica en el formato Los oficios que sean expedidos con copia a varias entidades deberán contener el registro de dichas copias en el campo C.C. 5. Proyecto y reviso: Todos los oficios expedidos deben registrar los datos del funcionario que lo proyecto o elaboro y los datos de quien lo reviso, estos datos serán registrados así: primer nombre, apellidos. Formato El pie de página: verde #0F6607 o similar, serán obligatorios con la información de contacto como teléfono, correo electrónico, fax, dirección y el código postal del municipio color verde

15 CRITERIOS Información básica del Estado Colombiano Misión y visión Objetivos y Funciones Organigrama Localización Física Teléfonos y/o líneas gratuitas y fax (con indicativo nacional e internacional) Correo electrónico de contacto o enlace al sistema de atención al ciudadano con que cuente la entidad Horarios y días de atención al público OBSERVACIONES La información general de la entidad y los canales de atención al ciudadano en debe estar actualizada. Así mismo, el vínculo al sitio Web de la entidad debe ser válido y la información básica de la entidad disponible debe coincidir con la información publicada en el sitio Web de la entidad. Son las que están descritas en la norma de creación o reestructuración de la entidad o definidas en el sistema de gestión de calidad de la entidad. Son los que están descritos en la norma de creación o reestructuración de la entidad. Si alguna norma le asigna funciones adicionales, éstas también se deben incluir en este punto. Se debe presentar de una manera gráfica la estructura organizacional de la entidad. Deben publicarse en la parte inferior dela página inicial los datos de contacto y atención de la sede principal y un enlace a un directorio de las sedes y/o sucursales que contenga la misma Información. Deben publicarse en la parte inferior de la página inicial los datos de contacto y atención de la sede principal y un enlace a un directorio de las sedes y/o sucursales que contenga la misma información. Deben publicarse en la parte inferior de la página inicial los datos de contacto y atención de la sede principal y un enlace a un directorio de las sedes y/o sucursales que contenga la misma información. Deben publicarse en la parte inferior de la página inicial los datos de contacto y atención de la sede principal y un enlace a un directorio de las sedes y/o sucursales que contenga la misma información. RESPONSABLE DE CARGAR LA INFORMACIÓN FUENTES DE INFORMACIÓN PERIODICIDAD CUATRIENAL CUATRIENAL PLANEACION

16 Directorio de funcionarios principales Directorio de entidades Directorio de agremiaciones y asociaciones Leyes/ Ordenanzas / Acuerdos Decretos Se debe publicar información, como mínimo, de los funcionarios que ocupan los cargos planteados en el organigrama. De estos funcionarios se debe publicar: nombre, apellidos, cargo, teléfono y/o número de la extensión, dirección de correo electrónico institucional del despacho y/o del funcionario. Si la entidad tiene como política usar un único punto de acceso del ciudadano, se debe aclarar que éste es el mecanismo de comunicación. se debe publicar el listado de entidades que integran el mismo sector/rama/organismo (en el caso del orden nacional), del departamento (en el caso de gobernaciones) o del municipio, (en el caso de alcaldías), con enlace al sitio Web de cada una de éstas. e debe publicar el listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al sitio Web de cada una de éstas. Pueden ser Juntas de Acción de Comunal, Asociaciones, Veedurías, Consejos Territoriales de Planeación, Juventud Se debe publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. Esta información debe ser descargable y estar organizada por temática, tipo de norma y fecha de expedición de la más reciente hacia atrás. De lo contrario, deberá habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedición. Se debe publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. Esta información debe ser descargable y estar organizada por temática, tipo de norma y fecha de expedición de la más reciente hacia atrás. De lo contrario, deberá habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de DESARROLLO ECONOMICO

