Jose Andrés Freire Dapena

Transcripción

1 CONSORCIO PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS PARA GESTIÓN UNIVERSITARIA (CIXUG): una experiencia de colaboración TIC Jose Andrés Freire Dapena Director del Área Tecnologías de la Información y Comunicaciones Universidade de Santiago de Compostela

2 GESTIÓN ACADÉMICA GESTIÓN INVESTIGACIÓN WEB 2.0 GESTIÓN ECONÓMICA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA TIC EN LA UNIVERSIDAD GESTIÓN RR. HH SEGURIDAD INFORMÁTICA SERVICIOS CORPORATIVOS: CORREO, WEB DATOS ATENCIÓN A USUARIOS VOZ

3 del consorcio fortalezas y debilidades Proyectos XESCAMPUS e-adm

4 Creado en marzo de 2006 por acuerdo entre universidades de Santiago de Compostela y A Coruña, a lo que posteriormente se sumaría la de Vigo. Objeto fundacional: responder a las necesidades TIC de las universidades, id d de forma eficaz y eficiente, i unificando procedimientos i de gestión y sistemas de información, y aumentando el potencial de interoperabilidad. Objetivos operativos: desarrollo estratégico y coordinado d de herramientas de gestión en los ámbitos de la gestión académica, gestión de la investigación, gestión económica y sistemas de información a la dirección, adaptadas a las necesidades del EEES y a las necesidades de implantación de la administración electrónica, con una perspectiva de sinergias, de ahorro de costes y de mayor y más fácil interacción. Primer objetivo prioritario: dar respuesta a las necesidades de las universidades en los sistemas de gestión y organización académica y la propia gestión de alumnado.

5 Consorcio, entidad jurídica pública con personalidad jurídica propia, de conformidad con lo establecido en el artículo 6.5º de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. Estatutos aprobados por convenio el 17 de marzo de 2006, publicados en el DOG nº 75/2009 de 19 de abril de El Convenio de creación señala en su cláusula sexta que está abierto a la adhesión de otras universidades o Administraciones Públicas relacionadas con la Educación Superior Sujeto a la ley 30/2007 de Contratos del Sector Público.

6 Consejo de gobierno: paridad representativa, con tres miembros por cada una de las entidades consorciadas. En este momento: Rector USC Vicerrectora de Economía e Infraestruturas USC Secretario general adjunto USC Rector UDC Vicerrector de Calidad y Armonización Europea UDC Vicegerente para el Campus de Ferrol UDC Rector UVIGO Vicerrector de Economía y Planificación UVIGO Gerente UVIGO Presidencia y Secretaría rotatoria Personal propio: el consorcio cuenta desde el 2010 con un gerente, encargado de la coordinación y seguimiento operativo del consorcio, velando por el correcto desarrollo de las funciones del consorcio y de los planes operativos aprobados por el consejo de gobierno.

7 Además, se constituyen, a efectos de controlar la buena ejecución de las tareas del consorcio, así como concretar y definir los objetivos de cada proyecto, las siguientes comisiones: Comisión técnica de seguimiento: Gerente Consorcio Secretario general adjunto USC Director ATIC USC Vicegerente para el Campus de Ferrol UDC Director TIC UDC Rector UVIGO Director TIC UVIGO SUXI Comisiones técnicas funcionales específicas, de seguimiento para cada proyecto.

8 Aportaciones económicas y tecnológicas: dos modelos: Aportación inicial de una universidad de una aplicación valorada, y compromiso del resto de universidades de aportaciones sucesivas hasta igualar las inversiones. Inicio de un proyecto desde sus inicios, con aportaciones iguales entre las tres universidades. Programación anual de actividades: reunión a principios p de ejercicio de la comisión técnica, que propone una programación anual de actividades, que es posteriormente aprobada en consejo de gobierno. Gestión de los proyectos: Reuniones periódicas de la comisión técnica de seguimiento, para planificación, control y seguimiento ejecutivo de los proyectos, convocadas por el gerente del consorcio. Definición y seguimiento funcional de los proyectos: se define para cada proyecto una comisión de seguimiento, compuesta por representantes técnicos y funcionales de cada una de las universidades. Dichas comisiones se reúnen tantas veces como sea necesario para el correcto desarrollo de cada proyecto.

9 Requerimientos Normas y Leyes Análisis de Ciclo de revisión Procesos Existentes Diseño y desarrollo de Aplicaciones Identificación de Mejores Prácticas

10 Análisis interno del Consorcio. FORTALEZAS: Se ha demostrado ante la dirección de las universidades que es posible la implantación efectiva de un sistema general de gestión académica en las tres universidades (XESCAMPUS), así como una solución vertical concreta para las tres universidades (e-voto). El actual escenario presupuestario de las universidades id d exige un ajuste y optimización i ió de las inversiones en todos los ámbitos, y también en el de las TIC. Pese a las diferencias de modelos de gestión, los elementos comunes entre universidades son muchos, y permiten conseguir implantar soluciones comunes en un menor tiempo que soluciones particulares para cada universidad.

