EMC Documentum Digital Asset Manager

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1 EMC Documentum Digital Asset Manager Versión 6 Guía del usuario P/N EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA

2 Copyright EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en julio de 2007 EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso. LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software. ParaobtenerlalistamásrecientedenombresdeproductosdeEMC,consultelasmarcasregistradasdeEMCCorporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.

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4 Tabla de contenido Prefacio Capítulo 1 Repositorios Iniciar sesión en un repositorio Iniciar sesión en otro repositorio Cerrar sesión en todos los repositorios Definir los repositorios favoritos Explorar repositorios Seleccionar las columnas que aparecen en las listas Explorar categorías Usar cuadros de diálogo de selección Definir las preferencias Abrir una ventana de repositorio adicional Arrastrar y colocar Clic con el botón derecho Cambiar las vistas de archivo Ver mensajes Ver el estado de las operaciones en segundo plano Ver la información del producto Capítulo 2 Archivos y carpetas Crear archivos Crear carpetas Crear archivadores Definir propiedades Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Retirar y editar archivos Información general sobre retirada y edición Retirar archivos Registrar archivos Información de registro Versiones Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente Cancelar la retirada de archivos Ver archivos retirados actual y recientemente Ver un archivo sin retirarlo Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados Importar archivos en el repositorio Exportar archivos del repositorio Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 2

5 Tabla de contenido Eliminar elementos del repositorio Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Ver el Portapapeles Enlaces Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio Enlazar un elemento a otro repositorio Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento Enlazar un elemento de repositorio a su equipo Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio Abrir enlaces enviados por correo electrónico Suscripciones Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo Exportar la información mostrada en una lista Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio Capítulo 3 Buscar Ejecutar búsquedas simples Definir más los términos de búsqueda Ejecutar búsquedas avanzadas Introducir valores para una búsqueda avanzada Ver los resultados de la búsqueda Explorar los clústeres de búsqueda Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda Búsquedas guardadas Ejecutar búsquedas guardadas Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante Editar una búsqueda guardada Copiarunabúsquedaguardada Plantillas de búsqueda Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda Crear una plantilladebúsqueda Editar una plantilla de búsqueda Modificar la definición de una plantilla de búsqueda Copiar una plantilla de búsqueda Definir preferencias de búsqueda Capítulo 4 Bandeja de entrada Bandeja de entrada información general Abrir tareas o notificaciones Realizar tareas Completar tareas Aceptar tareas asignadas a varios usuarios Rechazar tareas Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

6 Tabla de contenido Delegar tareas Repetir tareas Cambiar la disponibilidad para las tareas Tareas de la cola de trabajos Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos Seleccionar tareas de la cola Capítulo 5 Derechos de propiedad intelectual Descripción general de los derechos de propiedad intelectual Gestión de derechos de propiedad intelectual Crear una plantilla de derechos Asignar derechos a archivos Revisar los derechos asignados Ver el historial de uso del archivo Buscar archivos con derechos asignados Descargar un archivo con derechos de propiedad intelectual Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos Iniciar un flujo de trabajo Enviar flujos rápidos Ver flujos de trabajo Pausar flujos de trabajo Reanudar flujos de trabajo pausados Detener un flujo de trabajo Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo Cambiarelsupervisordelflujodetrabajo Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Crear plantillas de flujo de trabajo Capítulo 7 Colas de trabajos Descripción general de la cola de trabajos Roles de colas de trabajos Configurar nuevas colas de trabajos Configurar la coincidencia de asignación de trabajo Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos Crear o modificar políticas de colas Definir categorías de colas Definir colas de trabajos Definir políticas de anulación de colas de trabajos Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 4

7 Tabla de contenido Gestionar procesadores de colas de trabajos Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos Quitar usuarios ogruposdecolasdetrabajos Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos Supervisar colas detrabajos Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado Quitar la asignacióndeunatareadecoladetrabajosdeun usuario Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos Suspender una tarea de cola de trabajos Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola Capítulo 8 Ciclos de vida Ver ciclos de vida Asignar un ciclo de vida a un archivo Quitar ciclos de vida de archivos Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida Reanudar archivos suspendidos Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios Información general sobre Documentum Collaborative Edition (DCE) Discusiones Notas Carpetas y archivadores contextuales Calendarios Tablas de datos Editor de texto enriquecido Salas Administradores de usuarios Usar el editor de texto enriquecido Trabajar con discusiones Ver discusiones Agregar y editar comentarios Eliminar comentarios Discusiones en los resultados de búsqueda Trabajar con notas Trabajar con carpetas contextuales y archivadores Trabajar con calendarios Crear calendarios yeventos Especificar propiedades de eventos repetidos Ver y editar las propiedades de calendarios y eventos Eliminar calendarios y eventos Calendarios en los resultados de búsqueda Exportar e importar con calendarios Trabajar con tablas de datos Crear tablas de datos yentradas Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

8 Tabla de contenido Ver tablas de datos y entradas Importar y exportar con tablas de datos Trabajar con salas Visitar salas Enlazar a salas Acerca de los objetos controlados por salas Quitar el control de los objetos de una sala Crear salas Editar las propiedades de una sala Pertenencia a salas Copiar salas Mover o enlazar a una sala Eliminar salas Gestionar pertenencias a salas Administrar usuarios sin la función de administrador Crear nuevos usuarios Modificar usuarios Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros) Carpetas restringidas Capítulo 10 Formularios Introducir datos en formularios Botones utilizados para dar formato a formularios Crear nuevos formularios Bloquear una instancia de formulario Compatibilidad con AJAX Capítulo 11 Registros Declarar un elemento como un registro formal Introducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales Introducir valores para registros formales normales Introducir valores para registros formales Chapter Introducir valores para registros formales Chapter Enlazar un registro Crear una relación del registro Ver una relación de registros Quitar una relación del registro Realizar solicitudes de biblioteca Capítulo 12 Documentos virtuales Información general sobre los documentos virtuales Crear documentos virtuales Ver la estructura de un documento virtual Ver el contenido de documentos virtuales Agregar descendientes a documentos virtuales Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual Reordenar los descendientes en un documento virtual Quitar descendientes de documentos virtuales Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 6

9 Tabla de contenido Especificar que una versión determinada de un descendiente siempreseutilicesiempre Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales Crear un archivo de documentos virtuales Convertir documentos virtuales en documentos simples Definir las preferencias de documentos virtuales Capítulo 13 Guiones gráficos y vista previa activa Información general sobre guiones gráficos Ver guiones gráficos de documentos Uso de la vista previa activa Anular miniaturasdedocumentodesdelavistapreviaactiva Ver un guión gráfico de vídeo Reproducir un vídeo del guión gráfico Capítulo 14 Detalles de vídeo Información general sobre detalles de vídeo Editar detalles de vídeo Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo Ver un guión gráfico de vídeo Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo Reproducir un vídeo del guión gráfico Ver subclips de vídeo Crear subclips de vídeo Editar subclips de vídeo Eliminar subclips de vídeo Ver pistas de texto de vídeo Crear pistas de texto Editar pistas de texto Eliminar pistas de texto Capítulo 15 Agregado de PowerPoint Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint Ver el agregado depowerpoint Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint Buscar presentaciones y diapositivas Crear una presentación de PowerPoint Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint Capítulo 16 Anotaciones en PDF Información general de anotaciones en PDF Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

10 Tabla de contenido Agregar comentarios a documentos PDF Ver los comentarios de documentos PDF Capítulo 17 Relaciones Capítulo 18 Copias y transformaciones Información general sobre copias y transformaciones Ver copias Importar copias Definir una copia predeterminada para un objeto Ver la copia predeterminada Anular la miniatura predeterminada de un objeto Restablecer copias Transformar documentos al formato PDF o HTML Crear copias mediante transformaciones Crear objetos relacionados mediante transformaciones Ver las propiedades de la transformación guardada Capítulo 19 Colecciones Información general sobre colecciones Agregar contenido a colecciones Crear nuevas colecciones Ver el contenido de una colección Ordenar el contenido de una colección Reproducir el contenido de un depósito de vídeo Copiar copias a otras colecciones Agregar colecciones a sus colecciones favoritas Quitar colecciones de sus colecciones favoritas Seleccionar y crear copias alternativas en una colección Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de una colección Descargar colecciones Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como) Ver las descargas activas Ver colecciones en otros productos de Documentum Capítulo 20 Programación Información general sobre programaciones Reglas de programación Crear una programación Editar una programación Editar reglas de programación Quitar una programación de un elemento Eliminar una programación Capítulo 21 Conjuntos de permisos Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 8

11 Tabla de contenido Información general sobre los conjuntos de permisos Permisos básicos Permisos extendidos Crear o editar un conjunto de permisos Editar permisos Capítulo 22 Usuarios, grupos y roles Usuarios Localizar a un usuario Crear o editar un usuario Propiedades de usuario Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada Archivo de entrada para crear nuevos usuarios Activar o desactivar usuarios Cambiar el repositorio inicial de un usuario Ver los grupos a los que pertenece un usuario Reasignar elementos de un usuario a otro Eliminar un usuario Ver registros de administración de usuarios Grupos Crear o editar un grupo Propiedades de grupo Agregar o quitar miembros de un grupo Reasignar elementos de un grupo a otro Ver los grupos a los que pertenece un grupo Eliminar un grupo Roles Crear o editar un rol Propiedades de rol Agregar o quitar miembros de un rol Reasignar elementos deunrolaotro Ver los grupos a los que pertenece un rol Eliminar un rol Capítulo 23 Editorial Publishing Información general sobre Editorial Publishing Paletas de Smart Connection Vista del archivador Publicaciones Nodo Elementos de publicación Bandeja de entrada Configuración de Editorial Publishing Roles del flujo de trabajo editorial Seguridad y permisos requeridos Configuración de Editorial Publishing Configuración del nivel de sección, publicación y sistema Configuración del nivel de sistema Configuración del nivel de publicación Configuración del nivel de sección Configurar tipos de elementos Configurar la visibilidad de metadatos Configurar flujos de trabajo Configurar tipos de ejecutantes Configurar plantillas Tipos de objeto Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

12 Tabla de contenido Crear tipos de objeto Editar tipos de objeto Estados de flujodetrabajo Crear un estado de flujo de trabajo Editarunestadoexistente Plantillas de flujo de trabajo Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando el editor de plantillas incorporado Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando Business Process Manager Tipos de ejecutantes Crear un tipo de ejecutante Validar la configuración de publicación Trabajar con publicaciones Crear una publicación Crear una sección en una publicación Crear un número de una publicación Agregar un elemento a un número de publicación Eliminar una publicación, número o sección Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 10

13 Tabla de contenido Lista de figuras Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista Figura 2. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de búsqueda Figura 3. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos yrolesdeunasala Figura 4. Archivador Publicaciones expandido Figura 5. Nodo Elementos de publicación expandido Figura 6. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con Editorial Publishing Figura 7. Pantalla Configuración del sistema Figura 8. Pantalla Configuración de publicación Figura 9. Pantalla Configuración de sección Figura 10. Vista de Tipos de elementos Figura 11. Vista de Visibilidad de metadatos Figura 12. Vista de Flujos de trabajo Figura 13. Vista de Tipos de ejecutantes Figura 14. Vista de Plantillas Figura 15. Ejemplo de plantilla con tres estados Figura 16. Enlace de validación en la pantalla de configuración Figura 17. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear Figura 18. Informe de validación de configuración Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

14 Tabla de contenido Listadetablas Tabla 1. Preferencias generales Tabla 2. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Tabla 3. Información de registro Tabla 4. Ficha Formatos Tabla 5. Definir más los términos de búsqueda Tabla 6. Número de capas en supervisión de la búsqueda Tabla 7. Roles de usuario para colas de trabajos Tabla 8. Estados del ciclo de vida comunes Tabla 9. Tipos de campos de la tabla de datos Tabla 10. Botones utilizados para dar formato a formularios Tabla 11. Propiedades comunes para registros formales normales Tabla 12. Propiedades comunes para registros formales Chapter Tabla 13. Propiedades comunes para registros formales Chapter Tabla 14. Solicitudes de biblioteca Tabla 15. Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual Tabla 16. Preferencias de documento virtual Tabla 17. Reglas de programación Tabla 18. Permisos básicos Tabla 19. Permisos extendidos Tabla 20. Propiedades de usuario Tabla 21. Valores predeterminados para nuevos usuarios Tabla 22. Privilegios para crear o modificar grupos Tabla 23. Propiedades de grupo Tabla 24. Propiedades de rol Tabla 25. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función Tabla 26. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en la vista de lista Tabla 27. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en la vista de miniaturas Tabla 28. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en una tabla Tabla 29. Accesos directos para desplazarse y realizar acciones en un formulario Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 12

15 Tabla de contenido 13 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

16 Prefacio En esta guía se explica cómo utilizar Digital Asset Manager de EMC Documentum. Se describe el comportamiento de la interfaz predeterminada de Digital Asset Manager. Su instalación podría estar personalizada. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no se correspondan con los que se describenenestemanual. Historial de revisión Historial de revisión Fecha de revisión 2007 Descripción Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 14

17 Prefacio 15 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

18 Capítulo 1 Repositorios En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Iniciar sesión en un repositorio, página 16 Explorar repositorios, página 19 Usar cuadros de diálogo de selección, página 22 Definir las preferencias, página 23 Abrir una ventana de repositorio adicional, página 25 Arrastrar y colocar, página 25 Clic con el botón derecho, página 26 Cambiar las vistas de archivo, página 26 Ver mensajes, página 26 Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 26 Ver la información del producto, página 27 Iniciarsesiónenunrepositorio Para iniciar sesión en un repositorio, debe disponer de la siguiente información: Digital Asset Manager URL Nombre del repositorio Elnombredeusuarioylacontraseñaparaelrepositorio. Digital Asset Manager Ubicación de la red (si procede) El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede) Idioma (si procede) Para iniciar sesión en un repositorio: 1. En su navegador Web, escriba la URL de Digital Asset Manager. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 16

19 Repositorios Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, Digital Asset Manager inicia la sesión automáticamente. Sáltese el resto del procedimiento. 2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para el repositorio al que desea conectarse. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio. 4. En la lista Ubicación (si está disponible), seleccione la ubicación de la red de su organización desde la que accede a Digital Asset Manager. Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo. 5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez que ejecute Digital Asset Manager desde este equipo, seleccione Recordar credenciales la próxima vez? Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas si hace clic en Preferencias. 6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en Más opciones e introduzca el dominio. 7. Para seleccionar el idioma que utilizará Digital Asset Manager, haga clic en Más opciones yelija el idioma deseado. 8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones ymarque Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 9. Para cambiar su contraseña, complete los pasos siguientes: Nota: si su organización utiliza Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP), no puedecambiarsucontraseñadesdelapáginadeiniciodesesióndedigitalasset Manager. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña. a. Haga clic en Más opciones. b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escribalacontraseñaactualylanueva. d. Haga clic en Aplicar. 10. Haga clic en Inicio de sesión. Consulte también: Iniciar sesiónenotrorepositorio,página18 Cerrar sesión en todos los repositorios, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

20 Repositorios Definir los repositorios favoritos, página 18 Iniciar sesión en otro repositorio Para iniciar sesión en otro repositorio 1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento: a. Seleccione Agregar repositorio. b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic en Aceptar. Pasar a Paso 3. c. SielrepositorionosemostraraenlapáginaAgregar un repositorio,hagaclicen más repositorios. d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización. e. Haga clic en Aceptar. f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y elija Aceptar. 3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio. 4. Haga clic en Inicio de sesión. Cerrar sesión en todos los repositorios Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión. Definir los repositorios favoritos Para definir los repositorios favoritos 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione la ficharepositorios. 3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, a continuación, haga clic en la flecha para agregar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 18

21 Repositorios 4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flecha para quitar. 5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la lista Repositorios favoritos yhagaclicenlaflechaarribaoabajo. 6. Haga clic en Aceptar. Explorar repositorios Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador Inicial contiene sus archivos y las carpetas personales. Webtop muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración. Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones. Pruebe cada una para ver cómo difieren las acciones: Haga clic en un nodo del panel de exploración. Haga doble clic en un nodo del panel de exploración. Hagaclicenelsignomássituadojuntoalnododelpaneldeexploración. Haga clic en una ubicación del panel de contenido. Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de contenido. Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él. Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en el último elemento. Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no sean adyacentes, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Para seleccionar todos los elementos del panel de contenido, haga clic con el botón derecho y elija Seleccionar todo. Para cancelar la selección de un solo elemento, haga clic en él. Para cancelar la selección de un elemento en un grupo de elementos seleccionados, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento en cuestión. Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, haga cualquiera de las acciones siguientes: 19 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

22 Repositorios Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escribalacadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y haga clic en. Para regresar a la lista original, haga clic en. Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista. Para mostrar las miniaturas, haga clic en y seleccione Miniatura. Para ocultar las miniaturas, haga clic en y seleccione Lista. Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado. Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en. Consulte también: Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 20 Explorar categorías, página 21 Seleccionar las columnas que aparecen en las listas Este capítulo consta de los siguientes procedimientos: Para seleccionar las columnas que aparecen en una vista determinada en el panel de contenido, página 20 Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista que ve actualmente, página 21 Para quitar una columna de una lista, página 21 Para seleccionar las columnas que aparecen en una vista determinada en el panel de contenido 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione lafichacolumnas. 3. Desplácese a la vista adecuada y haga clic en Editar. 4. Para agregar una columna, siga este procedimiento: a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad. c. Haga clic en laflechaparaagregar. d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 20

23 Repositorios 5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo. 6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna yhagaclicenlaflechaparaquitar. 7. Haga clic en Aceptar dos veces. Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista que ve actualmente 1. Accedaalalista. 2. En el encabezado de columna seleccione. 3. Para agregar una columna, siga este procedimiento: a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que se mostrará en una columna. c. Haga clic en la flechaparaagregar. d. Repita del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar. 4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributos seleccionados para mostrar como columna yhagaclicenlaflecha arriba o abajo. 5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar. 6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar. Para quitar una columna de una lista 1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna. 2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de columna y seleccione Quitar columna. Explorar categorías Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si Digital Asset Manager se integra con EMC Documentum CI Server y si el repositorio 21 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

24 Repositorios se ha habilitado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza. Para desplazarse por las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos estándar de Digital Asset Manager para desplazarse por la estructura de la jerarquía. Si su organización utiliza categorías: Es posible que pueda enviar archivos para clasificación. Cuando crea un nuevo documento a partir de una plantilla, ésta puede especificar que el nuevo documento se enlace a una o varias categorías. Para enviar un archivo para clasificación 1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación. 3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos: Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar. Sivaaenviarvarios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Usar cuadros de diálogo de selección Para localizar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, realice una de estas acciones: Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación. Para volver a una ubicación anterior, haga clic en dicha ubicación en la ruta de exploración situada encima de la lista. Para buscaren un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable Repositorio, siestádisponible. Para mostrar sólo los elementos que empiezan por una determinada cadena de caracteres, escribalacadenadecaracteresenelcuadrodetextoqueestáencimadela lista y haga clic en Ir o (unooelotroaparecenjuntoalcuadrodetexto). Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 22

25 Repositorios Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadros de lista, como se muestra en Figura 1, página 23, también debe hacer clic en el botón de flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista. Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista Definir las preferencias Para acceder a las preferencias, haga clic en Preferencias en la parte superior de la página Digital Asset Manager. Las preferencias determinan la configuración al iniciar sesión en Digital Asset Manager. La mayor parte de sus preferencias se almacenan en el repositorio. Si inicia sesión desde un equipo diferente, Digital Asset Manager todavía utilizará dicha configuración. Algunas preferencias, como las de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en su equipo local. Esas preferencias sólo se utilizan en ese equipo local. El administrador del sistema determina dónde se almacena cada tipo de preferencia. Este tema describe las preferencias generales que se aplican a Digital Asset Manager en conjunto. Para definir preferencias específicas de una función particular de Digital Asset Manager, consulte el capítulo o tema que trata sobre dicha función. Para definir las preferencias generales 1. Haga clic en Preferencias. 23 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

26 Repositorios 2. Seleccione la ficha General y complete los campos siguientes en Tabla1,página24: Tabla 1. Preferencias generales Campo La sección empezará en Ubicación de retirada Credenciales guardadas Diseño Arrastrar y soltar Autocompletar Descripción La página de Digital Asset Manager que se mostrará al iniciar sesión. La ubicación del directorio de retirada. El directorio de retirada es la ubicación en el equipo donde Digital Asset Manager copia los archivos cuando se retiran del repositorio. Sus nombres de usuario y contraseñas para iniciar sesión automáticamente en ciertos repositorios. El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en los elementos mostrados. Al seleccionar la casilla de verificación se habilita la función de arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opción requiere que se reinicie el explorador para que el cambio surta efecto. Si la opción autocompletar está habilitada, cuando empiece a escribir textoenuncampo,estaopciónle muestra sugerencias para rellenar el campo. Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella. Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de las palabras y frases introducidas con anterioridad. Cuando escribe información en una página de propiedades, autocompletar también le sugiere texto del diccionario de datos de Digital Asset Manager, así como de su registro de entradas anteriores. El diccionario de datos Digital Asset Manager proporciona texto común que todos los usuarios pueden introducir. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 24

27 Repositorios Campo Objetos ocultos Descripción Para borrar la caché de las palabras y frases que se hayan introducido anteriormente, haga clic en Restablecer. Digital Asset Manager muestra elementos ocultos. Un elemento oculto sólo está visible para un usuario con permiso Leer o Escribir sobre el elemento. 3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Abrir una ventana de repositorio adicional Para abrir una nueva ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas > Nueva ventana. Arrastrar y colocar Para utilizar la función de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción correspondiente en las preferencias generales, tal como se describe en Definir las preferencias, página 23. Para realizar una acción con la operación de arrastrar y colocar 1. Desplácese al elemento que desea arrastrar y colocar. 2. Si el objetivo de colocar no está en el mismo panel, siga uno de estos procedimientos: En elpanelcontrario, en Digital Asset Manager, desplácese al destino. Abra una nueva ventana de Digital Asset Manager seleccionando Herramientas >Nuevaventanay desplácese al destino. 3. Haga clic en elelementoparaarrastrarloysigamanteniendopresionadoelbotón del ratón. 4. Sin soltar el botón del ratón, arrastre el elemento al objetivo de colocar. 5. Suelte el botón del ratón. 25 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

28 Repositorios Clic con el botón derecho Puede realizar una acción en un elemento si hace clic con el botón derecho en el elemento y selecciona la acción en el menú de acceso directo. Cambiar las vistas de archivo Digital Asset Manager incorpora una serie de vistas que facilitan la búsqueda rápida del archivo necesario. Los botones de cambio de vista aparecen en la parte superior de la pantalla y permiten cambiar entre las vistas de lista, cuadro de lista y miniaturas. La vista de lista muestra los archivos y las carpetas en una lista, con una miniatura e información en varias columnas cuyo tamaño se puede cambiar. La vista de cuadro de lista muestra una miniatura pero menos información, agrupada en cuadros. La vista de miniaturas sólo muestra miniaturas de cada archivo o carpeta. También puede seleccionar el tamaño de las miniaturas en la vista de miniaturas. Al pasar el ratón sobre la miniatura de un archivo de imagen se produce una vista previa en línea de la imagen. Ver mensajes Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionando el botón Herramientas > Ver mensajes. Ver el estado de las operaciones en segundo plano Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estado del trabajo. Una operación en segundo plano es una operación que Digital Asset Manager puede realizar mientras le permite efectuar otros trabajos. Por ejemplo, si registra un archivo yseleofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes de almacenarlo globalmente, la operación global se realizará en segundo plano. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 26

29 Repositorios Ver la información del producto Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca de Digital Asset Manager. La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK), sobre la que Webtop está construido. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web. 27 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

30 Capítulo 2 Archivos y carpetas En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Crear archivos, página 28 Crear carpetas, página 29 Crear archivadores, página 30 Definir propiedades, página 30 Retirar y editar archivos, página 33 Ver un archivo sin retirarlo, página 40 Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 40 Importar archivos en el repositorio, página 42 Exportar archivos del repositorio, página 43 Eliminar elementos del repositorio, página 44 Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 45 Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 45 Ver el Portapapeles, página 46 Enlaces, página 46 Suscripciones, página 51 Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 51 Exportar la información mostrada en una lista, página 52 Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio, página 53 Crear archivos Para crear un nuevo archivo 1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 28

31 Archivos y carpetas 3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado. 4. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba el nombre del nuevo archivo. b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida. c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario. 5. En la ficha Información, defina las propiedades según proceda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 7. Haga clic en Terminar. Crear carpetas Para crear una nueva carpeta 1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. 3. En la ficha Crear, escriba el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 4. En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 29 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

32 Archivos y carpetas 7. Haga clic en Terminar. Crear archivadores Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos. Para crear un nuevo archivador 1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador. 2. Seleccione el nodo Archivadores. 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador. 4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y el tipo. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 5. En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 8. Haga clic en Terminar. Definir propiedades Para definir las propiedades de un elemento 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Aparecerá el cuadro de diálogo de propiedades. Este cuadro de diálogo contiene varias fichas, cada una de las cuales cubre la configuración que controla un área funcional determinada. Si precisa información detallada sobre las fichas más comunes, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 31. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 30

33 Archivos y carpetas El producto podría tener fichas adicionales que no se tratan en esta sección. Si precisa más información sobre otras fichas, consulte el tema de esta guía que trata las funciones de las fichas. Por ejemplo, efectúe una búsqueda por el nombre de la ficha en el índice o en la tabla de contenido de este documento. Si desea definir las propiedades de varios elementos, tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra los valores de propiedad comunes a todos los elementos seleccionados. Cualquier cambio que realice se aplicará a todos los elementos que haya seleccionado. 3. Defina las propiedades según corresponda. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para ver las propiedades de dicho elemento. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Esposiblequeelproductotenga fichasadicionalesqueno sedescribenentabla 2, página 32. Para obtener información sobre otras fichas, utilice el Índice o la Tabla de contenido para buscar la función indicada en la ficha. 31 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

34 Archivos y carpetas Tabla 2. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Tabulador Ficha Información Descripción Para editar las propiedades de esta ficha, siga uno de estos procedimientos: Escriba unnuevo valor en el cuadro de texto de la propiedad. Marque la casilla de verificación de la propiedad. Haga clic en Editar, enseleccionar o en el botón de calendario situado junto alapropiedad y, a continuación, siga uno de estos procedimientos: Elija el nuevo valor en la lista o en el cuadro de diálogo de selección y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. Escriba el nuevo valor, haga clic en la flecha para agregar y haga clic en Aceptar. Siestádisponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores de propiedad sugeridos. Ficha Permisos Ficha Historial Para mostrar las propiedades adicionales, seleccione Mostrar más. Para mostrar todas las propiedades, seleccione Mostrar todas las propiedades. Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiar permisos, consulte Editar permisos, página 267. Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, por ejemplo retiradas, registros y promociones. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 32

35 Archivos y carpetas Retirar y editar archivos Esta sección consta de los siguientes temas: Información general sobre retirada y edición, página 33 Retirar archivos, página 34 Registrar archivos, página 34 Cancelar la retirada de archivos, página 39 Ver archivos retirados actual y recientemente, página 39 Información general sobre retirada y edición Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas. Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager copiará o trasmitirá el archivo al equipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo. Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Digital Asset Manager lo descargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo. De forma predeterminada y según el sistema operativo, el directorio de retirada es el siguiente: Windows //Documentum/Retirada Macintosh Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Digital Asset Manager lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo. Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente el archivo en la retirada. Digital Asset Manager muestra junto a los archivos que haya bloqueado y junto a los archivos bloqueados por otros usuarios. 33 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

36 Archivos y carpetas Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic en Mis archivos y, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna. Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, Digital Asset Manager anexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado. Retirar archivos Para retirar un archivo 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar. Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar. Sugerencia: también puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él. 3. Si se le solicita que facilite información adicional, introduzca la información y haga clic en el botón adecuado. Si va a retirar varios archivos, introduzca la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las entradas a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente. Registrar archivos Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 34

37 Archivos y carpetas Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nueva versión. Para registrar un archivo 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Archivo > Registrar. 3. Si Digital Asset Manager no puede localizar el archivo en el equipo y le solicita la ubicación, busque el archivo en su equipo. 4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Si aparece el enlace Mostrar opciones, asegúrese de hacer clic en él para ver todas las opciones disponibles. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página Siga uno de estos procedimientos: Si va a registrar sólo un archivo, haga clic en Aceptar. Si va a registrar varios archivos, introduzca la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Información de registro Consulte Tabla 3,página 35 para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Tabla 3. Información de registro Campo Guardar como Etiqueta de versión Descripción Establece el número de versión. Si selecciona el mismo número de versión, el archivo original se sobrescribirá con el actualizado. Si necesita más información, consulte Versiones, página 37. Permite etiquetar la versión actualizada. 35 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

38 Archivos y carpetas Campo Cargar opciones Descripción Determina la rapidez con que el nuevo contenido está disponible para otros usuarios y si puede utilizar Digital Asset Manager mientras se produce el registro. Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se le ofrecerá esta opción. Seleccione uno de los siguientes procedimientos: Enviar para un acceso global inmediato: Actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Digital Asset Manager. Enviar primero para acceso local: actualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero Digital Asset Manager tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando Digital Asset Manager mientras se produce la actualización. Mantener bloqueo Convertir ésta en la versión actual Nota: si va a registrar varios archivos yutilizaelbotónsiguiente, esta opción aparece sólo para el primer archivo. Laselecciónquehaceseaplica automáticamente a todos los archivos restantes. Guarda el archivoactualizadoenel repositorio pero conserva el archivo retirado en su nombre. Hace que el archivo actualizado sea la versión actual. Si necesita más información, consulte Versiones, página 37. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 36

39 Archivos y carpetas Campo Mantener una copia local tras el registro Registrar desde archivo Aplicar ciclo de vida Descripción Conserva una copia del archivo en el equipo local. Sin embargo, el archivo ya no estará retirado y cualquier cambio realizado en la copia local no tendrá efecto en el archivo del repositorio. Sustituye el archivo del repositorio con el archivo que elija. Permite asignar un ciclo de vida al archivo. Versiones Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo. Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0. Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente. (Debe tener los permisos adecuados sobre el archivo para poder disponer de estas opciones.) Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando lo retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio. Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de versión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior. Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). Si se aumenta el número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; siseaumenta un decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versión del archivopasaráde1.2a2.0. El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas. 37 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

40 Archivos y carpetas Para mostrar todas las versiones de un archivo 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Versiones. Para mostrar todas las versiones de todos los archivos en una lista, seleccione Mostrar todos los objetos y versiones en el filtro desplegable situado encima de la lista. Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismos procedimientos que utilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio. Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se le ofrecerán estas opciones: Puede registrar la versión más antigua del archivo como la nueva versión actual. Si selecciona esta opción, Digital Asset Manager asigna al archivo un número de versión superior a la anterior versión actual del archivo. Puede registrar la versión más antigua del archivo como una versión ramificada. Esto aumentará el archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasaráaserlaversión actual en una nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo, si un usuario retira la versión 5.0 de un documento, la edita y, a continuación, la vuelve a registrar como una versión mayor, su número será el 6.0. La versión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retirara y editara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, Digital Asset Manager creará una nueva ramificación del documento, que comenzará con el número de versión Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente Para reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente 1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos, página Siga uno de estos procedimientos: Seleccione el archivo retirado en el repositorio y seleccione Archivo > Registrar. Arrastre el archivo de sustitución desde el equipo local y colóquelo en el archivo retirado en el repositorio. Nota: si utiliza arrastrar y colocar, no se le ofrecerá la opción para actualizar el contenido localmente antes de realizar la actualización globalmente. La actualización se produce de forma global inmediatamente. 3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desde archivo está seleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 38

41 Archivos y carpetas obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página Haga clic en Aceptar. Cancelar la retirada de archivos Sicancelalaretirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambios realizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la última versión del archivo como la versión actual. Para cancelar la retirada de un archivo 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada. 3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos: Sivaacancelarlaretiradadeunsoloarchivo,hagaclicenAceptar. Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada uno por separadohaciendoclicensiguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Ver archivos retirados actual y recientemente Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic en Mis archivos. Mis archivos permite ver tanto los archivos que ha retirados como los que se ha retirado y vuelto a registrar. Los archivos que tiene retirados actualmente están marcados mediante el icono de llave. Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos por propietario del bloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados de columna. Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga los mismos procedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio. Si la instalación de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Mis Archivos también permitirá ver los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente 39 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

42 Archivos y carpetas en otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos. Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tenga las contraseñas y los nombres de usuario requeridos para ellos. Ver un archivo sin retirarlo Al ver un archivo, Digital Asset Manager lo transmite directamente al equipo o descarga una copia del archivo al directorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puede realizar cambios en el archivo localmente, pero no puede guardar los cambios en el repositorio. Para usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente: C:\Documentum\Viewed Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, Digital Asset Manager agregará un número al nombre. Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario. Para ver un archivo sin retirarlo 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Mostrar. Para ver enlaces dentro de un archivo HTML, deberá tener instalado el enlace virtual. Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo Cada elemento del repositorio tiene asociado un tipo de objeto. El tipo de objeto define de qué clase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponibles para el elemento. De forma predeterminada, un tipo de objeto se asocia a un formato de archivo para su edición y a otro formato de archivo para su visualización. Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. La ficha Formatos muestra los tipos en los que han cambiado las aplicaciones asociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas. 3. Siga uno de estos procedimientos: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 40

43 Archivos y carpetas Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en Agregar. Para asociar una aplicación a un tipo que aparece en la lista, seleccione el tipo y haga clic en Editar. 4. Complete los campos en Tabla 4, página 41: Tabla 4. Ficha Formatos Campo Elegir tipo de objeto Formato primario Formato de visualización Desea que este contenido aparezca en el explorador Web? Aplicación de visualización Aplicación de edición Descripción Seleccione el tipo para el que desea definir el formato. Seleccione el formatodearchivoquese asociará al tipo. Seleccione el formato de archivo que desea asociar a una vista de sólo lectura de un archivo deestetipo. Si la aplicación se puede abrir con un explorador Web, puede convertirla en la aplicación de visualización predeterminada. Para hacerlo, seleccione Sí. Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para ver elementos deestetipo. Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para editar elementos de este tipo. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados Para restablecer los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. 3. Seleccione el tipo de objeto. 41 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

44 Archivos y carpetas 4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados. Importar archivos en el repositorio Si la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempo entrelahoradelaimportaciónylacreacióndelascopias. Dependiendo de la configuración de su organización, quizás haya un límite en el número de elementos quesepuedenimportardeunavez. Para importar al repositorio 1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar. 2. Seleccione Archivo > Importar. 3. Seleccione los archivos y carpetas que desea importar mediante uno o los dos procedimientos siguientes: Para importar un archivo individual, haga clic en Agregar archivos, seleccione el archivo y haga clic en Aceptar. Para agregar más archivos, repita la secuencia. Para importar una carpeta y sus subcarpetas y archivos, haga clic en Agregar carpetas, desplácese hasta la carpeta, selecciónela y haga clic en Aceptar. Para agregar más carpetas, repita la secuencia. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Si se le solicita establecer las propiedades para el archivo importado, realice los cambios según corresponda. Acepte el tipo yelformato que están asignados de forma predeterminada. Si aparece el campo Cargar opciones, puede determinar la rapidez con que el nuevo contenido está disponible para otros usuarios y si puede utilizar Digital Asset Manager mientras se produce la importación. Para elegir Cargar opciones, seleccione una de las siguientes opciones: Enviar para un acceso global inmediato Actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Digital Asset Manager. Enviar primero para acceso local Actualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero Digital Asset Manager tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando Digital Asset Manager mientras se produce la actualización. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 42

45 Archivos y carpetas Nota: si va a importar varios archivos y selecciona aplicar información archivo por archivo, esta opción aparece sólo para el primer archivo. La selección que hace se aplica automáticamente a todos los archivos restantes. 6. Siga uno de estos procedimientos: Sivaaimportarun solo archivo, haga clic en Aceptar. Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos de unasolavez,hagaclicenterminar. Para importar con la operación de arrastrar y colocar Nota: si utiliza arrastrar y colocar, no se le ofrecerá la opción para importar localmente antes de realizar la importación globalmente. La importación se produce de forma global inmediatamente. 1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar. 2. Arrastre el archivo desde el equipo local y colóquelo en la zona situada encima de la lista de archivos de Digital Asset Manager. 3. Si se le solicita que defina las propiedades, hágalo según corresponda y siga uno de estos procedimientos: Sivaaimportar un solo archivo, haga clic en Aceptar. Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos de unasolavez,hagaclicenterminar. Exportar archivos del repositorio Cuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicación externa al repositorio. Para exportar del repositorio 1. Desplácese hasta el archivo o la carpeta y seleccione el elemento deseado. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Archivo > Exportar. 43 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

46 Archivos y carpetas 3. Si se le solicita que especifique las opciones de exportación, por ejemplo, si desea incluir archivos relacionados, siga uno de estos procedimientos: Si va a exportar un solo archivo, especifique las opciones según corresponda y haga clic en Aceptar. Sivaaexportarvarios archivos, especifique las opciones para cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las opciones a todos los archivos de una sola vez, haga clic en Terminar. 4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar. Para exportar con la operación de arrastrar y colocar 1. Desplácese al elemento que desea exportar. 2. Arrastre el elemento desde el repositorio y colóquelo en la ubicación adecuada en el equipo local. Eliminar elementos del repositorio Para eliminar un elemento del repositorio 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Archivo > Eliminar. 3. Si se le solicita que indique si desea eliminar elementos relacionados, realice las selecciones adecuadas y siga uno de estos procedimientos: Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar. Sivaaeliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las selecciones a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 44

47 Archivos y carpetas Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Puede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De forma predeterminada, Digital Asset Manager mueve sólo la versión seleccionada del elemento. No obstante, el administrador podría haber configurado Digital Asset Manager para que mueva todas las versiones. Pregunte a su administrador el comportamiento que debe adoptar. Sugerencia: también puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar. No puede mover un elemento que está bloqueado. Si un elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero. Para mover un elemento a una ubicación nueva 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementos en el Portapapeles se moverán a la misma ubicación. 3. Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a mover los elementos y siga uno de estos procedimientos: Abralaubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar>Moveraquí. Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con el botón derecho y seleccione Mover aquí. Los elementos se mueven a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el Portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles. Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Puede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio. Cuando copia un elemento, sólo la versión seleccionada se copia. 45 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

48 Archivos y carpetas Para copiar un elemento a una ubicación nueva 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementos en el Portapapeles se copiarán a la misma ubicación. 3. Si copia a otro repositorio, abra ese repositorio en el panel de exploración. Si necesita más información, consulte Iniciarsesiónenotrorepositorio,página Desplácesehastalaubicaciónalaquevayaacopiarloselementosysigaunode estos procedimientos: Abralaubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Copiar aquí. Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar aquí. 5. Si se muestra el Portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y haga clic en Copiar. Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el Portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Sicopióunelementoenunaubicaciónqueyaincluyedichotipodeelementocon el mismo nombre, Digital Asset Manager agregará Copia al nombre del elemento copiado. Ver el Portapapeles Los archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositorio se guardan en el Portapapeles. En el Portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez. Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles. Siunelementoesperado no apareciera, asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre. Para quitar un elemento de su Portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar. Enlaces Esta sección consta de los siguientes temas: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 46

49 Archivos y carpetas Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 47 Enlazar un elemento a otro repositorio, página 48 Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 49 Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 49 Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador, página 49 Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio, página 50 Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 50 Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio Cuando enlaza un elemento a otra ubicación en el repositorio, se tiene acceso al elemento desde la nueva ubicación de la misma manera en que se tienen acceso desde la ubicación original. No puede enlazar un elemento que está bloqueado. Si el elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero. Para enlazar un elemento a otra ubicación en el repositorio 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementos en el Portapapeles se enlazarán a la misma ubicación. 3. Desplácesehastalaubicaciónalaquevayaaenlazarloselementosysigaunode estos procedimientos: Abralaubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con el botón derecho y seleccione Enlazar aquí. Los elementos se enlazan a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el Portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles. 47 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

50 Archivos y carpetas Enlazar un elemento a otro repositorio Puede enlazar un elemento desde un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo al elemento seleccionado. Puede realizar la mayor parte de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesos directos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilice los procedimientos estándar para realizar esas operaciones. Al realizar una operación, Digital Asset Manager efectúa la operación en el elemento original en el repositorio original. Por ejemplo, al retirar el acceso directo, Digital Asset Manager también retira el original en el repositorio de origen. Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobre el icono de archivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpeta odearchivo. Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir los archivos salvando grandes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son locales en cada oficina. Un acceso directo puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor de propiedad global, éste cambia en el elemento de origen y en el resto de los accesos directos. Sin embargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valor sólo cambia en el acceso directo actual. Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, a continuación, seleccione Archivo > Ir a destino. Para enlazar un elemento a otro repositorio 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. 3. En la misma ventana de Digital Asset Manager, abra el repositorio al que desee enlazar. 4. Desplácese hasta la ubicación en el nuevo repositorio. 5. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos y originales. Tenga en cuenta que: Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con el archivo original. Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directo sin esperar a que se produzca la sincronización automática. Las operaciones que modifican un elemento se realizan implícitamente en el elemento de origen, y se actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 48

51 Archivos y carpetas Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directo se crea un archivonuevoenelrepositorio.nocreaunaccesodirecto. Puede realizar operaciones de ciclo de vidaenaccesosdirectosalosqueyaseles haya aplicado ciclos de vida. Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento Para ver todas las ubicaciones a las que un elemento está enlazado 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Seleccione Mostrar > Pertenencias. Enlazar un elemento de repositorio a su equipo Para enlazar un elemento de repositorio a su equipo 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos. El icono de acceso directo tiene esta apariencia: 3. Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Por ejemplo, arrastreeliconoycolóqueloenunacarpetadesuequipo. Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador Para agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos del explorador 1. Desplácese hasta el documento o carpeta en el repositorio y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Agregar a Favoritos. 3. Haga clic en Aceptar. 49 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

52 Archivos y carpetas Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos del explorador 1. En su explorador,seleccioneeldocumentoocarpetadesdeelmenúdemarcadoreso de favoritos. 2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión. Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio Para enviar un enlace en un correo electrónico 1. Busque el elemento del repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web. La aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico e insertará el enlace al elemento del repositorio. 3. Escriba la dirección de correo electrónico y cualquier mensaje que resulte adecuado y envíe el correo electrónico. Abrir enlaces enviados por correo electrónico Para abrir enlaces enviados por correo electrónico 1. Haga clic en el enlace. 2. Si se le solicita que siga uno de estos procedimientos, realice la acción adecuada: Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión. Si se le pregunta si desea ver o editar el elemento, haga clic en Mostrar o Editar, según corresponda. Al hacer clic en Editar, el archivo se retira. Cuando se hace clic en Mostrar, el documento no se retira. Si se le solicita que indique la aplicación con la que desea editar o mostrar el elemento, selecciónela según corresponda. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 50

53 Archivos y carpetas Suscripciones Los elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda a un elemento mediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original en el repositorio. Para suscribirse a un elemento de repositorio 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione Herramientas > Suscribir. Arrastre el elemento y colóquelo en el nodo Suscripciones en el panel de exploración. Para suscribir a otro usuario a un elemento de repositorio 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Suscribir a otros. 3. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más usuarios y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. Para cancelar la suscripción a un elemento 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción. Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo Para recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo 1. Seleccione el archivo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para recibir una notificación en el momento en que se lee un archivo (incluso si se visualiza, exporta, retira y revisa), seleccione Herramientas > Activar notificación de lectura. 51 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

54 Archivos y carpetas Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo, seleccione Herramientas > Activar notificación de cambios. Las notificaciones se envían a su bandeja de entrada y su bandeja de entrada del correo electrónico de Digital Asset Manager. Sugerencia: Puede desactivar después la notificación seleccionando el archivo y seleccionando Herramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas > Desactivar notificación de cambios. Exportar la información mostrada en una lista Al exportar los valores de propiedad de los elementos de una determinada lista, la información se guarda en un archivo.csv, que se puede abrir con Microsoft Excel. Antes realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad del explorador permite descargas de archivo. Para exportar información mostrada en una lista 1. Desplácese por la lista. 2. Seleccione Herramientas > Exportar a CSV 3. Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Seleccione si desea ver o guardar el archivo.csv. 6. Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo. 7. Siga uno de estos procedimientos: Si está utilizando un explorador distinto a Internet Explorer (IE), haga clic en Aceptar. Si está utilizando IE, presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Aceptar. Si ha exportado columnas que contienen caracteres especiales y abre el archivo.csv en Microsoft Excel pero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo en el equipo y ciérrelo y, a continuación, utilice la opción de menú Datos > Obtener datos externos >Importardatosde Excel para importar el archivo.csv. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 52

55 Archivos y carpetas Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio Si la configuración de su organización incluye EMC Documentum Client for Outlook (DCO), puede ver los mensajes de correo electrónico que los usuarios de DCO hayan importado en el repositorio. Para ver un mensaje de correo electrónico 1. Desplácese al mensaje y selecciónelo. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para ver el mensaje en Microsoft Outlook, seleccione Archivo > Ver como mensajedecorreodeoutlook. Para ver el mensaje en un navegador Web o editor de HTML, seleccione Archivo >VercomoHTML. 53 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

56 Capítulo 3 Buscar En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Ejecutar búsquedas simples, página 54 Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57 Ver los resultados de la búsqueda, página 60 Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda, página 63 Búsquedas guardadas, página 63 Plantillas de búsqueda, página 66 Definir preferencias de búsqueda, página 69 Ejecutar búsquedas simples Una búsqueda simple busca archivos coincidentes en las propiedades de nombre, título y asunto. Si su organización ha habilitado la opción de texto completo, una búsqueda simple buscaentodas las propiedades de archivo y también en el contenido del archivo. Una búsqueda simple busca en los archivos de la ubicación de búsqueda predeterminada. La ubicación de búsqueda predeterminada se especifica en las preferencias de búsqueda. Consulte Definir preferencias de búsqueda, página 69. Al mostrar los resultados de la búsqueda, Digital Asset Manager: Muestra primero los archivos que tengan más palabras coincidentes. Muestra los archivos que incluyen variaciones de las palabras que ha escrito, además de las palabras exactas. Por ejemplo, si escribe exploración, Digital Asset Manager también busca archivos que contengan las palabras explorar, explorado y explorador. Para ejecutar una búsqueda simple 1. En el cuadro de texto situado encima del panel de exploración, escriba las palabras que desea buscar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 54

57 Buscar Para definir más la búsqueda, consulte Definirmáslostérminosdebúsqueda, página Haga clic en Buscar. Losarchivosconmástérminosdebúsquedacoincidentessemuestranenprimer lugar en los resultados. Digital Asset Manager mostrará primero los archivos que tengan más palabras coincidentes al mostrar los resultados. Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en. 3. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 60. Definir más los términos de búsqueda Puede utilizar la sintaxis de Tabla 5,página 55 para definirmás lostérminos de búsqueda de una búsqueda simple o del campo Contiene de una búsqueda avanzada. Tabla 5. Definir más los términos de búsqueda Sintaxis Palabra o frase entre comillas: "" Descripción Para buscar una palabra o frase exacta, escriba la palabra o frase entre comillas. Nota: En el campo Contiene de una búsqueda avanzada, si no usa comillas, Digital Asset Manager muestra los archivos que contienen variaciones de laspalabrasquehaescrito,ademásde laspalabrasexactas. Porejemplo,si escribe exploración, Digital Asset Manager también busca explorar, explorado y explorador. 55 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

58 Buscar Sintaxis Operadores Y y O Descripción Para buscar resultados que contengan dos términos (un término es una palabra o una frase entre comillas), escriba Y entre las palabras o las frases entre comillas. Para buscar resultados que contengan por lo menos un término, escriba O entre las palabras o las frasesentrecomillas. Puede encadenar varios términos juntos con los operadores Y y O. Entalcaso,el orden de las operaciones sigue el orden en que escriba los términos. Cada vez que agregue un término, los operadores anteriores se agruparán. Por ejemplo, si escribe: conocimiento y gestión o descubrimiento los resultados deben contener tanto conocimiento como gestión o deben contener descubrimiento. Pero si escribe: conocimiento o gestión y descubrimiento Términos entre paréntesis: () los resultados deben contener conocimiento o gestión y también deben contener descubrimiento. Para agrupar los términos que Digital Asset Manager debe procesar conjuntamente, escriba los términos entre paréntesis e incluya siempre un espacio antes y después de cada signo de paréntesis. El uso de paréntesis anula el orden de las operaciones. Por ejemplo, si escribe: conocimiento y gestión o descubrimiento los resultados deben contener tanto conocimiento como gestión o deben contener descubrimiento. Pero si escribe: conocimiento y ( gestión o descubrimiento ) Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 56

