20 de octubre de Resumen de las Políticas de riesgos corporativas

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1 20 de octubre de 2015 Resumen de las Políticas de riesgos corporativas

2 Índice RESUMEN DE LAS POLÍTICAS DE RIESGOS CORPORATIVAS 3 Política de riesgo de crédito corporativa 3 Política de riesgo de mercado corporativa 3 Política de riesgo operacional en las operaciones de mercado 3 Política de seguros 3 Política de inversiones 4 Política de financiación y de riesgos financieros 4 Política de autocartera 4 Política de riesgos de participaciones en sociedades cotizadas 4 Política marco de riesgo reputacional 4 Política de tecnologías de la información 5 Política de riesgos de ciberseguridad 5 Política de compras 5 CÓDIGO ÉTICO DEL PROVEEDOR 6 BUZÓN ÉTICO DE LOS PROVEEDORES 7 Cuida del medio ambiente. Imprime en blanco y negro y sólo si es necesario. / 2

3 Políticas de riesgos 20 de octubre de 2015 RESUMEN DE LAS POLÍTICAS DE RIESGOS CORPORATIVAS Política de riesgo de crédito corporativa La Política de riesgo de crédito corporativa establece el marco para el control y gestión del riesgo de crédito desde una visión agregada para todo el Grupo, entendiendo por riesgo de crédito todos los riesgos de contraparte que, en caso de insolvencia de esta, podrían generar una pérdida económica o financiera al Grupo. En particular, esta Política de riesgo de crédito corporativa establece la identificación y segmentación en grupos homogéneos de los principales tipos de relación que generan exposición crediticia dentro del Grupo, la implantación de mecanismos para identificar contrapartes comunes, la aplicación de criterios corporativos de admisión de contrapartes y la asignación de límites de riesgo globales y por contraparte, según criterios de calidad crediticia. Adicionalmente, las Políticas de riesgos de cada uno de los negocios establecen límites y directrices de riesgo de crédito específicos adaptados a las características de los distintos tipos de negocios. Política de riesgo de mercado corporativa La Política de riesgo de mercado corporativa establece un marco común para el control y gestión del riesgo de mercado para todo el Grupo, entendiendo por riesgo de mercado cualquier potencial pérdida de margen y/o valor debida a movimientos adversos en los factores que determinan los precios. En particular, esta Política de riesgo de mercado corporativa establece criterios diferenciados para la gestión del riesgo de mercado asociado a las distintas actividades ligadas a la cadena de valor de la energía: a) Actividades asociadas al negocio principal para su venta en el mercado libre (producción de electricidad con centrales propias, incluyendo el aprovisionamiento de combustibles y derechos de emisión, compras de electricidad y gas, venta de electricidad y gas a plazo, mayorista o minorista a través de la comercializadora propia, plantas dedicadas de generación o cogeneración con o sin contrato de venta de electricidad PPA, almacenamiento de gas y operaciones de cobertura relacionadas). b) Actividades asociadas al negocio principal en el ámbito regulado. c) Otras actividades de trading discrecional de electricidad, gas, derechos de emisión y otros combustibles y productos asociados, sobre las cuales establece un límite stop-loss global a nivel de Grupo. Adicionalmente, las Políticas de riesgos e cada uno de los negocios establecen límites y directrices de riesgo de mercado específicos adaptados a las características de los distintos tipos de negocios y países en los que está presente. Política de riesgo operacional en las operaciones de mercado La Política de riesgo operacional en las operaciones de mercado cubre los riesgos operacionales y reputacionales derivados de todas las actividades en los mercados por las distintas mesas de operaciones de gestión de la energía y de tesorería del Grupo, como consecuencia de posibles procesos inadecuados, errores tecnológicos, fallos humanos, fraude así como por cualquier otro evento interno o externo. Esta Política de riesgo operacional en las operaciones de mercado se basa en los siguientes principios básicos: a) Sólida cultura de riesgos. b) Adecuada segregación de funciones. c) Formalización de políticas y procesos claros. d) Sistemas de información seguros y flexibles. Y establece directrices específicas sobre estos, las cuales serán de aplicación en función de un principio de proporcionalidad al número y complejidad, a todas las operaciones realizadas por cada una de las mesas de operaciones afectadas. Política de seguros La Política de seguros establece el marco para el control y gestión, por la vía del aseguramiento, de la exposición global de la Sociedad al impacto de los riesgos operacionales de todas las actividades y negocios del Grupo, dentro de los límites previstos en la normativa aplicable a las actividades reguladas desarrolladas por el Grupo en los distintos países en los que está presente. Entre otros, incluye los límites de los siguientes programas de seguros: a) Integral de daños. b) Daños renovables c) Responsabilidad civil. d) Riesgos medioambientales. e) Riesgo nuclear. f) Directivos. Y establece límites específicos a la compañía de seguros cautiva. / 3

