GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS 2018 INSTITUTO DE ECOLOGÍA, A.C. (INECOL)

Transcripción

1 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS 2018 INSTITUTO DE ECOLOGÍA, A.C. (INECOL)

2 INTRODUCCIÓN La presente Guía Simple Archivos es un esquema general la scripción las series documentales los archivos l INECOL, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general clasificación archivística y sus datos generales. Su elaboración se fundamenta en lo dispuesto en el artículo 19, fracción IV la Ley Feral Archivos y el numeral quinto los Lineamientos generales para la organización y conservación los archivos l por Ejecutivo Feral. 2

3 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección General Oficina la Dirección General C. Eugenia Olazo Fernánz Archivo Trámite (228) ext eugenia.olazo@inecol.mx 1C Legislación 1C.10 Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases colaboración, acuerdos, etc.) 2C Asuntos Jurídicos instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases colaboración, acuerdos, etc.). 2C.1 Disposiciones en materia asuntos jurídicos reglamentos, normas y estatutos. 2C.4 Registro y certificación firmas acreditadas ante la Institución 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal 2C.5.1 Gestión la Propiedad Intelectual l registro nombramientos y certificación firmas. Expedientes que se generan con motivo la representación legal l INECOL, en el ejercicio sus funciones, respecto a algún proceso, averiguación previa y/o trámite jurídico y/o administrativo. Expedientes relacionados con el proceso gestión patentes, diseño industrial, molos utilidad, rechos autor, marcas y avisos comerciales. 2C.8 Juicios contra la Institución juicios en contra l INECOL. 2C.9 Juicios la Institución juicios l INECOL. 2C.10 Amparos amparos l INECOL. 2C.11 Interposición recursos administrativos la interposición recursos administrativos. 2C.13 Inspección y signación peritos avalúos peritos certificados. 2C.14 Desfalcos, peculados, fraus y cohechos sfalcos y fraus. 3

4 1C Legislación 2C.16 Inconformidas y peticiones 2C.17 Delitos y faltas 2C.18 Derechos humanos inconformidas y peticiones formuladas por particulares y en su caso autoridas relativas a las actividas las diferentes áreas l INECOL. actos sancionados por leyes penales y administrativas, que afectan los intereses l INECOL. rechos humanos. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo 10C.16 Libros Blancos las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. la elaboración libros blancos e informe las acciones relevantes l INECOL. 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas 11C.7 Programas a mediano plazo programas a mediano plazo l INECOL. 1S Gobierno 1S.1 Sesiones la Asamblea General y Órgano Gobierno Expedientes con documentación relativa a las sesiones que llevan a cabo la Asamblea General y Órgano Gobierno. 4S Vinculación, Servicios y Desarrollo Tecnológico 4S.1 Disposiciones en materia vinculación, servicios y sarrollo tecnológico 4S.2 Programas y proyectos en vinculación, servicios y sarrollo tecnológico reglamentos, normas y estatutos, en materia vinculación, servicios y sarrollo tecnológico. programas y proyectos en vinculación, servicios y sarrollo tecnológico l INECOL. 4

5 1C Legislación 4S.4 Informes vinculación, servicios y sarrollo tecnológico informes vinculación, servicios y sarrollo tecnológico. ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección General Coordinación Tecnologías Información y Comunicación L.S.C.A. José Arturo Sánchez Ramírez Archivo Trámite (228) ext arturo.sanchez@inecol.mx 8C Tecnologías y Servicios la Información 8C.2 Programas y proyectos en materia telecomunicaciones 8C.4 Desarrollo e infraestructura telecomunicaciones 8C.5 Desarrollo e infraestructura l portal Internet la Institución 8C.6 Desarrollo res comunicación datos y voz 8C.8 Programas y proyectos en materia informática 8C.10 Seguridad informática 8C.11 Desarrollo sistemas 8C.12 Automatización procesos 8C.13 Control y sarrollo bienes informáticos programas y proyectos en materia telecomunicaciones. registros y sarrollo la infraestructura, así como mapas, inventarios hardware, etc. registros las páginas electrónicas l INECOL, con sus cambios y actualizaciones. Expedientes que contienen oficios y memorándums para solicitar servicios datos y voz en el INECOL, reportes avance los trabajos realizados, etc. registros proyectos y programas en materia informática que han sido sarrollados en el INECOL, bajo la supervisión la coordinación TIC. la seguridad informática. registros sarrollo sistemas. registros los proyectos relacionados con la automatización procesos administrativos. l control y sarrollo bienes informáticos l INECOL. Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 Campus I, Edificio A, nivel 2 5