17 expedición. Resoluciones, Circulares y/u otros actos administrativos de carácter general Políticas, planes o líneas estratégicas Programas y proyectos en ejecución Contacto con dependencia responsable Listado de trámites y servicios Información sobre la contratación Se debe publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. Esta información debe ser descargable y estar organizada por temática, tipo de norma y fecha de expedición de la más reciente hacia atrás. De lo contrario, deberá habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedición. Las entidades deben publicar sus políticas, planes o líneas estratégicas y como mínimo su plan estratégico vigente. Para el caso de las entidades territoriales deben publicar mínimo el plan de desarrollo vigente. Deben publicarse, como mínimo, el plan de acción, el plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos o programas que se ejecuten en cada vigencia. Deben publicarse, como mínimo, el plan de acción, el plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos o programas que se ejecuten en cada vigencia. En la página inicial debe existir, en un lugar plenamente visible, un enlace a la sección de trámites y servicios de la entidad, donde se proporcione un listado con el nombre de cada trámite o servicio, puede estar enlazado a la información sobre éste en el Portal del Estado Colombiano (PEC). En los casos en que el trámite o servicio pueda realizarse en línea, deberá existir junto a su nombre un enlace al punto exacto para gestionarlo en línea. Enlace en la página inicial de la entidad, mediante el logotipo oficial, a la información que ésta publica sobre sus procesos de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Se podrá presentar un listado de los GENERAL SEMESTRAL PLANEACION PLANEACION TRIMESTRAL HACIENDA - - PLANEACION

18 Entes de control que vigilan a la entidad Informes de Gestión Metas e indicadores de gestión Plan de Mejoramiento Información para niños Preguntas y respuestas frecuentes Boletines y publicaciones Noticias procesos de contratación de la entidad y que cada identificación del proceso se enlace con la información respectiva publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Se debe publicar la relación de todas las entidades que vigilan la entidad y los mecanismos de control que existen al interior y al exterior para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestión de la misma. Para ello se debe indicar, como mínimo, el tipo de control que se ejecuta al interior y exterior (fiscal, social, político, etc.) y la forma como un particular puede comunicar una irregularidad ante la entidad responsable de hacer el control sobre ella (dirección, correo electrónico, teléfono o enlace al sistema de denuncias si existe). Se deben publicar, como mínimo, los informes del período en vigencia y el histórico del período inmediatamente anterior, presentados a la Contraloría (dos veces al año), al Congreso/Asamblea/Concejo (según aplique una vez al año) y los informes de rendición de cuentas a los Ciudadanos (una vez al año). Se debe publicar la información relacionada con metas, indicadores de gestión y/o desempeño y los avances periódicos, de acuerdo con su planeación estratégica. Se deben publicar los informes remitidos a la Contraloría sobre el Plan de Mejoramiento para la vigencia 2008 Información dirigida para los niños sobre la entidad y sus actividades, de manera didáctica y en una interfaz interactiva. Se debe ofrecer una lista de respuestas a preguntas frecuentes relacionadas con la entidad, su gestión y los servicios y trámites que presta. Se debe colocar a disposición todos los boletines y publicaciones emitidos periódicamente por la entidad, organizándolos del más reciente hacia atrás. En la página inicial se debe habilitar una sección que contenga las noticias más CONTROL INTERNO SEMESTRAL HACIENDA - PLANEACION COMISARIA DE FAMILIA - DESARROLLO SOCIAL SEMESTRAL SEMESTRAL SEMESTRAL GENERAL MENSUAL DESARROLLO SOCIAL