4 Política de inversiones La Política de inversiones establece el marco para el análisis, aprobación y control de los proyectos de inversión o desinversión de todos los negocios que integran el Grupo, y de los riesgos asociados, dentro de los límites previstos en la normativa aplicable a las actividades reguladas desarrolladas por el Grupo en los distintos países en los que está presente. En particular, esta Política de inversiones establece límites generales en términos de rentabilidad y riesgo para cada uno de los proyectos, así como su encaje en la estrategia del Grupo. Adicionalmente, las Políticas de riesgos de cada uno de los negocios establecen límites y directrices específicos adaptados a las características de los distintos tipos de inversiones. Política de financiación y de riesgos financieros La Política de financiación y de riesgos financieros establece el marco para la cobertura de las necesidades financieras de las sociedades del Grupo: a) Asegurando la liquidez con el mínimo gasto financiero y optimizando el balance del Grupo. b) Determinando los niveles adecuados de riesgo a asumir para optimizar el binomio coste-riesgo dentro de los límites que se establecen. c) Transfiriendo el nivel de riesgo de variables financieras que no se desee asumir a entidades externas especializadas en su gestión. d) Manteniendo unos indicadores de solvencia que permitan mantener la calificación crediticia del Grupo. La Política de financiación y de riesgos financieros establece la centralización en la Dirección de Finanzas y Recursos de la gestión de todos los riesgos financieros del Grupo: (i) Riesgos de Mercado: tipo de interés, tipo de cambio, liquidez y solvencia. (ii) Riesgo de Crédito. (iii) Riesgos Operacionales. De forma complementaria, las Políticas de riesgos de cada uno de los negocios establecen la obligación de traspasar los riesgos financieros a la Dirección de Finanzas y Recursos para que sean gestionados de forma integrada, dentro de los límites previstos en la normativa aplicable a las actividades reguladas desarrolladas por el Grupo en los distintos países en los que está presente. Política de autocartera La Política de autocartera establece que las operaciones de compra y venta de acciones propias por parte de la Sociedad y/o por parte de sus sociedades dominadas, se realizarán de acuerdo con lo previsto en la normativa vigente y en los acuerdos adoptados por la Junta General de Accionistas al respecto y tendrán siempre finalidades legítimas, tales como: a) Facilitar a los inversores la liquidez y profundidad adecuadas en la negociación de las acciones de la Sociedad. b) Estabilizar el precio de la acción con posterioridad a una oferta pública de venta o suscripción de acciones vía préstamo de acciones propias por la Sociedad y la concesión a las entidades aseguradoras de la operación de una opción de compra de acciones. c) Ejecutar programas de compra de acciones propias aprobados por el Consejo de Administración o por la Junta General de Accionistas y, en particular, permitir a la Sociedad el acceso a las acciones que le permitan cumplir sus compromisos de entrega de acciones previamente contraídos en virtud de emisiones de valores u operaciones corporativas, tales como planes de retribución o fidelización de accionistas (p. ej. pago de dividendos en especie), consejeros, directivos o empleados. d) Cumplir otros compromisos legítimos previamente contraídos. e) Cualesquiera otros fines admisibles conforme a la normativa aplicable. Asimismo, esta Política de autocartera establece el marco para el control y gestión de los riesgos de mercado, crédito y operacionales asociados a la realización de operaciones sobre acciones propias, incluyendo la compra-venta de acciones de la Sociedad y la contratación de derivados sobre acciones propias y derivados de cobertura, y limita, entre otros, el volumen total de la posición y el riesgo de mercado en términos de valor en riesgo. Política de riesgos de participaciones en sociedades cotizadas La Política de riesgos de participaciones en sociedades cotizadas establece el marco para el control y la gestión de los riesgos que afectan a las distintas participaciones, a través de acciones y derivados, en sociedades cotizadas, dentro de los límites previstos en la normativa aplicable a las actividades reguladas y, en especial, los riesgos asociados al valor de las participaciones: a) En sociedades dentro del perímetro de consolidación (empresas dependientes, de control compartido o asociadas). b) Financieras (activos financieros a valor razonable por cuenta de resultados y activos financieros disponibles para la venta). Política marco de riesgo reputacional La Política marco de riesgo reputacional establece el marco para el control y gestión del riesgo reputacional a desarrollar por todas las Direcciones del Grupo, involucrando a todos los empleados en la gestión proactiva con sus grupos de interés con el objetivo de conocer sus expectativas y mitigar los riesgos asociados, dentro de los límites previstos en la normativa aplicable a las actividades reguladas desarrolladas por el Grupo en los distintos países en los que está presente. Cuida del medio ambiente. Imprime en blanco y negro y sólo si es necesario. / 4

5 Políticas de riesgos 20 de octubre de 2015 Política de tecnologías de la información La Política de tecnologías de la información establece un marco global para el gobierno y la gestión de los procesos y actuaciones relacionados con las tecnologías de la información (TI) en el Grupo. Contempla la gestión de los riesgos operativos asociados al uso, la propiedad, la operación, la participación, la influencia y la adopción de determinadas tecnologías de la información así como sus procesos de gestión y control. Define un marco de gestión integrado que permite un enfoque tecnológico global y procura asegurar una adecuada gestión de las tecnologías de información y de los riesgos asociados, impulsando la creación de valor a través de un uso efectivo e innovador de las TI y la satisfacción de los usuarios internos y externos con el nivel de compromiso y los servicios proporcionados, manteniendo un equilibrio entre la generación de beneficios, la optimización de los niveles de riesgo y un uso eficiente de los recursos, con criterios de proporcionalidad. Además, contiene las directrices de un modelo de gobierno de las tecnologías de la información común en todo el Grupo basado en la constitución de un Comité de Gobierno de TI y la creación de distintos Comités de Gestión en las sociedades cabecera de los negocios, a fin de atender las necesidades de los negocios, asignar responsabilidades, priorizar actividades y generar valor a través de una optimización de los costes y la adaptación continua a las evoluciones tecnológicas. Política de riesgos de ciberseguridad La Política de riesgos de ciberseguridad establece un marco global para el control y gestión de los riesgos de ciberseguridad aplicable a todas las sociedades del Grupo. En particular, se refiere a los riesgos derivados de amenazas y vulnerabilidades de la información, los sistemas de información y de comunicaciones, instalaciones y de cualquier otro activo que forme parte de la ciberinfraestructura del Grupo. Asimismo, establece las directrices de un modelo de gestión de la ciberseguridad común en todo el Grupo basado en la constitución de un Comité de Ciberseguridad y en el desarrollo de normas y estándares globales de aplicación en todos los negocios y funciones corporativas. La Política de riesgos de ciberseguridad se fundamenta en los siguientes principios básicos: Sensibilizar a todos los empleados, contratistas y colaboradores acerca de los riesgos de ciberseguridad y garantizar que disponen de los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidades tecnológicas necesarias para sustentar los objetivos de ciberseguridad del Grupo. Garantizar que los sistemas de información y telecomunicaciones del Grupo poseen un nivel de ciberseguridad y resiliencia adecuados y aplicar los estándares más avanzados en aquellos que soporten la operación de ciberinfraestructuras críticas. Impulsar la existencia de mecanismos de ciberseguridad y resiliencia adecuados para los sistemas y operaciones gestionados por terceros que presten servicios a la Sociedad. Potenciar las capacidades de prevención, detección, reacción, análisis, recuperación, respuesta, investigación y coordinación frente a las actividades de terrorismo y delincuencia en el ciberespacio. Dotarse de procedimientos y herramientas que permitan adaptarse con agilidad a las condiciones cambiantes del entorno tecnológico y a las nuevas amenazas. Colaborar con los organismos y agencias gubernamentales relevantes para contribuir a la mejora de la ciberseguridad en el ámbito internacional. Política de compras La Política de compras establece el marco global para el control y la gestión de los riesgos de mercado, crédito, negocio, regulatorios, operacionales, reputacionales, penales y ciberseguridad resultantes de las actividades de compra de materiales y equipos y de contratación de obras y servicios en todo el Grupo Iberdrola, con especial énfasis en el cumplimiento de los compromisos éticos del Grupo y de sus proveedores. La Política de compras se fundamenta