GUÍA DE RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS ENTRE LAS PARTES Y ACTORES

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Enrique Cabrera Mora
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GUÍA DE RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS ENTRE LAS PARTES Y ACTORES La aceptación para postular como sede de la Asamblea de CLADEA es voluntaria y se realiza según los términos establecidos en el Modelo

1 GUÍA DE RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS ENTRE LAS PARTES Y ACTORES La aceptación para postular como sede de la Asamblea de CLADEA es voluntaria y se realiza según los términos establecidos en el Modelo Económico y en la propuesta de actividades compartidas. Este documento establece los acuerdos entre CLADEA y el anfitrión de la Asamblea Anual Por un lado, la Sede Ejecutiva del Consejo Latinoamericano de Escuelas de Administración - CLADEA y por otro, la institución host para la Asamblea de CLADEA 2018 denominadas en adelante las Partes estipulan lo siguiente: La designación de la Sede del evento se ha realizado en base a una convocatoria pública que realiza la Sede Ejecutiva con dos años de anticipación. En el presente documento se especifican los términos del acuerdo a nivel de: Organización administrativa Aspectos logísticos Organización académica Aspectos financieros Información sobre los procedimientos para la publicación de ponencias Participan: : Institución anfitriona SE: CLADEA Sede Ejecutiva CD: CLADEA Comité Directivo : Comité Académico

2 1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA /SE Establecer las fechas definitivas del evento con al menos 14 meses de anticipación Recursos Humanos: Un Coordinador General para manejar el programa de la Asamblea, el programa académico y, en general, el evento. La página web de la Asamblea debe lanzarse con 12 meses de anticipación. Establecer un equipo de trabajo de al menos tres responsables para manejar los aspectos logísticos, los aspectos de marketing, comunicación, patrocinio, exhibición y las coordinaciones con la Sede Ejecutiva. Establecer una fecha límite para el envío de papers (mínimo hasta 3 meses antes de la conferencia), ello de acuerdo a un calendario que debe definirse. /SE Lanzamiento de la convocatoria para la Asamblea del año Definir el número y nombre de tracks propuestos. Enviar los informes referentes al número de papers recibidos y aceptados. Se hará llegar esta información a la Sede Ejecutiva de manera regular. /SE Promover el evento entre los miembros de CLADEA y otras organizaciones. SE SE Recibe los pagos de registros a la conferencia, patrocinios de CLADEA y área de exhibición. Recibe los pagos por patrocinios propios. Establece las penalidades y fechas límites para las devoluciones o cancelaciones. Asume los registros online y los realizados durante la asamblea Medios: transferencia bancaria y tarjetas de crédito.

3 Esquema general de las actividades de la Asamblea Anual Día Previo Día 1 Día 2 Día 3 Reunión del Comité Directivo Coloquio Doctoral Presentaciones Papers* Presentaciones Papers Sesión de Decanos 2 Sesión de Decanos 3 Sesiones Institucionales Sesiones Institucionales Coloquio Doctoral Plenaria 1 Plenaria 2 Almuerzo del Comité Directivo Almuerzo libre Almuerzo Almuerzo de premiación y cierre. Reunión del Comité Directivo Coloquio Doctoral Sesión de Decanos 1 7:00 p.m.: Cocktail Bienvenida y Apertura Asamblea de Miembros** Presentaciones Papers Cena Cultural *Sesiones de Papers de 1h.30: 3 papers por sesión. ** Duración de 14:00 p.m. a 18:00 p.m. 2. ASPECTOS LOGÍSTICOS a) Organizar y negociar las tarifas para los asistentes a la conferencia, tanto del hotel sede del evento (si así se determinara) como de los hoteles alternos, buscando alojamientos con tarifas accesibles para los estudiantes doctorales. b) Disponer de salas con facilidades de proyectores, micrófonos, ecran y con la capacidad señalada en la propuesta de actividades y modelo económico.