19 Calendario de actividades Glosario Política de privacidad y condiciones de uso Oferta de empleos Enlace al Portal del Estado Colombiano Información general Territorios Mapas Indicadores Documentos del municipio relevantes para la entidad y que estén relacionadas con su actividad. n la página inicial se debe habilitar un calendario de eventos y fechas clave relacionadas con los procesos misionales de la entidad. Este calendario podrá estar enlazado con el Calendario de Eventos en el Portal del Estado Colombiano. Se debe incluir un glosario que contenga el conjunto de términos que usa la entidad o que tienen relación con su actividad. En el pie de la página inicial, se debe habilitar un enlace que dirija a las políticas de privacidad y condiciones de uso del sitio Web. La entidad debe publicar las ofertas de empleo vigentes incluyendo la denominación del empleo a proveer, el perfil requerido, el período de oferta de la vacante y los datos de contacto. Enlace al Portal del Estado Colombiano e debe publicar la identificación del departamento o municipio (NIT, código DANE, gentilicio), símbolos (escudo, bandera, himno), historia (fecha de fundación, fundadores, reseña), geografía (reseña geográfica, límites, extensión, altitud, temperatura media) ecología (reseña), economía (reseña) vías de comunicaciones (aéreas, terrestres y fluviales). En el caso de los municipios, se debe publicar la información general de las comunas, barrios, corregimientos y veredas. Deben publicarse, como mínimo, el mapa geográfico, el político y mapas territoriales Se debe publicar la información relacionada con indicadores de población, salud, educación, servicios públicos, meteorología, socio económicos, entre otros Se deben ofrecer publicaciones vigentes sobre el departamento o el municipio, en temas diversos como el agropecuario, cultura, economía, demografía, medio ambiente, obras públicas, servicios públicos, trabajo, GENERAL SEMESTRAL MINTIC DESARROLLO ECONOMICO BIBLIOTECA - PLANEACION MENSUAL PLANEACION PLANEACION ACUEDUCTO - PLANEACION - SISBEN GENERAL MENSUAL

20 Álbum o galería de fotos Turismo y servicios locales Buzón de contacto, peticiones, quejas y reclamos Seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. Encuestas de opinión Información en audio y/o video Foros Redes Sociales turismo, educación, juventud, mujeres, salud, vivienda, entre otros. Debe existir un álbum fotográfico sobre el departamento o municipio, categorizado por temas, entre los cuales deberán estar como mínimo: celebraciones, festividades y lugares turísticos. Se debe publicar información sobre sitios para visitar, principales festividades, directorio turístico (hoteles, posadas, restaurantes, entre otros) e indicaciones sobre cómo llegar al departamento o municipio. Así como información de todos los servicios que la localidad preste. En la sección de Servicios de Información al Ciudadano se debe ofrecer un botón o enlace de contacto, peticiones, quejas y reclamos mediante un formulario que permita identificar el tipo de solicitud. Se debe habilitar un mecanismo a través del cual el ciudadano pueda hacer seguimiento en línea a todas las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. Se debe disponer de encuestas de opinión, con sus respectivos resultados, sobre temas generales relacionados con la finalidad de la entidad y de interés de los particulares. Se recomienda mantener un histórico de las encuestas y sus resultados. Se debe ofrecer la información más relevante en audio y/o video, considerando que los archivos deben ser de calidad y al mismo tiempo permitir una fácil visualización en el sitio Web, disponiendo de los controles para manejar su reproducción. Se deben habilitar mecanismos de participación como foros de discusión o listas de correo o blogs. Estos deben ser convocados, abiertos, retroalimentados y cerrados por la entidad. Igualmente, los resultados y decisiones generadas, a partir de los mismos, deben ser publicados por la entidad. La entidad debe implementar espacios adicionales como redes sociales para promover GENERAL TRIMESTRAL DESARROLLO ECONOMICO TRIMESTRAL TRIMESTRAL GENERAL TRIMESTRAL DESARROLLO SOCIAL

21 la participación ciudadana Chat Formularios para descarga o diligenciamiento en línea Tramites en línea Convocatoria para la participación por medios electrónicos Participación en línea Se deben habilitar Chat para resolver las solicitudes, quejas y peticiones d elos ciudadanos En concordancia con la Ley 962 de 2005, se deben poner a disposición gratuita de los particulares, a través del sitio Web, todos los formularios cuya diligencia se exija para la realización de los trámites y servicios de acuerdo con las disposiciones legales. Deben publicarse en un lugar visible y asociados al trámite o servicio respectivo. Se deben proveer en línea todas las etapas (hasta la obtención del producto o servicio requerido) de aquellos trámites priorizados por la entidad, en los cuales NO se requiere comprobar la existencia de alguna circunstancia con otra entidad pública para la solución de un procedimiento o petición de los particulares. Se recomienda que la interacción de los ciudadanos con los trámites en línea, se lleve a cabo a través de ventanillas Únicas. Realizar convocatorias a procesos de participación a través de los medios electrónicos. Las entidades deben habilitar espacios virtuales donde los ciudadanos puedan participar de manera activa en la discusión de temas concernientes a su gestión y de interés GENERAL CONTINUO GENERAL CONTINUO CONTINUO GENERAL CONTINUO ESCENARIOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA La alcaldía municipal en ejercicio de sus funciones ha implementado mecanismos de interacción por medios electrónicos que le faciliten al ciudadano la participación, construcción e información de las diferentes actividades desarrolladas por las diferentes dependencias de la entidad. Como medio para establecer los canales y tipos de participación específica se relacionan a continuación las herramientas de comunicación disponibles.