en los siguientes principios básicos: Promover una sólida cultura de riesgos y el desarrollo de una cultura empresarial ética y de honestidad a lo largo de toda la organización, que sustenten el comportamiento profesional y éticamente responsable de todos los empleados, aplicando con rigor el Código ético. Establecer de forma coordinada los criterios y controles relacionados con las actividades de compras y contratación de equipos, materiales, obras y servicios en beneficio de las sociedades integradas en el Grupo, garantizando el pleno respeto a la organización corporativa derivada del modelo de gobierno del Grupo. Implantar los mecanismos necesarios para que las decisiones de compra garanticen en todo caso un equilibrio entre idoneidad técnica, calidad, precio y calificación del proveedor como condición básica para la aportación de valor. Establecer procesos de selección de proveedores que se adecúen a criterios de objetividad, imparcialidad e igualdad de oportunidades, asegurando en todo momento la profesionalidad de los empleados y la lealtad al Grupo y a sus accionistas con independencia de intereses propios o de terceros. Impulsar el cumplimiento riguroso por parte de los proveedores de las condiciones contractuales y de la normativa aplicable, así como de los principios de actuación recogidos en el Código ético del proveedor. Promover una política de relaciones con los proveedores, basada en los principios de la ética empresarial y la transparencia, procurando la búsqueda de la mejora continua y el beneficio mutuo, e impulsando actividades de innovación y desarrollo. Potenciar la motivación y participación activa de los empleados, la formación necesaria para el desempeño de sus funciones y su desarrollo. La Política de compras establece directrices y límites de detalle sobre los niveles de delegación de autoridad y procedimientos de compras del Grupo al amparo de los principios arriba enunciados, así como sobre los principios de organización que deben imperar para garantizar el pleno respeto a / 5

6 la organización corporativa derivada del Sistema de gobierno corporativo del Grupo. La Política de compras adjunta como anexo el Código ético del proveedor, que deberá incorporarse siempre entre la documentación de los contratos del Grupo y aceptarse por el proveedor. No será necesario incluir el Código ético del proveedor en la documentación contractual de aquellos contratos en los que la contraparte no tiene la condición de proveedor de conformidad con la Política de compras. En particular, en los contratos de difusión publicitaria, los contratos de patrocinio, los convenios de colaboración en actividades de interés general y los convenios de colaboración en apoyo a acontecimientos de excepcional interés público, y en cualquier otro contrato de naturaleza similar. El Código ético del proveedor se incluye a continuación. CÓDIGO ÉTICO DEL PROVEEDOR IBERDROLA, S.A. (la Sociedad ) aspira a que su conducta y la de las personas vinculadas a ella, incluidos todos los partícipes de la cadena de valor, respondan y se acomoden, además de a la legislación vigente y al Sistema de gobierno corporativo, a principios éticos y de responsabilidad social de general aceptación. Este compromiso ético y de buen gobierno se extiende a todas las sociedades pertenecientes al grupo cuya entidad dominante, en el sentido establecido por la ley, es la Sociedad (el Grupo ), y a todos sus profesionales y las políticas que lo desarrollan dejan claro que el Grupo se opone rotundamente a la comisión de cualquier acto ilícito, penal o de cualquier otra índole y que impulsa una cultura preventiva basada en el principio de tolerancia cero hacia la comisión de actos ilícitos y situaciones de fraude y en la aplicación de los principios de ética y comportamiento responsable. Es imprescindible que este mensaje se transmita de forma decidida a los terceros con los que la Sociedad se relaciona, de tal modo que se comprometan formalmente a respetar el compromiso ético y de buen gobierno del Grupo. Al considerar a los proveedores un grupo de interés estratégico, la Sociedad ha establecido para estos unos principios de actuación específicos para su área de actividad, acordes, en todo caso, con los principios y valores del Grupo, que se plasman en este Código ético del proveedor, que deberá ser aceptado expresamente por los proveedores del Grupo y que se anexará a los correspondientes contratos. En este sentido, no será necesario incluir el Código ético del proveedor en la documentación contractual de aquellos contratos en los que la contraparte no tiene la condición de proveedor de conformidad con la Política de compras. En particular, en los contratos de difusión publicitaria, los contratos de patrocinio, los convenios de colaboración en actividades de interés general y los convenios