EMC Documentum Webtop

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1 EMC Documentum Webtop Versión 6.7 Guía del usuario EMC Corporation Oficina principal corporativa: Hopkinton, MA

2 EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso. La información de esta publicación se proporciona tal cual. EMC Corporation no ofrece garantía alguna con respecto a la información de esta publicación y en concreto no reconoce garantías implícitas de comerciabilidad o idoneidad para un fin determinado. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software. Para obtener la lista más reciente de nombres de productos de EMC, consulte las marcas registradas de EMC Corporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos. Derechos Reservados 2011 EMC Corporation. Reservados todos los derechos.

3 Tabla de Contenidos Prefacio Capítulo 1 Repositorios Iniciar sesión en un repositorio Iniciar sesión en un repositorio mediante la autenticación SSO de WebSEAL Iniciar sesión como usuario rápido Iniciar sesión en otro repositorio Cerrar la sesión de todos los repositorios Definir los repositorios favoritos Explorar repositorios Seleccionar las columnas que aparecen en las listas Explorar categorías Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección Definir las preferencias Abrir una ventana de repositorio adicional Arrastrar y colocar Hacer clic con el botón derecho Ver mensajes Ver el estado de las operaciones en segundo plano Actualizar la página Seleccionar la transferencia de contenido HTTP o UCF Uso de los cuadros de diálogo modales Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum Ver la información del producto Capítulo 2 Archivos y carpetas Crear un archivo Crear una carpeta Crear un archivador Definir las propiedades Retirar y editar archivos Información general sobre retirada y edición Retirar archivos Registrar archivos Información de registro Versiones Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente Cancelar la retirada de archivos Ver archivos retirados actual y recientemente Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 3

4 Tabla de Contenidos Ver un archivo en modo de sólo lectura Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados Importar archivos en el repositorio Importar objetos OLE enlazados Exportar archivos del repositorio Exportación detallada Eliminar elementos del repositorio Mover un elemento a otra ubicación del repositorio Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Ver el Portapapeles Enlaces Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio Enlazar un elemento a otro repositorio Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento Enlazar un elemento de repositorio a su equipo Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio Conversión de las DRL de escritorio en las URL de Webtop Abrir enlaces enviados por correo electrónico Acceder al DRL de una versión de documento eliminada del repositorio Suscripciones Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo Exportar la información mostrada en una lista Exportar resultados de búsqueda específicos como un archivo CSV Capítulo 3 Mensajes de correo electrónico Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico Almacenamiento de los anexos de correo electrónico En el modo Colaboración En el modo Archivo Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio Conversión del correo electrónico al formato EMCMF Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio Buscar y abrir un anexo de correo electrónico Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo Capítulo 4 Buscar Ejecutar una búsqueda simple Definir más los términos de búsqueda Ejecutar una búsqueda avanzada Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

5 Tabla de Contenidos Especificar valores para una búsqueda avanzada Ver los resultados de la búsqueda Exploración inteligente Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda Mejorar su experiencia de búsqueda Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda Indexar un repositorio Elementos que se pueden buscar Búsquedas guardadas Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante Ejecutar una búsqueda guardada Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda Editar una búsqueda guardada Copiar una búsqueda guardada Plantillas de búsqueda Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda Crear una plantilla de búsqueda Editar una plantilla de búsqueda Modificar la definición de una plantilla de búsqueda Copiar una plantilla de búsqueda Definir preferencias de búsqueda Capítulo 5 Bandeja de entrada Bandeja de entrada información general Abrir tareas o notificaciones Realizar tareas Completar una tarea Aceptar tareas asignadas a varios usuarios Rechazar una tarea Delegar una tarea Repetir tareas Cambiar la disponibilidad para las tareas Tareas de cola de trabajos Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos Seleccionar tareas de la cola Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos Iniciar flujos de trabajo Enviar flujos rápidos Ver flujos de trabajo Pausar un flujo de trabajo Reanudar un flujo de trabajo en pausa Detener un flujo de trabajo Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 5

6 Tabla de Contenidos Cambiar el supervisor del flujo de trabajo Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Crear una plantilla de flujo de trabajo Capítulo 7 Colas de trabajos Roles de colas de trabajos Configuración de administración de colas Configurar una nueva cola de trabajos Configurar la coincidencia de asignación de trabajo Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos Políticas de colas de trabajos Prioridades de tareas Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas Crear o modificar políticas de colas Definir una categoría de cola Definir una cola de trabajos Definir políticas de anulación de colas de trabajos Gestionar usuarios de colas de trabajos Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos Supervisar colas de trabajo Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos Suspender una tarea de cola de trabajos Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola Crear calendarios comerciales Capítulo 8 Ciclos de vida Ver ciclos de vida Asignar un ciclo de vida a un archivo Quitar ciclos de vida de archivos Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida Reanudar un archivo suspendido Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios Crear y editar texto con formato Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

7 Tabla de Contenidos Discusiones Ver discusiones Agregar y editar comentarios Eliminar comentarios Discusiones en los resultados de búsqueda Notas Carpetas y archivadores contextuales Calendarios Crear calendarios y eventos Especificar propiedades de eventos repetidos Ver calendarios y eventos Editar calendarios y eventos Eliminar calendarios y eventos Calendarios en los resultados de búsqueda Exportar e importar con calendarios Tablas de datos Crear tablas de datos y entradas Ver tablas de datos Ver las entradas de la tabla de datos Editar tablas de datos Editar las entradas de la tabla de datos Eliminar tablas de datos Importar y exportar con tablas de datos Salas Visitar salas Enlazar a salas Acerca de los objetos controlados por salas Quitar el control de los objetos de una sala Crear una sala Editar las propiedades de una sala Pertenencia a salas Copiar salas Mover o enlazar a una sala Eliminar una sala Gestionar la pertenencia a salas Administrar usuarios sin la función de administrador Crear nuevos usuarios Modificar usuarios Ocultar usuarios (ocultar miembros) Carpetas restringidas Capítulo 10 Formularios Introducir datos en formularios Formato de texto en un formulario Crear nuevos formularios Guardar como funcionalidad Capítulo 11 Registros Declarar documentos electrónicos o físicos como registros formales Introducción de valores en el formulario de registros formales Introducción de valores en el formulario DoD pertinente al declarar registros formales del Departamento de Defensa Introducción de valores en el formulario de registros estándar DoD Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 7

8 Tabla de Contenidos Introducción de valores en el formulario de registros de correo electrónico DoD Introducción de valores en el formulario de registros clasificados DoD Ver asociaciones de registros de documentos Enlazar un registro Crear y ver relaciones de registros Quitar una relación de registros Realizar una solicitud de biblioteca Ver/editar una solicitud de biblioteca Capítulo 12 Documentos virtuales Información general sobre los documentos virtuales Crear un documento virtual Ver la estructura de un documento virtual Ver el contenido de documentos virtuales Agregar descendientes a documentos virtuales Reordenar los descendientes de documentos virtuales Quitar descendientes de documentos virtuales Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales Crear un archivo de documentos virtuales Convertir documentos virtuales en documentos simples Definir las preferencias de documentos virtuales Capítulo 13 Anotaciones en PDF Información general acerca de las anotaciones PDF Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF Agregar comentarios a documentos PDF Ver los comentarios de documentos PDF Capítulo 14 Relaciones Capítulo 15 Copias y transformaciones Información general sobre copias y transformaciones Consulta de una lista de las diferentes copias de un archivo Importar copias Transformar documentos al formato PDF o HTML Crear copias mediante transformaciones Creación de un archivo relacionado mediante transformación Capítulo 16 Programación Información general sobre programaciones Crear una programación Editar una programación existente Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

9 Tabla de Contenidos Editar reglas de programación Reglas de programación Quitar una programación de un elemento Eliminar una programación La programación de Webtop Express Capítulo 17 Conjuntos de permisos Información general sobre los conjuntos de permisos Permisos básicos Permisos extendidos Crear o editar un conjunto de permisos Editar permisos Capítulo 18 Usuarios, grupos y roles Usuarios Localizar a un usuario Crear o editar un usuario Propiedades de usuario Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada Archivo de entrada para nuevos usuarios Activar o desactivar usuarios Cambiar el repositorio inicial de un usuario Ver los grupos a los que pertenece un usuario Reasignar elementos de un usuario a otro Eliminar un usuario Ver registros de administración de usuarios Grupos Crear o editar un grupo Propiedades de grupo Agregar o quitar miembros de un grupo Reasignar elementos de un grupo a otro Ver los grupos a los que pertenece un grupo Ordenar grupos y miembros de grupos Eliminar un grupo Roles Crear o editar un rol Propiedades de rol Agregar o quitar miembros de un rol Reasignar elementos de un rol a otro Ver los grupos a los que pertenece un rol Eliminar un rol Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 9

10 Tabla de Contenidos Lista de figuras Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico Figura 3. Búsqueda mejorada Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda Figura 6. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala Figura 7. Ficha Crear cuando se declara un elemento Figura 8. Ficha Crear cuando se declaran varios elementos Figura 9. Listas de suscripción de clasificación Figura 10. Declarar registro formal Figura 11. Formulario de registro de correo electrónico Figura 12. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales Figura 13. Figura 14. Figura 15. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales estándar Configuración predeterminada de un formulario para registros formales de correo electrónico Configuración predeterminada de un formulario para registros formales clasificados Figura 16. Pantalla predeterminada al crear una relación de registros Figura 17. Pantalla Relaciones de registros Figura 18. Pantalla que se muestra cuando el contacto ESTÁ asociado a una dirección Figura 19. Pantalla que aparece al realizar la solicitud para otra persona si el usuario es un gestor de retención Figura 20. Números de teléfono que aparecen para el contacto Figura 21. Edición de la pantalla de números de teléfono Figura 22. Opciones de botón derecho de un cuadro Figura 23. Selección de la dirección de envío Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

11 Tabla de Contenidos Lista de tablas Tabla 1. Preferencias generales Tabla 2. Preferencias de formatos Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Tabla 4. Información de registro Tabla 5. Ficha Formatos Tabla 6. Propiedades de archivos importados Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato Tabla 14. Eventos de calendario Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario Tabla 18. Motivos por los que no se pueden seleccionar una carpeta Tabla 19. Atributos para registros formales Tabla 20. Atributos para registros estándar Tabla 21. Atributos para registros de correo electrónico Tabla 22. Atributos para registros clasificados Tabla 23. Tipos de objetos válidos para las relaciones de registros Tabla 24. Atributos de la pantalla Realizar solicitud de biblioteca Tabla 25. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar y colocar en un documento virtual Tabla 26. Preferencias de documento virtual Tabla 27. Reglas de programación Tabla 28. Funciones del usuario limitado Tabla 29. Permisos básicos Tabla 30. Permisos extendidos Tabla 31. Propiedades de usuario Tabla 32. Valores predeterminados para nuevos usuarios Tabla 33. Privilegios de grupos Tabla 34. Propiedades de grupo Tabla 35. Propiedades de rol Tabla 36. Accesos directos del teclado Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

12 Tabla de Contenidos 12 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

13 Prefacio Webtop es una aplicación basada en WDK. Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad WDK (Web Development Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositorio de EMC Documentum mediante un explorador Web. La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido de varios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizando procesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según los conjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán a realizar un seguimiento de las revisiones. Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario. Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido: El contenido, que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenido binario u otro contenido. Las propiedades, es decir, las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración de seguridad lo suficientemente alta. La guía explica cómo utilizar EMC Documentum Webtop y describe el comportamiento de la interfaz de Webtop. La instalación se puede personalizar. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no correspondan con los que se describen en este manual. Posibles destinatarios En este manual se asume que el lector está familiarizado con las convenciones de Microsoft Windows y los exploradores Web y que sabe cómo abrir, cerrar, cambiar de tamaño y mover ventanas, así como explorar mediante el uso de hipervínculos y botones. También debe saber cómo trabajar con varias ventanas y gestionar archivos del equipo, así como poder realizar operaciones básicas como la copia y el pegado de archivos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

14 Prefacio Historial de revisión Se han realizado los siguientes cambios en este documento. Fecha de revisión Marzo 2011 Descripción Publicación inicial 14 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

15 Capítulo 1 Repositorios Iniciar sesión en un repositorio Para iniciar sesión en un repositorio, necesita: URL de Webtop o URL de WebSEAL Nombre del repositorio El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio La ubicación de red de Webtop (si procede) El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede) Idioma (si procede) Para iniciar sesión en un repositorio: 1. En su navegador Web, escriba la URL de Webtop. Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación basada en SSO, Webtop le pedirá que seleccione un repositorio en la lista Repositorio de la pantalla Inicio de sesión si es la primera vez que inicia sesión o si la información del repositorio no está disponible en la caché. Seleccione un repositorio y haga clic en Aceptar para iniciar sesión en Webtop. Como alternativa, la autenticación basada en SSO hará que inicie sesión automáticamente en Webtop cuando acceda a la URL de Webtop. Omita el resto de este procedimiento. 2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para el repositorio. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio. 4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde la que accede a Webtop. Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo. 5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez que ejecute Webtop desde este equipo, seleccione Recordar credenciales la próxima vez? Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas mediante las preferencias. 6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en Más opciones e introduzca el dominio. 7. Para seleccionar el idioma, haga clic en Más opciones y seleccione el idioma. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

16 Repositorios 8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y seleccione Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 9. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento: a. Haga clic en Más opciones. b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escriba la contraseña actual y la nueva. d. Haga clic en Aplicar. Nota: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrá cambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña. 10. Haga clic en Inicio de sesión. Iniciar sesión en un repositorio mediante la autenticación SSO de WebSEAL WebSEAL actúa como servidor proxy web inverso recibiendo las solicitudes HTTP o HTTPS de un navegador web y entregando contenido de los servidores de aplicaciones back-end. Las solicitudes que pasan por WebSEAL se evaluarán mediante el servicio de autorización propio para determinar si el usuario está autorizado para acceder a Webtop. Para iniciar sesión en un repositorio: 1. En el navegador web, escriba la URL de WebSEAL. La URL de WebSEAL es específica a la aplicación de Documentum que acceda. Si la aplicación a la que desea acceder es Webtop, escriba una URL de WebSEAL que corresponda a Webtop. Ejemplo 1-1. URL de WebSEAL Escriba el nombre de usuario y la contraseña en el cuadro de diálogo Inicio de sesión de WebSEAL. 3. Webtop le pedirá que seleccione un repositorio en la lista repositorio de la pantalla inicio de sesión si es la primera vez que inicia sesión o si la información del repositorio no está disponible en la caché. Seleccione un repositorio y haga clic en Aceptar para iniciar sesión en Webtop. Como alternativa, la autenticación basada en SSO hará que inicie sesión automáticamente en Webtop cuando acceda a la URL de Webtop. 4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde la que accede a Webtop. 16 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

17 Repositorios Esta configuración le permitirá acceder al contenido desde el área de almacenamiento más cercana en la red. En función de la configuración de su organización, esta instalación podría tratarse de un valor fijo. 5. Para seleccionar el idioma, haga clic en Más opciones y seleccione el idioma. 6. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y seleccione Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 7. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento: a. Haga clic en Más opciones. b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escriba la contraseña actual y la nueva. d. Haga clic en Aplicar. Nota: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrá cambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña. 8. Haga clic en Inicio de sesión. Iniciar sesión como usuario rápido Si su aplicación incluye la función de usuario rápido y se le ha asignado esa función, al iniciar sesión tendrá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio. Si se le ha asignado la función de usuario rápido, inicie sesión mediante el procedimiento habitual de inicio de sesión descrito en Iniciar sesión en un repositorio, página 15. Iniciar sesión en otro repositorio Para iniciar sesión en otro repositorio: 1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento: a. Seleccione Agregar repositorio. b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic en Aceptar. Pasar a Paso 3. c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic en Más repositorios. d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

18 Repositorios e. Haga clic en Aceptar. f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y haga clic en Aceptar. 3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio. 4. Haga clic en Inicio de sesión. Cerrar la sesión de todos los repositorios Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión. Definir los repositorios favoritos Para definir los repositorios favoritos: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Repositorios. 3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, a continuación, haga clic en la flecha para agregar. 4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flecha para quitar. 5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la lista Repositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo. 6. Haga clic en Aceptar. Explorar repositorios Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador inicial contiene los archivos y carpetas personales del usuario. Webtop muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración. Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones: Pruebe cada uno para consultar cómo difieren las acciones: Haga clic en un nodo en el panel de exploración. Haga doble clic en un nodo en el panel de exploración. Haga clic en el signo más situado junto al nodo en el panel de exploración. Haga clic en una ubicación en el panel de contenido. Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de contenido. 18 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

19 Repositorios Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él. Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en el último elemento. Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no estén contiguos, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Para seleccionar todos los elementos en el panel de contenido, seleccione un elemento en el panel de contenido y presione Ctrl+A. Para anular la selección de un único elemento seleccionado, haga clic en él. Para anular la selección de un elemento de un grupo de elementos seleccionados, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento. Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, siga alguno de estos procedimientos: Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y haga clic en. Para volver a la lista original, haga clic en. Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista. Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en. Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado. Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en. Para cambiar las columnas que aparecen, consulte Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19. Seleccionar las columnas que aparecen en las listas En este tema se incluyen varios procedimientos diferentes para seleccionar las columnas que aparecen en una lista. Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista actual: 1. Desplácese hasta la lista. 2. En el encabezado de columna seleccione. 3. Para agregar una columna, siga este procedimiento: a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que desea mostrar en una columna. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

20 Repositorios c. Haga clic en la flecha para agregar. d. Repita los pasos del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar. 4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo. 5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar. 6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar. Para seleccionar las columnas que aparecen en una determinada ubicación: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Columnas. 3. Desplácese a la vista correspondiente y haga clic en Editar. 4. Para agregar una columna, siga este procedimiento: a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad. c. Haga clic en la flecha para agregar. d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar. 5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo. 6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar. 7. Haga clic en Aceptar dos veces. Para quitar una columna de una lista: 1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna. 2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione Quitar columna. Explorar categorías Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si Webtop se ha integrado con EMC Documentum CI Server y si el repositorio se ha activado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza. Para explorar las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos habituales para desplazarse por la estructura jerárquica. 20 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

21 Repositorios Si su organización utiliza categorías: Podrá enviar archivos para su clasificación. Al crear un nuevo documento desde una plantilla, la plantilla podrá especificar que el nuevo documento está enlazado a una o varias categorías. Para enviar un archivo para clasificación: 1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación. 3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos: Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar. Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección Para buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, siga uno de estos procedimientos: Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación. Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de exploración sobre la lista. Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable Repositorio, si está disponible. Para mostrar sólo los elementos que comienzan con una determinada cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el cuadro de texto situado sobre la lista y presione Entrar. Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista. Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadros de lista, como se muestra en Figura 1, página 22, también debe hacer clic en la flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

22 Repositorios Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista Definir las preferencias Las preferencias determinan las opciones acerca de cómo Webtop muestra los repositorios y realiza ciertas acciones. La mayoría de las opciones de preferencias se almacenan en el repositorio para que se sigan aplicando si inicia sesión desde un equipo diferente. Algunas preferencias, como la configuración de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en el equipo local. Esas opciones sólo se utilizan en el equipo local. En este tema se describen las preferencias generales. Para establecer preferencias específicas para una determinada funcionalidad de Webtop, consulte el tema correspondiente a esa funcionalidad. Para definir las preferencias generales: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha General y rellene los campos de Tabla 1, página 22. Tabla 1. Preferencias generales Campo La sección empezará en Ubicación de retirada Credenciales guardadas Diseño Arrastrar y colocar Descripción La página que se abre al iniciar sesión. La ubicación del directorio de retirada. El directorio de retirada es la ubicación en el equipo donde Webtop copia los archivos cuando se retiran del repositorio. Los nombres de usuario y contraseñas que se utilizan para iniciar sesión automáticamente en determinados repositorios. El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en los elementos mostrados. Permite arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opción requiere que se reinicie el explorador para que el cambio surta efecto. 22 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

23 Repositorios Campo Autocompletar Descripción Si la opción Autocompletar está activada, cuando comience a escribir en un campo, se mostrarán sugerencias para completarlo. Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella. Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de las palabras y frases introducidas previamente y, en algún caso, de la lista de su organización de texto común que todos los usuarios podrían introducir. Objetos ocultos Enlaces de documento Opciones de accesibilidad Para borrar de la caché las palabras y frases introducidas anteriormente, haga clic en Restablecer. En las listas de archivos, se muestran los elementos marcados como ocultos. Si está disponible, seleccione esta opción para que Webtop explore cada documento importado o registrado de cualquier documento vinculado. Si se encuentran documentos enlazados, éstos se importan o registran y el documento original se convierte en un documento virtual. Los documentos enlazados se convierten en descendientes. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Para definir las preferencias de formatos: En este tema describe las preferencias de formato. 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos y complete los campos siguientes en Tabla 2, página Haga clic en Agregar. Puede agregar la vista personalizada y las aplicaciones de edición y establecer sus preferencias de formatos para la visualización y edición. Tabla 2. Preferencias de formatos Campo Elegir tipo de objeto Formato primario Formato de visualización Descripción Seleccione el tipo de objeto en la lista desplegable. Seleccione el formato primario del objeto que ha seleccionado. Seleccione el formato de visualización. De forma predeterminada, puede parecer basado en su formato primario. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

24 Repositorios Campo Desea que este contenido aparezca en el explorador Web? Aplicación de visualización Aplicación de edición Descripción Seleccione la opción. Seleccione la aplicación para ver el objeto en la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación para su visualización. Seleccione la aplicación para editar el objeto en la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación para su edición. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Abrir una ventana de repositorio adicional Para abrir una ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas > nueva Ventana. Arrastrar y colocar Los usuarios pueden seleccionar varios archivos y arrastrar y colocar. La función de arrastrar y colocar con selección múltiple está disponible para todas las áreas donde arrastrar y colocar archivos únicos estaba disponible anteriormente. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar varias veces los archivos y arrastrarlos y colocarlos en otra carpeta del repositorio o en el escritorio. La función de arrastrar y colocar con selección múltiple también funciona al exportar e importar varios archivos en el sistema de archivos local. Para utilizar el procedimiento de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales, como se describe en Definir las preferencias, página 22. Para realizar una acción con el procedimiento de arrastrar y colocar: 1. Desplácese a los elementos que desea arrastrar y colocar y selecciónelos. 2. Haga clic en los elementos para arrastrarlos y siga manteniendo presionado el botón del ratón. Mientras presiona el botón del ratón, arrastre los elementos a la ubicación de destino y suelte el botón del ratón. Sugerencia: si va a arrastrar los elementos a una ubicación de destino que no se muestra actualmente, primero debe desplazarse a la ubicación de destino con uno de estos procedimientos: Utilizando el otro panel de Webtop. Abriendo una nueva ventana. Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. 24 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

25 Repositorios Hacer clic con el botón derecho Para realizar una acción en un elemento, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en el elemento y seleccionar la acción del menú de acceso directo. Ver mensajes Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionando Herramientas > Ver mensajes. Ver el estado de las operaciones en segundo plano Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estado del trabajo. Una operación en segundo plano es la que puede realizar mientras el usuario ejecuta otra. Por ejemplo, si al registrar un archivo se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes de almacenarlo de forma global, la operación de almacenamiento global se producirá en segundo plano. Actualizar la página Webtop mejora el rendimiento reduciendo la cantidad de actualizaciones y optimizando la utilización del marco de trabajo de AJAX. A continuación se muestran algunos ejemplos: El usuario elige una carpeta del árbol del navegador para ver una lista del contenido existente de la carpeta. Antes de Documentum ECM 6.5, hubo una primera actualización del applet del árbol del navegador y después de la lista de contenido. Desde Documentum ECM 6.5, no hay actualización del árbol del navegador. En el panel de la lista de contenido, el usuario hace doble clic en una subcarpeta para ver el contenido existente. Antes de Documentum ECM 6.5, se actualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido para mostrar el contenido. El árbol del navegador se actualiza para mostrar una selección de la carpeta del árbol del navegador y expandirla en caso necesario. Desde Documentum ECM 6.5 la selección y expansión se completa sin una actualización. El usuario tiene un documento retirado. El usuario decide que no son necesarios los cambios y desea cancelar la retirada. El usuario selecciona el contenido y elige la opción de menú para cancelar la retirada. Previamente en Documentum ECM 6.5, la pantalla se puso en blanco antes de mostrar un cuadro de diálogo para elegir Aceptar para cancelar. Después de elegir Aceptar, el usuario vio otra pantalla en blanco y una barra de progreso que mostraba la evolución de la acción. La aplicación después volvió al panel de contenido. Cuando volvía al panel de contenido, se actualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido. En este caso, la eliminación Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