22 Medio de comunicación Herramienta de interacción y comunicación Dirección / Nombre / Usuario PÁGINA WEB PQRS co/formulario_pqr.shtml Chat Foro Encuesta Buzón contáctenos Suscripción por correo electrónico- RSS co/chat/ co/foros.shtml co/index.shtml co/comentarios.sht ml co/rss.shtml Blog No se cuenta con esta herramienta CORREOS Alcaldía alcaldia@anolaimacundinamarca.gov. co Alcalde Contáctenos alcaldia@anolaimacundinamarca.gov. co contactenos@anol aimacundinamarca.gov. co Objeto Radicación o recepción de peticiones quejas y reclamos Habilitado una vez a la semana durante 90 minutos para la recepción de solicitudes o inquietudes respecto a las actividades de la alcaldía Habilitado una vez al mes para la recepción de solución de problemas, construcción de políticas y rendición de cuentas Habilitado trimestralmente para la generación de estadísticas pertinentes a la gestión Radicación o recepción de peticiones quejas y reclamos Actualización constante a los inscritos en esta herramienta ND Radicación o recepción de peticiones quejas y reclamos Radicación o recepción de peticiones quejas y reclamos Radicación o recepción de peticiones quejas y reclamos Forma de participación Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal sin necesidad de acercarse a las instalaciones físicas de la alcaldía, contando con la posibilidad de hacer seguimiento a su solicitud Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal para información breve e inmediata a sus inquietudes Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal para información breve e inmediata a sus inquietudes Por medio de la plataforma pueden dar opiniones a encuestas cerradas con múltiple opción Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal sin necesidad de acercarse a las instalaciones físicas de la alcaldía, contando con la posibilidad de hacer seguimiento a su solicitud Actualización constante a los interesados en seguir las noticias, publicaciones e informes institucionales de la Alcaldia ND Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal sin necesidad de acercarse a las instalaciones físicas de la alcaldía, contando con la posibilidad de hacer seguimiento a su solicitud Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal sin necesidad de acercarse a las instalaciones físicas de la alcaldía, contando con la posibilidad de hacer seguimiento a su solicitud Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal sin necesidad de acercarse a las instalaciones físicas de la alcaldía, contando con la posibilidad de hacer seguimiento a su solicitud

23 Otros secretariadeplaneacio secretariadesarrollos anolaimacundinamarca.gov.co anolaimacundinamarca.gov.co deportesculturayturis personeria_anolai Radicación o recepción de peticiones quejas y reclamos en forma más específica relacionada con el objeto del correo Los ciudadanos podrán hacer uso de este canal sin necesidad de acercarse a las instalaciones físicas de la alcaldía, contando con la posibilidad de hacer seguimiento a su solicitud REDES SOCIALES Facebook Twitter Youtube Google+ Alcaldía De Anolaima Actualización amigable sobre temas de información general, noticias, informes, eventos, etc a los usuarios de este medio Actualización amigable sobre temas de información general, noticias, informes, eventos, etc a los usuarios de este medio Actualización constante a los interesados en seguir las noticias, publicaciones e informes institucionales de la Alcaldía por este medio Actualización constante a los interesados en seguir las noticias, publicaciones e informes institucionales de la Alcaldía por este medio FEIKY OMAR HERNANDEZ TECNICO OPERATIVO PLANEACION ANOLAIMA 2014