59 Buscar Sintaxis Comodín de varios caracteres Descripción los resultados deben contener conocimiento y también deben contener gestión o descubrimiento. Si su servidor de contenido está indexado, puede utilizar un comodín para indicar caracteres al principio o final de una palabra. Para una búsqueda simple, el comodín de varios caracteres es el asterisco: * Para campo Contiene campoenuna búsqueda avanzada, el comodín de varios caracteres es el símbolo de porcentaje: % Comodín de un solo carácter El comodín de varios caracteres debe aparecer al principio o al final del término de búsqueda. Si su servidor de contenido está indexado, puede utilizar un comodín para indicar un solo carácter desconocido en cualquier partedeunapalabra. Para una búsqueda simple, el comodín de un solo carácter es el signo de interrogación:? Para campo Contiene campoenuna búsqueda avanzada, el comodín de un solo carácter es el carácter de subrayado: _ Ejecutar búsquedas avanzadas Al mostrar los resultados de la búsqueda, Digital Asset Manager: Muestra primero los archivos que tengan más palabras coincidentes. Muestra los archivos que incluyen variaciones de las palabras que ha escrito. Por ejemplo, si escribe exploración, los resultados de la búsqueda también pueden mostrar archivos que contengan estas palabras: explorar, explorado y explorador. 57 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

60 Buscar Para ejecutar una búsqueda avanzada 1. En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al botón Buscar y seleccione Avanzada. 2. Introduzca los valores para la búsqueda. Consulte Introducir valores para una búsqueda avanzada, página Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en. 4. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 60. Introducir valores para una búsqueda avanzada En este procedimiento se supone que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si no es así, consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57. Sugerencia: en la página Búsqueda avanzada, si desea borrar cualquier valor existente y empezar con los campos vacíos, haga clic en Borrar. 1. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar. Para definir más la búsqueda, consulte Definirmáslostérminosdebúsqueda, página En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones para buscar. Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento: a. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actual y haga clic en Editar. b. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese a la ubicación y selecciónela. Orígenes disponibles sólo se muestra si Digital Asset Manager está configurado para buscar orígenes externos. c. Haga clic en la flecha para agregarla a la lista Incluidos en la búsqueda. d. Repita el Paso b yelpaso c para todas las ubicaciones que sean necesarias. e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar. f. Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cada nueva búsqueda, seleccione Definir como predeterminado. g. Haga clic en Aceptar. 3. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar. 4. En la lista Propiedades, introduzca uno o varios valores de propiedad para la búsqueda mediante este procedimiento: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 58

61 Buscar a. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad. b. En una línea dada: En el primer campo, seleccione una propiedad. En el segundo campo, seleccione una relación de propiedad a valor. Enlos campos restantes, introduzca los valores. Tenga en cuenta que si escribe varias palabras, se buscan como una frase. Por ejemplo, si escribe gestión de conocimiento Digital Asset Manager sólo buscará valores que contienen la frase gestión de conocimiento pero no los valores que contienen las palabras gestión y conocimiento de forma independiente. c. Cuando haya terminado de agregar propiedades, vaya al Paso 6. d. Para agregar más propiedades, haga clic en Agregar otra propiedad. e. Seleccione uno de los siguientes operadores: Y La selección de este operador especifica que los resultados de la búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedad de esta línea como con el valor de propiedad de la línea anterior. O La selección de este operador especifica que los resultados pueden coincidir con el valor de propiedad de esta línea o con el valor de la línea anterior. Cuando la lista Propiedades contiene tres o más líneas, las operaciones siguen el orden de definición. Cada vez que se agrega Y u O, los operadores anteriores se agrupan entre sí. f. Vuelva al Paso b. 5. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar correspondiente a dicha propiedad. 6. Complete los campos restantes. En la lista siguiente se describen las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad: Buscar objetos ocultos: Esto permite incluir elementos ocultos en la búsqueda. La búsqueda muestra únicamente aquellos elementos ocultos para los que tiene permiso. Buscar todas las versiones: Buscaversionesanterioresademásdelaversión actual de un archivo. 59 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

62 Buscar Incluir las propiedades modificadas recientemente: Labúsquedaincluyelas propiedades que se han agregado o actualizado recientemente en el repositorio pero que no se han registrado en el índice de búsqueda. Esta búsqueda tarda más tiempo que una búsqueda normal. Ver los resultados de la búsqueda En los resultados de la búsqueda, puede hacer lo siguiente: Para activar o desactivar la función de resaltar, haga clic en o. Si su organización incluye la función de clúster, los resultados aparecen en el panel de exploración así como en el panel de contenido. Los resultados del panel de exploración se organizan por propiedad. Para ver los resultados que incluyen una determinada propiedad, haga clic en la propiedad. Si necesita más información, consulte Explorar los clústeres de búsqueda, página 60. Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en. Muestra las estadísticas de búsqueda según la ubicación de búsqueda. Si su organización incluye la función de supervisión de búsqueda, también se muestran las estadísticas en tiempo real, tal como se describe en Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real, página 61. Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en y defina los valores como se describe en Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 58, yhagaclicenbuscar. Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en. Para guardar la búsqueda de modo que se pueda ejecutar otra vez para recibir resultados actualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 64. Paraguardarlabúsquedacomoplantilladebúsquedademodoquesepuedaejecutar otra vez con parámetros diferentes, consulte Crear una plantilla de búsqueda, página 67. Explorar los clústeres de búsqueda Si está disponible la agrupación, al ejecutar una búsqueda, los resultados no sólo se muestran en el panel de contenido, sino que también se agrupan en clústeres en el panel de exploración. El agrupamiento sólo está disponible si Digital Asset Manager incluye la opción ECI y está configurado para el agrupamiento. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 60

63 Buscar Para contraer o expandir la lista Clústeres, hagaclicenlaflechasituadaenlaparte superior de la lista. Para expandir un clúster o clúster secundario, haga clic en el signo más situado junto al clúster. Para mostrar los resultados de un clúster secundario en el panel de contenido, haga clic en el clúster secundario. Para actualizar la lista Clústeres con nuevos resultados, haga clic en aparece si hay disponibles nuevos resultados..el icono sólo Digital Asset Manager calcula los clústeres secundarios mediante la estrategia definida en las preferencias de usuario. Para establecer las preferencias, haga clic en y, a continuación, siga los pasos apropiados de Definir preferencias de búsqueda, página 69. Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real La supervisión de la búsqueda muestra en tiempo real el estado de la búsqueda según el origen de la búsqueda, tal como se muestra en la figura siguiente. El estado en tiempo real aparece tanto en una presentación animada como en una tabla. La supervisión de la búsqueda permite consultar los orígenes que devuelven los resultados más rápidamente. La supervisión de la búsqueda está disponible si está instalada la opción de ECIS de supervisión de búsqueda. Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en tanprontocomosehaya iniciado la búsqueda. En Figura 2, página 62 se muestra un ejemplo de supervisión de la búsqueda. 61 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

64 Buscar Figura 2. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de búsqueda Para volver a reproducir la animación después de que la búsqueda se ha completado, haga clic en. Al volver a reproducir la animación no se vuelve a ejecutar la consulta. En la animación, el número de capas de cada sección corresponde al número de resultados válidos devueltos para ese origen. La asignación predeterminada se describe en Tabla6,página62. Tabla 6. Número de capas en supervisión de la búsqueda Número de capas Número de resultados Una capa 0 Dos capas 1 a 50 Tres capas 51 o más El administrador del sistema puede modificar el número de resultados por capa. Póngase en contacto con el administrador del sistema para saber si se ha establecido una configuración diferente. El color de la sección que representa el origen indica la posición del mismo: azul al buscar, verde cuando la búsqueda se ha completado y naranja si la búsqueda ha fallado. Al seleccionar un origen en la animación, se resalta la fila correspondiente de la tabla para que pueda encontrar fácilmente los detalles acerca del origen. Si la búsqueda falla, Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 62

65 Buscar se muestra un mensaje de error detallado en la columna Nota de la tabla situada debajo de la animación. Para obtener información adicional sobre el error, también puede hacer clic en Herramientas > Ver mensajes. En la tabla, para cada origen se indica: Estado del origen Número de resultados válidos Número total de aciertos, si está disponible en el origen Número de resultados filtrados o resultados no válidos, en la columna Nota Laconsultanativaqueindicacómosetradujolaconsultaparaelorigen. La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, de modo que la primera vista de la animación sólo muestra los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda en más de dieciséis orígenes, puede consultar los siguientes dieciséis si hace clic en Siguiente, situado debajo de la animación. Nota: si inicia la supervisión al visualizar los resultados de las búsquedas guardadas o los últimos resultados de búsqueda, no se vuelve a ejecutar la consulta y la animación no se vuelve a reproducir por completo. El estado del origen primero es en espera con cero resultados y, a continuación, se actualiza inmediatamente para mostrar el estado final de los orígenes y el número de resultados válidos devueltos por cada uno de ellos. Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda Este procedimiento sólo se aplica a la sesión actual de Digital Asset Manager. Para los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda 1. En la parte superior de la página de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha situada junto al botón Buscar. 2. Haga clic en Últimos resultados. Búsquedas guardadas Esta sección consta de los siguientes temas: Ejecutar búsquedas guardadas, página 64 Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

66 Buscar Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 64 Editar una búsqueda guardada, página 65 Copiar una búsqueda guardada, página 65 Ejecutar búsquedas guardadas Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultados actualizados. Para ejecutar una búsqueda guardada 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Si es necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda guardada y seleccione Archivo > Mostrar. Digital Asset Manager ejecuta la búsqueda. Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en. 4. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 60. Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda Para ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Si es necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultados indique que la búsqueda encontró uno o más elementos. Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante Puedeguardarunabúsquedademodoquesepuedaejecutarotravezpararecuperar resultados actualizados. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 64

67 Buscar Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante 1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en. 2. Escribaunnombreparalabúsquedaguardada. 3. Para mostrar estos resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas sin tener que ejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados. 4. Para permitir que otros usuarios puedan acceder a esta búsqueda, seleccione Hacer público. 5. Haga clic en Aceptar. La búsqueda guardada se almacena en el nodo Búsquedas del repositorio. Aunque la búsqueda guardada se almacena en un solo repositorio, se puede utilizar para buscar en varios repositorios. Editar una búsqueda guardada Para editar una búsqueda guardada 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Si su organización ha configurado la opción de ECI, haga clic en Búsquedas guardadas. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda y seleccione Archivo > Editar. 4. Establezca los valores como se describe en Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 58 y, a continuación, haga clic en Buscar. 5. Haga clic en Guardar búsqueda. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Sobrescribir. Copiar una búsqueda guardada Para copiar una búsqueda guardada 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Si su organización ha configurado la opción de ECI, haga clic en Búsquedas guardadas. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda y seleccione Archivo > Editar. 65 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

68 Buscar 4. Establezca los valores como se describe en Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 58 y, a continuación, haga clic en Buscar. 5. En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda. 6. Paraguardarlabúsquedacomounacopiaconunnombrediferente,escribaun nombre nuevo para la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda como una copia con el mismo nombre. 7. Edite la información adicional según sea necesario. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Guardar como nueva. Plantillas de búsqueda Esta sección consta de los siguientes temas: Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 66 Crear una plantilla de búsqueda, página 67 Editar una plantilla de búsqueda, página 67 Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 68 Copiar una plantilla de búsqueda, página 68 Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda Las plantillas de búsqueda están disponibles sólo si su organización utiliza la opción ECI y ha configurado las plantillas de búsqueda. Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Seleccione la plantilla de búsqueda y seleccione Archivo > Mostrar. 3. Si se le solicitan los valores de búsqueda, indique los valores según corresponda. 4. Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en. 5. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 60. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 66

69 Buscar Crear una plantilla de búsqueda Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que se pueden cambiar ciertos valores de búsqueda cada vez que se ejecuta. Por ejemplo, una plantilla de búsqueda podría buscar facturas con fecha de este mes, del cliente que seleccione. Puede ejecutar la plantilla de búsqueda para recuperar facturas de muchos clientes diferentes. Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador O. Para crear una plantilla de búsqueda 1. Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57) y seleccione las propiedades y valores que se incluirán en la plantilla de búsqueda. Debe seleccionar al menos una combinación de propiedad y valor. Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda, establezca un valor temporal para dicha propiedad. Puede hacer que esa propiedad sea editable más adelante en este procedimiento. 2. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en. 3. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda. 4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 6. Haga clic en Guardar. Editar una plantilla de búsqueda Para editar una plantilla de búsqueda 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 3. Para permitir que otros usuarios puedan acceder a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 4. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 67 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

70 Buscar 5. Haga clic en Guardar. Modificar la definición de una plantilla de búsqueda Para modificar la definición de una plantilla de búsqueda 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Haga clic con el botón derecho en la plantilla de búsqueda y seleccione Editar definición. 3. Modifique los valores de búsqueda. Consulte Introducir valores para una búsqueda avanzada, página Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en. 5. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en. 6. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda. 7. Para permitir que otros usuarios puedan acceder a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 8. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 9. Haga clic en Guardar. 10. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 11. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 12. En el campo Nombre, escribaunnuevonombreparalaplantilladebúsqueda. 13. Haga clic en Guardar. Copiar una plantilla de búsqueda Para copiar una plantilla de búsqueda 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 2. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 3. En el campo Nombre, escribaunnuevonombreparalaplantilladebúsqueda. 4. Haga clic en Guardar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 68

71 Buscar Definir preferencias de búsqueda Para definir sus preferencias de búsqueda 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione la ficha Buscar. 3. En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estos procedimientos: Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de la lista de repositorios predeterminada, seleccione Mis repositorios favoritos. Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está visualizando actualmente, seleccione Sólo repositorio actual. Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en otras ubicaciones, seleccione Otros, desplácese hasta una ubicación específica y selecciónela y, a continuación, haga clic en la flecha correspondiente para agregarla. Agregue tantas ubicaciones como necesite. 4. En el área Navegación por clústeres, si está disponible, elija si desea agrupar los resultados de la búsqueda según unas propiedades específicas. Si selecciona Activada, elija las propiedades utilizadas para agrupar haciendo clic en Editar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listas desplegables. Para agregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados. El agrupamiento sólo está disponible si Digital Asset Manager incluye la opción ECI yestáconfigurado para el agrupamiento. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. 69 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

72 Capítulo 4 Bandeja de entrada Esta sección consta de los siguientes temas: Bandeja de entrada información general, página 70 Abrir tareas o notificaciones, página 71 Realizar tareas, página 71 Completar tareas, página 72 Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 73 Rechazar tareas, página 74 Delegar tareas, página 74 Repetir tareas, página 75 Cambiar la disponibilidad para las tareas, página 75 Tareas de la cola de trabajos, página 76 Bandeja de entrada información general La bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignaciones electrónicas, mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se ha producido un evento. Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de forma automática por un proceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es unaseriedetareasqueseasignanporordendeunusuarioaotro.alfinalizar una tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajo envía automáticamente una tarea al usuario siguiente en el flujo de trabajo. En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no se le haya asignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, el primer usuario que la acepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 70

73 Bandeja de entrada Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, como se describe en Tareasdelacoladetrabajos,página76. Una tarea puede incluir archivos adjuntos que se le solicita que edite o revise. Los archivos anexos pasan al siguiente usuario del flujo de trabajo. Abrir tareas o notificaciones Para abrir una tarea o notificación 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar. Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado: Realizar tareas, página 71 Completar tareas, página 72 Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 73 Rechazar tareas, página 74 Delegar tareas, página 74 Repetir tareas, página 75 Seleccionar tareas de la cola, página 78 Realizar tareas Para realizar una tarea 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. En la ficha Información, siga este procedimiento: a. La ficha Información puede mostrar un formulario personalizado para una tarea específica en su organización. De ser así, introduzca los datos adecuados. Pida los detalles al administrador. Si la ficha Información incluyeunenlaceparacrearunnuevoformulariopara el siguiente usuario en la tarea, haga clic en el vínculo y siga las instrucciones en la pantalla. 71 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

74 Bandeja de entrada b. Para realizar operaciones en archivos anexos, emplee los procedimientos estándar para ello. c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione los archivos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que supone realizar la tarea. 3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera: a. Haga clic en Agregar o Editar. b. En el campo Comentario, escribauncomentario. c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas: Para los destinatarios posteriores Envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas lastareasfuturas del flujo de trabajo. Sólo para los destinatarios siguientes Envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo. d. Haga clic en Aceptar. e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar un comentario, haga clic en Quitar. 4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea. 5. Siga uno de estos procedimientos: Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar tareas, página 72. Paracerrarlatareasinmarcarlacomoterminada,hagaclicenCerrar. La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada más adelante. Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completar tareas, página 72. Completar tareas Al completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo de trabajo. Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si la versión de los archivos anexos y los archivos registrados es la misma. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 72

75 Bandeja de entrada Para completar una tarea 1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada. 2. Haga clic en Terminar. 3. Si se le solicita una contraseña, escríbala. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento: a. Elija Haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar los ejecutantes. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. c. Haga clic en Aceptar. 6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareas de reenvío siguientes. 7. Haga clic en Aceptar. Aceptar tareas asignadas a varios usuarios Si una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que la ejecute. Si acepta una tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione la tarea que desee aceptar. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Siga uno de estos procedimientos: Para cerrar la tarea, elija Cerrar. 73 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

76 Bandeja de entrada Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado: Realizar tareas, página 71 Completar tareas, página 72 Rechazar tareas, página 74 Delegar tareas, página 74 Repetir tareas, página 75 Rechazar tareas Si el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otro paso como se define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, se elimina de su Bandeja de entrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tarea puede o no permanecer en las Bandejas de entrada de los otros usuarios del grupo. Para rechazar una tarea 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. Haga clic en Rechazar. 3. Si se requiere, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareas de rechazo siguientes. 6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión para cerrar la sesión de la tarea. 7. Haga clic en Aceptar. Delegar tareas Si el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizar una tarea que originariamente se le ha asignado a usted. Para delegar una tarea 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Delegar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 74

77 Bandeja de entrada 3. Si se le solicita que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga este procedimiento: a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Haga clic en Aceptar. Repetir tareas Si el flujo de trabajolopermite,tienelaposibilidaddepediraotrousuarioogrupoque repita una tarea que usted acaba de completar. Para repetir una tarea 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Repetir. 3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar. 4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Haga clic en Aceptar. Cambiar la disponibilidad para las tareas En la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibir tareas. Para cambiar la disponibilidad para recibir tareas 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. En la parte superior de la bandeja de entrada, haga clic en una de las siguientes opciones: Estoy disponible No estoy disponible en estos momentos 3. Siga uno de estos procedimientos: 75 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

78 Bandeja de entrada Para ofrecerse como disponible, quite la marca de la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible. Para mostrarse como no disponible, marque la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible, haga clic en editar, seleccione otro usuario para que reciba sus tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futuras quesehayanmarcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas que estén actualmente en su bandeja de entrada o a cualquier tarea futura que no permitaladelegación. Tareas de la cola de trabajos Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignadosaunacola.cuandolatareallegaalsistema,elservidorlaasignaaunacola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en una cola reciben las tareas en sus bandejas de entrada por orden de prioridad. Los procesadores de colas avanzados pueden extraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada. Esta sección consta de los siguientes temas: Gestionartareasenlabandejadeentradadelacola,página76 Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos, página 77 Seleccionar tareas de la cola, página 78 Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudar a gestionar las tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada. Para suspender una tarea en la cola de trabajos: Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tarea auxiliar, puede suspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha para quitar su suspensión y volver a activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo que quita la suspensión de la tarea basado en esta fecha. También puede quitar manualmente la suspensión de una tarea. 1. Seleccione la tarea que desee suspender. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 76

79 Bandeja de entrada 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. 3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida. 4. Haga clic en Aceptar. El estado de la tarea aparecerá como Pausado. Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos: 1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar suspensión. El estado de la tarea aparecerá como Adquirido. Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos: 1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivo hastaquelavuelvaaasignaraotrousuario. 3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar. 4. Seleccione un usuario para asignar a la tarea. 5. Haga clic en Aceptar. Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tarea de la cola sin necesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tarea siguiente es la que tiene mayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas. Puede elegir manualmente su próxima tarea desde una opción en el menú Bandeja de entrada, o bien hacer que aparezca automáticamente en la bandeja cuando rechace o complete la tarea actual. Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecen como no asignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que el gestor de la cola ha asignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Use la etiqueta de esta columna para distinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja de entrada. 77 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

80 Bandeja de entrada Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos 1. En Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea siguiente. La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja de entrada. Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos 1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente. Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos 1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta. 2. En Bandeja de entrada,quitelamarcadeobtener tarea siguiente automáticamente. 3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que no quede ninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada. Seleccionar tareas de la cola Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Cola de trabajos en el árbol de directorios principal, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tarea no asignada que no requiera ninguna habilidad. Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar la vista Bandeja de entrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que se pueden elegir, se muestran todas las tareas sin asignar a las que el procesador puede optar o con las que puede trabajar. Todas las tareas muestra las tareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya haya obtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) no pueden asignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya esté asignada o que haya extraído otro procesador de colas. Para obtener una tarea sin asignar: 1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en la cola de trabajos para abrirla. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 78

81 Bandeja de entrada 2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas las tareas en la Bandejadeentradadelacoladetrabajos. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea. El sistema le asignarálatareaylaenviaráasubandejadeentrada.siselecciona sólo una tarea, el sistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajar en ella inmediatamente. Sugerencia: esta acción también se puede realizar desde Task Manager mediante el botón Obtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite a este tipo de procesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizando el botón Obtener tarea desde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y se actualiza la página, lo que le permitirá trabajar con ella de inmediato. 79 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

82 Derechos de propiedad intelectual Capítulo 5 La gestión de derechos de propiedad intelectual permite realizar el seguimiento y comunicar los derechos de propiedad Intelectual asociados a muchos archivos. Digital Asset Manager: la gestión de derechos de propiedad intelectual proporciona compatibilidad básica con un modelo de derechos simple. Es posible la integración con herramientas de derechos de terceros más sofisticadas o con sistemas personalizados. Por lo tanto, este capítulo sólo contiene temas para el modelo básico de derechos de propiedad intelectual incluido en Digital Asset Manager. En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Descripción general de los derechos de propiedad intelectual, página 80 Gestión de derechos de propiedad intelectual, página 81 Buscar archivos con derechos asignados, página 85 Descargar un archivo con derechos de propiedad intelectual, página 86 Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados, página 86 Descripción general de los derechos de propiedad intelectual Muchos usuarios de Digital Asset Manager requieren la posibilidad de comprar y vender derechos sobre medios de manera que puedan combinarlos, reutilizarlos y obtener beneficios en el proceso. Conocer los derechos que posee y saber las obligaciones que tiene con respecto al material que no es de su propiedad, puede ser un requisito clave para su organización. Otras organizaciones puede que simplemente deseen realizar el seguimiento de los derechos de propiedad intelectual asociados a los archivos. Por ejemplo, algunos usuarios pueden desear realizar el seguimiento de la información acerca de las imágenes que se obtienen en CD y se utilizan en su sistema Documentum Web Publisher. Asimismo, se puede disponer de licencia del contenido sólo para un fin específico y es necesario comunicar esta restricción a todos los usuarios posibles del contenido dentro de la organización. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 80

83 Derechos de propiedad intelectual La función de gestión de derechos de propiedad intelectual de Digital Asset Manager proporciona las funciones siguientes: Comunica una restricción de derechos de propiedad intelectual a los usuarios DAM cuando un archivo incluye contenido del que sólo se tiene licencia para un determinado fin. Realiza el seguimiento de las restricciones y del uso del contenido. Los usuarios pueden personalizar las restricciones o las propiedades que se pueden utilizar para proporcionar información de uso al descargar un archivo. Algunas restricciones y propiedades que se pueden usar son: tipo de medios donde se puede utilizar un archivo, restricciones de circulación, restricciones geográficas, pagos de derechos de autor, restricciones contractuales, requisitos de copyright y licencia, información de origen. Aplicación de un derecho a uno o varios archivos simultáneamente. Permitir a los usuarios ver el historial de uso de un archivo. Por ejemplo, todos los casos en que se ha solicitado un archivo. El gestor de derechos es un usuario especial creado con este rol específico de configuración y creación de derechos de propiedad intelectual en el repositorio. Todos los demás usuarios se consideran consumidores del modelo de derechos de propiedad intelectual y no tienen ningún permiso especial para cambiar dichos derechos en ningún archivo. Cualquier cambio que necesite un consumidor se debe dirigir a través del gestor de derechos, lo que facilita mediante instancias de flujo de trabajo automático. Gestión de derechos de propiedad intelectual Los gestores de derechos tienen acceso exclusivo a las funciones de gestión de derechos de propiedad intelectual mediante el nodo Administración. Para tener acceso a la gestión de derechos de propiedad intelectual, desplácese a Administración/Gestión de derechos. El nodo Gestión de derechos contiene enlaces para ver la lista de contratos (todos los contratos importados) y las plantillas de derechos que se pueden utilizar para crear un nuevo derecho. Esta sección consta de los siguientes temas: Crear una plantilla de derechos, página 82 Asignar derechos a archivos, página 83 Revisar los derechos asignados, página 84 Ver el historial de uso del archivo, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

84 Derechos de propiedad intelectual Crear una plantilla de derechos Se puede utilizar una plantilla de derechos al asignar derechos a un archivo. Un gestor de derechos puede crear plantillas de derechos en las que los valores ya están seleccionados y los campos están rellenados con texto. Al asignar derechos a un archivo, el gestor de derechos puede seleccionar una plantilla de derechos y modificar sólo los valores o campos que sen necesarios para que ese archivo concreto. Si lo desea, el gestor de derechos puede optar por dejar todos losvaloresycampossinmodificar. Para crear una plantilla de derechos desde el nodo Gestión de derechos: 1. Siga uno de estos procedimientos: Desplácese a Administración/Gestión de derechos/plantilla de derechos y haga clic en Agregar. Haga clic en Archivo > Nuevo > Plantilla de derecho de IP. 2. Si lo desea, seleccione una plantilla de derechos existente en el cuadro de lista Según. De este modo, se volverá a rellenar la página basada en otra plantilla, que puede modificar para la nueva plantilla. 3. Seleccione los valores de Tipo de medios (lostiposdemediosenlosquesepuede utilizar el archivo) y Geografía (los territorios donde se puede utilizar el archivo) para la plantilla. 4. Introduzca un nombre de derechos. Digital Asset Manager adjunta el valor introducido al nombre generado automáticamente mediante los valores de medios y geografía seleccionados. 5. Seleccione una restricción de Circulación. Setratadelnúmerodevecesqueel archivo se puede descargar y utilizar. 6. Seleccione una opción para Exclusividad (indicando si el archivo es exclusivo para su organización). 7. Seleccione una opción para Sin derechos de autor. Estoindicasielarchivosepuede utilizar sin tener que pagar derechos de autor. Esto es aplicable si se ha pagado una sola cuota de derechos de autor y no se requieren pagos adicionales para su uso posterior. 8. Seleccione una fecha de inicio yunafecha de finalización. 9. Adjunte un contrato a la plantilla. El contrato puede detallar las restricciones de uso impuestas por un derecho de la propiedad intelectual. 10. Introduzca cualquier información de origen o de contacto así como notas adicionales enloscamposapropiados. 11. Haga clic en Guardar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 82

85 Derechos de propiedad intelectual Asignar derechos a archivos Los gestores de derechos pueden asociar derechos a un archivo de repositorio mediante el cuadro de diálogo Propiedades. Los gestores de derechos pueden importar nuevos archivos al repositorio y asignar derechos a dichos archivos según sea necesario. Un usuario general también puede importar archivos al repositorio y solicitar que el gestor de derechos asigne derechos a los archivos. Para obtener instrucciones sobre cómo revisar y cambiar derechos según una solicitud de un consumidor, consulte Revisar los derechos asignados, página 84. Para asignar derechos a un archivo: 1. Busque el archivo en el repositorio. Es posible que el archivo tenga derechos predeterminados asociados, según su tipo de medio. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades. Seleccione la ficha Derechos si aún no está activa. 4. Si lo desea, seleccione una plantilla de derechos existente en el cuadro de lista Según. De este modo, se volverá a rellenar la página basada en otra plantilla, que puede modificar para la nueva plantilla. 5. Seleccione los valores de Tipo de medios (lostiposdemediosenlosquesepuede utilizar el archivo) y Geografía (los territorios donde se puede utilizar el archivo) para la plantilla. 6. Introduzca un nombre de derechos. Digital Asset Manager adjunta el nombre generadoautomáticamentemediantelosvaloresdemediosygeografía seleccionados. 7. Seleccione una restricción de Circulación. Setratadelnúmerodevecesqueel archivo se puede descargar y utilizar. 8. Seleccione una opción para Exclusividad (indicando si el archivo es exclusivo para su organización). 9. Seleccione una opción para Sin derechos de autor. Estoindicasielarchivosepuede utilizar sin tener que pagar derechos de autor. Esto es aplicable si se ha pagado una sola cuota de derechos de autor y no se requieren pagos adicionales para su uso posterior. 10. Seleccione unafecha de inicio yunafecha de finalización. 11. Adjunte un contrato a la plantilla. El contrato puede detallar las restricciones de uso impuestas por un derecho de la propiedad intelectual. 12. Introduzca cualquier información de origen o de contacto así como notas adicionales enloscamposapropiados. 83 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

86 Derechos de propiedad intelectual 13. Haga clic en Guardar. Revisar los derechos asignados Los gestores de derechos pueden agregar o cambiar los derechos asignados a un archivo de repositorio mediante un tíquet de solicitud registrado por un consumidor. Los consumidores inician las solicitudes de revisión de derechos, con lo que se inicia un flujo de trabajo para el archivo. La solicitud de revisión aparece en la bandeja de entrada de un gestor de derechos, lo que permite revisar los derechos del archivo y aprobar la solicitud, y modificar posteriormente los derechos del archivo, o rechazarla, y mantener los derechos asignados del archivo. Para revisar los derechos asignados a un archivo y crear una nueva plantilla de derechos: 1. Seleccione un tíquet de la Bandeja de entrada, donde un usuario ha solicitado una revisión de los derechos asignados de un archivo. 2. Abra las Propiedades del archivo y seleccione la ficha Derechos. 3. Apruebe la solicitud para modificar los derechos del archivo. Haga clic en Crear nuevo para crear una nueva plantilla de derechos para el archivo. 4. Aparecerá el nodo Gestión de derechos. Haga clic en Agregar. 5. Si lo desea, seleccione una plantilla de derechos existente en el cuadro de lista Según. Deestemodo,sevolveráarellenarlapáginabasadaenotraplantilla,que puede modificar para la nueva plantilla. 6. Seleccione los valores de Tipo de medios (lostiposdemediosenlosquesepuede utilizar el archivo) y Geografía (los territorios donde se puede utilizar el archivo) para la plantilla. 7. Introduzca un nombre de derechos. Digital Asset Manager adjunta el nombre generado automáticamente mediante los valores de medios y geografía seleccionados. 8. Seleccione una restricción de Circulación. Setratadelnúmerodevecesqueel archivo se puede descargar y utilizar. 9. Seleccione una opción para Exclusividad (indicando si el archivo es exclusivo para su organización). 10. Seleccione una opción para Sin derechos de autor. Estoindicasielarchivosepuede utilizar sin tener que pagar derechos de autor. Esto es aplicable si se ha pagado una sola cuota de derechos de autor y no se requieren pagos adicionales para su uso posterior. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 84

87 Derechos de propiedad intelectual 11. Seleccione una fecha de inicio yunafecha de finalización. 12. Adjunte un contrato a la plantilla. El contrato puede detallar las restricciones de uso impuestas por un derecho de la propiedad intelectual. 13. Introduzca cualquier información de origen o de contacto así como notas adicionales enloscamposapropiados. 14. Haga clic en Guardar. Ver el historial de uso del archivo Un gestor de derechos puede acceder al historial de uso de un archivo para garantizar que un archivo se utiliza según sus derechos de propiedad intelectual asignados. El historial de uso enumera todos los casos en que se ha solicitado un archivo, según la información deusoprevistorecopiladadeunusuariocuandodescargaunarchivo. El historial de uso muestra el número de veces total que se ha descargado el archivo así como una tabla de uso que se rellena según cada derecho que se asigna al archivo. Para ver el historial de uso de un archivo: 1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Historial. 3. La sección Historial de uso muestra el número de veces total que se ha descargado el archivo. 4. Seleccione un derecho para rellenar la tabla. Para cada derecho, la tabla muestra el usuario que realiza la solicitud, la fecha de solicitud, el proyecto y una descripción de su uso. Buscar archivos con derechos asignados Digital Asset Manager: el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada contiene opciones para buscar archivos con restricciones o sin ellas. Al seleccionar la casilla de verificación Restringido, buscará archivos con cualquier tipo de derechos de propiedad intelectual asignados. Al seleccionar la casilla de verificación No restringido, buscará archivos sin derechos asignados. Ambas opciones están seleccionadas de forma predeterminada. 85 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

88 Derechos de propiedad intelectual Descargar un archivo con derechos de propiedad intelectual Cuando a un archivo se le han asignado derechos de propiedad intelectual, aparece un icono de Derechos ( ) junto al archivo en la mayoría de las vistas. Si dispone del permiso correcto, puede descargar un archivo con derechos asignados y utilizarlo en un proyecto y aplicación adecuados. Si no dispone del permiso correcto, puede solicitarlo al gestor de derechos. Para descargar un archivo con derechos de propiedad intelectual: 1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo. 2. Haga clic en Mostrar > Propiedades > Derechos ohagacliceneliconoderechos. 3. Revise los datos de derechos para asegurarse de que su uso previsto corresponde a los derechos aprobados para el archivo. 4. Haga clic en Descargar este archivo. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de uso. Si dispone del permiso correcto para descargar el archivo, se le pedirá que acepte los términos de uso. Seleccione la casilla de verificación para aceptar los términos de uso, introduzca el nombre de proyecto donde se utilizará el archivo eintroduzca una descripción de cómo se utilizará el archivo. Esta información se utiliza para realizar el seguimiento del uso del archivo. Sinodisponedelpermisoparadescargarelarchivo,selepediráquecancelela solicitud o que envíe una solicitud de descarga al gestor de derechos. Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados Los usuarios normales pueden solicitar una revisión de los derechos de propiedad intelectual asignados de un archivo si se tiene que utilizar de un modo restringido o no especificado por los derechos actuales. Cuando se solicita una revisión, se envía un tíquet de solicitud a un gestor de derechos. El gestor de derechos puede revisar los derechos asignados y aprobar o rechazar el uso según el contrato actual. Si se negocian nuevos derechos para el archivo, el gestor de derechos puede actualizar los asignados. Para solicitar una revisión de los derechos asignados a un archivo: 1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 86

89 Derechos de propiedad intelectual 2. Haga clic en Mostrar > Propiedades > Derechos ohagacliceneliconoderechos. 3. Consulte los derechos disponibles para el archivo con la lista Derechos disponibles. 4. Si ninguno de los derechos disponibles satisface el uso previsto para el archivo, haga clic en Solicitar derechos. Se inicia un flujo de trabajo para solicitar el uso para el archivo. Se envía un tíquet de revisión a un gestor de derechos. 87 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

90 Flujos de trabajo y flujos rápidos Capítulo 6 En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Iniciar un flujo de trabajo, página 88 Enviar flujos rápidos, página 90 Ver flujos de trabajo, página 91 Pausar flujos detrabajo,página92 Reanudar flujos de trabajo pausados, página 92 Detener un flujo de trabajo, página 92 Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo, página 93 Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo, página 93 Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 94 Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, página 94 Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo, página 95 Crear plantillas de flujo de trabajo, página 95 Iniciar un flujo de trabajo Un flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entre individuos, por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuario una tarea de un flujo de trabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada. Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, que el sistema realiza, como la ejecución de secuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración de flujos de trabajo y ciclos de vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos a nuevos estados del ciclo de vida. Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia de tareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 88

91 Flujos de trabajo y flujos rápidos simultáneamente desde una misma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo de usuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar si ya están anexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran en un estado avanzado del ciclo de vida. No olvide que, cuando anexe archivos en varios idiomas, los filtros del destinatario de una tarea podrían mostrar sólo los archivos cuyo idioma coincida con el de ese usuario. Para iniciar un flujo de trabajo 1. Siga uno de estos procedimientos: Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajo en primer lugar, haga clic en Herramientas > Flujo de trabajo > Inicio. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de uno o más archivos, desplácese hasta los archivos, selecciónelos y haga clic en Herramientas > Flujo de trabajo > Iniciar anexos. 2. Seleccione el flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Haga clic en Aceptar. 4. En la ficha Información, enelcampodescripción de flujo de trabajo, escribaun nombre para el flujo de trabajo. 5. Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento: a. En la ficha Información, haga clic en Agregar. b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. El desplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio. c. Haga clic en Agregar, enlaparteinferiordelapágina. d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados. e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar oenquitar. 6. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formulario existente, sigaesteprocedimiento: a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, en función de lo que aparezca. 89 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

92 Flujos de trabajo y flujos rápidos b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic en Aceptar. Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información. c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar. Si quita un formularioreciéncreadoocancelaelflujodetrabajo,elformulariose eliminará automáticamente. 7. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios o grupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento: a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizará la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página En la ficha Comentarios, siga este procedimiento: a. Haga clic en Agregar. b. Escriba sus comentarios. c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios: Para los destinatarios posteriores Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo. Sólo para los destinatarios siguientes Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tareaasignadadelflujodetrabajo. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Terminar. Enviar flujos rápidos Un flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez o por orden. Para enviar un flujo rápido 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 90

93 Flujos de trabajo y flujos rápidos 3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, haga clic en Seleccionar usuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad. 5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios. 6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casilla de verificación Devolver a usuario. 7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar la revisión, marque la casilla de verificación Exigir firma. 8. Haga clic en Aceptar. Ver flujos de trabajo PuedeverlosflujosdetrabajoactivosmedianteInformesdeflujodetrabajooconMis flujos de trabajo. En este tema se describen ambos métodos. Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clic en Editar informe de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles. 2. Para ver más información acerca de un flujo de trabajo, selecciónelo y, a continuación, elija una de estas opciones: Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Asignar. Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccione el filtro adecuado en la parte superior de la página. Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Auditoría. Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los que poseen los gruposalosqueustedpertenece.paraverlosflujosdetrabajoqueposee un grupo, utilice el procedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

94 Flujos de trabajo y flujos rápidos 2. Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar. Pausar flujos de trabajo Al pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirlo posteriormente. Puede, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla. Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo para continuar desde el punto exacto en el que se pausó. Para pausar un flujo de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujo de trabajo. 4. Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar. Reanudar flujos de trabajo pausados Al reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujos de trabajo pausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos. Para reanudar un flujo de trabajo pausado 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujo de trabajo. 4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. Detener un flujo de trabajo Puede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajo detenido no puede reiniciarse. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 92

95 Flujos de trabajo y flujos rápidos Para detener un flujo de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Detener flujo de trabajo. 4. Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará. 5. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo Para enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione el flujo de trabajo. 3. Seleccione uno de los siguientes procedimientos: Herramientas > Flujo de trabajo > Supervisor de correo electrónico Herramientas > Flujo de trabajo > Ejecutantes de correo electrónico Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones de correo electrónico rellenadas. 4. Escriba el mensaje y envíelo. Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo Si es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática ha fallado, puede realizar uno de los siguientes procedimientos. Para reintentar una tarea automática fallida 1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida. 2. Haga clic en Volver a ejecutar. 93 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

96 Flujos de trabajo y flujos rápidos 3. Haga clic en Aceptar. Para completar una tarea automática fallida 1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida. 2. Haga clic en Completar. 3. Haga clic en Aceptar. Cambiar el supervisor del flujo de trabajo Cadaflujodetrabajotieneunsupervisordelflujodetrabajoquepuedemodificar,pausar o detener un flujo de trabajo activo. Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo 1. Seleccione Herramientas>Flujodetrabajo>Informesdeflujodetrabajo. 2. Seleccione el flujo de trabajo. 3. Seleccione Cambiar supervisor. 4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor. 5. Seleccioneelusuarioqueseráelnuevosupervisordelflujodetrabajo. 6. Haga clic en Aceptar. Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel La disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de Digital Asset Manager que tenga su organización. Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. 2. Haga clic en Guardar informe. 3. Escriba un nombre para obtener la información que está guardando. 4. Seleccione una ubicación en la que guardar. 5. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 94

97 Flujos de trabajo y flujos rápidos Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Para ver informes, debe tener el rol process_report_admin. Para ver informes históricos 1. Seleccione uno de los siguientes procedimientos: Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico> Proceso Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Usuario 2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para ejecutar el informe. 3. Haga clic en Ejecutar. 4. Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe. 5. Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario. 6. Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar. Crear plantillas de flujo de trabajo Para crear unanuevaplantilladeflujodetrabajo,seleccionearchivo > Nuevo > Plantilla de flujo de trabajo para abrir Workflow Manager. Consulte la ayuda de esa aplicación para obtener instrucciones sobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo. 95 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

98 Capítulo 7 Colas de trabajos Las colas de trabajos guardan las tareas que pueden realizar los usuarios disponibles de un determinado grupo. Esta sección consta de los siguientes temas: Descripción general de la cola de trabajos, página 96 Configurar nuevas colas de trabajos, página 99 Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 99 Crear o modificar políticas de colas, página 103 Definir categorías de colas, página 105 Definir colas de trabajos, página 106 Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 108 Gestionar procesadores de colas de trabajos, página 109 Supervisar colas de trabajos, página 114 Descripción general de la cola de trabajos Una cola de trabajos aumenta la eficacia de un flujo de trabajo en situaciones en las que el volumen de tareaseselevadoylanecesidaddeprocesarlasconrapidezesimportante. Las colas de trabajos son idóneas, por ejemplo, para modelos empresariales como un centro de procesamiento de préstamos que cuente con aplicaciones para diversos tipos de préstamos con requisitos de procesamiento diferentes. Puede crear colas para distintos propósitos y organizarlas en categorías, lo que le permitirá gestionar y equilibrar la carga de trabajo en su organización. Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados a una cola. La lista de procesadores se define en la plantilla de proceso mediante Business Process Manager. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en dicha cola reciben las tareas en Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 96

99 Colas de trabajos sus bandejas de entrada por orden de prioridad, o bien el gestor de la cola asigna manualmente el elemento a un determinado usuario. Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraer elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen ensusbandejasdeentrada. Para obtener más información sobre el uso de las bandejas de entrada, consulte Capítulo 4, Bandeja de entrada. Roles de colas de trabajos En el contexto de las colas de trabajos, los usuarios se conocen como procesadores. Los procesadores pueden tener dos roles: queue_processor y queue_advance_processor. Ambos roles reciben tareas en sus bandejas de entrada que les ha asignado el supervisor delacolaoelpropiosistemabasándoseensuperfildehabilidades.losusuariosconel rol queue_advance_processor no seleccionan las tareas con las que trabajan. Disponen de una opción para que el sistema les envíe automáticamente una nueva tarea cuando su cola esté vacía, o bien pueden solicitar la siguiente tarea de forma manual mediante una opción de menú. La aplicación asignará al procesador la siguiente tarea de mayor prioridad de entre las colas de trabajos a las que pertenece. El rol queue_advance_processor es un rol adicional que permite a ese usuario seleccionar tareas concretas en las colas de trabajos a las que pertenece, en lugar de tener que esperar aqueelsistema o el gestor de la cola se las asigne. Para obtener información sobre cómo obtener una tarea, consulte Seleccionar tareas de la cola, página 78 y Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola, página 118. Hay dos roles con privilegios y acceso a las funciones de gestión de una cola de trabajo: queue_admin y queue_manager. Los gestores de la cola supervisan qué colas presentan tareas atrasadas que se deban realizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, pueden agregar, editar y asignar perfiles de habilidades a procesadores de colas de trabajos individuales. El administrador de la cola es el encargado de crearla, de asignar procesadores para que trabajen con las tareas y de definir los perfiles de habilidades que permiten a la aplicación asignar tareas al procesador adecuado, y puede agregar, editar o asignar perfiles de habilidades a los procesadores de colas de trabajos individuales. Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para ver las tareas existentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estado de las tareas, cuándo se han recibido y su prioridad actual. Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles descritos en Tabla7,página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

100 Colas de trabajos Tabla 7. Roles de usuario para colas de trabajos Rol Queue_admin Queue_manager Queue_processor Queue_advance_processor Process_report_admin Lo que permite hacer Crea colas de trabajos y políticas de colas.losmiembrosdelrolqueue_admin (administradores de colas) no tienen el rol de administrador de forma predeterminada. Los administradores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Supervisa las colas de trabajos y asigna rolesalascolas y usuarios para que trabajen con los elementos que contienen. Losusuariosconesterolpuedenvolvera asignar tareas y suspenderlas. Losgestoresdecolasquetengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada de lacoladetrabajos. Los procesadores de colas puede solicitar trabajos, suspender y quitar la suspensión de trabajos, completar trabajos y reasignar su trabajo a otros. Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada delacoladetrabajos. Además, selecciona las tareas con las que va a trabajar de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Ejecuta informes de flujo de trabajo históricos desde el menú Flujo de trabajo. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 98

101 Colas de trabajos Configurar nuevas colas de trabajos Para configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden que se indica a continuación: Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos. Configure la coincidencia de asignación de trabajo. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 99 proporciona información detallada sobre la coincidencia de asignación de trabajo. Cree las políticas de colas que necesitará para la cola. Crear o modificar políticas de colas, página 103 proporciona más información específica sobre políticas de colas. Cree las categorías de colas. Definir categorías de colas, página 105 explica cómo crear categorías de colas. Creelacoladetrabajos. Definir colas detrabajos,página106proporciona más características específicas sobre cómo definir las colas de trabajo. Cree políticas de anulación. Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 108 explica el paso opcional de definir las políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos. Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Business Process Manager. Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificación para delegar el trabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcada en la definición de la actividad. Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guía del usuario de Business Process Manager. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo Cuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar los los filtros de coincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidades o los atributos que son necesarios para procesar tareas en la cola de trabajos. El filtro de coincidencia de asignación de trabajo enumera las capacidades, los atributos o la experiencia que se requieren para ejecutar tareas en una cola. El perfil de procesador, porsuparte, 99 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

102 Colas de trabajos enumera cuáles de estos filtros se han asignado a un procesador de colas de trabajos. Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestor asigna una tarea, el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia de asignación de trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o los atributos que se precisan para trabajar en una tarea concreta. Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola, cualquier procesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidades de las que disponga. Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elemento paraunacoladetrabajos,secompruebanlashabilidadesdelacoladetrabajosquese han definido en la tarea según las reglas de asignación de actividad configuradas en la plantilla correspondiente en Business Process Manager. (Una vez que se crea la tarea, no hay forma de cambiar las habilidades necesarias asociadas.) El sistema compara las habilidades que requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en la cola de trabajos y emplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea. Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador de préstamos) tiene tres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos, préstamos comerciales y préstamos domésticos. Cuando una aplicación de préstamos para vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistema evalúa la asociación de habilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor de habilidad para un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos a loan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesador intenta extraer una tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamos para vehículos como habilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada asociada con una cola puede requerir una o más habilidades para poder completarse. Y un procesador puede tener varias habilidades relacionadas con una cola de trabajos. Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona el nombre de la cola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la ficha Ejecutante de Inspector de actividades. Puede usar los datos de proceso para asignar a los valores de la habilidad necesaria. Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega a la tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecución para calificar a un procesador como su posible ejecutante. Consulte Guía del usuario de Business Process Manager: Trabajar con actividades. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 100

103 Colas de trabajos Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones de habilidad que permiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea en función de las habilidades que ésta requiere y las capacidades o la experiencia con las que cuenta el procesador. Cuando se crea el filtro, se definen los posibles valores de habilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos y los operadores que el sistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con las habilidades que se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado. La plantilla de proceso en Business Process Manager también debe tener estas habilidades definidas para la tarea. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar o modificar los filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) sólo pueden ver la configuración de los filtros de coincidencia. Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Filtros coincidentes. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo>Nuevo>Informaciónde habilidad de la cola de trabajos. Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información 3. Escribe un nombre para el filtro. 4. Escriba una descripción para el filtro. 5. Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadro de lista Tipo de datos. Los valores válidos son Entero, Cadena, ydoble. El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparación disponible en el cuadro de lista Operador de comparación. 6. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista. 7. Escriba un valor en Valor para utilizar en la comparación yunaetiquetade visualización según el tipo de datos que haya seleccionado. Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamo convencional, escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamo convencional y préstamo convencional como etiqueta de visualización. 101 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