26 Repositorios de las actualizaciones, la barra de progreso de la transferencia mejorada, el uso de los cuadros de diálogo modales, así como un rendimiento mejorado, optimizan la experiencia del usuario. La reducción de las actualizaciones de pantalla se encuentran por todo el producto. Éstos son sólo algunos ejemplos. Seleccionar la transferencia de contenido HTTP o UCF Documentum Webtop 6.5 y versiones posteriores permiten a los administradores especificar la transferencia de contenido HTTP o UCF para distintos usuarios dentro de la misma instalación de Webtop. Antes de Documentum ECM 6.5, todos los usuarios de la misma instalación de Webtop tenían que utilizar o bien la transferencia de contenido HTTP o UCF. La transferencia de contenido UCF es más útil y funciona mejor. A continuación se enumeran las mejoras UCF desde Documentum ECM 6.5: Reducción del número de viajes entre el cliente UCF y el servidor. Esta función es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de transferencia para archivos pequeños a través de una red WAN de gran latencia. Las siguientes son mejoras de inicio o inicialización del cliente UCF: Compartición de una instancia JVM a través de varias sesiones Web Inicio de JVM tras el inicio de sesión Compatibilidad para la transmisión de secuencias de bytes de PDF a través de un visor nativo. Uso de secuencias paralelas para aumentar la velocidad de transferencia de contenido. Esta función es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de la transferencia de contenido de grandes archivos a través de una red WAN de gran latencia (de entrada y salida). Liberación frente a amenazas de atascos para optimizar los recursos y aumentar la concurrencia. Reducción de las llamadas de clientes WDK UCF innecesarias. Un cuadro de diálogo de transferencia de contenido mejorado que muestra la acción que se ejecuta (en el encabezado del cuadro de diálogo), el archivo que se está transfiriendo en ese momento y el progreso de dicha transferencia. El nuevo cuadro de diálogo es más fácil de comprender y similar a otras aplicaciones con las que el usuario está más familiarizado. Uso de los cuadros de diálogo modales Esta función proporciona cuadros de diálogo emergentes modales para las pantallas de acción con cuadros de diálogo. Un cuadro de diálogo modal es una ventana secundaria que requiere que el usuario interactúe con ella antes de que pueda volver a la aplicación principal. Esta función mejora el rendimiento y permite al usuario ver el contexto desde el que se inició la acción. Anteriormente, el usuario había elegido una acción, la pantalla se actualizó y llevó al usuario a una nueva pantalla. Con los cuadros de diálogo modales aparece una nueva ventana emergente en la parte superior de la pantalla anterior. Se mostrará la pantalla anterior, pero no se podrá realizar ninguna acción mientras el cuadro de diálogo modal esté activo. 26 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

27 Repositorios Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum My Documentum es una aplicación cliente que le permite trabajar en sus documentos en modo sin conexión cuando no está conectado a Webtop. My Documentum debe estar instalado en el equipo local para poder utilizarlo. Si no está seguro de si está instalado, pregunte a su administrador del sistema. My Documentum mantiene los archivos de repositorio seleccionados disponibles en su equipo para que pueda seguir trabajando con ellos aunque esté desconectado de Webtop. Cuando vuelva a conectarse, My Documentum sincronizará los documentos de su equipo con los del repositorio. Puede realizar la sincronización manualmente o configurarla para que se realice automáticamente a una hora o momento preestablecido. Si My Documentum está instalado en su equipo, puede acceder a él a través del Explorador de Windows o a través de las aplicaciones de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas dentro de la carpeta My Documentum coincide con la jerarquía de carpetas utilizada en el repositorio. Puede buscar, editar, guardar y crear documentos en la carpeta My Documentum. Cuando vuelva a conectarse y sincronice los documentos, los cambios se cargarán en el repositorio. Para obtener más información sobre My Documentum, consulte el sistema de Ayuda de My Documentum o la Guía del usuario de EMC Documentum My Documentum. Ver la información del producto Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca de Webtop. La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK) a partir del que se ha creado Webtop. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

28 Repositorios 28 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

29 Capítulo 2 Archivos y carpetas Crear un archivo Para crear un nuevo archivo: 1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento. 3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado. 4. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba el nombre del nuevo archivo. b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida. c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario. 5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 7. Haga clic en Terminar. Crear una carpeta Para crear una nueva carpeta: 1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. 3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página 30. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

30 Archivos y carpetas 5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 7. Haga clic en Terminar. Crear un archivador Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos. Para crear un nuevo archivador: 1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador. 2. Seleccione el nodo Archivadores. 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador. 4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 8. Haga clic en Terminar. Definir las propiedades Para definir las propiedades de un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para ver las propiedades de dicho elemento. 3. En cada ficha, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31. Si su producto incluye fichas que no figuran en esta tabla, busque en este documento los temas que describen las funciones controladas por esas fichas. 30 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

31 Archivos y carpetas Si desea definir las propiedades de varios elementos al mismo tiempo, tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra las propiedades comunes a todos los elementos seleccionados. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Ficha Ficha Información Descripción Para editar una propiedad, siga el procedimiento que corresponda: Escribir un nuevo valor. Haga clic en Editar o Seleccionar y seleccione el valor. Marque la casilla de verificación de la propiedad. Haga clic en el icono de la propiedad y seleccione el valor. Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores de propiedad sugeridos. Ficha Permisos Ficha Historial Para mostrar las propiedades adicionales, seleccione Mostrar más. Para mostrar todas las propiedades, seleccione Mostrar todas las propiedades. Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiar permisos, consulte Editar permisos, página 231. Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, por ejemplo retiradas, registros y promociones. Retirar y editar archivos Esta sección incluye: Información general sobre retirada y edición, página 31 Retirar archivos, página 32 Registrar archivos, página 33 Cancelar la retirada de archivos, página 36 Ver archivos retirados actual y recientemente, página 37 Información general sobre retirada y edición Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Webtop lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

32 Archivos y carpetas Cuando retire un archivo, Webtop copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo. Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Webtop lo descargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo. De forma predeterminada, el directorio de retirada es el que se indica a continuación, dependiendo del sistema operativo: Windows //Documentum/Retirada Macintosh Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Webtop lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo. Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente el archivo en la retirada. Webtop muestra un icono de llave al lado de los archivos que ha retirado actualmente. Webtop muestra un icono de candado junto a los archivos que otros usuarios han retirado actualmente. Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic en Mis archivos y, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna. Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, Webtop anexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado. Retirar archivos Para retirar un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar. Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar. Sugerencia: también puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él. 32 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

33 Archivos y carpetas 3. Si se le solicita que introduzca información adicional, introdúzcala y siga uno de estos procedimientos: Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar. Si va a retirar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las entradas de todos los archivos restantes al mismo tiempo, haga clic en Terminar. Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente. Registrar archivos Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF. Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nueva versión. Para registrar un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Archivo > Registrar. 3. Si Webtop no puede localizar el archivo en el equipo y le solicita que indique la ubicación, busque el archivo en su equipo. 4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página Siga uno de estos procedimientos: Si va a registrar un archivo, haga clic en Aceptar. Si va a registrar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Información de registro Consulte Tabla 4, página 34 para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Es posible que algunos de los campos no aparezcan. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

34 Archivos y carpetas Tabla 4. Información de registro Campo Guardar como Etiqueta de versión Descripción Formato ID de ciclo de vida Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft y buscar en documentos enlazados Cargar opciones Descripción Establece el número de versión. Si selecciona el mismo número de versión, el archivo original se sobrescribirá con el actualizado. Si necesita más información, consulte Versiones, página 35. Permite etiquetar la versión actualizada. Le permite escribir una descripción opcional del archivo. Define el tipo de archivo. Asigna un ciclo de vida al archivo. Si está disponible, seleccione esta opción para que Webtop escanee los documentos importados en busca de documentos enlazados. Si se encuentran documentos enlazados, se importan o registran como descendientes del documento original. Determina la rapidez con la que el nuevo contenido está disponible a otros usuarios y si se puede utilizar Webtop mientras se produce el registro. Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se le ofrecerá esta opción. Seleccione una de estas opciones: Enviar para un acceso global inmediato: actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Webtop. Enviar primero para acceso local: actualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero Webtop tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando Webtop mientras se produce la actualización. Nota: si va a registrar varios archivos mediante el botón Siguiente, esta opción sólo aparece para el primer archivo. La opción que elija se aplicará automáticamente a todos los archivos restantes. 34 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

35 Archivos y carpetas Campo Mostrar opciones Mantener bloqueo Convertir en la versión actual Mantener una copia local tras el registro Suscribirse a este archivo Registrar desde archivo Descripción Guarda el archivo actualizado en el repositorio pero conserva el archivo retirado en su nombre. Hace que el archivo actualizado sea la versión actual. Si precisa más información, consulte Versiones, página 35. Conserva una copia del archivo en el equipo local. Sin embargo, el archivo ya no estará retirado y cualquier cambio realizado en la copia local no tendrá efecto en el archivo del repositorio. El archivo se enlaza a sus suscripciones. Sustituye el archivo del repositorio con el archivo que elija. Versiones Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo. Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0. Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente. (Debe tener los permisos adecuados Sobre el archivo para poder disponer de estas opciones). Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando lo retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio. Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de versión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior. Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). si se aumenta el número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor. por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0. El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas. Para mostrar todas las versiones de un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Versiones. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

36 Archivos y carpetas Para mostrar todas las versiones de todos los archivos de una lista, seleccione Mostrar todos los objetos y versiones en el filtro desplegable situado sobre la lista. Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismos procedimientos que utilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio. Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se le ofrecerán estas opciones: Puede registrar la versión más antigua del archivo como la versión actual, nueva. Si selecciona esta opción, Webtop asigna al archivo un número de versión superior a la anterior versión actual del archivo. Puede registrar la versión anterior del archivo como una versión ramificada. Esto aumentará el archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser la versión actual en una nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo, si un usuario registrase la versión 5.0 de un documento, la edita y después la registra como una versión mayor, el número será 6.0. La versión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retirara y editara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, Webtop creará una nueva ramificación del documento, que comenzará con el número de versión Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente Para reemplazar un archivo del repositorio por un archivo diferente: 1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos, página Seleccione el archivo retirado en el repositorio y elija Archivo > Registrar. Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo de reemplazo desde su equipo local al archivo retirado del repositorio. Si utiliza el método de arrastrar y colocar, no se le proporcionará la opción de actualizar el contenido localmente antes de actualizarlo globalmente. La actualización se realizará globalmente de inmediato. 3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desde archivo está seleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página Haga clic en Aceptar. Cancelar la retirada de archivos Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambios realizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la última versión del archivo como la versión actual. Para cancelar la retirada de un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 36 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

37 Archivos y carpetas 2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada. 3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos: Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar. Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Ver archivos retirados actual y recientemente Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic en Mis archivos. Mis archivos permite ver tanto los archivos que están actualmente retirados como los que se han registrado nuevamente. Los archivos que ha retirado se identifican mediante el icono de llave. Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos por propietario del bloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados de columna. Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga los mismos procedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio. Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Mis archivos también mostrará los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente en otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos. Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tenga las contraseñas y los nombres de usuario requeridos para ellos. Ver un archivo en modo de sólo lectura Al ver un archivo, Webtop lo transmite directamente al equipo o descarga una copia del archivo al directorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puede realizar cambios en el archivo localmente, pero no puede guardar los cambios en el repositorio. Para los usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente: C:\Documentum\Viewed Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, Webtop agregará un número al nombre. Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario. Para ver un archivo sin retirarlo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura). Para ver los enlaces incluidos en un archivo HTML, debería tener instalado el enlace virtual. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

38 Archivos y carpetas Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo Cada elemento del repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define de qué clase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponibles para el elemento. De forma predeterminada, un tipo de objeto está asociado a un formato de archivo de edición y a un formato de archivo de visualización. Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. En la ficha Formatos se muestran los tipos de objeto en los que han cambiado las aplicaciones asociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en Agregar. Para asociar una aplicación a un tipo mostrado en la lista, seleccione el tipo y haga clic en Editar. 4. Rellene los campos de Tabla 5, página 38: Tabla 5. Ficha Formatos Campo Elegir tipo de objeto Formato primario Formato de visualización Desea que este contenido aparezca en el explorador Web? Aplicación de visualización Aplicación de edición Descripción Seleccione el tipo para el que desea definir el formato. Seleccione el formato de archivo que se asociará al tipo. Seleccione el formato de archivo que desea asociar a una vista de sólo lectura de un archivo de este tipo. Si la aplicación se puede abrir con un explorador Web, puede convertirla en la aplicación de visualización predeterminada. Para hacerlo, seleccione Sí. Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para ver elementos de este tipo. Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para editar elementos de este tipo. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. 38 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

39 Archivos y carpetas Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados Para restablecer los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. 3. Seleccione el tipo de objeto. 4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados. Importar archivos en el repositorio Si importa una carpeta, también se importará el contenido de la carpeta. Dependiendo de la configuración de su organización, podría haber un límite en el número de elementos que puede importar simultáneamente. Si la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempo entre la hora de la importación y la creación de las copias. Cuando importa un documento que tiene documentos secundarios enlazados, no puede especificar valores para las propiedades de los documentos enlazados al importar el documento padre. Para importar al repositorio: 1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar. 2. Seleccione Archivo > Importar. A continuación, haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas. Seleccione el archivo o carpeta y haga clic en Aceptar. Para agregar varios archivos o carpetas, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpeta de su equipo local a la ubicación de Webtop. Si utiliza el método de arrastrar y colocar, no se le proporcionará la opción de importar el contenido localmente antes de importarlo globalmente. La importación se realizará globalmente de inmediato. 3. Si se le solicita que defina propiedades para los archivos importados, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 6, página 39. En la tabla se describen las propiedades comunes. Su instalación de Webtop podría incluir propiedades diferentes. Tabla 6. Propiedades de archivos importados Campo Tipo Formato ID de ciclo de vida Descripción No cambiar esta propiedad No cambiar esta propiedad Asigna un ciclo de vida a cada elemento importado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

40 Archivos y carpetas Campo Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft e importar documentos enlazados Cargar opciones Descripción Si este campo aparece, márquelo para que Webtop explore cada documento importado en busca de documentos enlazados. Si se encuentran documentos enlazados, éstos también se importan. El documento original se convierte en un documento virtual y los documentos enlazados se convierten en descendientes. Si aparece este campo, puede determinar la rapidez con la que el contenido importado estará disponible a otros usuarios y si se puede utilizar Webtop mientras se realiza la importación. Seleccione una de estas opciones: 4. Siga uno de estos procedimientos: Si va a importar un archivo, haga clic en Aceptar. Enviar para un acceso global inmediato Actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Webtop. Enviar primero para acceso local Actualiza inmediatamente el repositorio para los usuarios de su área geográfica, pero Webtop tarda más tiempo en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando Webtop mientras se realiza la actualización. Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos de una sola vez, haga clic en Terminar. Importar objetos OLE enlazados Puede importar objetos OLE enlazados en Webtop sólo después de habilitar los objetos OLE enlazados para importación. Para habilitar la importación de objetos OLE enlazados: 1. Abra el archivo app.xml en la carpeta WDK/custom de la aplicación Webtop. 2. Active <embedded-links-scan> en <WebApp Root>/wdk/app.xml. 40 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

41 Archivos y carpetas 3. Guarde y cierre el archivo app.xml. Para importar objetos OLE enlazados al repositorio: 1. Inicie sesión en Webtop y desplácese hasta la ubicación del repositorio donde se va a realizar la importación. 2. Seleccione Archivo > Importar. Se mostrará el cuadro de diálogo de selección de archivos. 3. Seleccione la opción Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft e importar documentos enlazados. 4. Haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas. Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar archivos o Seleccionar carpetas. 5. Seleccione un archivo de objetos OLE enlazados o una carpeta que contenga dichos objetos, y haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Siguiente. 7. Establezca los atributos de los archivos de objetos OLE enlazados seleccionados o los atributos de la carpeta de la que se van a importar archivos de objetos OLE enlazados. 8. Haga clic en Terminar. 9. Si se le solicita, establezca las propiedades de los archivos importados. Consejo: Puede arrastrar-y-colocar el archivo o carpeta de objetos OLE enlazados desde el equipo a la ubicación de Webtop correspondiente en lugar de usar el menú Archivo. Exportar archivos del repositorio Puede exportar un archivo de todo el contenido de la carpeta desde el repositorio. Para obtener información acerca de una exportación detallada, consulte Exportación detallada. Cuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicación externa al repositorio. Cuando se exporta una carpeta, se exportan también sus archivos y subcarpetas. Mientras exporta un archivo o carpeta desde el repositorio, si Documentum Webtop encuentra el archivo o la carpeta seleccionados en el equipo local, mostrará un mensaje preguntándole que confirme si desea que la operación de exportación sobrescriba o no los archivos y carpetas existentes en el equipo local. Para exportar desde el repositorio: 1. Desplácese a uno o varios archivos o carpetas y selecciónelos. 2. Seleccione Archivo > Exportar. Sugerencia: si utiliza Internet Explorer (IE), puede arrastrar y colocar los elementos del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local. 3. Especifique la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

42 Archivos y carpetas 4. Si se le pide que defina las opciones de exportación, realice uno de los siguientes pasos: Si va a exportar un archivo, defina las opciones y haga clic en Aceptar. Si va a exportar varios archivos o carpetas, defina las opciones para cada archivo o carpeta de manera independiente haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los archivos restantes al mismo tiempo, haga clic en Terminar. 5. Si el archivo o la carpeta ya existen en el equipo local, se mostrará un mensaje. Siga este procedimiento: a. Haga clic en Aceptar para sobrescribir o reemplazar un archivo o una carpeta específicos del equipo local. Haga clic en Sí a todo para sobrescribir o reemplazar los archivos y carpetas existentes. b. Haga clic en No para cancelar la sobrescritura de un archivo o una carpeta específicos del equipo local. Haga clic en No a todo para cancelar la sobrescritura de todos los archivos o carpetas existentes. Exportación detallada Webtop proporciona la capacidad de exportar una o varias carpetas y permite que la estructura de éstas permanezca intacta dependiendo de los permisos establecidos para ellas. De manera predeterminada, se desactiva la Exportación detallada y tendrá que activarla en el archivo app.xml para hacerla funcionar. Al exportar archivos que contengan caracteres especiales (por ejemplo, :,?, <>, ",, *) en los nombres, Webtop exporta los archivos después de eliminar los caracteres especiales del nombre de archivo. Se permite la exportación detallada de una carpeta oculta si se exporta una carpeta principal. Si en Webtop hay una carpeta invisible, todas las subcarpetas, incluidas las carpetas ocultas se exportarán durante la Exportación detallada. Se aplican algunas reglas al utilizar la Exportación detallada: La Exportación detallada es compatible con la transferencia de contenido UCF, no con la transferencia de contenido HTTP. Sólo se exporta el contenido primario, no se exportan las copias. Sólo se exportan las versiones actuales de documentos. La Exportación detallada se reduce y no es compatible con VDM. La Exportación detallada es automática cuando se selecciona una carpeta para la exportación. Eliminar elementos del repositorio Para eliminar un elemento del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 42 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

43 Archivos y carpetas Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Archivo > Eliminar. 3. Si se le solicita que indique si desea eliminar objetos relacionados, realice las selecciones adecuadas y siga uno de estos procedimientos: Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar. Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las selecciones a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Mover un elemento a otra ubicación del repositorio Puede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De forma predeterminada, Webtop sólo mueve la versión seleccionada del elemento. Es posible que el administrador haya configurado Webtop para mover todas las versiones. Pregunte a su administrador el comportamiento que debe adoptar. No puede mover un elemento que esté bloqueado. Si un elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero. Sugerencia: también puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar. Para mover un elemento a una ubicación nueva: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se moverán a la misma ubicación. 3. Desplácese a la ubicación a la que desea mover el elemento y abra la ubicación de forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Mover aquí. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en la ubicación y seleccionar Mover aquí. Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

44 Archivos y carpetas Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Puede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio. Cuando copia un elemento, sólo la versión seleccionada se copia. Para copiar un elemento a una ubicación nueva: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se copiarán en la misma ubicación. 3. Si va a copiar a otro repositorio, abra dicho repositorio en el panel de exploración. Si precisa más información, consulte Iniciar sesión en otro repositorio, página Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el elemento y abra la ubicación de forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Copiar aquí. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en la ubicación y seleccionar Copiar aquí. 5. Si se muestra el portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y haga clic en Copiar. Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Si copió un elemento en una ubicación que ya incluye dicho tipo de elemento con el mismo nombre, Webtop agregará Copia al nombre del elemento copiado. Ver el Portapapeles Los archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositorio se guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez. Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Si un elemento esperado no apareciera, asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre. Para quitar un elemento de su portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar. 44 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

45 Archivos y carpetas Enlaces Esta sección incluye: Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 45 Enlazar un elemento a otro repositorio, página 45 Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 46 Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 47 Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador, página 47 Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio, página 48 Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 49 Acceder al DRL de una versión de documento eliminada del repositorio, página 49 Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio Al enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio, se puede acceder al elemento desde la nueva ubicación de la misma manera que se accede desde su ubicación original. No se puede enlazar ningún elemento que esté bloqueado. Si el elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero. Para enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se enlazarán a la misma ubicación. 3. Desplácese a la ubicación a la que desea enlazar el elemento y abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en la ubicación y seleccionar Enlazar aquí. Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Enlazar un elemento a otro repositorio Puede enlazar un elemento de un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo al elemento seleccionado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

46 Archivos y carpetas Puede realizar la mayor parte de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesos directos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilice los procedimientos estándar para realizar esas operaciones. Al efectuar una operación, Webtop realiza la acción en el elemento original en el repositorio original. Por ejemplo, al retirar el acceso directo, Webtop también retira el original del repositorio de origen. Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobre el icono de archivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpeta o de archivo. Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir los archivos salvando grandes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son locales en cada oficina. Un acceso directo puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor de propiedad global, éste cambia en el elemento de origen y en el resto de los accesos directos. Sin embargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valor sólo cambia en el acceso directo actual. Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, a continuación, elija Archivo > Ir a destino. Para enlazar un elemento a otro repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. 3. En la misma ventana de Webtop, abra el repositorio al que desee enlazar. 4. Desplácese hasta la ubicación del nuevo repositorio. 5. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos y originales. Nota: Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con el archivo original. Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directo sin esperar a que se produzca la sincronización automática. Las operaciones que modifican un elemento se realizan implícitamente en el elemento de origen, y se actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio. Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directo, se crea un archivo nuevo en el repositorio. No puede crear un acceso directo. Puede realizar operaciones de ciclo de vida en accesos directos a los que ya se les hayan aplicado ciclos de vida. Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento Para ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 46 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

47 Archivos y carpetas 2. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Seleccione Mostrar > Pertenencias. Enlazar un elemento de repositorio a su equipo Para enlazar un elemento del repositorio al equipo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos. 3. Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Por ejemplo, arrastre el icono y colóquelo en una carpeta de su equipo. Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador Para agregar un documento o una carpeta a los marcadores o favoritos del explorador: 1. Desplácese hasta el documento o la carpeta del repositorio y selecciónelo. 2. Elija Archivo > Agregar a Favoritos. 3. Haga clic en Aceptar. Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos del explorador: 1. En el explorador, seleccione el documento o carpeta en el menú de marcadores o de favoritos. 2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión. Para agregar un marcador a un documento o a una carpeta desde el cuadro de diálogo Propiedades: 1. Desplácese hasta el documento o la carpeta del repositorio y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. El cuadro de diálogo Propiedades se mostrará con la ficha Información seleccionada. 3. Haga clic en <insertar el icono adjunto> y seleccione Agregar a Favoritos para agregar un marcador al documento o carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar favorito. 4. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

48 Archivos y carpetas Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio Para enviar un enlace en un mensaje de correo electrónico: 1. Busque el elemento del repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web. Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico e insertará el enlace al elemento del repositorio. 3. Escriba la dirección de correo electrónico y el mensaje que desee y envíe el mensaje. Conversión de las DRL de escritorio en las URL de Webtop El cliente Documentum Desktop ha sido suprimido. Como resultado, los usuarios de Desktop ya no podrán acceder a las DRL de escritorio (enlaces a los documentos del repositorio) incrustados en los mensajes de correo electrónico. Documentum Webtop 6.5 SP2 y versiones posteriores proporcionan a los usuarios existentes del cliente Documentum Desktop la aplicación Linvoker (DRLinvoker.exe) que convierte las DRL de escritorio en las URL de Webtop y abre los documentos vinculados en una ventana del explorador perfectamente. Después de instalar la aplicación DRLinvoker, los usuarios deben asociar la utilidad del conversor Desktop DRL con el SO como una configuración de una vez. Nota: La plataforma.net 2.0 es necesaria para garantizar que la conversión de las URL de Desktop a las URL de Webtop funciona correctamente. Para descargar la aplicación DRLinvoker: 1. Descarga del archivo DTC-DRL-To-Webtop-URL.zip desde el sitio FTP. 2. Extrae el contenido del archivo zip en una carpeta local. 3. Garantiza que el archivo de configuración "DRLinvoker.exe.config" se extraiga correctamente, y se coloque en la misma carpeta en la que reside la aplicación. 4. Edite el archivo de configuración y realice los siguientes cambios utilizando un editor de texto: a. Modifique la entrada de host para que señale a la ubicación donde está instalado el servidor de aplicaciones que aloja a Documentum Webtop. b. Modifique la entrada de puerto para que señale al puerto de escucha del servidor de aplicaciones de Documentum Webtop. c. Modifique la entrada contexturi con el nombre de contexto correcto con el que esté registrado Documentum Webtop en el servidor de aplicaciones (Por ejemplo, si la URL utilizada para acceder a Webtop es entonces la entrada contexturi debe ser "Webtopdev"). d. Guarde los cambios de configuración y cierre el editor de texto. 48 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