de colaboración en apoyo a acontecimientos de excepcional interés público, y en cualquier otro contrato de naturaleza similar. ÉTICA: desarrollar las relaciones comerciales atendiendo a principios de ética empresarial y gestión transparentes. Corrupción: la relación del Grupo con sus proveedores se basa en la legalidad, eficiencia y transparencia. Uno de los principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas (al que la Sociedad se adhirió en el año 2002) es la lucha contra la corrupción, el soborno y la extorsión. El Grupo no tolera, permite o se involucra en ningún tipo de corrupción, extorsión o soborno en el desempeño de su actividad empresarial, ni en el sector público ni en el privado. El comportamiento ético y responsable es uno de los pilares de la actuación del Grupo y sus proveedores deben cumplir con las políticas, normas y procedimientos del Grupo relativas a la prevención de la corrupción, el soborno y la extorsión. Ningún proveedor del Grupo deberá ofrecer o conceder a funcionarios públicos, a terceros o a cualquier empleado del Grupo, en el contexto de la actividad empresarial desarrollada para o en nombre de este, directa o indirectamente, regalos, obsequios u otras ventajas no autorizadas, ya sean en metálico o en forma de otras prestaciones, con el objetivo de conseguir tratos de favor en la concesión o conservación de contratos o beneficios personales o para la empresa proveedora. Los actos de soborno, expresamente prohibidos, incluyen el ofrecimiento o promesa, directa o indirecta, de cualquier tipo de ventaja impropia, cualquier instrumento para su encubrimiento, así como el tráfico de influencias. El proveedor cumplirá las normas más estrictas de conducta ética y moral, los convenios internacionales, respetando las leyes aplicables sobre esta materia, asegurándose de que se establecen los procedimientos adecuados que sean exigidos al efecto. Conflicto de interés: el proveedor deberá mantener mecanismos que, en caso de potencial conflicto de interés de alguno de sus empleados, garanticen que la independencia de la actuación del proveedor y su plena sujeción a la legislación aplicable no quedarán afectadas. Información: la información propiedad del Grupo confiada al proveedor tendrá, con carácter general, la consideración de información reservada y confidencial. Es responsabilidad del proveedor y de todos sus profesionales adoptar las medidas de seguridad suficientes para proteger la información reservada y confidencial. La información dada por el proveedor a sus interlocutores en el Grupo ha de ser veraz y no proyectada con intención de engaño. PRÁCTICAS LABORALES: respetar la protección de los derechos humanos y laborales fundamentales, reconocidos internacionalmente, dentro de su ámbito de influencia Trabajo forzoso: el proveedor deberá impulsar en sus acciones y adoptar las medidas necesarias en su organización para eliminar toda forma o modalidad de trabajo forzoso u obligatorio, entendido este como todo trabajo o servicio exigido a un individuo bajo la amenaza de una pena cualquiera. Trabajo infantil: el proveedor rechazará expresamente el empleo de mano de obra infantil en su organización, respetando las edades mínimas de contratación de conformidad con la legislación aplicable y contará con mecanismos adecuados y confiables para la verificación de la edad de sus empleados. Cuida del medio ambiente. Imprime en blanco y negro y sólo si es necesario. / 6

7 Políticas de riesgos 20 de octubre de 2015 Derecho de asociación y negociación colectiva: el proveedor respetará la libertad de asociación sindical y el derecho a la negociación colectiva de los trabajadores, con sujeción a las normas aplicables en cada caso. Igualdad de oportunidades y no discriminación: el proveedor deberá rechazar toda práctica discriminatoria en materia de empleo y ocupación, tratando a sus empleados de forma justa, con dignidad y respeto. Al efecto se calificará como discriminación a cualquier distinción, exclusión o preferencia basada en motivos de raza, color, sexo, religión, opinión política, ascendencia nacional u origen social que tenga por efecto anular o alterar la igualdad de oportunidades o de trabajo en el empleo y la ocupación. Remuneración justa: el proveedor pagará a sus trabajadores de acuerdo con las leyes salariales aplicables, incluidos salarios mínimos, horas extras y beneficios sociales. SALUD Y SEGURIDAD: proporcionar un entorno laboral seguro, cumpliendo los requisitos establecidos en materia de prevención de riesgos laborales Protección del trabajador: el proveedor velará por la protección de sus trabajadores, protegiéndolos de la sobreexposición a peligros químicos, biológicos, físicos y de tareas que demanden sobreesfuerzo físico en el lugar de trabajo. Potenciales situaciones de emergencia: el proveedor identificará