Planificación Estratégica del Centro de Estudios Avanzados en Zonas Áridas. Raúl Bitrán n 1305, Campus Andrés Bello Universidad de La Serena.

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1 LICITACION UBICACIÓN PROPIETARIO Planificación Estratégica del Centro de Estudios Avanzados en Zonas Áridas Raúl Bitrán n 1305, Campus Andrés Bello Universidad de La Serena. Centro de Estudios Avanzados en Zonas Áridas. FECHA Octubre de 2014

2 INDICE 1.- ANTECEDENTES ASPECTOS DE LA CONSULTORIA Revisión de antecedentes Objetivo general de la consultoría Objetivos específicos de la consultoría Etapas de consultoría Productos esperados FUNCIONES GENERALES DE LA CONSULTORA Funciones específicas de la consultoría Funciones técnico Metodológicas Funciones Operacionales y Logísticas Funciones de Coordinación y Difusión ANTECEDENTES A PRESENTAR DEL EQUIPO CONSULTOR Antecedentes a presentar por la consultoría CARTA GANTT GENERAL PROPUESTA PARA EL PROCESO

3 1.- ANTECEDENTES A los 8 años de iniciado el Centro de Estudios Avanzados de Zonas Áridas - CEAZA surge la necesidad de facilitar un proceso de Planificación Estratégica que permita analizar, reflexionar y describir el estado deseado del centro al 2024, sobre lo cual planificar las etapas de desarrollo necesarias para lograrlo. Para realizar esto, el Centro de Estudios de Zonas Áridas- CEAZA definió una serie de objetivos detallados a continuación: Diseñar la Misión, Visión y Valores del Centro requeridos al Definir la Estructura Organizacional necesaria y deseada para lograr implementar la visión y misión de manera exitosa, y en sintonía con los valores definidos. Definir los Sistemas de Gestión requeridos que permitirán operacionalizar la misión y visión, orientando el desarrollo del centro hacia una productividad sustentable en el tiempo. Reflexionar y analizar en torno a la Dinámica Interna requerida, con el fin que los equipos de trabajo cuenten con las herramientas y clima laboral adecuado para desempeñar de manera eficiente y eficaz las labores encomendadas. Contar con la información necesaria para diseñar los Objetivos esperados, con los que se medirá el desarrollo del centro, ya sean políticos, económicos, sociales y científicos, y de índole Organizacional, Grupal e Individual con el fin de otorgar continuidad y sello a las funciones del Centro de Estudios de Zonas Áridas CEAZA. 3

4 2.- ASPECTOS DE LA CONSULTORIA Revisión de antecedentes Para el desarrollo de la Consultoría, se deberá realizar una acuciosa revisión de antecedentes incluyendo la definición conceptual y el alcance de la consultoría con el Director y Gerente Corporativo del Centro, entrevistas a actores vinculados directamente al proyecto CEAZA, talleres de levantamiento de información con la totalidad de los integrantes del centro, taller de levantamiento de información con el Comité y la revisión bibliográfica documentada que oriente el análisis a realizar. Deberá entrevistarse al menos a las siguientes personas: Bernardo Broitman, Director CEAZA. Claudio Vásquez, Gerente Corporativo CEAZA. 5 Entrevistas a informantes claves. Para la generación del contexto institucional, la consultora deberá considerar la revisión de, al menos, los siguientes documentos: Memoria CEAZA 2012 y Proyecto Creación Centro de Estudios Avanzados en Zona Áridas CEAZA. Diseño Estratégico CEAZA, Sistema Evaluación Interno CEAZA Objetivo general de la consultoría Facilitar un proceso de análisis y reflexión que permita al CEAZA definir y describir el estado deseado del centro al 2024, sobre lo cual planificar las etapas de desarrollo necesarias para lograrlo Objetivos específicos de la consultoría Proveer al CEAZA de un método de análisis y reflexión que permita consensuar y describir, con el mayor grado de detalle posible, el futuro del centro a 10 años plazo (2024). Acompañar al Equipo Directivo del CEAZA en el proceso de diseño de una ruta crítica que contenga las acciones, decisiones e iniciativas necesarias para orientar el desarrollo del centro hacia el estado deseado. 4