49 Archivos y carpetas Para asociar la utilidad del convertidor Desktop DRL con el SO (sólo una vez): 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la DRL. 2. Haga clic con el botón derecho en la DRL y guarde el documento vinculado en el equipo local. 3. Ubique el archivo.drl en el equipo local. 4. Según el sistema operativo, realice los siguientes pasos importantes: En Windows XP/XP Home: 1. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Abrir con. 2. Seleccione Elegir programa. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir. 3. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo. 4. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrir este tipo de documento. 5. Haga clic en Aceptar. En otras inversiones de Windows: 1. Seleccione el archivo. 2. Mantenga pulsada a la tecla Mayús y haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo. 3. Seleccione la opción Abrir con. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir. 4. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo. 5. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrir este tipo de documento. 6. Haga clic en Aceptar. Posteriormente, podrá hacer doble clic en los archivos.drl para abrir los documentos vinculados. Abrir enlaces enviados por correo electrónico Para abrir un enlace enviado por correo electrónico: 1. Haga clic en el enlace. 2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión. 3. Si se le solicita que seleccione el modo de abrir el archivo, elija la opción que corresponda. Acceder al DRL de una versión de documento eliminada del repositorio Al hacer clic en un DRL para acceder a una versión de documento que se ha eliminado del repositorio, aparece un mensaje de advertencia que indica que la versión ya no está disponible. Al hacer clic en Aceptar, Webtop accede a la versión actual del documento y le pide que elija entre ver o editar el documento antes de abrirlo. Por ejemplo, si hace clic en el DRL de la versión 1.2 de un documento, y esa versión se ha eliminado del repositorio, aparece un mensaje de advertencia que indica que la Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

50 Archivos y carpetas versión 1.2 ya no está disponible. Al hacer clic en Aceptar, Webtop le pide que elija entre ver o editar la versión actual del documento. Configure Webtop para que pueda acceder a la versión actual de un documento cuando utilice el DRL de la versión detectada del documento. Para obtener más información acerca de la configuración de Webtop, consulte la guía Web Development Kit Development Guide, versión 6.7. Suscripciones Los elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda a un elemento mediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original en el repositorio. Cuando se suscribe a un elemento del repositorio, solamente se suscribe a la versión actual, que es la última versión del elemento. Por ejemplo, si selecciona un elemento del repositorio que tiene varias versiones cuya última versión es la 1.3, y se suscribe a la versión 1.2, se suscribirá a la versión 1.3 del elemento de repositorio pero no a la versión 1.2 de dicho elemento. Para suscribirse a un elemento del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Suscribir. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Herramientas, puede arrastrar y colocar los elementos en el nodo Suscripciones del panel de exploración. Para suscribir a otro usuario a un elemento del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Suscribir a otros. 3. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más usuarios y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. Para cancelar la suscripción a un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción. Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo Para recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo: 1. Seleccione el archivo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 50 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

51 Archivos y carpetas 2. Siga uno de estos procedimientos: Para que la notificación se envíe siempre que se acceda al contenido del archivo, ya sea para abrirlo, retirarlo o exportarlo, seleccione Herramientas > Activar notificación de lectura. Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo, seleccione Herramientas > Activar notificación de cambios. Las notificaciones se envían a su bandeja de entrada de Webtop y a su bandeja de entrada de correo electrónico. Sugerencia: puede desactivar después la notificación seleccionando el archivo y seleccionando Herramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas > Desactivar notificación de cambios. Exportar la información mostrada en una lista Cuando se exportan los valores de propiedad de los elementos de una determinada lista, la información se guarda como un archivo.csv, que puede abrirse utilizando la aplicación predeterminada para los archivos de este tipo. Antes de realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad de su explorador permite descargar archivos. Para exportar la información mostrada en una lista: 1. Desplácese por la lista. 2. Seleccione Herramientas > Exportar a CSV. 3. Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Seleccione si desea ver o guardar el archivo.csv. 6. Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo. 7. Siga uno de estos procedimientos: Si utiliza un explorador distinto de Internet Explorer (IE), haga clic en Aceptar. Si utiliza IE presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Aceptar. Si ha exportado columnas que contienen caracteres especiales y abre el archivo.csv en Microsoft Excel pero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo en el equipo y ciérrelo y, a continuación, utilice la opción de menú Datos > Obtener datos externos > Importar datos para importar el archivo.csv. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

52 Archivos y carpetas Exportar resultados de búsqueda específicos como un archivo CSV Puede exportar los elementos que seleccione en una lista del repositorio a un archivo de valores separados por comas (.csv). Cuando elige elementos específicos en una lista de resultados de búsqueda y los exporta, los datos se exportan a un archivo.csv. Para exportar filas seleccionadas: 1. Desplácese hasta una lista. 2. Seleccione los elementos que desee exportar como valores separados por comas. 3. Haga clic con el botón secundario y elija Exportar a CSV o seleccione Herramientas > Exportar a CSV. Aparece el cuadro de diálogo Exportar contenido a CSV. 4. Mueva las columnas que desee exportar de la lista Seleccionar columnas a la lista Columnas seleccionadas. 5. Haga clic en Aceptar. Se le pedirá que abra o guarde el archivo.csv. 52 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

53 Mensajes de correo electrónico Capítulo 3 Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico Webtop importa los mensajes de correo electrónico con o sin anexos del tipo dm_ _message, y en formato de mensajes de Outlook al repositorio, y exporta los mensajes de correo electrónico al sistema de archivos locales. Desde Webtop 6.5, podrá importar los mensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive, y en formato de mensaje de correo electrónico ( Message Format, EMCMF). Este formato almacena contenido, metadatos e información anexa conjuntamente como una única unidad de información. De manera predeterminada, la importación de archivos de mensajes de correo electrónico está deshabilitada. Para activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, realice los siguientes cambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK. Activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes 1. Active <messagearchive-support> en <WebApp Root>/wdk/app.xml. Con este cambio, para la importación de Outlook Message Format (.msg), el tipo de objeto se define como tipo dm_message_archive, y en Message Format (EMCMF). 2. Anule los comentarios de la sección de ejecutables para ExMRE.exe en <WebApp Root>/wdk/contentXfer/ucf.installer.config.xml bajo la configuración de la plataforma de Windows. Con este cambio, ExMRE.exe se descarga e instala en el equipo cliente. Webtop es compatible con los dos siguientes modos de importación para el tipo dm_message_archive: Modo de colaboración Si ha activado la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, Webtop importará mensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive e Message Format en el modo Colaboración. De manera predeterminada, Webtop utiliza el modo de colaboración durante la importación. Modo de archivo Para cambiar el modo de colaboración al modo de archivo, realice los siguientes cambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK: Defina <store-emf-object-as-archive> en verdadero en <WebApp Root>/wdk/app.xml. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

54 Mensajes de correo electrónico Almacenamiento de los anexos de correo electrónico Esta sección describe cómo Webtop almacena los anexos de correo electrónico en los modos Colaboración y Archivo. En el modo Colaboración Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónico tenga un anexo, éste se almacenará de manera predeterminada en una carpeta oculta (la carpeta de anexos) en el modo Colaboración. La carpeta de anexos se ubica en la misma ubicación donde se haya importado el mensaje de correo electrónico, y no aparecerá cuando se enumeren los mensajes. Deberá utilizar la opción Buscar objetos ocultos en la página de Búsqueda avanzada para ubicar esta carpeta de anexos. En el modo Archivo Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónico tenga un anexo, los anexos más pequeños permanecerán incrustados en el contenido del mensaje de correo electrónico en el modo Archivo y los anexos más grandes se almacenarán como copias del objeto dm_message_archive. Si el mensaje de correo electrónico tiene un mensaje incrustado, éste se almacenará como un objeto hijo VDM en la misma ubicación que el mensaje padre. Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio Al importar un mensaje de correo electrónico al repositorio, el mensaje se guarda en el repositorio para visualización pero no para edición. Si el mensaje contiene anexos, éstos también se guardan para visualización pero no para edición. El mensaje se puede exportar del repositorio con sus anexos y guardar localmente como un archivo único, con los anexos incrustados. Tenga en cuenta que el mensaje no se puede exportar si la instalación de Webtop utiliza Transferencia de contenido de HTTP, aunque sí se pueden exportar los anexos. Para importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio: 1. En Microsoft Outlook, siga uno de estos procedimientos: Arrastre uno o varios mensajes de correo electrónico y colóquelos en una ubicación de Webtop. Vaya al Paso 4. Guarde uno o varios mensajes de correo electrónico en una ubicación del equipo. 54 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

55 Mensajes de correo electrónico 2. En Webtop, desplácese a la ubicación del repositorio a la que desea importar los mensajes de correo electrónico. 3. Seleccione Archivo > Importar. Haga clic en Agregar archivos. A continuación, seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en Aceptar. Para agregar varios mensajes de correo electrónico, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpeta de su equipo local a la ubicación de Webtop. 4. Defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 7, página 55. Si va a importar varios mensajes de correo electrónico, defina las propiedades de cada mensaje por separado haciendo clic en Siguiente. Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados Campo Archivo Nombre Tipo Formato ID de ciclo de vida Descripción No puede cambiar esta propiedad. Introduzca un nombre para el mensaje de correo electrónico en el repositorio. No cambiar esta propiedad. Esta propiedad asigna el tipo predeterminado para los mensajes de correo electrónico, que es dm_message_archive o un subtipo de dm_message_archive. No cambie esta propiedad. Para asignar un ciclo de vida al mensaje de correo electrónico, haga clic en Seleccionar y asigne el ciclo de vida. 5. Después de definir las propiedades, haga clic en Terminar. Conversión del correo electrónico al formato EMCMF Los archivos de mensajes de correo electrónico (.msg) se importarán como tipo o subtipo del tipo dm_message_archive y se convertirán al formato EMCMF. La conversión de los mensajes de correo electrónico nativos al formato EMCMF es realizada por UCF. Las siguientes funciones mejoradas están disponibles desde Documentum Webtop 6.5: Importar. Cuando un usuario importa un mensaje de correo electrónico (.msg), el mensaje se convierte al formato EMCMF y se almacena como tipo dm_message_archive. Todos los anexos del correo electrónico se importan y se relacionan con él. Exportar. Cuando un usuario exporta un objeto de EMCMF, éste se convierte al formato de correo electrónico nativo (.msg) para mostrarse en Outlook. Ver las páginas de enumeración y propiedades. Las páginas de enumeración y propiedades se han mejorado para mostrar los atributos fundamentales como Para, Desde, Enviado y Asunto. Transformar. Los mensajes de EMCMF se pueden transformar a HTML, XML o PDF. Nota: De manera predeterminada, se desactiva la función de conversión de correo electrónico al formato EMCMF. Si activa esta función, habrá un retraso la primera vez que importe y exporte un Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

56 Mensajes de correo electrónico mensaje de correo electrónico, que se producirá debido a la descarga de un gran archivo ejecutable que inicializa esta función. Si se activa la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico en Webtop guarde los mensajes de Outlook (.msg) en formato de mensajes de correo electrónico (EMCMF) con el tipo dm_message_archive para la importación. Para convertir los objetos dm_ _message existentes en dm_message_archive, consulte Webtop Migration Guide (Guía de migración de correo electrónico de Webtop). Si se desactiva la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico en las aplicaciones basadas en WDK, los archivos de mensajes de Outlook (.msg) se importarán como objeto dm_ _message, y se producirá un error en la importación de los archivos.msg en caso de que defina el tipo como dm_message_archive de manera manual. Webtop permite ver los correos electrónicos a través de un visor HTML especial. El visor HTML proporciona al usuario acceso a los anexos de correo electrónico relacionados. Los anexos sólo se pueden ver, pero también se pueden encontrar a través de la pantalla de resultados de la búsqueda. Para obtener una versión de un anexo, el usuario debe copiarlo y pegarlo en una ubicación del repositorio y convertir ese nuevo anexo en un objeto independiente. Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico Los usuarios también ven una pantalla de búsqueda mejorada en Webtop, para buscar por valores de atributos específicos de correo electrónico (Figura 3, página 57). 56 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

57 Mensajes de correo electrónico Figura 3. Búsqueda mejorada También hay disponible una utilidad de conversión para correos electrónicos ya existente en el repositorio. Esta utilidad se ejecuta como una aplicación independiente para convertir los correos electrónicos existentes al formato EMCMF (Figura 4, página 58). Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

58 Mensajes de correo electrónico Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización Una vez importado en el repositorio un mensaje de correo electrónico, puede verlo en modo de sólo lectura. No puede editarlo. Para abrir un mensaje de correo electrónico para visualización: 1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. Nota: cuando se muestre una lista con mensajes de correo electrónico, podrá decidir agregar información de columnas adicionales relevantes a los mensajes de correo electrónico, como el remitente y los destinatarios. Para agregar columnas a una lista, consulte Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página Seleccione Archivo > Mostrar. 58 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

59 Mensajes de correo electrónico Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF Para convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF: 1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. 2. Seleccione una de estas opciones: Herramientas > Transformación > Copia en HTML Herramientas > Transformación > Copia en PDF Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio Al exportar un mensaje de correo electrónico, Webtop crea una copia del mensaje como un archivo.msg en la ubicación que elija. Todos los anexos del mensaje se incrustan en el archivo.msg exportado. No puede exportar mensajes de correo electrónico si su instalación utiliza Transferencia de contenido HTTP. Para exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio: 1. Desplácese hasta uno o varios mensajes de correo electrónico y selecciónelos. 2. Seleccione Archivo > Exportar. Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar los mensajes de correo electrónico del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local. 3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, siga uno de estos procedimientos: Si va a exportar un mensaje, defina las opciones y haga clic en Aceptar. Si va a exportar varios mensajes, defina las opciones de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último mensaje, haga clic en Terminar. Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los mensajes restantes al mismo tiempo, haga clic en Terminar. 4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar. Buscar y abrir un anexo de correo electrónico Esta sección describe cómo ubicar y abrir un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración. Puede abrir un anexo de correo electrónico y verlo en modo de sólo lectura. No puede editar el anexo, pero puede crear una copia del mismo y editar la copia, tal y como se explica en Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico, página 60. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

60 Mensajes de correo electrónico Para buscar y abrir un anexo de correo electrónico: 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 58. Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba el nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar. 2. Haga clic en el enlace Ver propiedades. Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico Esta sección describe cómo copiar y editar un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración. Para crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico: 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 58. Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba el nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar. 2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Agregar al portapapeles. 3. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el anexo y abra la ubicación de forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Copiar aquí. 4. Si se muestra el portapapeles, seleccione el anexo del mensaje de correo electrónico y haga clic en Copiar. 5. Para editar la copia, seleccione la copia y elija Archivo > Editar. 6. Para realizar cualquier otra operación de Webtop común en la copia, utilice el procedimiento correspondiente a esa operación. Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio Esta sección describe cómo exportar un anexo de Correo electrónico en el modo Colaboración. Para exportar un anexo de correo electrónico: 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Exportar. 3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, hágalo y haga clic en Aceptar. 60 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

61 Mensajes de correo electrónico 4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar. Nota: En el modo Archivo, desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. Vaya a Mostrar > Copias, y después realice la exportación. Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo Esta sección describe cómo ubicar un correo electrónico al que pertenece un anexo en el modo Colaboración. Para el modo Archivo, consulte la sección En el modo Archivo, página 54 para obtener información sobre cómo se almacenan los anexos de correos electrónicos en el modo Archivo. Para buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece un anexo: 1. Busque el anexo de correo electrónico escribiendo todo o parte del nombre de anexo en el cuadro de búsqueda situado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar. 2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Mostrar > Ubicación. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

62 Mensajes de correo electrónico 62 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

63 Capítulo 4 Buscar Ejecutar una búsqueda simple Cuando se introduce un término de búsqueda (una palabra o frase) en el cuadro de búsqueda simple, se busca dicho término en los documentos u otros objetos, bien en el propio documento o dentro de las propiedades del objeto. Este tipo de búsqueda se denomina búsqueda de texto completo. Busca los archivos en su ubicación de búsqueda predeterminada. La ubicación de búsqueda predeterminada se especifica en las preferencias de búsqueda. Definir preferencias de búsqueda, página 82, describe cómo agregar una ubicación de búsqueda. Es posible buscar en varios repositorios al mismo tiempo pero también es posible buscar orígenes externos como bases de datos externas, orígenes Web o su equipo de escritorio. Si el repositorio se ha indexado para partes de la oración, Webtop muestra los archivos que incluyen variaciones de las palabras introducidas. Por ejemplo, si escribe examinar, Webtop busca también archivos que contengan las palabras examen o examinado. Para ejecutar una búsqueda simple: 1. En el cuadro de texto situado sobre el panel de exploración, escriba el texto que desea buscar. Para restringir la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página Haga clic en. Si la búsqueda incluye varios términos, y el servidor de índice es Fast, los resultados mostrados en primer lugar contendrán todos los términos de búsqueda y, a continuación, Webtop mostrará los resultados que sólo contienen algunos de los términos de búsqueda. Si su búsqueda incluye varios términos, y el servidor de índice es xplore, todos los resultados mostrados contendrán todos los términos de búsqueda. Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en Detener. 3. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70. Definir más los términos de búsqueda Puede utilizar la sintaxis de Tabla 8, página 64 para definir más detalladamente los términos de búsqueda en una búsqueda simple o en el campo Contiene en una búsqueda avanzada. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

64 Buscar Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda Sintaxis Palabra o frase entre comillas: " " Descripción Para buscar una palabra o frase exacta, introduzca la palabra o frase entre comillas. Para una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada), si no utiliza las comillas, Webtop muestra los archivos que contienen tanto las palabras exactas que se escriben como las variaciones de las palabras, como examinar para el palabra examen. Esta opción está deshabilitada cuando se buscan varias palabras o si el repositorio no se ha indexado para variaciones. Los operadores AND y OR Las comillas no se pueden utilizar para buscar palabras con el mismo uso de mayúsculas o minúsculas. Para obtener resultados que contengan dos términos de búsqueda, escriba AND entre los términos. Un término puede ser una palabra o una frase entre comillas. Para obtener resultados que contengan al menos un término, escriba OR entre las palabras o las frases entrecomilladas. Puede encadenar varios términos juntos con los operadores AND y OR. El operador AND tiene precedencia sobre el operador OR. Por ejemplo, si escribe: El operador NO knowledge or management and discovery Sus resultados deben contener conocimiento o deben contener gestión y detección. Para obtener resultados que no contengan un término, escriba NOT delante del término. El término puede ser una palabra o una frase entrecomillada. Sólo se toma en cuenta el término que sigue al operador. El operador NOT se puede utilizar después del operador AND u OR, separado por un espacio. Las sintaxis válidas serían: Documentum NOT adaptador o Documentum AND NOT adaptador, ambas consultas devolverán resultados que contienen "Documentum" pero no "adaptador". Si escribe Documentum OR NOT adaptador, obtendrá resultados que contienen "Documentum" (y posiblemente "adaptador") o que no contienen "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar un gran número de resultados. El operador NOT se puede utilizar solo al principio de la consulta. Por ejemplo, si escribe NOT adaptador, obtendrá resultados que no contienen la palabra "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar un gran número de resultados. 64 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

65 Buscar Sintaxis Descripción El operador NOT no se admite para consultas en orígenes externos cuando aparece solo al principio de la consulta o si se utiliza junto con el operador OR. El operador NOT no se puede utilizar con paréntesis. Esta opción no es válida: A NOT ( B OR C ). Sin embargo, el operador NOT se puede utilizar dentro de paréntesis. Esta opción es válida: (A NOT B) O (A NOT C). Paréntesis alrededor de los términos: ( ) El comodín de varios caracteres: * YNO no es un operador, si introduce YNO en una consulta, se considerará como un término de búsqueda. Para especificar que se deben procesar ciertos términos juntos, utilice los paréntesis. Cuando se utilizan paréntesis, se debe introducir un espacio delante y detrás de cada paréntesis, como se muestra a continuación: ( gestión o detección ). Por ejemplo, si escribe conocimiento and gestión or detección, los resultados contendrán "conocimiento" y "gestión" o contendrán "detección". Pero si escribe conocimiento and ( gestión or detección ), los resultados contendrán "conocimiento" y o bien "gestión" o bien "detección". Si el repositorio está indexado con el servidor de índice Fast, puede utilizar el comodín de varios caracteres para indicar caracteres adicionales en cualquier parte de una palabra. Hace coincidir ninguno o más caracteres. Si el repositorio está indexado con el servidor de índice xplore, el comodín de varios caracteres sólo funcionará con palabras completas, no con partes de palabras, pero los resultados podrán incluir variaciones de las palabras que haya escrito. Por ejemplo, una consulta para equipo* coincide con tienda de equipos o piezas de equipos pero no con equipar. De manera predeterminada, xplore no admite la búsqueda de partes de palabra porque es mucho más rápido buscar palabras completas. Para cambiar este comportamiento predeterminado para que funcione como el servidor de índice Fast, el administrador de XPlore puede activar la opción de búsqueda de fragmentos de palabras. El comodín de varios caracteres sólo está disponible para una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada). El comodín de varios caracteres no está disponible para búsquedas en repositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad ni para búsquedas de orígenes externos. Para este tipo de búsquedas debe utilizar operadores de truncamiento, como el operador Empieza por. Cuando se utilizan comodines, Webtop no muestra los resultados que incluyan variaciones de las palabras escritas. Por ejemplo, si escribe Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

66 Buscar Sintaxis El comodín de un solo carácter:? Descripción d*ment, los resultados deben contener: documento, departamento, etc. pero no documentado o documentación. Si el repositorio está indexado con el servidor de índice Fast, puede utilizar el comodín de un solo carácter para indicar un único carácter desconocido en cualquier parte de una palabra. Nota: El comodín de un solo carácter sólo está disponible para una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada). El comodín de un solo carácter no está disponible para búsquedas en repositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad ni para búsquedas de orígenes externos. No está disponible con el servidor de índice xplore. Los operadores AND, OR y NOT son palabras reservadas. Para buscar un término que incluya un operador, utilice comillas. Por ejemplo, si busca "hardware and software", Webtop devolverá los documentos que contengan esa cadena de tres palabras. Si escribe hardware and software sin comillas, Webtop devolverá todos los documentos que contengan ambas palabras. Los operadores AND, OR y NOT no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, para su comodidad, puede escribir: AND, and, And. Ejecutar una búsqueda avanzada Para buscar un documento por una de sus propiedades, utilice la búsqueda avanzada. Una búsqueda avanzada le permite definir de forma más precisa su consulta de las propiedades del documento. Por ejemplo, puede buscar la versión actual de los documentos cuyo autor es John Smith y modificados entre el 1 de Noviembre de 2006 y el 31 de Diciembre de Para ejecutar una búsqueda avanzada: 1. En la página principal de Webtop, haga clic en la flecha junto al icono de lupa y, a continuación, haga clic en Avanzada. 2. Especifique valores para la búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada, página Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener. 4. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70. Especificar valores para una búsqueda avanzada En este procedimiento se supone que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si no es así, consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

67 Buscar Sugerencia: en la página Búsqueda avanzada, si desea borrar cualquier valor existente y empezar con los campos vacíos, haga clic en Borrar. Para especificar valores para una búsqueda avanzada: 1. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar. Este campo es similar a la búsqueda simple. Para definir más la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desee buscar. Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento: a. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actual y haga clic en Editar. b. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese a la ubicación y selecciónela. La ubicación en Repositorios disponibles puede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si Webtop está configurado para buscar orígenes externos. Si selecciona repositorios u orígenes en los que no se han guardado sus credenciales, puede aparecer una ventana de inicio de sesión. c. Haga clic en la flecha para agregarla a la lista Incluidos en la búsqueda. d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias. e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar. f. Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cada nueva búsqueda, seleccione Definir como predeterminado. g. Haga clic en Aceptar. 3. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar. 4. Especifique el resto de las propiedades según sea necesario En Tabla 9, página 67 se describen las propiedades comunes. Las propiedades disponibles dependen del tipo de archivo en el que se realiza la búsqueda, que se selecciona en la lista Tipo de objeto en Paso 3. Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada Campo Lista de propiedades Descripción Especifique uno o varios valores de propiedad mediante este procedimiento: 1. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad. 2. En una línea determinada: en la primera lista desplegable, seleccione una propiedad. En la segunda lista desplegable, seleccione una relación de propiedad y valor. Para obtener una descripción de las relaciones posibles, consulte Tabla 10, página 69. En los campos restantes, seleccione o escriba un valor. Si escribe varias palabras, se buscarán como si se tratara de una frase. Por ejemplo, si escribe "gestión del conocimiento", Webtop Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