y evaluará las potenciales situaciones de emergencia en el lugar de trabajo y minimizará el posible impacto mediante la implementación de planes de emergencia y procedimientos de respuesta ante emergencias. Capacitación y competencia: el proveedor deberá dotar a su personal de la formación y los medios necesarios para realizar su trabajo conforme a lo contratado, y responder por cualquier daño o perjuicio cuya responsabilidad le sea imputable por acción u omisión, especialmente como consecuencia de no haber adoptado las medidas preventivas oportunas para evitarlos. MEDIO AMBIENTE: mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente, fomentando iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental Aspectos ambientales: el proveedor contará con una política medioambiental eficaz y que cumpla cuantas obligaciones le correspondan por la legislación aplicable. Desechos y emisiones: el proveedor identificará y gestionará las sustancias y otros materiales que representen un peligro al ser liberados al medio ambiente, a fin de garantizar su manipulación, traslado, almacenaje, reciclaje o reutilización y eliminación en condiciones seguras y cumpliendo con la normativa aplicable. Todos los desechos, aguas residuales o emisiones que tengan el potencial de afectar de manera desfavorable al entorno deberán ser administrados, controlados y tratados de manera apropiada. CALIDAD Y SEGURIDAD DEL PRODUCTO: potenciar la mejora continua en la calidad de los productos y servicios suministrados Requisitos legales y del cliente: todos los productos y servicios entregados por el proveedor deberán cumplir con los estándares y parámetros de calidad y seguridad requeridos por las leyes aplicables, prestando especial atención al cumplimiento de precios y plazos de entrega. SUBCONTRATACIÓN: asegurar el cumplimiento de estos requisitos por parte de sus colaboradores y subcontratistas Cadena de valor: los proveedores del Grupo se responsabilizarán de que sus propios proveedores y subcontratistas estén sujetos a principios de actuación equivalentes a los de este Código ético del proveedor. Este Código ético del proveedor se entiende sin perjuicio de las condiciones y exigencias adicionales que puedan establecerse en la legislación aplicable, en las prácticas y normas de las diferentes jurisdicciones donde el Grupo desarrolla sus actividades y en los distintos contratos con cada proveedor, las cuales serán aplicables en todo caso. Los principios básicos aquí recogidos son de aplicación a todos los proveedores del Grupo, que velará por su cumplimiento y que actuará en consecuencia ante cualquier violación. Asimismo, pondrá los medios oportunos para colaborar con sus proveedores en aras a incrementar su competitividad, estableciendo los programas adecuados en cada caso. BUZÓN ÉTICO DE LOS PROVEEDORES La Sociedad ha establecido un buzón ético de los proveedores (el Buzón ético de los proveedores ) como canal de comunicación para que los proveedores de la Sociedad (los Proveedores ) y las empresas que estos contraten a su vez para prestar servicios o realizar suministros a la Sociedad (los Subcontratistas ), sus respectivos empleados, así como las empresas que hayan concurrido a una licitación de servicios o suministros para ser Proveedores puedan comunicar conductas que puedan implicar un incumplimiento por parte de algún profesional del Grupo del Sistema de gobierno corporativo o de algún acto contrario a la legalidad o la comisión por un Proveedor, por uno de sus Subcontratistas o por sus respectivos empleados, de algún acto contrario a la legalidad o a lo dispuesto en este Código ético del proveedor en el marco de su relación comercial con la Sociedad o las sociedades de su Grupo. Los Proveedores deberán informar a la mayor brevedad de cualquiera de las conductas anteriores de las que tengan conocimiento por su relación comercial con la Sociedad o las sociedades de su Grupo. Los Proveedores, por el hecho de contratar con la Sociedad, se obligan a informar a sus empleados y a sus Subcontratistas del contenido de este Código ético del proveedor y de la existencia del Buzón ético de los proveedores, así como a obligar a sus Subcontratistas a que informen de ello a sus empleados. Asimismo, los Proveedores deberán poder acreditar, a solicitud de la Sociedad, el cumplimiento de dichas obligaciones. Los Proveedores y los Subcontratistas también podrán usar el Buzón ético de los proveedores para realizar consultas o sugerencias relativas al Código ético del proveedor. / 7