6 8C Tecnologías y Servicios la Información 8C.15 Programas y proyectos en materia servicios información programas y proyectos en materia servicios información l INECOL. 10C Control Actividas Públicas Campus I, Edificio A, nivel 2 inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. Campus I, Edificio A, nivel 2 6

7 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección General Departamento Biblioteca MTE. Rafael Colorado Archivo Trámite (228) ext rafael.colorado@inecol.mx 8C Tecnologías y Servicios la Información 8C.18 Administración y servicios bibliotecas 8C.20 Administración y preservación acervos digitales Expedientes que contienen documentación recibida y/o enviada asuntos relacionados con la biblioteca l INECOL. Expedientes que contienen documentación relativa sobre la planificación, organización, dirección y control los recursos y servicios los acervos digitales. 10C Control Actividas Públicas Campus I, Edificio B, nivel 3 Campus I, Edificio B, nivel 3 inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. Campus I, Edificio B, nivel 3 7

8 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección General Oficina Enlace con la Sociedad Lic. Nancy Gámez Pares Archivo Trámite (228) ext nancy.gamez@inecol.mx 9C Comunicación Social 9C.1 Disposiciones en materia comunicación social 9C.2 Programas y proyectos en materia comunicación social 9C.4 Materia multimedia 9C.6 Boletines y entrevistas para medios 9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas 9C.11 Prensa institucional reglamentos, normas y estatutos en materia comunicación social. Expedientes que contienen documentación relativa sobre el sarrollo y conclusión un programa y/o proyecto que persigue un objetivo en materia comunicación social. Expedientes conformados por la elaboración e integración material multimedia (cualquier objeto o sistema que utiliza múltiples medios expresión ya sean físicos, electrónicos, digitales) para presentar o comunicar información generada por el INECOL, tales como fotografías, vios, audios, animaciones, entre otros. boletines y entrevistas para los diversos medios comunicación. las inserciones y anuncios en periódicos y revistas para difundir manera eficiente y oportuna la imagen institucional l INECOL a la sociedad en general, así como todos aquellos anuncios que se riven disposiciones generales en materia comunicación. la prensa institucional. 10C Control Actividas Públicas Campus I, Edificio B, nivel 2 Campus I, Edificio B, nivel 2 Campus I, Edificio B, nivel 2 Campus I, Edificio B, nivel 2 Campus I, Edificio B, nivel 2 Campus I, Edificio B, nivel 2 inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. Campus I, Edificio B, nivel 2 8

9 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección General Unidad Transparencia Lic. Elaine Cervantes Guevara Archivo Trámite (228) ext elaine.cervantes@inecol.mx 12C Transparencia y Acceso a la Información 12C.1 Disposiciones en materia transparencia y acceso a la información 12C.2 Programas y proyectos en materia acceso a la información 12C.3 Programas y proyectos en materia transparencia y combate a la corrupción 12C.5 Comité Transparencia 12C.6 Solicitus acceso a la información 12C.7 Portal transparencia 12C.8 Clasificación información reservada 12C.9 Clasificación información confincial 12C.10 Sistemas datos personales reglamentos, normas y estatutos, en materia transparencia y acceso a la información. programas y proyectos en materia acceso a la información. Expedientes que contienen documentación relativa programas y proyectos en materia transparencia y combate a la corrupción. Expedientes que contienen las minutas, actas, acuerdos, etc., las reuniones l Comité Transparencia. Expedientes que contienen documentación relacionada con las solicitus acceso a la información (SISI) y las respuestas a dichas solicitus. Expedientes que contienen documentos trabajo las actualizaciones l Portal Obligaciones Transparencia. la clasificación la información reservada. la clasificación la información confincial. Expedientes que contienen documentación relativa con los sistemas datos personales. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 9