68 Buscar Campo Descripción busca valores que contengan la frase "gestión del conocimiento", pero no busca valores que contengan "conocimiento" y "gestión" separados por otras palabras. Si quiere que sus resultados incluyan ambos términos como una frase o separadamente, debe crear dos subconsultas y utilizar el operador AND. 3. Para agregar propiedades adicionales, haga clic en Agregar otra propiedad y, a continuación, seleccione uno de estos operadores: And: la selección de este operador especifica que los resultados de la búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedad de esta línea como con el valor de propiedad de la línea anterior. Or: la selección de este operador especifica que los resultados pueden coincidir con el valor de propiedad de esta línea o con el valor de la línea anterior. Si busca en orígenes externos, no utilice el operador OR entre tipos diferentes de propiedades. Esta consulta es válida: "Autor contains Lewis OR Autor contains Twain," sin embargo, ésta otra no lo es: "Autor contains Lewis OR Nombre contains Gestión del conocimiento." Si agrega tres o más líneas de propiedades, el orden de las operaciones es el orden en que se han definido. Cada vez que se agrega And u Or, los operadores anteriores se agrupan entre sí. Por ejemplo, si define la consulta "Nombre contains Gestión del conocimiento AND Autor contains Lewis OR Autor contains Twain", los resultados deben contener los documentos cuyo nombre es Gestión del conocimiento y cuyo autor es Lewis, o deben contener todos los documentos cuyo autor es Twain. Para buscar todos los documentos cuyo nombre sea Gestión del conocimiento y cuyo autor sea o bien Lewis o Twain, deberá definir las siguiente consulta: Autor contains Lewis OR Autor contains Twain AND Nombre contains Gestión del conocimiento. 4. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar en dicha propiedad. Fecha Seleccione el tipo de fecha que desea buscar. Especifique un intervalo de fechas o un intervalo de fechas fijo utilizando la fecha actual o especificando las fechas De y/o A. Los meses se pueden escribir en cifras o con su nombre completo. Los años se pueden escribir con dos o cuatro cifras. Al especificar una fecha Desde, la fecha no se incluye en el intervalo de fechas. Por su parte, al especificar una fecha Hasta, la fecha se incluye en el intervalo de fechas. Tamaño Seleccione un intervalo de tamaños. 68 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

69 Buscar Campo Propiedades al buscar mensajes de correo electrónico Buscar objetos ocultos Buscar todas las versiones Descripción Asunto Para De Enviado Recibido Escriba las palabras por las que desea realizar la búsqueda. Para restringir la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 63. Seleccione la fecha cuando se ha enviado el mensaje de correo electrónico. Seleccione la fecha cuando se ha recibido el mensaje de correo electrónico. Puede optar por incluir elementos ocultos en la búsqueda. La búsqueda mostrará sólo los elementos ocultos para los que tenga permiso de visualización. Puede buscar versiones anteriores del archivo, así como la versión actual. La relación entre una propiedad y su valor correspondiente se define por los operadores. Tabla 10, página 69 describe los operadores disponibles en la página de búsqueda avanzada. Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor Operador Operadores relacionales: Menor que < Descripción Puede utilizar estos operadores con valores numéricos o cadenas. Menor o igual que <= Mayor que > Mayor o igual que >= Igual a = Distinto de <> Operadores de truncamiento: Empieza por Termina por Muestra los resultados en los que el valor de propiedad contiene sólo el valor exacto que ha escrito. Muestra los resultados en los que el valor de propiedad nunca coincide con el valor exacto que ha escrito. En lugar del comodín de varios caracteres se pueden utilizar operadores de truncamiento. Muestra los resultados en los que el valor de propiedad empieza por el valor que ha escrito. Es lo mismo que si se utilizase un comodín de final. Muestra los resultados en los que el valor de propiedad termina por el valor que ha escrito. Es lo mismo que si se utilizase un comodín de inicio. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

70 Buscar Operador Contiene No contiene Otros operadores: En No en Es nulo No es nulo Descripción Muestra los resultados en los que el valor de propiedad contiene el valor que ha escrito en cualquier lugar. Tiene el mismo efecto que utilizar caracteres comodín inicial y final. Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no contiene el valor que ha escrito en ningún lugar. Muestra los resultados en los que el valor de propiedad coincide con uno de los valores que ha escrito. Los valores potenciales se escriben como una lista delimitada por comas. Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no coincide con ninguno de los valores que ha escrito. Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no se ha definido. Si sabe que una propiedad no contiene ningún valor, puede utilizar este operador para restringir la búsqueda. Muestra los resultados en los que se ha definido el valor de propiedad, pero sin ningún valor específico. Puede utilizar este operador para buscar sólo los documentos cuyas propiedades estén definidas. Por ejemplo, si selecciona palabras clave no es nulo, sus resultados deben contener sólo los documentos con palabras clave. Ver los resultados de la búsqueda En los resultados de la búsqueda, puede realizar los siguientes procedimientos: Resalte los resultados. Haga clic en para activar el resaltado. Haga clic en para desactivar el resaltado. Los resultados aparecerán en el panel de exploración así como en el panel de contenido. Los resultados del panel de exploración están organizados por propiedad. Para ver los resultados que incluyan una determinada propiedad, haga clic en la propiedad. Si precisa más información, consulte Exploración inteligente, página Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

71 Buscar Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en Estado. Con esta operación se muestran estadísticas de búsqueda según la ubicación. Si su organización incluye la función de supervisión de la búsqueda, se mostrarán estadísticas en tiempo real, como se describe en Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real, página 71. Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar, defina los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 66 y, a continuación, haga clic en Buscar. Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en Reiniciar. Para guardar la búsqueda de forma que pueda ejecutarse de nuevo para recibir los resultados actualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 77. Para guardar la búsqueda como plantilla de búsqueda de modo que pueda volver a ejecutarla con otros parámetros, consulte Crear una plantilla de búsqueda, página 79. Para guardar los resultados de un origen externo en un repositorio, consulte Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos, página 73. Exploración inteligente Al ejecutar una búsqueda, los resultados no sólo aparecen en el panel de contenido, sino que se muestran también en clústeres de resultados relacionados en el panel de exploración. Para contraer o expandir la lista Exploración inteligente, haga clic en el signo menos/más en la parte superior de la lista. Para expandir un clúster o subclúster, haga clic en el signo más situado junto al clúster. Para mostrar los resultados de un subclúster en el panel de contenido, haga clic en él. Para actualizar la lista Exploración inteligente con los nuevos resultados, haga clic en aparece sólo si hay nuevos resultados disponibles.. El icono Webtop calcula los subclústeres utilizando la estrategia definida en las preferencias de usuario. Para establecer las preferencias, haga clic en búsqueda, página 82. y, a continuación, haga clic en Definir preferencias de Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real La supervisión de búsqueda muestra el estado de la búsqueda en tiempo real. El estado en tiempo real aparece en una pantalla animada y en una tabla, como se muestra en la Figura 5, página 72. La supervisión de la búsqueda permite ver los orígenes de búsqueda que devuelven los resultados más rápidamente. Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en Estado iniciado la búsqueda. tan pronto como se haya Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

72 Buscar Para reproducir la animación cuando haya finalizado la búsqueda, haga clic en el icono Actualizar,. Cuando reproduzca la animación, volverá a ver cómo se realizó la búsqueda. La reproducción de la animación no vuelve a ejecutar la consulta. Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda En la animación, cada origen de búsqueda está representado por un sector del gráfico circular. El número de capas de un sector corresponde al número de resultados: una capa indica que no hay resultados; dos capas indican de 1 a 50 resultados; y tres capas indican 51 o más resultados. Este comportamiento puede variar en las configuraciones modificadas. El color de la sección indica el estado del origen: azul si está realizando una búsqueda, verde cuando se ha completado la búsqueda y naranja si la búsqueda ha fallado. Haga clic en el sector de un origen para resaltar su fila correspondiente en la tabla. Haga clic en Mostrar consulta nativa para ver la consulta nativa que indica cómo se tradujo la consulta para el origen. La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, por lo que en la primera vista sólo aparecen los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda en un número de orígenes mayor, podrá ver los dieciséis siguientes haciendo clic en Siguiente debajo de la animación. Si no se puede buscar en un origen determinado, se muestra un mensaje de error detallado en la columna Nota de la tabla. Para obtener información adicional sobre el error, seleccione Herramientas > Ver mensajes. Nota: si inicia la supervisión al visualizar los resultados de las búsquedas guardadas o los últimos resultados de búsqueda, no se vuelve a ejecutar la consulta y la animación no se vuelve a reproducir por completo. El estado aparece primero en espera con ningún resultado y a continuación se actualiza 72 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

73 Buscar inmediatamente para mostrar el estado final de los orígenes y el número de resultados válidos devueltos por cada uno. Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos Este procedimiento permite guardar los resultados de un origen externo en un repositorio. Para guardar un resultado de búsqueda de un origen externo en el repositorio: 1. Seleccione los resultados. 2. Elija Archivo > Guardar en repositorio. 3. En la ventana Selección de carpeta, seleccione la carpeta de destino de la lista de repositorios disponibles. 4. Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto o en Terminar para completar el procedimiento. 5. En la ventana Definición de objeto, modifique las propiedades del objeto según sea necesario. 6. Haga clic en Siguiente para marcar la definición del objeto de estos resultados o en Terminar para completar el procedimiento. 7. Repita el Paso 5 y el Paso 6 tantas veces como sea necesario. Los resultados guardados están disponibles en la carpeta seleccionada pero también se muestran en Mis archivos. Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda Este procedimiento sólo se aplica a su sesión actual de Webtop. Para ver los resultados de búsqueda más recientes: 1. En la parte superior de la página de Webtop, haga clic en la flecha situada junto al icono de lupa. 2. Haga clic en Últimos resultados. Mejorar su experiencia de búsqueda Su experiencia de búsqueda puede verse restringida o mejorada según su comprensión de la sintaxis de búsqueda y de los distintos parámetros que definen el entorno de la búsqueda. La sintaxis de búsqueda es la forma en que se escribe la consulta, que implica el uso de operadores y de caracteres especiales tales como paréntesis, comillas o comodines. La sintaxis de búsqueda se documenta al principio de este capítulo en Ejecutar una búsqueda simple, página 63 y Ejecutar una búsqueda Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

74 Buscar avanzada, página 66. El entorno de búsqueda corresponde a las circunstancias cuando se ejecuta la consulta; es decir, la configuración del repositorio, la configuración de los orígenes externos, la configuración de su aplicación de WDK, etc. Todos estos parámetros no son visibles ni accesibles para los usuarios; sin embargo, deben tomarse en consideración al ejecutar las consultas para conseguir los resultados más pertinentes. En esta sección se describen estos aspectos que influyen en su experiencia de búsqueda: Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda, página 74 Indexar un repositorio, página 75 Elementos que se pueden buscar, página 76 Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda La descripción de la función de búsqueda que se proporciona en este manual se refiere a la configuración predeterminada. Sin embargo, su administrador del sistema puede configurar esta funcionalidad de muchas maneras. En esta lista se indican posibles configuraciones que pueden afectar a su experiencia de búsqueda: Indexación Si un repositorio está indexado o no da lo mismo, y por lo general, no necesitará saberlo. Sin embargo, en algunos casos, las capacidades de indexación se pueden utilizar para definir consultas más precisas. Por ejemplo, los comodines sólo pueden utilizarse si el repositorio está indexado, si no es así, se omitirán. En Documentum versión 6.7, se admiten dos servidores de índice: Fast y xplore. El comportamiento de los operadores de búsqueda puede ser algo distinto entre los dos. Por ejemplo, en la búsqueda de varios términos separados por espacios, los espacios se interpretan como un operador OR con el servidor de índice Fast, mientras que con el servidor de índice Xplore se interpretan como un operador AND. Si desea ejecutar consultas complejas, consulte con el administrador del sistema para obtener detalles sobre la configuración de la indexación del repositorio. La sección Indexar un repositorio, página 75, proporciona más información sobre la indexación. Clasificación de relevancia El administrador del sistema puede especificar una clasificación adicional para determinados orígenes, agregar relevancia a un valor de propiedad determinado o mejorar la puntuación obtenida para un formato específico. Programación El administrador del sistema puede definir una programación para restringir la lista de tipos disponibles en la página Búsqueda avanzada. La programación puede ser diferente de un repositorio a otro. Si selecciona sólo los orígenes externos, se aplica la programación del repositorio actual. Personalización de la página Búsqueda avanzada La página Búsqueda avanzada puede personalizarse completamente para guiarle a la hora de realizar consultas. Por este motivo, todas las opciones descritas en esta guía pueden no estar disponibles y pueden aparecer otras para definir y/o condicionar sus consultas. 74 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

75 Buscar Número máximo de resultados El número máximo de resultados se define en dos niveles. De forma predeterminada, el número máximo de resultados de todos los orígenes juntos es 1000 y 350 resultados por origen. Sin embargo, su administrador del sistema puede modificar estos parámetros. Cuando realice una consulta en un origen externo, el número máximo de resultados también depende de la configuración de dicho origen. Los resultados se seleccionan de acuerdo con su importancia. De este modo, siempre consigue los resultados con la mejor puntuación; el resto de resultados se omiten. Diferenciación entre mayúsculas y minúsculas Si el repositorio está indexado, las consultas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas de forma predeterminada, incluso si se utilizan las comillas. Si el repositorio no está indexado, las consultas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, para los repositorios no indexados, el administrador del sistema puede activar y desactivar la diferenciación entre mayúsculas y minúsculas. Normalización gramatical (lematización) Cuando no se utilizan comillas, Webtop muestra los archivos que incluyen variaciones de las palabras escritas además de las palabras exactas. Estas variaciones se basan en la raíz de la palabra. Este comportamiento depende de la configuración del sistema de texto completo y se denomina normalización gramatical. Las variaciones se basan en el contexto gramatical de la palabra. Por ejemplo, una búsqueda para el verbo "correr" también encuentra "corrió", pero no encontramos el participio "corrido". Orígenes externos Al consultar un origen externo, los resultados mostrados en Webtop dependen en parte de la configuración de este origen. Por ejemplo, si el origen no devuelve información sobre fechas, entonces no se puede filtrar por fechas. Varios repositorios En cuanto a orígenes externos, los resultados dependen de la configuración de cada repositorio. Por ejemplo, la indexación puede establecerse de forma distinta en los distintos repositorios. Indexar un repositorio La indexación de un repositorio es tarea del administrador y se podría pensar que no es necesario saber qué es la indexación y si el repositorio que utiliza está indexado o no. Sin embargo, la indexación puede tener una repercusión en la experiencia de búsqueda. Cuando se indexa un repositorio, se crea una estructura de datos, el índice, para almacenar información. La información puede estar sólo en las propiedades de los archivos o en las propiedades y el contenido de los archivos. La búsqueda de un repositorio indexado facilita una recuperación rápida de los documentos ya que no requiere explorar todos los archivos sino únicamente buscar en el índice. En esta guía, cuando se hace referencia a un repositorio indexado, se trata de un repositorio para el que el contenido y las propiedades se han indexado y no sólo las propiedades. Si el repositorio está indexado, se ejecutan consultas de texto completo cuando se usa el cuadro de búsqueda simple o el campo Contiene de la ventana de búsqueda avanzada. Si el repositorio no está indexado, la consulta se convierte a una consulta sobre las propiedades más pertinentes: nombre, título y asunto. Este mecanismo es transparente y permite recuperar los resultados más relevantes. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

76 Buscar Elementos que se pueden buscar Sólo los documentos que son indexables se pueden buscar. Por ejemplo, las imágenes o el contenido binario no se pueden buscar porque no son indexables. Además, no todos los caracteres se pueden buscar. Los caracteres que se pueden buscar son los caracteres alfabéticos, numéricos, de extensión y personalizados. Los caracteres personalizados son las letras y meses chinos, japoneses y coreanos. Otros caracteres, como la puntuación, acentos y las marcas diacríticas, y los caracteres tales como y #, no se indexan ni se buscan. Estos caracteres que no se pueden buscar se eliminan del texto indexado y se tratan como si fueran espacios en blanco. El servidor de índices trata estos caracteres como si fueran espacios en blanco:!@#$%^_,.&;:()+=< Cuando estos caracteres aparecen en el contenido indexable, se reemplazan por un espacio en blanco. Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico [email protected] está indexada, aparece como "MyName company com" en el índice. El texto se trata como tres palabras. Los documentos devueltos por una búsqueda de [email protected] se tratan como si contuvieran las palabras "MyName company com". Si se incluye un carácter especial en una consulta, se eliminará. Por ejemplo, una consulta sobre Richard + Dodd devolvería un documento que contiene el texto Richard = Dodd porque los signos + y = se sustituyen por un espacio en blanco. Si un término de búsqueda incluye un acento o marca diacrítica, la búsqueda devuelve todas las palabras que coinciden con o sin el acento o la marca diacrítica. Nota: A diferencia de las búsquedas que se realizan en un explorador Web, no se pueden utilizar los signos menos y más como operadores. En su lugar, debe utilizar el operador AND y OR. El asterisco y el signo de interrogación se pueden utilizar como caracteres comodín. Búsquedas guardadas Las búsquedas se pueden guardar para que pueda ejecutarlas regularmente sin tener que volver a definirlas, para compartirlas con otros usuarios o para recuperar rápidamente los resultados correspondientes. En el nodo Búsquedas guardadas, las búsquedas públicas y privadas se distinguen por los iconos siguientes: indica que esta búsqueda guardada es pública y accesible a cualquier usuario. indica que usted es el único que puede acceder a esta búsqueda guardada. Las búsquedas guardadas se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general:. Esta sección incluye: Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 77 Ejecutar una búsqueda guardada, página 77 Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda, página Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

77 Buscar Editar una búsqueda guardada, página 78 Copiar una búsqueda guardada, página 78 Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante Puede guardar una búsqueda para que pueda ejecutarse de nuevo posteriormente para recuperar los resultados actualizados. Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante: 1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar. 2. Escriba un nombre para la búsqueda guardada. 3. Para mostrar los resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas guardadas sin tener que ejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados. 4. Para permitir a otros usuarios tener acceso a esta búsqueda, seleccione Hacer pública. 5. Haga clic en Aceptar. La búsqueda guardada se almacenará en el nodo Búsquedas guardadas del repositorio. Aunque la búsqueda guardada se almacena en un repositorio, puede utilizar la búsqueda guardada para buscar en varios repositorios. Ejecutar una búsqueda guardada Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultados actualizados. Para ejecutar una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda guardada y Archivo > Mostrar. Webtop ejecutará la búsqueda. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener. 4. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70. Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda Para ver los resultados de una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

78 Buscar 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultados indique que la búsqueda encontró uno o más elementos. Nota: Si los resultados no se guardan con la búsqueda, se volverá a ejecutar la búsqueda al hacer doble clic en ella. Si no desea volver a ejecutar la búsqueda, utilice el menú contextual. Para ello, haga clic con el botón secundario en la búsqueda guardada y seleccione Ver resultados guardados. Este comando sólo está disponible cuando los resultados se han guardado con la búsqueda. Editar una búsqueda guardada Para editar una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 66 y, a continuación, haga clic en Buscar. 5. Haga clic en Guardar búsqueda para aplicar los cambios. También debe guardar su búsqueda si ha modificado los resultados que se muestran. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Sobrescribir. Copiar una búsqueda guardada Para copiar una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 66 y, a continuación, haga clic en Buscar. 5. En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda. 6. Para guardar la búsqueda como una copia con un nombre diferente, escriba un nombre nuevo para la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda como una copia con el mismo nombre. 7. Edite la información adicional según sea necesario. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Guardar como nueva. 78 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

79 Buscar Plantillas de búsqueda Al igual que con las búsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda están diseñadas para que puedan reutilizarse fácilmente. Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que algunos valores de búsqueda son fijos y otros puede definirlos el usuario actual. Las plantillas de búsqueda pueden ser privadas o públicas. En el nodo Búsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda públicas y privadas se distinguen por los iconos siguientes: indica que esta plantilla de búsqueda es pública y accesible a cualquier usuario. indica que usted es el único que puede acceder a esta plantilla de búsqueda. Las plantillas de búsqueda se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general:. Esta sección incluye: Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 79 Crear una plantilla de búsqueda, página 79 Editar una plantilla de búsqueda, página 80 Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 80 Copiar una plantilla de búsqueda, página 81 Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda Puede ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda creada por usted o por otro usuario. Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Mostrar. 4. Si se le pide que indique valores de búsqueda, especifique los valores según corresponda. 5. Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener. 6. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70. Crear una plantilla de búsqueda Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que puede cambiar ciertos valores de búsqueda cada vez que la ejecuta. Por ejemplo, una plantilla de búsqueda podría buscar las facturas con fecha de este mes del cliente que elija. Podría ejecutar la plantilla de búsqueda para obtener facturas de muchos clientes diferentes. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

80 Buscar Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador OR. Para crear una plantilla de búsqueda: 1. Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página 66) y seleccione las propiedades y valores que se incluirán en la plantilla de búsqueda. Debe seleccionar al menos una combinación de propiedad y valor. Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda, establezca un valor temporal para dicha propiedad. Puede hacer que esa propiedad sea editable más adelante en este procedimiento. 2. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla. 3. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda. 4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 6. Haga clic en Guardar. Editar una plantilla de búsqueda Para editar una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 6. Haga clic en Guardar. Modificar la definición de una plantilla de búsqueda Para modificar la definición de una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 80 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

81 Buscar 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Haga clic con el botón secundario en la plantilla de búsqueda y seleccione Editar definición. 4. Modifique los valores de búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada, página Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener. 6. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla. 7. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda. 8. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 9. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 10. Haga clic en Guardar. 11. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 12. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 13. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda. 14. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columna en el nodo Búsquedas guardadas. 15. Haga clic en Guardar. Nota: A diferencia de las búsquedas guardadas, cuando guarda una plantilla después de una modificación, la versión anterior no se sobrescribe: se crea una nueva plantilla. Copiar una plantilla de búsqueda Para copiar una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda. 5. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columna en el nodo Búsquedas guardadas. 6. Haga clic en Guardar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

82 Buscar Definir preferencias de búsqueda Para definir las preferencias de búsqueda: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Buscar. 3. En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estos procedimientos: Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de la lista de repositorios predeterminada, seleccione Mis repositorios favoritos. Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está visualizando actualmente, seleccione Sólo repositorio actual. Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminada en otras ubicaciones, seleccione Otras y, a continuación, Seleccionar. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese y seleccione una ubicación específica y, a continuación, haga clic en la flecha apropiada para agregar la ubicación. Agregue tantas ubicaciones como necesite. La ubicación puede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si Webtop está configurado para buscar orígenes externos. 4. En el área Exploración inteligente, elija si desea agrupar los resultados de la búsqueda en clústeres según unas propiedades específicas. Si selecciona Activada, elija las propiedades utilizadas para la exploración inteligente haciendo clic en Editar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listas desplegables. Para agregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Para seleccionar las columnas mostradas en las páginas de resultados, defina sus preferencias de columna como se describe en Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19. Para recuperar la configuración predeterminada de las ubicaciones de búsqueda y de exploración inteligente, haga clic en Restaurar valores predeterminados. 82 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

83 Capítulo 5 Bandeja de entrada Bandeja de entrada información general La bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignaciones electrónicas, mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se ha producido un evento. Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de forma automática por un proceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es una serie de tareas que se asignan por orden de un usuario a otro. Al finalizar una tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajo envía automáticamente una tarea al usuario siguiente en el flujo de trabajo. En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no se le haya asignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, el primer usuario que la acepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, como se describe en Tareas de cola de trabajos, página 88. Una tarea puede incluir archivos anexos que se le solicita que edite o revise. Los archivos anexos pasan al siguiente usuario del flujo de trabajo. Abrir tareas o notificaciones Para abrir una tarea o notificación: 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar. Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente: Realizar tareas, página 84 Completar una tarea, página 85 Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 85 Rechazar una tarea, página 86 Delegar una tarea, página 86 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

84 Bandeja de entrada Repetir tareas, página 87 Seleccionar tareas de la cola, página 90 Realizar tareas Para realizar una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. En la ficha Información, siga este procedimiento: a. La ficha Información podría mostrar un formulario personalizado para una tarea determinada de su organización. En ese caso, escriba la información adecuada. Pida los detalles a su administrador. Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario para el próximo usuario en la tarea, haga clic en el enlace y siga las instrucciones de la pantalla. b. Para realizar operaciones en los archivos anexos, utilice los procedimientos estándar de dichas operaciones. c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione los archivos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que supone realizar la tarea. 3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera: a. Haga clic en Agregar o Editar. b. En el campo Comentario, escriba un comentario. c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas: Para los destinatarios posteriores envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo. Sólo para los destinatarios siguientes envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo. d. Haga clic en Aceptar. e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar un comentario, haga clic en Quitar. 4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea. 5. Siga uno de estos procedimientos: Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 85. Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar. 84 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

85 Bandeja de entrada La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada más adelante. Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 85. Completar una tarea Al completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo de trabajo. Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si la versión de los archivos anexos y los archivos registrados es la misma. Para completar una tarea: 1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada. 2. Haga clic en Terminar.La tarea se elimina de la Bandeja de entrada y aparece la página Terminar. 3. Active la casilla de verificación No volver a mostrar esta confirmación si no desea ver la página Terminar tras finalizar una tarea y haga clic en Aceptar. Nota: Además puede configurar webcomponent/app.xml para desactivar el aspecto de la página Terminar para todos los usuarios de la instancia Webtop. Establezca el elemento <suppress_task_confirmation> como verdadero en webcomponent/app.xml: <suppress_task_confirmation>true</suppress_task_confirmation> 4. Si se le solicita una contraseña, escríbala. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento: a. Elija haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar los ejecutantes. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. c. Haga clic en Aceptar. 7. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareas de reenvío siguientes. 8. Haga clic en Aceptar. Aceptar tareas asignadas a varios usuarios Si una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que la ejecute. Si acepta una tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios: 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione la tarea que desee aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

