Oficina Central de Proyectos TI MINSAL - FONASA SIDRA. Víctor Borgoño Soffia Lian Fuentes Molina 12 de mayo de 2011

Transcripción

1 MINSAL - FONASA SIDRA Víctor Borgoño Soffia Lian Fuentes Molina 12 de mayo de 2011

2 CONTENIDO 1. OCP Estructura de OCP TI - Integrantes Logros Actuales Tareas a Futuro 2. SIDRA Factores Críticos de Éxito (brechas) Equipo de Proyecto (DIGEDEP) Atención Primaria 3. Registros Nacionales RNI RNLE Interoperabilidad 4. Varios Resultados IMAS

3 Oficina Central de Proyectos TI

4 Estructura de la Oficina Central de Proyectos TI Coordinador OCP Coordinadora Administrativa Gestión de Proyectos Gestión del Conocimiento Aseguramiento de Calidad Arquitectura SIDRA INTEGRANTES: RNLE RNI Víctor Borgoño Lian Fuentes Bárbara Martínez Rodrigo Cabello Patricio Carrasco

5 Logros actuales Estructuración de Equipo Básico de OCP Orientaciones básicas y priorizaciones a los SS Coordinación de servicios Atención a situaciones especiales Videos conferencias Orientación y recepción de IMAS Atención a situaciones críticas Diagnóstico del proyecto desde el punto de vista de sus actores Presentación a ACTI Nivel Central Servicios de salud Proveedores Fortalecimiento de Contraparte frente a Proveedores Objetivisar falencias: planificación, asignación de recursos, prioridades, metodologías, etc. Exigencias de aplicación de buenas prácticas Reuniones de seguimiento de cada uno de los proyectos Confrontar incidencias

6 Tareas a Futuro En preparación de calendario de visitas Preparación de documento Definiciones SIDRA 2011 Taller SIDRA Preparación de Roadmap respecto de continuidad del SIDRA. En estudio: Continuidad de situación actual Ampliación a farmacia Ampliación a 5 componentes Fortalecimiento de contraparte frente a Proveedores Objetivar falencias: planificación, asignación de recursos prioridades, metodologías, etc. Exigencias de aplicación de buenas prácticas Reuniones de seguimiento de cada uno de los proyectos Confrontar incidencias

7 SIDRA

8 Factores Críticos de Éxito Para los Servicios de Salud Se han establecido cuatro aspectos básicos que los Servicios de Salud debieran cuidar: 1. Apropiación y liderazgo del área Clínica del proyecto. Los componentes de SIDRA son herramientas de apoyo al quehacer de los establecimientos en el contexto de la red asistencial. El servicio de salud, en particular la Sub-Dirección Médica y de Gestión de la Red Asistencial debe liderar, como dueño, la implementación de los sistemas de información, apoyado por las áreas de tecnología. 2. Resguardo de la calidad del sistema de información de la Red Asistencial. Deben existir responsables que garanticen que esté asegurada la calidad de la información de los procesos vinculados a la implementación de tecnología. En el equipo SIDRA del servicio de Salud deberá ser designada una persona para encargarse del aseguramiento de calidad. Dicha persona deberá supervisar que el proveedor: Establezca procedimientos para el aseguramiento de la calidad. Realice los procedimientos establecidos. 3. Utilización de buenas prácticas en la administración de proyectos complejos El equipo SIDRA a cargo del proyecto debe llevar adelante un conjunto de acciones que conforman las denominadas buenas prácticas en la administración de proyectos de este nivel de complejidad. Entre las que debemos destacar las siguientes. a) Definición de equipos empoderados con mirada de red asistencial y roles bien especificados b) Capacidad de Planificación, control y seguimiento de las actividades de un proyecto complejo. al menos debieran haber dos personas que tengan un adecuado manejo de las Cartas Gantt en su versión de la herramienta MS Project. Para tales efectos la OCP proveerá los recursos necesarios: licencias de MS Project y capacitación en su utilización para quienes la requieran