10 Unidad Administrativa Dirección General Secretaría Académica ARCHIVO DE TRÁMITE Ing. Juan Manuel Hernánz Alba Archivo Trámite (228) ext manuel.hernanz@inecol. mx 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas 11C.9 Sistemas información estadística la Institución 11C.19 Indicadores 11C.20 Indicadores sempeño, calidad y productividad datos estadísticos sobre asuntos y proyectos específicos l INECOL. Expedientes que contienen documentación relativa con los instrumentos medición los resultados las actividas l INECOL. Expedientes que contienen documentación relacionada con los indicadores sempeño, calidad y productividad. 1S Gobierno 1S.2 Sesiones Comités, Consejos Internos y Comisiones 1S.2.1 Comité Externo Evaluación 1S.2.2 Consejo Interno 1S.2.3 Comisión Evaluadora Interna 1S.2.4 Comisión Dictaminadora Externa Expedientes con documentación relativa a las actas las sesiones que llevan a cabo el Comité Externo Evaluación. Expedientes con documentación relativa a las actas las sesiones que llevan a cabo el Consejo Interno. Expedientes con documentación relativa a las actas las sesiones que llevan a cabo la Comisión Evaluadora Interna. Expedientes con documentación relativa a las actas las sesiones que llevan a cabo la Comisión Dictaminadora Externa. 10

11 2S Investigación 2S.1 Disposiciones en materia investigación reglamentos, normas y estatutos en materia investigación. 2S.2 Programas y proyectos en materia investigación programas y proyectos en materia investigación. 2S.3 Sesiones consejos y comités investigación 3S Docencia Expedientes con documentación relativa a las actas las sesiones que llevan a cabo los consejos y comités investigación. 3S.5 Vinculación Académica la vinculación académica. 11

12 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección General Secretaría Posgrado C. María Esther León González Archivo Trámite (228) ext esther.leon@inecol.mx 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas Campus I, Edificio E, nivel 2 11C.9 Sistemas información estadística la Institución 11C.19 Indicadores 11C.20 Indicadores sempeño, calidad y productividad datos estadísticos sobre asuntos y proyectos específicos l INECOL. Expedientes que contienen documentación relativa con los instrumentos medición los resultados las actividas l INECOL. Expedientes que contienen documentación relacionada con los indicadores sempeño, calidad y productividad. Campus I, Edificio E, nivel 2 Campus I, Edificio E, nivel 2 Campus I, Edificio E, nivel 2 3S Docencia 3S.1 Disposiciones en materia docencia 3S.2 Programas y proyectos en materia docencia 3S.3 Sesiones consejos y comités docencia 3S.4 Registro y acreditación Programas Posgrado reglamentos, normas y estatutos en materia docencia. programas y proyectos en materia docencia. Expedientes que contienen documentación relacionada con las sesiones consejos y comités docencia. l registro y acreditación programas posgrado. Campus I, Edificio E, nivel 2 Campus I, Edificio E, nivel 2 Campus I, Edificio E, nivel 2 Campus I, Edificio E, nivel 2 3S.6 Administración escolar 3S.6.1 Disposiciones en materia reglamentos, normas y estatutos, en materia servicios escolares. Campus I, Edificio E, nivel 2 12

13 3S Docencia Servicios Escolares 3S.6.2 Cursos Posgrado cursos Posgrado l INECOL. Campus I, Edificio E, nivel 2 3S.7 Expediente l Alumno Expedientes que contienen documentos oficiales y personales los alumnos. Campus I, Edificio E, nivel 2 13