104 Colas de trabajos 8. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario para definir los distintos tipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo. 9. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtro para permitir que un procesador tenga más de una habilidad asociada con este filtro. Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamos inmobiliarios como préstamos para vehículos. 10. Haga clic en Aceptar. Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos para definir el conjunto de habilidades de la cola y de sus procesadores. Todos los procesadores deben tener sus habilidades actualizadas cada vez que se agregue un filtro nuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidencia de asignación de trabajo, el sistema le solicita que defina las habilidades relacionadas para cada procesador de la cola. Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dicha habilidad en las tareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente. Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos y seleccione una cola de trabajos. 2. Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elija Mostrar > Propiedades > Información para mostrar la página Propiedades de la cola de trabajos. 3. Haga clic en Agregar en Filtros de coincidencia de asignación de trabajo. 4. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. 5. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página. 6. Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuarios de la cola. 7. Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente. Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos. 8. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 102

105 Colas de trabajos Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que se cambiarán. 4. Haga clic en Quitar. 5. Haga clic en Aceptar. Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminan automáticamente los valores de habilidad correspondientes configurados para los usuarios en la cola de trabajo. Las propiedades de habilidad del usuario se conservarán hasta que se eliminen en el cuadro de diálogo Propiedades del procesador de cada procesador. Crear o modificar políticas de colas Una política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizar un seguimiento de las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistema asignar una prioridad inicial y aumentar la antigüedad de la tarea en función de valores distintos que el usuario configura en la política. La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros de gestión, umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elemento llega al flujo de trabajo, el servidor identifica la actividad como elemento de la cola de trabajos, comprueba el valor de prioridad en la política y asigna una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, el trabajo de aumento de antigüedad eleva su prioridad de forma incremental segúnlapolíticahastaquefinalmentesetrabaja con la tarea. También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para el gestor de la cola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuando un determinado número de tareas estén a la espera en una cola de trabajos. Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tarea con la que aún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute el trabajo de aumento de antigüedad. Por ejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevas tareasdeunacolaen1, que significa que todas las nuevas tareas comienzan con una prioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en 10, a continuación siempre que se ejecute el trabajo dm_qmpriorityaging, la prioridad aumentará por un factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea ha permanecido en la cola y el trabajo dm_qmpriorityaging se ha ejecutado tres veces, aumentando la prioridad a 31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, por 103 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

106 Colas de trabajos lo que el sistema envía una notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo que la tarea ha superado su prioridad máxima y necesita asistencia. Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controles de calidad. Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulación con un documento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esa política de anulación en lugar de la política de colas de trabajos para ese elemento. Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de colas.. Para crear o modificar una política de colas de trabajos 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editar unapolíticaexistente. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola de trabajos. Para editar una política existente, selecciónela y haga clic en Mostrar > Propiedades > Información. Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombre permanece como de sólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es preciso que elimine la existente y vuelva a crear la misma pero con otro nombre. 4. Escriba un nombre para la política. 5. Defina la siguiente configuración: Umbral El número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíen notificaciones al gestor de la cola advirtiéndole de que su número es elevado. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_qmthresholdnotification. El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y define quién recibe las notificaciones. Prioridad máxima Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envían notificaciones al grupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tarea importante que no se está procesando. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_qmprioritynotification. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 104

107 Colas de trabajos Prioridad inicial El nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando la cola de trabajo utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la cola sin llevarse a cabo, el sistema agrega el número especificado en el campo Aumentar prioridad a este número inicial cada vez que se ejecuta el trabajo dm_qmpriorityaging. Prioridad de incremento El valor medianteelcualseincrementaelniveldeprioridaddelas tareas que todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajo dm_qmpriorityaging. Se agrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta el trabajo de caducidad. Comprobación del porcentaje de calidad El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajo se debe distribuir a otro procesador para un control de calidad. En Decisión de repasar tarea de la cola de Business Process Manager se usa la configuración del control de calidad porcentual para determinar si el elemento de trabajo se distribuye para un control de calidad. 6. Haga clic en Aceptar. Para eliminar una política de colas de trabajos: 1. Seleccione la política de colas que desea eliminar. 2. Seleccione Archivo > Eliminar. Si la política estáenusoyhacenreferenciaaellaotrascolasdetrabajosoelementos de trabajo, el sistema no la eliminará. 3. Haga clic en Aceptar. Definir categorías de colas Las categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos. Es posible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial; de esta forma podrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajos en una representación lógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos se deben crear antes que las colas de trabajos relacionadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden crear y editar categorías. 105 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

108 Colas de trabajos Para crear una categoría de colas 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Para anidar la nueva categoría en otra existente, desplácese hasta dicha categoría. 3. Seleccione Archivo>Nuevo>Categoríadelacoladetrabajos. 4. Escriba el nombre de la nueva categoría. 5. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría. 6. Haga clic en Aceptar. Para eliminar una categoría de colas: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar. 3. Seleccione Archivo > Eliminar. El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Silacategoríaestáenusoyhacenreferenciaaellaotrascolasdetrabajos,elsistema no la eliminará. 4. Haga clic en Aceptar. Definir colas de trabajos Las colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas de trabajos. Antes de crear una cola de trabajos, se debería crear en primer lugar una categoría de cola y una política de cola. Definir categorías de colas, página 105 y Crear o modificar políticas de colas, página 103 proporcionan información más específica sobre estos temas. Los usuarios con el rol de queue_manager y con privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Para crear una cola de trabajos 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos. 3. Seleccione Archivo>Nuevo>Coladetrabajos. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 106

109 Colas de trabajos El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos. 4. Escriba el nombre de la nueva cola de trabajos en minúsculas. No utilice comillas en el nombre de la cola de trabajo. 5. Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario. 6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor de la cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otro usuario y haga clic en Aceptar. 7. Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola. La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura en la página, salvo para el nombre del gestor de políticas. 8. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar. El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada. 9. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar para seleccionar las habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistema utiliza estas habilidades para filtrar y asignar tareas a la cola. El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicas para aplicar alacoladetrabajos. 10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página. 11. Haga clic en Aceptar. 12. Asigne procesadores a la cola haciendo clic en Agregar en la tabla Procesadores asignados. 13. Seleccione los procesadores que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover los procesadores al área de selección de contenido de la página. Sólo los usuarios con roles queue_processor y queue_advance_processor aparecen en la lista de usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos. 14. Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer las coincidencias entre las asignaciones de trabajo y procesadores individuales. 15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguiente tras haber configurado las habilidades coincidentes de cada uno. 16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar. El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los procesadores asignados tengan sus habilidades seleccionadas. De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual. 107 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

110 Colas de trabajos Para mover una cola de trabajos a otra categoría: 1. Seleccione la cola de trabajo. 2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. 3. Desplácesehastalacategoríaalaquedeseamoverlacoladetrabajos. 4. Seleccione Editar > Mover. Para eliminar una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar. 3. Seleccione la cola de trabajo. 4. Seleccione Archivo > Eliminar. El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo, el sistema no la eliminará. 5. Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos. Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que está relacionada. Definir políticas de anulación de colas de trabajos Una política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación de prioridad y de aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedades y el ciclo de vida de los documentos. Las políticas de anulación se pueden emplear cuando distintos tipos de documentos con necesidades de procesamiento diferentes se distribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones para tipos diferentes de productos de préstamo podrían tener prioridades distintas y otros requisitos de aumento de antigüedad. Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a una actividad, define el conjunto de alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea que el sistema aplique al documento. Si no hay ninguna política de estas características asociada al documento, el sistema utiliza la que está asociada a la cola de trabajos para definir las propiedades del elemento de trabajo. Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de anulación de colas.. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 108

111 Colas de trabajos Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de anulación. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo > Política de anulacióndelacoladetrabajos. Para editar una política de anulación existente, selecciónela y haga clic en Mostrar > Propiedades > Información. 3. Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación. Una vez se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace de sólo lectura. 4. Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos, donde puede seleccionar una cola de trabajos y una política. 5. Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas de anulación. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clic en Quitar. 8. Haga clic en Aceptar. Gestionar procesadores de colas de trabajos Los procesadores de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desde Monitor de colas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría está abierta y se hace clic en el número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios y grupos que son miembros de una cola. También es posible visualizar la disponibilidad de un miembro y si existe un usuario delegado para dicho miembro. Esta sección consta de los siguientes temas: Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 110 Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 110 Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo, página 111 Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

112 Colas de trabajos Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento es demasiado lenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más procesadores a una cola. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar usuarios y grupos a colas. Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos 1. Haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácesehastalacoladetrabajosactiva. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccione Archivo > Agregar miembro. 5. Seleccione el usuario o grupo y haga clic en el botón de flecha para agregar para moverlo. Los usuarios deben estar asignados al rol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) para aparecer en esta lista. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia de asignación de trabajo. 8. Haga clic en Aceptar. Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)puedenquitaraunusuarioogrupodeunacoladetrabajos. Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácesehastalacoladetrabajosactiva. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos. 5. Seleccione Archivo > Quitar miembro. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 110

113 Colas de trabajos 6. Haga clic en Continuar. 7. Haga clic en Aceptar. Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en su bandeja de entrada hasta que se completa. Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades, los atributos o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles de habilidades para hacer coincidir un procesador con una tarea según las habilidades o los atributos que se requieren para realizarla. El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidades relacionados con procesadores de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas de trabajos de un procesador mediante un perfil. Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando se agregue un filtro de coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Tras agregar el filtro y las habilidades relacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfil de procesador, lo que permitirá al usuario realizar actualizaciones en el conjunto de habilidades. Los perfiles de habilidades no están definidos para grupos. Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, el sistema no solicitará que se asignen habilidades a un procesador. Consulte Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos, página 102 para obtener más información sobre la actualización de habilidades para los usuarios cuando se agregan filtros a una cola. Para agregar habilidades a un perfil de procesador: 1. Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos métodos: Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios en la columna Usuarios activos. O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola los usuarios en la columna Usuarios activos. Para elegir el perfil del usuario, seleccione Propiedades desde el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón, o seleccione Mostrar > Propiedades > Información 111 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

114 Colas de trabajos La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas: Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o el nombre del sistema operativo del usuario para buscar el procesador. O bien, seleccione Mostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácese hasta el nombre del procesador. 3. Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información o seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. Aparecerá la página Perfil del procesador. 4. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar. 5. Seleccione un filtro en el cuadro de lista. Digital Asset Manager muestra las habilidades relacionadas con dicho filtro. 6. Seleccione los valores apropiados para el procesador. 7. Haga clic en Aceptar. Para cambiar habilidades de un procesador: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Seleccione el usuario y seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea cambiar. 4. Haga clic en Editar. También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador. 5. Haga clic en Aceptar. Para eliminar habilidades de un procesador: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Seleccione el usuario y seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 112

115 Colas de trabajos 3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea eliminar. 4. Haga clic en Eliminar. 5. Haga clic en Aceptar. Siunacoladetrabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concreto de habilidades, el sistema no elimina el filtro asociado. Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según los niveles de habilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar una habilidad de un usuario. Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajos quelecorresponden agregando o quitando una cola de trabajos de su lista de colas asignadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden actualizar un perfil de usuario. Para actualizar un perfil de procesador 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácesehastalacoladetrabajosactiva. 3. Haga clic en el enlacenúmero usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccioneunusuarioogrupo. 5. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario, además de la lista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador. 6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo. La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y un cuadro de listadelosfiltrosasociadosalascolasdetrabajosasignadas. 7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista. 8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador. 9. Haga clic en Aceptar. 113 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

116 Colas de trabajos Supervisar colas de trabajos Aunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desde sus componentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como escritorio para hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver el estado de asignación de cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política, la prioridad de una tarea y la prioridad más alta de la política, así como el número de usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuento o prioridad supera el nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en la fila correspondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita. Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionar distintas vistas en el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puede elegir qué columnas desea que se muestren en la página y su orden haciendo clic en el icono de configuración de la columna y realizando las selecciones que desee. Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso, seleccione Todaslascolasdetrabajosen la lista desplegable de la página. También puede aplicar un filtro para mostrar sólo las colas de trabajos que gestiona seleccionando Mis colas de trabajos. LaopciónMostrar descendientes permitevertodaslascolasde trabajos anidadas en las categorías. Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro de lista desplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuario estarán disponibles para su selección. Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar 1. Desplácese hasta Monitor de colas de trabajos. 2. Haga clic en Mis categorías. 3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregar con el fin de mover las categorías al área de selección de contenido de la página. 4. Haga clic en Aceptar. Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupo va a trabajar Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de los procesadores o grupos asociados a sus colas de trabajos. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden llevar a cabo este procedimiento. 1. Abra Monitor de colas de trabajos. Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos y seleccionar una cola de trabajos. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 114

117 Colas de trabajos 2. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 3. Seleccione el usuario o grupo. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo. El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene. Para controlar y actualizar colas de trabajos activas 1. Siga uno de estos procedimientos: En el panel de árbol, haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de colas de trabajos. 2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola. Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (donde número es el número de usuarios). 3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado: Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado, página 115 Quitar la asignacióndeunatareadecoladetrabajosdeunusuario,página116 Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 116 Suspenderunatareadecoladetrabajos,página117 Quitar la suspensióndeunatareadecoladetrabajos,página118 Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 110 Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 110 Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo, página 111 Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 113 Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hace coincidir la nueva habilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevo ejecutante no tiene las habilidades requeridas por la tarea, el sistema no permitirá que tenga lugar la reasignación. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar una tarea de unacoladetrabajos a un usuario determinado. 115 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

118 Colas de trabajos Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione uno de los siguientes procedimientos: Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Asignar Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar Sugerencia: esta acción también está disponible como botón en Task Manager. 5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas. 6. Haga clic en Aceptar. Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otro quitando la asignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a la cola, donde se puede asignar a otro procesador de colas de trabajos. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden quitar la asignación de una tarea de coladetrabajosdeunusuario. Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de una cola a otra. Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidades de la cola de trabajos de destino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas se pueden mover a otra cola sólo si la de destino contiene todas las habilidades necesarias Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 116

119 Colas de trabajos para la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere los atributos de habilidad región oriental y préstamo "jumbo", puede moverse a una cola con región oriental, región sur y préstamo "jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden mover una tarea de unacoladetrabajos a otra cola de trabajos. Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de la tarea, como se describió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 116. Para mover una tarea de una cola a otra 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola. 5. Seleccionelacoladetrabajosalaquedeseareasignarlastareas. 6. Haga clic en Aceptar. Suspender una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol de queue_admin o el de queue_manager pueden suspender una tarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. la aplicación reanuda la tarea de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado. Para suspender una tarea de una cola de trabajos 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. Sugerencia: esta acción también está disponible como botón en Task Manager. 5. Escribalafechaylahoraalasquedeseequelaaplicaciónreanudelatarea automáticamente. 117 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

120 Colas de trabajos Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden eliminar la suspensión de una tarea de cola de trabajos suspendida. Para quitar la suspensión de una tarea 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas suspendidas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar suspensión. Sugerencia: esta acción también está disponible como botón en Task Manager. Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola Los procesadores a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen el nodo Cola de trabajos adicional en el árbol de directorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como Bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades. Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente en Task Manager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que el sistema abra de forma automática la tarea después de que el procesador la extraiga, debe cambiar la etiqueta <opentaskmanager>true</opentaskmanager> en el archivo pullqueuedtask_component.xml a false. El procesador aún podrá obtener la tarea, pero deberá abrirla desde la bandeja de entrada de la cola de trabajos. Consulte Seleccionar tareas de la cola, página 78 para obtener más información sobre cómo extraen los procesadores las tareas de las colas. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 118

121 Colas de trabajos 119 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

122 Capítulo 8 Ciclos de vida Esta sección consta de los siguientes temas: Ver ciclos de vida, página 120 Asignar un ciclo de vida a un archivo, página 121 Quitar ciclos de vida de archivos, página 122 Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida, página 122 Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida, página 122 Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida, página 122 Reanudar archivos suspendidos, página 123 Ver ciclos de vida Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia de estados que experimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente, alaaprobación. Por ejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursos humanos, otro podría revisarlo y un tercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible para todos los empleados. El ciclo de vida determina el estado del archivo en cada punto del proceso. Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra las propiedades del archivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puede asignar el ciclo de vida a través de las propiedades. También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar el archivo, o seleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción de menú Aplicar ciclo de vida. Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estado del ciclo de vida inicial para el archivo. Puedeavanzarmanualmenteunarchivoatravésdesuciclodevidaseleccionando el archivo y utilizando la opción de menú Promover o Digital Asset Manager puede avanzar un archivo a través de su ciclo de vida basado automáticamente en condiciones Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 120

123 Ciclos de vida especificadas en la definición del ciclo de vida. También puede devolver un archivo a un estado del ciclo de vida anterior. Consulte Tabla 8, página 121 para obtener las descripciones de los estados de ciclo de vida. Tabla 8. Estados del ciclo de vida comunes Estado Trabajoencurso En prueba Descripción Elarchivoestáenmodoborradoro revisión. El archivo esta completo y preparado para realizar pruebas. De forma predeterminada, no puede editar ningún archivo que esté en este estado. Asignar un ciclo de vida a un archivo Para asignarunciclodevidaaunarchivo 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar. 3. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente: a. Busque y seleccione el ciclo de vida. Haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar el estado del ciclo de vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que desea colocar el archivo. c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar un conjunto de alias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo de vida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso a un archivo segúnsemueveatravésdesuciclodevida. d. Haga clic en Aceptar. Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos los archivos futuros creados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado a archivos ya creados a partir de la plantilla. 121 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

124 Ciclos de vida Quitar ciclos de vida de archivos Para quitar un ciclo de vida de un archivo 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Quitar. Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida Para promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover. 3. Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados. Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida Para devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior. 3. Haga clic en Volver al estado anterior. Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida La suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 122

125 Ciclos de vida Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Suspender. 3. Haga clic en Suspender. Reanudar archivos suspendidos Para reanudar un archivo suspendido 1. Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar. 3. Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado. 4. Haga clic en Reanudar. 123 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

126 Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios Esta sección consta de los siguientes temas: Información general sobre Documentum Collaborative Edition (DCE), página 124 Usar el editor de texto enriquecido, página 127 Trabajar con discusiones, página 128 Trabajar con notas, página 131 Trabajar con carpetas contextuales y archivadores, página 133 Trabajar con calendarios, página 134 Trabajar con tablas de datos, página 141 Trabajar con salas, página 146 Gestionar pertenencias a salas, página 154 Administrar usuarios sin la función de administrador, página 157 Información general sobre Documentum Collaborative Edition (DCE) DCE admite y mejora la forma de trabajar en grupo con relación al contenido (documentos, activos multimedia enriquecidos, etc.) y los procesos (ciclos de vida, flujos de trabajo). Mientras que la plataforma Documentum permite acceder, utilizar, reutilizar y distribuir la información de forma rápida y fácil, DCE refuerza y mejora la calidaddeltrabajoenequipoqueseexigeenestosintercambiosdeinformación.con DCE, el repositorio de la empresa se convierte en un lugar para trabajar, nosolamente donde se coloca el trabajo. Los miembros de un repositorio utilizan DCE en el contexto de las aplicaciones WDK, como Webtop. DCE es compatible con las mismas plataformas y entornos que las aplicaciones. Esta información general incluye lo siguiente: Discusiones, página 125 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 124

127 Colaborar con otros usuarios Notas, página 125 Carpetas y archivadores contextuales, página 125 Calendarios, página 126 Tablas de datos, página 126 Editor de texto enriquecido, página 126 Salas, página 126 Administradores de usuarios, página 127 Discusiones Las discusiones son hilos de comentarios en formato electrónico que permiten una colaboración informal o espontánea en torno a elementos individuales del repositorio. Por ejemplo, elequipodeproduccióndeunsitiowebpuedeorganizarhilosdediscusión para compartir observaciones sobre un contenido concreto antes de su publicación. Los equipos de desarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas, debatir los problemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar, eliminar y responder a los comentarios en las discusiones. La mayoría de los objetos de Digital Asset Manager pueden tener discusiones asociadas. Notas Las notas sondocumentossimplesqueocupanpocoespacioypuedentenerdiscusiones incorporadas y poseer contenido en texto enriquecido. La utilización de notas permite evitar la carga de procesamiento que supone ejecutar una aplicación para llevar a cabo colaboraciones basadas en texto. Carpetas y archivadores contextuales Las carpetas y los archivadores contextuales se diferencian de los contenedores de repositorios estándar en que presentan descripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresar el contexto orientado hacia el trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha información contextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc. Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas las descripciones y discusiones del repositorio. 125 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

128 Colaborar con otros usuarios Calendarios Los calendarios DCE permiten organizar, realizar seguimientos y programar eventos. Como los calendarios admiten el formato estándar icalendar (o ical) para el intercambio de datos de calendario por Internet, resultan ideales para usarlos en grupos de colaboración distribuidos. Los eventos de calendario se pueden arrastrar y colocar (como archivos.ics) entre DCE y otras aplicaciones de calendario, como el Calendario de Microsoft Outlook. Tablas de datos las tablas de datos de DCE son una manera conveniente de crear y gestionar colecciones estructuradas de datos similares como listas de problemas, tareas, hitos y contactos. La información de una tabla de datos se organiza como una serie de entradas (o registros, o filas) que tienen un formato común, o esquema. Cada tabla consta de un esquema, que describe los atributos de cada campo, incluidos el nombre y el tipo de datos. Editor de texto enriquecido El editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, incluirle imágenes e hipervínculos y comprobar la ortografía. El editor de texto enriquecido está disponible al crear, editar o responder a comentarios, al crear o editar notas y al escribir descripciones opcionales para objetos del contenedor de su repositorio, incluidos carpetas, calendarios, tablas de datos y salas. Salas Con DCE, el repositorio puede incluir espacios de trabajo virtuales, denominados salas, donde el grupo puede interactuar. Las salas tienen miembros (un conjunto definido de usuarios de repositorios), y la pertenencia está asociada a los procesos y el contenido de una sala. Los objetos que pertenecen a una sala (creados, copiados o desplazados hacia ella) disponen de listas de control de acceso (ACL) controladas por la sala, y los usuariosquenoseanmiembrosnopuedenaccederaellas.talesobjetosson gobernados por la sala. Puede estructurar las salas según las funciones de organización asociadas a programas, proyectos o procesos empresariales. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 126

129 Colaborar con otros usuarios Administradores de usuarios Los proyectos de colaboración comprometen a veces a los usuarios de repositorio que trabajan con usuarios externos como clientes, interventores o proveedores. Los usuarios externos no tienen normalmente las cuentas de usuario administradas centralmente en el repositorio, como hacen los usuarios de LDAP, por ejemplo. Tales grupos mixtos realizan amenudoeltrabajo confidencial o propietario y pueden beneficiarse de pertenecer a lamismasaladedce.paratratarestoscasos,dcepermitealosadministradoresdel sistema delegar algunas tareas de gestión del usuario a los usuarios no administradores asignándoles el rol de administrador de usuarios. Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios, ocultar ciertos usuarios de listas de usuarios del repositorio y restringir el acceso de los usuarios a áreas de contenido específico. Las funciones de administrador de usuarios afecta a todos los contextos que admite DCE, incluidas las aplicaciones WDK como Webtop. Usar el editor de texto enriquecido El editor de texto enriquecido (RTE) es una ventana incrustada que se utiliza para crear yeditartexto enriquecido en descripciones de comentarios, notas y carpetas. Incluye controles de formato de texto estándar (como fuente, tamaño, negrita, alineación de texto, etc.), así como herramientas para comprobar la ortografía, crear hipervínculos en línea y agregar gráficos al texto. En la barra de herramientas del editor, coloque el cursor sobre un botón para ver su nombre. Para agregar contenido al editor de texto enriquecido, escriba, pegue o arrastre y coloque una selección de texto enriquecido de otra aplicación de cliente, de otro editor de texto enriquecido o dentro del mismo editor (esta selección puede incluir imágenes). Cuando el texto enriquecido redactado fuera del editor de texto enriquecido se pega en éste, puede contener elementos que se muestren pero que no sean editados directamente. En general, el editor muestra cualquier contenido HTML reconocido por el explorador Web. Por ejemplo, una selección de un explorador Web que contenga una tabla HTML aparecerá como tal al pegarla en el editor de texto enriquecido. En este caso, puede editar el texto dentro de las celdas de la tabla, pero no la tabla en sí. El icono da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer, rehacer, eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft Internet Explorer, hay disponibles opciones adicionales: cortar, copiar, pegar y quitar estilos. Para agregar gráficos, haga clic en.seabreelcuadrodediálogoinsertarimagen,el cual proporciona controles que permiten elegir y cargar una imagen.bmp,.gif,.jpeg o.png a la vez, la cual se mostrará en línea con el texto en el área de edición. 127 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

130 Colaborar con otros usuarios Para crear hipervínculos, haga clic en. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar enlace. Defina el título y la dirección URL del hipervínculo y elija si desea abrir el enlace en una nueva ventana. En Microsoft Windows, con el corrector ortográfico de Microsoft Word instalado, haga clic en para revisar la ortografía. (Se le solicitará que descargue un complemento). Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabra incorrecta, ésta se seleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogo Comprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el texto en el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandos ortográficos son los siguientes: Cambiar Cambia la palabra seleccionada por la que hay en el cuadro A. Cambiar todo Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. Omitir No cambia la palabra seleccionada. Omitir todo Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. Agregar al diccionario Agrega la palabra seleccionada al diccionario utilizado para comprobar la ortografía. Trabajar con discusiones Además de este tema de información general, los siguientes temas también describen las discusiones: Ver discusiones, página 129 Agregar y editar comentarios, página 130 Eliminar comentarios, página 131 Discusiones en los resultados de búsqueda, página 131 Una discusión está formada por un árbol de comentarios, bien en una serie consecutiva o como respuestas a otros comentarios, aunque normalmente como una mezcla de ambos. Las discusiones están normalmente relacionadas con los objetos padre (documentos o archivos de medios enriquecidos). Si Digital Asset Manager dispone de una página para el padre (una carpeta o nota), la discusión está normalmente incrustada en dicha página. En caso contrario, la discusión tiene su propia página independiente. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 128

131 Colaborar con otros usuarios A diferencia de otros elementos de repositorio, no se puede retirar una discusión ni crear versiones de ella y tampoco pueden existir varias copias de una discusión. Una discusión relacionada con un objeto padre no se puede seleccionar ni editar y sus propiedades no están accesibles. Cuando se registra una nueva versión de un objeto padre, ésta comparte la misma discusión que la versión inmediatamente anterior (ramificada, menor o mayor). Las primeras versiones tienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiar este comportamiento predeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versión menor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con su propia discusión). Las versiones de un objeto pueden proporcionar una especie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada una de las discusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores de versión correspondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios. Se accede a una discusión del mismo modo que al padre principal de la misma, que es la versión ACTUAL o bien la más reciente. Normalmente, puede editar y borrar sólo los comentarios que usted crea. Al copiar un objeto, también se copia su discusión y se incluyen copias de todos los comentarios (y las respuestas a los comentarios) así como su fecha de creación original, autor y lista de control de acceso. Ver discusiones En la columna opcional Estado de la discusión de las listas (identificada por el icono ), los objetos que tienen comentarios de discusión aparecen indicados por uno de los iconos de discusión siguientes: significa que ha leído todos los comentarios de la discusión. significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión. Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario), haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión. Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leer oninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión. Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas. Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sin leer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando se agreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto al que está asociado y haga clic en Archivo > Marcar discusión como leída. Obien, 129 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

132 Colaborar con otros usuarios también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clic en Archivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplican estos comandos a cada objeto de la selección. Agregar y editar comentarios Los usuarios que dispongan al menos del permiso de escritura en un objeto pueden ir a la ficha Propiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla de verificación Mostrar discusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios que dispongan al menos de permiso para RELACIONAR sobre el padre principal de la discusiónpuedenagregaruncomentarioounarespuestaaesadiscusión. Para agregar comentarios a una discusión 1. Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el icono de discusión ( o ). Seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión. 2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Sino aparece el botón de agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objeto padre es inferior al de RELACIONAR.) 3. Con el editor de texto enriquecido, introduzca el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario. 4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margen izquierdo que el último comentario. Para responder a un comentario concreto 1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en. 2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo del comentario. Su respuesta se mostrará debajo del comentario al que responda, con sangría aplicada a la derecha. Si no hay un icono para responder al comentario, puede que el permiso que tenga para el objeto padre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, es necesario al menos el permiso RELACIONAR. Para editar un comentario 1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en. 2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo del comentario. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 130

133 Colaborar con otros usuarios 3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios. Amenosquedisponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente los comentarios que usted agregue. Eliminar comentarios Si tiene permiso para ELIMINAR un determinado comentario y permiso para RELACIONAR con el padre principal de la discusión, podrá eliminar el comentario y cualquier respuesta a éste. El autor de un comentario dispone normalmente de esta capacidad. Si tiene permiso ELIMINAR sobre todos los padres de la discusión, puede eliminarlos todos, incluso los que han realizado otras personas. Si tiene permiso ELIMINAR sobre todos los padres de la discusión, puede eliminar correctamente la discusión si elimina todos los padres. Discusiones en los resultados de búsqueda El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido de las discusiones, pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que los comentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo, pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación. Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de los comentarios. Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestran el objeto padre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado de búsqueda,utilicelosmismosprocedimientosqueenotroscontextos. Trabajar con notas Unanotaes una página simple para escribir, editar y compartir información sin necesidad de utilizar otras aplicaciones. Las notas ( ) aparecen en Webtop sólo donde se muestran documentos. Pueden tener discusiones incrustadas si se marca la opción Mostrar discusión en las propiedades de la nota. 131 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

134 Colaborar con otros usuarios Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni de copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlas ni exportarlas. Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57) y defina el tipo de campo de objeto como Sysobject (dm_sysobject) onote(dmc_notepage). Para crear una nota 1. Desplácese a la ubicación de la nueva nota. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Nota. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota. 3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: Nombre (requerido) El nombre de la nueva nota ha de ser distinto a todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor. Nota Con el editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota (opcional). Este campo se puede editar después de haber creado la nota. Para suscribirsealanota,marquelaopciónsuscribirse a esta página de notas (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar. Si tiene permiso para ESCRIBIR una nota, puede editar tanto su nombre como el cuerpo. Para editar el cuerpo de una nota 1. Seleccione Archivo > Editar. 2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el cuerpo de la nota. 3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios. Para editar el nombre de una nota 1. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic con el botón derecho en la nota y seleccione Propiedades en el menú emergente. Seleccione la nota y seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Se mostrará la ficha Propiedades: Información. 2. Edite el nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario. 3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 132

135 Colaborar con otros usuarios Para eliminar una nota Para borrar una nota, selecciónela y seleccione a continuación Archivo> Eliminar. 1. Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar es diferente al de los documentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes: Enlaces: sóloelimina el enlace al nombre de la ubicación (está desactivada y no marcada si la nota sólo presenta una ubicación; de lo contrario, está marcada de forma predeterminada). Nota: elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de forma predeterminada si la nota tiene sólo una ubicación). Trabajar con carpetas contextuales y archivadores Lascarpetascontextualesylosarchivadoressoncontenedoresderepositoriocon descripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpeta contextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, por ejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de un proyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato, imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas, personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención del usuario. Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a los miembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo(por ejemplo, para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo, para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas en un árbol de comentarios y ayudan a capturar y conservar el flujo de información relacionada con el trabajo. De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad de temas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo, ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetas conceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc, tan valiosos a posteriori. La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace un campo de propiedad. Para crear una carpeta contextual nueva 1. Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta. 133 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

136 Colaborar con otros usuarios 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. 3. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información: Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva carpeta. Tipo: eltipodecarpeta. Descripción En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción que aparecerá debajo de la ruta de exploración en la página de la carpeta (opcional). Parasuscribirsealacarpeta,marquelaopciónSuscribirse a esta carpeta (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la carpeta, haga clic en Cancelar. Para activar unadiscusiónenlacarpeta,debemarcarlaopciónmostrar discusión en la ficha Información del cuadro de propiedades de la carpeta. Trabajar con calendarios Los calendarios permiten organizar, supervisar y programar eventos. Además de este tema de información general, los siguientes temas también describen los calendarios: Crear calendarios y eventos, página 135 Especificar propiedades de eventos repetidos, página 138 Ver y editar las propiedades de calendarios y eventos, página 140 Eliminar calendarios y eventos, página 140 Calendarios en los resultados de búsqueda, página 140 Exportar e importar con calendarios, página 141 Los permisos de los calendarios y sus eventos son similares a los permisos de las carpetas y sus hijos. Aunque sea posible suscribirse a los calendarios, éstos no disponen de versiones ni de copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar calendarios, pero no registrarlos ni retirarlos. Se puede agregar un calendario al Portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo o copiarlo del mismo modo que una carpeta. La copia de un calendario incluye las copias de todos los descendientes del original (anexos, eventos, sus anexos correspondientes). Los calendarios sólo pueden contener eventos y sólo los eventos pueden copiarse en los calendarios. Los eventos, sin embargo, se pueden copiar en cualquier ubicación de carpeta (o subtipo de carpeta). Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 134

137 Colaborar con otros usuarios En Webtop, los calendarios de DCE sólo muestran todos los eventos del calendario abierto en la vista de lista detallada. Los usuarios pueden cambiar las preferencias de esta vista de lista de la forma habitual. La descripción de calendario es una propiedad que se especifica cuando se crea el calendario. Si se edita el calendario y se modifica o elimina contenido del campo de descripción, se mostrará después la descripción modificada. Las columnas de la vista de lista del calendario son las siguientes: Evento: elnombre del evento. Icono de anexo Se muestra si hay disponibles anexos en el evento. Aunque en DCE no se pueden agregar anexos a un evento, se pueden agregar a través de otras aplicaciones. Al hacer clic en el icono de anexo, se abre una vista de carpeta en la quesemuestraunalistadelosanexos. Icono de tipo de excepción Indica excepciones independientes o eventos repetidos con excepciones. Inicio: la fecha y hora de inicio del evento. Terminar: la fecha y hora de finalización del evento. Ubicación: la ubicación del evento. En las vistas suscritas, los calendarios de DCE son de sólo lectura y se muestran originalmente en sus clientes de calendario. Las vistas suscritas de calendario necesitan clientes compatibles con ical para admitir la autenticación basada en BASIC HTTP. Crear calendarios y eventos Para crear un calendario 1. Desplácese a la ubicación del calendario. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario. 3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: Nombre (obligatorio) El nombre del nuevo calendario debe ser exclusivo con respecto a los nombres de otros objetos del mismo contenedor. 135 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

138 Colaborar con otros usuarios Descripción Con el editor de texto enriquecido, cree una descripción que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página del calendario (opcional). Al principio, la descripción del calendario incluye el siguiente contenido, que puede modificar si considera necesario: Dirección de calendario: [URL_to_iCal_format_calendar] Esta dirección se puede utilizar para suscribirse al calendario desde un cliente de calendario que admita la suscripción a calendarios compatibles con el formato ical. El contenido adicional que incluya, aparecerá sobre este texto. Sugerencia: Puede utilizar la dirección de ical para exponer un calendario de DCE en un cliente como Microsoft Outlook. Para suscribirse al calendario, marque la opción de Webtop Suscribirse a este calendario (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear el calendario, haga clic en Cancelar. Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la opción Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de propiedades del calendario. Para crear un evento de calendario 1. Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Evento. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario. 3. En la ficha Crear, especifique la siguiente información sobre el evento: Campo Nombre (obligatorio) Fecha de inicio (obligatorio) Hora de inicio (obligatorio si no está seleccionada Todo el día Descripción El nombre del nuevo evento. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, este texto aparecerá en el campo Asunto: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Seleccione una fecha para el inicio del evento. Indique la horaenlaquedeseaqueseinicieelevento. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 136

139 Colaborar con otros usuarios Campo Todo el día Fecha de finalización (obligatorio) Fecha de finalización (obligatorio si no está seleccionada Todo el día) Organizador (obligatorio) Lista de asistentes Ubicación Notas Descripción Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolla durante todo el día. Seleccione la fechaenlaquedeseaquefinaliceelevento. Indiquelahoraenlaquedeseaquefinaliceelevento. Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento si es distinto del usuario (predeterminado) que lo ha creado. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, este usuario aparecerá en el campo CC: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán al evento. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, ésta es la lista de destinatarios que aparecerá en el campo Para: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Especifique la ubicación del evento. Mediante el editor de texto enriquecido, especifique la información sobre el evento (opcional). Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, ésteeseltextoqueaparecerádespuésdeltexto predeterminado en el cuerpo del mensaje de correo electrónico que se enviará a los destinatarios. El texto predeterminado del correo electrónico es el siguiente: Ha sido invitado a la siguiente reunión: Tema: nombre de la reunión Fecha: patrón de recurrencia o fecha de inicio, hora, duración Ubicación: ubicación Para ver el evento, diríjase a: drl de evento O bien abra este evento en el calendario de su escritorio: anexo en línea de ICS Enviar correo cuando termine Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos de correo electrónico a los asistentes acerca del evento. 4. Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de la sección Especificar propiedades de eventos repetidos másadelanteenestecapítulo. 137 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

140 Colaborar con otros usuarios 5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar, DCE envía un correo electrónico de notificación sobre el evento a los usuarios especificados en la Lista de asistentes. SihaceclicenCancelar,secierraelcuadrode diálogo sin crear ningún evento ni enviar ningún correo electrónico. Especificar propiedades de eventos repetidos Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duración determinada. Estas propiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogo de propiedades del evento de calendario. Elija entre las siguientes opciones para un patrón de frecuencia de un evento repetido: Ninguno (predeterminada): el evento no se repite y se desactivan las opciones de duración de éste. Diariamente: el evento se repite todos los días o Días alternos (si está marcada la opción). Semanalmente: el evento se repite todas las semanas según las opciones que se muestran a continuación. Semanas alternas (opcional) El evento se repite semanas alternas los Días seleccionados. Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente): seleccione uno o más días de la semana en los que tiene lugar el evento. La configuración predeterminada es el día de la semana en el que cae la fecha de inicio. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 138

141 Colaborar con otros usuarios Mensualmente: el evento se repite todos los meses según las opciones que se muestran a continuación. Misma fecha: eleventoserepiteunavezpormesenlamismafecha.silafecha esel29delmesoposterior,estaopciónincluyeeltextooelúltimodíadelmes. Por ejemplo: Día 17 Día 30 o último día del mes Mismo día de semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha de inicio cae el 28 o una fecha posterior): el evento se repite con un patrón similar a los ejemplos que se muestran a continuación. El primer y tercer miércoles El segundo y cuarto viernes Mismo día de semana, final de mes (disponiblesólosieldíaenelqueseinicia el evento es uno de los últimos siete días del mes). Por ejemplo: Último martes del mes Último viernes del mes Anualmente: el evento se repite una vez por año en la misma fecha. Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, sedesactivala configuración de duración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para la duración de un evento repetido: Nº de veces: especifique el número de veces que tiene lugar el evento. Fecha de finalización: seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el evento. La configuración predeterminada es la fecha en la que cae el último número especificado de Nº de veces. SilaFecha de finalización es el 29 del mes, o posterior, y el mes no tiene ese día, la fecha es el último día del mes. Siempre: elevento no tiene un número finito de veces ni fecha de finalización. Si está seleccionada la opción Enviar correo cuando termine al especificar las propiedades del evento repetido, el correo electrónico de notificación que se envía a los participantes del evento incluye una descripción de la repetición en el campo Fecha: A continuación se muestran algunos ejemplos de estas descripciones: Diariamente, 5 veces Días alternos, 5 veces Semanalmente el miércoles, jueves, hasta 20 de septiembre, 2007 Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre Anualmente, 5veces 139 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

142 Colaborar con otros usuarios Ver y editar las propiedades de calendarios y eventos Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean. Al igual que puede editar varios objetos a la vez en Webtop, también puede editar varios eventos a la vez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles las fichas Información y Permiso. En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas: Al editar un evento repetido, se edita siempre toda la serie. Aleditarunaexcepciónenuneventorepetido,sólosemodificalaexcepción. DCE no puede crear excepciones en eventos repetidos pero puede mostrar las excepciones que crea otra aplicación o importación. Estas excepciones se pueden editar con DCE. Si visualiza o edita un evento de calendario y selecciona la opción Enviar correo cuando termine, DCE enviará un correo electrónico a los participantes del evento al hacer clic en Terminar, donde les notificará de los cambios que haya realizado. Eliminar calendarios y eventos Al eliminar un calendario, elija si desea eliminar sólo el calendario seleccionado, o bien éste y todos los eventos (similar a eliminar una carpeta). Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar de Webtop. Si elimina un evento repetido, debe confirmar la eliminación de todas las excepciones. Si elimina una excepción, sólo se eliminará la excepción seleccionada. Calendarios en los resultados de búsqueda Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios de discusión) se indica para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen el calendario y el evento de calendario en la lista de tipos de objeto en los que puede buscar. También puede buscar todas las propiedades de un calendario. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 140

143 Colaborar con otros usuarios Exportar e importar con calendarios DCE puede exportar eventos como archivos.ics, en formato ical. El comando Exportar está disponiblecuandoseseleccionauncalendariooevento,obiencuandoseabreuno. Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario. Al importar un evento, DCE controla sus propiedades de una de las siguientes maneras: Usar: sidceadmite una propiedad, se utiliza de la manera indicada a continuación. sin cambio: DCE mantiene el valor original si se admite. Ejemplo: Duración. cambiar formato: DCE puede cambiar el formato de un valor por un equivalente. Ejemplo: una hora de inicio se puede expresar en más de una zona horaria. convertir: DCE puede convertir un valor demasiado complejo o no compatible. Ejemplo: se quitan segundos de los tiempos y duraciones. Mover: sidceno admite una propiedad, pero sí una similar, el valor de la primera se mueve a la última. Ejemplo: un comentario se mueve y combina con una descripción. Caché: si DCE no admite una propiedad, pero su presencia es benigna, DCE la conserva en caso de que se exporte el evento. Ejemplo: libre/ocupado. Descartar: si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de DCE, se descarta. Ejemplo: Anexos. La importación de un evento previamente exportado actualizará el evento original si se modificó el evento exportado antes de volver a importarse. Trabajar con tablas de datos Además de este tema de información general, los temas siguientes también describen las tablas de datos: Crear tablas de datos y entradas, página 142 Ver tablas de datos y entradas, página 145 Importar y exportar con tablas de datos, página 146 Losusuariosderepositoriospuedencreartablasdedatosencualquierubicaciónenla que tengan el permiso ESCRIBIR. Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas, retirarlas ni exportarlas. Para ver una entradadetabladedatos,selecciónelayelijaarchivo > Mostrar o Archivo > Editar o bien haga clic en su nombre. De este modo, se abrirá el cuadro de diálogo de propiedades de la entrada en el que se mostrarán todos sus campos. 141 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

144 Colaborar con otros usuarios En la vista de resumen de una tabla de datos, las entradas se muestran en filas. Cada fila se divide en campos, o columnas, de tipos de datos determinados como nombre, dirección y número de teléfono, según el esquema de la tabla. Puede copiar, mover y pegar las tablas de datos. Cuando copia una tabla de datos con entradas, las nuevas entradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historial vacío. Las entradas de la tabla de datos pueden copiarse y pegarse entre tablas y dentro de la misma tabla. Todos los campos de las tablas se indican para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen la tabla y la entrada en la lista de tipos de objeto que puede buscar. Crear tablas de datos y entradas Para crear una tabla de datos 1. Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. O copie una tabla de datos del portapapeles, importe una tabla de datos o haga lo siguiente para crear una desde el principio. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos. 3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: Nombre (obligatorio)elnombredelanuevatabladedatos. Descripción (opcional): mediante el editor de texto enriquecido, cree una descripción opcional que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página de la tabla de datos. Este campo se puede editar después de haber creado la tabla de datos. Para suscribirsealatabladedatos,activelaopciónsuscribirse a esta tabla de datos; si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción. 4. Haga clic en Siguiente ohagaclicenlafichacampos para crear los campos (o columnas) de la tabla de datos. Una entrada de tabla de datos está compuesta de los campos que constituyen una fila. Cada campo tiene un nombre y un tipo de datos; uno de los campos es el nombre de la entrada designado. Inicialmente, DCE proporciona tres campos de texto sin formato para una nueva tabla. Puede editar, agregar o eliminar campos según corresponda. Para cada campo, elija la configuración como sigue: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 142

145 Colaborar con otros usuarios Nombre de entrada Con el botón de opción seleccionado, este campo actúa como el nombre de una entrada. Al hacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla de datos, se abre la entrada. El nombre de la entrada aparece en la parte superior del cuadro de diálogo de propiedades de entrada. Los siguientes tipos de campo se pueden designar como el campo de nombre de entrada: texto sin formato, número, autonumeración, fecha o campo de miembro. No puede modificar (editar) ni eliminar el campo Nombre de entrada una vez que se ha creado la tabla. Nombre (requerido) Especifica la etiqueta del nombre para el campo. Por ejemplo, Nombre, Fecha, Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128 caracteres de longitud y debe ser único dentro de la tabla actual. Uno de los nombres de campo ha sido designado como el nombre de la entrada. Tipo de datos de campo El tipo de datos que contiene el campo. Seleccione un de tipo campo, como se describe en la tabla siguiente. Nopuedemodificar(editar) el tipo de datos de un campo una vez que se ha creado la tabla. Para agregar un campo, haga clic en agregar; para eliminar un campo, haga clic en quitar. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos. 5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la tabla de datos. Obien,para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la tabla de datos, haga clic en Cancelar. Paraactivarunadiscusiónenunatabladedatos,debemarcarlaopciónMostrar discusión en la ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades de la tabla de datos. Tabla 9. Tipos de campos de la tabla de datos Tipo de campo texto sin formato texto con formato fecha Descripción Para campos que muestran el texto sin el formato especial. Se editauncampodetextosinformatomedianteuncuadrodetexto estándar. Paracamposquemuestraneltextoconestilosdefuentecomo negrita y cursiva, así como los gráficos e hiperenlaces. Se edita un campo de texto con formato utilizando el RTE. Para campos que muestran las fechas del calendario. Se edita un campo de fecha utilizando un cuadro de texto con un selector de fechas proporcionado para elegir una fecha. Al crear una tabla y definir un campo de fecha, puede (opcionalmente) seleccionar una casilla de verificación que especifique el campo como una fecha de vencimiento. 143 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

146 Colaborar con otros usuarios Tipo de campo número autonumeración sí/no semáforo lista de opciones Descripción Para campos que muestran los dígitos fijos y los caracteres relacionados, como símbolos de moneda, comas y separadores decimales. Se edita un campo de número mediante un cuadro de texto. Valores numéricos que DCE crea automáticamente, según la secuencia en la que se crea la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de autonumeración. Para campos que muestran valores vacíos, sí o no. Para campos que muestran valores vacíos, rojos, amarillos o verdes, que indican el estado global de las entradas. Para campos que muestran un subconjunto de valores predefinidos. Especifique los valores de las opciones en el cuadro de texto (por ejemplo: opción 1, opción 2, opción 3 sin las comas, y cada una en su propia línea). Una lista de opciones debe tener por lo menos una opción, cada opción debe ser única en la lista y ninguna línea puede estar en blanco. La lista de opciones se puede modificar, reordenar o eliminar sin afectar a las entradas de tabla existentes. El orden de líneas determina el orden en el que aparecen las opciones en la lista desplegable cuando los usuarios crean o editan una entrada. miembro discusión Para permitirquelosusuariosdelastablas dedatoselijanmás deun valor para este campo, seleccione la casilla de verificación marcada con Permitir opciones múltiples. Al editar un campo de lista de opciones que sólo permite una opción, se selecciona el valor de una lista desplegable de opciones predefinidas. Al editar un campo que permite varias opciones, se utiliza el selector de opciones para seleccionar de un conjunto de valores predefinidos. Para campos que muestran los nombres de los usuarios. Se edita un campo de miembros utilizando el selector de miembros para seleccionar del conjunto de miembros disponible. Los miembros pueden ser usuarios o grupos. Elija si se pueden seleccionar varios usuarios para este campo o sólo de una lista de usuarios especificados. Para anexar una discusión a la entrada. Las discusiones no aparecen en la vista de entrada, pero se pueden ver eligiendo el comando Ver > Discusión para una entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de discusión. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 144