5 Diseñar y facilitar la implementación de un Plan Comunicacional del proceso de consultoría, con el fin de Sensibilizar respecto a la importancia del aporte individual y colectivo para viabilizar el cumplimiento de la ruta crítica Etapas de consultoría Para efectos de ordenar la gestión y el desarrollo de esta consultoría, se ha establecido como base el abordar temáticamente el proceso, en tal sentido se han configurado 5 fases referenciales para orientar su ejecución. No obstante lo anterior, estas bases buscan que la empresa consultora puedan realizar sus aportes técnicos y metodológicos al proceso a fin de complementar esta propuesta inicial. La consultora deberá: Compenetrarse con la historia y quehacer del CEAZA por medio de una revisión bibliográfica, entrevistas a actores claves del centro y su entorno, y talleres a la totalidad de los integrantes del centro. Entregar una propuesta detallada de la metodología para la ejecución de todas las fases que contempla la presente consultoría. La Consultora deberá señalar los métodos y técnicas con los cuales abordará el proceso. Primera Fase Planificación del Proyecto : Para el correcto desarrollo de la consultoría se deberá proceder en primera instancia a la planificación del proyecto por parte de la Consultora en conjunto con el equipo Directivo, con el fin de definir alcance del proyecto, y etapas asociadas al mismo, estratégicas y logísticas. Para ello deberá: Reunión Inicial con la Dirección del CEAZA: El objetivo será recoger antecedentes e información institucional relevante para el proyecto. Elaboración y Validación del Plan de Trabajo Definitivo: Luego de realizada la reunión inicial, la Consultora deberá revisar y si fuera necesario, rediseñar algunas etapas o acciones del proceso. Reunión de Coordinación con la Consultora: El objetivo será clarificar la organización, planificar el formato de productos entregables del proyecto, y coordinar agenda de actividades. 5

6 Segunda Fase: Plan Comunicacional : Presentación de Lanzamiento: Clarificar los objetivos, etapas y productos de la consultoría, así como sensibilizar y comprometer a la audiencia con las actividades del proyecto. Análisis de los grupos de interés (STAKEHOLDERS) del proyecto: Identificar los grupos impactados por el proyecto así como cargos/personas con capacidad de influir en el mismo. Confección y Validación de un Plan de Información, Difusión y Sensibilización: Identificar Hitos, Responsables, Audiencias y Medios. Tercera Fase Levantamiento de Información al interior de la Organización : Identificar las expectativas, ideas y visiones de los miembros del CEAZA respecto al futuro del Centro. Metodología: La consultora deberá al menos: 1. Realizar Talleres de 4 horas de Construcción de Futuro con miembros del CEAZA. 2. Realizar Taller de 4 horas de Construcción de Futuro con el Comité. 3. Entrevistas con informantes claves (Clientes, Autoridades, etc) 4. Revisión Documentos relevantes. Cuarta Fase Análisis de Información y Diseño de Plan Estratégico : De acuerdo al modelo que defina la Consultora, analizará la información recolectada y se definirá: Análisis de Información: 1. Visión, Misión y Valores del CEAZA para El tipo de Estructura requerido. 3. Los sistemas de gestión que permitan operacionalizar la estrategia. 4. Definición y descripción del tipo de dinámica interna. 6

7 5. Los objetivos Organizacionales, grupales e individuales que se esperan. Diseño de Plan Estratégico: El plan estratégico deberá contener las acciones requeridas para transitar del estado actual al estado deseado. Quinta Fase Validación de Plan Estratégico y Acuerdos de Continuidad Taller de Validación con Comité y Autoridades del CEAZA: La Consultora presenta el Plan Estratégico para evaluar el grado de factibilidad y atingencia de las acciones propuestas. De dicha evaluación se realizarán los rediseños necesarios para ajustar el plan a las expectativas y visiones de las autoridades de la organización. Diseño del plan Operativo: Una vez validado el plan con la Consultora, se acuerdan responsables y se diseñará un plan de ejecución y seguimiento. Diseño de Informe Final: La Consultora deberá entregar un informe que contenga el Plan Estratégico y Plan Operativo y sugerencias de continuidad. 7

8 ESQUEMA GENERAL DE METODOLOGÍA BASE SUGERIDA PRESENTACIÓN PROPUESTA 1 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 2 PLAN COMUNICACIONAL 3 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN TALLERES ENTREVISTAS REVISIÓN DOCUMENTAL 4 ANALISIS DE INFORMACIÓN VISIÓN, MISIÓN Y VALORES ESTRUCTURA SISTEMAS DE GESTIÓN DINAMICA GRUPAL RESULTADOS DISEÑO PLAN ESTRATEGICO 5 VALIDACIÓN PLAN ESTRATEGICO 8

9 2.5.- Productos esperados Producto Producto Nº 1 Producto Nº 2 Contenido del producto Fase 1 concluida, la cual comprende la realización de la reunión de alineamiento de la Consultora con el director del CEAZA. Documento Plan de Trabajo definitivo del Proyecto Fase 2 concluida, una vez definido el plan de trabajo, la Consultora en conjunto con el equipo del CEAZA deberán definir el Plan Comunicacional del proyecto. Presentación de lanzamiento del proyecto. Plan de información, difusión y sensibilización. Producto Nº 3 Producto Nº 4 Fase 3 concluida, la que consiste en el levantamiento de información a través de entrevistas, talleres con integrantes del CEZA y con el Comité y la revisión bibliográfica. La Consultora deberá entregar: Reporte de las entrevistas a informantes claves y de talleres realizados. Fase 4 concluida, una vez concluida la Fase 3, la Consultora procede al análisis de la información levantada y a diseñar Misión, Visión Valores, Estructura, Sistemas de Gestión, Dinámica Grupal y Resultados, y luego a la confección del: Plan Estratégico 2024 construido desde las expectativas de los integrantes del CEAZA y las necesidades del Centro. Producto Nº 5 Fase 5 concluida, una vez presentado el Plan Estratégico 2024, la Consultora procederá a posibles rediseños y ajustes necesarios con el fin de hacer un 9

