PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Transcripción

1 Elaboró Revisó Autorizó Responsable de Calidad Gerente General Gerente General Firma Firma Firma Puesto Puesto Puesto Clave: Pág. 1 de 9

2 CONTROL DE CAMBIOS Fecha Página Edo. de Revisión Descripción del Cambio Oct. 11 Todas 00 Original Agosto/ Se cambia a Responsable de calidad, se agregan FO- GG-II-75 Indicadores Internos KPI, FO-GG-IGB-76 Indicadores Generales Balance Scorecard KPI y FO- GG-PAF-91 Planeación de Acciones por Área Funcional Clave: Pág. 2 de 9

3 1. OBJETIVO Establecer esta herramienta que proporciona un modelo para llevar a una organización a través del proceso de planificación estratégica. Este procedimiento cubre las actividades necesarias para realizar una planificación estratégica, incluyendo los antecedentes necesarios para dirigir el proceso y así definir el marco estratégico de la empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la definición de los lineamientos estratégicos dentro de las fases de la planeación, la implementación y revisión de los indicadores a utilizar en la medición de resultados de Logística GES. 3. RESPONSABILIDADES Gerente General Es el encargado de revisar y aprobar este procedimiento. Es el responsable de asegurar la implementación, el mantenimiento y mejora continua de la planeación estratégica. Es el responsable de elaborar y actualizar este procedimiento mínimo una vez al año. Es el responsable de coordinar la implantación de las acciones definidas en la sesión de planeación estratégica por el grupo de staff asegurando su implementación, seguimiento y control. Responsable de Calidad Es el responsable de: a) Revisión de los Documentos del SGC. Control de Documentos b) Llevar el control y distribución de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Gerentes de área. Son los encargados de revisar y aplicar este procedimiento. Tomar las acciones necesarias con base en los lineamientos establecidos en este procedimiento. Clave: Pág. 3 de 9

4 4. REFERENCIAS y/o POLÍTICAS 4.1 REFERENCIA Manual del Sistema de Gestión de la Calidad MA-CAL-MC-01. Norma ISO 9000:2005, Fundamentos y Vocabulario. Norma ISO 9001:2008, Requisitos. 4.2 Políticas: I. Todos los empleados involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad son responsables de dar cumplimiento a este procedimiento. II. III. IV. La Gerencia General es responsable de verificar la correcta aplicación de este procedimiento. Este procedimiento será revisados cuando menos 1 vez al año. Se designará al grupo participante, el cual puede estar conformado por personal del staff y administrativos. V. Se informará al personal de Logística GES los planes de acción y actividades referidas de la planeación estratégica. Clave: Pág. 4 de 9

5 5. DEFINICIONES Planeación Estratégica.- Herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que debe recorrer en el futuro Logística GES, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr su viabilidad. Planificar.- Es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable. Estrategia.- Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organización se orienta hacia el logro de sus objetivos. Proceso.- Conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la organización en la búsqueda de claridades respecto a su quehacer. Misión.- La razón de ser de la empresa. Visión.- Es una representación de cómo deseamos que nos vean nuestros clientes, empleados, propietario y otras personas importantes de la empresa. Objetivo.-Un resultado que se desea o necesita lograr en un periodo de tiempo específico. Análisis Externo.- Consiste en detectar y evaluar acontecimientos y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, para detectar oportunidades y amenazas. Análisis Interno.- Consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de la empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. FODA.- Herramienta formulada por cuatro estrategias: estrategias de fuerzas y debilidades, estrategia de debilidades y oportunidades, estrategia de fuerzas y amenazas y estrategia de debilidades y amenazas. Clave: Pág. 5 de 9