147 Colaborar con otros usuarios Para crear una entrada de la tabla de datos 1. Desplácese hasta la tabla de datos (o créela) en la que desea crear una entrada. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Entrada. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada. 3. En la ficha Crear, introduzca datos para cada uno de los tipos de campo. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la entrada, haga clic en Cancelar. Ver tablas de datos y entradas Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccione Archivo > Editar. Seleccione Mostrar > Propiedades. Haga clic con el botón derecho en el icono de tabla de datos y seleccione Propiedades. Al editar una tabla de datos, las fichas siguientes están disponibles: Información: fichainformación de Webtop estándar Campos: Permite la edición de campos de tabla de datos Permisos: ficha Permisos de Webtop estándar Cuando edite una tabla de datos puede agregar y eliminar campos, pero no puede cambiar el tipo de datos de los campos existentes. Puede modificar las opciones de algunos tipos decampos,peronopuedecambiarnieliminarelcampodenombrede la entrada. Puede cambiar las opciones de las listas de opciones y los miembros de los campos de miembro. Sin embargo, no puede convertir una fecha en una fecha de vencimiento o un campo de miembro que permita varias opciones en uno que sólo permita una única opción. Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: Selecciónela y elija Archivo > Editar. Haga doble clic en su nombre. Al editar una entrada de tabla de datos, las fichas siguientes están disponibles: Información: fichainformación de Webtop estándar Permisos: fichapermisos de Webtop estándar Historial: ficha Historial de Webtop estándar para una entrada de tabla de datos 145 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

148 Colaborar con otros usuarios Importar y exportar con tablas de datos Los usuarios con permisos para agregar las entradas a una tabla pueden importar las entradas de un archivo abriendo la tabla y eligiendo el comando Archivo > Importar. El comando Importar abre el cuadro de diálogo Importar. Al importar las entradas, DCE deja solos sus valores aun cuando están en conflicto. Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato.csv atravésdelcomando Exportar. Los datos se exportan según las mismas reglas que al importar. Trabajar con salas Una sala es un área de un repositorio en la que el acceso a los distintos elementos está restringido,exceptoparalosusuariosquefiguranenlalistademiembrosdeesasala. Los objetos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina sus listas de control de acceso) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a dichos objetos. Losusuariosdelrepositorioquetenganlospermisosadecuadospodráncreary administrar una sala en Digital Asset Manager, sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinan la lista de miembros de la sala. La creación y administración de salas están disponibles sólo en aplicaciones basadas en WDK, como WebTop. Además de este tema de información general, los siguientes temas también describen las salas: Visitar salas, página 147 Enlazar a salas, página 147 Acerca de los objetos controlados por salas, página 147 Crear salas, página 149 Editar las propiedades de una sala, página 150 Pertenencia a salas, página 151 Copiar salas, página 153 Mover o enlazar a una sala, página 153 Eliminar salas, página 153 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 146

149 Colaborar con otros usuarios Visitar salas Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de Digital Asset Manager. Para abrir la páginaprincipaldeunasaladelaqueesmiembro,hagacliceneliconodelasala ( ) en una lista de elementos. La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirse a ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). Seleccione Sí o No, y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones. La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con las siguientes particularidades: El título está formado por las palabras página principal seguidas del nombre de la sala. Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en las páginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.) Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala. El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de un archivo de texto enriquecido. La discusión incorporada se denomina Anuncios. Enlazar a salas Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte del repositorio que permita enlaces. Acerca de los objetos controlados por salas Si una sala controla un objeto, la sala gobierna su lista de control de acceso (ACL) y sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estar vinculado con otras ubicaciones, los únicos usuarios que pueden acceder a dicho objeto son miembros de la sala que controla el objeto. Una sala controla todo lo que se haya creado o se haya importado a ella, excepto otra sala. Cuandounobjetoestácontrolado(secreaosecopiaenlasalaoenunacarpeta controlada), se aplican al objeto los permisos predeterminados de la sala. Si la LCA de la sala cambia, todas las LCA para objetos controlados cambian igualmente. 147 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

150 Colaborar con otros usuarios En la columna opcional Sala de una lista (identificada por el icono ), los objetos que pertenecen a las salas se indican por uno de los iconos (o indicadores de control)siguientes: significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que la carpeta actual. significa que un objeto pertenece a una sala distinta. Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Haga clic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de si pertenecen alamismasala,aunasaladiferenteodesinopertenecenaningunasala(no aparecerá ningún icono en la columna Sala). Simuestratodaslasversionesenunacarpeta,cadaversióndeunobjetovisibledispone de sus propios indicadores de control, ya que es posible que versiones distintas pertenezcan a salas distintas. Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas. Quitar el control de los objetos de una sala Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control. También, una opción de sala puede limitar la eliminación de control a los propietarios. Cuando un objeto no está controlado, adquiere la LCA predeterminada para el repositorio, a menos que no esté controlado desde una carpeta controlada y la LCA predeterminada sea CARPETA, en cuyo caso adquiere la LCA predeterminada para el usuario. La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes: Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en el exterior de la misma puede llevar a quitar el control de dichos objetos. Usar el comando Archivo > Quitar de la sala. Copiarunobjetocontroladoaunacarpetanocontrolada. Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de trabajo, siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala. Si copia entradas entre diferentes tablas de datos controladas, DCE cambia automáticamente el control sobre las copias para que coincidan con la LCA de la sala de control. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 148

151 Colaborar con otros usuarios Crear salas Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas. Para crear una sala, debe: Tener el rol Crear sala en el repositorio. Tener permiso para crear objetos en la ubicación seleccionada. Al crear una sala, se convertirá en su propietario. En los repositorios con versiones anteriores a 5.3 SP2, sólo puede crear una sala en el nivel superior de un archivador. Para crear una sala 1. Desplácese a la ubicación de la nueva sala. 2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles: Haga clic en Nueva sala. Seleccione Archivo > Nuevo > Sala. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala. 3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: Nombre (requerido) El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir con el de otros objetos del mismo archivador. MensajedebienvenidaCon el editor de texto enriquecido, cree un mensaje opcional que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página principal de la sala. Parasuscribirsealasala,activelaopciónSuscribirse a esta sala (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala. 4. Seleccione los miembros de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o una vezcreadalasala. La ficha Seleccionar propietarios proporciona los controles normales de Digital Asset Manager para elegir los usuarios, grupos o roles del repositorio (del panel izquierdo) que desee incluir en el rol Propietarios de la sala (mostrados en el panel derecho). Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente en propietario. En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles del repositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. 5. Seleccione las opciones de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o una vezcreadalasala. 149 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

152 Colaborar con otros usuarios Derechos para quitar el control Decida quién puede quitar la relación de control que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella, ya sean sólo los propietarios de la sala o cualquiera de sus miembros (colaboradores y propietarios). Encabezado de la sala: decida si desea que la sala tenga un gráfico de identificación que aparezca en la parte superior de las páginas de la misma. Para especificar un encabezado personalizado, marque la casilla de verificación Utilizar titular personalizado. Seleccione el archivo gráfico (en formato.gif,.jpg,.jpeg o.png, cuyaalturanosuperelos36píxeles)quedeseaquesecargueen la sala cuando haga clic en Terminar. Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala, desactive la casilla de verificación Utilizar titular personalizado yhagaclicen Aceptar para que el cambio tenga efecto. Descriptores de acceso para objetos recién agregados: defina los permisos para agregar a un objeto cuando éste lo controla la sala. Los permisos que se concederán a cada grupo local se muestran en un gráfico. Cada fila de dicho gráfico incluye el nombre y la configuración actual de un grupo, con un botón Editar con el que se abre un cuadro de diálogo de edición. El gráfico muestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores y Propietarios. La opción predeterminada de Colaboradores es RELACIONAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. La opción predeterminada de Propietarios es ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. Después de crear una sala, si se crean grupos de nivel de sala adicionales, también se incluirán en elgráficoconelpermisoinicialningunoysinpermisosextendidos. El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo haciendo clic en Editar de su fila, con el que se abre el cuadro de diálogo Definir permisos de acceso: Para nuevos objetos agregados a la sala, que contiene los controles usuales de Webtop para definir permisos. 6. Haga clicenterminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la sala, haga clic en Cancelar. Editar las propiedades de una sala Al igual que otros contenedores de repositorio, las salas tienen propiedades a las que se puede acceder de la forma habitual. Para editar las propiedades de una sala, debe tener el rol de propietario de la sala. Para editar las propiedades de una sala 1. Desplácese a la ubicación que contenga la sala. 2. Siga uno de estos procedimientos: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 150

153 Colaborar con otros usuarios Seleccione la sala y elija Mostrar > Propiedades > Información. Abralasalayhaga clic en el enlace Propiedades en la página principal de la sala. Se mostrará la ficha Propiedades: Información. 3. Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que se apliquen a la sala. Los cambios realizados en la ficha Propiedades: Pertenencia se aplican inmediatamente (no será necesario hacer clic primero en Aceptar). Pertenencia a salas Los miembros de unasalasonunconjuntodeusuarios,gruposyrolesdeunrepositorio que están incluidos en la lista de miembros de la sala. Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala. Colaborador el rol suele otorgar el permiso RELACIONAR sobre objetos de la sala. La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores. Propietario el rol permite la gestión de la lista de miembros y suele otorgar el permiso ELIMINAR sobre objetos de la sala. Los creadores de salas son propietarios de éstas de forma predeterminada. Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, y no tienen significado alguno fuera del contexto de una sala. Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tiene asignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), el rol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro. Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala. Estos grupos locales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadores de especificaciones). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala. 151 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

154 Colaborar con otros usuarios Figura 3. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos yrolesdeunasala Los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólo los propietarios y los administradores de usuarios de una sala pueden gestionar la pertenencia a ésta. Para abrir lalistademiembrosdelasala 1. Siga uno de estos procedimientos: En la página principal de la sala, haga clic en el enlace Miembros. Abralaficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades: Pertenencia). Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes: Nombre: elnombre del grupo o miembro. Rol: distingue propietarios de colaboradores. Estado: muestra si los miembros tienen cuentas de trabajo en el repositorio. Descripción: las direcciones de correo electrónico de los usuarios y las descripciones de los grupos. Grupo: visible cuando está marcada la casilla de verificación Mostrar grupos. Siun miembro no se agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupo queleotorgalapertenenciaalamisma.(aunquepodríanexistirvariosgrupos,sólo se mostrará el primero por orden alfabético.) Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para ir hacia atrás hacia arriba, utilice la ruta de exploración que aparece sobre la lista de miembros del grupo. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 152

155 Colaborar con otros usuarios Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botón para crear nuevos usuarios. Copiar salas Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiar una carpeta. Al copiar una sala, la nueva sala incluirá copias de todo lo accesible desde el original. La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. No obstante, el nombre del propietario es el grupo Propietarios de la copia, no el del original. Los roles y grupos locales de la copia son duplicados de los del original, salvo el miembro que crea la copia, cuyo rol es el de propietario. Mover o enlazar a una sala Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda mover una carpeta. Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicación del repositorio que permita los enlaces. Eliminar salas Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, si bien los usuarios que no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permiso para ELIMINAR. Elija una de estas opciones: Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada) Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos los enlaces a ésta: en este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual o todas las versiones. Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre: Eliminar la sala, su lista de miembros y sus grupos locales (opción predeterminada): esta acción se realizará correctamente sólo si la página principal no tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versiones anteriores, lo que también implica que la sala ya no controlará nada. 153 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

156 Colaborar con otros usuarios Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas y objetos: eneste caso debe decidir entre las opciones indicadas a continuación. Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opción predeterminada): esta opción comienza por eliminar la versión actual de todos los objetos enlazados. Sin embargo, el proceso de eliminación se detiene si la página principal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquiera de dichos objetos, incluso enlaces ocultos a versiones anteriores. Para que se pueda realizar la eliminación completa, la sala no deberá tener ningún enlace (ni siquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos. Eliminar todas las versiones de los objetos enlazados Si está eliminando varios objetos, el cuadro de diálogo para la eliminación dispone de varias páginas con las opciones anteriores para cada sala que lo necesite. Gestionar pertenencias a salas Los propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinan la pertenencia a la sala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios para una sala. Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta. Enviar una invitación es una manera de personalizar la introducción de miembros a una sala y proporcionarles una manera conveniente de llegar allí (haciendo clic en un vínculo incluido automáticamente). Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala 1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar. 2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar y seleccionar los miembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar volverá alafichapertenencia). 3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol (Colaborador o Propietario) que desea para los nuevos miembros. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y vuelva alafichapertenencia.(sihaceclicencancelar volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros.) Para invitar a miembros a una sala 1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 154

157 Colaborar con otros usuarios 2. En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic enpara y/o cc para seleccionarlosmiembrosdelasalaquedeseainvitar. 3. En el cuerpo de la invitación, especifique el mensaje que desea enviar. El mensaje incluyeinicialmenteunenlacealaubicacióndelassalas. 4. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados o haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el correo electrónico. Para quitar miembros de una sala 1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales. 2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee quitar de la lista de miembros de la sala. 3. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel derecho. 4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros del panel derecho de la lista de miembros de la sala. Volverá a la ficha Propiedades: Pertenencia. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma. Tenga en cuenta que los miembros de la sala siguen siendo miembros del repositorio aunque se eliminen de una sala. Para cambiar los roles de los miembros locales 1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol. 2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar y seleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiar los roles. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un nuevo rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar, volveráalafichapertenencia). 3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol (Colaborador o Propietario) que deseaparalosmiembros.hagaclicenaceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros.) Para crear un grupo local nuevo 1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear nuevo grupo de sala. 2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todos los nombres de los demás grupos locales de la sala. 3. Silodesea,escribaunadescripcióndelgrupoentextosinformato. 155 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

158 Colaborar con otros usuarios 4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala. Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminado de ésta). Por tanto, sólo se puede utilizar en las listas de control de acceso de objetos controlados. Para editar las propiedades de un grupo local 1. Abra la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala. 2. Haga clic en de la fila donde está el nombre del grupo para abrir la ficha Información. 3. Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar para implementar los cambios. Para agregar miembros de sala a un grupo local 1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo cuya pertenencia desea modificar. Se abre la lista de miembros del grupo. 2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Seabriráuna página para localizar a los miembros de la sala. 3. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee agregar al grupo. 4. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel derecho. 5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembros del grupo. Para quitar un grupo local de una sala 1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales. 2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la lista de miembros de la sala. 3. Una vez seleccionados los grupos, haga clic en para agregarlos al panel derecho. 4. Haga clic en Aceptar para quitar los grupos del panel derecho de la lista de miembros de la sala. Volverá a la ficha Propiedades: Pertenencia. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma. Tengaencuentaquecuandoquitaungrupolocaldeunasala,elgrupotambién se elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros de sala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados de una sala. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 156

159 Colaborar con otros usuarios Cuando se quita un grupo local de una sala, se vacía su lista de miembros y el grupo deja de aparecer en listas y selectores de miembros. También deja de aparecer en la lista utilizada para definir descriptores de acceso de la ficha Propiedades de la sala: Opciones, endescriptores de acceso para objetos recién agregados. Semantieneen cualquier lista de control de acceso en la que ya se encuentre,pero su nombre muestra que se ha "eliminado". Sigue perteneciendo al grupo Propietarios de la sala, con lo que se garantiza su seguridad. Los grupos locales incorporados (Propietarios y Colaboradores) no se pueden quitar y por tanto no aparecen en el cuadro de diálogo de eliminación. Administrar usuarios sin la función de administrador Además de este tema de información general, los temas siguientes también describen la administración de usuarios sin ser administrador: Crear nuevos usuarios, página 158 Modificar usuarios, página 159 Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros), página 160 Carpetas restringidas, página 161 Los administradores de usuarios pueden realizar una gran variedad de tareas de administración sin tener que ser administradores del sistema. Concretamente, los administradores de usuarios pueden: Buscar usuarios y grupos: los administradores de usuarios pueden acceder a un nodo del árbol del repositorio denominado Administración, que contiene un enlace a Administración de usuarios que enlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles. Crear nuevos usuarios: en el área Administración y en las páginas de miembros de una sala, los administradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogo que permite crear nuevos usuarios. Modificar usuarios: los administradores de usuarios pueden ocultar determinados usuarios en la lista o evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios del repositorio en el selector de usuarios. También pueden restringir el acceso de determinados usuarios al contenido. El administrador del sistema gestiona el rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) como cualquier otro. El acceso al rol se realiza a través de Administración> Administración de usuarios > Roles. Los administradores pueden agregar o eliminar miembros y grupos, así como asignar el rol a otros grupos. 157 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

160 Colaborar con otros usuarios Crear nuevos usuarios Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorio eneláreaadministraciónoenlasaladelaqueseapropietario. Para crear un nuevo usuario 1. Abra el cuadro de diálogo Nuevo usuario de una de las siguientes maneras: Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala y haga clic en el enlace Miembros en la página principal de la sala o acceda a las propiedades de la sala de la forma habitual. Haga clic en el botón Nuevo usuario. En el cuadro de diálogo Nuevo usuario aparecen todos los controles habituales, que se desactivan para los administradores de usuarios, salvo que se indique en este procedimiento. 2. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre. 3. La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y los administradores de usuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que el usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en el repositorio. No hay autenticación externa. 4. EscribalacontraseñadelusuarioenelcampoContraseña. Lacontraseñasecifra y almacena en el repositorio. 5. Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña. 6. Escriba una descripción en el campo Descripción para el nuevo usuario (opcional). 7. Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico. Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados. 8. En el campo ID de usuario, escriba el nombre de usuario del sistema operativo del usuario. Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario. 9. Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial. 10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros del repositorio, marque la casilla de verificación No está en la lista. Si no lo hace, el nombre del usuario aparecerá en las listas de miembros del repositorio, como ocurre normalmente. Si precisa más información sobre este parámetro, consulte Ocultar usuarios de la lista másadelanteenestecapítulo. 11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadores o salas, haga clic en Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en el Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 158

161 Colaborar con otros usuarios repositorio. Si precisa más información sobre este parámetro, consulte Carpetas restringidas más adelante en este capítulo. Nota: Para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, ábrala, seleccione las carpetas en la lista que se muestra a la derecha y haga clic en Quitar. Para quitar todos los contenedores de la lista, haga clic en Borrar. 12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario: Elegir carpeta existente: haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una carpeta, archivador o sala distinta de la carpeta predeterminada /Temp. Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario:éstaeslaopciónpredeterminada. 13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno. Los administradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración. 14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor ylos administradores de usuarios no podrán cambiarla. 15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario. Modificar usuarios El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que el administrador de usuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguien que, en ese momento, era administrador de usuarios pero no administrador. (Cuando un administrador de usuarios, que también es administrador del sistema, crea un usuario, éste se considera creado por un administrador y no un administrador de usuarios.) El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la lista de roles del repositorio para que DCE detecte qué usuarios podrán los administradores de usuarios modificar. Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedades deusuariodelaformahabitual,enelnivelderepositorioodelasala.todosloscontroles que pueden editar los administradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevo usuario, también pueden editarlos en el cuadro de diálogo Propiedades de usuario, con estas especificaciones: La modificacióndelnombredeunusuarionoseaplicahastaqueseejecutauna tarea en el servidor. Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada enmascarada (generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los campos Contraseña y Comprobar contraseña. 159 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

162 Colaborar con otros usuarios La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetas para las que el administrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estas carpetas se indican en la lista con un mensaje que especifica que la carpeta no puede aparecer en la lista. Para eliminar estas carpetas de la lista, el administrador de usuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas no aparecen en el selector de carpetas. Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros) El nombre de unusuarioquenoestáenlalista,nosemuestraalosusuariosnormalesde la lista de usuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicos lugaresdondeaparecesunombreson: listas de usuarios del área Administración la lista de usuarios para agregar personas a la sala (en el cuadro de diálogo Nueva sala o Agregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios. listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como una entrada a la lista de control de acceso de un objeto, el atributo Propietario de un objeto, un campodemiembroenunatabladedatosdedceounaasignaciónde ejecutante en un flujo rápido. aplicaciones fuera de WDK, como Workflow Manager Los usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como [no está en la lista] después del nombre, salvoenlaslistasdelassalas. DCE crea un grupo para los usuarios ocultos en la raíz de la lista de usuarios del repositorio denominado dce_hidden_users. Este grupo está visible para los administradores y administradores de usuarios en el área Administración y se espera que los administradores se abstengan de cambiarles el nombre o eliminarlos. La descripción del grupo indica que está administrado por DCE y la lista de hijos no se debe modificar directamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, DCE lo utilizará en lugar de crear uno nuevo y si no puede encontrar un grupo con el nombre correcto, creará uno. Los administradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver los hijos, pero no pueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo. Nota: La ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por un usuario oculto no se verá afectado. La ocultación se aplica cuando el administrador de usuarios guarda el cuadro de diálogo. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 160

163 Colaborar con otros usuarios Carpetas restringidas Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso al contenido del repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Si la lista de carpetas restringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadores del repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas y archivadores, así como a la seguridad de carpeta. La restricción de carpetas no se aplica nunca a: salas a las que pertenece el usuario archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como /System, /Templates y /Resources 161 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

164 Capítulo 10 Formularios En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Introducir datos en formularios, página 162 Botones utilizados para dar formato a formularios, página 163 Crear nuevos formularios, página 165 Bloquear una instancia de formulario, página 165 Compatibilidad con AJAX, página 166 Introducir datos en formularios Los formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. La apertura de los formularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea. Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece como archivo anexo o como campos dentro de la tarea. Al introducir datos en el formulario, éstos se guardan como contenido, propiedades o ambos. Si los datos se guardan sólo como propiedades, el tamaño de archivo del formulario será cero (0). Para introducir datos en un formulario 1. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar. 3. Introduzca la información necesaria. Para utilizar los botones de formato para dar formato al texto, consulte Botones utilizados para dar formato a formularios, página Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer. 5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar oen Enviar. 6. Si se le pide que confirme, haga clic en Sí. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 162

165 Formularios Botones utilizados para dar formato a formularios Consulte Tabla 10, página 163 para obtener una explicación de los botones de formulario comunes. Tabla 10. Botones utilizados para dar formato a formularios Botón Descripción Mueve el texto seleccionado al Portapapeles y lo elimina de la ubicación actual. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para mover texto al Portapapeles, presione Ctrl+X. Copia el texto seleccionado en el Portapapeles. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para copiar texto en el Portapapeles, presione Ctrl+C. Pega el texto del Portapapeles en la ubicación seleccionada. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para pegar el texto del Portapapeles, presione Ctrl+V. Cambia a negrita el texto seleccionado. Cambia a cursiva el texto seleccionado. Subraya el texto seleccionado. Alinea el bloque de texto actual con el margen izquierdo. Centra el bloque de texto actual. 163 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

166 Formularios Botón Descripción Alinea el bloque de texto actual con el margen derecho. Alinea el bloque de texto actual con los márgenes izquierdo y derecho. Aplica sangría al bloque de texto actual. Quita la sangría del bloque de texto actual. Asignaaltextoseleccionadounformato de subíndice. Asigna al textoseleccionadounformato de superíndice. Asignaaltextoseleccionadounformato de lista numerada. Asignaaltextoseleccionadounformato de lista con viñetas. Cambia el color del texto seleccionado. Cambia el color de fondo del texto seleccionado. Deshace la acción anterior. Laopcióndedeshacernoseaplicaalas acciones realizadas a través del menú del botón derecho. Laopcióndedeshacernoseaplicaalos cambios realizados en tablas. Es posible que algunos navegadores no permitan deshacer la modificación del color de fondo. Restaura la acción que se había deshecho. Inserta una imagen. Convierte el texto seleccionado en un hipervínculo. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 164

167 Formularios Botón Descripción Inserta una tabla del Portapapeles. La tabla puede estar en formato HTML, RTF o Microsoft Word. Revisa la ortografía. Muestra el origen HTML del texto. Crear nuevos formularios Al crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los campos del formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMC Documentum Forms Builder. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario form_user, que se define mediante Forms DocApp. Para crear un formulario 1. Desplácese al lugar donde se creará el formulario. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Formulario. 3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario. 4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar para crear el formulario. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 162. Bloquear una instancia de formulario Digital Asset Manager bloquea automáticamente una instancia de formulario cuando se edita. Cuando la instancia de formulario está bloqueada, los demás usuarios verán un icono de candado en la instancia de formulario; pueden ver el formulario en modo de sólo lectura hasta que lo envíe o cancele la instancia de formulario. Por ejemplo, usuario1 se desplaza a la ubicación de la instancia de formulario A en Digital Asset Manager y hace clic con el botón derecho en la instancia de formulario y selecciona 165 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

168 Formularios Editar. De este modo, usuario2 verá un icono de candado en la instancia de formulario A; usuario2 sólo puede abrir la instancia de formulario en modo de sólo lectura. Puede desbloquear una instancia de formulario bloqueada de una de las formas siguientes: Oculte, cancele, cierre, envíe, reenvíe o rechace la instancia de formulario Cierre el flujo de trabajo Al guardar una instancia de formulario, el contenido del formulario se guardará; el bloqueo de la instancia de formulario no se liberará. Compatibilidad con AJAX Forms Builder amplía la compatibilidad con AJAX (JavaScript y XML asincrónicos) para aumentar la capacidad de uso y la velocidad de las instancias de formulario. Al agregar o actualizar el contenido del formulario, Digital Asset Manager no actualiza todo el formulario. Digital Asset Manager actualizará o volverá a cargar sólo controles de formulariodependientes.elformularioenterosóloseactualizaráalguardarlooenviarlo. Por ejemplo, suponga una instancia de formulario de solicitud de vacaciones que tiene los siguientes controles: ID de empleado, nombre y una tabla con el período de vacaciones; en este formulario, el control de nombre depende del control de ID de empleado. Si escribe o actualiza un ID de empleado, Digital Asset Manager sólo actualizará el control de nombre dependiente con el nombre de empleado correspondiente. Si agrega contenido a la tabla, o elimina contenido de ella, la aplicación de visualización cliente sólo actualizará el contenido de la tabla y no el formulario completo. La funcionalidad AJAX está disponible en las situaciones siguientes, aunque no se limita a ellas: Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada, se actualizan los valores de los controles dependientes. Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada que se utiliza en una fórmula de cálculo, los valores de los controles dependientes se calculan de nuevo automáticamente y los valores actualizados se muestran en los controles correspondientes. Cuando el usuario quita un anexo de un formulario, los valores de controles dependientes se actualizan. Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada en una tabla que utiliza un adaptadordeorigendedatos,seactualizaelcontenidodelatabla. Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada en una columna de tabla, se actualizan los valores de los controles dependientes de la tabla. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 166

169 Formularios Cualquier mensaje de error, como por ejemplo cuando el usuario introduce un valor no válido para el cálculo, se muestra sin actualizar todo el formulario. 167 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

170 Capítulo 11 Registros Un registro consta de información registrada que es la evidencia de las operaciones de la organización. Un registro es formal o informal. Los registros formales se crean explícitamente al rellenar metadatos de formulario y asignarlos a un plan de archivos formal. Los registros informales se crean cuando un archivo se arrastra y coloca en una carpeta gestionada de retención. En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Declarar un elemento como un registro formal, página 168 Enlazar un registro, página 174 Crear una relación del registro, página 175 Ver una relación de registros, página 176 Quitar una relación del registro, página 176 Realizar solicitudes de biblioteca, página 176 Declarar un elemento como un registro formal Para declarar un elemento como un registro formal 1. Desplácese hasta el documento que se va a declarar como un registro formal y selecciónelo. 2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal. La pantalla que se muestra para varios documentos es ligeramente diferente a la que se muestra para un documento. Incluye un campo opcional para realizar un registro o registros individuales de los documentos seleccionados. 3. Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declarar documentos seleccionados como en Registros individuales a Un registro si tiene varios documentos seleccionados. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 168

171 Registros 4. Haga clic en Seleccionar para el Plan de archivos obligatorio y active la casilla de verificación de un plan de archivos, archivador o carpeta, en la pantalla del localizador que se muestra. La carpeta o archivador seleccionado debe tener una casilla de verificación para que sea una opción válida. Sin embargo, una carpeta válida también podría estar "enterrada" en un archivador que no tenga ninguna casilla de verificación. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado. La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formal se actualiza mostrando el plan de archivos seleccionado y algunas propiedades adicionales. Las propiedades adicionales son: Tipo, obligatorio Plantilla de formulario, obligatorio Desenlazar documentos de origen, opcional Ocultar opciones, opcional 6. Seleccione un valor para los atributos obligatorios Tipo y Plantilla de formulario. El valor seleccionado para Tipo indica el tipo de registro formal que se desea crear, los registros formales de DoD según los requisitos del capítulo 2 o el capítulo 4 o simplemente los registros formales normales. El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valor seleccionado paratipo. 7. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos de origen sólo si desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazar quitar el documento de origen de su ubicación original en una carpeta una vez declaradocomoregistroformal. 8. O bien, puede suscribirse a la carpeta seleccionada del plan de archivos haciendo clic en Mostrar opciones y activando la casilla de verificación situada junto a Suscribirse aestearchivo. Se agregará un acceso directo al nodo Suscripciones para facilitar el acceso a los usuarios frecuentes. 9. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario mostrado según la Plantilla de formulario seleccionada. Se proporcionan tablas, como referencia si lo necesita, para ayudarle a rellenar el formulario aplicable, consulte Introducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales, página 170. La parte superior del formulario mostrado indica 1 de un número, según el número de documentos seleccionado, si está declarando varios documentos como Registros individuales. 10. Haga clic en Terminar cuando termine de rellenar el formulario aplicable. Al hacer clic en Cancelar, se anula todo el proceso. 169 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

172 Registros Introducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales En esta sección se describen los siguientes temas: Introducir valores para registros formales normales, página 170 Introducir valores para registros formales Chapter 2, página 170 Introducir valores para registros formales Chapter 4, página 172 Introducir valores para registros formales normales Consulte Tabla 11, página 170 para obtener una explicación de las propiedades comunes para registros formales normales. Tabla 11. Propiedades comunes para registros formales normales Propiedad Nombre Asunto Autores Palabras clave Descripción Nombre del documento que se va a declarar. Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. El autor del documento que va a declarar un registro formal. El valor que escriba para este campo se puede utilizar para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociados aunregistroconcretosepuedenutilizar para palabras clave. Introducir valores para registros formales Chapter 2 Se pueden elegir dos formularios para declarar registros Chapter 2: uno para declarar documentos que no sean correo electrónico como registros formales y otro para declarar correo electrónico como registros formales: Registro DoD 5015 Ch2 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 170

173 Registros Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2 No utilice Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2 para declarar registros de correo electrónico desde Digital Asset Manager. Este formulario se ha diseñado para utilizarlo al declarar registros de correo electrónico mediante RM Outlook Activator. Consulte Tabla 12, página 171 para obtener descripciones de las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad. Tabla 12. Propiedades comunes para registros formales Chapter 2 Propiedad Asunto Tipo de medios Formato de aplicación Organización de origen Fecha de recepción Destinatarios principales Otros destinatarios Ubicaciones Nombre de proyecto Marcador suplementario Descripción Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo). Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar comounregistro. Nombre o código oficiales de la oficina responsabledelacreacióndeldocumento quesevaadeclarar. Fecha en que recibió el documento. Nombre principal de la persona que ha creado el documento. Nombre de laspersonasresponsablesa la que se pueden plantear preguntas si es necesario. Ubicación donde se conserva el registro. Valor que proporciona el nivel de seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo. Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Se podría realizar para restringir aún más el acceso 171 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

174 Registros Propiedad Descripción aunsubconjunto de los miembros en el grupo mayor. Introducir valores para registros formales Chapter 4 Los registros formales Chapter 4 se crean como registros clasificados o no clasificados, con la única diferencia de su nivel de seguridad y un nivel de seguridad mayor que cero los convierte en clasificados. Un nivel o clasificación de seguridad cero se representa mediante una clasificación de Sin marcadores. Aunque puede bajar de categoría un registro clasificado una serie de niveles, por ejemplo, desde la seguridad superior hasta Sin marcadores para convertirlo en no clasificado (o desclasificado), sólo puede subir de categoría un nivel para clasificar un registro no clasificado. El formulario permite: Clasificar(archivar) registros clasificados o no clasificados manual o automáticamente segúnelorigendelquederivan Cambiar la configuración de clasificación para subir o bajar de categoría el registro Programar trabajosdedescensodecategoría Desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros clasificados Identificar los revisores si es necesario Consulte Tabla 13, página 172 para obtener descripciones de las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad. Tabla 13. Propiedades comunes para registros formales Chapter 4 Propiedad Tipo de medios Formato Organización de origen Derivado de Descripción Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo). Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar como un registro. Nombre o código oficiales de la oficina responsable de la creación del documento quesevaadeclarar. Origen que se utilizará como plantilla para completar el formulario. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 172

175 Registros Propiedad Agencia clasificadora Clasificado por Desclasificar por Ubicaciones Nombre de proyecto Marcador suplementario Bajar de categoría por Bajar decategoríaporfecha Bajar de categoría por evento Descripción Nombre de la agencia clasificatoria al crear un registro clasificado. Medio por el que se especifica un usuario válido para este valor. Desencadenador necesario para iniciar la desclasificación de los registros clasificados. Los registros clasificados se deben desclasificar en algún punto en el tiempo. Entre los desencadenadores se incluye un valor vacío como el valor que se debe seleccionar para los registros no clasificados cuando la Clasificación actual especifica Sin marcadores. Ubicación dondeseconservaelregistro. Valor que proporciona el nivel de seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo. Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Se podría realizar para restringir aún más el acceso aunsubconjunto de los miembros en el grupo mayor. Desencadenador que se utilizará para iniciar el descenso de categoría. Aunque hay 3 desencadenadores (Fecha, Evento y Fecha y evento) en la lista, en la lista se deja en blanco un cuarto elemento para realizar un descenso de categoría manual. Fecha de descenso de categoría si el desencadenador incluye una fecha. Evento por el que se realizará el descenso de categoría si el desencadenador incluye un evento. 173 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

176 Registros Propiedad Nivel de descenso de categoría de destino Instrucciones para bajar de categoría Revisado por Razones para clasificación Categoría de exención Categoría de exención (ampliada) Descripción Nivel de seguridad al que se realizará el descenso de categoría. El registro formal se desclasifica (se convierte en un registronoclasificadosinseguridad)si selecciona Sin marcadores, que equivale a una clasificación de "0" (cero). Cualquier nivel mayor que cero mantiene el registro clasificado. Instrucciones para bajar de categoría. Fecha y hora enquesecompletóla revisión, si se ha efectuado. Razón para crear un registro clasificado si no se especifica una guía de clasificación para Derivado de o si se selecciona una pero no tiene un valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Categoría de exención si no se especifica una guía de clasificación para Derivado de o si se selecciona una pero no tiene un valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Se impide (detiene) la desclasificación de un registro clasificado en función del valor seleccionado para este campo. Categoría de exención para el valor cuando el valor especificado para Derivado de sea distinto de Guías de clasificación. Enlazar un registro Enlace unregistroalmacenadoenunacarpetagestionadaporunapolíticaaotra carpeta gestionada por una política si el registro debe regularse mediante más de una carpeta gestionada por una política. El registro ahora heredará las políticas de todas las ubicaciones. Puedeenlazarunregistrodeunacarpetagestionadaporunapolíticaaotracarpeta gestionada por una política, en el mismo plan de archivos o a otra política la carpeta gestionada en otro plan de archivos, sólo si la carpeta gestionada por una política Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 174

177 Registros seleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionada por una política que se haya cerrado. Además, la política de contención también debe permitirlo y el nivel de enlace de la política de contención también se debe definir a un valor mayor de "1". Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo 1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo. 2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. 3. Desplácese hasta la carpeta gestionada por una política (plan de archivos) a la que desee enlazar el registro. 4. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Crear una relación del registro Cree una relación de registros si un registro debe estar relacionado con otro registro o conotrodocumento. Puede que desee relacionar dos o más registros para asegurarse de quecualquierinformaciónadicionalquenoestédisponibleenunregistroseexpliqueen un registro relacionado. Las relaciones de registros son unidireccionales, lo que significa que el registro seleccionado primero será padre del segundo registro seleccionado, el hijo. El hijo puede reutilizarse en otra relación el la que se puede seleccionar primero para que sea el padre. Puede crear tantas relaciones como necesite reutilizando el padre o el hijo y relacionándolos con otros registros como crea conveniente. Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. Para crear una relación de registros 1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo. 2. Seleccione Registros > Crear relación de registros. 3. En el cuadro de diálogo de selección, elija un segundo registro o un documento incluido en un registro y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Seleccioneeltipoderelación. 5. Haga clic en Aceptar. 175 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

178 Registros Ver una relación de registros Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. Para ver una relación de registros: 1. Desplácese hasta un elemento que esté en una relación de registros y selecciónelo. 2. Haga clic en Ver > Relaciones de registros ohagaclic. Quitar una relación del registro Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. Para quitar una relación de registro 1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo. 2. Haga clic en Mostrar > Relaciones de registros. 3. Seleccione el elemento apropiado. 4. Haga clic en Registros > Eliminar relación de registros. 5. Haga clic en Aceptar. Realizar solicitudes de biblioteca Si su organización incluye la funcionalidad Physical Records Manager, podrá realizar solicitudes para reservar uno o varios objetos físicos para préstamo. El administrador de biblioteca decide lo que obtiene cada uno, independientemente de la solicitud que llegara en primer lugar. Para obtener más información sobre las solicitudes de biblioteca y Physical Records Manager, consulte la documentación de Retention Policy Services Administrator y Records Manager Administrator de EMC Documentum. Para realizar una solicitud de biblioteca 1. Desplácese a un objeto físico para reservarlo. El contenido deuncontenedorcomounacajaocarpetaseidentificaenelmanifiesto de una solicitud de biblioteca una vez creada dicha solicitud. La creación de una solicitud de biblioteca, por ejemplo, incluye la carpeta y el documento en el Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 176

179 Registros manifiesto si dichos objetos físicos están en la caja seleccionada. El manifiesto sólo identifica el contenedor si no tiene contenido. 2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione el Realizar solicitud de biblioteca. Sugerencia: puede seleccionar y hacer clic con el botón derecho en varios objetos físicos a la vez. 3. Complete los campos según resulte adecuado. Tabla 14, página 177 describe las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad: Tabla 14. Solicitudes de biblioteca Propiedad Fecha solicitada Preferencia de notificación Opciones de envío Descripción La recepción o envío de los elementos solicitados está previsto en el plazo de 30 días a partir del día de la solicitud. Puede cambiar el valor predeterminado según sea necesario. El administrador de biblioteca puede cumplir o no la fecha solicitada. Aunque puede realizar una solicitud de biblioteca, el administrador de biblioteca decidirá si puede disponer de uno o varios de los objeto solicitados. Seleccione los medios preferidos de comunicación. El sistema no lo utiliza aunquesehadiseñadoparala comunicación directa del administrador de biblioteca. Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción de envío, también puede seleccionar la casilla de verificación para enviar todos los elementos solicitados a la vez y limitar la solicitud a un solo préstamo. 4. Haga clic en Terminar. Para ver las solicitudes de biblioteca, asegúrese de que no hay seleccionado ningún elemento en el panel de contenido y haga clic en Ver > Mis solicitudes. Nota: las solicitudes de biblioteca se eliminan del sistema mediante un trabajo. Para obtener más información sobre el estado de una solicitud de biblioteca, consulte la Guía 177 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

180 Registros del usuario de Records Manager Administrator olaguía del usuario de Retention Policy Services Administrator. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 178

181 Registros 179 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

182 Capítulo 12 Documentos virtuales En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Información general sobre los documentos virtuales, página 180 Crear documentos virtuales, página 181 Ver la estructura de un documento virtual, página 181 Ver el contenido de documentos virtuales, página 182 Agregar descendientes a documentos virtuales, página 183 Reordenar los descendientes en un documento virtual, página 185 Quitar descendientes de documentos virtuales, página 186 Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre, página 187 Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales, página 188 Crear un archivo de documentos virtuales, página 188 Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 189 Definir las preferencias de documentos virtuales, página 190 Información general sobre los documentos virtuales Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. El documento virtual también se denomina documento padre y los archivos contenidos en él, descendientes o hijos. Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documento virtual con los archivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparte anidado en el documento padre. Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentos virtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 180

183 Documentos virtuales Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documento padre o retirar el documento padre y sus descendientes. Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura del documento o su contenido. Cuando ve su estructura, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento virtual. Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo. Por ejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculo de Excel y una imagen TIFF sus descendientes. Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Los documentos virtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que no contengan descendientes. Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono: Crear documentos virtuales Para crear un documento virtual, convierta un documento simple en un documento virtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregar descendientes. Para crear un documento virtual 1. Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual. 3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentos virtuales, página 183. Ver la estructura de un documento virtual Al visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitar o cambiar la ubicación de los descendientes en el documento virtual. Asimismo, es posible realizar operaciones estándar de archivo en los descendientes mediante los procedimientos que se emplearían con cualquier archivo del repositorio. Para ver la estructura de un documento virtual 1. Desplácese al documento virtual. 2. Seleccione el documento virtual. 181 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

184 Documentos virtuales 3. Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual. 4. Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estos procedimientos: Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+) situado junto al documentovirtual. Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signo más (+) para ver sus descendientes. Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elija Visualización > Expandir selección. 5. Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y la estructura del documento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos. Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización > Mostrar documento virtual. Ver el contenido de documentos virtuales Al ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicación de edición. Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado en XML, puede ver tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM) muestra automáticamente la estructura del documento virtual. Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Mostrar. Digital Asset Manager realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómo estén definidas las opciones de apertura en las preferencias de documentos virtuales, tal como se explica en Definir las preferencias de documentos virtuales, página Siga uno de estos procedimientos: Si Digital Asset Manager muestra el contenido del documento, omita el resto de este procedimiento. Si Digital Asset Manager solicita seleccionar entre el contenido y la estructura, elija Abrir el contenido del documento yhagaclicenaceptar. Si Digital Asset Manager muestra la estructura del documento a través de VDM (en lugar de mostrar su contenido a través de una aplicación de edición), seleccione el nombre del documento dentro del encabezado de VDM y, a continuación, seleccione de nuevo Archivo > Mostrar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 182

185 Documentos virtuales Agregar descendientes a documentos virtuales Para agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documento padre. Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez. Para agregar un descendiente a un documento virtual 1. Siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar ahora al descendiente, desplácese hasta él y agréguelo al portapapeles. Para seleccionar al descendiente posteriormente o para crear un nuevo archivo como el descendiente, omita este paso. Seleccionará al grupo posteriormente en este procedimiento. 2. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa más instrucciones sobre cómo examinar la estructura, consulte Verlaestructuradeun documento virtual, página Siga uno de estos procedimientos: Para utilizar a un descendiente de su portapapeles, seleccione Herramientas >> Documento Virtual > Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccione al descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccione Herramientas > Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccione al descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccione Herramientas > Documento Virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevo documento. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. 4. Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree el nuevo archivo mediante el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. En caso contrario, omita este paso. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre. 183 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

186 Documentos virtuales Para agregar un descendiente con la operación de arrastrar y colocar 1. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración. 2. En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese al archivo que se agregará. Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. 3. Arrastre el archivo desde Paso 2 y colóquelo en la ubicación adecuada en el padre; alcolocarelarchivo,sitúeelpunterodelratónenunaposiciónalta,bajaomedia sobre un descendiente existente, tal como se describe en Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual, página 184. Aparecerá un menú de acceso directo. 4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí. El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicación específica dentro de los descendientes, el archivo se agregará como último descendiente del documento. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual Tabla 15. Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual Puntero del ratón Coloque el puntero del ratón en una posición alta sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. Resultado El archivo agregado se convierte en el descendiente que va antes del archivo de destino en el orden de descendientes. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 184

187 Documentos virtuales Puntero del ratón Resultado Coloque el puntero del ratón en una posición media sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. El archivo agregado se convierte en un descendiente del archivo de destino. Si el archivo de destino es un documento simple, Digital Asset Manager lo convierte en un documento virtual. Coloque el puntero del ratón en una posición baja sobre el destino, tal y como se muestra a continuación. El archivo agregado se convierte en el descendiente que va después del archivo de destino en el orden de descendientes. Reordenar los descendientes en un documento virtual Para mover a un descendiente dentro de una ubicación de un documento virtual 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página Seleccione el documento padre. 3. Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos. 4. Seleccione el descendiente. 5. Haga clic en Arriba o Abajo parasubirobajareldescendienteenlalista. 6. Repita el Paso 4 yelpaso 5 por cada descendiente que desee reordenar. 7. Haga clic en Aceptar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará. 8. Seleccione el documento padre. 9. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. 10. Haga clic en Aceptar. 11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. 185 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

188 Documentos virtuales Para mover a un descendiente a cualquier ubicación de un documento virtual 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese al descendiente. Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. 3. Arrastre el descendiente y colóquelo en la ubicación adecuada en el padre; al colocar el descendiente, sitúe el puntero en una posición alta, media o baja sobre otro descendiente, tal como se describe en Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual, página 184. Aparecerá un menú de acceso directo. 4. En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Quitar descendientes de documentos virtuales Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retirará automáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implica eliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructura del documento virtual. Para quitar un descendiente de un documento virtual 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página Seleccione los descendientes que va a quitar. 3. Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará. 4. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 186

189 Documentos virtuales b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre Puede especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice cuando se abre o se exporta un documento virtual. Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versión ACTUAL de un descendiente. Pero puede establecer una regla deenlacequeespecifiquequeseusaotraversión. Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. Enlas preferencias generales, se puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostrará u omitirá los enlaces rotos. Consulte Definir las preferencias de documentos virtuales, página 190. Para especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice 1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y selecciónelo. Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual, tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará. 3. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. 187 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

190 Documentos virtuales Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales Para establecer una etiqueta de versión para un documento virtual 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión. 3. Introduzca una etiqueta de versión. 4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual, marque la casilla de verificación Aplicar a los descendientes. 5. Haga clic en Aceptar. Crear un archivo de documentos virtuales El archivado de un documento virtual se conoce como instantánea. Para ver una lista de instantáneas creadas para un documento virtual 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Instantáneas. Para crear una instantánea 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea. 3. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba un nombre para la instantánea. b. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea. c. Seleccione el tipo de instantánea. d. Para inmovilizarlainstantánea,asegúresedequeestáactivadalaopción Inmovilizar instantánea. Debería estar activada de forma predeterminada. Al inmovilizar la instantánea, se garantiza que la versión inmovilizada del documento y la versión inmovilizada de cada descendiente no puede cambiarse sin crear una nueva versión. 4. En la ficha Información, defina la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 31. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 188

191 Documentos virtuales 5. Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esas funciones. 6. Haga clic en Terminar. Para inmovilizar o liberar una instantánea 1. Desplácese hasta la instantánea y selecciónela. 2. Seleccione uno de los siguientes procedimientos: Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea. Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versión inmovilizada del documento o la versión inmovilizada de cada descendiente. Cualquiercambiorealizadoporunusuarioeneldocumentooenun descendiente sólo se puede guardar como una nueva versión del documento o descendiente. Herramientas > Documento virtual > Liberar instantánea. Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento y los descendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendiente forma parte de varias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas las instantáneas para poder editar el descendiente. Convertir documentos virtuales en documentos simples Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtual no tiene descendientes. Para convertir un documento virtual en un documento simple 1. Desplácese al documento virtual. 2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. Consulte Quitar descendientes de documentos virtuales, página Seleccione el documento virtual. 4. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple. 189 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

192 Documentos virtuales Definir las preferencias de documentos virtuales Para definir las preferencias de los documentos virtuales 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione la ficha Documentos virtuales y complete los campos de Tabla 16, página 190. Tabla 16. Preferencias de documento virtual Propiedad Opciones de apertura Descripción Permite seleccionar lo que sucederá cuando abra un documento virtual al hacer clic en su nombre. Esta preferencia no se aplica si el documento virtual ya se encuentra abierto en Virtual Document Manager (VDM): Ver estructura: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivel de archivos anidados. Ver contenido: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copia de sólo lectura del contenido. Preguntarme siempre: Cuandohaga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará que elija si desea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura. Enlaces Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamente la estructura del documento virtual, con independencia de esta preferencia. Seleccione si desea que VDM muestre los enlaces rotos. Un enlace estará roto sivdmnopuedeencontrarlaversión del componente especificada por la regla deenlacedeesecomponente Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 190

193 Documentos virtuales Propiedad Copiar Retirar Descripción Permite seleccionar qué acción se debe realizar cuando se copie un documento virtual en el Portapapeles. Puede seleccionar una de las opciones siguientes: Sólo raíz: Copia el contenido y las propiedades únicamente del archivo padre. Raíz y descendientes: Copia el archivo padre y todos los descendientes anidados en él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente. Raíz y enlace a descendientes existentes: Copia el archivo padre y se crean referencias a los descendientes. Preguntar siempre: Solicita al usuario que seleccione lo que desea copiar. Seleccione lo que sucederá cuando intente retirar un elemento que ha bloqueado otrousuario: 3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Descargar como sólo lectura: Descarga una copia del elemento como sólo lectura. Preguntar siempre: Solicita al usuario que seleccione si desea descargar como sólo lectura. 191 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