14 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección General Secretaría Técnica Lic. Arlenzú Posadas Zamora Archivo Trámite (228) ext arlenzú.posadas@inecol.mx 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas 11C.9 Sistemas información estadística la Institución 11C.19 Indicadores 11C.20 Indicadores sempeño, calidad y productividad datos estadísticos sobre asuntos y proyectos específicos l INECOL. Expedientes que contienen documentación relativa con los instrumentos medición los resultados las actividas l INECOL. Expedientes que contienen documentación relacionada con los indicadores sempeño, calidad y productividad. 4S Vinculación, Servicios y Desarrollo Tecnológico 4S.3 Promoción y Comercialización (Servicios laboratorio) servicios laboratorio l INECOL. 14

15 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección Administración Oficina la Dirección Administración Lic. Irma Pilar Ocampo Magaña Archivo Trámite (228) ext pilar.ocampo@inecol.mx 2C Asuntos Jurídicos 2C.1 Disposiciones en materia asuntos jurídicos 2C.4 Registro y certificación firmas acreditadas ante la Institución 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal 2C.8 Juicios contra la Institución 2C.9 Juicios la Institución 2C.10 Amparos 2C.11 Interposición recursos administrativos 2C.13 Inspección y signación peritos 2C.14 Desfalcos, peculados, fraus y cohechos reglamentos, normas y estatutos. l registro nombramientos y certificación firmas. Expedientes que se generan con motivo la representación legal l INECOL, en el ejercicio sus funciones, respecto a algún proceso, averiguación previa y/o trámite jurídico y/o administrativo. juicios en contra l INECOL. juicios l INECOL. amparos l INECOL. la interposición recursos administrativos. avalúos peritos certificados. sfalcos y fraus. 2C.16 Inconformidas y peticiones inconformidas y peticiones formuladas por particulares y en su caso autoridas relativas a las actividas las diferentes áreas l INECOL. 2C.17 Delitos y faltas actos sancionados por leyes penales y administrativas, que afectan los intereses l INECOL. 15

16 3C Programación, Organización y Presupuestación 3C.11 Integración y dictaminación manuales organización 3C.12 Integración y dictaminación manuales procedimientos 3C.13 Acciones mornización administrativa (Mejora regulatoria) 4C Recursos Humanos la integración manuales organización l INECOL. la integración manuales procedimientos l INECOL. las acciones mornización administrativa l INECOL, proyectos mejora administrativa, programas mejoramiento administrativo, oficios, etc. 4C.29 Sesiones l Comité ética y prevención conflictos interés la presentación casos que se someterán al comité, convocatorias, orn l día, lista asistencia, actas y seguimiento acuerdos. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas 11C.17 Informe ejecución 11C.18 Informe gobierno informes sobre las acciones y resultados la ejecución los planes y programas l INECOL. la recopilación e integración la información sobre la situación general y las acciones ejecutadas para lograr los objetivos los planes y programas l INECOL, durante el año referencia. 16

17 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Dirección Administración Coordinación Archivos Lic. Amalia Janneth Dorantes Pérez Archivo Trámite (228) ext amalia.dorantes@inecol.mx 8C Tecnologías y Servicios la Información 8C.16 Administración y servicios archivo la administración y servicios archivo. 8C.21 Instrumentos consulta instrumentos control y consulta archivística (CADIDO, CGCA, inventarios, guía simple archivos, etc.). 17

18 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Finanzas Oficina la Subdirección Finanzas L.C. Lucero Campos García Archivo Trámite (228) ext lucero.campos@inecol.mx 5C Recursos Financieros 5C.1 Disposiciones en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental reglamentos, normas y estatutos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental. 5C.2 Programas y proyectos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental programas y proyectos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental. 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.6 Control contratos contratos realizados con proveedores bienes y servicios. 10C Control Actividas Públicas 10C.3 Auditoría registros las auditorías gubernamentales, realizadas por la Secretaría la Función Pública, registros las auditorías externas, realizadas por spachos auditores inpendientes, registro las observaciones y recomendaciones l Órgano Interno Control, registro seguimientos a las aplicaciones medidas o recomendaciones. 10C.5 Revisiones rubros específicos inicio o conclusión encargo Expedientes que contienen la documentación recibida o enviada relacionada con auditorías internas o externas sobre rubros específicos a las diferentes áreas l INECOL. las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 18