86 Bandeja de entrada 3. Haga clic en Aceptar. 4. Siga uno de estos procedimientos: Para cerrar la tarea, elija Cerrar. Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente: Realizar tareas, página 84 Completar una tarea, página 85 Rechazar una tarea, página 86 Delegar una tarea, página 86 Repetir tareas, página 87 Rechazar una tarea Si el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otro paso como se define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, se elimina de su Bandeja de entrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tarea puede o no permanecer en las Bandejas de entrada de los otros usuarios del grupo. Para rechazar una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. Haga clic en Rechazar. 3. Si se le solicita, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareas de rechazo siguientes. 6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión para cerrar la sesión de la tarea. 7. Haga clic en Aceptar. Delegar una tarea Si el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizar una tarea que originariamente se le ha asignado a usted. Para delegar una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Delegar. 3. Si se le pide que especifique el usuario al que desea delegar la tarea, siga este procedimiento: 86 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

87 Bandeja de entrada a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Haga clic en Aceptar. Repetir tareas Si el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo que repita una tarea que usted acaba de completar. Para repetir una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Repetir. 3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar. 4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Haga clic en Aceptar. Cambiar la disponibilidad para las tareas En la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibir tareas. Puede establecer el estado como Estoy disponible o No estoy disponible en estos momentos. Para delegar tareas en otra persona cuando su estado está establecido como no disponible, asegúrese de seleccionar la casilla Delegar el trabajo de la actividad en otra persona en la ficha Ejecutante del cuadro de diálogo Inspector de actividades de Process Builder. Nota: Cuando seleccione esta opción, debe especificar también dónde se enviará la tarea si falla la delegación en la persona seleccionada por el ejecutante. La tarea se puede enviar al supervisor del flujo de trabajo o devolver al ejecutante original en caso de que falle la delegación automática. Para establecer el estado en No disponible: 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Haga clic en Estoy disponible. Aparece el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo. 3. Seleccione la opción No estoy disponible en estos momentos. 4. Haga clic en Editar. 5. Seleccione el usuario o grupo al que se asignarán las tareas. 6. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

88 Bandeja de entrada 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo. Nota: Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futuras que se hayan marcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas que estén actualmente en su bandeja de entrada o a cualquier tarea futura que no permita la delegación. Para establecer el estado en Disponible: 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Haga clic en No estoy disponible en estos momentos. Aparece el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo. 3. Desactive la opción No estoy disponible en estos momentos. 4. Haga clic en Aceptar. Tareas de cola de trabajos Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados a una cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en una cola reciben las tareas en sus bandejas de entrada por orden de prioridad. Los usuarios con la función "procesador de colas avanzado" pueden extraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se asignen a la bandeja de entrada del procesador. Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudar a gestionar las tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada. Para suspender una tarea en la cola de trabajos: Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tarea auxiliar, puede suspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha para quitar su suspensión y volver a activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo que quita la suspensión de la tarea basado en esta fecha. También puede quitar manualmente la suspensión de una tarea. 1. Seleccione la tarea que desee suspender. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. 3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida. 4. Haga clic en Aceptar. El estado de la tarea aparecerá como Pausado. Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos: 1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspender. 88 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

89 Bandeja de entrada El estado de la tarea aparecerá como Adquirido. Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos: 1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivo hasta que la vuelva a asignar a otro usuario. 3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar. 4. Seleccione un usuario que desee asignar a la tarea. 5. Haga clic en Aceptar. Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tarea de la cola sin necesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tarea siguiente es la que tiene mayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas. Puede elegir manualmente su próxima tarea desde una opción en el menú Bandeja de entrada, o bien hacer que aparezca automáticamente en la bandeja cuando rechace o complete la tarea actual. Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecen como no asignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que el gestor de la cola ha asignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Use la etiqueta de esta columna para distinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja de entrada. Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos: 1. En Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea siguiente. La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja de entrada. Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos: 1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente. Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos: 1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta. 2. En la Bandeja de entrada, desactive Obtener tarea siguiente automáticamente. 3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que no quede ninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

90 Bandeja de entrada Seleccionar tareas de la cola Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Cola de trabajos en el árbol de directorios principal, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tarea no asignada que no requiera ninguna habilidad. Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar la vista Bandeja de entrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que se pueden elegir, se muestran todas las tareas sin asignar a las que el procesador puede optar o con las que puede trabajar. Todas las tareas muestra las tareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya haya obtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) no pueden asignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya esté asignada o que haya extraído otro procesador de colas. Para obtener una tarea sin asignar: 1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en la cola de trabajos para abrirla. 2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas las tareas en la Bandeja de entrada de la cola de trabajos. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea. El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si selecciona sólo una tarea, el sistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajar en ella inmediatamente. Sugerencia: esta acción también se puede realizar desde Task Manager mediante el botón Obtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite a este tipo de procesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizando el botón Obtener tarea desde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y se actualiza la página, lo que le permitirá trabajar con ella de inmediato. 90 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

91 Flujos de trabajo y flujos rápidos Iniciar flujos de trabajo Capítulo 6 Un flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entre individuos, por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuario una tarea de un flujo de trabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada. Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas que realiza el sistema, como la ejecución de secuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración de flujos de trabajo y ciclos de vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos a nuevos estados del ciclo de vida. Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia de tareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo simultáneamente desde una misma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo de usuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar si ya están anexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran en un estado avanzado del ciclo de vida. No olvide que, cuando anexe archivos en varios idiomas, los filtros del destinatario de una tarea podrían mostrar sólo los archivos cuyo idioma coincida con el de ese usuario. Para iniciar flujos de trabajo: 1. Siga uno de estos procedimientos: Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero el tipo de flujo de trabajo, elija Herramientas > Flujo de trabajo > Inicio. Si el flujo de trabajo está diseñado para incluir varios paquetes, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Iniciar anexos y elija un documento para cada paquete. 2. Seleccione el flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Haga clic en Aceptar. 4. En la ficha Información, en el campo Descripción de flujo de trabajo, escriba un nombre para el flujo de trabajo. 5. Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento: a. En la ficha Información, haga clic en Agregar. b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. El desplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio. c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

92 Flujos de trabajo y flujos rápidos d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados. e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar. 6. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formulario existente, siga este procedimiento: a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, en función de lo que aparezca. b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic en Aceptar. Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información. c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar. Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario se eliminará automáticamente. 7. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios o grupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento: a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizará la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página En la ficha Comentarios, siga este procedimiento: a. Haga clic en Agregar. b. Escriba sus comentarios. c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios: Para los destinatarios posteriores Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo. Sólo para los destinatarios siguientes Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujo de trabajo. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Terminar. Enviar flujos rápidos Un flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez o por orden. Para enviar un flujo rápido: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 92 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

93 Flujos de trabajo y flujos rápidos 2. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido. 3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, haga clic en Seleccionar usuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad. 5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios. 6. Seleccione la opción Devolver a usuario para recibir una tarea cuando un usuario termine la revisión. 7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar la revisión, marque la casilla de verificación Exigir firma. 8. Haga clic en Aceptar. Ver flujos de trabajo Puede ver los flujos de trabajo activos mediante Informes de flujo de trabajo o con Mis flujos de trabajo. En este tema se describen ambos métodos. Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clic en Editar informe de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles. 2. Para ver más información sobre un flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo y, a continuación, elija una de estas opciones: Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Asignar. Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccione el filtro adecuado en la parte superior de la página. Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Auditoría. Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los que poseen los grupos a los que usted pertenece. Para ver los flujos de trabajo que posee un grupo, utilice el procedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo, página Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

94 Flujos de trabajo y flujos rápidos Pausar un flujo de trabajo Al pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirlo posteriormente. Puede, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla. Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo para continuar desde el punto exacto en el que se pausó. Para pausar un flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujos de trabajo. 4. Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar. Reanudar un flujo de trabajo en pausa Al reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujos de trabajo pausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos. Para reanudar un flujo de trabajo pausado: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujos de trabajo. 4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. Detener un flujo de trabajo Puede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajo detenido no puede reiniciarse. Para detener un flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de Trabajo > Detener flujos de trabajo. 94 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

95 Flujos de trabajo y flujos rápidos 4. Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará. 5. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo Para enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione el flujo de trabajo. 3. Seleccione una de estas opciones: Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico al supervisor Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico a los ejecutantes Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones de correo electrónico rellenadas. 4. Escriba el mensaje y envíelo. Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo Si es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática ha fallado, puede realizar uno de los siguientes procedimientos. Para reintentar una tarea automática fallida: 1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida. 2. Haga clic en Volver a ejecutar. 3. Haga clic en Aceptar. Para completar una tarea automática fallida: 1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida. 2. Haga clic en Completar. 3. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

96 Flujos de trabajo y flujos rápidos Cambiar el supervisor del flujo de trabajo Cada flujo de trabajo tiene un supervisor del flujo de trabajo que puede modificar, pausar o detener un flujo de trabajo activo. Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. 2. Seleccione el flujo de trabajo. 3. Seleccione Cambiar supervisor. 4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor. 5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo. 6. Haga clic en Aceptar. Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel La disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de Webtop que tenga su organización. Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. 2. Haga clic en Guardar informe. 3. Escriba un nombre para obtener la información que está guardando. 4. Seleccione una ubicación en la que guardar. 5. Haga clic en Aceptar. Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Para ver informes, debe tener el rol process_report_admin. Para ver informes históricos: 1. Seleccione una de estas opciones: Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Proceso Herramientas > Flujo de Trabajo > Informe histórico > Usuario 2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para ejecutar el informe. 96 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

97 Flujos de trabajo y flujos rápidos 3. Haga clic en Ejecutar. 4. Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe. 5. Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario. 6. Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar. Crear una plantilla de flujo de trabajo Para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo, seleccione Archivo > Nuevo > Plantilla de flujo de trabajo para abrir Workflow Manager. Consulte la ayuda de esa aplicación para obtener instrucciones sobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

98 Flujos de trabajo y flujos rápidos 98 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

99 Colas de trabajos Capítulo 7 Roles de colas de trabajos Las colas de trabajos contienen las tareas que van a realizar los usuarios disponibles asignados a una cola. Los usuarios de la cola de trabajos reciben las tareas en sus bandejas de entrada. Las tareas de estos usuarios las asigna el servidor automáticamente u otro usuario manualmente. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraer elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada. Los usuarios de la cola de trabajos también se denominan procesadores. Los administradores de las colas de trabajos supervisan qué colas presentan tareas atrasadas que se deban realizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, pueden agregar, editar y asignar perfiles de habilidades a usuarios de colas de trabajos individuales. Los administradores de las colas de trabajo son los encargados de crearlas, de asignar usuarios para que trabajen con las tareas de la cola y de definir los perfiles de habilidades que permiten a la aplicación asignar tareas al procesador adecuado, y pueden agregar, editar o asignar perfiles de habilidades a los usuarios de colas de trabajos individuales. Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para ver las tareas existentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estado de las tareas, cuándo se han recibido y su prioridad actual. Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles que se describen en Tabla 11, página 99. Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos Rol Queue_processor Lo que permite hacer Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Los procesadores de colas puede solicitar trabajos, suspender y quitar la suspensión de trabajos, completar trabajos y reasignar su trabajo a otros. Los usuarios con el rol queue_processor no seleccionan las tareas en las que trabajan. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

100 Colas de trabajos Rol Queue_advance_processor Queue_manager Queue_admin Process_report_admin Lo que permite hacer Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Además, selecciona las tareas con las que va a trabajar de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Supervisa las colas de trabajos y asigna roles a las colas y usuarios para que trabajen con los elementos que contienen. Los usuarios con este rol pueden volver a asignar tareas y suspenderlas. Los gestores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Crea colas de trabajos y políticas de colas. Los miembros del rol queue_admin (administradores de colas) no tienen el rol de administrador de forma predeterminada. Los administradores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Ejecuta informes de flujo de trabajo históricos desde el menú Flujo de trabajo. Configuración de administración de colas El administrador del sistema debe configurar el registro global, el repositorio y el servidor de aplicaciones correctamente para utilizar la administración de colas. La Administración de colas requiere del siguiente entorno: Content Server 6.0 o posterior, y un repositorio designado como registro global. Content Server 6.0 o posterior, y un repositorio designado para ejecutar la administración de colas. DFC 6.0 o posterior en el host de servidor de aplicaciones donde Webtop se implementa con las informaciones de conexión para el repositorio de registro global. Webtop 6.0 o posterior. BPM.dar y Form.dar 6.0/6.0 SP1 o Process Engine 6.5 o posterior. Un repositorio único puede ejecutar la administración de colas y designarse como registro global. Sin embargo, esta configuración no es obligatoria. Otra posibilidad es que dos repositorios independientes puedan también ejecutar la administración de colas y designarse como registros globales. Asegúrese de que el Motor de proceso se ha instalado en el repositorio donde se ejecuta la administración de colas y en el repositorio designado como registro global. 100 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

101 Colas de trabajos Para instalar la administración de colas: 1. Designe un repositorio como registro global de FrameWork de objetos empresariales. Nota: Asegúrese de que el repositorio se designa mientras crea un repositorio o al actualizar uno ya existente. Para obtener más información sobre la configuración del repositorio, consulte la Guía de instalación de Content Server. 2. Registre las credenciales de inicio de sesión del repositorio para el usuario del registro global. 3. Cuando DFC se haya instalado como parte del proceso de implementación de Webtop, proporcione las credenciales de inicio de sesión para el usuario del registro global en el archivo dfc.properties. 4. Instalar BPM.dar y Form.dar 6.0/6.0 SP1 o Process Engine 6.5 o posterior en el repositorio de registro global. Los SBO y los TBO necesarios para la administración de colas están instalados. Configurar una nueva cola de trabajos Para configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden en que se indican: Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos. Configure la coincidencia de asignación de trabajo. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 102 proporciona información detallada sobre la coincidencia de asignación de trabajo. Cree las políticas de colas que necesitará para la cola. Políticas de colas de trabajos, página 105 proporciona más información específica sobre políticas de colas. Cree las categorías de colas. Definir una categoría de cola, página 108 explica cómo crear categorías de colas. Cree la cola de trabajos. Definir una cola de trabajos, página 108 proporciona más características específicas sobre cómo definir las colas de trabajo. Cree políticas de anulación. Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 110 explica el paso opcional de definir las políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos. Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Process Builder. Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificación para delegar el trabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcada en la definición de la actividad. Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guía del usuario de Documentum Process Builder. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

102 Colas de trabajos Configurar la coincidencia de asignación de trabajo Cuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar los filtros de coincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidades o las propiedades que son necesarias para procesar tareas en la cola de trabajos. El Filtro de coincidencia de asignación de trabajo muestra las capacidades, las propiedades o la experiencia que se requieren para ejecutar tareas en una cola. El Perfil de procesador, por su parte, enumera cuáles de estos filtros se han asignado a un procesador de colas de trabajos. Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestor asigna una tarea, el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia de asignación de trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o las propiedades que se precisan para trabajar en una tarea concreta. Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola, cualquier procesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidades de las que disponga. Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elemento para una cola de trabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que se han definido en la tarea según las reglas de asignación de actividad configuradas en la plantilla correspondiente en Process Builder. (Una vez que se crea la tarea, no hay forma de cambiar las habilidades necesarias asociadas). El sistema compara las habilidades que requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en la cola de trabajos y emplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea. Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador de préstamos) tiene tres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos, préstamos comerciales y préstamos domésticos. Cuando una aplicación de préstamos para vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistema evalúa la asociación de habilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor de habilidad para un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos a loan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesador intenta extraer una tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamos para vehículos como habilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada asociada con una cola puede requerir una o más habilidades para poder completarse. Y un procesador puede tener varias habilidades relacionadas con una cola de trabajos. Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona el nombre de la cola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la ficha Ejecutante de Inspector de actividades. Puede usar los datos de proceso para asignar a los valores de la habilidad necesaria. Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega a la tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecución para calificar a un procesador como su posible ejecutante. Consulte Guía del usuario de Business Process Manager: Trabajar con actividades. 102 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

103 Colas de trabajos Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones de habilidad que permiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea en función de las habilidades que ésta requiere y las capacidades o la experiencia con las que cuenta el procesador. Cuando se crea el filtro, se definen los posibles valores de habilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos y los operadores que el sistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con las habilidades que se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado. La plantilla de proceso de Process Builder también debe tener estas habilidades definidas para la tarea. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar o modificar los filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) sólo pueden ver la configuración de los filtros de coincidencia. Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Filtros coincidentes. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo > Nuevo > Información de habilidad de la cola de trabajos. Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. Escribe un nombre para el filtro. 4. Escriba una descripción para el filtro. 5. Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadro de lista Tipo de datos. Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble. El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparación disponible en el cuadro de lista Operador de comparación. 6. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista. 7. Escriba un valor en Valor para utilizar en la comparación y una etiqueta de visualización según el tipo de datos que haya seleccionado. Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamo convencional, escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamo convencional y préstamo convencional como etiqueta de visualización. 8. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario para definir los distintos tipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo. 9. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtro para permitir que un procesador tenga más de una habilidad asociada a este filtro. Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamos inmobiliarios como préstamos para vehículos. 10. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

104 Colas de trabajos Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos para definir el conjunto de habilidades de la cola y de sus usuarios. Todos los usuarios deben tener sus habilidades actualizadas cada vez que se agregue un filtro nuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidencia de asignación de trabajo, el sistema le solicita que defina las habilidades relacionadas para cada procesador de la cola. Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dicha habilidad en las tareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente. Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos y seleccione una cola de trabajos. 2. Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elija Mostrar > Propiedades > Información para mostrar la página Propiedades de la cola de trabajos. 3. Debajo de Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar. 4. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. 5. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página. 6. Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuarios de la cola. 7. Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente. Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos. 8. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar. Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea cambiar. 4. Haga clic en Quitar. 5. Haga clic en Aceptar. Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminan automáticamente los valores de habilidad correspondientes configurados para los usuarios en la cola de trabajo. Las propiedades de habilidad del usuario se conservarán hasta que se eliminen en el cuadro de diálogo Perfil del procesador de cada procesador. 104 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

105 Colas de trabajos Políticas de colas de trabajos Una política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizar un seguimiento de las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistema asignar una prioridad inicial y aumentar la antigüedad de la tarea en función de valores distintos que el usuario configura en la política. La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros de gestión, umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elemento llega al flujo de trabajo, el servidor identifica la actividad como elemento de la cola de trabajos, comprueba el valor de prioridad en la política y asigna una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, el trabajo de aumento de antigüedad eleva su prioridad de forma incremental según la política hasta que finalmente se trabaja con la tarea. También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para el gestor de la cola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuando un determinado número de tareas estén a la espera en una cola de trabajos. Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tarea con la que aún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute el trabajo de aumento de antigüedad. Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controles de calidad. Prioridades de tareas Para la mayoría de los usuarios de la cola de trabajos, los elementos de trabajo aparecen en la Bandeja de entrada en función de su prioridad: los elementos con mayor prioridad se asignan antes que los elementos de trabajo con menor prioridad. Los valores de prioridad y antigüedad son elementos esenciales a la hora de procesar tareas de colas de trabajos. Cuando el sistema crea un nuevo elemento de trabajo, el servidor identifica la tarea como un elemento de cola de trabajos y comprueba la lógica que permite asignar una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, un trabajo de clasificación por antigüedad aumenta la prioridad de la tarea en función de otra lógica, que mueve la tarea a una posición superior en la Bandeja de entrada hasta que se realiza. El aumento de la prioridad puede provocar que el administrador de la cola redistribuya las tareas o reasigne recursos entre las colas de trabajos. El nivel de prioridad que tiene inicialmente una tarea y la velocidad con la que aumenta la prioridad se pueden definir en la política de la cola de trabajos o en la plantilla de actividad de la tarea. Por ejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevas tareas de una cola en 1, que significa que todas las nuevas tareas comienzan con una prioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en 10, a continuación siempre que se ejecute el trabajo dm_qmpriorityaging, la prioridad aumentará por un factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea ha permanecido en la cola y el trabajo dm_qmpriorityaging se ha ejecutado tres veces, aumentando la prioridad a 31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, por lo que el sistema envía una notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo que la tarea ha superado su prioridad máxima y necesita asistencia. Mediante una política de cola de trabajos, el administrador de la cola o el gestor de colas puede especificar la prioridad inicial de la tarea y la frecuencia y porcentaje en los que se incrementa en Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

106 Colas de trabajos función de valores diferentes definidos en la política. En escenarios de inicialización y clasificación por antigüedad más complejos, se utiliza Documentum Application Builder para crear un módulo de prioridad que contenga la lógica que calcula y actualiza dinámicamente la prioridad en función de los datos de proceso u otras propiedades que pertenecen al proceso. Un módulo de prioridad puede estar asociado a una política de cola de trabajos o a una plantilla de actividad de Process Builder. Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas Puede haber situaciones en las que prioridad inicial y la cantidad en la que ésta aumenta deban calcularse dinámicamente. En estos casos, se crea un módulo de prioridad que utiliza el sistema en lugar de la política de cola de trabajos para establecer la lógica de clasificación por prioridad y antigüedad. Un módulo de prioridad se puede seleccionar al crear la política de cola de trabajos. En la Guía del usuario de Documentum Process Builder se proporciona información sobre cómo crear un módulo de prioridad. Los datos de proceso se pueden utilizar para establecer la prioridad inicial y aumentarla en función de valores del flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando una aplicación de préstamos perteneciente a un cliente preferente pasa por una cola de trabajos, se le puede asignar inmediatamente un valor de prioridad más alto que una aplicación de préstamos de otros clientes. Además, si la solicitud del préstamo es para una cantidad mayor o proviene de un agente de préstamos preferente, la prioridad puede aumentar a mayor velocidad para asegurarse de que el supervisor de la cola recibe una alerta si la tarea no se completa dentro de un período de tiempo especificado. Este tipo de lógica puede ser especialmente útil para aumentar la prioridad de una tarea cuando se acerca a su fecha límite o debido a alguna otra restricción temporal: la prioridad aumenta más rápidamente conforme se aproxima a la fecha límite y, por tanto, sube por la cola a mayor velocidad. Crear o modificar políticas de colas Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulación con un documento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esa política de anulación en lugar de la política de colas de trabajos para ese elemento. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas de colas. Para crear o modificar una política de colas de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editar una política existente. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola de trabajos. Para editar una política existente, selecciónela y elija Mostrar > Propiedades > Información. 106 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

107 Colas de trabajos Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombre permanece como de sólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es preciso que elimine la existente y vuelva a crear la misma pero con otro nombre. 4. Escriba un nombre para la política. 5. Defina estos valores: Umbral Se trata del número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíen notificaciones al gestor de la cola advirtiéndole que su número es elevado. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_qmthresholdnotification. El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y define quién recibe las notificaciones. Prioridad máxima Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envían notificaciones al grupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tarea importante que no se está procesando. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_qmprioritynotification. Prioridad inicial Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando la cola de trabajos utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la cola sin llevarse a cabo, el sistema agrega el número especificado en el campo Aumentar prioridad a este número inicial cada vez que se ejecuta el trabajo dm_qmpriorityaging. Aumentar prioridad Se trata de un valor mediante el cual el sistema incrementa el nivel de prioridad de las tareas que todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajo dm_qmpriorityaging. Se agrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta el trabajo de clasificación pro antigüedad. Calcular las prioridades dinámicamente Para utilizar un módulo de prioridad para establecer la prioridad inicial y aumentarla cuando se ejecuta el trabajo de clasificación por antigüedad, marque la casilla y elija un módulo de prioridad en el cuadro de lista. En Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas, página 106 se proporciona más información sobre los módulos de prioridad. Control de calidad porcentual El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajo se debe distribuir a otro procesador para un control de calidad. En Decisión de repasar tarea de la cola de Process Builder se usa la configuración del control de calidad porcentual para determinar si el elemento de trabajo se distribuye para un control de calidad. 6. Haga clic en Aceptar. Para eliminar una política de colas de trabajos: 1. Seleccione la política de colas que desea eliminar. 2. Seleccione Archivo > Eliminar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

108 Colas de trabajos Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos o elementos de trabajo, el sistema no la eliminará. 3. Haga clic en Aceptar. Definir una categoría de cola Las categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos. Es posible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial; de esta forma podrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajos en una representación lógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos se deben crear antes que las colas de trabajos relacionadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden crear y editar categorías. Para crear una categoría de colas: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Para anidar la nueva categoría dentro de una categoría existente, desplácese a la categoría existente. 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Categoría de la cola de trabajos. 4. Escriba el nombre de la nueva categoría. 5. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría. 6. Haga clic en Aceptar. Para eliminar una categoría de colas: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar. 3. Seleccione Archivo > Eliminar. El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, el sistema no la eliminará. 4. Haga clic en Aceptar. Definir una cola de trabajos Las colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas de trabajos. Antes de crear una cola de trabajos, se debería crear en primer lugar una categoría de cola y una política de cola. Definir una categoría de cola, página 108 y Políticas de colas de trabajos, página 105 proporcionan información más específica sobre estos temas. 108 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