194 Capítulo 13 Guiones gráficos y vista previa activa Un guión gráfico es una serie de miniaturas de bajo ancho de banda y baja resolución que muestran el contenido de un archivo de vídeo o de un documento de varias páginas. En esta sección se describen los siguientes temas: Información general sobre guiones gráficos, página 192 Ver guiones gráficos de documentos, página 193 Uso de la vista previa activa, página 193 Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa, página 194 Los siguientes temas están relacionados: Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 215 Ver un guión gráfico de vídeo, página 203 Reproducir un vídeo del guión gráfico, página 206 Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 205 Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 205 Información general sobre guiones gráficos Un guión gráfico consta de una serie de miniaturas o imágenes de bajo ancho de banda y bajaresoluciónquemuestranelcontenidodeunarchivodevídeoodeundocumentode varias páginas (presentaciones de PowerPoint y archivos PDF). Cada miniatura o imagen se tratará como una copia del archivo original. Digital Asset Manager puede generar automáticamente guiones gráficos al importar o registrar un archivo si su sistema se ha configurado con un producto auxiliar de Documentum que pueda producir guiones gráficos. Puede ver el guión gráfico de un archivo en la ficha Guión gráfico de la página Propiedades del archivo. Los guiones gráficos de vídeo también están disponibles en la ficha Guión gráfico de la página Detalles de vídeo, si está disponible. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 192

195 Guiones gráficos y vista previa activa En el caso de las presentaciones de PowerPoint, el guión gráfico muestra las diapositivas de la presentacióncomounasecuenciademiniaturas. En el caso de los archivos PDF, el guión gráfico muestra las páginas del PDF como una secuencia de miniaturas. En el caso de los vídeos, el guión gráfico se muestra como una secuencia de imágenes del vídeo. Ver guiones gráficos de documentos Los guiones gráficos de documentos se generan automáticamente al importar o registrar archivos PDF de Acrobat y archivos de presentación de Microsoft PowerPoint, en función de la configuración del sistema. Los guiones gráficos de PDF y PowerPoint constan de una miniatura de baja resolución que representa cada página o diapositiva del archivo. Además de ver las miniaturas en el guióngráfico,estasminiaturassealmacenancomoobjetosdistintosalobjetoprincipal. Esto significa que cada diapositiva o página es una copia independiente del archivo principal y se puede volver a usar y a modificar como cualquier otra copia. Para ver un guión gráfico de documentos de varias páginas 1. Desplácese hasta un documento de varias páginas del tipo pertinente (es decir, PDF o presentación de PowerPoint) y resáltelo. 2. Seleccione eliconopropiedades o Mostrar > Propiedades > Guión gráfico. Usodelavista previa activa Lavistapreviaactivapermitevercadapáginadelguióngráficodeundocumento(PDFy presentaciones de PowerPoint) de forma más sencilla, así como mejorar la vista previa y el trabajo con estas páginas. A la vista previa activa se puede acceder mediante el cuadro de diálogo de propiedades del documento. Lavistapreviaactivasedivideendospaneles: un panel selector de páginas y un panel visor de páginas. El panel selector de páginas aparece en la parte izquierda del visor y contiene las miniaturas de cada página del documento. Si se hace clic en una miniatura en el panel selector de páginas, se mostrará una imagen de mayor resolución (JPG) de la página en el panel visor de páginas. Un área de paginación en la parte superior ( )permitedesplazarse a diferentes áreas del documento. Los botones de flecha permiten desplazarse hacia delante y hacia atrás por el documento y un campo de número de página permite 193 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

196 Guiones gráficos y vista previa activa introducir un número de página específico del documento para que lo muestre a continuación el visor de página. Puede cambiar el número de miniaturas que mostrará a la vez el panel selector de páginas mediante la lista desplegable. Use el botón para desplazarse hacia abajo ( )enelpanel selector de páginas para desplazarse al siguiente grupo de páginas. Use el botón para desplazarse hacia arriba ( ) en el panel selector de páginas para desplazarse al anterior grupo de páginas. Cada página del documento que seleccione se almacena en un historial de selección. Si selecciona los botones y, podrá avanzar o retroceder por el historial de selección de forma parecida a como se hace en el historial de un explorador Web. El panel de selección se puede ocultar si necesita que el panel visor de página sea más grande, como, por ejemplo, para ver páginas en modo horizontal. Use los iconos ocultar ( )ymostrar( ) para activar o desactivar el panel selector de páginas. Cuando vea una miniatura en el panel visor de páginas, utilice los iconos de amplificación para acercar ( ) y alejar ( ) la visualización de la página activa. Donde proceda, el visor del guión gráfico será la vista predeterminada para los guiones gráficos. Para ver la vista previa activa 1. Desplácese hasta un documento de varias páginas del tipo pertinente (es decir, PDF o presentación de PowerPoint) y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Guión gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades. 3. Si la vista previa activa no se ha activado, haga clic en la ficha Vista previa activa. Se abrirá la vista previa activa, mostrando el guión gráfico del documento en el panel selector de páginas y en el panel visor de páginas. Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa En los documentos con guiones gráficos que se pueden visualizar en el visor del guión gráfico, puede seleccionar una página o diapositiva alternativa como la miniatura del documento para que se muestre en las páginas de lista. Por ejemplo, si su presentación tiene un logotipo genérico de empresa como primera página, puede seleccionar la segunda página como la representación en miniatura de la presentación. De esta forma, la presentación se puede identificar con mayor facilidad en una lista de documentos. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 194

197 Guiones gráficos y vista previa activa Para anular una miniatura de documento en la vista previa activa: 1. Desplácese a un documento de varias páginas del tipo pertinente (PDF o presentación de PowerPoint) y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Guión gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades. 3. Si la vista previa activa no se ha activado, haga clic en la ficha Vista previa activa. Se abrirá la vista previa activa, mostrando el guión gráfico del documento en el panel selector de páginas y en el panel visor de páginas. 4. En el panel selector de páginas, seleccione la diapositiva o página que desee usar como miniatura del documento. 5. Haga clic en el icono. 6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Ver un guión gráfico de vídeo En el caso de archivos de vídeo, el guión gráfico ofrece dos vistas, la vista de página ylavistadezoom: Vistadepágina: Losguionesgráficosseordenanenpáginasy,acontinuación,estas páginas se apilan. El usuario hojea las páginas para ver todo el guión gráfico. 195 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

198 Guiones gráficos y vista previa activa Vistadezoom: Los guiones gráficos se apilan en orden y, a continuación, se presentan en una únicapágina.cadafotogramamostradorepresentaunrangode guiones gráficos. Puede ver la secuencia completa al máximo nivel y aumentar la visualizaciónrápidamente(comoenlatabladecontenidodeundvd). Para acercar una sección de las miniaturas, haga clic en el icono de nivel siguiente ( ). Por ejemplo, si selecciona la miniatura 46, la segunda página mostrará las miniaturas 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53. Puede desplazarse por los distintos niveles de las miniaturas del guión gráfico. Para alejarse, haga clic en. Para volver a alejarse hasta el nivel más alto, haga clic en. Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está viendo en este momento: En ambas vistas, la información del código de tiempo SMPTE aparece como un indicador de cada miniatura, si existe tal código de tiempo y si el sistema tiene los medios para calcularlo. En el caso de los archivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeo sustituye al cuadro de diálogo Propiedades. En este caso, la pantalla Detalles de vídeo se abre automáticamente siempre que realiza cualquier acción para ver las propiedades de un vídeo, como, por ejemplo, sus propiedades, guión gráfico, permisos o historial. Si precisa más información sobre detalles de vídeo, consulte Capítulo 14, Detalles de vídeo. Si precisa más información sobre la forma de ver un guión gráfico en la pantalla Detalles de vídeo, consultever un guión gráfico de vídeo, página 203. Nota: La pantalla Detalles de vídeo no está disponible para los archivos de vídeo importados a un sistema sin la capacidad de detalle de vídeo. Entre estos sistemas se incluyen los que sean anteriores a la versión 5.3 y aquellos que no tengan instalados otros productos requeridos de Documentum. Consulte con el administrador del sistema si precisa información más detallada. Para ver un guión gráfico de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Guión gráfico. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 196

199 Guiones gráficos y vista previa activa 3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que la ficha Guión gráfico esté activa. 4. Seleccione la vista del guión gráfico: vistadepáginao vista de zoom. 5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guión gráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo: Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está viendo en este momento: Reproducir un vídeo del guión gráfico Es posible reproducir un vídeo a partir del guión gráfico del vídeo si el archivo está guardado en un almacén de archivos de transmisión. La reproducción del vídeo empieza en el fotograma que se elija. Por ejemplo, si el guión gráfico de un vídeo que dura un minuto contiene 15 fotogramas y cada uno representa 4 segundos, al seleccionar el segundo fotograma del guión gráfico, la reproducción del vídeo comenzará desde el cuarto segundo. Si selecciona el primer fotograma del guión gráfico, el vídeo comenzará desde el principio. Si tiene dificultades al reproducir vídeos desde el guión gráfico, puede establecer las preferencias de formato para utilizar una aplicación específica y abrir un tipo de archivo. Consulte Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 40 para obtener instrucciones sobre la configuración de preferencias de formato. Es posible que también tenga que configurar las opciones del navegador para el tratamiento de los tipos de archivo. Consulte la ayuda del navegador para obtener más instrucciones. Para reproducir un vídeo a partir del guión gráfico: 1. Desplácese hasta el archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Guión gráfico. 3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que la ficha Guión gráfico esté activa. 4. Seleccione la vista del guión gráfico: vistadepáginao vista de zoom. 5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guión gráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo: Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está viendo en este momento: 6. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico. 197 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

200 Guiones gráficos y vista previa activa Si el guión gráfico se abre por la pantalla Detalles de vídeo, el reproductor de vídeo incrustado reproducirá el vídeo empezando por el fotograma que se ha seleccionado. Si el guión gráfico se abre desde el cuadro de diálogo habitual Propiedades, se abrirá la aplicación apropiada y reproducirá el vídeo empezando por el fotograma quesehaseleccionado. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 198

201 Guiones gráficos y vista previa activa 199 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

202 Capítulo 14 Detalles de vídeo La disponibilidad de la funcionalidad de archivos de vídeo depende de los otros productos de Documentum instalados en el sistema Documentum y configurados para el repositorio. Sin la presencia de estos productos, no se extraen ni generan detalles de vídeo para los archivos de vídeo importados. Póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad de la funcionalidad para vídeo en su instalación de Digital Asset Manager. En este capítulo se describe lo siguiente: Información general sobre detalles de vídeo, página 200 Editar detalles de vídeo, página 201 Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo, página 202 Ver un guión gráfico de vídeo, página 203 Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 205 Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 205 Reproducir un vídeo del guión gráfico, página 206 Ver subclips de vídeo, página 207 Crear subclips de vídeo, página 207 Editar subclips de vídeo, página 208 Eliminar subclips de vídeo, página 209 Ver pistas de texto de vídeo, página 210 Crear pistas de texto, página 211 Editar pistas de texto, página 212 Eliminar pistas de texto, página 213 Información general sobre detalles de vídeo En la pantalla especial Detalles de vídeo aparecerá disponible toda la información sobre los archivos de vídeo que se hayan importado al repositorio mediante Digital Asset Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 200

203 Detalles de vídeo Manager. En el caso de los archivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeo sustituye a las habituales páginas de Propiedades. En este caso, al seleccionar el icono Propiedades de un vídeo se muestran sus detalles. Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza para reproducir la copia predeterminada del vídeo, así como para definir posiciones iniciales y finales utilizadas para crear subclips del vídeo. Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no es reproducible, el reproductor muestra una representación en miniatura del vídeo. Nota: La disponibilidad de los detalles de vídeo depende de los otros productos de Documentum instalados en el sistema Documentum y configurados para el repositorio. Sin la presencia de estos productos, no se extraen ni generan detalles de vídeo para los archivos de vídeo importados. Póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad de los detalles de vídeo en su instalación de Digital Asset Manager. Editar detalles de vídeo Todos los archivos de vídeo (principales y subclips) tendrán algunos metadatos disponibles en Detalles de vídeo, como los códigos de tiempo iniciales y finales. Además, los metadatos y propiedades de vídeo se pueden extraer, en función de los atributos personalizados y el formato de vídeo. El cuadro de diálogo Detalles de vídeo contiene fichas que proporcionan acceso a todos los metadatos y propiedades del vídeo. Entre ellas se incluyen las siguientes: Información: la información que se suele incluir para todos los tipos de objetos, como su nombre, título, palabras clave, autores, información de bloqueo, información de versión y tamaño de archivo. Información ampliada: incluye información sobre la norma de vídeo, velocidad de cuadros y códigos de tiempo. Asimismo, permite editar la información de los códigos de tiempoparalossubclips. Permisos: la información normal sobre permisos de objeto. Historial: la información normal sobre el historial del objeto. Guión gráfico: una serie de imágenes en miniatura que representan el contenido de un archivo de vídeo. Pistas de texto: descripciones de texto para segmentos de un archivo de vídeo, como, por ejemplo, transcripciones y subtítulos. Subclips: segmentos de un archivo de vídeo seleccionados por el usuario que son tratados como objetos relacionados. Esta ficha sólo está disponible para los archivos de vídeo principales, no para los subclips de vídeo. 201 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

204 Detalles de vídeo Para editar detalles de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo (principal o subclip) y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Seleccione una ficha para ver los metadatos y las propiedades del vídeo. 4. Modifique las propiedades que desee y haga clic en Guardar, o haga clic en Cerrar para cerrar sin realizar ningún cambio. Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza para reproducir la copia predeterminada del objeto de vídeo. Puede reproducir la copia predeterminada de un vídeo desde Detalles de vídeo si el archivo está guardado en un almacén de archivos de transmisión. Los controles de la pantalla Detalles de vídeo permiten reproducir, pausar, avanzar, retroceder y detener el vídeo en cualquier momento. También hay controles de volumen. Si rellena los campos Marcar y Desmarcar situados bajo el reproductor de vídeo, podrá reproducir un segmento específico del vídeo. Si está viendo un vídeo principal, puede reproducirlo con el reproductor de vídeo incrustado, o bien reproducir un subclip desde la ficha Subclips. Si está viendo un subclip, la pantalla Detalles de vídeo ofrece la opción de reproducir el segmento del subclip en el reproductor de vídeo incrustado o reproducir el vídeo principal en otra pantalla Detalles de vídeo. Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no es reproducible, el reproductor muestra sólo una representación en miniatura del vídeo. Para reproducir un vídeo desde la pantalla Detalles de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo (principal o subclip) y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Utilice los controles del reproductor de vídeo incrustado para reproducir el vídeo. Si está viendo un subclip de vídeo, puede hacer clic en el enlace Ver vídeo principal para reproducir el vídeo principal. El enlace abrirá la pantalla Detalles de vídeo del vídeo principal en una ventana nueva del explorador. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 202

205 Detalles de vídeo Para establecer los tiempos de las marcas iniciales y finales desde la pantalla Detalles de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Siga uno de estos procedimientos para rellenar los campos Marcar y Desmarcar situados bajo el reproductor de vídeo: a. Utilice los controles para reproducir el vídeo. Mientras el vídeo se reproduce, haga clic en Marcar y Desmarcar para establecer los tiempos de la marca inicial y final, respectivamente. También puede introducir los tiempos manualmente en los campos Marcar y Desmarcar. b. Seleccione la ficha Guión gráfico yunavistadelguióngráfico,yaseavista de página o Vista de zoom. Seleccione las miniaturas que desee que inicien y finalicen el segmento. Haga clic en la opción Marcar y Desmarcar de la miniatura correspondiente. Los campos Marcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeo se rellenan con los tiempos seleccionados. Ahora puede utilizar los controles del reproductor de vídeo para ver el segmento seleccionado del vídeo. Ver un guión gráfico de vídeo En el caso de archivos de vídeo, el guión gráfico ofrece dos vistas, la vista de página ylavistadezoom: Vistadepágina:Losguionesgráficosseordenanenpáginasy,acontinuación,estas páginas se apilan. Hojee las páginas para ver todo el guión gráfico. 203 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

206 Detalles de vídeo Vistadezoom: Los guiones gráficos se apilan en orden y, a continuación, se presentan en una únicapágina.cadafotogramamostradorepresentaunrangode guiones gráficos. Puede ver la secuencia completa al máximo nivel y aumentar la visualizaciónrápidamente(comoenlatabladecontenidodeundvd). Para acercar una sección de las miniaturas, haga clic en el icono de nivel siguiente ( ). Por ejemplo, si selecciona la miniatura 46, la segunda página mostrará las miniaturas 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53. Puede desplazarse por los distintos niveles de las miniaturas del guión gráfico. Para alejarse, haga clic en. Para volver a alejarse hasta el nivel más alto, haga clic en. Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está viendo en este momento: En ambas vistas, la información del código de tiempo SMPTE aparece como un indicador de cada miniatura, si existe tal código de tiempo y si el sistema tiene los medios para calcularlo. Al visualizar los detalles de vídeo de un subclip, el guión gráfico incluye los fotogramas contenidos entre el código de tiempo inicial y final del subclip. Los subclips comparten fotogramas del guión gráfico con el vídeo principal. Para ver un guión gráfico de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo (principal o subclip) y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Seleccione la ficha Guión gráfico. 4. Seleccione Vista de página o Vistadezoom. 5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guión gráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 204

207 Detalles de vídeo Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está viendo en este momento: Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo El guión gráfico de un vídeo suele contener fotogramas redundantes o que no aportan ningún valor al guión gráfico. Puede examinar el guión gráfico del vídeo para eliminar este tipo de fotogramas. De esta forma se reduce el tamaño del guión gráfico (muy recomendable al ver vídeos de gran tamaño) y se puede examinar mejor todo el contenido del vídeo. Para eliminar fotogramas del guión gráfico de un vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Seleccione la ficha Guión gráfico. 4. Desplácese por el guión gráfico para buscar los fotogramas que desea quitar del guión. 5. Seleccione uno o más fotogramas. 6. Haga clic en Eliminar fotogramas. El guión gráfico se actualiza y los fotogramas seleccionados se quitan. Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo De forma predeterminada, la imagen en miniatura que representa a un vídeo se genera a partir del primer fotograma del vídeo. Esta miniatura no suele ser representativa del vídeo. En muchos casos, puede tratarse de un fotograma en negro o contener el logotipo del estudio, distribuidor o realizador del vídeo. Con el guión gráfico puede seleccionar otra miniatura predeterminada que sea más representativa del contenido del vídeo. Los usuarios deben tener al menos el permiso Escribir sobre el vídeo para reemplazar la miniatura de un objeto. 205 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

208 Detalles de vídeo Para anular la miniatura predeterminada de un vídeo 1. Desplácese hasta el archivo de vídeo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Seleccione la ficha Guión gráfico. 4. Desplácese por el guión gráfico para buscar el fotograma que desea seleccionar como miniatura del vídeo. 5. Seleccione un fotograma. 6. Haga clic en Definir miniatura. La pantalla Detalles de vídeo se actualiza y el fotograma seleccionado aparece como la nueva miniatura predeterminada del vídeo. Reproducir un vídeo del guión gráfico Es posible reproducir un vídeo a partir del guión gráfico del vídeo si el archivo está guardado en un almacén de archivos de transmisión. La reproducción del vídeo empieza en el fotograma que se elija. Por ejemplo, si el guión gráfico de un vídeo que dura un minuto contiene 15 fotogramas y cada uno representa 4 segundos, al seleccionar el segundo fotograma del guión gráfico, la reproducción del vídeo comenzará desde el cuarto segundo. Si selecciona el primer fotograma del guión gráfico, el vídeo comenzará desde el principio. Nota: Si tiene dificultades al reproducir un vídeo desde el guión gráfico, puede establecer las preferencias de formato para utilizar una aplicación específica y abrir un tipo de archivo. Consulte Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 40 para obtener instrucciones sobre la configuración de preferencias de formato. Es posible que también tenga que configurar las opciones del navegador para el tratamiento de los tipos de archivo. Consulte la ayuda del navegador para obtener más instrucciones. Para ver un vídeo a partir del guión gráfico 1. Desplácese hasta el archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Seleccione la ficha Guión gráfico. 4. Seleccione Vista de página o Vistadezoom. 5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guión gráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 206

209 Detalles de vídeo Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está viendo en este momento: 6. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico. El reproductor de vídeo incrustado reproduce el vídeo empezando por el fotograma quesehaseleccionado. Ver subclips de vídeo Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcando tiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen todos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclips del vídeo creados por usuarios. Una vez creados, los subclips son objetos normales del repositorio con los que se puede realizar cualquier acción habitual. Aparecen como subclips de un vídeo puesto que tienen relación con el vídeo principal. Esto significa que cuando ve las propiedades de un subclip, aparece una nueva pantalla Detalles de vídeo en la que se muestra toda la información específica de dicho subclip. Para ver subclips de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Seleccione la ficha Subclips. Se muestran todos los subclips del vídeo. Crear subclips de vídeo Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcando tiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen todos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclips del vídeo creados por usuarios. Esta ficha es también el lugar donde se crean nuevos subclips. Una vez creados, los subclips son objetos normales del repositorio con los que se puede realizar cualquier acción habitual. 207 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

210 Detalles de vídeo Con los campos Marcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeo se crean nuevos subclips, con todas sus propiedades y copias. Para crear un subclip, debe tener al menos el permiso Relacionar sobre el vídeo. Para crear un subclip de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Siga uno de estos procedimientos: a. Haga clic en Archivo > Nuevo > Subclip. b. Seleccione la ficha Subclips y haga clic en Nuevo. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo subclip. 4. En la ficha Crear, escriba el nombre, tipo y formato del nuevo subclip. La ubicación de repositorio predeterminada para el subclip es la del vídeo principal. Si desea cambiar la ubicación del subclip, haga clic en Examinar ybusqueunanueva ubicación. Utilice el reproductor de vídeo incrustado para localizar o introducir manualmente los tiempos de la marca inicial (Marcar) yfinal(desmarcar). Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo. Los tiempos de la marca inicial y final se muestran en los campos Código de tiempo de entrada y Código de tiempo de salida de la pantalla Crear nuevo subclip. 5. En la ficha Información, defina la información como desee. Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta, haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Para introducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor obienseleccionarlosenuncuadro Seleccionar delalistay, a continuación, hacer clic en Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir o Bajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. 6. En la ficha Permisos, defina los permisos como desee. 7. Haga clic en Terminar. El nuevo subclip aparecerá en la lista de subclips. Editar subclips de vídeo Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo mediante códigos de tiempo iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen todos los objetos de vídeo derivados del vídeo principal, es decir, todos Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 208

211 Detalles de vídeo los subclips del vídeo creados por usuarios. Además, una vez creados, los subclips tienen su propia pantalla Detalles de vídeo. Para editar un subclip, debe abrir su pantalla Detalles de vídeo. En esta pantalla podrá editar las propiedades y las pistas de texto de un subclip, así como sus códigos de tiempo inicial y final. Esto significa que podrá ampliar o recortar un subclip en función de los códigos de tiempo originales del vídeo principal. Si decide cambiar los códigos de tiempo inicial y final del subclip, se creará una versión del mismo. Las versiones anteriores del subclip (con distintos códigos de tiempo inicial y final) permanecerán en el repositorio. Para editar un subclip, debe tener al menos el permiso Relacionar sobre el vídeo. Para editar un subclipdevídeo 1. Desplácese hasta un subclip de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Edite las propiedades de cualquiera de las fichas de Detalles de vídeo, como las pistas de texto. 4. Para cambiar los códigos de tiempo inicial y final del subclip, siga este procedimiento: a. Seleccione la ficha Información ampliada. b. Haga clic en el enlace Editar códigos de tiempo. Se abrirá el Editor de códigos de tiempo para subclips. c. Utilice el reproductor de vídeo incrustado del vídeo principal para localizar los nuevos tiempos de la marca inicial (Marcar) y final(desmarcar). d. Introduzca manualmente los nuevos tiempos de la marca inicial (Marcar) yfinal (Desmarcar) enloscamposdeleditor de códigos de tiempo para subclips. Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo del Editor de códigosdetiempoparasubclips. 5. Cuando esté satisfecho con los nuevos tiempos de marca inicial (Marcar) yfinal (Desmarcar), haga clic en Aceptar. 6. En el cuadro de diálogo Detalles de vídeo del subclip, haga clic en Guardar. Se guarda el subclip. Si ha asignado nuevos códigos de tiempo al subclip, éste se guardará como una nueva versión. Eliminar subclips de vídeo Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcando tiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen 209 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

212 Detalles de vídeo todos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo principal. Los usuarios crean manualmente todos los subclips. La ficha Subclips es también el lugar donde se eliminan los subclips. Para eliminar un subclipdevídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana. 3. Seleccione la ficha Subclips. Se muestran todos los subclips del vídeo. 4. Seleccione el subclip que desee eliminar. 5. Siga uno de estos procedimientos: a. Haga clic en Archivo > Eliminar subclips. b. Haga clic en Eliminar. Se elimina el subclip. Ver pistas de texto de vídeo Las pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos de un archivo de vídeo. Algunos ejemplos de las pistas de texto que pueden estar disponibles son: Subtítulos Voz a texto Reconocimiento de voz Transcripciones Tipo de toma Anotaciones Descripción de escena En su sistema puede haber otros tipos de pistas de texto disponibles. Laspistasdetexto de los archivos de vídeo se pueden ver en la ficha Pistas de texto de la pantalla Detalles de vídeo. En la ficha Pistas de texto, un filtro desplegable contiene sólo los tipos de pistas de texto disponibles para el vídeo. Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con los datos de la pista de texto. Las pistas de texto se pueden almacenar tanto en el vídeo principal como en los subclips. La pantalla Detalles de vídeo de un subclip muestra las pistas de texto asignadas al Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 210

213 Detalles de vídeo propio subclip o a su vídeo principal, dentro de los límites marcados por el código de tiempo inicial y final del subclip. En el caso de los subclips, las pistas de texto se almacenan de forma predeterminada en el documento del subclip. En el caso de los vídeos principales, las pistas de texto siempre se almacenan en el documento de vídeo principal. Al crear una pista de texto, puede elegir si desea almacenarla en el documento de vídeo principal, de modo que esté accesible para todos los vídeos que contengan el código de tiempo inicial y final de la pista de texto. Para ver las pistas de texto de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo. 3. Seleccione la ficha Pistas de texto. 4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en la lista Clasificación. Se muestran todas las pistas de texto de la clasificación. Crear pistas de texto Las pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de un archivo de vídeo. Todas las pistas de texto se pueden consultar en la ficha Pistas de texto de los Detalles de vídeo. Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con los datos delapistadetexto. Las pistas de texto se pueden crear tanto para el vídeo principal como para los subclips. En el caso de los subclips, las pistas de texto se almacenan de forma predeterminada en el documento del subclip. Al crear una pista de texto para un subclip, puede elegir si desea almacenarla en el documento de vídeo principal, de modo que esté accesible para todos los vídeos que contengan el código de tiempo inicial y final de la pista de texto. Si el sistema se ha configurado para ello, podrá utilizar el siguiente procedimiento para agregar manualmente una pista de texto a cualquier vídeo con detalles de vídeo. Para crear una pista de texto de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo (principal o subclip) y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo. 3. Siga uno de estos procedimientos: 211 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

214 Detalles de vídeo a. Haga clic en Archivo > Nuevo > Pista de texto. b. Seleccione la ficha Pistas de texto yhagaclicennuevo. Aparecerá la pantalla de detalles de pista. 4. En el campo Categoría, introduzca una categoría para la pista de texto. Por ejemplo, Subtítulos. 5. En el campo Texto, escriba el texto de la pista de texto. 6. En los campos Inicio y Terminar, introduzca los códigos de tiempo de inicio y fin, respectivamente. 7. Si la pista de texto que está creando pertenece a un subclip, hay una opción para transferirla al vídeo principal. Seleccione Asignar en el documento de vídeo principal si desea asignar la pista de texto al vídeo principal. 8. Haga clic en Aceptar. La pantalla de detalles de pista se cierra y aparece la nueva pista de texto en la ficha Pistas de texto bajo la categoría elegida. Editar pistas de texto Las pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de un archivo de vídeo. Todas las pistas de texto se pueden consultar en la ficha Pistas de texto de los Detalles de vídeo. Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con los datos delapistadetexto. Puede editar manualmente una pista de texto mediante el siguiente procedimiento. Para editar una pista de texto de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo. 3. Seleccione la ficha Pistas de texto. 4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en la lista desplegable Clasificación. Se muestran todas las pistas de texto de la clasificación. 5. Seleccione la pista de texto y haga clic en Editar. Aparecerá la pantalla de detalles de pista. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 212

215 Detalles de vídeo 6. Edite los campos Categoría, Texto, Inicio o Terminar. 7. Si la pista de texto que está editando pertenece a un subclip, hay una opción para transferirla al vídeo principal. Seleccione Asignar en el documento de vídeo principal si desea asignar la pista de texto al vídeo principal. 8. Haga clic en Aceptar. La pantalla de detalles de pista se cierra y la pista de texto aparece en la categoría elegida, con su nuevainformación. Eliminar pistas de texto Puede eliminar una pista de texto mediante el siguiente procedimiento. Para eliminar una pista de texto de vídeo 1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Detalles de vídeo. Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo. 3. Seleccione la ficha Pistas de texto. 4. Utilice el filtro para localizar pistas de texto específicas que desee eliminar. 5. Seleccione las pistas de texto que desea eliminar y haga clic en Eliminar oenarchivo > Eliminar pistas de texto. 6. Haga clic en Guardar. La lista Pistas de texto se actualizará y las pistas de texto seleccionadas no volverán a aparecer. 213 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

216 Capítulo 15 AgregadodePowerPoint Cuando los archivos de PowerPoint se importan al sistema de Documentum, Media Transformation Server procesa los archivos y genera una copia en formato JPG de cada diapositiva de la presentación. A continuación, cada diapositiva se tratará como un objeto de copia independiente en el repositorio. Esto permite trabajar con las diapositivas de una en una y añadirlas al agregado de PowerPoint. El agregado de PowerPoint es una zona que permite reunir diapositivas de una o más presentaciones de PowerPoint en el repositorio y reagruparlas en nuevas presentaciones. Puede agregar, quitar y ordenar diapositivas desde varias presentaciones de PowerPoint hasta que reúna las que desee en el agregado. A continuación, puede generar una nueva presentación de PowerPoint a partir de las diapositivas que haya reunido en el agregado de PowerPoint, creando así un nuevo objeto de PowerPoint en el repositorio. Precaución: La disponibilidad del guión gráfico y del agregado de PowerPoint depende de que se hayan instalado productos de EMC Documentum en Documentum System y de que se hayan configurado para el repositorio. Sin la presencia de estos productos, no se generarán guiones gráficos para archivos de presentaciones de PowerPoint importados ni estará disponible la función de agregado de PowerPoint. Póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad de guiones gráficos y del agregado de PowerPoint en su instalación de Digital Asset Manager. Para crear una nueva presentación de PowerPoint a partir de diapositivas del repositorio, es necesario seguir este procedimiento por este orden: Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 215 Ver el agregado de PowerPoint, página 216 Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, página 216. Si es necesario, quite las diapositivas que haya decidido no incluir en la nueva presentación de PowerPoint. Buscar presentaciones y diapositivas, página 217. Busque más diapositivas y presentaciones de PowerPoint que agregar al agregado de PowerPoint. Crear una presentación de PowerPoint, página 219. Cree la nueva presentación de PowerPoint a partir de las diapositivas del agregado de PowerPoint. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 214

217 Agregado de PowerPoint Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, página 220. Borre el agregado de PowerPoint de forma que tenga un espacio vacío desde el que comenzar con la nueva presentación que cree. Puede agregar también plantillas de PowerPoint a Digital Asset Manager que pueden usarse al crear una nueva presentación de PowerPoint. Consulte Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint, página 221. Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint Puede seleccionar qué diapositivas agregar viendo el guión gráfico de PowerPoint, o bien agregar a la vez todas las diapositivas de una presentación de PowerPoint seleccionando la presentación completa. Cuando se añade una diapositiva al agregado de PowerPoint, la información que la acompaña procede de la presentación original de la que proviene la diapositiva. Nota: Sólo es posible tener una copia de una diapositiva dada en el agregado de PowerPoint. Por ejemplo, si selecciona añadir al agregado de PowerPoint dos presentaciones que contengan la misma diapositiva, esa diapositiva sólo se agregará una vez. Para añadir diapositivas de una presentación al agregado de PowerPoint 1. Seleccione una o varias presentaciones y elija Editar > Añadir al agregado de PowerPoint. -o- Haga clic en el icono de añadir ( ) situado junto a una presentación individual. Para añadir una selección de diapositivas de una presentación al agregado de PowerPoint 1. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione el icono Propiedades de la presentación o seleccione la presentación y elija Mostrar > Propiedades > Guión gráfico. Seleccione una presentación principal y Mostrar > Relaciones. 2. Seleccione las diapositivas que desee añadir y seleccione Editar > Añadir al agregado de PowerPoint o haga clic en el icono de añadir ( ) de una diapositiva seleccionada. 215 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

218 Agregado de PowerPoint Ver el agregado de PowerPoint Elagregado depowerpoint se puedeveren cualquier momento, incluso si está vacío. Esto permite utilizar la función de búsqueda del agregado de PowerPoint. Para obtener más información acerca de la búsqueda de presentaciones y diapositivas de PowerPoint desde el agregado de PowerPoint, consulte Buscar presentaciones y diapositivas, página 217. Para ver el agregado de PowerPoint 1. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione Mostrar > Agregado de PowerPoint. En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado de PowerPoint: 2. Si lo desea, puede ordenar las diapositivas según uno de los criterios que se enumeran a continuación. La ordenación se aplica a todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, no sólo a las que se muestren en la página actual. Para ordenar las diapositivas, elija una de estas opciones: Título de diapositiva: seordenanporelnombredeladiapositiva. Presentación original: seordenanporelnombredelapresentaciónoriginal de la diapositiva. Propietario: seordenanporelnombredelpropietario. Modificado: se ordenan por la fecha de modificación, de forma ascendente. Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint Se pueden quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, la zona para colocar diapositivas de PowerPoint. Esta operación no quita una diapositiva del repositorio. Para quitar diapositivas del agregado de PowerPoint 1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos: Seleccione Mostrar > Agregado de PowerPoint. En un guión gráfico de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado de PowerPoint: 2. Seleccione las diapositivas que desea quitar del Agregado. 3. Haga clic en Quitar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 216

219 Agregado de PowerPoint Buscar presentaciones y diapositivas Ahora puede utilizar la función Buscar más del agregado de PowerPoint para buscar presentaciones y diapositivas con el fin de añadirlas al agregado de PowerPoint. El botón Buscar más hacequeaparezcalapáginabúsquedaavanzada,conlafichade PowerPoint ya activa. De manera alternativa, puede dirigirse directamente a la página Búsqueda avanzada. Nota: Los objetos de diapositiva que no residan en las ubicaciones elegidas pueden aparecer en los resultados de la búsqueda. Una búsqueda de PowerPoint devuelve cualquier elemento que cumpla con los criterios de la búsqueda en cualquiera de las ubicaciones especificadas, además de cualquier diapositiva relacionada con esos objetos de PowerPoint sin importar dónde se encuentren ubicados. Por ejemplo, se crea una carpeta en la carpeta Cabinets/System/Applications/PPT_Assembly/users/ con el identificador exclusivo del nombre del usuario. Todos los objetos de las diapositivas que cree (es decir, las diapositivas de las presentaciones que importe) se almacenarán en esta carpeta. Estos objetos de diapositivas mantienen una relación con el objeto padre de PowerPoint. Para buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint: 1. AbralapáginaBúsquedaavanzadamedianteunodeestosprocedimientos: En el agregado de PowerPoint, haga clic en Buscar más. En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al botón Buscar y seleccione Avanzada. Se abrirá la página Búsqueda avanzada. 2. Si la ficha PowerPoint aún no está activa, haga clic en ella. 3. En la sección Buscar, seleccione el botón de opción correspondiente al tipo de elemento de PowerPoint que desea buscar: Presentaciones de PowerPoint, Diapositivas de PowerPoint o Ambas. 4. En el campo Contiene, escriba todas las palabras que puedan contener las presentaciones y/o diapositivas que está buscando. 5. En la sección Ubicaciones, puede seleccionar una de las opciones siguientes: Una lista de repositorios y ubicaciones: Permite definir varios repositorios, varias ubicaciones externas, o una combinación de ambos, como ubicaciones de búsqueda. Sólo en la ubicación actual: Con esta opción se busca en el repositorio y el archivador o carpeta que estaba viendo antes de abrir la Búsqueda avanzada o el agregado de PowerPoint. a. Si elige especificar ubicaciones de búsqueda, haga clic en Editar y siga este procedimiento en la pantalla Cambiar orígenes de búsqueda: 217 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

220 Agregado de PowerPoint Para seleccionar uno o más repositorios y agregarlos a las ubicaciones de búsqueda, marque los repositorios en Repositorios disponibles. Haga clic en la flecha correspondiente para agregarlo a la lista de ubicaciones de búsqueda. Introduzca su nombre de usuario y contraseña del repositorio si el sistema se lo solicita. Si marca la casilla de verificación Recordar credenciales la próxima vez?, enelfuturoiniciarásesiónautomáticamente con las credenciales elegidas. Para quitar un repositorio de las ubicaciones de búsqueda, selecciónelo y haga clic en la flecha izquierda. Para seleccionar un archivador o carpeta específicos que agregar a las ubicaciones de búsqueda, desplácese hasta el archivador o carpeta específico en Repositorios disponibles y expanda la jerarquía de árbol hasta encontrar el archivador o carpeta deseado. Marque la casilla de verificación del archivador o la carpeta y haga clic en la flecha correspondiente para agregarlo a la lista de ubicaciones de búsqueda. Introduzca su nombre de usuario y contraseña si el sistema se lo solicita. Si marca la casilla de verificación Recordar credenciales la próxima vez?, enelfuturoiniciará sesión automáticamente con las credenciales elegidas. Para quitar una ubicación de las ubicaciones de búsqueda, selecciónela en la lista y haga clic en la flecha izquierda correspondiente. Para guardar los repositorios, archivadores y carpetas elegidos en los que desee buscar, de forma que siempre estén seleccionados de forma predeterminada para las búsquedas de PowerPoint, marque la casilla de verificación Definir como orígenes predeterminados. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Cambiar orígenes de búsqueda. 6. En la sección Tipo de objeto, seleccioneuntipodeobjetoquesebuscaráenlalista desplegable. 7. Si desea incluir propiedades específicas en la búsqueda, introdúzcalas en la sección Propiedades. Para realizar una búsqueda basada en un valor de propiedad, seleccione una propiedad en la primera lista. En la segunda lista desplegable, seleccione un operador, el cual determina la relación con el valor de búsqueda. En los campos restantes, introduzca los valores de búsqueda. Por ejemplo, para encontrar todas las presentaciones creadas por Juan Santos, puede especificar que la propiedad Autores es Juan Santos, o contiene Santos o empieza por Juan. ) Para realizar una búsqueda basada en propiedades adicionales, haga clic en Agregar otra propiedad y repita estas instrucciones. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar, situado junto a la propiedad que desee quitar. 8. La sección Fecha ayuda a restringir la búsqueda por la fecha en que se realizó una acción específica en la presentación o diapositiva. En la primera lista desplegable, seleccione la acción por la que desee buscar, por ejemplo, Creado o Modificado. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 218

221 Agregado de PowerPoint Seleccione el botón de opción para seleccionar un rango de fechas o un período de tiempo específico. Si selecciona un rango de fechas, seleccione uno de la lista. Si selecciona un período de tiempo específico, introduzca valores De y A para el período de tiempo mediante los botones de calendario. 9. En la sección Tamaño, seleccione un rango del tamaño de archivo por el que buscar en la lista desplegable. 10. La sección Adicional permite seleccionar opciones adicionales para encontrar objetos ocultos o todas las versiones, o bien para incluir las propiedades modificadas recientemente. Los objetos ocultossóloestánvisiblesparalosusuariosconpermisodelecturao escrituraparaesosobjetos.labúsquedamostrarásólolosobjetosparalosquetenga permiso de visualización. Para buscar todas las versiones de un archivo, seleccione Buscar todas las versiones. 11. Cuando haya definido todos los criterios, haga clic en Buscar. Aparecerán los resultados de la búsqueda de PowerPoint. Crear una presentación de PowerPoint En este procedimiento se describe cómo crear una presentación de PowerPoint a partir de diapositivas del agregado de PowerPoint. Al crear una presentación, se puede seleccionar una plantilla que defina el aspecto y estilo de la presentación. (Si precisa información detallada sobre cómo agregar plantillas de PowerPoint al repositorio, consulte Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint, página 221). Si no selecciona ninguna plantilla, las diapositivas de la nueva presentación aparecerán conunfondo vacío y sin un formato específico. Tenga en cuenta que algunas plantillas pueden cambiar el formato de las diapositivas para que encajen con el fondo de la plantilla, no se salgan de la página, etc. En este caso, puede ser necesario editar la nueva presentación mediante Microsoft PowerPoint. El orden de las diapositivas en la nueva presentación de PowerPoint será el orden en que se añadieron al agregado de PowerPoint. Puede cambiar el orden de las diapositivas mediante Microsoft PowerPoint después de crear el archivo de la nueva presentación. Nota: Lasnuevaspresentacionessecreanmediantetodas lasdiapositivasquecontiene actualmente el agregado de PowerPoint. No es posible seleccionar únicamente unas diapositivas específicas en el agregado de PowerPoint para, a continuación, crear una presentación nueva a partir de esas diapositivas. Para crear una presentación nueva 1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos: 219 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

222 Agregado de PowerPoint EnunguióngráficoovistapreviaactivadePowerPoint,hagaclicenelicono Ver agregado de PowerPoint:. Seleccione Mostrar > Agregado de PowerPoint. 2. Si lo desea, seleccione una plantilla en la lista Plantilla. Al seleccionar una plantilla aparecerá una miniatura que la representa. 3. Haga clic en Crear. Aparecerá la pantalla Crear. 4. Seleccione el tipo de documento para la nueva presentación en el campo Tipo. El tipo predeterminado es Documento (dm_document). 5. En el campo Nombre, escriba el nombre de la nueva presentación de PowerPoint. Es necesario. 6. Si lo desea, introduzca valores para Asunto, Palabras clave y Autores. También puede editar el conjunto de permisos y aplicar un ciclo de vida. 7. Elija el destino de la nueva presentación. Las fichas Todo, Suscripciones y Utilizados recientemente corresponden a los nodos del repositorio. Si no selecciona ninguna ubicación, la presentación se guarda en el archivador inicial. 8. Haga clic en Aceptar. Digital Asset Manager crea la nueva presentación de PowerPoint. Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint En este procedimiento se describe cómo borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint. Si no borra el contenido del agregado de PowerPoint, éste permanecerá en las sesiones posteriores. Para borrar el contenido del agregado de PowerPoint 1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos: En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado de PowerPoint: Seleccione Mostrar > Agregado de PowerPoint. 2. Haga clic en Borrar agregado. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 220

223 Agregado de PowerPoint Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint Los administradores del sistema o los usuarios con acceso de administración del sistema son los encargados de agregar al sistema plantillas de PowerPoint para que las utilicen los usuarios al crear presentaciones mediante el agregado de PowerPoint. Si precisa información más detallada acerca del agregado de PowerPoint y el momento en que se aplica una plantilla a una presentación nueva, consulte Crear una presentación de PowerPoint, página 219. Para importar una plantilla y utilizarla en el agregado de PowerPoint 1. Abra el archivador System en el repositorio. 2. Desplácese a Cabinets\System\Applications\PPT_Assembly\Templates. 3. Seleccione Archivo > Importar. Aparecerá la ventana Importar: selección de archivo. 4. Haga clic en Agregar archivos. Aparecerá la ventana Seleccionar archivos. 5. Desplácese hasta el archivo de plantilla de PowerPoint (.POT) que desee importar y selecciónelo. Se mostrarán el archivo y la ruta del archivo en la ventana Archivos seleccionados. 6. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ventana Importar: definición de objeto en la lista Archivos seleccionados. En este punto, tendrá la oportunidad de cambiar el nombre, el tipo o el formato del documento. 7. Para cambiar el nombre, el tipo o el formato del documento, escriba en el campo Nombre y utilice los menús desplegables Tipo y Formato respectivamente. Precaución: En el caso de las plantillas de PowerPoint que agregue aquí, el tipo de documento siempre debe ser dm_document o uno de sus subtipos. El formato siempre debe ser el de plantilla de Microsoft Office PowerPoint. 8. Haga clic en Terminar. Si no se ha desplazado por todas las ventanas de definición de objetos (de cada documento), aparecerá un mensaje advirtiéndole de que, si desea aplicar cambios individuales a los demás archivos, debe recorrer los archivos pertinentes mediante los botones apropiados de la pantalla. 221 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

224 Agregado de PowerPoint La nueva plantilla de PowerPoint que se va a utilizar en el agregado de PowerPoint se importa a la carpeta de plantillas. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 222

225 Agregado de PowerPoint 223 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

226 Capítulo 16 Anotaciones en PDF Este capítulo consta de las siguientes secciones: Información general de anotaciones en PDF, página 224 Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF, página 225 Agregar comentarios a documentos PDF, página 225 Ver los comentarios de documentos PDF, página 226 Información general de anotaciones en PDF Si su organización ha instalado EMC Documentum PDF Annotation Service, podrá almacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Se pueden ver e introducir directamente comentarios en los PDF desde Digital Asset Manager. Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear una versión de un documento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nueva versión. Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otro usuario agrega comentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, a continuación, registra y cambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1 ACTUAL,noveráloscomentariosdelaversión1.0. Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar Digital Asset Manager de modo que abra los Servicios de anotación en PDF al ver un PDF. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 224

227 Anotaciones en PDF Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran al ver un PDF 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. 3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document). 4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf). 5. En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario. 6. Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos (como Microsoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en Paso 4. Ensu lugar, seleccione el formato adecuado. Agregar comentarios a documentos PDF Para agregar comentarios a un documento PDF 1. Desplácese a un documento PDF. 2. SeleccioneeldocumentoyelijaArchivo > Mostrar. Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas yasegúresede que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada. 3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisa más información, consulte la documentación de Acrobat. 4. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send and Receive Comments (Enviaryrecibircomentarios)deAdobe. Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato.xfdf de Acrobat. 225 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

228 Anotaciones en PDF Ver los comentarios de documentos PDF Para ver los comentarios de un documento PDF 1. Desplácese a un documento PDF. 2. SeleccioneeldocumentoyelijaArchivo > Mostrar. Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de IE, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 226

229 Anotaciones en PDF 227 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

230 Relaciones Capítulo 17 Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones Digital Asset Manager puede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas para tener acceso a determinados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Por ejemplo, si varios revisores han escrito notas en un documento y cada anotación tiene una relación con el documento original, el usuario puede acceder a las anotaciones viendo las relaciones del documento. Para ver las relaciones de un elemento 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Elija Mostrar > Relaciones. Para crear una relación entre dos elementos 1. Desplácese hasta el elemento que será el padre y selecciónelo. 2. Haga clic con elbotónderechoenelelementoyseleccioneagregar relación. 3. En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Haga clic en Siguiente. 5. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación. 6. Haga clic en Terminar. Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrar y colocar 1. Desplácese a uno de los elementos. 2. Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del explorador adicional seleccionando Herramientas > Nueva ventana y, a continuación, desplácese hasta el otro elemento. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 228

231 Relaciones 3. Arrastre y coloque el elemento hijo en el elemento padre. 4. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación. 5. Haga clic en Terminar. Para quitar una relación entre dos elementos 1. Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo. 2. Elija Mostrar > Relaciones. 3. Seleccione la relación que va a quitar. 4. Haga clic en Archivo > Quitar relación. 5. Haga clic en Aceptar. 229 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

232 Capítulo 18 Copias y transformaciones En este capítulo se describe lo siguiente: Información general sobre copias y transformaciones, página 230 Ver copias, página 232 Importar copias, página 232 Definir una copia predeterminada para un objeto, página 233 Ver la copia predeterminada, página 234 Anular la miniatura predeterminada de un objeto, página 234 Restablecer copias, página 235 Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 235 Crear copias mediante transformaciones, página 236 Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 238 Ver las propiedades de la transformación guardada, página 239 Información general sobre copias y transformaciones Una copia es una versión alternativa de un archivo o un archivo adicional que puede incluirse con un objeto. Por ejemplo, puede ser una copia de una imagen con un formato diferente o con una resolución distinta. Si un objeto tiene varias copias, Digital Asset Manager designará una de ellas como la principal, que aparecerá en las listas de archivos. Puedevertodaslascopiasdeun archivo haciendo clic en el icono de copias o seleccionando Mostrar > Copias. Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas como una copia, o generar copias de un elemento dentro de Digital Asset Manager. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 230