4 c) Facilidades para las Reuniones del Comité Directivo en la sede del evento o en el lugar asignado por el host: La primera reunión de coordinación inicial se desarrolla a inicios de marzo o abril de 2018 en la ciudad sede del evento. Tiene una duración de un día y medio de trabajo: el primer día de 9:00 a.m. - 18:00 p.m., el segundo de 9:00 a.m. - 13:00 p.m. Se deben incluir dos almuerzos y una cena previa a la reunión. Se estiman doce participantes por parte de CLADEA. El día previo a la Asamblea 2018 se realiza una segunda reunión del Comité Directivo, de un día de trabajo entre 9:00 a.m. y 18:00 p.m., que incluye una cena el día anterior a la reunión y un almuerzo el mismo día. Se estiman doce participantes por parte de CLADEA. Otras facilidades: Proveer de un área para el registro a la conferencia, entrega de materiales, programa impreso y brindar información del evento desde la mañana del día 1. Comidas y Eventos Sociales: Proveer de los siguientes servicios de comida: 1. Día 1: Cocktail de Bienvenida. 2. Día 2: Almuerzo. 3. Día 2: Evento social y cena cultural nocturna. 4. Día 3: Almuerzo de clausura y premiación. 5. Coffee Break en los espacios de la mañana y tarde. Si las actividades de la conferencia no se desarrollan en un hotel sede, proveer de transporte a los participantes. Transporte para las actividades culturales y sociales, si fuere el caso. Preparar y disponer para el evento: Credenciales de participantes y speakers de plenarias. Programa impreso. Información logística (transportes, servicios turísticos, etc.). Certificado de participación. Bolso o maletín.

5 3. ORGANIZACIÓN ADÉMI /SE Preparar call for papers /CD Seleccionar track chairs y co-chairs Invitar revisores Proveer de información sobre el proceso de revisión Controlar el calendario de fechas para aceptación y revisión de papers Notificar a la sede y al siguiente organizador sobre los revisores que no cumplan con sus compromisos Nominar Best Papers Preparar y distribuir los proceedings online Preparar el programa de la conferencia y de la presentaciones de papers Invitar Speakers para las Sesiones Plenarias CD /SE Organizar la Sesión de Decanos 4. ASPECTOS FINANCIEROS /SE Establecer el presupuesto del evento en función del acuerdo económico con CLADEA (Acuerdo del Comité Directivo del día 5 de setiembre de 2015 en la ciudad de Viña del Mar, Chile). La institución elegida como anfitriona prepara un presupuesto para la organización de la Asamblea que incluye todos los gastos asociados a la organización del evento: logísticos, publicidad, catering, personal dedicado al evento, etc. Este será aprobado por CLADEA. El presupuesto debe ser presentado para su aprobación 15 meses antes del evento. Conjuntamente con la Sede Ejecutiva, se definen los montos de inscripción y las modalidades de pago, fechas de registro temprano y finales. Se incluye la asignación de gratuidades para ambas partes que no deben exceder de 2% del estimado de participantes por cada parte. La Sede Ejecutiva asume la tarea de registro de participantes y cobro de inscripciones.

6 CLADEA cuenta con patrocinadores institucionales, que son organizaciones con las que mantiene acuerdos específicos para apoyo mutuo y colaboración, tales como: AACSB, ACBSP, Peregrine Academic Services, CFA Institute, entre otros. El monto recaudado de estos patrocinadores se divide en dos partes: 50% para el anfitrión y 50% para CLADEA. Los ingresos por patrocinio y exhibición conseguidos por el anfitrión son íntegramente para la misma institución. Una vez terminada la Asamblea, durante los días posteriores a la misma, el host remite a la Sede Ejecutiva el detalle de los gastos incurridos dentro del presupuesto aprobado por ambas partes. Se incluyen los pagos al personal asignado por el anfitrión para la organización del evento, los gastos de la Cena de Gala, almuerzos durante los 3 días del evento, refrigerios, desplazamientos locales del grupo, entre otros desembolsos a definir entre las partes. SE Quince días después que el anfitrión envía las facturas de los gastos incurridos de acuerdo al presupuesto acordado entre su institución y la Sede Ejecutiva, ésta le remite los montos pertinentes. /SE 5. INFORMACIÓN GENERAL SOBRE PROCEEDINGS La Sede Ejecutiva de CLADEA tiene el prefijo editorial o el número de ISBN que corresponde al Perú. El ISBN se solicitará una vez haya concluido cada Asamblea. Hay una versión digital disponible en el formato de CLADEA 2012 ( este debe contener: Cubierta Página de créditos Tabla de contenidos Si implica otro tipo de formato, tales como: libro impreso o libro electrónico, se debe utilizar la misma estructura básica.

7 El anfitrión debe: 1. Poner el título del paper, nombre del autor y la institución a la que pertenece. 2. No se pueden hacer cambios posteriores una vez registrado el ISBN para esta publicación. 3. El período máximo para la entrega de los proceedings es 30 días después que haya concluido la Asamblea. El pago debe realizarse en el Banco de la Nación (Perú). Monto: S / La Sede Ejecutiva de CLADEA cubre este costo. El presente Convenio se firma por duplicado. Fecha Fecha CLADEA Institución Sede de la Asamblea CLADEA 2018

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