109 Colas de trabajos Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) y con privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Para crear una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos. 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Cola de trabajos. El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos. 4. Escriba en minúscula el nombre de la nueva cola de trabajos. No utilice comillas en el nombre de la cola de trabajo. 5. Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario. 6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor de la cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otro usuario y haga clic en Aceptar. 7. Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola. La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura en la página, salvo para el nombre del gestor de políticas. 8. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar. El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada. 9. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar para seleccionar las habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistema utiliza estas habilidades para filtrar y asignar tareas a la cola. El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicas para aplicar a la cola de trabajos. 10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página. 11. Haga clic en Aceptar. 12. Asigne usuarios a la cola haciendo clic en Agregar en la tabla Procesadores asignados. 13. Seleccione los usuarios que vaya a agregar a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover los usuarios al área de selección de contenido de la página. Sólo los usuarios con roles queue_processor (procesadores de colas) y queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) aparecen en la lista de usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos. 14. Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer las coincidencias entre las asignaciones de trabajo y los usuarios individuales. 15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguiente tras haber configurado las habilidades coincidentes de cada uno. 16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar. El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los usuarios asignados tengan sus habilidades seleccionadas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

110 Colas de trabajos De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual. Para mover una cola de trabajos a otra categoría: 1. Seleccione la cola de trabajos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. 3. Desplácese hasta la categoría a la que desea mover la cola de trabajos. 4. Seleccione Editar > Mover. Para eliminar una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar. 3. Seleccione la cola de trabajos. 4. Seleccione Archivo > Eliminar. El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo, el sistema no la eliminará. 5. Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos. Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que está relacionada. Definir políticas de anulación de colas de trabajos Una política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación de prioridad y de aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedades y el ciclo de vida de los documentos. Las políticas de anulación se pueden emplear cuando distintos tipos de documentos con necesidades de procesamiento diferentes se distribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones para tipos diferentes de productos de préstamo podrían tener prioridades distintas y otros requisitos de aumento de antigüedad. Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a un documento, define el conjunto de alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea que el sistema aplique al documento. Si no hay ninguna política de estas características asociada al documento, el sistema utiliza la que está asociada a la cola de trabajos para definir las propiedades del elemento de trabajo. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas de anulación de colas. Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de anulación. 110 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

111 Colas de trabajos 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo > Política de anulación de la cola de trabajos. Para editar una política de anulación existente, selecciónela y elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación. Una vez se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace de sólo lectura. 4. Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos, donde puede seleccionar una cola de trabajos y una política. 5. Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas de anulación. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clic en Quitar. 8. Haga clic en Aceptar. Gestionar usuarios de colas de trabajos Los usuarios de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desde el Monitor de colas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría está abierta y se hace clic en el número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios y grupos que son miembros de una cola. También es posible visualizar la disponibilidad de un miembro y si existe un usuario delegado para dicho miembro. Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento es demasiado lenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más usuarios a una cola. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden asignar usuarios y grupos a colas. Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos: 1. Haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccione Archivo > Agregar miembro. 5. Seleccione el usuario o el grupo y haga clic en la flecha. Los usuarios deben estar asignados al rol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) para aparecer en esta lista. 6. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

112 Colas de trabajos 7. Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia de asignación de trabajo. 8. Haga clic en Aceptar. Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos. Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos. 5. Seleccione Archivo > Quitar miembro. 6. Haga clic en Continuar. 7. Haga clic en Aceptar. Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en su bandeja de entrada hasta que se completa. Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades, las propiedades o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles de habilidades para asignar un procesador a una tarea según las habilidades o las propiedades que requiere realizarla. El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidades relacionados con usuarios de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas de trabajos de un procesador mediante un perfil. Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando se agregue un filtro de coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Tras agregar el filtro y las habilidades relacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfil de procesador, lo que permitirá al usuario realizar actualizaciones en el conjunto de habilidades. Los perfiles de habilidades no se definen para los grupos. Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, el sistema no solicitará que se asignen habilidades a un procesador. 112 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

113 Colas de trabajos Para agregar habilidades a un perfil de procesador: 1. Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos métodos: Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios en la columna Usuarios activos. O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. Para elegir el perfil del usuario, seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón secundario o elija Mostrar > Propiedades > Información. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas: Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o el nombre del sistema operativo del usuario para buscar el procesador. O bien, seleccione Mostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácese hasta el nombre del procesador. 3. Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información o seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. Aparecerá la página Perfil del procesador. 4. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar. 5. Seleccione un filtro en el cuadro de lista. Webtop muestra las habilidades relacionadas con dicho filtro. 6. Seleccione los valores apropiados para el procesador. 7. Haga clic en Aceptar. Para cambiar las habilidades de un procesador: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea cambiar. 4. Haga clic en Editar. También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador. 5. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

114 Colas de trabajos Para eliminar habilidades de un procesador: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea eliminar. 4. Haga clic en Eliminar. 5. Haga clic en Aceptar. Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concreto de habilidades, el sistema no elimina el filtro asociado. Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según los niveles de habilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar una habilidad de un usuario. Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajos que le corresponden agregando o quitando una cola de trabajos de su lista de colas asignadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden actualizar un perfil de usuario. Para actualizar un perfil de procesador: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos o desplácese hasta Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccione un usuario o grupo. 5. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario, además de la lista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador. 6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo. La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y un cuadro de lista de los filtros asociados con las colas de trabajos asignadas. 7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista. 8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador. 9. Haga clic en Aceptar. 114 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

115 Colas de trabajos Supervisar colas de trabajo Aunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desde sus componentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como panel de mandos para hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver el estado de asignación de cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política, la prioridad de una tarea y la prioridad más alta de la política, así como el número de usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuento o prioridad supera el nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en la fila correspondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita. Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionar distintas vistas en el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puede elegir qué columnas desea que se muestren en la página y su orden haciendo clic en el icono de configuración de la columna y realizando las selecciones que desee. Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso, seleccione Todas las colas de trabajos en la lista desplegable de la página. También puede aplicar un filtro para mostrar sólo las colas de trabajos que gestiona seleccionando Mis colas de trabajos. La opción Mostrar descendientes permite ver todas las colas de trabajos anidadas en las categorías. Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro de lista desplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuario estarán disponibles para su selección. Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar: 1. Desplácese hasta Monitor de colas de trabajos. 2. Haga clic en Mis categorías. 3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregar con el fin de mover las categorías al área de selección de contenido de la página. 4. Haga clic en Aceptar. Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupo va a trabajar: Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de los usuarios o grupos asociados a sus colas de trabajos. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden llevar a cabo este procedimiento. 1. Abra Monitor de colas de trabajos. Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos y seleccionar una cola de trabajos. 2. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 3. Seleccione el usuario o grupo. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo. El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

116 Colas de trabajos Para controlar y actualizar colas de trabajos activas: 1. Siga uno de estos procedimientos: En el panel de árbol, haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de colas de trabajos. 2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola. Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (donde número es el número de usuarios). 3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado: Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado, página 116 Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 117 Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 117 Suspender una tarea de cola de trabajos, página 118 Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 118 Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 111 Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 112 Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo, página 112 Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 114 Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hace coincidir la nueva habilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevo ejecutante no tiene las habilidades requeridas por la tarea, el sistema no permitirá que tenga lugar la reasignación. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden asignar una tarea de una cola de trabajos a un usuario determinado. Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione una de estas opciones: Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Asignar. Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager. 116 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

117 Colas de trabajos 5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas. 6. Haga clic en Aceptar. Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otro quitando la asignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a la cola, donde se puede asignar a otro procesador de colas de trabajos. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden quitar la asignación de una tarea de la cola de trabajos de un usuario. Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de una cola a otra. Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidades de la cola de trabajos de destino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas se pueden mover a otra cola sólo si la de destino contiene todas las habilidades necesarias para la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere los atributos de habilidad región oriental y préstamo "jumbo", puede moverse a una cola con región oriental, región sur y préstamo "jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden mover una tarea de una cola de trabajos a otra. Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de la tarea, como se describió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 117. Para mover una tarea de una cola a otra: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola. 5. Seleccione la cola de trabajos a la que desea reasignar las tareas. 6. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

118 Colas de trabajos Suspender una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden suspender una tarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. La aplicación la reanudará de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado. Para suspender una tarea de una cola de trabajos: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager. 5. Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tarea automáticamente. Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden quitar la suspensión de una tarea de la cola de trabajos que se haya suspendido. Para quitar la suspensión de una tarea: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas suspendidas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspendida. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager. Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola Los usuarios a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen el nodo Cola de trabajos adicional en el árbol de directorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades. Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente en Task Manager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que el sistema abra de forma automática la tarea después de que el procesador la extraiga, debe cambiar la etiqueta <opentaskmanager>true</opentaskmanager> en el archivo pullqueuedtask_component.xml a false. 118 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

119 Colas de trabajos El procesador aún podrá obtener la tarea, pero deberá abrirla desde la bandeja de entrada de la cola de trabajos. Crear calendarios comerciales Los usuarios de varias regiones o unidades de negocio de la organización se pueden adherir a diferentes horas y calendarios laborales. Para permitir que los temporizadores del flujo de trabajo utilicen las horas laborables y los días no laborables reales, puede crear calendarios comerciales personalizados que reflejen estos calendarios laborales diferentes. Todos los temporizadores que utilizan días y horas laborables usarán el calendario comercial asociado a la plantilla de proceso. Los usuarios con los conjuntos de permisos necesarios pueden crear calendarios en función de los calendarios laborales, días no laborables específicos del país u otras restricciones horarias especiales. A continuación, un diseñador del proceso puede utilizar la aplicación Process Builder para seleccionar un calendario específico para un proceso completo o para una actividad concreta. De esta manera, los temporizadores de un proceso se calculan en función de las horas laborables reales. Al crear un nuevo calendario, puede seleccionar un calendario existente y utilizarlo como base para crear otro calendario, realizando las modificaciones necesarias en el nuevo calendario. También puede crear períodos de tiempo diferentes dentro de un calendario para facilitar la administración. Por ejemplo, puede crear un calendario para la región occidental para los años 2008 a El calendario puede tener dos períodos de tiempo diferentes en la ficha Períodos: un período de tiempo en 2008 y un período de tiempo en Cada período de tiempo se puede editar por separado y puede tener sus propias fechas de inicio y finalización, días laborables y días no laborables. Nota: Si modifica un calendario que se utiliza en un flujo de trabajo en funcionamiento o en pausa, las fechas de caducidad del temporizador se actualizan en función del calendario modificado. Para crear un nuevo calendario: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario de flujo de trabajo. 3. Para crear el nuevo calendario a partir de un calendario existente, seleccione el nombre de calendario en la lista Calendario base. El valor predeterminado es Ninguno. Si el calendario se va a utilizar en un proceso, el sistema muestra el nombre del proceso en la lista Proceso. 4. Escriba un nombre y una descripción para el calendario. 5. Haga clic en Siguiente para mostrar la página Períodos en la que se pueden crear períodos de tiempo independientes. 6. Escriba un nombre para el grupo. 7. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para este evento. 8. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para los días pertenecientes a la categoría de días laborables. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

120 Colas de trabajos Seleccione Utilizar la misma hora para todos los días seleccionados para definir una hora para uno de los días laborables y utilizarla para los días seleccionados. 9. Para identificar un día como un Día no laborable, selecciónelo en el control de calendario desplegable y haga clic en Agregar. La fecha aparece en la lista de días no laborables. Para Editar o Eliminar la fecha, selecciónela en la lista y haga clic en el enlace para editarla o eliminarla. 10. Haga clic en Siguiente para mostrar la ficha Detalles y la lista de eventos que están asociados al calendario. En la ficha Detalles, puede agregar, modificar y eliminar eventos. 11. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos. El superusuario o los usuarios con el rol bpmuser pueden crear o eliminar un calendario comercial. Cualquier usuario puede modificar el calendario. 12. Haga clic en Terminar. El sistema guarda el calendario en la carpeta /System/Workflow/Calendar. Para eliminar un calendario: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio. 2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Eliminar. Nota: El sistema no eliminará un calendario al que se haga referencia en alguna definición de proceso. Para editar un calendario: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio. 2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Propiedades. 3. La definición del calendario se abre para que pueda modificar los detalles del calendario. 120 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

121 Capítulo 8 Ciclos de vida Ver ciclos de vida Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia de estados que experimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente, a la aprobación. Por ejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursos humanos, otro podría revisarlo y un tercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible para todos los empleados. El ciclo de vida determina el estado del archivo en cada punto del proceso. Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra las propiedades del archivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puede asignar el ciclo de vida a través de las propiedades. También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar el archivo, o seleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción de menú Aplicar ciclo de vida. Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estado del ciclo de vida inicial para el archivo. Podrá avanzar por un archivo mediante el flujo de trabajo manualmente seleccionando dicho archivo y utilizando la opción de menú Promover, o bien Records Manager (RM) Administrator podrá hacerlo automáticamente en función de las condiciones especificadas en la definición del ciclo de vida, si una directiva de retención se asociado al ciclo de vida. También puede devolver un archivo a un estado del ciclo de vida anterior. Consulte Tabla 12, página 121 para obtener una descripción de los estados de ciclo de vida comunes. Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes Estado Trabajo en curso En prueba Descripción El archivo está en modo borrador o revisión. El archivo esta completo y preparado para realizar pruebas. De forma predeterminada, no puede editar ningún archivo que esté en este estado. Asignar un ciclo de vida a un archivo Para asignar manualmente un ciclo de vida a un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

122 Ciclos de vida 3. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente: a. Busque y seleccione el ciclo de vida. Haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar el estado del ciclo de vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que desea colocar el archivo. c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar un conjunto de alias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo de vida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso a un archivo según se mueve a través de su ciclo de vida. d. Haga clic en Aceptar. Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos los archivos futuros creados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado a archivos ya creados a partir de la plantilla. Quitar ciclos de vida de archivos Para quitar un ciclo de vida de un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de Vida > Separar. Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida Para promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover. 3. Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados. Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida Para devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior. 122 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

123 Ciclos de vida 3. Haga clic en Volver al estado anterior. Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida La suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida. Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Suspender. 3. Haga clic en Suspender. Reanudar un archivo suspendido Para reanudar un archivo suspendido: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar. 3. Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado. 4. Haga clic en Reanudar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

124 Ciclos de vida 124 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

125 Colaborar con otros usuarios Crear y editar texto con formato Capítulo 9 Cuando escribe notas, comentarios, respuestas y otro texto, utiliza a menudo el Editor de texto enriquecido (RTE). Puede escribir directamente el texto en el Editor de texto enriquecido o agregar contenido pegándolo o arrastrándolo y colocándolo desde otra aplicación. En la tabla siguiente se describen las herramientas disponible en el Editor de texto enriquecido. Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato Herramienta Descripción Da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer, rehacer, eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft Internet Explorer, hay disponibles opciones adicionales: cortar, copiar, pegar y quitar estilos. Agrega gráficos. El cuadro de diálogo Insertar imagen se abre y proporciona controles para elegir y cargar una imagen.bmp,.gif,.jpeg o.png cada vez, que se insertará en el área de edición. Crea hipervínculos. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar enlace. Defina el título y la dirección URL del hipervínculo y elija si desea abrir el enlace en una nueva ventana. Revisa la ortografía. (Se le solicitará que descargue un complemento). Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabra incorrecta, ésta se seleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogo Comprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el texto en el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandos de corrección ortográfica son los siguientes: Cambiar. Cambia la palabra seleccionada por la que hay en el cuadro A. Cambiar todo. Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. Omitir. No cambia la palabra seleccionada. Omitir todo. Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. Agregar al diccionario. Agrega la palabra seleccionada al diccionario utilizado para comprobar la ortografía. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

126 Colaborar con otros usuarios Nota: En general, el Editor de texto enriquecido puede mostrar cualquier contenido HTML que pueda mostrar el explorador Web. Sin embargo, si pega en el Editor de texto enriquecido contenido que se creó fuera del editor, tal vez no pueda editar algunos elementos de ese contenido. Por ejemplo, si pega una tabla HTML en el Editor de texto enriquecido, ésta se mostrará correctamente y podrá editar las celdas de la tabla, pero no podrá editar la propia tabla. Discusiones Las discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración en torno a determinados elementos. Por ejemplo, un equipo de producción de sitios Web puede utilizar las discusiones para compartir comentarios sobre el contenido antes de publicarlo. Los equipos de desarrollo pueden utilizar las discusiones para intercambiar ideas, debatir y llegar a un acuerdo sobre el diseño y las especificaciones de un producto. La mayoría de los elementos (como los documentos o los archivos multimedia enriquecidos) tienen una página de discusión anexa. La carpeta y las páginas de notas tienen discusiones incrustadas que se muestran debajo de la lista de elementos secundarios de una carpeta o del cuerpo de una nota. Puede agregar, editar, eliminar y responder a los comentarios de una discusión, pero no puede seleccionar ni modificar una discusión que no forme parte de su elemento principal. Cada nueva versión de un elemento comparte la misma discusión que la versión inmediatamente anterior. Una configuración WDK puede cambiar este comportamiento predeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versión menor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con su propia discusión). De esta forma, las versiones de un objeto pueden proporcionar una especie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada una de las discusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores de versión correspondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios. Ver discusiones En la columna opcional Estado de la discusión de una lista (indicada mediante el icono ), los objetos que tengan comentarios de discusiones se indicarán mediante uno de estos iconos de discusiones: significa que ha leído todos los comentarios de la discusión. significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión. Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario), haga clic en el icono de la discusión o bien seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión. Para ordenar una lista de objetos de acuerdo con los comentarios de las discusiones (leídos, no leídos o ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión. Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferencias Configuración de visualización de las columnas. 126 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

127 Colaborar con otros usuarios Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sin leer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando se agreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto al que está asociado y haga clic en Archivo > Marcar discusión como leída. También puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clic en Archivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplican estos comandos a cada objeto de la selección. Agregar y editar comentarios Los usuarios que dispongan al menos del permiso de escritura en un objeto pueden ir a la ficha Propiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla de verificación Mostrar discusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios que dispongan al menos de permiso para RELACIONAR sobre el padre principal de la discusión pueden agregar un comentario o una respuesta a esa discusión. Para agregar comentarios a una discusión: 1. Para mostrar la discusión, siga uno de estos procedimientos: Haga clic en o. Seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión. 2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Si no aparece un botón agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objeto padre es inferior al de RELACIONAR). 3. Especifique el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario. 4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margen izquierdo que el último comentario. Para responder a un comentario concreto: 1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en. 2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo del comentario. Sus notas aparecen debajo del comentario al que está respondiendo. Si no hay ningún icono para responder al comentario, puede que el permiso que tenga para el objeto padre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, es necesario al menos el permiso RELACIONAR. Para editar un comentario: 1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en. 2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo del comentario. 3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto. A menos que disponga de privilegios administrativos, sólo podrá editar los comentarios que usted agregue. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

128 Colaborar con otros usuarios Eliminar comentarios Puede borrar un comentario siempre que tenga el permiso ELIMINAR correspondiente y el permiso RELACIONAR en la discusión. Estos son sus permisos cuando escribe un comentario. Cuando borra un comentario, cualquier respuesta también se borrará, a pesar de sus permisos al respecto. Si tiene permiso ELIMINAR de un objeto, podrá borrar todos los comentarios en su discusión, incluso si carece de permiso para editar esos mismos comentarios. Aunque no pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padres elimina igualmente la discusión. Discusiones en los resultados de búsqueda El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido de las discusiones, pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que los comentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo, pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación. Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de los comentarios. Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestran el objeto padre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado de búsqueda, utilice los mismos procedimientos que en otros contextos. Notas Una nota es una página simple para escribir, editar y compartir información sin necesidad de utilizar otras aplicaciones. Las notas pueden tener discusiones incorporadas y contenido de texto enriquecido. Las notas ( ) aparecen en Webtop sólo donde se muestran documentos. Pueden tener discusiones incrustadas si se marca la opción Mostrar discusión en las propiedades de la nota. Aunque puede suscribirse a las notas, éstas no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlas ni exportarlas. Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada y defina el tipo de campo de objeto como Sysobject (dm_sysobject) o Note (dmc_notepage). Para crear una nota: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva nota. 2. Seleccionar Archivo > Nuevo > Nota. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota. 128 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

129 Colaborar con otros usuarios 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor. Nota (opcional). Mediante el editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota. Este campo se puede editar después de haber creado la nota. Para suscribirse a la nota, marque la opción Suscribirse a esta página de notas (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar. Para editar el cuerpo de una nota: 1. Seleccione Archivo > Editar. 2. Edite el cuerpo de la nota. 3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto. Para editar el nombre de una nota: 1. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic con el botón secundario en la nota y seleccione Propiedades en el menú contextual. Seleccione la nota y elija Mostrar > Propiedades > Información. Se mostrará la ficha Propiedades: Información. 2. Edite el Nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario. 3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto. Para eliminar una nota, selecciónela y, a continuación, elija Archivo > Eliminar. Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar de una nota es diferente al de los documentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes: Enlaces. se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada y desactivada si la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada de forma predeterminada). Nota. se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de forma predeterminada si la nota tiene sólo una ubicación). Carpetas y archivadores contextuales Las carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio con descripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresar el contexto orientado hacia el trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha información contextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc. Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas las descripciones y discusiones del repositorio. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

130 Colaborar con otros usuarios Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpeta contextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, por ejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de un proyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato, imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas, personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención del usuario. Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a los miembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo, para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo, para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas en un árbol de comentarios y ayudan a capturar y conservar el flujo de información relacionada con el trabajo. De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad de temas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo, ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetas conceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc, tan valiosos a posteriori. Para crear una carpeta contextual nueva: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: Nombre (obligatorio). el nombre de la nueva carpeta. Tipo. el tipo de carpeta. Descripción. En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción que aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de la carpeta (opcional). Para suscribirse a la carpeta, marque la casilla Suscribirse a esta carpeta (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una carpeta, haga clic en Cancelar. Para activar una discusión en la carpeta, debe marcar la casilla Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades de la carpeta. Calendarios Los calendarios permiten organizar, realizar seguimientos y programar eventos. Como los calendarios admiten el formato estándar icalendar (o ical) para el intercambio de datos de calendario por Internet, resultan ideales para usarlos en grupos de colaboración distribuidos. Aunque puede suscribirse a los calendarios, éstos no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar calendarios, pero no registrarlos ni retirarlos. 130 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

131 Colaborar con otros usuarios Se puede agregar un calendario al portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo o copiarlo del mismo modo que una carpeta. Una copia de un calendario incluye copias de todos los descendientes del original. Los calendarios sólo pueden contener eventos y sólo los eventos pueden copiarse en los calendarios. Sin embargo, los eventos se pueden copiar en cualquier ubicación de carpeta. Crear calendarios y eventos Para crear un calendario: 1. Desplácese a la ubicación del calendario. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario. 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: Nombre (obligatorio). Introduzca el nombre del calendario, que debe ser distinto de todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor. Descripción. Cree una descripción, que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página del calendario (opcional). Para suscribirse al calendario, marque la casilla Suscribirse a este calendario (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear un calendario, haga clic en Cancelar. Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la casilla Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades del calendario. Para crear un evento de calendario: 1. Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Evento. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario. 3. En la ficha Crear, facilite la información según corresponda. Para obtener descripciones de los campos, consulte Tabla 14, página 131. Tabla 14. Eventos de calendario Campo Nombre (obligatorio) Fecha de inicio (obligatorio) Descripción Escriba el nombre del nuevo evento. Si está marcada la casilla de verificación Enviar correo cuando termine, el nombre del evento aparece en el campo Asunto: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Seleccione una fecha para el inicio del evento. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

132 Colaborar con otros usuarios Campo Hora de inicio (obligatorio si no está seleccionada Todo el día) Todo el día Fecha de finalización (obligatorio) Fecha de finalización (obligatorio si no está seleccionada Todo el día) Organizador (obligatorio) Lista de asistentes Ubicación Notas Descripción Indique la hora en la que desea que se inicie el evento. Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolla durante todo el día. Seleccione la fecha en la que desea que finalice el evento. Indique la hora en la que desea que finalice el evento. Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento si es distinto del usuario (predeterminado) que lo ha creado. Si selecciona la casilla de verificación Enviar correo cuando termine, el nombre del organizador aparecerá en el campo CC: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán al evento. Si está marcada la casilla de verificación Enviar correo cuando termine, estos nombres aparecen como destinatarios en el campo Para: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Especifique la ubicación del evento. Introduzca información sobre el evento (opcional). Si activa la casilla Enviar correo cuando termine, estas notas aparecerán detrás del texto predeterminado en el cuerpo del mensaje de correo electrónico para los destinatarios. El texto predeterminado del correo electrónico es el siguiente: You are invited to the following meeting: Topic: meeting name Date: recurrence pattern or start date, time, duration Location: location To view the event, point your browser to: event drl Or open this event in your desktop calendar: ICS inline attachment Enviar correo cuando termine Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos de correo electrónico acerca del evento. 4. Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de la sección Especificar propiedades de eventos repetidos más adelante en este capítulo. 5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento. Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar, se envía un correo electrónico de notificación sobre el evento a los usuarios especificados en la Lista de asistentes. O bien haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo. En este caso, no se creará ningún evento ni se enviará ningún mensaje de correo electrónico. 132 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