233 Copias y transformaciones Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar las distintas copias de un archivo con el mismo formato, a cada copia se le debe dar durante la creación una descripción en el campo Descripción de la copia. Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no formarán parte delanuevaversióndelarchivodeformaautomática.sicreaunaversión del objeto, las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, Digital Asset Manager puede generar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones de un archivo si así lo selecciona al crear la copia. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 230 si precisa más información sobre la actualización automática de copias al crear versiones. También puede configurar ciclos de vida de forma que generen una copia en PDF automáticamente en cada estado de ciclo de vida. Para más información, consulte su guía de administración basada en WDK. Una transformación consiste en la conversión automática de un archivo de un aspecto o formato a otro. Las transformaciones permiten transformar automáticamente el aspectoyformatodeunarchivoexistenteparacrearunacopianuevadelobjetoo un nuevo objeto que esté relacionado con el original. Las transformaciones permiten almacenar un archivo en varios formatos, tamaños, orientaciones, etc. Entre los ejemplos de transformación se incluyen las operaciones de cambio de tamaño, volteo, recorte y corrección de colores. Es posible que también pueda transformar un archivo a un formato distinto. Al transformar un archivo se elige una tarea de transformación predefinida o un perfil de transformación y, a continuación, se introducen los parámetros de transformación correspondientes. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concreto dependen del formato del archivo y de los productos de Documentum instalados y configurados para el repositorio. Lastransformacionessólopuedenproducirseenunelementoalmismotiempoyse procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementos transformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación. Precaución: Muchas funciones de copia y transformaciones no están disponibles en todos los productos. Todas las funciones de copias y transformaciones descritas en este capitulo están disponibles en Digital Asset Manager. Sin embargo, al ver los archivos con copias en otras aplicaciones de Documentum, muchas de las funciones que puede utilizar no están disponibles o son diferentes. La disponibilidad de algunas copias y de las funciones de transformación también depende de otros productos instalados enelsistemadocumentum,comolos productos Content Transformation Services de EMC Documentum. Sin la presencia de estos productos, las funciones de copia no estarán disponibles, aunque aparezcan en Digital Asset Manager. Por ejemplo, Media Transformation Services genera 231 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

234 Copias y transformaciones copias en miniatura y de baja resolución de objetos de imagen al importar el objeto original. Pueden generarse otros tipos de copia para otros objetos dependiendo del formato. Si no ha instalado o configurado Media Transformation Services en el repositorio, no se generarán estas copias extra. Las copias sólo pueden generarse en un elemento al mismo tiempo y se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias no estén disponibles inmediatamente tras la importación. También se pueden crear nuevas copias mediante las funciones de transformación de Media Transformation Services. Ver copias Todos los archivos de Digital Asset Manager tienen una página de copias, independientemente de si tienen varias copias primarias. Para ver las copias de un archivo 1. Desplácese hasta un archivo y selecciónelo. 2. Siga uno de estos procedimientos: En la línea del archivo, haga clic en. Seleccione Ver > Copias. Importar copias Puede importar un archivo desde fuera del repositorio para usarlo como una copia nueva en un objeto de repositorio existente. Para importar un archivo desde fuera del repositorio para usarlo como una copia nueva para un archivo del repositorio existente. 1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Importar copia. 3. En el campo Archivo para importar, busque el archivo que desee importar. 4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia si no está seleccionado automáticamente. 5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar este campo para distinguir entre varias copias con el mismo formato. 6. Haga clic en Aceptar. El archivo se importa como una copia de la copia principal. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 232

235 Copias y transformaciones Para importar una copia con la operación de arrastrar y colocar Para utilizar la función de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción correspondiente en las preferencias generales, tal como se describe en Definir las preferencias, página En el repositorio, desplácese al archivo del que desee importar una copia. 2. En el equipo local, desplácese al archivo que se utilizará como una copia nueva. 3. Arrastre el archivo local y colóquelo en el archivo del repositorio. 4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar copia. 5. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia si el formato correcto no aparece automáticamente. 6. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar este campo para distinguir entre varias copias con el mismo formato. 7. Haga clic en Aceptar. El archivo se importa como una copia de la copia principal. Definir una copia predeterminada para un objeto De forma predeterminada, se utiliza el archivo primario de un objeto del repositorio cuando se elige ver el objeto. No obstante, puede seleccionar una copia alternativa de un archivo como la copia predeterminada. Esto permite utilizar una copia independiente de la copia principal para obtener una vista previa del archivo. Por ejemplo, para un archivo de imagen grande y de resolución alta, puede definir una imagen menor y de resolución baja como la copia predeterminada. Con los objetos de vídeo, se puede tomar una pequeña parte del vídeo (subclip) y definirla como la predeterminada, permitiendo obtener una vista previa de una sección breve del vídeo en lugar del archivo principal completo. Puede seleccionar cualquier copia de un archivo como la copia predeterminada. Un archivo sólo puede tener una copia predeterminada. El icono aparece junto a la copia predeterminada. Los objetos de vídeo con una copia predeterminada que se puede transmitir se indican con el icono. Sólo los usuarios con permiso Leer como mínimo podrán seleccionar una copia de vista previa. Para definir la copia predeterminada 1. Desplácese al archivo. 2. Siga uno de estos procedimientos: 233 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

236 Copias y transformaciones En la línea del archivo, haga clic en. Seleccione Ver >Copias. 3. Seleccione la copia que desea establecer como la copia de vista previa. 4. Haga clic con el botón derecho y seleccione Definir como vista previa en el menú contextual. Verlacopiapredeterminada La copia predeterminada (si se ha definido alguna) se indica mediante el icono.siun objeto de vídeo tiene un vídeo que se puede transmitir como la copia predeterminada, se indica mediante el icono. Para ver la copia predeterminada, haga clic en el icono correspondiente. Se abrirá la aplicación correspondiente y se mostrará o reproducirá la copia predeterminada. Si tiene dificultades al reproducir la copia predeterminada de un elemento (audio o vídeo), puede establecer las preferencias de formato para utilizar una aplicación específica y abrir un tipo de archivo. Consulte Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 40 para obtener instrucciones sobre la configuración de preferencias de formato. Es posible que también tenga que configurar las opciones del navegador para el tratamiento de los tipos de archivo. Consulte la ayuda del navegador para obtener más instrucciones. Anular la miniatura predeterminada de un objeto Las miniaturas son información visual del tipo o el contenido de un archivo. Por ejemplo, la miniatura de un archivo de imagen normalmente una copia de menor tamaño y de baja resolución de la imagen. Si se configura para ello, Digital Asset Manager crea miniaturas de nuevos archivos cuando se importan o crean por primera vez en el repositorio. (Las miniaturas nuevas pueden tardar algún tiempo en aparecer). Si no se puede generar una miniatura de baja resolución, la miniatura aparece como una representación del tipo de archivo, utilizando el icono de formato de archivo estándar. Si no se puede enviar ninguna miniatura al navegador o no se puede cargar en él, Digital Asset Manager muestra un icono para representar la miniatura rota. Se puede configurar el icono utilizado para indicar una miniatura rota, pero de forma predeterminada aparece como un icono de documento roto ( ). Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 234

237 Copias y transformaciones Para anular la miniatura predeterminada de un archivo con un guión gráfico, consulte Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa, página 194. Para anular la miniatura predeterminada 1. Seleccione un archivo y seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 2. DesplácesealapropiedadMiniatura. 3. Haga clic en Reemplazar. 4. Seleccione una copia de miniatura alternativa o importe un nuevo archivo que se utilizará como la copia predeterminada. 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Se actualiza la miniatura del archivo. Restablecer copias El restablecimiento de copias permite volver a pasar un objeto por todo el proceso de importación. Esto significa que si las copias previstas no se pueden generar copias durante el registro,osisehacreadounaversióndeunobjeto,tienelaopciónde regenerar copias predeterminadas del archivo actual. Se incluyen miniaturas, copias de baja resolución y cualquier tipo de guión gráfico, si procede. El archivo original y cualquier copia que se haya generado manualmente durante la vida de un archivo, permanecerán intactos, a menos que la copia se haya definido para transformarsecadavezquesecreeunaversióndelobjeto.siésteeselcaso,sevolverá arealizarla transformación y se agregará como una copia al objeto, sustituyendo a la copia anterior. Nota: Debe tener los productos de Content Transformation instalados y configurados para el repositorio para generar copias en la importación. Para restablecer las copias de un objeto 1. Desplácese hasta el archivo para el que desee restablecer las copias y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Restablecer copias. Transformar documentos al formato PDF o HTML Digital Asset Manager utiliza productos Content Transformation Services de EMC Documentum para ofrecer la funcionalidad de transformación de documentos en formatos PDF o HTML. Cuando se selecciona un documento para transformarlo 235 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

238 Copias y transformaciones al formato PDF o HTML, la solicitud se envía a una cola en la que espera a que la procese el producto Content Transformation Services. Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuando se completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, en la lista de copias del objeto. Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum que tenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML con opciones. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 236 y Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 238 si precisa más información. Para transformar un documento al formato PDF o HTML 1. Desplácese hasta el documento que desee transformar a PDF o HTML y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo principal u otra copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Copia PDF o Herramientas > Transformar >CopiaHTML. 3. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. Crear copias mediante transformaciones Digital Asset Manager utiliza productos de Content Transformation Services de EMC Documentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformar archivos y crear nuevas copias. Puede ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. También aparece un indicador junto a los archivos que tienen solicitudes de transformación. Un indicador amarillo ( ) indica que el archivo tiene una solicitud de transformación pendiente. Un indicador verde ( )indicaquese está procesando actualmente una solicitud de transformación. Un indicador rojo ( ) indica que ha fallado una solicitud de transformación. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un error en una transformación, también recibirá una notificación en la bandeja de entrada. Precaución: No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 230 si precisa más información sobre copias y transformaciones. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 236

239 Copias y transformaciones Este procedimiento describe cómo crear una copia de un archivo mediante transformación. Para crear una copia nueva mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos 3. Aparecerá el asistente de transformación. Sigaesteprocedimiento: a. En la pantalla Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. b. Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. c. En la ficha Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic en Siguiente. d. Aparecerá la pantalla Definición de copia. Puede introducir un nombre para la copia en el campo Nombre de la copia. Si para cualquiera de los archivos seleccionados existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripción de la copia. Nota: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tantoelnuevoarchivocomoelexistente,hagaclicenno. Si selecciona No, tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de que haya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre y formato. Seleccione Guardar transformación si desea que esta transformación se realice automáticamentecadavezquesecreeunaversióndelarchivoprincipal. Seleccione Definir como predeterminado si desea establecer esta copia como la predeterminada para el objeto. e. Haga clic en Terminar. 4. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. 237 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

240 Copias y transformaciones Crear objetos relacionados mediante transformaciones Digital Asset Manager utiliza productos de Content Transformation Services de EMC Documentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformar archivos y crear nuevos objetos relacionados. Puede ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. Aparece un indicador junto a los archivos que tienen solicitudes de transformación. Un indicador amarillo ( ) indica que el archivo tiene una solicitud de transformación pendiente. Un indicador verde ( ) indica que se está procesando actualmente una solicitud de transformación. Un indicador rojo ( ) indica que ha fallado una solicitud de transformación. Cuando una transformación haya terminado, o si se produceunerrorenunatransformación,tambiénrecibiráunanotificaciónenla bandeja de entrada. Precaución: No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 230 si precisa más información sobre copias y transformaciones. Este procedimiento describe cómo usar un perfil de transformación para crear un objeto relacionado. Para crear un nuevo objeto relacionado mediante transformación: 1. Desplácese al archivo que desea transformar para crear un nuevo objeto relacionado y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos. Aparecerá el asistente de transformación. Sigaesteprocedimiento: 3. En la pantalla Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 4. Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 5. En la ficha Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 238

241 Copias y transformaciones 6. En la ficha Nueva definición de objeto puede introducir las propiedades del nuevo objeto. El único atributo obligatorio es el nombre del objeto. Siga este procedimiento: a. Introduzca un nombre para el nuevo objeto. El nombre de archivo padre se introduce de forma predeterminada. b. Introduzca un título para el objeto. c. Seleccione un tipo de objeto. d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para el objeto. Se utiliza el del padre de forma predeterminada. e. Haga clic en Editar para aplicar un ciclo de vida al objeto. f. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones: Igual que el archivo padre La opción se selecciona de manera predeterminada. El nuevo objeto se colocará en la misma ubicación de archivador o carpeta que el objeto original. Nueva ubicación Para ello, es necesario seleccionar una nueva ubicación. g. Seleccione Guardar transformación si desea realizar esta transformación cada vez que se cree una versión del objeto principal. 7. Haga clic en Terminar. La solicitud de transformación se envía al servidor. Cuando termina la transformación, se envía una notificación a la bandeja de entrada. Ver las propiedades de la transformación guardada Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se haya configurado la realización de una transformación cada vez que se cree una versión del objeto. Esta opciónsepuededefiniralcrearunacopianuevaounnuevoobjetoatravés de la transformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con el documento de origen. Al crear una versión del documento de origen, la transformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetros que la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidor apropiado para su procesamiento. Las propiedades de la transformación muestran todas las transformaciones guardadas queseaplicaránaundocumentocadavezquesecreeunaversióndelmismo. Para ver las propiedades de la transformación: 1. Desplácese hasta el elemento cuyas propiedades de transformación desee ver. 239 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

242 Copias y transformaciones 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Transformación. Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformación seleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento, indicando el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, el formato de salida y si el resultadoesunacopiaounobjetorelacionado. 3. Haga clic en el enlace de la transformación en la columna Nombre para mostrar los parámetros de la transformación. Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las distintas transformaciones guardadas para un objeto que utilizan el mismo perfil de transformación. Para dejar de aplicar las transformaciones automáticas cada vez que se cree una versión del objeto, seleccione Quitar junto a la transformación guardada. Para aplicar inmediatamente una transformación guardada sin esperar otra versión, seleccione Aplicar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 240

243 Copias y transformaciones 241 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

244 Capítulo 19 Colecciones En esta sección se describen los siguientes temas: Información general sobre colecciones, página 242 Agregar contenido a colecciones, página 243 Crear nuevas colecciones, página 244 Ver el contenido de una colección, página 245 Ordenar el contenido de una colección, página 245 Reproducir el contenido de un depósito de vídeo, página 246 Copiar copias a otras colecciones, página 247 Agregar colecciones a sus colecciones favoritas, página 247 Quitar colecciones de sus colecciones favoritas, página 247 Seleccionar y crear copias alternativas en una colección, página 248 Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de una colección, página 250 Descargar colecciones, página 252 Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como), página 253 Ver las descargas activas, página 255 Ver colecciones en otros productos de Documentum, página 255 Información general sobre colecciones Las colecciones son áreas de contención para el contenido que haya encontrado mediante la exploración o mediante búsquedas. Permiten revisar el contenido de una colección, quitar artículos y acotar los elementos elegidos. Al final podrá disponer de una pequeña colección de contenido útil. Puede examinar más detenidamente cada elemento de una colección si descarga su copia primaria. No resulta práctico descargar individualmente la colección completa, tiene Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 242

245 Colecciones la opción de descargar la colección completa como un archivo comprimido. También puede realizar transformaciones en una colección antes de descargarla. Las colecciones se pueden elaborar específicamenteparalacreacióndevídeo. Los depósitosdevídeosehandiseñadoparaelprocesamientodecontenidobasadoenel tiempo. Sin embargo, el contenido de un depósito de vídeo no está restringido a vídeos. Puede utilizar el depósito de video para construir materiales y componentes basados en el tiempo como archivos de texto, xml, audio e imágenes. El depósito de vídeo incluye un reproductor de vista previa que inicia y reproduce su contenido. Los archivos que no se pueden reproducir (por ejemplo, los de texto), se omiten. El reproductor predeterminado es QuickTime. Los subclips de vídeo se pueden agregar a una colección de depósito de vídeo. Como no presentan contenido de vídeo real sino sólo una referencia al contenido del padre, este último es el que se utiliza siempre cuando se reproduzca o se descargue el depósito de vídeo. Las colecciones se pueden agregar al nodo Colecciones favoritas para que pueda tener acceso a ellas con mayor facilidad y rapidez. Todas las colecciones siguen el modelo de seguridad de Documentum como los demás objetos de Documentum. Nota: Una colección es diferente del portapapeles de Documentum. Las colecciones contienen copias específicas que haya elegido para examinarlas más adelante, mientras que el portapapeles puede contener la referencia a un objeto completo. Las colecciones también permiten llevar a cabo transformaciones en las copias seleccionadas dentro de la colección y descargarla en otra ubicación. Nota: La disponibilidad de la funcionalidad de archivos de vídeo depende de la instalación y la configuración de otros productos de Documentum instalados en el sistema Documentum. Sin la presencia de estos productos, no se extraen ni generan detalles de vídeo para los archivos de vídeo importados. Póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad de la funcionalidad para vídeo en su instalación de Digital Asset Manager. Agregar contenido a colecciones El contenido se puede seleccionar y agregar a una colección desde cualquier lugar dentro del repositorio. Cuando elija agregar contenido a una colección, se le ofrecerá una selección de colecciones en el repositorio en los que tiene el acceso adecuado. Normalmente, a la colección se agrega la copia primaria de un objeto del repositorio. Si selecciona una copia específica de una lista de copias, sólo se agregarán a la colección las copias específicas. 243 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

246 Colecciones Nota: Los elementos no se pueden agregar a una colección cuando ésta está bloqueada por otro usuario. Para agregar contenido a una colección: 1. Desplácese a los elementos en una lista de archivos o de copias y seleccione uno ovarios. 2. Seleccione Colección > Agregar a la colección En la pantalla Elegir una colección, seleccione una colección para agregarle los elementos y haga clic en Aceptar. Crear nuevas colecciones De manera predeterminada, cualquier usuario tiene la capacidad para crear una colección nueva siempre que tenga permiso para crear elementos nuevos en la ubicación actual. Los usuarios administradores pueden restringir la creación de colecciones a determinados usuarios, grupos o roles. Por lo tanto, si no puede crear una colección nueva utilizando el procedimiento siguiente, póngase en contacto con el administrador del sistema para solicitar acceso a esta función. Para crear una colección nueva: 1. Desplácese al repositorio en el que desee crear la colección o a los elementos en una lista de objetos o de copias. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Colección. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva colección: Crear. 3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: Nombre: elnombre de la colección nueva. Tipo: el tipo de colección. Seleccione Colección estándar o Depósito de vídeo. Es posible que haya varios subtipos disponibles para cada tipo de colección. 4. Haga clic en Mostrar opciones para ampliar la lista de opciones. 5. Seleccione Agregar a mis colecciones favoritas si desea agregar la nueva colección a sus colecciones favoritas de manera automática. La opción se selecciona de manera predeterminada. 6. Seleccione Suscribirse a esta colección si desea agregar la nueva colección a sus suscripciones. 7. Seleccione la ficha Información e introduzca otras propiedades según desee. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 244

247 Colecciones 8. Seleccione la ficha Permisos y modifique los permisos de la colección como desee. Aquí es donde puede optar por compartir la colección con otros usuarios y grupos. 9. Haga clic en Terminar para completar la creación y cerrar el cuadro de diálogo. La nueva colección se agregará al repositorio dentro de la carpeta actual. Ver el contenido de una colección Las colecciones funcionan de forma similar al resto de objetos de Documentum. Una vez se encuentre la colección, tan sólo hay que seleccionarla para verla. El contenido de la colección aparecerá en la lista de archivos. Desde aquí puede gestionar el contenido de la colección o descargar el contenido. Si lo desea, puede utilizar la opción de menú Colección > Ver colección... para buscar una colección en el repositorio. La vista de la colección contiene una lista de copias. El mismo objeto puede aparecer más de una vez en la lista, lo que permite especificar más de una copia de cada objeto. Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad. El icono contendrá uno de los siguientes indicadores, en función de su disponibilidad: Laviñetaverde ( )indicaquelacopiaseleccionadaexisteenelrepositorioyque está disponible. La viñeta amarilla ( ) indica que la copia seleccionada no existeaún en el repositorio. El formato estará disponible pendiente de una transformación. Laviñetaroja( ) indica que la copia seleccionada no existe en el repositorio y que el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación. Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado debería aparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiar únicamente tras realizar solicitudes de transformación. Ordenar el contenido de una colección Se puede ordenar el contenido de una colección. Para establecer cómo desea almacenarlo o reproducirlo (en el caso de una colección de depósito de vídeo). Cuando cambia la composición de la colección (es decir, cuando se agregan o quitan elementos), el orden del contenido se ajusta en consecuencia. Los elementos agregados se colocan al final de la colección. La eliminación de elementos hace que los demás suban tantos lugares como elementos se hayan eliminado. Cuando un usuario entra en la pantalla Reordenar elementos de colección, la colección sebloqueaparaquenadiemáspuedacambiarsuestructura. 245 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

248 Colecciones Nota: El contenido de una colección no se puede ordenar cuando ésta está bloqueada por otro usuario. Para ordenar el contenido de una colección: 1. Desplácese a una colección y selecciónela. 2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos. 3. Seleccione Colección > Ordenar > Reordenar elementos. Aparecerá el cuadro de diálogo Reordenar elementos de colección. 4. Con los botones Arriba y Abajo, coloque el contenido de la colección en el orden en el que desea que se almacenen o se reproduzcan (para depósitos de vídeo). 5. Haga clic en Aceptar. 6. Si utiliza el atributo de columna como mecanismo para ordenar una colección, puede restaurar el orden predeterminado de la colección en la vista. Seleccione Colección > Ordenar > Ver orden. Se establecerá el orden predeterminado de la colección y se actualizará la vista. Reproducir el contenido de un depósito de vídeo El contenido de un depósito de vídeo se puede enviar como lista de reproducción a un reproductor de transmisión estándar (QuickTime) que lo reproduce en el orden especificado en la colección. El contenido basado en el tiempo que no se puede transmitir se omite. Si hay alguna imagen en el depósito de vídeo, éstas se pueden incluir en la lista de reproducción como imágenes fijas. Para reproducir el contenido de un depósito de vídeo, éste debe poder transmitirse. Asimismo, se debe instalar un servidor de transmisión en el sistema de Documentum. Para reproducir el contenido de un depósito de vídeo: 1. Desplácese hasta el depósito de vídeo que desee ver y selecciónelo. 2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos. 3. Haga clic en Colección > Reproducir vista previa. Se abrirá un reproductor QuickTime en el que se reproducirá el contenido de vídeo y cualquier imagen en el orden seleccionado. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 246

249 Colecciones Copiar copias a otras colecciones Las copias de objetos de una colección se pueden copiar en otras colecciones utilizando elmismoprocedimientoqueseempleaconotrascopiasdeobjeto.delmismomodo, puede agregar el mismo objeto a la colección actual más de una vez. Para copiar una copia en otra colección: 1. Desplácese a una colección y selecciónela. 2. Seleccione Colección > Agregar a la colección En la pantalla Elegir una colección, seleccione una colección para agregarle los elementos y haga clic en Aceptar. Agregar colecciones a sus colecciones favoritas Para ayudarle a buscar con rapidez colecciones que utiliza con frecuencia, puede seleccionar cualquier colección a la que tiene acceso de lectura y agregarla a sus colecciones favoritas. LascoleccionesquecreesepuedenagregarautomáticamentealnodoColecciones favoritos tras su creación mediante la casilla de verificación del cuadro de diálogo Nueva colección: Crear. De forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas por repositorio. El administrador del sistema puede configurar este límite. Para agregar una colección a sus colecciones favoritas desde una lista de archivos: 1. Desplácese hasta una o más colecciones y selecciónelas. 2. Seleccione Colección> Agregar colecciones a favoritos. Quitar colecciones de sus colecciones favoritas De forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas por repositorio. El administrador del sistema puede configurar este límite. Puede quitar una colección de sus colecciones favoritas si ha terminado de trabajar con ella. Esta operación no quita ni elimina la colección del repositorio. Solamente quita la colección de su nodo Colecciones favoritas de acceso rápido. 247 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

250 Colecciones Para quitar una colección de las colecciones favoritas: 1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas para ver todas sus colecciones favoritas. 2. Seleccione una o más colecciones. 3. Seleccione Colección > Quitar colecciones de favoritos. Seleccionar y crear copias alternativas en una colección Unavezhayaagregadounacopiadeobjetoaunacolección,puedecambiarlacopia del objeto que está realmente incluida en la colección. Por ejemplo, si ha seleccionado una copia en formato GIF de una imagen, pero en su lugar prefiere tener la copia de la imagen en formato JPEG, puede seleccionar el formato JPEG mediante el asistente de Seleccionar formato o a través de la página Copias si ya existe una copia JPEG. Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad: La viñeta verde ( ) indica que el contenido seleccionado existe en el repositorio yqueestádisponible. Laviñetaamarilla ( ) indica que el formato seleccionado no existe aún en el repositorio. El formato estará disponible pendiente de una transformación. Laviñetaroja( )indicaqueelformatoseleccionadonoexisteenelrepositorioyque el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación. Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado debería aparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiar únicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones. Nota: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una colección creará únicamente copias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no es posible. Para crear un objeto relacionado, consulte Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 238. Para seleccionar los formatos de varios elementos en una colección, consulte Seleccionar ycrearcopias alternativas para varios elementos de una colección, página 250. Para seleccionar o crear una copia alternativa de un elemento en una colección: 1. Desplácese a la colección y examine su contenido. 2. Seleccione un elemento de la colección y haga clic en Seleccionar formato. 3. Aparece el asistente de Seleccionar formato con una lista de todos los formatos de transformación que son posible para el formato de copia actual. 4. Seleccione el formato de copia que desee en la colección y haga clic en Siguiente Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 248

251 Colecciones 5. Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección del formato seleccionado. Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento se mostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Sielformatoseleccionadonoexisteenel repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una transformación, el estado de ese elemento se muestra en rojo ( ). 6. Siga uno de estos procedimientos: Si el formato seleccionado tiene un estado de color verde ( ), haga clic en Aceptar ydiríjase al Paso 11. Si el formato seleccionado tiene un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente y diríjase al paso siguiente para realizar una transformación al formato de copia seleccionado. Haga clic en el enlace Quitar juntoaunresumendeestadoparaquitarelformato seleccionado 7. Aparecerá elasistentedetransformación. 8. Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formato seleccionado, en la ficha Seleccionar transformación se muestran el archivo seleccionado y las transformaciones disponibles para ese archivo. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 9. Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 10. Aparecerá la fichadefinición de copia. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripción de la copia. Introduzca una descripción en el campo Descripción de la copia y haga clic en Terminar. Nota: Si se leadviertedequeyaexisteunarchivoconelmismoformatoy descripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantenertantoelnuevoarchivocomoelexistente,hagaclicenno. Si selecciona No, tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de que haya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre y formato. 249 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

252 Colecciones 11. Volverá a la vista Colección en la que se actualiza el estado del elemento o se muestra el nuevo formato decopia. Para seleccionar una copia alternativa de un elemento en una colección mediante una listadecopias: 1. Desplácese a la colección y examine su contenido. 2. Seleccione el icono de copias ( ) para un elemento de la colección. 3. Se mostrará una lista con todas las copias que actualmente pertenecen al objeto primario. Esto limita la selección de formato a los formatos de copia que existan actualmente. 4. Seleccione el formato de copia que desee en la colección y haga clic en Aceptar. La colección se actualiza con la copia seleccionada. Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de una colección Puede optar por seleccionar un formato alternativo para varias copias de una colección. Si el formato quedeseanoexisteenelrepositorio,puedetransformarlasaotroformato mediante el asistente de transformación. Por ejemplo si su colección consta de tres imágenes BMP, dos imágenes TIFF y cuatro GIF, puede seleccionar todas las imágenes y hacer que estén disponibles en el formato JPEG. Si ya existe una copia en el formato seleccionado, estará disponible automáticamente. Si una copia no existe aún en el formato seleccionado, puede iniciar una solicitud de transformación que se enviará al servidor hasta que sea procesada. Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad: La viñeta verde ( ) indica que el contenido seleccionado existe en el repositorio yqueestádisponible. Laviñetaamarilla( ) indica que el formato seleccionado no existe aún en el repositorio. El formato estará disponible pendiente de una transformación. Laviñetaroja ( )indicaqueelformatoseleccionadonoexisteenelrepositorioyque el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación. Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado debería aparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiar únicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones. Nota: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una colección creará únicamente copias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no es Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 250

253 Colecciones posible. Para crear un objeto relacionado, consulte Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 238. Para seleccionar una copia alternativa de varios elementos en una colección: 1. Desplácese a la colección y examine su contenido. 2. Seleccione varios elementos y haga clic en Seleccionar formato. 3. Aparecerá el asistente de Seleccionar formato con los elementos seleccionados y los formatos posibles para los formatos actuales. 4. Seleccione el formato de copia alternativo que desee en la colección para los elementos seleccionados y haga clic en Siguiente. 5. Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección del formato seleccionado. Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento se mostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Sielformatoseleccionadonoexisteenel repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una transformación, el estado de ese elemento se muestra en rojo ( ). 6. Siga uno de estos procedimientos: Sitodosloselementos tienen un estado de color verde ( ), haga clic en Aceptar y diríjase al Paso 11. Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente y diríjase al paso siguiente para realizar una transformación sobre la copia seleccionada. Haga clic en el enlace Quitar juntoaunresumendeestadoparaquitarelformato seleccionado. 7. Aparecerá el asistente de transformación. 8. Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formato seleccionado, en la ficha Seleccionar transformación se muestran los archivos seleccionados y las transformaciones disponibles que se pueden aplicar a todos esos archivos. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 9. Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 10. Aparecerá la pantalla Definición de copia. 251 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

254 Colecciones Si para cualquiera de los archivos seleccionados existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripción de la copia. Introduzca una descripción en el campo Descripción de la copia y haga clic en Terminar. Nota: Siseleadviertedequeyaexisteunarchivoconelmismoformatoy descripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tanto el nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si selecciona No, tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de que haya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre y formato. 11. Volverá a la vista Colección en la que se actualizará el estado de los elementos o se mostrarán las nuevas copias. Descargar colecciones Una descarga permite descargar toda la colección como archivos individuales o como un archivo zip (en formato de Windows o de Macintosh). Precaución: Sólo puede descargar una colección si todos sus elementos tienen un estado de color verde ( ), que indica que están disponibles en el repositorio. Para seleccionar copias alternativas de elementos en la colección para descargarlas, consulte Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como), página 253. Para descargar una colección: 1. Desplácese a la colección y examine su contenido. 2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos y seleccione Colección > Descargar. 3. Seleccione un formato para descargar la colección y haga clic en Aceptar. 4. Seleccioneunnombreyubicaciónparaelarchivooarchivos. 5. Haga clic en Aceptar oenguardar. Se guardan los archivos de colección o archivo zip en la ubicación seleccionada. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 252

255 Colecciones Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como) La función Descargar como le permite combinar una descarga de colección (consulte Descargar colecciones, página 252) con una solicitud de transformación (consulte Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de una colección, página 250), para que de esta forma pueda especificar el formato deseado de los archivos que desea descargar en el equipo. La colección de Descargar como se almacena en una colección temporal de manera automática cuando elige transformar los elementos. Las colecciones temporales evitan que resulte afectada la colección original con cambios requeridos para las transformaciones solicitadas. Las colecciones temporales están disponibles en la carpeta Descargas activas. Puede comprobar el estado de una colección si vuelve a mostrarla en cualquier momento. La colección temporal recibe automáticamente el nombre de la colección con el prefijo Descarga de: antes del nombre. Por ejemplo, si descarga una colección denominada Fotografías de aerolíneas, el nombre de la colección temporal sería Descarga de: Fotografías de aerolíneas. Para descargar una colección con transformaciones: 1. Desplácese a la colección y examine su contenido. 2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos y seleccione Descargar como. 3. Aparecerá el asistente de Descargar como con los elementos seleccionados y los formatos posibles para los formatos actuales. 4. Seleccione el formato que desee para el contenido de la colección y haga clic en el enlace Siguiente. 5. Aparece la página Confirmar formato mostrando la disponibilidad de la selección del formato seleccionado. Si los elementos ya tienen una copia de ese formato,elestadodedichoselementos se mostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para dichos elementos se muestra en amarillo ( ). Sielformatoseleccionadonoexisteenel repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una transformación para el elemento, el estado del mismo se muestra en rojo ( ). 6. Siga uno de estos procedimientos: Sitodoslos elementos tienen un estado de color verde ( ), haga clic en Descargar y diríjase al Paso Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

256 Colecciones Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente y diríjase al paso siguiente para realizar una transformación sobre el formato seleccionado. Haga clic en el enlace Quitar juntoaunresumendeestadoparaquitarelformato seleccionado. 7. Aparecerá el asistente de transformación. 8. Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formato seleccionado, enlafichaseleccionar transformación se muestran los archivos seleccionados y las transformaciones disponibles que se pueden aplicar a todos esos archivos. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 9. Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 10. Puede aparecer la ficha Definición de copia. Si para cualquiera de los archivos seleccionados existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripción de la copia. Introduzca una descripción en el campo Descripción de la copia y haga clic en Siguiente. 11. Se mostrará un aviso indicando que se ha enviado la solicitud de transformación al servidor. Haga clic en Terminar. Pasará automáticamente a la página Descarga activa donde puede ver el estado de las transformaciones. Puede volver a la página Descargaactivaencualquiermomento mediante el menú Colección. Cuando se completen todas las transformaciones (Descarga activa tenga un estado de color verde ), la colección estará lista para descargarse. Nota: La selección Descarga activa es una colección temporal. Una colección temporal permite evitar que los cambios requeridos para la descarga afecten a la colección original. 12. Cuando esté listo para descargar la colección, marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos y haga clic en Descargar. 13. Seleccione un formato para descargar la colección. 14. Marque la casilla de verificación si desea eliminar la colección de la descarga activa (colección temporal) cuando se haya descargado correctamente. La opción se selecciona de manera predeterminada. 15. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 254

257 Colecciones 16. Seleccioneunnombreyubicaciónparaelarchivooarchivosenelcuadrodediálogo Guardar como. 17. Haga clic en Aceptar oenguardar. Se guarda la colección en la ubicación seleccionada. Ver las descargas activas Al realizar una operación Descargar como, se pueden crear descargas activas. Son descargas en las que las transformaciones no están disponibles o pendientes de algunos elementos de la colección. Las descargas activas se guardan como colecciones temporales. Las colecciones temporales evitan que resulte afectada la colección original con cambios requeridos para las transformaciones solicitadas. A las descargas activas se les asigna el nombre de la colección con el formato seleccionado yselesantepone Descarga de:. Por ejemplo, si descarga una colección denominada Fotografías de aerolíneas y la transforma en archivos PICT, el nombre de la colección temporal sería Descarga de: Fotografías de aerolíneas. Para ver las descargas activas: 1. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione el nodo Colecciones favoritas y elija el enlace Descargas activas. Seleccione Colección > Ver descargas activas. Ver colecciones en otros productos de Documentum Las colecciones se pueden ver en otras aplicaciones de Documentum, como Webtop. Sin embargo, la funcionalidad de las colecciones sólo está disponible en Digital Asset Manager. Esto quiere decir que las colecciones aparecerán igual que cualquier otro objeto de Documentum en aplicaciones que no sean Digital Asset Manager. 255 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

258 Capítulo 20 Programación En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Información general sobre programaciones, página 256 Reglas de programación, página 257 Crear una programación, página 259 Editar una programación, página 260 Editar reglas de programación, página 260 Quitar una programación de un elemento, página 261 Eliminar una programación, página 261 Información general sobre programaciones Una programación determina las selecciones o acciones disponibles en situaciones concretas. La creación de una programación ofrece una forma de reducir las opciones de pantalla para las opciones que sean relevantes para la tarea del usuario en la situación concreta. Unaprogramaciónseasignaaunelementodeterminadooaunconjuntodeelementos. Por ejemplo, se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios. O se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios cuando se combina con una ubicación de carpeta concreta. El elemento o conjunto de elementos se denomina alcance de la programación. El alcance asignado a cada programación debe ser único. Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las selecciones o las acciones disponibles en un área funcional específica. Por ejemplo, una regla puede determinar los ciclos de vida disponibles, las acciones disponibles o el texto de autocompletar disponible. Para obtener una lista de las áreas funcionales para las que puede crear reglas, consulte Reglas de programación, página 257: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 256

259 Programación Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivos que se han creadoenlacarpeta,sinotambiénalosarchivosqueseimportanalacarpeta. Por ejemplo, después de importar un archivo a una carpeta que permita sólo la aplicación de Ciclo de vida A, el usuario no podrá aplicar Ciclo de vida B a dicho archivo. Lasreglasdeprogramaciónnodesciendenalassubcarpetas. El orden de predeterminado de prioridad para aplicar las programaciones es el siguiente: una programación para una ubicación tiene mayor prioridad y, después, una programación para un usuario, para un rol y para un tipo de objeto. Es posible que varíen las instalaciones personalizadas. Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración / Programación. Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionar seguridad. Reglas de programación Consulte Tabla 17, página 257 para obtener una explicación de las funciones que se pueden asignar a una programación. Tabla 17. Reglas de programación Regla de programación Permisos Formatos Tipos Descripción Los conjuntos de permisos que se pueden asignar a un elemento. Los formatos de archivo que se pueden asignar a archivos nuevos, importados o registrados. Puede que también haya disponiblesformatosadicionalesbasados en la extensión del archivo. Los tipos de objetos de repositorio que se pueden asignar a archivos nuevos o importados. Todos los elementos de un repositorio tienen un tipodeobjetoasociado. El tipo de objeto define las características del elemento. Por ejemplo, hay un tipo de objeto para documentos, otro para carpetas y un tercero para mensajes de correo electrónico. La organización 257 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

260 Programación Regla de programación Grupos Flujos de trabajo Ciclos de vida Plantillas Acciones Atributo Descripción puedecrear,además,tiposdeobjeto personalizados. Los filtros disponibles para restringir la lista de usuarios o grupos de una lista de selección para un conjunto de permisos o flujo rápido. Las plantillas disponibles para iniciar un nuevo flujo de trabajo. Los ciclos de vida disponibles para asignar al archivo. Tenga en cuenta que cuando un usuario asigna un ciclo vital aunarchivo, la lista de ciclos vitales disponibles quizás se limite más por el tipo de objeto de archivo. Las plantillas disponibles para crear nuevos archivos. Tenga en cuenta quecuandounusuarioseleccionauna plantilla para crear un nuevo archivo, la lista de plantillas quizás se limite más poreltipoyformatodelarchivoqueel usuario va a crear. Los elementos de menú, botones de herramientas, enlaces de acciones y botones de acciones disponibles. Los valores predeterminados de una propiedad cuando se crea o enlaza un archivo. Esta configuración sigue estas reglas: Si una propiedad tiene un único valor que ya está definido, el valor existente no se sustituye. Si la propiedad tiene varios valores, se agrega el valor especificado. Si el diccionario de datos no permite el valor, éste no se define.si el conjunto de valores de atributo automático deja de estar sincronizado con el diccionario de datos,elusuarioveráelconjuntode valores del diccionario de datos. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 258

261 Programación Regla de programación Exploración Descripción Si esta configuración se aplica a una carpeta, se aplica a todos los archivos importados a ésta. Cuando se modifica una programación, los cambios sólo se aplican a los elementos recién creados. Si esta configuración se aplica a un usuario, rol o grupo, se aplica a todos los archivos creados por ese usuario o usuarios de ese rol o grupo. No pueden tener valores de programación: el atributo object_name, el atributo a_content_type y los atributos de sólolectura.siunatributo es de sólo lectura debido al ciclo de vida yelestadoactualesdeunelemento, no se establecerá el valor de atributo automático. Los atributos de programación se limitan estos tipos: cadena, entero y doble. Para la importación, si todos los valores de atributo obligatorios están establecidos mediante la programación de atributo automático, la importación es silenciosa después de que el usuario seleccione los archivos para importar. Los nodos del repositorio disponibles. Esto sólo se aplica cuando la programación está asignada a un usuario, grupo o rol. Al seleccionar esta regla, se eligen los nodos de repositorio disponibles y también se designa el nodo que será el primero en abrirse cuando un usuario inicie sesión. Crear una programación Para crear una nueva programación 1. Desplácese hasta Administración / Programación. 259 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

262 Programación 2. Seleccione Archivo>Nuevo>Programación. 3. Introduzca un nombre para la programación. 4. Si lo desea, puede utilizar una programación existente como plantilla para la nueva. Para utilizar una programación existente como plantilla para la nueva, haga clic en Seleccionar situado junto a la opción Iniciar con otra programación, seleccione la programación existente y haga clic en Aceptar. 5. Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, haga clic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento, seleccione el elemento y haga clic en Aceptar. 6. Seleccione si la nueva programación se aplica a todos los repositorios o sólo al actual. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Para editar la ficha Reglas, consulteeditar reglas de programación, página 260. Editar una programación Para editar una programación 1. Desplácese hasta Administración / Programación y seleccione la programación. 2. Seleccione Archivo > Editar. 3. Para editar la fichareglas, consulteeditar reglas de programación, página 260. Editar reglas de programación En este procedimiento se supone que ha abierto una programación, creando una nueva o editando una existente. Para editar las reglas de programación 1. En la ficha Reglas, en el primer cuadro de lista, seleccione el tipo de regla. Para obtener descripciones de las reglas consulte Reglas de programación, página En el cuadro de lista Disponible, siga uno de estos procedimientos: ParalareglaAcciones: Seleccione la acción que se excluirá y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Excluido. Para mostrar acciones adicionales, utilice los campos sobre la lista. ParalareglaAtributos: Seleccione un tipo de objeto, elija una propiedad, escriba los valores que estarán disponibles como atributos automáticos para dicha propiedad y, a continuación, haga clic en Aplicar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 260

263 Programación Para la regla Exploración: Seleccione los nodos del repositorio que estarán disponibles cuando un usuario inicie la sesión y, en el campo La sección empezará en, seleccione el nodo que será el primero que se abrirá cuando el usuarioiniciesesiónenunrepositorio. Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que se concederá acceso y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Seleccionado. Para mostrar valores adicionales, utilice los campos sobre la lista. Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen en laparteinferiordelapágina. 3. Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva a Paso Haga clic en Terminar. Quitar una programación de un elemento Para quitar una programación de un elemento 1. Desplácese hasta Administración / Programación y seleccione la programación. 2. Seleccione Archivo > Editar. 3. Haga clic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento al que se aplica la programación. 4. En el cuadro de diálogo de selección, quite el elemento seleccionándolo y haciendo clic en la flecha Quitar. Eliminar una programación Al eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan. Para eliminar una programación 1. Desplácese hasta Administración / Programación. 2. Seleccione la programación. 3. Seleccione Archivo > Eliminar. 4. Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda. 261 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

264 Programación 5. En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 262

265 Programación 263 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

266 Capítulo 21 Conjuntos de permisos Esta sección consta de los siguientes temas: Información general sobre los conjuntos de permisos, página 264 Permisos básicos, página 265 Permisos extendidos, página 265 Crear o editar unconjuntodepermisos,página266 Editar permisos, página 267 Información general sobre los conjuntos de permisos Cada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determina quién puede acceder a éste. El conjunto de permisosenumeralosusuariosygrupos que tienen acceso y especifica el nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjunto podría dar permiso a un usuario sólo para ver un elemento, mientras que a otro le daría permisos adicionales para editarlo y eliminarlo. El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupo permisos básicos y permisos extendidos. Para las descripciones consulte Permisos básicos, página 265 y Permisos extendidos, página 265. Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que se asignará al elemento. Si no elige un conjunto de permisos, Digital Asset Manager asigna automáticamenteelconjuntodepermisosespecificadocomopredeterminadoenlas propiedades de usuario. Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración / Seguridad. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 264

267 Conjuntos de permisos Permisos básicos Alagregarunusuarioogrupoaunconjuntodepermisos,seasignaalusuarioogrupo uno de los niveles de permiso descritos en Tabla 18, página 265. Tabla 18. Permisos básicos Nivel de permiso Ninguno Examinar Leer Relacionar Versión Escribir Eliminar Permisos No se permite acceder al elemento. El usuario puede ver las propiedades pero no el contenido del elemento. El usuario puede ver el contenido y las propiedades del elemento. El usuario puede agregar anotaciones al elemento. El usuario puede modificar el contenido del elemento, además de registrar una nueva versión de éste (con un nuevo número de versión). Sin embargo, no puede sobrescribir versiones existentes del elemento ni modificar sus propiedades. El usuario puede editar las propiedades del elemento y registrarlo manteniendo la misma versión. El usuario puede eliminar artículos. Permisos extendidos Es posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de un conjunto de permisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describen en Tabla19,página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

268 Conjuntos de permisos Tabla 19. Permisos extendidos Permiso extendido Ejecutar procedimiento Cambiar ubicación Cambiar estado Cambiar permiso Cambiar propiedad Eliminar extendido Descripción El usuario puede cambiar al propietario de un elemento y puede ejecutar procedimientos externos sobre determinados tipos de elemento. El usuario puede mover el elemento. El usuario puede cambiar el estado del ciclo de vida del elemento. El usuario puede modificar los permisos del elemento. El usuario puede cambiar el propietario del elemento. El usuario puede eliminar el elemento. Crear o editar un conjunto de permisos Para crear o editar un conjunto de permisos 1. Desplácese hasta Administración / Seguridad. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo>Nuevo>Nuevo conjunto de permisos. Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y selecciónelo. A continuación, seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos. 4. Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar propietario, seleccione el nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones: Normal El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea. Todos los usuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo, pueden crear un conjunto de permisos normal. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 266

269 Conjuntos de permisos Público El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio. Todos los usuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto de permisos público. Sólo el propietario del conjunto de permisos, un superusuario, un administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden modificar o eliminar conjuntos de permisos públicos. Si el propietario del repositorio es el propietario de un determinado conjunto de permisos, se denomina conjunto de permisos del sistema. 6. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos. De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el usuario dm_owner yelgrupodm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es el propietario del conjunto de permisos. El grupo dm_world es el grupo que contiene todos los usuarios del repositorio. 7. Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 267. Editar permisos Para editar los permisos 1. Si ya ha accedido a la ficha Permisos, diríjase a Paso 2. Si no ha accedido a la ficha Permisos, seleccione un archivo o conjunto de permisos y después elija Mostrar > Propiedades > Permisos. Sugerencia: puede editar de una vez los permisos para varios elementos si selecciona varios elementos y elige Mostrar > Propiedades > Permisos. LafichaPermisos muestra sólo los valores que son comunes a todos los elementos seleccionados. 2. Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija el conjunto de permisos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisos adicionales o Permisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre): a. Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c. b. Para editar los permisos para usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Editar. c. En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso para el usuario o el grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

270 Conjuntos de permisos d. En la lista Permisos extendidos, seleccione cualquier permiso extendido para asignarlo al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 265. e. Siga uno de estos procedimientos: Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar: Haseleccionadounsolousuarioogrupo. Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará el mismo nivel a todos los restantes. Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará un nivel diferente al siguiente, haga clic en Siguiente yregreseapaso c. SiSiguiente no está disponible, ha establecido los niveles para todas sus elecciones. En su lugar, haga clic en Terminar. f. Para hacer más cambios en los niveles de permiso, repita de Paso a a Paso e. g. Para eliminar usuarios o grupos del conjunto de permisos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Quitar. 4. Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde está habilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones o Restricciones comunes (dependiendo de cuál se muestre): a. Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c. b. Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. Si aparece algún conflicto de validación, siga uno de estos procedimientos: Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar. Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos usuarios o grupos. c. En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 265. d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 265. e. Siga uno de estos procedimientos: Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar: Haseleccionadounsolousuarioogrupo. Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará las mismas restricciones a todos los restantes. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 268