6 6. DESCRIPCIÓN DEL 6.1 Proceso de planificación estratégica. Este procedimiento inicia con la reunión a nivel organizacional, previa invitación al personal del staff y personal administrativo, con el objetivo de participar en el proceso de declaración de la visión y misión de la empresa, así como el análisis interno y externo, el establecimiento de los objetivos generales y la formulación de las estrategias generales y especificas de la empresa. La planeación estratégica en Logística GES es móvil y flexible y se revisa por lo menos una vez al año. Registro y/o evidencia: FO-CAL-MT-01. Minuta de Trabajo. 6.2 Grupo participante El proceso inicial de la planificación estratégica es determinado por la declaración, por parte del grupo participante de la VISIÓN o revisión de la misma. Esta declaración establece hacia donde se dirige Logística GES en el largo plazo. La VISIÓN responde a la pregunta de: Qué queremos ser?. Registro y/o evidencia: Declaración de la visión de Logística GES. 6.3 Grupo participante Los participantes establecen o revisan la declaración de la MISIÓN de Logística GES, donde la misión es una declaración de la razón de ser de Logística GES, la misión responde a la pregunta: Cuál es nuestra razón de ser?. Registro y/o evidencia: Declaración de la misión de Logística GES. 6.4 Grupo participante Los participantes establecen o revisan los valores de Logística GES, donde los valores son las cualidades positivas que posee Logística GES. Registro y/o evidencia: Declaración de los valores de Logística GES. Clave: Pág. 6 de 9

7 6.5 Grupo participante Los participantes analizan y evalúan los acontecimientos y tendencias que suceden en el entorno de Logística GES, con el fin de conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas. Para el Análisis Externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los proveedores de Logística GES. A su vez se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir (tendencias). Registro y/o evidencia: Información externa a Logística GES. 6.6 Grupo participante El grupo participante analiza y evalúa los aspectos y elementos internos de Logística GES, con la finalidad de conocer la capacidad los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos para detectar sus fortalezas y debilidades. Utiliza la herramienta FODA. 6.7 Grupo participante El grupo participante desarrolla y analiza los objetivos generales los cuales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de Logística GES, los cuales siempre son a largo plazo. Una vez realizados los análisis externos e internos de Logística GES, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, para superar las amenazas externas y debilidades internas. Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de Logística GES, así como la situación del entorno. Registro y/o evidencia: FO-GG-II-75 Indicadores Internos KPI FO-GG-IGB-76 Indicadores Generales Balance Scorecard KPI. 6.8 Grupo participante El grupo participante revisa los indicadores KPI de Logística GES. Los indicadores KPI permiten observar el seguimiento del despliegue de la estrategia en acciones operacionales. La estrategia, se traduce en objetivos y los objetivos se traducen en planes de acción. Los indicadores KPI, permiten medir el resultado de los planes de acción. Registro y/o evidencia: FO-GG-II-75 Indicadores Internos KPI FO-GG-IGB-76 Indicadores Generales Balance Scorecard.KPI Clave: Pág. 7 de 9

8 6.9 Grupo participante Una vez que el grupo participante han revisado los medibles KPI de Logística GES, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan el cumplimiento de los KPI. El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente: 1. Se evalúa la información sobre el análisis externo (la situación del entorno). 2. Se evalúa la información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de Logística GES. 3. Se evalúa la misión, los valores, los objetivos, y las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados. 4. Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior. 5. Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una. 6. Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de nivel de impacto. Registro y/o evidencia: FO-GG-II-75 Indicadores Internos KPI FO-GG-IGB-76 Indicadores Generales Balance Scorecard.KPI 6.10 Grupo participante El grupo participante diseña los planes estratégicos del periodo en proceso, FO-GG-PAF-91 que consisten en documentarlos, en donde se especifican las metas estratégicas anuales a seguir por departamento y sus iniciativas. Este proceso a la vez genera un formato que permite definir las actividades específicas o bien el desarrollo de todas las iniciativas estratégicas FO-GG-PAE-50 Plan de Acción de Planeación Estratégica. En este formato de plan estratégico se debe señalar: Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales. Clave: Pág. 8 de 9

9 Cuáles serán las estrategias específicas y acciones que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos. Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir. Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias. Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados, asi como el avance de los mismos. Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias, si corresponde. 7. REGISTROS Código FO-CAL-MT-01 Minuta de Trabajo. Registro y/o evidencia: FO-GG-PAE-50 Plan de acción de planeación estratégica. FO-GG-II-75 Indicadores Internos KPI FO-GG-IGB-76 Indicadores Generales Balance Scorecard KPI FO-GG-PAF-91 Planeación de Acciones por Área Funcional Nombre del Formato FO-GG-PAE-50 Plan de acción de planeación estratégica. FO-GG-II-75 FO-GG-IGB-76 FO-GG-PAF-91 Indicadores Internos KPI Indicadores Generales Balance Scorecard KPI Planeación de Acciones por Área Funcional 8. ANEXOS No aplica Clave: Pág. 9 de 9