133 Colaborar con otros usuarios Especificar propiedades de eventos repetidos Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duración determinada. Estas propiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogo de propiedades del evento de calendario. Elija entre las siguientes opciones para especificar un patrón de frecuencia de un evento periódico: Ninguno (predeterminada). El evento no se repite y se desactivan las opciones de duración de éste. Diariamente. El evento se repite todos los días o (si se ha seleccionado) Días alternos. Semanalmente. El evento se repite todas las semanas según las opciones que se muestran a continuación: Semanas alternas (opcional). El evento se repite cada dos semanas en los días seleccionados. Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente). Seleccione uno o más días de la semana en los que tiene lugar el evento. La configuración predeterminada es el día de la semana en el que cae la fecha de inicio. Mensualmente. El evento se repite todos los meses según las opciones que se muestran a continuación. Misma fecha. El evento se repite una vez por mes en la misma fecha. Si la fecha es el 29 del mes o posterior, esta opción incluye el texto o el último día del mes. Por ejemplo: Día 17. Día 30 o último día del mes. Mismo día de la semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha de inicio cae el día 28 del mes o antes). El evento se repite siguiendo un patrón similar al de estos ejemplos: El primer y tercer miércoles. El segundo y cuarto viernes. Mismo día de semana, final de mes (disponible sólo si el día en el que se inicia el evento es uno de los últimos siete días del mes). Por ejemplo: Último martes del mes. Último viernes del mes. Anualmente. El evento se repite una vez por año en la misma fecha. Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, se desactiva la configuración de duración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para la duración de un evento repetido: Repeticiones. Especifique el número de veces que tiene lugar el evento. Fecha de finalización. Seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el evento. La configuración predeterminada es la fecha en la que cae el último número especificado de Nº de veces. Si la Fecha de finalización es el 29 del mes, o posterior, y el mes no tiene ese día, la fecha es el último día del mes. Siempre. Seleccione esta opción si el evento no tiene un número finito de veces ni fecha de finalización. Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al especificar las propiedades del evento periódico, el correo electrónico de notificación que se envía a los participantes del evento incluye Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

134 Colaborar con otros usuarios una descripción de la repetición en el campo Fecha. A continuación se incluyen algunos ejemplos de estas descripciones: Diariamente, 5 veces Días alternos, 5 veces Semanalmente el miércoles, jueves, hasta 20 de septiembre, 2007 Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre Anualmente, 5 veces Ver calendarios y eventos Los calendarios muestran los eventos en una lista que puede modificar cambiando las preferencias de la vista de lista. Las columnas predeterminadas de la vista de lista del calendario son las siguientes: Evento. El nombre del evento. Icono de anexo. Se muestra si hay anexos disponibles en el evento. Los anexos no se pueden agregar a un evento, pero se pueden agregar mediante otras aplicaciones. Al hacer clic en el icono de anexo, se abre una vista de carpeta en la que se muestra una lista de los anexos. Icono de tipo de excepción. Indica excepciones independientes o eventos repetidos con excepciones. Inicio. La fecha y hora de inicio del evento. Terminar. La fecha y hora de finalización del evento. Ubicación. La ubicación del evento. Editar calendarios y eventos Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean. Al igual que es posible editar varios objetos al mismo tiempo, también es posible editar varios eventos a la vez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles las fichas Información y Permiso. En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas: Para un evento periódico, se edita siempre toda la serie. Para una excepción de un evento periódico, sólo se modifica la excepción. Los servicios de colaboración no pueden crear excepciones en eventos periódicos, pero pueden mostrar las excepciones que crea otra aplicación o importación. Estas excepciones se pueden editar. Si ve o edita un evento del calendario, y marca la casilla Enviar correo cuando termine, el correo electrónico de notificación se envía a los participantes del evento al hacer clic en Terminar. 134 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

135 Colaborar con otros usuarios Eliminar calendarios y eventos Al eliminar un calendario, decida si desea eliminar sólo el calendario seleccionado o bien éste y todos los eventos (similar a eliminar una carpeta). Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar. En este caso, se aplican las reglas siguientes: Para un evento periódico, debe confirmar la eliminación de todas las excepciones. Para una excepción a un evento periódico, sólo se elimina la excepción seleccionada. Calendarios en los resultados de búsqueda Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios de discusión) se indica para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen el calendario y el evento de calendario en la lista de tipos de objeto en los que puede buscar. Exportar e importar con calendarios Los servicios de colaboración pueden exportar eventos como archivos.ics, en formato ical. El comando Exportar está disponible cuando se selecciona un calendario o evento, o bien cuando se abre uno. Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario. Cuando se importa un evento, sus propiedades se gestionan de una de estas formas: Uso. Si se admite una propiedad, se utiliza del modo siguiente: sin cambio. Se mantiene el valor original si se admite. Por ejemplo: Duración. cambiar formato. Cambia el formato de un valor por uno equivalente. Por ejemplo, una hora de inicio se puede expresar en varias zonas horarias. convertir. Convierte un valor demasiado complejo o no compatible. Por ejemplo, los segundos se quitan de las horas y la duración. Mover. Si no se admite una propiedad, pero sí una propiedad similar, el valor de la primera se mueve a la segunda. Por ejemplo, un comentario se mueve y se combina con una descripción. Caché. Si no se admite una propiedad, pero su presencia es inocua, se mantiene la propiedad si se exporta el evento. Por ejemplo: Libre/ocupado. Descartar. Si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de los servicios de colaboración, se descarta. Por ejemplo: Anexos. La importación de un evento previamente exportado actualiza el evento original si se modificó el evento exportado antes de volver a importarse. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

136 Colaborar con otros usuarios Tablas de datos Utilice tablas de datos para crear y gestionar colecciones estructuradas de datos similares como listas de problemas, tareas, hitos y contactos. La información de una tabla de datos se organiza como una serie de entradas (o registros, o filas) que tienen un formato común, o esquema. Cada tabla consta de un esquema, que describe los atributos de cada campo, incluidos el nombre y el tipo de datos. Las tablas de datos proporcionan también un resumen mejorado para los campos de las tablas de datos tipo semáforo. La vista de las entradas de las tablas de datos proporciona una vista descriptiva y fácil de usar de las entradas de las tablas. La vista de las entradas también admite los anexos para una entrada determinada además de la posibilidad de examinar la entrada consultada. Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas ni retirarlas. Puede copiar, mover y pegar tablas de datos. Al copiar una tabla de datos con entradas, las nuevas entradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historial vacío. Las entradas de tabla de datos se pueden copiar y pegar entre las tablas y dentro de la misma tabla. Cuando una tabla de datos está controlada o no controlada, todas sus entradas estarán también controladas o no controladas. Al copiar o mover entradas entre tablas con un control diferente, el control cambia automáticamente en las entradas copiadas o movidas. Crear tablas de datos y entradas Para crear una tabla de datos: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. Pegue una tabla de datos del Portapapeles, importe una tabla de datos o realice estos procedimientos para crear una desde el principio. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos. 3. En la ficha Crear, introduzca las siguientes propiedades: Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva tabla de datos. Descripción (opcional). Una descripción que aparece debajo de la ruta de exploración en la página de la tabla de datos. Este campo se puede editar después de haber creado la tabla de datos. Para suscribirse a la tabla de datos, marque la opción Subscribirse a esta tabla de datos (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). 4. Haga clic en Siguiente para crear los campos (o columnas) de la tabla de datos. Una entrada de tabla de datos está compuesta de los campos que constituyen una fila. Cada campo tiene un nombre y un tipo de datos, y uno de los campos es el nombre de la entrada designado. Tres campos de texto sin formato y sin nombre se proporcionan inicialmente para la nueva tabla. Puede editar, agregar o eliminar campos según corresponda. 136 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

137 Colaborar con otros usuarios Para cada campo, elija la configuración como sigue: Nombre de campo (obligatorio). La etiqueta de nombre del campo. Por ejemplo, Nombre, Fecha, Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128 caracteres de longitud y debe ser único dentro de la tabla actual. Uno de los nombres de campo se designa como el nombre de la entrada. Tipo de campo. El tipo de datos que el campo contiene. Elija un tipo de campo, como se describe en Tabla 15, página 137. No puede cambiar (editar) el tipo de datos de un campo una vez creada la tabla. Utilizar como nombre de entrada. El campo identificado como el nombre de la entrada. Al hacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla de datos, se abre la entrada. Los tipos de campo siguientes pueden ser nombres de entrada: texto sin formato, número, autonumeración, fecha o miembro. No se puede cambiar (editar) o quitar el campo de nombre de entrada una vez creada la tabla. Para agregar un campo, haga clic en Agregar; para eliminar un campo, haga clic en Quitar. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos. 5. Haga clic en Terminar para cerrar el asistente y crear la tabla de datos. O bien puede hacer clic en Cancelar para cerrar el asistente sin crear una tabla de datos. Para activar una discusión en una tabla de datos, debe marcar la casilla Mostrar discusión en la ficha Información del asistente para crear tablas de datos o del cuadro de diálogo de propiedades de la tabla de datos. Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos Tipo de campo Texto simple Texto con formato Fecha Número Autonumeración Sí / No Luz de tránsito Descripción Para campos que muestran el texto sin ningún formato especial. Para campos que muestran el texto con estilos de fuente como negrita y cursiva, así como los gráficos e hipervínculos. Para campos que muestran las fechas del calendario. Cuando se crea una tabla y se define un campo de fecha, puede (opcionalmente) marcar una casilla que especifique el campo como una fecha de vencimiento. Para campos que contienen dígitos fijos y caracteres relacionados, como símbolos de moneda, comas o puntos decimales. Valores numéricos creados automáticamente de acuerdo con la secuencia en la que se crea la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de autonumeración. Para campos que muestran valores vacíos, sí o no. Para campos que muestran valores vacíos, rojos, amarillos o verdes, que indican el estado global de las entradas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

138 Colaborar con otros usuarios Tipo de campo Lista de opciones Lista de miembros Discusión Anexos Descripción Para campos que muestran un subconjunto de valores predefinidos. Especifique los valores de las opciones en el cuadro de texto (por ejemplo: opción 1, opción 2, opción 3 sin las comas, y cada una en su propia línea). Una lista de opciones debe tener por lo menos una opción, cada opción debe ser única en la lista y ninguna línea puede estar en blanco. El orden de las líneas determina el orden en el que aparecen las opciones en la lista de opciones cuando los usuarios crean o editan una entrada. Para permitir a los usuarios elegir más de un valor para este campo, marque la casilla denominada Permitir opciones múltiples. Para campos que muestran los nombres de los miembros. Los miembros pueden ser usuarios o grupos. Decida si se pueden seleccionar varios usuarios para este campo o sólo una lista de usuarios especificados. Para incluir un campo de discusión en la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de discusión. Para incluir un campo de anexos en la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de anexos. Para crear una entrada de la tabla de datos: 1. Desplácese hasta (o cree) la tabla de datos en la que desea crear una entrada. 2. En la vista de resumen de la tabla de datos, seleccione Archivo > Nuevo > Entrada. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada de tabla. 3. En la ficha Crear, escriba datos de cada uno de los tipos de campos. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una entrada, haga clic en Cancelar. Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos Tipo de campo Texto simple Texto con formato Fecha Número Autonumeración Sí / No Descripción Edite un campo de texto sin formato mediante un cuadro de texto estándar. Edite un campo de texto con formato utilizando el RTE. Edite un campo de fecha utilizando un cuadro de texto con un selector de fechas proporcionado para elegir una fecha. Si la fecha es una fecha de vencimiento es, puede marcar opcionalmente la casilla Ha terminado? para indicar que una tarea ha finalizado. Edite un campo de número mediante un cuadro de texto. El campo de autonumeración es de sólo lectura. Seleccione un valor en blanco, Sí o No. 138 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

139 Colaborar con otros usuarios Tipo de campo Luz de tránsito Lista de opciones Lista de miembros Discusión Anexos Descripción Seleccione Rojo, Amarillo, Verde o espacio en blanco. En un campo de lista de opciones que sólo permite una opción, seleccione el valor de una lista desplegable de opciones predefinidas. En un campo que permite varias opciones, seleccione un valor del conjunto de valores de predefinidos. Utilice el selector de miembros para seleccionar miembros (usuarios o grupos). No se puede editar un campo de discusión. No se puede editar un campo de anexos. Ver tablas de datos Al examinar una carpeta, las tablas de datos aparecen como iconos de tabla de datos. Para abrir una tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella. La tabla de datos se abre en la vista de resumen. Las entradas se muestran en filas. Cada fila se divide en campos o columnas de datos, como nombre, dirección y número de teléfono, según el esquema de la tabla. Puede ordenar las columnas y editar las preferencias de columna de igual forma que en una carpeta. Si elimina un campo, la columna correspondiente desaparece. Sin embargo, si agrega un campo, debe modificar las preferencias de columna para que aparezca en la vista de resumen. Ver las entradas de la tabla de datos Para ver una entrada de la tabla de datos desde la vista de resumen de la tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella. Si la entrada pertenece a una tabla de datos controlada por sala, el gráfico de encabezado de la sala (si existe) aparece en la página debajo del nombre de la entrada. Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Anexos, aparece una vista de lista incrustada en la página de entrada similar a una lista de carpetas. El área de anexos admite la funcionalidad de arrastrar y colocar de Webtop. (Para utilizar el método de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales). No se admiten carpetas y subtipos de carpetas en el área de anexos. Los anexos, si aún no están controlados por sala, se controlan automáticamente cuando una tabla de datos pasa a estar controlada por sala. Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Discusión, la discusión aparece incrustada en la página de entrada del mismo modo que en una carpeta o página de notas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

140 Colaborar con otros usuarios Editar tablas de datos Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: Selecciónela y elija Archivo > Editar. Selecciónela y elija Mostrar > Propiedades. Haga clic con el botón secundario en el icono de tabla de datos y seleccione Propiedades en el menú emergente. En la vista de resumen, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página. Cuando edite una tabla de datos, estarán disponibles las fichas estándar Información, Permisos e Historial, además de una ficha Campos, que permite editar los campos de la tabla. Al editar los campos de una tabla de datos, puede agregar, cambiar de nombre y eliminar los campos, así como modificar algunas opciones de campo. Sin embargo, una vez creada la tabla de datos, no puede cambiar el tipo de datos de un campo cambiar o quitar el campo de nombre de entrada cambiar el orden de los campos Puede cambiar las opciones de una lista de opciones y los miembros de una Lista de miembros. Sin embargo, no puede convertir una fecha en una fecha de vencimiento ni un campo de miembro que permita varias opciones en uno que sólo permita una única opción. Si elimina un campo Discusión, se quitan todos los comentarios de todas las entradas de la tabla de datos. Si elimina un campo Anexos, se quitan todos los anexos de todas las entradas de la tabla de datos. Esta acción no se puede deshacer. Se quita el enlace de los anexos que están enlazados en alguna parte del repositorio. Si no se puede eliminar un anexo, no se elimina ninguno. Hasta que la operación de eliminación termine, nadie puede eliminar la tabla de datos, agregar o quitar entradas, editar las propiedades de la tabla de datos ni editar las entradas de la tabla de datos. Editar las entradas de la tabla de datos Para editar los valores de campo de una entrada o fila de la tabla de datos, siga uno de estos procedimientos: Seleccione la entrada y elija Archivo > Editar. Haga clic con el botón secundario en el nombre de la entrada y elija Editar en el menú emergente. En una página de entrada, haga clic en el botón Editar. La página de entrada de edición se abre y los campos aparecen en el mismo orden y con el mismo nombre que tienen en el esquema de la tabla. El nombre y el valor de cada campo aparecen uno junto al otro. Los valores de campo se modifican del mismo modo que cuando se crea una entrada. 140 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

141 Colaborar con otros usuarios Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: Selecciónela y elija Mostrar > Propiedades. Haga clic con el botón secundario en el nombre de entrada de tabla de datos y seleccione Propiedades en el menú emergente. En la página de entrada, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página. Cuando se editan las propiedades de una entrada de tabla de datos, las fichas disponibles son las siguientes: Información: ficha Información de estándar Permisos: ficha Permisos de estándar Historial: ficha Historial de estándar para una entrada de tabla de datos Eliminar tablas de datos Para eliminar una o varias tablas de datos, debe tener permisos para eliminar tablas de datos, entradas de tabla de datos y todos los anexos de las tablas de datos. Si tiene permisos de eliminación para las tablas de datos pero no para uno o varios anexos de las tablas de datos, no se eliminará la tabla. Importar y exportar con tablas de datos Puede agregar entradas a una tabla importando las entradas de un archivo. Para ello, abra la tabla y elija el comando Archivo > Importar, que abre el cuadro de diálogo Importar. Cuando se importan entradas, los valores no se modifican aunque entren en conflicto. Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato.csv a través del comando Exportar. Los datos se exportan según las mismas reglas que al importar. Salas Las salas son lugares de trabajo virtuales donde tienen lugar las interacciones del grupo. Las salas tienen miembros y los miembros están asociados a los procesos y al contenido de una sala. Los elementos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina sus conjuntos de permisos) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a dichos elementos. Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear y administrar una sala en Webtop, sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinan la lista de miembros de la sala. Nota: la creación y administración de salas sólo se pueden realizar en aplicaciones basadas en WDK, como Webtop. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

142 Colaborar con otros usuarios Visitar salas Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de Webtop. Para abrir la página principal de una sala de la que es miembro: 1. En una lista de elementos, haga clic en el icono de sala ( ). La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirse a ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). 2. Seleccione Sí o No y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones. La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con las siguientes particularidades: El título está formado por el nombre de la sala seguido de las palabras "página principal". Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en las páginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala). Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala. El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de un archivo de texto enriquecido. La discusión incorporada se denomina Anuncios. Enlazar a salas Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte del repositorio que permita enlaces. Acerca de los objetos controlados por salas Cuando una sala controla un objeto, la sala controla su conjunto de permisos y sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estar enlazado a otras ubicaciones del repositorio, sólo pueden acceder a él los miembros de la sala que controla el objeto. Una sala controla todo lo que se haya creado o se haya importado a ella, excepto otra sala. Cuando un objeto está controlado (se crea o se copia en la sala o en una carpeta controlada), los permisos predeterminados de la sala se aplican al objeto. Si se cambia el conjunto de permisos de la sala, se cambian todos los conjuntos de permisos de los objetos controlados en consecuencia. En la columna Sala de una lista (indicada mediante el icono ), los objetos que pertenezcan a las salas se indican mediante uno de los siguientes iconos, que son los indicadores de control: significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que la carpeta actual. significa que un objeto pertenece a una sala distinta. 142 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

143 Colaborar con otros usuarios Al hacer clic en el indicador de control, se abre la página de inicio de la sala. Haga clic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de si pertenecen a la misma sala, a una sala distinta, o a ninguna. Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versiones visibles de un objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible que distintas versiones pertenezcan a distintas salas. Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas. Quitar el control de los objetos de una sala Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control. Asimismo, una opción de la sala puede impedir que los propietarios quiten el control de un objeto. Si a un objeto se le quita el control, obtiene el conjunto de permisos predeterminado del repositorio, a menos que se le quite el control desde una carpeta controlada y el conjunto de permisos predeterminado sea CARPETA, en cuyo caso obtiene el conjunto de permisos predeterminado del usuario. La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes: Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en el exterior de la misma puede llevar a quitar el control de dichos objetos. Mediante el comando Archivo > Quitar de la sala. Copiar un objeto controlado en una carpeta que no tiene control. Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de trabajo, siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala. Si copia entradas entre tablas de datos con controles diferentes, se cambiará automáticamente el control en las copias para que coincida con el conjunto de permisos de la sala controladora. Crear una sala Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas. Sin embargo, es aconsejable que restrinja el número de salas en un repositorio a menos de 250. Para crear una sala, los usuarios no sólo deben tener permiso para crear objetos en la ubicación deseada, sino que además deben pertenecer al rol Crear sala del repositorio. Al crear una sala, se convertirá en su propietario. Para crear una sala: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva sala. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

144 Colaborar con otros usuarios 2. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Nueva sala. Seleccione Archivo > Nuevo > Sala. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala. 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir con el de otros objetos del mismo archivador. Mensaje de bienvenida. Debajo de la ruta de exploración de la página principal de la sala puede aparecer texto enriquecido. Para suscribirse a la sala, marque la casilla Suscribirse a esta sala (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala. 4. Elija los miembros de la sala ahora o una vez creada la sala. La ficha Elegir propietarios proporciona los controles de Webtop habituales para seleccionar usuarios, grupos o roles. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente en propietario. En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles del repositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. 5. Seleccione las opciones de la sala ahora o una vez creada la sala. Permisos para quitar el control. Decida quién puede quitar la relación de control que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella: sólo los propietarios de la sala o cualquiera de sus miembros (colaboradores y propietarios). Encabezado de la sala. Decida si la sala va a mostrar un gráfico en la parte superior de todas sus páginas. Para especificar un encabezado personalizado, marque la casilla Utilizar encabezado personalizado. Seleccione el archivo gráfico (en formato.gif,.jpg,.jpeg o.png, cuya altura no supere los 36 píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic en Terminar. Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala, desactive la casilla de verificación Utilizar titular personalizado y haga clic en Aceptar para que el cambio tenga efecto. Descriptores de acceso de objetos recién agregados. Configure los permisos que desea agregar a un objeto cuando la sala pase a controlarlo. Un gráfico enumerará los permisos que se otorgarán a cada grupo local. En cada fila del gráfico se mostrará el nombre, la configuración actual de un grupo, con un botón Editar que le llevará a un cuadro de diálogo de edición. El gráfico muestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores y Propietarios, con la siguiente configuración predeterminada: Contribuyentes: RELACIONAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. Propietarios: ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. Si se crean grupos de nivel de sala adicionales después de crear una sala, también se incluirán en el gráfico con el permiso inicial NINGUNO y sin permisos extendidos. 144 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

145 Colaborar con otros usuarios El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo haciendo clic en Editar de su fila, con el que se abre el cuadro de diálogo Definir permisos de acceso: Para nuevos objetos agregados a la sala, que contiene los controles usuales de para definir permisos. 6. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una sala, haga clic en Cancelar. Editar las propiedades de una sala Los propietarios de la sala pueden editar el conjunto completo de las propiedades de la sala. Los miembros de la sala que tienen el permiso ESCRIBIR en la misma pueden editar un subconjunto de propiedades heredadas del tipo de carpeta. Sin embargo, sólo los propietarios de la sala pueden cambiarle su nombre. Para editar las propiedades de una sala: 1. Desplácese a la ubicación que contenga la sala. 2. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información. Abra la sala y haga clic en el enlace Propiedades situado en la página principal de la sala. Se mostrará la ficha Propiedades: Información. 3. Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que se apliquen a la sala. Los cambios realizados en la ficha Propiedades: Pertenencia se aplican inmediatamente (no será necesario hacer clic primero en Aceptar). Pertenencia a salas Los miembros de una sala son un conjunto de usuarios, grupos y roles de un repositorio que están incluidos en la lista de miembros de la sala. Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala. El rol Colaborador normalmente concede el permiso RELACIONAR sobre los objetos de la sala. La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores. El rol Propietario permite la gestión de la lista de miembros y normalmente concede el permiso ELIMINAR sobre los objetos de la sala. Los creadores de salas son propietarios de éstas de forma predeterminada. Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, y no tienen significado alguno fuera del contexto de una sala. Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tiene asignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), el rol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

146 Colaborar con otros usuarios Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala. Estos grupos locales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadores de especificaciones). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala. Figura 6. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala Nota: Si un repositorio contiene más de 250 salas, es aconsejable que sólo los usuarios que sean miembros de grupos de menos de 250 repositorios accedan a dichos repositorios. Todos los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólo los propietarios de una sala y los administradores de usuarios pueden gestionar la pertenencia a ésta. Para abrir la lista de miembros de la sala: 1. Siga uno de estos procedimientos: En la página principal de la sala, haga clic en el enlace Miembros. Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades: Pertenencia). Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes: Nombre. El nombre del grupo o miembro. Rol. Distingue a los propietarios de los colaboradores. Estado. Indica si los miembros disponen de cuentas de trabajo en el repositorio. Descripción. Direcciones de correo electrónico para los usuarios, descripciones para los grupos. Grupo. Visible cuando está marcada la casilla de verificación Mostrar grupos. Si un miembro no se agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupo que le otorga la pertenencia a la misma. (Aunque podrían existir varios grupos, sólo se mostrará el primero por orden alfabético). Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para ir hacia atrás hacia arriba, utilice la ruta de exploración que aparece sobre la lista de miembros del grupo. Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botón para crear nuevos usuarios. 146 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