271 Conjuntos de permisos Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará restricciones diferentes al siguiente, haga clic en Siguiente yregreseapaso c. SiSiguiente no está disponible, ha establecido las restricciones para todas sus elecciones. En su lugar, haga clic en Terminar. f. Para hacer más cambios a restricciones, repita estos pasos secundarios. g. Para eliminar las restricciones asignadas a usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos, y haga clic en Quitar. 5. Para editar grupos requeridos o conjuntos de grupos requeridos en los repositorios que tienen la opción Trusted Content Services los Servicios activada, haga lo siguiente en el área Permisos avanzados: a. En el área Grupos requeridos o Conjuntos de grupos requeridos, sigaunode estos procedimientos: Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios olosgruposyhaga clic en Aceptar. Para editar los usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Editar. Para eliminar usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Quitar. Pasar a Paso e. b. En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 265. c. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 265. d. Siga uno de estos procedimientos: Si realizó unadelassiguientesacciones,hagaclicenterminar: Haseleccionadounsolousuarioogrupo. Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará el mismo nivel a todos los restantes. Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará un nivel diferente al siguiente, haga clic en Siguiente yregreseapaso b. SiSiguiente no está disponible, ha establecido los niveles para todas sus elecciones. En su lugar, haga clic en Terminar. e. Para hacer más cambios en los grupos requeridos o conjuntos de grupos requeridos, repita estos pasos secundarios. 6. Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos: Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. 269 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

272 Conjuntos de permisos Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 270

273 Conjuntos de permisos 271 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

274 Capítulo 22 Usuarios, grupos y roles Esta sección consta de los siguientes temas: Usuarios, página 272 Grupos, página 281 Roles, página 285 Usuarios En esta sección se describen los siguientes temas: Localizar a un usuario, página 272 Crear o editar un usuario, página 273 Propiedades de usuario, página 273 Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada, página 276 Activar o desactivar usuarios, página 278 Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 279 Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 279 Reasignar elementos de un usuario a otro, página 279 Eliminar un usuario, página 280 Ver registros de administración de usuarios, página 280 Localizar a un usuario Para localizar a un usuario 1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 272

275 Usuarios, grupos y roles 2. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Mostrar todos los usuarios. Enunoomáscamposdebúsqueda,escribainformaciónsobreelusuarioy,a continuación, haga clic en Buscar. Aparecerá una lista de usuarios. Sugerencia: para volver a mostrar los campos de búsqueda, haga clic en Más opciones. 3. Localice el usuarioenlalistaconlaexploraciónestándardedigitalassetmanager. Para obtener más instrucciones, consulte Explorar repositorios, página 19 Crear o editar un usuario Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor. Si crea usuarios que se gestionarán mediante un servidor LDAP, las propiedades user_name y user_login_name del objeto dm_user deben tener valores non-null únicos y la propiedad user_address del objeto dm_user debe un valor non-null. Para crear o editar usuarios 1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Para ver instrucciones sobre cómo localizar a un usuario, consulte Localizar a un usuario, página Escriba los valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página Haga clic en Aceptar. Propiedades de usuario Consulte Tabla 20, página 274 para obtener descripciones de las propiedades de usuario quepuedannecesitarexplicaciónadicional,apartedesusnombresdecampo. 273 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

276 Usuarios, grupos y roles Tabla 20. Propiedades de usuario Campo Estado Nombre Nombre de inicio de sesión del usuario Origen de usuario Dirección de correo electrónico Nombre de SO de usuario Dominio de Windows Repositorio inicial Restringir acceso de carpeta a Carpeta predeterminada Grupo predeterminado Descripción Determina si el usuario puede conectarse con el repositorio. Los usuarios activos pueden conectarse al repositorio. Un usuario inactivo no puede. Determina el nombre del usuario cuando aparece en el archivador inicial del usuario y en los elementos que el usuario crea o modifica. Determina el nombre con el que el usuario inicia sesión en el repositorio. Origen de autenticación. Seleccione Ninguno si el usuario se autentica en un dominio de Windows o el usuario tiene una cuenta en el host de Content Server y es autenticado por el sistema operativo. Dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados. El nombre de inicio de sesión para autenticar al usuario en un sistema operativooenunservidorservidor LDAP. Establece el dominio de Windows del usuario, que se utilizará si el repositorio está en un host de Windows o en un host de Unix con un mapa de dominio para la autenticación de dominios de Windows. El repositorio donde el usuario recibe notificaciones y tareas. Restringeelaccesodelrepositoriodel usuario a las ubicaciones del repositorio determinadas. Ubicación predeterminada para almacenar los elementos que crea el usuario. Grupo asignado a los elementos que crea el usuario. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 274

277 Usuarios, grupos y roles Campo Conjunto de permisos predeterminado Nombre de base de datos Privilegios Descripción Conjunto de permisos asignado a los elementos que crea el usuario. Nombre del usuario en un RDBMS. Se utiliza si el usuario es propietario del repositorio o registra las tablas RDBMS. Este campo autoriza al usuario a realizar ciertas actividades. Al establecer esta opción, si otorga privilegios de superusuario a un usuario después de instalar o actualizar unrepositorio,obientrasejecutar manualmente la secuencia de comandos toolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente al grupo denominado admingroup. Conjunto de alias Flujo de trabajo desactivado Propagar cambio a los miembros Si revoca los privilegios de superusuario de un usuario, quítelo del grupo admingroup. Conjunto de alias predeterminado del usuario. Indica que el usuario no está disponible para recibir las tareas de flujo de trabajo. Si está creando un usuario global, esto propagasuscambiosalosmiembros de la federación de repositorios. Un usuario global es un usuario que se encuentra en todos los miembros de una federación de repositorios y cuyos valores de propiedades son los mismos en todos los repositorios. Los usuarios globales se gestionan a través del repositorio controlador. Los usuarios globales también pueden tener propiedades locales, que pueden modificarse en un repositorio local. 275 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

278 Usuarios, grupos y roles Campo Desactivar comprobación de fallo de autenticación Descripción Para obtener más información sobre usuarios globales, consulte la Guía del usuario de Documentum Administrator. Permite al usuario más intentos de inicio de sesión que el límite establecido en el objeto Configuración del repositorio. Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada Para importar un usuario a partir de la información contenida en un archivo de entrada 1. Averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor antesdecrearlosusuarios. 2. Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para crear nuevos usuarios, página En Digital Asset Manager, siga este procedimiento: a. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios. b. Haga clic en Archivo > Importar usuario. c. En el campo Ruta de archivo de entrada, hagaclicenexaminar y seleccione la ubicación del archivo de entrada para crear los nuevos usuarios. d. Según corresponda, introduzca valores adicionales que se apliquen a todos los usuarios que va a importar. Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valores especificados en esta página. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 273. e. Haga clic en Terminar. Archivo de entrada para crear nuevos usuarios Importe usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 276

279 Usuarios, grupos y roles Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor. Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para autenticación de usuario, los usuarios no necesitan tener cuentas de sistema operativo. Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name (el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos de permisos deben existir antes de que importe los usuarios. Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en el repositorio, la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseña manualmente. Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user. A continuación del encabezado, introduzca una lista de combinaciones attribute_name:attribute_value. Los atributos user_name y user_os_name son necesarios. Además, se asignan los valores predeterminados de Tabla 21, página 277 cuando se importa el archivo. Tabla 21. Valores predeterminados para nuevos usuarios Argumento Predeterminado user_login_name nombre de usuario privileges 0 (ninguno) folder /nombre de usuario grupo docu client_capability 1 Cada combinación de nombre_atributo:valor_atributo debe estar en una nueva línea. Por ejemplo: object_type:dm_user user_name:silvia Morena user_group:accounting acl_domain:morena acl_name:acl predeterminada de usuario global object_type:dm_user user_name:juan Santos Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo como un archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteres extendidos no se importarán. Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son: user_name user_os_name user_os_domain 277 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

280 Usuarios, grupos y roles user_login_name user_login_domain user_password user_address user_db_name user_group_name user_privileges (set to integer value) default_folder user_db_name description acl_domain acl_name user_source (set to integer value) home_docbase user_state (set to integer value) client_capability (set to integer value) globally_managed (set to T or F) alias_set_id (set to an object ID) workflow_disabled (set to T or F) user_xprivileges (set to integer value) failed_auth_attempt (set to integer value) Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo (attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo. Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea (object_type:dm_user). Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true [verdadero]) o F (de false [falso]). Ya no se emplean true, false, 1 o 0. Cualquier conjunto de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name debe existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las ACL deben representar conjuntos de permisos del sistema y no conjuntos de permisos privados. Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera. Activar o desactivar usuarios Para activar o desactivar usuarios 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Para activar un usuario, haga clic en Activo. 4. Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo. 5. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 278

281 Usuarios, grupos y roles Cambiar el repositorio inicial de un usuario El repositorio inicial es donde el usuario recibe las tareas y notificaciones de la bandeja de entrada. Para cambiar el repositorio inicial de un usuario 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial. 3. Seleccione el nuevo repositorio inicial. 4. Seleccione cuándo ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un usuario Para ver los grupos a los que pertenece un usuario 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Reasignar elementos de un usuario a otro Este procedimiento es útil si va a eliminar un usuario del repositorio y desea reasignar los archivos y objetos del usuario a otro usuario. Para reasignar elementos de un usuario a otro 1. Busque y seleccione el usuario. Para ver instrucciones sobre cómo localizar a un usuario, consulte Localizar a un usuario, página Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario. 3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignar elementos. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Complete los campos restantes: 279 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

282 Usuarios, grupos y roles Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Seleccione si los elementos se reasignan inmediatamente. Objetos retirados Seleccione si se desbloquearán los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Eliminar un usuario EMC Documentum recomienda convertir los usuarios en inactivos en lugar de eliminarlos del repositorio. Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina las referencias a ese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos de permisos. Esto significa que si elimina un usuario, debe realizar una de las siguientes acciones: Reasignar los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos de un usuario a otro, página 279. Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, el nuevo usuario heredalapertenenciaagrupoy lospermisosdeobjeto quepertenecen al usuario eliminado. No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación o eliminarse asímismo. Ver registros de administración de usuarios Para ver los registros del usuario 1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios. 2. Seleccione uno de los siguientes procedimientos: Mostrar > Registros de reasignación Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 280

283 Usuarios, grupos y roles Grupos Un grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede ser propietario de objetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, el propietario del grupo es el usuario que lo creó. Para buscar grupos, desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos. Para abrir un grupo, haga doble clic en él. Esta sección consta de los siguientes temas: Crear o editar un grupo, página 281 Propiedades de grupo, página 282 Agregar o quitar miembros de un grupo, página 284 Reasignar elementos de un grupo a otro, página 285 Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 285 Eliminar un grupo, página 285 Crear o editar un grupo Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla 22, página 281. Tabla 22. Privilegios para crear o modificar grupos Privilegio Crear grupo Administrador del sistema Superusuario Descripción Puede crear un grupo con usted mismo como propietario. Puede modificar los grupos a los que pertenece. Puede modificar cualquier grupo. Puede crear un grupo y asignar un usuario diferente como propietario. Para crear o editar un grupo 1. Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Grupos. 2. Siga uno de estos procedimientos: 281 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

284 Usuarios, grupos y roles Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo>Nuevo>Grupo. Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Para ver instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos, página Escribalainformaciónadecuadaparadefinirelgrupo.Paraobtenerunaexplicación de las propiedades de grupo, consulte Propiedades de grupo, página Haga clic en Aceptar. Propiedades de grupo Consulte Tabla 23, página 282 para obtener descripciones de los campos que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo. Tabla 23. Propiedades de grupo Campo Nombre Sala inicial de grupo Clase Dirección de correo electrónico Descripción Nombre del grupo. El nombre debe estar formado por caracteres que sean compatibles con la página de códigos del SO del servidor de Content Server. Disponible en repositorios con los servicios de colaboración habilitados. Si selecciona una sala, el grupo se considerará como privado en la sala. Distingue entre grupos y roles. Seleccione Grupo. El servidor no aplica el valor de esta propiedad niladefineconotrovalorque no sea el de grupo. Dirección de correo electrónico del grupo. Ésta es normalmente la dirección de correo electrónico del propietario del grupo. Si no se introduce ningún valor en este campo, se utilizará de forma predeterminada el nombre del grupo como su dirección de correo electrónico. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 282

285 Usuarios, grupos y roles Campo Descripción Propietario Propietario del grupo. El usuario que selecciona tiene el privilegio Crear grupo. Si es un superusuario, podrá seleccionar el propietario. De lo contrario, podrá definir este campocomoungrupodelque es miembro. Administrador Administrador del grupo. El administrador puede modificar el grupo. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del grupo podrán modificar el grupo. Conjunto de alias Conjunto de alias para el grupo. Grupo global Si está conectado al repositorio controlador de una federación, esto convierte el grupo en un grupo global. Grupo privado convierte al grupo en un grupo privado. En caso contrario, el grupo es público. De forma predeterminada, los grupos creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados. Grupodinámico Conviertealgrupoenungrupodinámico. Un grupo dinámicoesungrupoformado por miembros potenciales, cualquiera de los cuales puede convertirse en miembro real en tiempodeejecución. La opción predeterminada de pertenencia aungrupo dinámico es Tratar usuarios como no miembros. Esto significa queentiempodeejecución,los miembros potenciales no se convierten automáticamente en miembros reales. Sin embargo, en tiempo de ejecución, la aplicación desde la que un usuario accede al repositorio puede solicitar que el usuario se convierta en miembro real. Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridad basada en roles. Por ejemplo, supongamos que define un 283 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

286 Usuarios, grupos y roles Campo Descripción grupo dinámico denominado AdmIngen. El comportamiento predeterminado de pertenencia es asumir que los usuarios no sonmiembrosdelgrupo. Elgrupotiene privilegios para cambiar la pertenencia y los permisos. Si un usuario del grupo accede al repositorio desde una aplicación segura, dicha aplicación puede emitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo. Si el usuario accede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desde una aplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada de sesión y Content Server no trata al usuario como un miembro del grupo. El usuario no puede ejercer los permisos para cambiar la pertenencia o los permisos del grupo. Agregar o quitar miembros de un grupo Para agregar o quitar miembros 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos yhagadoble clic en el grupo. 2. Para agregar a miembros: a. Seleccione Archivo > Agregar miembros. b. Seleccione los miembros. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. c. Haga clic en Aceptar. 3. Para quitar un miembro: a. Seleccione el miembro. b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 284

287 Usuarios, grupos y roles Reasignar elementos de un grupo a otro Para reasignar elementos de un grupo a otro 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo. 2. Seleccione Herramientas > Reasignar. 3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Complete los campos restantes: Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Seleccione si los elementos se reasignan inmediatamente. Objetos retirados Seleccione si se desbloquearán los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un grupo Para ver los grupos a los que pertenece un grupo 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo. 2. Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Eliminar un grupo EMC Documentum no recomienda eliminar grupos. En su lugar, quite todos los miembros del grupo y manténgalo en el repositorio. Roles Un rol es un grupo que contiene los usuarios y grupos que tienen asignadas unas determinadas obligaciones dentro del dominio de una aplicación cliente. Para buscar roles, desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles. 285 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

288 Usuarios, grupos y roles Nota: Un rol que se ha creado como un dominio aparece en la lista de grupos, no en la de roles. Para abrir un rol, haga doble clic en él. Esta sección consta de los siguientes temas: Crear o editar un rol, página 286 Propiedades de rol, página 286 Agregar o quitar miembros de un rol, página 288 Reasignar elementos de un rol a otro, página 288 Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 289 Eliminar un rol, página 289 Crear o editar un rol Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles. Para crear o editar un rol 1. Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Roles. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo>Nuevo>Rol. Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Escriba los valores para definir el rol. Para obtener una explicación de las propiedades, consulte Propiedades de rol, página Haga clic en Aceptar. Propiedades de rol Consulte Tabla 24, página 287 para obtener descripciones de los campos que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 286

289 Usuarios, grupos y roles Tabla 24. Propiedades de rol Campo Clase Dirección de correo electrónico Propietario Administrador Grupo privado Crear rol como dominio Grupo dinámico Descripción Seleccione Rol. Esto permite a sus aplicaciones distinguir entre los grupos y los roles. El servidor no aplica el valor de esta propiedadniladefineconotrovalor que no sea el de grupo. Dirección de correo electrónico del propietario del rol. Si no se introduce ningún valor, se utilizará de forma predeterminada el nombre del rol como su dirección de correo electrónico. El propietario puede modificar el rol. Usuario o grupo, además de un superusuario o el propietario del rol, que puede modificar el rol. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del rol podrán modificar el rol. Crea el rol comounrolprivado. En caso contrario, el rol es un rol público. De forma predeterminada, los roles creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados. Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles. Crea el rol como un grupo dinámico. Para obtener más información sobre los grupos dinámicos, consulte Propiedades de grupo, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

290 Usuarios, grupos y roles Agregar o quitar miembros de un rol Para agregar o quitar miembros 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y haga doble clic en el rol. 2. Para agregar a miembros: a. Seleccione Archivo > Agregar miembros. b. Seleccione los miembros. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. c. Haga clic en Aceptar. 3. Para quitar un miembro: a. Seleccione el miembro. b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros. Reasignar elementos de un rol a otro Para reasignar elementos de un rol a otro 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol. 2. Haga clic en Herramientas > Reasignar. 3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página Complete los campos restantes: Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Seleccione si los elementos se reasignan inmediatamente. Objetos retirados Seleccione si se desbloquearán los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 288

291 Usuarios, grupos y roles Ver los grupos a los que pertenece un rol Para ver los grupos a los que pertenece un rol 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol. 2. Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Eliminar un rol EMC Documentum no recomienda eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembros del rol y manténgalo en el repositorio. 289 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

292 Capítulo 23 Editorial Publishing Digital Asset Manager proporciona funciones que son necesarias para la solución Editorial Publishing. En los siguientes temas se describe Editorial Publishing y la parte de la solución que se incluye en Digital Asset Manager. Información general sobre Editorial Publishing, página 290 Configuración de Editorial Publishing, página 295 Trabajar con publicaciones, página 320 Información general sobre Editorial Publishing La funcionalidad de publicación editorial que se ofrece en Digital Asset Manager es un componente clave de toda la solución Editorial Publishing. Digital Asset Manager proporciona la interfaz necesaria para configurar y administrar los flujos de trabajo que se utilizan con Editorial Publishing. El flujo de trabajo editorial es el proceso mediante el que las organizaciones crean contenido para sus publicaciones como, por ejemplo, libros y revistas. El proceso de publicación puede comenzar con los colaboradores de contenido (por ejemplo, fotógrafos, investigadores, autores). El contenido de colaboración, una vez en el repositorio, puede entrar en un flujo de trabajo editorial incluyéndose en un número de una publicación. El flujo de trabajo editorial es paralelo e iterativo; implica una serie de usuarios fundamentales como, por ejemplo, editores de imagen, editores de diseño, editores de contenido, revisores, directores de arte y editores generales. Cada rol es responsable de las tareas con determinados tipos de contenido en fases concretas del flujo de trabajo. Por último, el flujo de trabajo finaliza con una publicación terminada que se encuentra lista para impresión. Toda la solución Editorial Publishing requiere una serie deproductos deotros fabricantes y EMC Documentum. Por ejemplo, es necesario disponer de Documentum Content Services for WoodWing, que se integra con WoodWing Smart Connection. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 290

293 Editorial Publishing Editorial Publishing se explicará más detalladamente en los siguientes temas: Paletas de Smart Connection, página 291 Vista del archivador Publicaciones, página 291 Nodo Elementos de publicación, página 292 Bandeja de entrada, página 292 Configuración de Editorial Publishing, página 292 Roles del flujo de trabajo editorial, página 293 Seguridad y permisos requeridos, página 293 Paletas de Smart Connection Con la solución completa Editorial Publishing, los usuarios de Adobe InDesign e InCopy tienen acceso a los repositorios configurados de Documentum a través de las paletas de Smart Connection. Con Smart Connection es posible examinar los elementos de publicación, buscar contenido en función de los metadatos, ver la bandeja de entrada y desplazar el contenido a través del flujo de trabajo de Editorial Publishing. Consulte la Guía del usuario de Smart Connection Enterprise, incluida en la instalación de WoodWing Smart Connection, para obtener más información sobre la funcionalidad de Smart Connection. Vista del archivador Publicaciones El contenido que conforma una publicación se almacena en el archivador Publicaciones del repositorio de Documentum. Este archivador se puede examinar del mismo modo que cualquier otro archivador del repositorio. El archivador se organiza en una jerarquía donde coincide la organización de la Publicación, Número/Edición y Sección/Capítulo de las publicaciones. El contenido y las carpetas del archivador Publicaciones se pueden enlazar a otras ubicaciones del repositorio tal y como se desee. Figura 4. Archivador Publicaciones expandido 291 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

294 Editorial Publishing Nodo Elementos de publicación Digital Asset Manager incluye un nodo especial denominado Elementos de publicación. Este nodo permite consultar con rapidez el contenido que pertenece a determinadas publicaciones. El nodo Elementos de publicación se puede expandir para mostrar todas las publicaciones del repositorio. A su vez, todas las publicaciones se pueden expandir para mostrar los números/ediciones y las secciones/capítulos que incluyen. Al hacer clic en uno de estos nodos, aparece todo el contenido asociado a la publicación especificada, número o sección. Figura 5. Nodo Elementos de publicación expandido Bandeja de entrada La Bandeja de entrada de Digital Asset Manager se utiliza para distribuir tareas a los usuarios. A medida que el contenido se desplaza a través del flujo de trabajo de Editorial Publishing, al usuario se le asignan las tareas que es necesario realizar en la publicación. Consulte Bandeja de entrada información general, página 70 para obtener más información sobre la Bandeja de entrada y su función en las tareas del flujo de trabajo. Configuración de Editorial Publishing Los usuarios que dispongan de permisos de cliente de administrador del sistema puede acceder al nodo Administración en Digital Asset Manager. Este nodo proporciona acceso al mantenimiento de usuarios y grupos, así como a la información de configuración de las publicaciones del repositorio. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 292

295 Editorial Publishing Roles del flujo de trabajo editorial Los tipos de usuarios que intervienen en un flujo de trabajo editorial pueden variar en la organización. A continuación se muestran algunos ejemplos de roles que se incluyen en el flujo de trabajo. Administradores: se encargan de la administración del sistema y de la configuración delosflujosdetrabajoylaspublicacioneseditoriales.entresustareasseincluyela creación de grupos de trabajo, nuevas publicaciones y definición de flujos de trabajo. Estos usuarios suelen emplear Digital Asset Manager. Editores de diseño: se dedican al diseño de una publicación y utilizan asiduamente Adobe InDesign. Entre sus tareas se incluye la creación del diseño completo de la publicación (por ejemplo, colores, fuentes, imágenes, aspecto y estilo), búsqueda y situación de imágenes en el diseño, comunicación con los editores de contenido y participación en el proceso de revisión. Estos usuarios suelen utilizar Adobe InDesignylapaletadeWoodWingSmartConnection. Editores de contenido: son responsables del contenido textual de una publicación. Se dedican a escribir y enviar artículos, así como a editar los envíos de otros, trabajan en comunicación con los editores de diseño y participan en el proceso de revisión. Suelen utilizar Adobe InCopy (con la paleta de WoodWing Smart Connection) y otras herramientas de edición como Microsoft Word. Los usuarios de Microsoft Word también emplean File Share Services de Documentum para editar artículos en el repositorio. Editores de imagen: se encargan de la creación y modificación del contenido gráfico de imágenes. Suelen utilizar Adobe Photoshop e Illustrator para crear y modificar imágenes. Pueden utilizar File Share Services de Documentum para enlazar con el repositorio y Digital Asset Manager para gestionar sus imágenes. Editores generales: son responsables de la gestión y seguimiento de una publicación (porejemplo,unlibroounnúmerodeunarevista).debencrearunnúmeropara comenzar el flujo de trabajo editorial, asignar tareas (por ejemplo, artículos y diseños), realizar un seguimiento del progreso y el estado, así como participar en el proceso de revisión. Estos usuarios suelen emplear Digital Asset Manager. Seguridad y permisos requeridos Digital Asset Manager requiere un nivel aumentado de permiso para que los usuarios puedan acceder a la administración de Editorial Publishing. Para garantizar que los usuarios que deben gestionar una publicación dispongan del acceso correcto, los campos que se incluyen a continuación se deben configurar del siguiente modo: Privilegios se define como Administrador del sistema. Capacidad de cliente se define como Administrador del sistema. 293 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

296 Editorial Publishing En la siguiente tabla se resumen los permisos de seguridad que son necesarios para todas las funciones de Editorial Publishing: Tabla 25. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función Función Acceso al nodo Administración Crear/Modificar una plantilla de flujo de trabajo Crear/Modificar un tipo de objeto Crear/Modificar un estado del flujo de trabajo Crear/Eliminar tipos de ejecutantes Asignar usuarios o grupos a tipos de ejecutantes Crear/Modificar una plantilla de publicación Crear/Modificar una plantilla de publicación Seguridad necesaria El usuario debe disponer de una capacidad de clientede Administrador del sistema. Elusuariodebedisponerdeuna capacidad de cliente de Administrador del sistema y como mínimo de permiso de escritura en la plantilla de flujo de trabajo. El usuario debe contar con una capacidad de cliente de Superusuario y con el privilegio de Crear tipo. Elusuariodebedisponerdeuna capacidad de cliente de Administrador del sistema. El usuario debe disponer de una capacidad de cliente de Administrador del sistema. El campo Privilegios del usuario debe incluir uno de los siguientes puntos: Privilegio Crear grupo. Establecerse como Administrador del sistema. O bien, definirse como Superusuario. Elusuariodebedisponerdeuna capacidad de cliente de Administrador del sistema y acceso de escritura al archivador Publicaciones. Elusuariodebedisponerdeuna capacidad de cliente de Administrador del sistema y acceso de escritura a la publicación. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 294

297 Editorial Publishing Configuración de Editorial Publishing Para acceder a la configuración de Editorial Publishing, el nodo Administración se expande en Digital Asset Manager. Figura 6. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con Editorial Publishing Desde aquí, seleccione el nodo Publishing Manager paraaccederalossiguientesvalores de configuración de todo el repositorio: Estados: definiciones comunes de estados de flujo de trabajo (por ejemplo, hitos) y atributos predeterminados para dichos estados. Plantillas de flujo de trabajo: definiciones comunes para flujos de trabajo. Se incluyen las actividades que se realizan, quién las lleva a cabo y el orden en el que suceden. Tipos de objeto: definiciones de metadatos. Tipos de ejecutantes: definiciones comunes de roles que se realizan en los grupos de trabajo. Además de la configuración de todo el repositorio en el nodo Publishing Manager, la carpeta Publicaciones incluye la configuración de todas las publicaciones del repositorio. Asimismo, el nodo Configuración predeterminada del sistema proporciona acceso a la configuración predeterminada que hereda cada publicación. La información de configuración es jerárquica; cada nivel de contenido hereda la configuración del nivel anterior a no ser que se sustituya específicamente. Un valor de configuración se determina en el siguiente orden: 1. Configuración de la sección del número. 2. Configuración de la sección de la publicación. 295 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

298 Editorial Publishing 3. Configuración del número. 4. Configuración de la publicación. 5. Configuración predeterminada del sistema. En las siguientes secciones se explica cada nodo utilizado en la configuración de Editorial Publishing: Configuración del nivel de sección, publicación y sistema, página 296 Tipos de objeto, página 306 Estados de flujo de trabajo, página 308 Plantillas de flujo de trabajo, página 311 Tipos de ejecutantes, página 317 Configuración del nivel de sección, publicación y sistema A la pantalla de configuración de Editorial Publishing se accede de tres maneras: Seleccionando el nodo Configuración predeterminada del sistema para tener acceso alaconfiguración predeterminada de todo el sistema. Seleccionando el nombre de la publicación en la carpeta Publishing Manager > Publicaciones para acceder a la configuración de toda la publicación. Seleccionando el nombre del número o sección en Publishing Manager > Publicaciones > Secciones olacarpetaediciones para acceder a la configuración delnúmeroosección. En las siguientes secciones se explica cada componente de configuración en el nivel de sección, publicación o sistema: Configuración del nivel de sistema, página 297 Configuración del nivel de publicación, página 297 Configuración del nivel de sección, página 298 Configurar tipos de elementos, página 299 Configurar la visibilidad de metadatos, página 301 Configurar flujos de trabajo, página 302 Configurar tipos de ejecutantes, página 304 Configurar plantillas, página 305 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 296

299 Editorial Publishing Configuración del nivel de sistema Para acceder a la configuración del nivel de sistema, seleccione el nodo Configuración predeterminada del sistema en Administración > Publishing Manager. La pantalla Configuración del sistema dispone de 5 vistas, que se pueden alternar utilizando un campo desplegable: Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por el sistema se utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación. Visibilidad de metadatos: determina qué campos de metadatos se mostrarán en distintas fases del proceso. Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el sistema se deben utilizar para los elementos de publicación. Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rolenelgrupodetrabajo. Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para los nuevos elementos de publicación. Figura 7. Pantalla Configuración del sistema Configuración del nivel de publicación La configuración de la publicación se gestiona mediante la carpeta Publicaciones en Administración > Publishing Manager. Al hacer clic en un nodo de una publicación en la jerarquía de árbol, aparece la pantalla Configuración de publicación. Lapantalla Configuración de publicación dispone de 5 vistas, que se pueden alternar utilizando un campo desplegable: Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por la publicación se utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación. 297 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

300 Editorial Publishing Visibilidad de metadatos: determina qué campos de metadatos se mostrarán en distintas fases del proceso. Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por la publicación se deben utilizar para los elementos de publicación. Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rolenelgrupodetrabajo. Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para losnuevoselementos de publicación. De forma predeterminada, las publicaciones heredan sus valores de configuración del nivel Configuración del sistema. No obstante, en el nivel de publicación, cualquier valor de configuración se puede sustituir para una publicación determinada. El sistema especifica qué valores de configuración se heredan del nivel Configuración del sistema indicando (predeterminada del sistema) junto a la configuración. Figura 8. Pantalla Configuración de publicación Configuración del nivel de sección Las secciones de la publicación se gestionan mediante carpetas en cada publicación en Administración > Publishing Manager > Publicaciones. Al hacer clic en una sección de una publicación, aparece la pantalla Configuración de sección. Lapantalla Configuración de sección dispone de 4 vistas, que se pueden alternar utilizando un campo desplegable: Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por el número o sección se utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación. Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el número o sección se deben utilizar para los elementos de publicación. Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rolenelgrupodetrabajo. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 298

301 Editorial Publishing Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para losnuevoselementos de publicación. De forma predeterminada, la configuración de estas pantallas se hereda del nivel de publicación. No obstante, en el nivel de sección, cualquier valor de configuración se puede sustituir para una sección determinada. El sistema especifica qué valores de configuración se heredan del nivel Configuración de publicación indicando (predeterminada de la publicación) junto a la configuración. Figura 9. Pantalla Configuración de sección Configurar tipos de elementos La vista Tipos de elementos está disponible en las pantallas Configuración del sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección. identifica qué tipos de objeto definidos por el sistema se utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación. Editorial Publishing cuenta con cinco tipos de elementos predefinidos: Artículos Diseños Imágenes Plantillas de artículo Plantillas de diseño 299 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

302 Editorial Publishing Figura 10. Vista de Tipos de elementos Cuando se crea un nuevo elemento, el sistema utiliza automáticamente el tipo de objeto adecuado para ese tipo de elemento. Por ejemplo, en la sección de deportes de una revista, puede que el equipo editorial desee realizar un seguimiento de determinados metadatos del artículo como, por ejemplo, deporte, equipos y lugar del encuentro. En primer lugar, el director de operaciones podría crear un tipo de objeto denominado Artículo de deportes que contara con los campos de metadatos adecuados (deporte, equipo y lugar del encuentro). Posteriormente, el director asignaría el tipo de objeto al tipo de elemento Artículo para la sección de deportes. Precaución: Una vez configurada la vista Tipos de elementos, puede que sea necesario configurar la vista Visibilidad de metadatos. Al seleccionar distintos tiposdeobjetosparaloselementos,cambiaránloscamposdemetadatosquese encuentran disponibles en la vista Visibilidad de metadatos. Para seleccionar un tipo de objeto para un tipo de elemento determinado: 1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de elementos en el menú desplegable. 2. Marque la casilla de verificación del tipo de elemento, por ejemplo, Artículo, yhaga clic en Editar. 3. Seleccione uno de los tipos de objeto existentes. 4. Haga clic en Aceptar. Para quitar una selección de tipo de objeto y devolver a la configuración el valor predeterminado: 1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de elementos en el menú desplegable. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 300

303 Editorial Publishing 2. Marque la casilla de verificación del tipo de elemento, por ejemplo, Artículo, yhaga clic en Usar predeterminada. Los tipos de objeto predeterminados se restaurarán para el tipo de elemento. Configurar la visibilidad de metadatos La vista Visibilidad de metadatos está disponible en las pantallas Configuración del sistema y Configuración de publicación. Determina qué campos de metadatos se mostrarán en distintos cuadros de diálogo en Adobe InDesign e InCopy. La visibilidad de metadatos se debe configurar una vez que se haya configurado la vista Tipos de elementos, ya que al seleccionar diferentes tipos de objeto para los elementos, cambiarán los campos de metadatos que se encuentran disponibles en la vista Visibilidad de metadatos. Figura 11. Vista de Visibilidad de metadatos Para configurar la visibilidad de metadatos, para cada tipo de elemento: 1. En la pantalla Configuración del sistema o Configuración de publicación, seleccione Visibilidad de metadatos en el menú desplegable. 2. Seleccione Tipo de elemento en el menú desplegable; por ejemplo, Artículo. 3. Seleccione un cuadro de diálogo de WoodWing de los que estén disponibles (por ejemplo, Crear) y haga clic en Editar. Aparecerá la pantalla Editar metadatos, donde se incluyen todos los campos de metadatos disponibles para el cuadro de diálogo concreto. 4. Para cada atributo de metadatos que desee modificar, seleccione el atributo en cuestión y haga clic en Editar. 301 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

304 Editorial Publishing Aparecerá la pantalla Editar atributo. 5. Seleccione la configuración deseada para el atributo en el cuadro de diálogo de WoodWing: a. Visible: sisedefineestevalor,elatributosemostraráenelcuadrodediálogo. b. Editable: siseestablece este valor, los usuarios podrán editar el campo en el cuadro de diálogo. c. Obligatorio: si se establece este campo, será necesario proporcionar un valor antes de que se cierre el cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la visibilidad del atributo. 6. Una vez haya finalizado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios de todos los campos de metadatos que se muestran para el cuadro de diálogo. Junto al cuadro de diálogo de WoodWing seleccionado aparecerá una lista de atributos visibles. Para restaurar la visibilidad de metadatos predeterminada, para cada tipo de elemento: 1. En la pantalla Configuración del sistema o Configuración de publicación, seleccione Visibilidad de metadatos en el menú desplegable. 2. Seleccione Tipo de elemento en el menú desplegable, por ejemplo, Artículo, y haga clic en Usar predeterminada. Los valores predeterminados se restauran en el Tipo de elemento. Configurar flujos de trabajo La vista Flujos de trabajo está disponible en las pantallas Configuración del sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección. LavistaFlujos de trabajo se utiliza para seleccionar qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el sistema se deben emplear para los elementos de publicación. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 302

305 Editorial Publishing Figura 12. Vista de Flujos de trabajo Para asignar plantillas de flujo de trabajo a un tipo de elemento: 1. En una pantalla de configuración, seleccione Flujos de trabajo en el menú desplegable. 2. Seleccione un Tipo de elemento en la lista desplegable. 3. Marque la casilla de verificación del tipo de elemento, por ejemplo, Artículo, yhaga clic en Editar. Aparecerá la pantalla Editar asignación de flujo de trabajo. 4. Seleccione una de las plantillas de flujo de trabajo existentes en el menú desplegable Flujo de trabajo. La tabla se rellena con información de resumen sobre el flujo de trabajo. 5. Si lo desea, modifique cualquier valor predeterminado de Plantilla de flujo de trabajo o Estado: a. Seleccione el Estado que desee modificar y haga clic en Editar. Aparecerán los detalles sobre el estado. b. Edite el color que se vaya a utilizar para el estado en ese contexto de publicación/sección y flujo de trabajo concreto, haciendo clic en el selector de color. c. Marque la casilla de verificación Crear PDF si desea que se cree un PDF del diseño siempre que el contenido entre en este estado. d. Para modificar los permisos que tendrán los distintos miembros del grupo de trabajo: i. Seleccione el Tipo de ejecutante y haga clic en Editar. ii. Elija el permiso deseado en la lista desplegable. iii. Haga clic en Aceptar para volver a la pantalla anterior. 303 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

306 Editorial Publishing e. Haga clic en Aceptar para guardar los detalles del estado y volver a la pantalla anterior. 6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración del flujo de trabajo y cierre la pantalla Editar asignación de flujo de trabajo. Para quitar una selección de asignación de flujo de trabajo y devolver a la configuración el valor predeterminado: 1. En una pantalla de configuración, seleccione Flujos de trabajo en el menú desplegable. 2. Marque la casilla de verificación del tipo de elemento, por ejemplo, Artículo, yhaga clic en Usar predeterminada. Los flujos de trabajo predeterminados se restaurarán en el tipo de elemento. Configurar tipos de ejecutantes Los tipos de ejecutantes son plantillas que identifican qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rol en un flujo de trabajo editorial. La vista Tipos de ejecutantes está disponible en las pantallas Configuración del sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección. Figura 13. Vista de Tipos de ejecutantes Para asignar tipos de ejecutantes: 1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de ejecutantes en el menú desplegable. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 304

307 Editorial Publishing 2. Marque la casilla de verificación de un Tipo de ejecutante. 3. Haga clic en Editar. Aparecerá la pantalla Editar tipo de ejecutante. 4. Haga clic en Editar ejecutantes para seleccionar los ejecutantes (usuario o grupos de usuarios) que desee que pertenezcan a este tipo de ejecutante. Aparecerá la pantalla Editar usuario o grupo. a. Examine los usuarios y grupos disponibles, marque las casillas de verificación de cualquier usuario o grupo y haga clic en la flecha para desplazarlos al panel derecho. El grupo y los usuarios seleccionados se agregarán a la lista de ejecutantes seleccionados. b. Una vez haya seleccionado todos los usuarios y grupos para agregar al tipo de ejecutante, haga clic en Aceptar. 5. Si desea que todoslosusuariosygruposdeestetipodeejecutantetenganla capacidad de volver a un estado de flujo de trabajo, marque la casilla de verificación de Revertir privilegio de estado. 6. Haga clic en Aceptar para guardar las asignaciones de tipo de ejecutante y cierre la pantalla Editar tipo de ejecutante. Para utilizar tipos de ejecutante predeterminados: 1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de ejecutantes en el menú desplegable. 2. Marque la casilla de verificación de un Tipo de ejecutante. 3. Haga clic en Usar predeterminada. El tipo de ejecutante seleccionado volverá a los ejecutantes predeterminados. Configurar plantillas Las plantillas de publicación son objetos de repositorio que se pueden utilizar para nuevos elementos de publicación. Se puede asociar una plantilla (archivo de documento estándar) a cada tipo de elemento (por ejemplo, Artículo, Diseño e Imagen). Estas plantillas se utilizan cada vez que se crea un nuevo elemento. La vista Plantillas está disponible en las pantallas Configuración del sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección. 305 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

308 Editorial Publishing Figura 14. Vista de Plantillas Para obtener más información sobre las plantillas, consulte. Para configurar plantillas para cada tipo de elemento: 1. En la pantalla Configuración del sistema, Configuración de publicación o Configuración de sección, seleccione Plantillas en el menú desplegable. 2. Marque la casilla de verificación de un Tipo de elemento, porejemplo,artículo, y haga clic en Editar. Aparecerá la pantalla Seleccionar documento. 3. En la pantalla Seleccionar documento, seleccione un objeto de repositorio para utilizar como plantilla para el tipo de elemento. 4. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Tipos de objeto Cada parte del contenido que se almacena en Documentum es de un determinado tipo de objeto. Los tipos de objeto se utilizan para declarar qué conjunto de metadatos se puede aplicar a diferentes objetos de contenido. Para las publicaciones, el tipo de objeto predeterminado de todo el contenido de una publicación se denomina eps_element. Este tipo de objeto declara determinados campos de metadatos para elementos de publicación como, por ejemplo: Publicación Sección Tipo de elemento Según su criterio, puede agregar campos de metadatos a la definición básica de un tipo de objeto eps_element. O bien, puede crear tipos de objetos especializados basados en eps_element. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 306

309 Editorial Publishing Porejemplo,puededefiniruntipodeobjetodenominadosports_articlequeagregue campos de metadatos adicionales como: Deporte Equipos Lugar del encuentro Fecha del encuentro Una vez definido, sports_article se puede utilizar como tipo de objeto predeterminado para los artículos de la sección de deportes de una publicación. Los tipos de objeto se definen en el nivel de todo el sistema, pero el modo en que se utilizan en publicaciones y secciones determinadas se define en la pantalla Tipos de elementos a la que se accede mediante el nodo Configuración predeterminada del sistema olacarpeta Publicaciones. ConsulteConfigurar tipos de elementos, página 299 para obtener más información sobre la selección de un tipo de objeto para tipos de elementos en el nivel del sistema, publicación, sección o número. Crear tipos de objeto El siguiente procedimiento permite crear nuevos tipos de objeto que se pueden utilizar para las publicaciones. Para crear un tipo de objeto para su uso en publicaciones: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en Tipos de objeto. Aparecerá la pantalla Tipos de objeto. 4. Haga clic en Agregar. Aparecerá la pantalla Agregar nuevo tipo de objeto. 5. Introduzca los campos necesarios: Nombre: indique el nombre del nuevo tipo de objeto. Precaución: Noutiliceespaciosenelnombredetipodeobjeto. Supertipo: seleccione un tipo existente desde el que desee agregar nuevos campos de metadatos. El nuevo tipo que se cree dispondrá de todos los campos de metadatos existentes del supertipo, así como los nuevos campos que haya optado por agregar. Etiqueta: indique el nombre del tipo de objeto tal y como desee que se muestre. 307 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

310 Editorial Publishing 6. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva definición del tipo. Editar tipos de objeto El siguiente procedimiento permite editar los tipos de objeto que se pueden utilizar para las publicaciones. Para editar los tipos de objeto utilizados en publicaciones: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en Tipos de objeto. Aparecerá la pantalla Tipos de objeto. 4. Seleccione un tipo de objeto existente que desee modificar y haga clic en Editar. Aparecerá la pantalla Editar tipo de objeto. 5. Para agregar un nuevo campo de metadatos: a. Haga clic en Agregar. Aparecerá la pantalla Agregar atributo. b. Introduzca la información necesaria y haga clic en Aceptar. Estados de flujo de trabajo Si una publicación ha entrado en un flujo de trabajo, permanecerá en un estado durante cada fase. En cada fase, a los grupos o a un grupo diferente de usuarios se les asigna una tarea para la publicación. Los estados más comunes pueden ser Listo para revisión, Ajuste de copia o Ubicado. Por ejemplo, si un elemento de un artículo ha entrado en el estado Primer borrador, se suele asignar a un autor para que se complete el primer borrador del artículo. Cuando el autor haya finalizado el primer borrador, el artículo puede continuar con el siguiente estado, Primera revisión, donde puede ser revisado por un editor de contenido. Los estados se definen en el nivel del sistema, por lo que se les puede hacer referencia en las plantillas de flujo de trabajo. Los valores predeterminados del sistema se pueden sustituir en el nivel de publicación. A cada estado se le puede asignar un color diferente para poder identificar con facilidad el estado actual de todos los elementos de una publicación. Asimismo, se puede crear una copia en PDF de un elemento durante cada fase. Esto puede resultar útil cuando Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 308

311 Editorial Publishing un elemento entra en una fase de revisión y el revisor puede que no disponga de la aplicación original que se utilizó para crear el elemento (por ejemplo, Adobe InDesign). Al crear un estado de flujo de trabajo para su uso en Editorial Publishing, se pueden definir los permisos de acceso predeterminados para el contenido en un estado. Si se selecciona Mostrar permisos, aparecerá la tabla de permisos para el contenido en el estado.enestatablasedefineelniveldeaccesoquesedebeotorgaralosusuarios(en función de su tipo de ejecutante) para el contenido cuando se encuentren en este estado. Al seleccionar el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante, si desea que el sistema conserve algún permiso existente para un ejecutante cuando entre en el nuevo estado, seleccione Predeterminado como permiso en la tabla de permisos. Si se selecciona esta opción, los permisos de acceso existentes para el usuario se mantendrán cuando el contenido pase al nuevo estado. Sugerencia: Se recomienda planificar los flujos de trabajo y los estados antes de introducirlos en el sistema. Crear un estado de flujo de trabajo En el siguiente procedimiento se explica cómo crear un estado de flujo de trabajo para suusoeneditorialpublishing. Para crear un estado de flujo de trabajo: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en Estados. Aparecerá la pantalla del mismo nombre. 4. Haga clic en Agregar. Aparecerá la pantalla Crear estado. 5. Introduzca la información que se solicita: a. Estado: indique un nombre para el estado. b. Color: color predeterminado que se utilizará al mostrar el contenido en ese estado. c. Permisos de los ejecutantes asignados: seleccione un permiso de usuario. Para el contenido en este estado, el sistema garantiza que el ejecutante asignado de una actividad cuenta al menos con este nivel de permiso. 309 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

312 Editorial Publishing d. Crear PDF: seleccione si se debe crear una copia en PDF del contenido cuando se entre en este estado. e. Haga clic en Mostrar permisos. Aparecerá la tabla de permisos para el contenido en este estado. Seleccione el niveldepermisoadecuadoparacadatipodeejecutante. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla Crear estado. Editar un estado existente Para editar un estado de flujo de trabajo: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en Estados. Aparecerá la pantalla del mismo nombre. 4. Seleccione un estado de flujo de trabajo y haga clic en Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar estado. 5. Edite la información necesaria para el estado: a. Estado: edite el nombre del estado. b. Color: color predeterminado que se utilizará al mostrar el contenido en ese estado. c. Permisos de los ejecutantes asignados: seleccione un permiso de usuario. Para el contenido en este estado, el sistema garantiza que el ejecutante asignado de una actividad cuenta al menos con este nivel de permiso. d. Crear PDF: seleccione si se debe crear una copia en PDF del contenido cuando se entre en este estado. e. Haga clic en Mostrar permisos. Aparecerá la tabla de permisos para el contenido en este estado. Seleccione el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla Editar estado. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 310

313 Editorial Publishing Plantillas de flujo de trabajo Las plantillas de flujo de trabajo se utilizan para definir la secuencia de actividades en la que se mueve el contenido y las personas que llevan a cabo cada una de estas actividades. Estas plantillas se definen en el nivel del sistema y se pueden reutilizar en diversas aplicaciones. Las plantillas de flujo de trabajo se pueden volver a utilizar en varias aplicaciones, ya que identifican a los ejecutantes de la actividad utilizando tipos de ejecutantes en lugar de nombrar a usuarios concretos. En Digital Asset Manager, las plantillas se pueden definir de dos modos: usando el editor de plantillas de flujo de trabajo incorporado o utilizando Documentum Business Process Manager. El editor de plantillas de flujo de trabajo incorporado se puede emplear para crear plantillas sencillas y lineales. Por otra parte, Business Process Manager puede crear plantillas que utilicen funciones avanzadas como, por ejemplo, actividades paralelas, ramas condicionales, actividades de flujo de trabajo automáticas o que utilicen las capacidades de Business Process Services. Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando el editor de plantillas incorporado El editor de plantillas de flujo de trabajo incorporado hace referencia a los estados y tipos de ejecutantes del sistema. Antes de definir la plantilla de flujo de trabajo, es necesario establecer los estados y tipos de ejecutantes que se utilizarán en la plantilla. Para crear una plantilla de flujo de trabajo utilizando el editor incorporado: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en Plantillas de flujo de trabajo. 4. Haga clic en Agregar. Aparecerá la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo. 5. Introduzca la información necesaria: a. Indiqueelnombredelflujodetrabajo. b. Seleccioneunestadodeflujodetrabajo. c. Seleccione un tipo de ejecutante. d. Haga clic en Agregar. 311 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

314 Editorial Publishing e. Repita para todos los estados que desee agregar a la plantilla de flujo de trabajo. f. Haga clic en Aceptar. SecerrarálapantallaCrear plantilla de flujo de trabajo. 6. La nueva plantilla aparecerá en la lista de plantillas de flujo de trabajo. Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando Business Process Manager Las plantillas de flujo de trabajo avanzadas se pueden crear utilizando Business Process Manager (BPM) de Documentum. Para obtener instrucciones detalladas sobre la creación de plantillas, consulte la ayuda de Business Process Manager. En el siguiente ejemplo se muestra una sencilla plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing con tres estados (actividades). Figura 15. Ejemplo de plantilla con tres estados El estado Borrador se asigna al ejecutante Autor desde el conjunto de alias EPS_DocApp. Este estado cuenta con un enlace directo al estado Revisar y otro enlace de vuelta al estado Aprobar. El estado Revisar se asigna al ejecutante Revisor desde el conjunto de alias EPS_DocApp. Este estado cuenta con un enlace directo al estado Aprobar y otro enlace de vuelta al estado Borrador. El estado Aprobar se asigna al ejecutante Aprobador desde el conjunto de alias EPS_DocApp. Este estado dispone de dos vínculos de vuelta; uno al estado Revisar y otro al estado Borrador. En el siguiente procedimiento se explica cómo crear esta plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando la herramienta Business Process Manager. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 312