19 2S Investigación 2S.4 Sesiones l Comité l Fondo Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico (Fiicomiso) las Sesiones l Comité l Fondo Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico (actas, acuerdos, minutas, etc.). 19

20 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Finanzas Departamento Tesorería Lic. José Jaime González Espinoza Archivo Trámite (228) ext jaime.gonzalez@inecol.mx 5C Recursos Financieros 5C.1 Disposiciones en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental 5C.2 Programas y proyectos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental 5C.4 Ingresos 5C.7 Valores financieros 5C.8 Aportaciones a capital 5C.22 Control cheques reglamentos, normas y estatutos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental. programas y proyectos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental. l control los ingresos y las claraciones personas morales no lucrativas. valores financieros. registros aportaciones a capital. l registro y control cheques. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 20

21 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Finanzas Departamento Contabilidad L.C. Lucero Campos García Archivo Trámite (228) ext lucero.campos@inecol.mx 3C Programación, Organización y Presupuestación 3C.19 Análisis financiero y presupuestal 5C Recursos Financieros la información contable, mediante la utilización indicadores y razones financieras; así como los estudios l presupuesto, por medio l análisis tallado y la medición la transparencia con que se asignan y erogan los recursos. 5C.1 Disposiciones en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental 5C.2 Programas y proyectos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental 5C.4 Ingresos 5C.5 Libros contables 5C.6 Registros contables 5C.17 Registro y control pólizas egresos 5C.18 Registro y control pólizas ingresos 5C.19 Pólizas diario 5C.22 Control cheques 5C.23 Conciliaciones reglamentos, normas y estatutos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental. programas y proyectos en materia recursos financieros y contabilidad gubernamental. l control los ingresos y las claraciones personas morales no lucrativas. libros contables l INECOL. registros contables l INECOL. Expedientes que contienen pólizas contables con su documentación comprobatoria. (Pólizas Egresos). Expedientes que contienen pólizas contables con su documentación comprobatoria. (Pólizas Ingresos). Expedientes que contienen pólizas contables con su documentación comprobatoria. (Pólizas Diario). l registro y control cheques. las conciliaciones bancarias. 21

22 5C Recursos Financieros 5C.24 Estados financieros 5C.25 Auxiliares cuentas estados financieros. auxiliares cuentas (reportes, información contable). 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 22

23 Unidad Administrativa ARCHIVO DE TRÁMITE Subdirección Desarrollo Institucional Oficina la Subdirección Desarrollo Institucional Lic. Amalia Janneth Dorantes Pérez Archivo Tramite (228) ext amalia.dorantes@inecol.mx 3C Programación, Organización y Presupuestación 3C.1 Disposiciones en materia programación 3C.2 Programas y proyectos en materia programación 4C Recursos Humanos reglamentos, normas y estatutos, en materia programación. programas y proyectos en materia programación. 4C.1 Disposiciones en materia recursos humanos 4C.2 Programas y proyectos en materia recursos humanos reglamentos, normas y estatutos, en materia recursos humanos. programas y proyectos en materia recursos humanos. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 23

24 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Desarrollo Institucional Departamento Recursos Humanos L.R.I. Laura Vázquez Garcés Archivo Trámite (228) ext laura.vazquez@inecol.mx 4C Recursos Humanos 4C.1 Disposiciones en materia recursos humanos 4C.2 Programas y proyectos en materia recursos humanos 4C.3 Expediente único personal 4C.4 Registro y control puestos y plazas 4C.5 Nómina pago personal 4C.6 Reclutamiento y selección personal 4C.8 Control asistencia (vacaciones, scansos y licencias, incapacidas, etc.) 4C.9 Control disciplinario 4C.10 Descuentos 4C.11 Otorgamiento reconocimientos, incentivos y estímulos al sempeño servidores públicos 4C.12 Evaluaciones y promociones 4C.13 Productividad en el trabajo 4C.14 Evaluación l sempeño 4C.15 Afiliaciones al Instituto Mexicano l Seguro Social reglamentos, normas y estatutos, en materia recursos humanos. programas y proyectos en materia recursos humanos. Expedientes que contienen documentación personal y laboral los trabajadores l INECOL. l registro y control puestos y plazas l INECOL. la nómina pago l personal. las solicitus, curriculums, exámenes selección y formatos examen. vacaciones, scansos, licencias e incapacidas, entre otros l personal l INECOL. l control disciplinario en el INECOL. scuentos aplicados vía nómina al personal l INECOL. estímulos y recompensas. evaluaciones y promociones. la productividad en el trabajo l personal l INECOL. la evaluación sempeño l INECOL. las afiliaciones al IMSS (altas, bajas y modificaciones salariales). 24