9 Factores Críticos de Éxito Para los Servicios de Salud 3. Utilización de buenas prácticas en la administración de proyectos complejos. Continuación buenas prácticas : c) Planificación del Proyecto: Exigir al proveedor la generación del Plan del Proyecto de implementación del SIDRA para el Servicio de Salud En el plan debe expresarse la metodología de implementación que el proveedor ha propuesto. Deben ir las etapas y sub etapas, hasta llegar a las tareas elementales que deben realizarse En el caso de Servicios de Salud con diversos establecimientos complejos el plan puede estar compuesto por diferentes planes interrelacionados Cada plan deberá ser consensuado con el Servicio de Salud Cada plan deberá representarse en una Carta Gantt mediante la herramienta MS Project que se utilizará como estándar Cada Carta Gantt debe contener a nivel de cada etapa elemental definida: Su plazo Los recursos que el proveedor y el Servicio de Salud asignarán a dicha etapa Las dedicaciones de cada participante (HH) La Carta Gantt debe identificar hitos relevantes relacionados con el término de alguna etapa y/o la entrega de algún producto. Estos hitos permiten comprobar el cumplimiento de los plazos comprometidos por el proveedor y pueden constituir la base para un modelo de aplicación de multas

10 Factores Críticos de Éxito Para los Servicios de Salud 3. Utilización de buenas prácticas en la administración de proyectos complejos. Continuación buenas prácticas : d) Gobernabilidad del proyecto. Establecer la estructura orgánica (incorporando las necesarias interacciones entre el Servicio de salud y el Proveedor) y su funcionamiento para permitir la adecuada dirección del proyecto. Uno de sus aspectos más importantes son las reuniones formales: Reunión Semanal de Control de Avance del Proyecto: Podrían participar: El Jefe de Proyecto por parte del Proveedor El coordinador SIDRA Referente TIC SIDRA Coordinador administrativo SIDRA Gestor del Cambio SIDRA Referentes Específicos, convocados de ser necesario Asesores y/o especialistas que se estime necesario que participen Quienes el proveedor estime adecuado invitar Temas a tratar: JP por parte del proveedor presenta el estado de avance del Proyecto Se revisa la concordancia entre el avance programado y lo establecido en la Carta Gantt Se analizan los eventos que hayan tenido impacto negativo causando atrasos. Se acuerdan los ajustes necesarios para corregir las desviaciones producidas Se analizan las amenazas que se prevén para el futuro y se adoptan las medidas para contrarrestarlas

11 Factores Críticos de Éxito Para los Servicios de Salud 3. Utilización de buenas prácticas en la administración de proyectos complejos. Continuación buenas prácticas ; gobernabilidad: Reunión de Dirección Superior del Proyecto. Podrían participar El Director del servicio de Salud o quién legalmente lo represente El Gerente del Proyecto por parte del Proveedor De ser necesario, los representantes legales de las partes o quienes para estos efectos sean designados Sólo funcionará cuando sea convocada por uno de los representantes legales o quienes sean designados para estos efectos para resolver algún tema específico cuyos antecedentes deberán estar expuestos en la convocatoria. Tiene por objetivo resolver aspectos que la instancia de reunión semanal no haya podido resolver y/o algún aspecto que a consideración de una de las partes amerite su convocatoria y haga imprescindible su realización. e) Mecanismos de reporte de incidentes Utilzar lo que el proveedor pone a disposición (mesas de ayuda), realizando un seguimiento a las respuestas a los incidentes reportados y controlando los tiempos de respuesta f) Reporte de incidentes a la OCP. En caso de situaciones que escapen a los niveles de reporte de problemas de las mesas de ayuda y/o no sean debidamente resueltos. g) Documentación y formalización de acuerdos. Toda comunicación con el proveedor debe ser debidamente documentada 4. Asignación de recursos necesarios para seguimiento del proyecto y apoyo a su implementación Asignar los referentes necesarios y con la dedicación suficiente para el apoyo a la implementación, de acuerdo a los requerimientos establecidos en la metodología de implementación del proveedor. Se han establecido definiciones de los perfiles de cada uno de los componentes de un equipo SIDRA en los establecimientos de un Servicio de Salud.