8 Las sociedades subholding y cabecera de los negocios del Grupo que cuenten con unidades o direcciones de cumplimiento podrán crear sus propios buzones éticos de los proveedores o cualesquiera otros canales de denuncia que estimen idóneos o convenientes a dicho fin. Las comunicaciones dirigidas a los buzones éticos de los proveedores podrán remitirse mediante la cumplimentación de un formulario electrónico que estará disponible en la página web corporativa de la Sociedad (en el área de proveedores) y, en su caso, en las páginas web de las sociedades de su Grupo, en un apartado que se denominará Buzón ético de los proveedores. Son principios informadores del Buzón ético de los proveedores los siguientes: a) Las comunicaciones deberán atender siempre a los criterios de veracidad y proporcionalidad, no pudiendo ser utilizado este mecanismo con fines distintos de aquellos que persigan el cumplimiento de la legalidad o de las normas internas precitadas. b) La identidad de la persona física que comunique una actuación anómala a través del Buzón ético de los proveedores tendrá la consideración de información confidencial y por lo tanto no será comunicada, en ningún supuesto, al denunciado, en su caso, garantizando la reserva de la identidad del denunciante y evitando cualquier tipo de respuesta por parte del denunciado como consecuencia de la denuncia. c) Sin perjuicio de lo anterior, los datos de las personas que efectúen la comunicación podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que fueren requeridos por tales autoridades como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia, como a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial incoado como consecuencia de la investigación. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal. La Unidad de Cumplimiento será la responsable de gestionar las comunicaciones remitidas a través del Buzón ético de los proveedores de la Sociedad. En el caso de las sociedades subholding y cabecera de los negocios del Grupo que cuenten con unidades o direcciones de cumplimiento serán estas las responsables de gestionar las comunicaciones remitidas a través del Buzón ético de los proveedores de su respectiva sociedad. En el caso de que el asunto afecte a una sociedad subholding o cabecera de los negocios del Grupo que cuente con su propia unidad o dirección de cumplimiento, la Unidad de Cumplimiento remitirá la comunicación a dicha unidad o dirección, para que proceda a su evaluación y tramitación conforme a sus propias normas. No obstante lo anterior, en caso de que el asunto afecte a más de una sociedad subholding o cabecera de los negocios del Grupo que cuenten con unidad o dirección de cumplimiento, la tramitación del expediente será coordinada por la Unidad de Cumplimiento. La Unidad de Cumplimiento y/o las direcciones y unidades de cumplimiento de las sociedades subholding y cabecera de los negocios, atendiendo a las circunstancias particulares del caso, podrán informar al autor de la comunicación sobre el estado del proceso. Los datos que se proporcionen a través del Buzón ético de los proveedores serán incluidos en un fichero de datos de carácter personal titularidad de la Sociedad o de las sociedades subholding y cabecera de los negocios del Grupo que cuenten con unidades o direcciones de cumplimiento, para la gestión de la comunicación recibida, así como para la realización de cuantas investigaciones sean necesarias para determinar la comisión de la infracción. Se podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, cuando proceda, mediante comunicación escrita dirigida al domicilio social de la Sociedad o de las sociedades subholding o cabecera de los negocios del Grupo, los cuales se pueden consultar en el siguiente enlace mediante comunicación escrita dirigida al domicilio social de la sociedad correspondiente, a la atención de la Dirección de Cumplimiento, indicando en el asunto LOPD. La Sociedad se compromete a tratar en todo momento los datos de carácter personal del denunciante persona física que hubiera efectuado la comunicación de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en este apartado y adoptará las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de sus datos personales y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, todo ello en cumplimiento de lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos de carácter personal. En cualquier caso, las sociedades del Grupo emplearán en cada formulario de recogida de datos aquellas advertencias exigidas por la ley. No obstante, dadas las diferencias de regulación en los distintos países en los que el Grupo desarrolla su actividad, lo anterior se entiende sin perjuicio del pleno respeto en el funcionamiento de los Buzones éticos de los proveedores de la legislación vigente en cada país en los que opera el Grupo. Asimismo, se respetarán íntegramente las obligaciones y compromisos asumidos por el Grupo en sus relaciones contractuales con terceros, así como los usos y buenas prácticas de los países en los que ejerzan su actividad. Cuida del medio ambiente. Imprime en blanco y negro y sólo si es necesario. / 8