25 4C Recursos Humanos 4C.16 Control prestaciones en materia económica 4C.18 Programa retiro voluntario 4C.19 Otorgamiento becas 4C.21 Servicios sociales y culturales y seguridad e higiene en el trabajo 4C.22 Capacitación continua y sarrollo profesional l personal áreas administrativas 4C.23 Servicio social áreas administrativas 4C.26 Expedición constancias y crenciales l control prestaciones en materia económica. l control programa retiro voluntario l personal l INECOL. Expedientes que contienen documentación personal los becarios. servicios sociales, culturales y seguridad e higiene en el trabajo. Expedientes que contienen documentos sobre diversos cursos impartidos en el INECOL, tanto por el personal l mismo Centro como por prestadores servicios externos. estudiantes que realizan servicio social en las diferentes áreas administrativas l INECOL. la expedición constancias y crenciales. 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.7 Seguros y fianzas programas seguros, pólizas seguros personas. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 25

26 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Desarrollo Institucional Departamento Planeación y Seguimiento L.A.E. Jesús León Pérez Archivo Tramite (228) ext jesus.leon@inecol.mx 3C Programación, Organización y Presupuestación 3C.1 Disposiciones en materia programación 3C.2 Programas y proyectos en materia programación 3C.3 Procesos programación 3C.4 Programa anual inversiones 3C.17 Disposiciones en materia presupuestación 3C.18 Programas y proyectos en materia presupuestación 3C.19 Análisis financiero y presupuestal 3C.20 Evaluación y control l ejercicio presupuestal 5C Recursos Financieros reglamentos, normas y estatutos, en materia programación. programas y proyectos en materia programación. procesos programación. l programa anual inversiones, proyectos inversión autorizados, justificaciones al programa inversión, oficios, etc. reglamentos, normas y estatutos en materia presupuestación. programas y proyectos en materia presupuestación, programas presupuesto, proyectos presupuesto, autorizaciones, oficios, etc. la información contable, mediante la utilización indicadores y razones financieras; así como los estudios l presupuesto, por medio l análisis tallado y la medición la transparencia con que se asignan y erogan los recursos. l proceso en el cual se analiza la eficiencia y la eficacia los programas, en cuanto a los ingresos y a los gastos originados en su ejecución, así también lo relativo a las acciones que permiten medir y corregir la ejecución l presupuesto, con el objetivo que se mantenga ntro los límites l presupuesto aprobado, así como los resultados obtenidos según los objetivos y metas finidas en los diversos planes l INECOL. 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal l presupuesto autorizado, los registros las transferencias presupuesto, transferencias compensadas presupuestos, los registros las ampliaciones l presupuesto, 26

27 5C Recursos Financieros ampliaciones y reducciones presupuestales internas y externas. 5C.14 Cuentas por liquidar certificadas 5C.15 Transferencias presupuesto 5C.16 Ampliaciones l presupuesto 5C.26 Estado l ejercicio l presupuesto cuentas por liquidar certificadas. las solicitus transferencias presupuesto. las ampliaciones presupuestales. reportes l estado l ejercicio l presupuesto el cual compren el monto asignado, en su caso reducciones y/o ampliaciones, presupuesto comprometido, presupuesto ejercido y presupuesto disponible por partida, y calendarizado. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo 2S Investigación las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 2S.2 Programas y proyectos en materia investigación programas y proyectos en materia investigación. 27