12 [v1]estoy completando las definiciones, lo que se complementa con lo que va en el anexo, déjamelo a mí Oficina Central de Proyectos TI Equipo de Proyecto Servicios de Salud Equipo de trabajo con roles definidos y la dedicación necesaria para el control y seguimiento de las actividades de planificación, implementación y operación. Cargo Descripción Dependencia Coordinador SIDRA Responsable del proceso de instalación de Sistema de Información en, coordinando los referentes y equipos de cada establecimiento involucrado en el proyecto. Contraparte directa del proveedor o equipo de desarrollo para requerimientos y control de avance. Dirección de Servicio Sub Dirección Médica Coordinador Administrativo Referente TIC Aseguramiento de Calidad Gestión del Cambio Referentes específicos Controlar el avance del proyecto, hitos, pagos, multas e incidentes. Velar por su correcta implementación y facilitar la implementación del sistema en la red. Contraparte tecnológica del equipo, generalmente representada por el Jefe de TIC del Servicio de Salud. Es responsable de apoyar al equipo SIDRA en la vinculación con el proveedor, para lo cual deberá resguardar una óptima y eficiente vinculación con éste o bien soportar las definiciones del equipo cuando es desarrollo institucional. Es responsable de generar la definición de la planificación del proyecto, con énfasis en una carta Gantt conjunta Equipo SIDRA y empresa proveedora, en la que se detalle cada actividad asociada al desarrollo de éste. Lo anterior, además de asegurar que exista definición y aplicación de controles de calidad (QA) por parte del proveedor previo y durante la implementación del proyecto. Responsable de que los procesos de implementación se realicen con casos de pruebas y validaciones que aseguren la correcta instalación de la solución. Encargado de la adopción del sistema de información en la red, alfabetización, satisfacción usuaria, reconocer y potenciar líderes para el proceso de implementación Referente con experiencia en los procesos que se implementarán, es posible que cada componente requiera un perfil distinto. Sub Dirección Administrativa Sub Dirección Administrativa Coordinador SIDRA Coordinador SIDRA Sub Dirección Médica

13 Atención Primaria Sistemas de Información en APS Consultorio sin papeles Esta iniciativa de la DIVAP ha concluido, los municipios que adscribieron deben mantener la solución con recursos propios. Continuidad a través de SIDRA. Recursos de Equipamiento deben considerar la red completa. Sólo se financian procesos priorizados. En caso de no contar con continuidad asegurada por el municipio SIDRA debe proveer los módulos de agenda y RCR administrativos. Comunicado a la ACHM.

14 Registros Nacionales

15 Registros Nacionales de Información RNLE 4 de 5 jornadas de capacitación. Envío de Información con manuales de integración a las redes. Piloto en proceso RNI Finalizado el módulo de campañas En construcción el módulo de programa nacional. Interoperabilidad RNLE RNI SIGGES

16 Varios

17 Establecimientos Oficina Central de Proyectos TI Resultados Avance en la Implementación de Agenda y RCR El informe de marzo de 2011 enviado por los servicios de salud indica un avance promedio de 81% en los componentes priorizados por la Subsecretaría de Redes Asistenciales. Los establecimientos pendientes son en su mayoría atención secundaria y hospitales de mayor complejidad, para lo cuales se debe dedicar un esfuerzo mayor Implantación de Agenda y RCR Nacional Marzo Agenda RCR Establecimientos Agenda RCR Integración a RNLE Fecha de Corte marzo 2011 marzo 2011 marzo 2011 Cumplimiento 79,9 % 82,3 % Piloto en preparación Establecimientos Fuente: OCP, IMAS marzo 2011

18 IMAS Informe Mensual de Avance SIDRA Revisión de v 5.4 Nueva fecha de envío IMAS (10 de cada mes) Incluirá hoja de incidentes Incluir información de los proyectos actuales que se mantienen como parte de SIDRA en la red. Reuniones mensuales con los proveedores Primer miércoles y jueves de cada mes Fuente: OCP, IMAS marzo 2011

19 Gracias.