10 documento atingente y viable de aplicar al CEAZA, tanto desde la Estratégica como de la operacionalización de lo operativo: Plan Estratégico Validado por actores claves. Plan operativo con responsables y plazos de ejecución. 10

11 3.- FUNCIONES GENERALES DE LA CONSULTORA Proveer de los servicios de consultoría especializada en el Proceso de Planificación Estratégica, con el fin de proveer al equipo directivo una mirada integral del proceso y una metodología clara y concreta de trabajo. Señalar y sociabilizar permanentemente con el área de gestión del CEAZA la metodología a implementar para la ejecución de las fases que contempla la presente consultoría. Incorporar permanentemente durante el desarrollo de la consultoría la perspectiva del área de gestión del CEAZA en relación a la metodología a implementar. Sistematizar y elaborar informes de avance y gestión durante cada una de las fases de desarrollo de la consultoría Funciones específicas de la consultoría Funciones técnico Metodológicas Proveer de información y sociabilizar las metodologías a aplicar en cada una de las fases de la consultoría al área de gestión del CEAZA. Responder a los requerimientos técnicos y modificaciones en relación a las metodologías propuestas realizadas por el área de gestión del CEAZA de manera oportuna en cada una de las fases de la consultoría. Elaborar documentos e informes estipulados para cada una de las etapas de la consultoría. Planificación, desarrollo y ejecución de las reuniones de sociabilización en cada una de las etapas de la presente consultoría. Planificación, desarrollo y aplicación en las metodologías desarrolladas, la consultora deberá realizar la convocatoria y llevar registro de asistencia Funciones Operacionales y Logísticas Diseño: Proveer los servicios de diseño que permita la entrega de manuales y documentos que incorporen los elementos de visibilidad establecidos por el CEAZA. 11

12 Asistencia: Mantener un registro de todas las reuniones, talleres y entrevistas realizadas y los asistentes a las mismas. Convocatoria: Deberá disponer de los recursos técnicos y logísticos para realizar la convocatoria a las diversas reuniones, talleres y entrevistas que se requerirán para la correcta ejecución del programa de trabajo. Diseño, confección e impresión de: o Documentos e informes solicitados y comprometidos Funciones de Coordinación y Difusión La empresa consultora, en consulta permanente con el área de gestión del CEAZA, deberá establecer las coordinaciones necesarias con las instituciones, académicos y sectores cuya participación se requiera para el desarrollo de la consultoría. 12

13 4.- ANTECEDENTES A PRESENTAR DEL EQUIPO CONSULTOR En la presentación de la propuesta, la empresa consultora deberá acompañar los siguientes antecedentes del equipo consultor. Currículum vitae de todos los profesionales técnicos y administrativos que forman parte del equipo consultor. Antecedentes laborales. Académicos. Carta de compromiso del profesional, comprometiendo su participación directa en la consultoría a contratar Antecedentes a presentar por la consultoría Currículum de la consultora. Ficha en donde se indique las consultorías realizadas, destacando aquellas que tengan relación con procesos de Diseño e implementación de Planificación Estratégica. Nota: El CEAZA se reserva el derecho de entrevistar si así lo considerase necesario a cada uno de los profesionales propuestos por la consultora para la realización de esta consultoría. 13

14 5.- CARTA GANTT GENERAL PROPUESTA PARA EL PROCESO Mes Fases y etapas Fase I. Planificación del Proyecto 1. Reunión con Director del CEAZA 2. Elaboración y Validación del Plan de Trabajo Definitivo 2. Reunión de Coordinación con Consultora Fase II. Plan Comunicacional 1. Presentación de Lanzamiento 2. Análisis de los grupos de Interés 3. Confección y validación de un Plan de Información, Difusión y Sensibilización Fase III. Levantamiento de Información 1. 4 Talleres de Construcción de Futuro con integrantes del CEAZA 2. 1 Taller de Construcción de Futuro con Comité 3. Entrevistas a informantes claves 4. Revisión bibliográfica Fase IV. Análisis de información y Diseño de Plan Estratégico 1. Análisis de Información Recolectada 2. Diseño de Plan Estratégico Fase V. Validación del Plan Estratégico 1. Taller de validación con Comité y autoridades del CEAZA 2. Diseño Plan Operativo 3. Diseño Informe Final