11 Análisis interno del Consorcio. DEBILIDADES: Se han hecho patentes las dificultades que supone la unificación de los procedimientos de gestión y unificación de criterios, ya que implican concesiones en los criterios y forma de gestionar de cada universidad El modelo basado en la incorporación de un proyecto gestado previamente en una de las universidades, id d se ha comprobado que suele provocar posteriormente situaciones de desconfianza por parte del resto de componentes, con sensación de falta de capacidad de decisión y peso tanto t en la definición i ió funcional del producto como en la relación con el proveedor. Diferencias de criterio en las prioridades de inversión.

12 Con el objeto de controlar las debilidades mencionadas, nuestra experiencia nos dice que: Es fundamental contar con una figura independiente en el Consorcio, como lo es ahora el gerente, que trata de unificar criterios y objetivar las decisiones a adoptar cuando hay disparidad de criterio. Es relevante transmitir tanto a los directivos de las universidades como a los responsables de las diferentes unidades de gestión la importancia que supone para las organizaciones llegar a acuerdos en la unificación en criterios y procesos de gestión, haciendo hincapié en el aumento de la eficacia y reducción de costes que especial conlleva. SUXI Es determinante potenciar el papel de las comisiones técnicas funcionales específicas de cada proyecto, en las que deben participar todas las universidades, incluso aunque en el momento en que se convoca ese proyecto en cuestión no sea prioritario para alguna de ellas.

13 PROYECTOS en marcha: Gestión académica XESCAMPUS Operativa Gestión de la investigación SUXI Voto electrónico e-voto Administración electrónica

14 2006: USC aporta Xescampus al CIXUG 2007: se implanta Xescampus en UDC 2008: UVIGO aporta SUXI al consorcio 2010: se implanta Xescampus en UVIGO. Se implanta e- Voto en las tres universidades. 2011: se implanta SUXI en la UDC. Se inicia implantación SUXI en USC.

15 Gestión académica XESCAMPUS: Ya implantado en las tres universidades id d Aplicación web multilingüe, con seguridad y auditoría integrada, orientada a realizar adaptaciones sucesivas ante cambios normativos Alcance funcional muy extenso, con evolución continua en sucesivos módulos Posibilidad de implantación en otras universidades Los procesos académicos admiten muchas interpretaciones/soluciones y es difícil llegar a acuerdos. El grado de madurez de la implantación y las prioridades son diferentes en cada universidad

16 Gestión académica XESCAMPUS: Gestiona más de expedientes académicos y de matrículas por año Más de 20 módulos ya desarrollados e implantados con nuevas incorporaciones de modificaciones funcionales y módulos ya existentes cada año

17 Gestión de la Investigación SUXI: Aplicación web multilingüe basada en tecnologías y herramientas de código abierto, reduciendo la dependencia tecnológica con el proveedor principal Integración con sistemas externos de gestión económica, de contratos, de personal y académica Posibilidad de implantación en otras universidades p El grado de madurez de la implantación y las prioridades son diferentes en cada universidad (Implantado en Universidad de Vigo, en proceso de implantación en UDC, en proceso de análisis previo a implantación en USC)

18 Módulos en Producción /RI Registro de Investigadores /PI Proyectos de investigación /GC Gestión de contratos /CO Comercialización ió /CA Convocatoria de Ayudas /PA: Patentes /AD: Actividades de difusión

19 Voto electrónico e-voto: Ya implantado en las tres universidades. Usado en la USC con la ejecución 100% electrónica del proceso de elecciones a representantes en Juntas de Facultades (Marzo 2011) Cubre con todas las garantías legales un proceso electoral, y es configurable para adecuarlo a las necesidades específicas de cada proceso. Implantación reciente, requiere tiempo para que las universidades adquieran la experiencia y conocimiento suficiente i sobre el producto Al tratarse de un producto, las necesidades de evolución específicas no pueden ser atendidas de forma inmediata, entrando en el roadmap del producto.

20 ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: Sin iniciar como proyecto desde el consorcio, en fase de estudio de viabilidad y definición de objetivos comunes. La USC dispone de una plataforma avanzada de Operativa p p servicios de firma electrónica que pondrá a disposición del Consorcio La obligación establecida por la ley 11/2007 de acceso electrónico ói de la ciudadanía idd a los servicios ii públicos, obliga a las tres universidades a ofrecer una respuesta única y adaptada a las peculiaridades propias del entorno universitario en este ámbito, y el escenario económico ayuda a buscar soluciones unificadas y eficientes en términos de coste.

21 CONCLUSIONES: Figuras de colaboración como el Consorcio permiten abordar los retos TIC actuales ante el escenario de reducción de presupuestos, y gestionar de forma más eficiente los recursos humanos, técnicos y económicos disponibles dentro de las universidades, así como mejorar la capacidad de negociación con los proveedores Es preciso dotar a este tipo de organización de órganos y capacidad propia de trabajo, que les doten de independencia y capacidad de liderazgo ante sus socios La implicación de la dirección de las universidades es crucial para establecer criterios de unificación de procesos en todos los estamentos de la organización

22 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!