28 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Bienes y Servicios Oficina la Subdirección Bienes y Servicios C. Yara Galindo Ortíz Archivo Trámite (228) ext yara.galindo@inecol.mx 5C Recursos Financieros 5C.21 Garantías, fianzas y pósitos Expedientes que contienen documentación relativa sobre fianzas y pósitos que funcionan como garantía para el cumplimiento una obligación por parte los proveedores. 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.2 Programas y proyectos en materia recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento 6C.4 Adquisiciones programas y proyectos en materia recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento. 6C.4.1 Licitación pública 6C.4.2 Invitación a cuando menos tres personas 6C.4.3 Adjudicación directa actos los procedimientos licitación pública. invitaciones a cuando menos tres personas. procedimientos adjudicación directa. 6C.5 Sanciones, inconformidas y conciliaciones, rivados contratos inconformidas o sanciones que se rivan los contratos bienes y servicios. 6C.14 Registro proveedores y contratistas l registro proveedores y contratistas. 6C.23 Sesiones l Comité adquisiciones, arrendamientos y servicios Expedientes que contienen documentación relativa con las sesiones l comité adquisiciones, arrendamientos y servicios (actas, minutas, etc.). 28

29 7C Servicios Generales 7C.1 Disposiciones en materia servicios generales 7C.2 Programas y proyectos en materia servicios generales reglamentos, normas y estatutos. programas y proyectos relacionados con los servicios generales l INECOL. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 29

30 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Bienes y Servicios Departamento Adquisiciones C. Teresa Bonilla Sánchez Archivo Trámite (228) ext teresa.bonilla@inecol.mx 5C Recursos Financieros 5C.21 Garantías, fianzas y pósitos Expedientes que contienen documentación relativa sobre fianzas y pósitos que funcionan como garantía para el cumplimiento una obligación por parte los proveedores. 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.2 Programas y proyectos en materia recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento 6C.4 Adquisiciones programas y proyectos en materia recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento. 6C.4.1 Licitación pública 6C.4.2 Invitación a cuando menos tres personas 6C.4.3 Adjudicación directa actos los procedimientos licitación pública. invitaciones a cuando menos tres personas. procedimientos adjudicación directa. 6C.5 Sanciones, inconformidas y conciliaciones, rivados contratos 6C.14 Registro proveedores y contratistas 6C.20 Disposiciones y sistemas abastecimiento y almacenes 6C.21 Control calidad bienes e insumos inconformidas o sanciones que se rivan los contratos bienes y servicios. l registro proveedores y contratistas. las disposiciones y sistemas abastecimiento y almacenes. Expedientes que contienen documentación relativa con las pruebas calidad en materiales y garantías los equipos instalados. 30

31 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 31

32 ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa Subdirección Bienes y Servicios Departamento Servicios Ing. Jesús García Lozano Archivo Trámite (228) ext jesus.garcia@inecol.mx 5C Recursos Financieros 5C.21 Garantías, fianzas y pósitos Expedientes que contienen documentación relativa sobre fianzas y pósitos que funcionan como garantía para el cumplimiento una obligación por parte los proveedores. 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.2 Programas y proyectos en materia recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento programas y proyectos en materia recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento. 6C.4 Adquisiciones 6C.4.1 Licitación pública actos los procedimientos licitación pública. 6C.5 Sanciones, inconformidas y conciliaciones, rivados contratos 6C.7 Seguros y fianzas 6C.8 Suspensión, rescisión, terminación obra pública 6C.9 Bitácoras obra pública 6C.10 Calidad en materia obras, conservación y equipamiento 6C.4.2 Invitación a cuando menos tres personas 6C.4.3 Adjudicación directa invitaciones a cuando menos tres personas. procedimientos adjudicación directa. inconformidas o sanciones que se rivan los contratos bienes y servicios. programas seguros, pólizas seguros bienes patrimoniales, reporte siniestros y fianzas otorgadas por los proveedores para el cumplimiento los contratos. las notificaciones que se les realiza a los contratistas sobre los procesos suspensión, cancelación o terminación anticipada los contratos obra pública y servicios relacionados con las mismas. Expedientes que contienen documentación los registros l seguimiento estimaciones y servicios obra pública contratados. las pruebas calidad en materiales y garantías los equipos instalados en las obras contratadas. 32