315 Editorial Publishing Nota: La actividad automática utilizada en todas las plantillas de flujo de trabajo de Editorial Publishing es una actividad personalizada que se denomina Actividad personalizada. El configurador EPS instala esta actividad en la carpeta \System\EPS en un repositorio determinado. Esta actividad automática y personalizada se debe emplear para crear los estados Borrador, Revisar y Aprobar. Precaución: En un flujo de trabajo de Editorial Publishing se debe asignar como mínimo el permiso Relacionar a todos los usuarios que puedan ver o participar en el flujo. Para crear una plantilla de flujo de trabajo con Business Process Manager: 1. Cree Actividad de inicio: el primer estado de la plantilla debe ser una actividad manual denominada Actividad de inicio. 2. Cree Actividad final: el último estado de la plantilla debe ser una actividad automática denominada Actividad final. 3. Cree el estado Borrador: para cada estado genérico como, por ejemplo, Borrador, la plantilla de flujo de trabajo tendrá dos actividades: una actividad automática denominada Borrador automático y otra manual llamada Borrador. 4. Cree el estado Revisar: para este estado, se dispondrá de una actividad automática denominada Revisión automática y otra manual llamada Revisar. 5. Cree el estado Aprobar: para este estado, se dispondrá de una actividad automática denominada Aprobación automática y otra manual llamada Aprobar. En esta fase, la plantilla de flujo de trabajo aparecerá del siguiente modo: 6. Con las líneas de flujo incluidas que conectan Iniciar con Actividad de inicio, Actividad de inicio con Borrador automático, Borrador automático con Borrador, Borrador con Revisión automática, Revisión automática con Revisar, Revisar 313 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

316 Editorial Publishing con Aprobación automática, Aprobación automática con Aprobar, Aprobar con Actividad final y Actividad final con Terminar, la plantilla aparecerá de la siguiente manera: 7. En Digital Asset Manager con Editorial Publishing, el usuario puede ir a cualquier estado (actividad) desde una actividad concreta. Para gestionar esta funcionalidad, las plantillas de flujo de trabajo proporcionan rutas de flujo de vuelta. Con las líneas de flujo de vuelta incluidas que conectan Actividad de inicio con Revisión automática, Actividad de inicio con Aprobación automática, Borrador con Aprobación automática, Revisar con Borrador automático, Aprobar con Borrador automático y Aprobar con Revisión automática, la plantilla aparece del siguiente modo: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 314

317 Editorial Publishing 8. Con Activity Inspector, edite Actividad de inicio: a. En la ficha Ejecutante, seleccione el alias Iniciador como ejecutante manual. b. En la ficha Transición: i. Seleccione la opción Permitir que el ejecutante seleccione la actividad siguiente. ii. Seleccione una actividad. iii. Para la opción Si se seleccionan las actividades de rechazo y reenvío, seleccione Iniciar todas las actividades seleccionadas. 9. Con Activity Inspector, edite las actividades automáticas: Borrador automático, Revisión automática, Aprobación automática y Actividad final: a. Seleccione EPSWorkflowMethod (MétododeflujodetrabajoEPS)paraEjecutar este método automáticamente. b. Seleccione No para Desea guardar los resultados de la ejecución?. c. Seleccione Continuar ejecución enlasopcionesde sielmétodofalla. 10. Con Activity Inspector, edite las actividades automáticas: Borrador automático, Revisión automática Y Aprobación automática. a. Haga clic en la etiqueta EPS. 315 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

318 Editorial Publishing b. Para Seleccionar un estado de flujo de trabajo para esta actividad, seleccione el estado correcto en el menú desplegable. 11. Con Activity Inspector, edite las actividades manuales: Borrador, Revisar y Aprobar: a. En la ficha Ejecutante, seleccione el ejecutante. Estas actividades se deben definir manualmente para el alias correcto en un conjunto de alias EPS_DocApp.Por ejemplo, si desea asignar el alias Autor en el conjunto de alias EPS_DocApp: i. Haga clic en Seleccionar ejecutante. Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. ii. Para la opción Seleccionar ejecutantes, seleccione Un solo usuario del grupo. iii. Para la opción Definir ejecutantes, seleccione Definir un alias de ejecutante yhagaclicensiguiente. iv. Para la opción Elija un conjunto de alias, seleccione el conjunto de alias específico EPS_DocApp y, a continuación, haga clic en Siguiente. v. Para el alias de ejecutante, seleccione el alias que desee asignar a este estado yhagaclicenterminar. b. En la ficha Transición: i. Seleccione la opción Permitir que el ejecutante seleccione la actividad siguiente. ii. Seleccione una actividad. iii. Para la opción Si se seleccionan las actividades de rechazo y reenvío, seleccione Iniciar todas las actividades seleccionadas. 12. Seleccione Paquetes: a. Haga clic con el botón derecho en cualquier flujo y seleccione Propiedades de proceso. b. Seleccione la ficha Paquetes. c. Haga clic en Agregar. d. Seleccione Tipo de documento (dmc_eps_element). e. Seleccione la versión ACTUAL. La ficha Paquetes debe aparecer del siguiente modo: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 316

319 Editorial Publishing 13. Guarde la plantilla de flujo de trabajo en la carpeta \System\EPS. No marque la opción de creación de carpeta. 14. Valide la plantilla de flujo de trabajo. 15. Haga clic en Instalar. La plantilla de flujo de trabajo debe estar lista para utilizarse en Digital Asset Manager para Editorial Publishing. Tipos de ejecutantes El nodo Tipos de ejecutantes permite crear una lista de nombres de tipos de ejecutantes que se puede utilizar al asignar plantillas de tipo de ejecutante al sistema, una publicación o una sección. Una plantilla de tipos de ejecutantes identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rol en un flujo de trabajo editorial. Para obtener una lista de todos los tipos de ejecutantes del sistema, seleccione Administración > Publishing Manager > Tipos de ejecutantes. 317 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

320 Editorial Publishing Crear un tipo de ejecutante En el siguiente procedimiento se explica cómo crear un nuevo tipo de ejecutante para su uso. Para agregar un nuevo tipo de ejecutante: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en Tipos de ejecutantes. 4. Haga clic en Agregar. Aparecerá la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo. 5. Haga clic en Agregar. Aparecerá la pantalla Crear tipo de ejecutante. 6. Indique un nombre para el nuevo tipo de ejecutante; por ejemplo, Autor. 7. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo tipo de ejecutante y cierre la pantalla Crear tipo de ejecutante. Validar la configuración de publicación La configuración de publicación se puede validar en cualquier momento y cualquier pantalla de configuración: Configuración del sistema, Configuración de publicación, Configuración de sección y Configuración de número. La validación también se puede llevaracaboalcrearunnúmeroenlapantallanuevo número: Crear. Figura 16. Enlace de validación en la pantalla de configuración Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 318

321 Editorial Publishing Figura 17. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear Con la validación se comprueba que: Hay al menos una sección en la publicación. Todos los tipos de elementos (artículos, diseños, imágenes) se han asignado a un flujo de trabajo. Todos los tipos de ejecutantes utilizados en los flujos de trabajo configurados disponen de usuarios o grupos válidos asignados. No se definen plantillas de elementos para artículos y diseños. El calendario se ha configurado con fines de semana y vacaciones. Con la validación se crea un informe que le notifica los valores que faltan en las categorías Plantilla, Flujo de trabajo, Tipo de ejecutante o Calendario. Junto a cada tipo o calendario quenosehayaconfigurado,seincluyeelenlaceconfigurar. Al seleccionar el enlace, se abre la pantalla Editar que permite configurar de forma inmediata el tipo o calendario. 319 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

322 Editorial Publishing Figura 18. Informe de validación de configuración Para validar la configuración de publicación: 1. Enunapantalladeconfiguración,hagaclicenValidar configuración, obien,enla pantalla Nuevo número: Crear haga clic en Validar configuración de publicación. La pantalla del informe de validación de configuración muestra qué tipos no se han configurado. 2. Haga clic en Configurar junto a las opciones que desee configurar. La pantalla de configuración se abrirá para la opción seleccionada. 3. Configure el tipo o calendario y haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Trabajar con publicaciones Una vez configurados todos los componentes de Editorial Publishing, puede comenzar a crear publicaciones. En las siguientes secciones se explica cómo crear y gestionar una publicación: Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 320

323 Editorial Publishing Crear una publicación, página 321 Crear una sección en una publicación, página 322 Crear un número de una publicación, página 323 Agregar un elemento a un número de publicación, página 324 Eliminar una publicación, número o sección, página 324 Crear una publicación El proceso de creación significa realmente crear una plantilla de publicación. La plantilla incluye toda la información necesaria para crear una instancia de la publicación, que suele ser un libro o número. La plantilla de publicación incluye información sobre: Secciones de la publicación. Qué plantillas de flujo de trabajo se deben utilizar. Qué usuarios forman el grupo de trabajo de la publicación. Permisos con los que deben contar los usuarios durante el proceso de flujo de trabajo. Plantillas de diseño y artículo que se deben emplear. Qué tipos de objeto (y, por lo tanto, metadatos) se deben utilizar para realizar un seguimiento del contenido. Para crear una publicación: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en el nodo de la carpeta Publicaciones. En el panel derecho aparecerá una lista de publicaciones. 4. Seleccione Archivo > Nuevo > Publicación del menú. Aparecerá la pantalla Nueva publicación: Crear. 5. Indique el nombre de la publicación y haga clic en Siguiente. 6. Introduzca información de la publicación adicional en la ficha Información yhaga clic en Siguiente. Sugerencia: Las secciones de una publicación se pueden introducir en la ficha Información. Para expandir los atributos de la publicación, seleccione Mostrar todas las propiedades. Desplácese al atributo Nombres de sección y haga clic en Editar. Indique los nombres de sección tal y como desee y haga clic en Aceptar para volver a la pantalla Nueva publicación: Crear: ConsulteCrear una sección en una publicación, página 322 para obtener más información sobre la creación de secciones. 321 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

324 Editorial Publishing 7. En la ficha Permisos, defina los permisos que deben tener los demás usuarios de la publicación. Consulte Editar permisos, página 267 para obtener más información sobre los permisos. Todos los usuarios que trabajen en la publicación deben poder leerla. Los usuarios que necesiten crear una sección en la publicación o configurarla deben disponer de acceso de escritura. Sugerencia: De forma predeterminada, las secciones heredan los mismos permisos que la publicación. La mayoría de los colaboradores requerirá permisos de escritura en las secciones, por lo que es conveniente que todos los usuarios necesarios se definan con permiso de escritura en la publicación cuando ésta se cree. Si posteriormente desea cambiar los permisos de la publicación, desplácese al archivador Publicaciones, busque la carpeta de la publicación y modifique los permisos tal y como lo haría en una carpeta normal. Sugerencia: Únicamente conceda acceso a los usuarios que realmente lo necesiten. El acceso a demasiadas publicaciones puede afectar negativamente al rendimiento del usuario final cuando se trabaje con Adobe InCopy e InDesign. 8. Haga clic en Terminar. La publicación aparece en la carpeta Publicaciones. 9. Para configurar la publicación, haga clic en el nombre de la nueva publicación en la jerarquía de árbol. Consulte Configuración del nivel de sección, publicación y sistema, página 296 si necesita más información. 10. UnavezcreadalacarpetadepublicaciónenelarchivadorPublicaciones,desplácese al archivador y defina la seguridad en la carpeta deseada. Todos los colaboradores necesitarán el permiso de escritura en las carpetas de sección de la publicación. Crear una sección en una publicación La creación de secciones para una publicación implica que se están creando las secciones que aparecerán en todos los números de dicha publicación. Para crear una sección en una publicación: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en el nodo de la carpeta Publicaciones. En el panel derecho aparecerá una lista de publicaciones. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 322

325 Editorial Publishing 4. Expanda una publicación para ver sus carpetas Secciones y Ediciones. 5. Haga clic en la carpeta Secciones. 6. Haga clic en Agregar/Quitar. Aparecerá la pantalla Editar secciones. 7. Indique un nombre para una sección y haga clic en Agregar. La sección se agregará a la lista de secciones en el panel derecho. 8. Introduzca secciones adicionales, según sea necesario. Una vez introducidas todas las secciones, haga clic en Aceptar. La pantalla Editar secciones se cerrará y las nuevas secciones aparecerán en la carpeta Secciones de la publicación. 9. Configure los valores de cada sección haciendo clic en el nombre de la nueva sección. Consulte Configuración del nivel de sección, publicación y sistema, página 296 para obtener más información sobre la configuración de valores de una sección. Crear un número de una publicación La creación de un número de una publicación permite comenzar el proceso de introducir un número en un flujo de trabajo editorial. Por ejemplo, un número puede ser una edición específicadeunlibroounnúmerodeunarevista. Para crear un número de una publicación: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoadministración para expandirlo. 2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo. 3. Haga clic en el nododelacarpetapublicaciones. En el panel derecho aparecerá una lista de publicaciones. 4. Expanda una publicación para ver sus carpetas Secciones y Ediciones. 5. Haga clic en la carpetaediciones. 6. Seleccione Archivo > Nuevo > Edición en el menú o haga clic en el enlace Crear nueva edición. Aparecerá la pantalla Nueva edición: Crear. 7. Indique el nombre del número (por ejemplo, la fecha de publicación del número o una edición especial de la publicación) y haga clic en Siguiente. 8. Introduzca información de la publicación adicional en la ficha Información yhaga clic en Siguiente. 323 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

326 Editorial Publishing Sugerencia: Para expandir los atributos del número, seleccione Mostrar todas las propiedades. 9. En la ficha Permisos, defina los permisos que deben tener los demás usuarios del número. Consulte Editar permisos, página 267 para obtener más información sobre los permisos. Todos los usuarios que trabajen en el número deben poder leerlo. 10. Haga clic en Terminar. El número aparecerá en la carpeta Ediciones de la publicación. Agregar un elemento a un número de publicación Tras crear un número para una publicación, es posible agregar elementos a dicho número. Para agregar un elemento a un número de publicación: 1. En el panel izquierdo de la vista Estándar, hagaclicenelnodoelementos de publicación para expandirlo. 2. Expanda una publicación para ver sus números. 3. Expanda un número para ver sus secciones. Los elementos actuales de la sección se muestran a la derecha. 4. Seleccione Archivo > Nuevo > Elemento del menú. Aparecerá la pantalla Crear elemento de publicación. 5. Indique el nombre del nuevo elemento. 6. Seleccione Tipo de elemento en la lista desplegable. 7. Haga clic en Aceptar. La pantalla Crear elemento de publicación se cerrará y la lista de elementos se actualizará con el nuevo elemento. Eliminar una publicación, número o sección Si desea eliminar una publicación, un número de publicación o una sección de un número que se haya creado utilizando su propia configuración de publicación, puede llevar a cabo la operación. Precaución: Con la eliminación de una publicación, número o sección se puede eliminar todo el contenido (elementos) asociado a dichos componentes. Si no Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 324

327 Editorial Publishing desea eliminar el contenido, seleccione Eliminar sólo la carpeta seleccionada al realizar la eliminación. Para eliminar una publicación, número o sección: 1. Expanda el archivador Publicaciones para ver una lista de todas las publicaciones, números y secciones. Seleccione la publicación, número o sección que desee eliminar. 2. Seleccione Archivo>Eliminar. 3. Si desea eliminar todo el contenido asociado a la publicación, número o sección, seleccione Eliminar la carpeta seleccionada, además de todas las subcarpetas y objetos. 4. Si sólo desea eliminar la configuración de la publicación, número o sección y mantener el contenido, seleccione Eliminar sólo la carpeta seleccionada. 5. Presione Aceptar. 325 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

328 Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows ymac Puede utilizar métodos abreviados para seleccionar los menús y botones utilizando el teclado en lugar de utilizar el ratón. Las tablas de este apéndice describen los accesos directos predeterminados del teclado. Es posible que también estén disponibles accesos directos de teclado personalizados. Tabla 26. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en la vista de lista Acción Acceso directo de Microsoft Windows Retirar O O Modificar E E Ver V V Registrar I I Abrir un documento en modo de sólo lectura Intro Intro Suscribir U U Correo electrónico M M Ver propiedades P P Exportar Mayús-E Mayús-E Iniciar flujo rápido Q Q Agregar al Portapapeles Mayús-C Mayús-A Copiar aquí Mayús-V Mayús-C Mover aquí Mayús-M Mayús-M Acceso directo de Mac OS Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 326

329 Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft WindowsyMac Acción Acceso directo de Microsoft Windows Enlazar aquí Mayús-L Mayús-L Eliminar Eliminar Eliminar Aplicar ciclo de vida L L Promover a estado siguiente R R Devolver al estado anterior D D Declarar registro Mayús-R Mayús-R Crear discusión Mayús-U Mayús-U Convertir a documento virtual Mayús-T Mayús-V Crear documentos Mayús-N Mayús-N Importar Mayús-I Mayús-I Ayuda Mayús-H Mayús-H Búsqueda avanzada Mayús-S Mayús-S Cerrar sesión Mayús-O Mayús-O Acceso directo demacos Tabla 27. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en la vista de miniaturas Acción Acceso directo de Windows Acceso directo de Mac OS Seleccionar todo Ctrl-A Comando-A Seleccionar varios Ctrl-clic Seleccionar consecutivos Mayús-clic Elemento siguiente Flecha derecha Flecha derecha Elemento anterior Flecha izquierda Flecha izquierda Elemento en la fila superior Flecha arriba Elemento en la fila inferior Flecha abajo Tabla 28. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en una tabla Acción Acceso directo de Windows Acceso directo de Mac OS Seleccionar todo Ctrl-A Comando-A Seleccionar varios Ctrl-clic 327 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

330 Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Acción Acceso directo de Windows Acceso directo de Mac OS Seleccionar consecutivos Mayús-clic Elemento siguiente de la lista Flecha abajo Flecha abajo Elemento anterior de la lista Flecha arriba Flecha arriba Tabla 29. Accesos directos para desplazarse y realizar acciones en un formulario Acción Acceso directo de Windows Acceso directo de Mac OS Ir al campo o al botón siguiente Tabulador Tabulador Ir al campo o al botón anterior Mayús-Tab Mayús-Tab Elegir una acción de botón Intro Intro Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 328

331 Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft WindowsyMac 329 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

332 Índice A accesos directos a elementos en otros repositorios, 48 archivos recientemente utilizados, 39 enlaces, 46 suscripciones, 51 teclas de acceso rápido del teclado, 326 Administración de colas de trabajos, 101, 106, 108, 114 a 118 Administradores de usuarios, 157 carpetas restringidas, 161 crear nuevo usuario, 158 modificar usuarios, 159 ocultar usuarios de la lista, 160 Adobe InCopy, 291 Adobe InDesign, 291 agentes de conexión seleccionar, 18 Agregado, consulte Agregado de PowerPoint Agregado de PowerPoint agregar diapositiva, 215 agregar plantillas para utilizar en, 221 aplicar plantilla, 219 borrar, 220 buscar presentaciones y diapositivas, 217 crear nueva presentación, 219 eliminar diapositivas, 216, 220 información general, 214 ordenar diapositivas, 216 ver, 214, 216 agregados ver, 188 Consulte también instantáneas agregar diapositivas al agregadode PowerPoint, 215 pistas de texto de vídeo, 212 a 213 un elemento a una publicación, 324 alertas en la Bandeja de entrada, 71 Consulte también notificaciones anular miniatura del documento., 194 archivador inicial, 19 archivadores crear, 30 historiales, 32 propiedades, 30 archivo csv exportar a, 52 archivo de Excel exportar a, 52 archivos anexar, 72, 89 anular selección, 19 arrastrar y colocar, 25 asignar ciclos de vida, 29, 37, 121 cancelar retiradas, 39 ciclos de vida estados, 121 copiar, 45 copiar de forma local, 43 copias, 230, 232 crear, 28 desbloquear, 39 devolver al estado anterior, 122 documentos virtuales, 180 editar, 34 eliminar, 44, 89 enlaces virtuales, 40 enlazar a otros repositorios, 48 enlazar a varias ubicaciones, 47 enviar a flujos de trabajo, 88 enviar para revisión, 88 exportar, 43 a 44 historiales, 32 importar, 42 a 43 programación, 256 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 330

333 Índice promover, 122 propiedades, 30 quitar ciclos de vida, 122 reemplazar, 38 retirar o registrar, 34 seleccionar, 19 tareas comunes, 28 transformar, 230 ver, 40 ver ubicaciones, 49 versiones, 37 archivos anexos eliminar, 89 en tareas, 71 ver, 72 archivos bloqueados configurar preferencias para, 191 cuando se retira un documento virtual, 191 información general, 33 mantener bloqueo al registrar, 36 ordenar por, 20, 39 ver, 40 arrastrar y colocar activar, 24 para agregar descendientes, 184 para crear una relación, 228 para exportar, 44 para importar, 43 para importar una copia, 233 para mover descendientes, 186 para realizar las acciones, 25 Para registrar desde un archivo, 38 para suscribirse a elementos, 51 Asignación de políticas de colas de trabajos (página), 109 atributo automático programación, 259 atributos automáticas, 259 atributos de habilidad, 101 autocompletar aceptar una sugerencia, 25 borrar caché, 25 configurar, 25 B Bandeja de entrada abrir elementos, 71 administrar tareas, 76 colas de trabajos, 77 a 78 columnas mostradas, 20 disponible para tareas, 75 información general, 70 mostrar al inicio, 24 no disponible para tareas, 75 obtener tarea siguiente, 77 tareas comunes, 70 usada en flujos de trabajo de Editorial Publishing, 292 ver, 71 barra de estado mensajes en, 26 bloquear, instancia de formulario, 165 bloqueo de instancia de formulario, 165 borrar Agregado de PowerPoint, 220 Borrar agregado (botón), 220 botón derecho para realizar las acciones, 26 buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint, 217 Buscar objetos ocultos (opción) en búsquedas, 59 Buscar todas las versiones (opción) en búsquedas, 59 Business Process Manager crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing, 312 búsquedas búsquedas avanzadas, 57 búsquedassimples, 54a55 controlar, 60a61 copiar, 65 editar, 57, 65 estado, 60 a 61 exportar resultados, 52 guardadas búsquedas, 63 a 65 información general, 54 plantillas de búsqueda, 66 a 68 preferencias, 69 resaltar los resultados, 60 resultados, 60a61,63a64 resultados agrupados, 60, 69 últimos resultados, 63a64 búsquedas avanzadas en ejecución, 57 búsquedas simples 331 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

334 Índice C en ejecución, 54 a 55 calendarios crear, 135 crear eventos, 136 eventos repetidos, 138 exportar e importar, 141 carpetas anular selección, 19 arrastrar y colocar, 25 contextual, 133 copiar, 45 crear, 29 eliminar, 44 enlazar a varias ubicaciones, 47 historiales, 32 mostrar al inicio, 24 programación, 256 propiedades, 30 seleccionar, 19 ver ubicaciones, 49 carpetas contextuales, 133 crear, 133 categorías buscar, 57 categorías de cola de trabajos, 105, 114 copiar, 45 eliminar, 44 enlazar a varias ubicaciones, 47 enviar elementos a, 21 explorar, 21 categorías de cola, consultecategorías de cola de trabajos categorías de cola de trabajos crear, 106 definir, 105 eliminar, 106 ciclos de vida aplicar, 29, 37, 121 asignar, 29, 37, 121 devolver al estado anterior, 122 eliminar, 122 estados, 121 filtrar por, 20 información general, 120 promover, 122 reanudar, 123 suspender, 122 tareas comunes, 120 clústeres búsquedas resultados, 60, 69 coincidencia de asignación de trabajo agregar filtros a una cola, 102 configurar, 99 definir filtros, 101 definir habilidades en la plantilla de proceso, 100 perfiles de procesador, 113 colas, consultecolas de trabajos colas de trabajos actualizar, 115 agregar grupos, 110 agregar usuarios, 110 asignar tareas, 115 categorías, 105 configurar notificaciones, 104 configurar prioridades, 104 controlar, 114 crear, 99, 103, 106 definir, 106 eliminar, 108 eliminar un grupo, 110 eliminar un usuario, 110 gestionar la bandeja de entrada, 76 grupos, 110, 113 información general, 96 modificar, 115 mover categorías, 108 mover tareas a colas nuevas, 116 obtener tarea siguiente, 77 políticas, 103 políticas de colas, 103 quitar asignación de tareas, 116 quitar suspensión de tareas, 118 realizar tareas, 76 reanudar tareas suspendidas, 118 reasignar tareas, 115 a 116 roles, 97 seleccionar tareas, 78 suspender tareas, 117 usuarios, 110, 113 ver, 114 colección Ordenar el contenido de, 245 colecciones agregar a colecciones favoritas, 244, 247 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 332

335 Índice agregar contenido a, 243 copiar copias a otras colecciones, 247 crear, 244 descargar, 252 descargar con transformaciones, 253 información general, 242 quitar de colecciones favoritas, 247 seleccionar copias alternativas, 248 seleccionar copias alternativas para varios elementos, 250 ver contenido de, 245 ver en otros productos de Documentum, 255 ver las descargas activas, 255 Colecciones favoritas, consultecolecciones colecciones temporales, consultedescargas activas color aplicar al fondo, 164 aplicar al texto, 164 color de fondo, 164 columnas en listas, 20 a 21 mostrar, 20 comentarios agregar en discusiones, 130 buscar, 131 editar en discusiones, 130 eliminar en discusiones, 131 responder en discusiones, 130 Compatibilidad con AJAX, 166 Comprobación del porcentaje de calidad, 105 comprobar ortografía, 165 configurar Editorial Publishing, 292 preferencias, 23 Consulte también preferencias conjuntos de alias, 108 en ciclos de vida, 121 conjuntos de grupos requeridos en conjuntos de permisos, 269 conjuntos de permisos crear, 266 localizar, 264 permisos básicos, 265 permisos extendidos, 265 tareas comunes, 264 Consulte también permisos consultas consultas de búsqueda, 61 contenido en documento virtual, 182 tareas comunes, 28 Consulte también archivos Content Transformation Services, 230 contraseñas cambiar, 17 control de calidad, 105 copias, 230 asociadas con una versión, 230 crear, 236 definir una predeterminada, 233 descripción, 230 importar, 232 información general, 230 primarias, 230 restablecer, 235 ver, 232 ver la predeterminada, 234 copias predeterminadas configurar, 233 ver, 234 copias primarias, 230 correo electrónico enviar enlaces, 50 crear copias, 236 nuevos objetos mediante transformaciones, 238 pistas de texto de vídeo, 211 subclips de vídeo, 207 un número, 323 una publicación, 321 una sección, 322 Crear, 220 crear estados de flujo de trabajo para Editorial Publishing, 309 crear plantillas de flujo de trabajo para Editorial Publishing, 311 usar Business Process Manager, 312 crear un tipo de ejecutante para Editorial Publishing, 318 credenciales eliminar, 24 guardar, 17, 24 ver, 24 credenciales guardadas configurar, 17, 24 eliminar, Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

336 Índice ver, 24 cuadros de diálogo de selección utilizar, 22 D Definir como vista previa (opción), 233 Depósito de vídeo, consultecolecciones reproducir el contenido de, 246 derechos, consultederechos de propiedad intelectual derechos de propiedad intelectual asignar, 83 buscar archivos con derechos, 85 descargar archivos, 86 gestionar, 81 plantilla de derechos, 82 revisar, 84 solicitar la revisión de, 86 ver el uso del archivo, 85 Descargar como realizar, 253 descargas activas ver, 255 descendientes agregar, 183 a 184 eliminar, 186 en documentos virtuales, 180 localizar, 181 reordenar, 185 a 186 ver, 181 detalles flujos de trabajo, 91 detalles de vídeo editar, 201 eliminar fotogramas de un guión gráfico, 205 información general, 200 reproducir vídeos, 202 diapositiva añadir al agregado de PowerPoint, 215 buscar en el agregado de PowerPoint, 217 eliminar del agregado de PowerPoint, 216, 220 ordenar, 216 direcciones URL crear enlaces, 164 directorio de visualización ubicación predeterminada, 40 directorios retirada, 33 discusiones, 128 agregar comentarios, 130 buscar comentarios, 131 editar comentarios, 130 eliminar comentarios, 131 responder a comentarios, 130 disponible para tareas, 75 dm_owner en conjunto de permisos, 267 dm_world en conjunto de permisos, 267 documentos tareas comunes, 28 Consulte también archivos transformar a HTML, 235 transformar a PDF, 235 documentos hijo en documentos virtuales, 180 Consulte también descendientes documentos padre de documentos virtuales, 180 Consulte también documentos virtuales Documentos PDF agregar comentarios, 225 anotar, 224 configurar los servicios de anotaciones, 225 mostrar comentarios, 226 documentos simples convertir a, 189 documentos virtuales agregar descendientes, 183 a 184 contenido, 182 convertir a documentos simples, 189 crear, 181 eliminar descendientes, 186 estructura, 181 etiquetas de versión, 188 fijar en versiones, 187 información general, 180 instantáneas, 188 a 189 mostrar enlaces rotos, 190 mover descendientes, 185 a 186 preferencias, 190 reordenar descendientes, 185a186 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 334

337 Índice tareas comunes, 180 ver el contenido, 182 ver estructura, 181 Documentum Collaborative Edition (DCE) información general, 124 tareas comunes, 124 dominios iniciar sesión, 17 E editar detalles de vídeo, 201 subclips de vídeo, 208 editar estados de flujo de trabajo para Editorial Publishing, 310 Editor de texto enriquecido, 127 Editorial Publishing acceder a la configuración, 295 acerca de plantillas de flujo de trabajo, 311 acerca de tipos de ejecutantes, 317 administración, 290 agregar un elemento a un número de publicación, 324 configuración, 292 configuración del nivelde publicación, 297 configuración del nivel de sección, 298 configuración del nivelde sistema, 297 configurar flujos de trabajo, 302 configurar la visibilidad de metadatos, 301 configurar plantillas, 305 configurar tipos de ejecutantes, 304 configurar tipos de elementos, 299 crear estados de flujo de trabajo, 309 crear plantillas deflujodetrabajo, 311 crear tipos de objeto., 307 crear un número para una publicación, 323 crearuntipodeejecutante, 318 crear una publicación, 321 crear una sección para una publicación, 322 editar estados de flujo de trabajo, 310 editar tipos de objeto, 308 eliminar una publicación, número o sección, 324 información general, 290 Información general sobre estados de flujo de trabajo, 308 modelo de configuración, 295 Nodo Elementos de publicación, 292 permisos de acceso para estados de flujo de trabajo, 308 permisos requeridos, 293 roles de flujo de trabajo, 293 seguridad necesaria, 293 tipos de objeto, 306 usar la bandeja de entrada, 292 vista del archivador, 291 El rol Colaborador, 151 El rol Propietario, 151 elemento agregar a una publicación, 324 Elementos de publicación nodos, 292 elementos relacionados crear mediante transformaciones, 238 eliminar, 44 transformaciones, 231 eliminar diapositivas del agregado de PowerPoint, 216, 220 fotogramas de un guión gráfico de detalles de vídeo, 205 subclips de vídeo, 209 un número de una publicación, 324 una publicación, 324 una sección en una publicación, 324 Eliminar (permiso), 265 Empieza por (campo) en listas, 20 En prueba, 121 enlaces a otros repositorios, 48 a varias ubicaciones, 47 crear, 49, 164 eliminar, 44 en correos electrónicos, 50 suscripciones, 51 tareas comunes, 46 ver las ubicaciones de, 49 enlaces virtuales ver, 40 enlaces Web en correos electrónicos, 50 enviar, Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

338 Índice Escribir (permiso), 265 estado operaciones en segundo plano, 26 estados de flujo de trabajo en Editorial Publishing, 308 Estoy disponible seleccionar, 75 estructura de documento virtual, 181, 183 a 186 documentos virtuales, 185 a 186 etiquetas de versión agregar, 188 eventos de auditoría en flujos de trabajo, 91 Examinar (permiso), 265 F favoritos agregar un documento o carpeta de repositorio, 49 archivos recientemente utilizados, 39 repositorios, 18 suscripciones, 51 federaciones usuarios, 276 Ficha General en preferencias, 23 filtros en colas de trabajos, 79, 99, 101 a 102 en cuadro de diálogo de selección, 22 en listas, 20 filtros coincidentes asignar a una cola, 102 habilitar varias habilidades, 102 filtros de coincidencia de asignación de trabajo agregar a una cola, 102 eliminar de una cola, 103 flujo de trabajo editorial explicado, 290 roles, 293 flujos de trabajo anexar archivos, 89 completar tareas, 72 completar tareas fallidas, 94 configuración para publicaciones editoriales, 302 crear plantillas de flujo de trabajo, 95 definir permisos para estados en Editorial Publishing, 308 detalles, 91 eventos de auditoría, 91 información general, 88 informes, 94 a 95 Informes de flujo de trabajo, 91 iniciar, 88 mandar correo electrónico a los participantes, 93 Misflujosdetrabajo, 91 para editorial publishing, 290 parar, 92 pausar, 92 reanudar, 92 rechazar tareas, 74 supervisor, 94 tareas fallidas, 93 terminar tareas, 72 ver, 91 volver a intentar tareas fallidas, 93 flujos rápidos enviar, 90 formatos preferencias, 40 a 41 formatos de archivo asociar con tipos de objeto, 40 preferencias, 40 Consulte también formatos restablecer las asociaciones predeterminadas, 41 formatos de archivo LDIF, 276 formularios crear, 165 introducir datos en, 162 tareas comunes, 162 texto con formato, 163 G grupo privado, 283 público, 283 grupos agregaraunacolade trabajo, 110 agregar usuarios, 284 crear, 281 dinámicos, 284, 287 editar, 281 eliminar, 285 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 336

339 Índice en colas de trabajos, 110, 113 información general, 281 localizar, 281 programación, 256 quitar usuarios, 284 reasignar elementos, 285 usuarios, 279 grupos dinámicos información general, 284, 287 grupos requeridos en conjuntos de permisos, 269 guión gráfico agregar diapositivas al agregado de PowerPoint, 215 eliminar fotogramas de, 205 información general, 192 obtener vista previa de vídeos, 197, 206 usar para configurar miniatura predeterminada para vídeo, 205 ver PDF, 193 ver presentaciones de PowerPoint, 193 ver vídeo, 195, 203 vista de página, 195, 203 vista de zoom, 195, 203 H Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, 113 historiales de elementos del repositorio, 32 HTML transformar a, 235 ver enlaces, 40 I idiomas filtrar por, 20 seleccionar al iniciar sesión, 17 importar copias, 232 Incluir la opción de propiedades modificadas recientemente en búsquedas, 60 información de habilidad de la cola de trabajos, 101 información de repositorio exportar, 52 información general Editorial Publishing, 290 informes flujos de trabajo, 94a95 informes de flujo de trabajo, 98 Informes de flujo de trabajo utilizar, 94 informes históricos flujos de trabajo, 95 instantáneas crear, 188 etiquetas de versión, 188 inmovilizar, 188 a189 liberar, 189 ver, 188 Ir (botón) en cuadro de diálogo de selección, 22 L LDAP cambiar contraseña, 17 creación de usuarios, 273 a 274, 277 Leer (permiso), 265 lista de miembros de una sala, 152 listas clic en nombres de archivo, 40 columnas, 20a21 Empieza por (campo), 20 explorar, 19, 22 filtrar, 20, 22 nombres de archivo, 40 ordenar, 20 ver, 19 listas de habilidadesdelacoladetrabajos, consulte coincidencia de asignación de trabajo listas numeradas, 164 listas ordenadas, 164 lupa en cuadro de diálogo de selección, 22 M marcadores agregarundocumentoocarpetade repositorio, 49 suscripciones, 51 Media Transformation Services, Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

340 Índice extraer detalles de vídeo, 200 generar guiones gráficos, 192 mensajes ver, 26 menús abrir haciendo clic con el botón derecho, 26 metadatos exportar, 52 migas de pan información general, 19 Consulte también ruta de exploración Miniatura ver, 26 miniatura predeterminada configurar para vídeo, 205 miniaturas anular, 194 anular la predeterminada, 234 configurar opciones predeterminadas para vídeo, 205 ver, 20 Mis archivos columnas, 20 mostrar al inicio, 24 ver, 39 Mis colas de trabajos, 114 Misflujosdetrabajo ver, 91 modo de accesibilidad seleccionar, 17 Monitor de colas de trabajo, 97, 109 a 111, 113 a 115 seleccionar vistas, 114 Mostrar más, 32 N Ninguno (permiso), 265 niveles de acceso información general, 264 a 265 niveles de prioridad, 104 a 105 no disponible para tareas, 75 No estoy disponible en estos momentos seleccionar, 75 notas buscar, 132 crear, 131 a 132 editar, 132 eliminar, 133 notificaciones configurar, 51 en colas de trabajos, 104 información general, 70 nueva ventana abrir, 25 número crear, 323 O objetos permisos, 264 objetos controlados, 147 objetos ocultos en búsquedas, 59 mostrar, 25 Obtener tarea activar, 118 utilizar, 78 Obtener tarea siguiente, 77 a 78 Obtener tarea siguiente automáticamente, 78 obtener vista previa vídeos de un guión gráfico, 197, 206 olantilla agregar plantillas para utilizar en el agregado de PowerPoint, 221 aplicar a presentación de PowerPoint, 219 Opción Agregar repositorio Iniciar sesión en repositorios nuevos, 18 Opción Últimos resultados en búsquedas, 63 operaciones en segundo plano ver estado, 26 operadores de comparación, 101 origen HTML, 165 P PDF ver guiones gráficos, 193 ver la vista previa activa, 193 perfil de habilidad, consultecoincidencia de asignación de trabajo perfil de procesador, 99, 112 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 338

341 Índice perfiles de documentos, consultepolíticas de anulación de colas de trabajos perfiles de procesador, consulteperfiles de procesador de asignación de trabajo perfiles de procesador de asignación de trabajo agregar habilidades, 111 cambiar habilidades, 112 eliminar habilidades, 112 permisos configurar, 267 crear conjunto de permisos, 266 editar, 266 a 267 gestionar, 264 información general, 264 localizar, 264 permisos básicos, 265 permisos extendidos, 265 requerida para Editorial Publishing, 293 tareas comunes, 264 Consulte también conjuntos de permisos ver, 266a267 permisos básicos información general, 265 permisos de acceso para estados de flujo de trabajo definir para Editorial Publishing, 308 permisos extendidos información general, 265 pertenencia a salas acerca de, 151 agregar miembros, 154 agregar miembros a un grupo local, 156 cambiar roles locales, 155 crear grupo local, 155 editar propiedades del grupo local, 156 eliminar grupos locales de una sala, 156 eliminar miembros, 155 gestionar, 154 invitar miembros, 154 pistas de texto agregar para vídeo, 212 a 213 crear para vídeo, 211 ver vídeo, 210 plantilla de proceso, 100 plantillas asignar ciclos de vida, 29, 37, 121 configuración para publicaciones editoriales, 305 plantillas de búsqueda, 66 a 68 quitar ciclos de vida, 122 plantillas de búsqueda copiar, 68 crear, 67 editar, 67 en ejecución, 66 modificar, 68 plantillas de flujo de trabajo para Editorial Publishing, 311 plantillas de PowerPoint agregar al sistema para utilizar en el agregado, 221 políticas,consultepolíticas de anulación de colas de trabajos, consultepolíticas de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 108 políticas de anulación,consultepolíticas de anulación de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 109 políticas de colas, 101, 104, 108 Consulte también colas de trabajos políticas de colas de trabajos anular, 108 configurar controles de calidad, 105 configurar prioridades, 105 configurar umbrales, 104 crear, 104 eliminar, 105 información general, 103 modificar, 104 portapapeles agregar a, 46 quitar de, 46 ver, 46 preferencias acceder, 23 búsquedas, 69 columnas mostradas, 20 configurar, 23 documentos virtuales, 190 general, 23 Presentaciones de PowerPoint 339 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

342 Índice buscar en el agregado de PowerPoint, 217 crear, 219 ver guiones gráficos, 193 ver la vista previa activa, 193 Prioridad de incremento, 105 Prioridad inicial, 105 Prioridad máxima, 104 privileges superusuario, 275 user, 275 privilegios para crear grupos, 98 procesadores de colas gestionar, 109 procesadores de colas avanzados, 78 procesadores de colas de trabajos, consulte procesadores de colas habilitar extracción selectiva, 118 Process_report_admin, 98 programación atributo automático, 259 crear, 259 editar, 260 eliminar, 261 información general, 256 tareas comunes, 256 tipos, 257 ver, 256 propiedades configurar, 30 ver, 30 ver para transformaciones guardadas, 239 Propiedades de la cola de trabajos (página), 102, 107, 111 Protocolo ligero de acceso a directorios cambiar contraseña, 17 Consulte también LDAP Publicación crear, 321 Publicaciones archivador, 291 Q Queue_admin, 98 Queue_advance_processor, 98 Queue_manager, 98 Queue_processor, 98 R registro generar copias, 230 generar versiones, 37 información general, 33 registrar, 34 Registrar desde archivo, 37 tareas comunes, 33 registros declaración de registros formales, 168 enlazar, 174 quitar relación, 176 relaciones de registro, 175 a 176 tareas comunes, 168 user, 280 reglas de enlace especificar, 187 mostrar enlaces rotos, 190 Relacionar (permiso), 265 relaciones crear, 228 eliminar, 229 tareas comunes, 228 Consulte también relaciones ver, 228 repositorios agregar, 18 cambiar, 18 cerrar sesión, 18 credenciales guardadas, 17, 24 examinar, 22 explorar, 19 favoritos, 18 grupos, 281 información general, 16 iniciar sesión, 16, 18 iniciar sesión en modo de accesibilidad, 17 modo de accesibilidad, 17 nombres, 18 varios, 17 a 18, 39 reproducir vídeos de detalles de vídeo, 202 resaltar en los resultados de la búsqueda, 60 Restablecer, botón, 25, 162 Restaurar valores predeterminados en ficha Formatos, 42 restricciones Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 340

343 Índice en conjuntos de permisos, 268 restricciones de acceso en conjuntos de permisos, 268 resultados búsquedas, 60 a 61, 63 a 64 retirada cancelar, 39 directorio, 33 información general, 33 retirar archivos, 34 ubicación, 33 ver archivos retirados, 39 ver retirados recientemente, 39 revisiones tareas comunes, 70 usar flujos rápidos, 90 utilizar flujos de trabajo, 88 roles agregar usuarios, 288 crear, 286 editar, 286 eliminar, 289 en colas de trabajos, 97 información general, 285 localizar, 285 a 286 Process_report_admin, 98 programación, 256 propiedades, 286 Queue_admin, 98 Queue_advance_processor, 98 Queue_manager, 98 Queue_processor, 98 quitar usuarios, 288 reasignar, 288 roles de usuario en flujos de trabajo editorial, 293 RTE, 127 Consulte también Editor de texto enriquecido ruta de exploración información general, 19, 22 S salas, 146 copiar, 153 crear, 149 editar propiedades de, 150 eliminar, 153 grupos locales, 151 mover, 153 objetos controlados, 147 pertenencia, 151 roles locales, 151 Sala inicial de grupo, 282 visitar, 147 Sección configuración para Editorial Publishing, 298 crear, 322 seguridad requerida para Editorial Publishing, 293 tareas comunes, 264 Consulte también permisos sesiones cerrar sesión, 18 iniciar sesión, 16, 18 modo de accesibilidad, 17 sitios historiales, 32 propiedades, 30 Smart Connection, 291 software (versiones) ver, 27 subclip agregar a un depósito de vídeo, 243 subclips crear, 207 editar, 208 eliminar, 209 ver vídeo, 207 subíndice, 164 superíndice, 164 superusuario privileges, 275 supervisores cambiar, 94 suscripciones cancelar, 51 cancelar suscripciones, 51 columnas mostradas, 20 crear, 51 mostrar al inicio, 24 suscribir, 51 suscribir a otros usuarios, 51 ver, Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

344 Índice T tablas, 165 tablas de datos, 141 crear, 142 crear entradas, 145 editar, 145 importar y exportar, 146 tareas abrir, 71 aceptar, 73 anexar archivos, 72 automáticas, 93 colas de trabajos, 76, 114 completar, 72 delegar, 74 fallidas, 93 información general, 70, 88 quitar suspensión, 76 realizar, 71 reasignar, 74 rechazar, 74 repetir, 75 seleccionar, 77 suspender, 76 tareas automáticas completar, 94 en flujos de trabajo, 88 fallidas, 93 tareas de la cola de trabajos asignar, 115 mover, 116 quitar asignación, 116 quitar suspensión, 118 reanudar, 117 reasignar, 116 suspender, 117 taxonomías explorar, 21 Consulte también categorías teclado accesos directos, 326 teclas de acceso rápido, 326 teclas de acceso rápido información general, 326 texto crear enlaces de, 164 dar formato, 163 tipos de ejecutantes configuración para publicaciones editoriales, 304 para Editorial Publishing, 317 tipos de elementos configuración para publicaciones editoriales, 299 tipos de objeto asociar con formatos de archivo, 40 a 41 crear para publicaciones editoriales, 307 definidos, 40 editar para publicaciones editoriales, 308 en programaciones, 258 en publicaciones editoriales, 306 trabajo dm_qmpriorityaging, 105 trabajo dm_qmthresholdnotificiation, 104 Trabajo en curso, 121 trabajos en acceso directos, 48 trabajo dm_qmpriorityaging, 105 traducciones filtrar por, 20 transformaciones, 230 crear nuevas copias, 236 crear nuevos objetos, 238 eliminar, 239 información general, 231 perfiles, 231 propiedades, 239 resultados, 231, 238 ver guardadas, 239 transformar documento a HTML, 235 documento a PDF, 235 U ubicaciones iniciar sesión, 17 ver, 49 umbrales, 104 usuarios activo, 274, 278 agregar a conjuntos de permisos, 266 a267 agregar a un grupo, 284 agregar a un rol, 288 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 342

345 Índice agregaraunacoladetrabajo, 110 asignar tareas, 115 crear, 273, 276 editar, 273 eliminar, 280 en colas de trabajos, 110, 113 estado, 278 global, 276 grupos, 279 importar, 276 inactive, 274, 278 información general, 272 localizar, 272 privileges, 275 programación, 256 propiedades, 273 reasignar elementos, 279 reasignar tareas, 115 registros, 280 supervisar a los usuarios de la cola, 114 usuarios activos, 111 usuarios bloqueados crear, 274 usuarios globales propagar, 276 utilizar Vista previa activa, 193 V valor para utilizar en la comparación, 101 VDM información general, 181 Consulte también documentos virtuales ventanas abrir nueva, 25 ver Agregado de PowerPoint, 214, 216 Guión gráfico de presentaciones de PowerPoint, 193 guión gráfico de vídeo, 195, 203 guión gráfico en PDF, 193 pistas de texto de vídeo, 210 subclips de vídeo, 207 verenmododesólolectura de archivos, 40 Versión (permiso), 265 versión actual convertir, 36, 38 información general, 37 versión de software ver, 27 versiones eliminar, 44 eliminar una transformación, 239 guardar nuevo, 34 transformaciones guardadas, 239 ver, 37 versión actual, 36, 38 vídeo agregar pistas de texto, 212 a 213 configurar miniatura predeterminada, 205 crear pistas de texto, 211 crear subclips, 207 editar detalles, 201 editar subclips, 208 eliminar fotogramas de un guión gráfico de detalles de vídeo, 205 eliminar subclips, 209 obtener vista previa desde el guión gráfico, 197, 206 reproducir de detalles de vídeo, 202 ver guiones gráficos, 195, 203 ver pistas de texto, 210 ver subclips, 207 Virtual Document Manager información general, 181 Consulte también documentos virtuales visibilidad de metadatos configuración para publicaciones editoriales, 301 Vistadecuadrodelista, 26 Vista de lista, 26 vista de página, 195, 203 vista de zoom, 195, 203 Vista previa activa utilizar, 193 W WDK mostrar versión, 27 Web Development Kit mostrar versión, 27 WoodWing Smart Connection, 291 Workflow Manager 343 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

346 Índice abrir, 95 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 344

347 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change without notice. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED AS IS. EMC CORPORATION MAKES NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND SPECIFICALLY DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license. EMC2, EMC, and the EMC logo are registered trademarks or trademarks of EMC Corporation in the United State and other countries. All other trademarks used herein are the property of their respective owners.