33 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.13 Conservación y mantenimiento la infraestructura física 6C.14 Registro proveedores y contratistas 6C.16 Disposiciones activo fijo 6C.17 Inventario físico y control bienes muebles 6C.18 Inventario físico y control bienes inmuebles. 6C.19 Almacenamiento, control y distribución bienes muebles 6C.22 Control y seguimiento obras y remolaciones 6C.24 Sesiones l Comité bienes muebles 6C.25 Sesiones l Comité obra pública 7C Servicios Generales la conservación y mantenimiento la infraestructura física. l registro proveedores y contratistas. las disposiciones normativas relacionadas con la administración bienes. listados inventarios bienes muebles, reportes movimientos, reportes inventarios físicos anuales, conciliaciones, etc. formatos inventario y toma física los bienes inmuebles l INECOL. Expedientes que contienen documentación relativa con la adquisición, distribución, afectación y baja los bienes muebles adquiridos por el INECOL. Expedientes que contienen documentación relativa con el control y seguimiento las obras y remolaciones. Expedientes que contienen documentación relativa con las sesiones l comité bienes muebles (actas, minutas, etc.). Expedientes que contienen documentación relativa con las sesiones l Comité Obra Pública (actas, minutas, etc.). 7C.1 Disposiciones en materia servicios generales 7C.2 Programas y proyectos en materia servicios generales 7C.3 Servicios básicos 7C.5 Servicios seguridad y vigilancia 7C.6 Servicios lavanría, limpieza, higiene y fumigación 7C.9 Servicio postal y Telecomunicaciones 7C.10 Servicios especializados mensajería reglamentos, normas y estatutos. programas y proyectos relacionados con los servicios generales, l INECOL. servicios básicos l INECOL. l control servicios vigilancia en las instalaciones l INECOL. Expedientes que contienen el control l servicio limpieza y fumigaciones en las instalaciones l INECOL, el control y programación la fumigación. l servicio postal y telecomunicaciones. servicios especializados mensajería. 33

34 7C Servicios Generales 7C.11 Mantenimiento, conservación e instalación mobiliario 7C.13 Control parque vehicular 7C.16 Protección Civil Expedientes que contienen documentación relativa con el programa mantenimiento e instalación mobiliario l INECOL. facturas vehículos, comprobantes pagos tenencias, verificaciones contaminantes y revistas vehiculares, bitácoras, etc. servicios protección civil. 8C Tecnologías y Servicios la Información 8C.17 Administración y servicios corresponncia la administración y servicios corresponncia l INECOL. 10C Control Actividas Públicas inicio o conclusión encargo las actas administrativas entrega-recepción y sus anexos. 34

35 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN MTE. Rafael Colorado Archivo Concentración (228) ext rafael.colorado@inecol.mx 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.4 Adquisiciones 6C.4.1 Licitación pública 4C Recursos Humanos actos los procedimientos licitación pública. Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. 4C.3 Expediente único personal 4C.5 Nómina pago personal 4C.15 Afiliaciones al Instituto Mexicano l Seguro Social 5C Recursos Financieros Expedientes que contienen documentación l personal que labora en el INECOL. la nómina pago l personal. las afiliaciones al IMSS (altas, bajas y modificaciones salariales). Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. 5C.17 Registro y control pólizas egresos 5C.18 Registro y control pólizas ingresos 5C.19 Pólizas diario 5C.24 Estados financieros Expedientes que contienen pólizas contables con su documentación comprobatoria. (Pólizas Egresos). Expedientes que contienen pólizas contables con su documentación comprobatoria. (Pólizas Ingresos). Expedientes que contienen pólizas contables con su documentación comprobatoria. (Pólizas Diario). estados financieros. Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. Campus I, Edificio B, planta baja en el Archivo Concentración l INECOL. 35