147 Colaborar con otros usuarios Copiar salas Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiar una carpeta. Cuando copie una sala, la nueva sala contendrá copias de todos los datos que sean accesibles desde el original. La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. Los roles locales y grupos de la copia son duplicados de los de la sala original y sólo se diferencian en que el miembro que crea la copia tiene el rol Propietario (no el rol de propietario de la sala original, si es diferente). Mover o enlazar a una sala Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda mover una carpeta. Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicación del repositorio que permita los enlaces. Eliminar una sala Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, pero los usuarios que no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permiso ELIMINAR. Seleccione una de estas opciones: Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada). Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos los enlaces a ésta. En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, o bien todas las versiones. Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre: Eliminar la sala, su lista de miembros y sus grupos locales (opción predeterminada). Esta acción sólo se puede realizar si la página principal no tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versiones anteriores, lo que implica también que la sala deja de tener control alguno. Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas y objetos. En este caso, debe decidir entre: Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opción predeterminada) Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual de todos los objetos enlazados. Sin embargo, el proceso de eliminación se detiene si la página principal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquiera de dichos objetos, incluso enlaces ocultos a versiones anteriores. Para que se pueda realizar la eliminación completa, la sala no deberá tener ningún enlace (ni siquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos. Eliminar todas las versiones de los objetos enlazados Si va a eliminar varios objetos, el cuadro de diálogo de eliminación dispone de varias páginas con las opciones anteriores para cada sala que lo necesite. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

148 Colaborar con otros usuarios Gestionar la pertenencia a salas Los propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios, determinan la pertenencia a la sala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Los administradores de usuarios pueden crear también nuevos usuarios para una sala. Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta enviándoles una invitación. De esta forma, podrá personalizar la introducción a una sala así como su forma de acceso (haciendo clic en el enlace de la invitación). Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar. 2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros para localizar y seleccionar los miembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala. 3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia). 4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador o Propietario). 5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros). Para invitar a miembros a una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar. 2. En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic en para y/o cc para seleccionar los miembros de la sala que desea invitar. 3. En el cuerpo de la invitación, escriba su mensaje. El mensaje incluye inicialmente un enlace a la ubicación de las salas. 4. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados. O haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el mensaje de correo electrónico. Para quitar miembros de una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales. 2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee quitar de la lista de miembros de la sala. 3. Con los miembros seleccionados, haga clic en. 4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros de la lista de miembros de la sala. Se abrirá la ficha Pertenencia. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma. Estos miembros siguen siendo miembros del repositorio aunque se quiten de una sala. 148 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

149 Colaborar con otros usuarios Para cambiar los roles de los miembros locales: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol. 2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar y seleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiar los roles. 3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia). 4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador o Propietario). 5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de selección de miembros). Para crear un grupo local nuevo: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear nuevo grupo de sala. 2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todos los nombres de los demás grupos locales de la sala. 3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato. 4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala. Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminado de ésta). Por tanto, sólo se puede utilizar en los conjuntos de permisos de objetos controlados. Para editar las propiedades de un grupo local: 1. Abra la ficha Pertenencia de la sala. 2. Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar para implementar los cambios. Para agregar miembros de sala a un grupo local: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo cuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo. 2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá una página para localizar a los miembros de la sala. 3. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee agregar al grupo. 4. Con los miembros seleccionados, haga clic en. 5. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala. Para quitar un grupo local de una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

150 Colaborar con otros usuarios 2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la lista de miembros de la sala. 3. Con los grupos seleccionados, haga clic en. 4. Haga clic en Aceptar para quitar los grupos de la lista de miembros de la sala. Volverá a la ficha Pertenencia. Los miembros quitados de una sala se quitan de todos los grupos locales de la sala, pero siguen siendo miembros del repositorio. Sin embargo, los grupos locales quitados de una sala se eliminan del repositorio. Cuando se elimina un grupo local de una sala, se vaciará la lista de miembros, y ya no volverá a aparecer en las listas de miembros, ni en los selectores de miembros. Tampoco volverán a aparecer en la lista para los descriptores de acceso en la ficha Propiedades de habitación: opciones, en Descriptores de acceso de objetos recién agregados. Los grupos siguen apareciendo en los conjuntos de permisos que ya están activados, pero en su nombre se indica que se han "eliminado". Sigue perteneciendo al grupo Propietarios de la sala, con lo que se garantiza su seguridad. Los grupos locales incorporados (Propietarios y Colaboradores) no se pueden quitar y, por tanto, no aparecen en el cuadro de diálogo de eliminación. Administrar usuarios sin la función de administrador Los proyectos algunas veces implican que los usuarios de repositorios trabajen con los usuarios externos como clientes, auditores o proveedores. Los usuarios externos habitualmente no disponen de cuentas de usuarios administradas centralmente en el repositorio, como usuarios LDAP, por ejemplo. Tales grupos mixtos pueden realizar un trabajo confidencial o propietario y pueden beneficiarse de pertenecer a la misma sala. Para solucionar estos casos, los administradores del sistema pueden delegar algunas tareas de administración de usuarios a usuarios que no son administradores asignándoles al rol de Administrador de usuarios (dce_user_manager). Los administradores de usuarios pueden realizar una gran variedad de tareas de administración sin tener que ser administradores del sistema. Concretamente, los administradores de usuarios pueden: Examinar usuarios y grupos. Los administradores de usuarios pueden acceder a un nodo del árbol del repositorio denominado Administración, que contiene un enlace a Administración de usuarios que enlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles. Crear nuevos usuarios. En el área Administración y en las páginas de miembros de una sala, los administradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogo que permite crear nuevos usuarios. Modificar usuarios. Los administradores de usuarios pueden ocultar determinados usuarios en la lista o evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios del repositorio en el selector de usuarios. También pueden restringir el acceso de determinados usuarios al contenido. 150 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

151 Colaborar con otros usuarios Crear nuevos usuarios Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorio en el área Administración o en la sala de la que sean propietarios. Para crear un nuevo usuario: 1. Abra el cuadro de diálogo Nuevo usuario de alguna de estas formas: Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala y haga clic en el enlace Miembros en la página principal de la sala o acceda a las propiedades de la sala de la forma habitual. Haga clic en el botón Nuevo usuario. Los controles del cuadro de diálogo Nuevo usuario están deshabilitados para los administradores de usuarios, salvo cuando se indique lo contrario en este procedimiento. 2. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre. 3. La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y los administradores de usuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que el usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en el repositorio. No hay autenticación externa. 4. Escriba la contraseña del usuario en el campo Contraseña. La contraseña se cifra y almacena en el repositorio. 5. Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña. 6. Escriba una descripción en el campo Descripción para el nuevo usuario (opcional). 7. Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico. Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados. 8. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistema operativo del usuario. Es el nombre de usuario del repositorio correspondiente al usuario. 9. Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial. 10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros del repositorio, marque la casilla No está en la lista. Si no lo hace, el nombre del usuario aparecerá en las listas de miembros del repositorio, como ocurre normalmente. Para obtener más información sobre esta opción, consulte Ocultar usuarios, más adelante en este capítulo. 11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadores o salas, haga clic en Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en el repositorio. Para obtener más información sobre esta opción, consulte Carpetas restringidas, más adelante en este capítulo. Nota: Para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, abra la lista, seleccione las carpetas y haga clic en Quitar. Para quitar todos los contenedores de la lista, haga clic en Borrar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

152 Colaborar con otros usuarios 12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario: Elegir carpeta existente. Haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una carpeta, archivador o sala distinta de la carpeta predeterminada /Temp. Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario. Ésta es la opción predeterminada. 13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno. Los administradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración. 14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor y los administradores de usuarios no podrán cambiarla. 15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario. Modificar usuarios El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que el administrador de usuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguien que, en ese momento, era administrador de usuarios pero no administrador. (Cuando un administrador de usuarios, que también es administrador del sistema, crea un usuario, éste se considera creado por un administrador y no un administrador de usuarios). El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la lista de roles del repositorio para que los servicios de colaboración puedan detectar qué usuarios podrán modificar los administradores de usuarios. Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedades de usuario de la forma habitual, en el nivel de repositorio o de la sala. Todos los controles que pueden editar los administradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevo usuario, también pueden editarlos en el cuadro de diálogo Propiedades de usuario, con estas especificaciones: La modificación del nombre de un usuario no se aplica hasta que se ejecuta una tarea en el servidor. Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada enmascarada (generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los campos Contraseña y Comprobar contraseña. La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetas para las que el administrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estas carpetas se indican en la lista con un mensaje que especifica que la carpeta no puede aparecer en la lista. Para eliminar estas carpetas de la lista, el administrador de usuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas no aparecen en el selector de carpetas. 152 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

153 Colaborar con otros usuarios Ocultar usuarios (ocultar miembros) El nombre de un usuario que no está en la lista, no se muestra a los usuarios normales de la lista de usuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicos lugares donde aparece su nombre son: Listas de usuarios del área Administración. La lista de usuarios para agregar personas a una sala (en el cuadro de diálogo Nueva sala o Agregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios. Listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario. Contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como una entrada del conjunto de permisos de un objeto, el atributo Propietario de un objeto, un campo de miembro de una tabla o una asignación de ejecutante en un flujo rápido. Aplicaciones fuera de WDK, como Workflow Manager. Los usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como "[no está en la lista]" después del nombre, salvo en las listas de las salas. En la raíz de la lista de usuarios del repositorio se crea un grupo para los usuarios ocultos, dce_hidden_users. Este grupo está visible para los administradores y administradores de usuarios en el área Administración y los administradores deben abstenerse de cambiarles el nombre o eliminarlos. La descripción del grupo indica que está administrado por los servicios de colaboración y la lista de hijos no se debe modificar directamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, se utilizará ese grupo en lugar de crear uno nuevo. Si no se encuentra un grupo con el nombre correcto, se crea uno. Los administradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver los hijos, pero no pueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo. Nota: la ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por un usuario oculto no se verá afectado. La ocultación se aplica en cuanto el administrador de usuarios guarda el cuadro de diálogo. Carpetas restringidas Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso al contenido del repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Si la lista de carpetas restringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadores del repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas y archivadores, así como a la seguridad de carpeta. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

154 Colaborar con otros usuarios La restricción de carpetas no se aplica nunca a: Salas a las que pertenece el usuario Archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como /System, /Templates y /Resources 154 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

155 Formularios Capítulo 10 Introducir datos en formularios Los formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. La apertura de los formularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea. Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece como archivo anexo o como campos dentro de la tarea. Al introducir datos en el formulario, éstos se guardan como contenido, propiedades o ambos. Si los datos se guardan sólo como propiedades, el tamaño de archivo del formulario será cero (0). Para introducir datos en un formulario: 1. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar. 3. Introduzca la información necesaria. Si precisa instrucciones, consulte Formato de texto en un formulario, página Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer. 5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o en Enviar. 6. Si se le pide que confirme, haga clic en Sí. Formato de texto en un formulario Para aplicar formato al texto de un formulario, utilice los botones que se describen en Tabla 17, página 155. Es posible que algunos de los botones no aparezcan. Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario Botón Descripción Mueve el texto seleccionado al Portapapeles y lo elimina de la ubicación actual. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para mover texto al Portapapeles, presione Ctrl+X. Copia el texto seleccionado en el Portapapeles. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para copiar texto, presione Ctrl+C. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

156 Formularios Botón Descripción Pega el texto del Portapapeles en la ubicación seleccionada. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para pegar texto, presione Ctrl+V. Cambia a negrita el texto seleccionado. Cambia a cursiva el texto seleccionado. Subraya el texto seleccionado. Alinea el bloque de texto actual con el margen izquierdo. Centra el bloque de texto actual. Alinea el bloque de texto actual con el margen derecho. Alinea el bloque de texto actual con los márgenes izquierdo y derecho. Aplica sangría al bloque de texto actual. Quita la sangría del bloque de texto actual. Asigna al texto seleccionado un formato de subíndice. Asigna al texto seleccionado un formato de superíndice. Asigna al texto seleccionado un formato de lista numerada. Asigna al texto seleccionado un formato de lista con viñetas. Cambia el color del texto seleccionado. Cambia el color de fondo del texto seleccionado. 156 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

157 Formularios Botón Descripción Deshace la acción anterior. La opción de deshacer no se aplica a las acciones realizadas a través del menú del botón derecho. La opción de deshacer no se aplica a los cambios realizados en tablas. Es posible que algunos navegadores no permitan deshacer la modificación del color de fondo. Restaura la acción deshecha. Inserta una imagen. Convierte el texto seleccionado en un hipervínculo. Inserta una tabla del Portapapeles. La tabla puede estar en formato HTML, RTF o Microsoft Word. Revisa la ortografía. Muestra el origen HTML del texto. Crear nuevos formularios Al crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los campos del formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMC Documentum Forms Builder. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario form_user, que se define mediante Forms DocApp. Para crear un formulario: 1. Desplácese al lugar donde se creará el formulario. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. 3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario. 4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar para crear el formulario. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 155. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

158 Formularios Guardar como funcionalidad La funcionalidad Archivo > Guardar como en Webtop está activada sólo cuando trabaja con los formularios. Esta funcionalidad le permitirá guardar una Instancia de formulario nueva con los mismos permisos. 158 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

159 Registros Capítulo 11 Declarar documentos electrónicos o físicos como registros formales Las instrucciones de esta sección tienen por objeto declarar los registros formales. Los registros formales pueden ser tanto los tipos de registros oficiales del Departamento de Defensa estadounidense (DoD) como los registros formales normales que no tienen que ser admitidos por el Departamento de Defensa. Aunque puede utilizar estas instrucciones para declarar cualquier tipo de registro formal, los atributos de cada uno de los formularios respectivos se describen por separado. Los atributos del formulario de registro normal formal (dmc_rm_formal_record) se describen en esta sección, en el párrafo que sigue inmediatamente a las instrucciones Introducción de valores en el formulario de registros formales, página 165. Consulte la Guía del usuario de EMC Documentum Records Client para obtener más información. Los cuatro tipos formales de formulario de registro se enumeran en el apéndice. Nota: Cuando se están declarando, los registros formales también se pueden relacionar con otro registro formal utilizando el botón Crear relación de registros, situado en la parte inferior del formulario. Este botón permite crear con comodidad relaciones de registros también cuando se declara un registro formal. No es necesario seguir un proceso para declarar un registro formal y luego otro proceso distinto para crear una relación de registros. Los usuarios deben seleccionar la forma adecuada para declarar un registro formal, si la funcionalidad del Departamento de Defensa está disponible. Todos los registros, excepto los comunes, deben estar asociados a un formulario y ser declarados en una ubicación válida del plan de archivo. Al declarar un documento, físico o electrónico o ambos, así como un mensaje de correo electrónico, como un registro formal, se está creando una instantánea de uno o varios documentos de origen para capturar toda la información, contenido y metadatos en un VDM en un momento determinado. Para obtener más información acerca de los documentos físicos o los objetos físicos en general, consulte la "parte correspondiente" en este documento (o, en la ayuda electrónica) que cubre Physical Records Manager. Las versiones más recientes de los mismos documentos de origen pueden volver a declararse cuando sea necesario, aunque la versión más reciente del documento original se asociará al nuevo registro formal. Para declarar mensajes de correo electrónico y documentos electrónicos o físicos o ambos como registros formales: Estas instrucciones permiten declarar contenido electrónico, contenido de correo electrónico (si ya está en un repositorio de DCTM) y contenido físico como registros formales o como registros formales especializados que cumplen los estándares DoD. Nota: Los correos electrónicos pueden ser declarados utilizando Records Client según las instrucciones o utilizando Records Activator para Microsoft Outlook si está disponible. Los mensajes de correo electrónico declarados directamente desde Records Activator para Microsoft Outlook se guardan en el repositorio en formato EMCMF (y se convierten automáticamente desde el formato Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

160 Registros MSG durante el proceso de archivado). Los mensajes de correo electrónico declarados manualmente desde el cliente de EMC Documentum Records o Webtop, según estas instrucciones, deben exportarse desde Microsoft Outlook y, a continuación, importarse en un repositorio de DCTM. El formato se convierte automáticamente durante la importación. 1. Desplácese hasta la ubicación del documento o el mensaje de correo electrónico que vaya a declararse y selecciónelo en el panel de contenido. Nota: Aunque puede seleccionar varios elementos y declararlos de forma individual o en grupo, de acuerdo con un tipo de registro en concreto, no puede declararlos como tipos de registro distintos. Tendría que declararlos uno por uno para poder archivar cada uno de ellos como un tipo de registro diferente. 2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal. Se muestra una de las dos siguientes pantallas, según si ha seleccionado uno o varios elementos. La pantalla que se muestra cuando se seleccionan varios documentos es ligeramente distinta de la que aparece cuando se selecciona un solo registro o registros individuales de los documentos. Incluye un campo opcional para realizar un registro o registros individuales de los documentos seleccionados. Figura 7. Ficha Crear cuando se declara un elemento 160 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

161 Registros Figura 8. Ficha Crear cuando se declaran varios elementos Nota: Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declare los documentos seleccionados del siguiente modo en Registros individuales a Un registro si tiene varios documentos seleccionados. 3. Haga clic en Seleccionar, junto a la entrada Plan de archivo, y seleccione un plan de archivo, un archivador o una carpeta válidos en la pantalla del ubicador que se muestra. Las opciones válidas son objetos de contenedor gestionados que tienen al menos una política aplicada. Nota: Si se ha creado una lista de suscripción de clasificación (CSL, Classification Subscription List), los usuarios podrán seleccionar su icono correspondiente en la pantalla del ubicador Elija una carpeta, con el fin de elegir un acceso directo hasta la ubicación de archivado. Esto ahorra a los usuarios el tener que buscar la ubicación deseada cada vez que se declare un registro. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

162 Registros Figura 9. Listas de suscripción de clasificación Los archivadores y las carpetas se resaltan para diferenciarlos de las opciones que no son válidas. Un contenedor que no es válido podría contener también opciones válidas. Por ejemplo, una carpeta válida podría estar incluida en un archivador que no es válido o no está gestionado. En la siguiente tabla se describen los motivos por los que podría ser imposible seleccionar una carpeta: Tabla 18. Motivos por los que no se pueden seleccionar una carpeta Motivo El contenedor está cerrado. Notas De forma predeterminada, los contenedores están abiertos. 162 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

163 Registros Motivo El contenedor no tiene ninguna política aplicada. Notas Cualquiera de estas políticas es suficiente: retención seguridad contención denominación No hay ninguna política de retención aplicada y la configuración del sistema exige que la haya. Hay una política de seguridad aplicada y el permiso ampliado "Enlazar" de RM no se ha concedido a la carpeta. cualquier marca de seguridad (nivel de seguridad, marca de uso compartido, marca restrictiva) De forma predeterminada, no es necesario aplicar ninguna política de retención. Este parámetro se puede cambiar en el objeto de configuración de RPS. Nota: Una carpeta dm_folder que posea un usuario de inicio de sesión no aparecerá en la lista Mío del ubicador del plan de archivo cuando su fecha de modificación sea anterior al intervalo de tiempo configurado para la lista Mío. La lista Mío, en el ubicador del plan de archivo, contiene todos los objetos de tipo dm_folder o sus subtipos que posea el usuario y que fueron modificados por el usuario de inicio de sesión en los siete días anteriores a la fecha actual. El intervalo de tiempo, siete días de forma predeterminada, se configura en el componente de WDK MyObjectLocator. 4. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado. La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formal se actualiza mostrando el plan de archivo seleccionado y algunos atributos adicionales. Entre estos atributos adicionales se incluyen los siguientes: Tipo, obligatorio Plantilla de formulario, obligatorio Desenlazar documentos de origen, opcional Mostrar opciones, opcional Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

164 Registros Figura 10. Declarar registro formal 5. Seleccione el Tipo de registro formal que desee declarar. El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valor seleccionado para Tipo. Nota: Sólo se muestran los formularios Registro de correo electrónico y Registro formal en el cuadro de lista cuando se declaran registros de correo electrónico. Figura 11. Formulario de registro de correo electrónico 6. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos de origen sólo si desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazar quitar los documentos de origen de su ubicación original una vez declarado como registro formal. 7. Si quiere, puede suscribirse a la carpeta seleccionada en el plan de archivo haciendo clic en Mostrar opciones y activando la casilla de verificación situada junto a Suscribirse a este archivo. Se agrega un acceso directo al nodo Suscripciones para facilitar el acceso frecuente. 8. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario que se muestra de acuerdo con la Plantilla de formulario seleccionada. Consulte Introducción de valores en el formulario de registros formales, página 165 para introducir valores en el formulario de registro formal. 164 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

165 Registros Podrá ver claramente que está declarando varios documentos como Registros individuales cuando aparece 1 de un número en la parte superior del formulario. 9. Haga clic en Terminar cuando haya terminado de rellenar el formulario. Haga clic en Cancelar para respaldar el proceso completo. Introducción de valores en el formulario de registros formales Consulte esta sección si se declara un documento como un registro formal según el tipo de formulario "dmc_rm_formal_record". En la tabla que sigue al formulario de ejemplo, que se ilustra en la figura, se describe cada uno de los atributos del formulario. La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando selecciona varios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente. Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debe hacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar. Figura 12. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

166 Registros Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquier campo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describen claramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese de completar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas. Tabla 19. Atributos para registros formales Atributo (*) indica que el atributo es obligatorio *Nombre Asunto Autores Descripción El nombre del documento se inserta automáticamente en este campo si se ha seleccionado un solo documento para el registro. Si se han seleccionado varios documentos para ser completados como un solo registro, aparecerá Ingrese el nombre del registro en este valor. Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. El valor que escriba en este campo debe identificar al autor del documento que se esté declarando como registro formal. Puede Insertar más campos para identificar a varios autores si es necesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón de opción. También puede eliminar los campos adicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar. Palabras clave Nota: Todos los campos insertados se reorganizan, después de guardar el formulario, de forma que aparecen bajo el campo que tenga el botón de opción seleccionado. El valor que escriba para este campo se puede utilizar para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociados a un registro concreto se pueden utilizar para palabras clave. Puede Insertar más campos para identificar varios conjuntos de palabras clave si es necesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón de opción. También puede eliminar los campos adicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar. Crear relación de registros Nota: Todos los campos insertados se reorganizan, después de guardar el formulario, de forma que aparecen bajo el campo que tenga el botón de opción seleccionado. Muestra una página que permite elegir el tipo de relación de registros. En esta página también hay un ubicador que permite conectar el registro que se esté declarando con otro registro, como hijo o como padre, mediante el tipo de relación seleccionado. 166 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

167 Registros Introducción de valores en el formulario DoD pertinente al declarar registros formales del Departamento de Defensa En esta sección se describen los atributos de los formularios utilizados para declarar registros formales del Departamento de Defensa. El botón al final de cada formulario Crear relación de registros está disponible para crear una relación de registros con otros objetos siempre que sea necesario. Cuando sea necesario, puede relacionar inmediatamente el registro formal que esté declarando con otro objeto, sin tener que seguir un procedimiento aparte. Seleccione la sección que desee del tipo de registro DoD que esté declarando: Introducción de valores en el formulario de registros estándar DoD, página 167, formulario que cumple los requisitos de DoD sin atributos de clasificación Introducción de valores en el formulario de registros de correo electrónico DoD, página 172, formulario que cumple los requisitos de DoD para el correo electrónico Introducción de valores en el formulario de registros clasificados DoD, página 176, formulario que cumple los requisitos de DoD con atributos de clasificación Aunque entre las opciones disponibles pueden aparecer formularios personalizados, sólo se describen los que se ofrecen predeterminados de fábrica. Todos los campos obligatorios y opcionales de cada atributo se describen en la sección pertinente, según el formulario que esté usando para declarar un registro formal. Nota: Aunque las entradas son necesarias en los campos obligatorios para procesar el formulario, los campos opcionales pueden ser abordados más tarde en las Propiedades del formulario. Introducción de valores en el formulario de registros estándar DoD Consulte esta sección si va a declarar registros formales estándar. En la tabla que sigue al formulario de ejemplo, que se ilustra en la figura, se describe cada uno de los atributos del formulario. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

168 Registros Figura 13. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales estándar 168 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

169 Registros La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando selecciona varios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente. Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debe hacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar. Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquier campo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describen claramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese de completar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas. Tabla 20. Atributos para registros estándar Record DoD 5015 V3 Standard (dmc_rm_dod5015v3_std_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio *Nombre del registro *Asunto *Tipo de medios El nombre del documento se inserta automáticamente en este campo si se ha seleccionado un solo documento para el registro. Si se han seleccionado varios documentos para un solo registro, aparecerá Ingrese el nombre del registro en este valor. Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que seleccione identifica el material o entorno en el que está inscrita la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo). El administrador de registros es el encargado de crear estos valores. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

170 Registros Record DoD 5015 V3 Standard (dmc_rm_dod5015v3_std_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio *Formato de aplicación El valor que seleccione identifica el formato según la aplicación usada para crear el documento que se está declarando como registro. El administrador de registros es el encargado de crear estos valores. *Organización de origen Fecha de archivado Fecha de recepción *Fecha de publicación *Identificador de registro exclusivo Identificador de categoría de registro Registro vital Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que escriba en este campo debe identificar el nombre oficial o código del departamento responsable de la creación del documento que se está declarando. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor de este campo se inserta automáticamente cuando un documento se declara como registro formal. El valor que escriba o seleccione con el botón de control de fecha podría ser la fecha en que recibió el documento. El valor que seleccione con el botón de control de fecha hace que el campo de la izquierda se rellene con la fecha y el de la derecha, con una hora predeterminada definida como 12:00 AM. También puede colocar el cursor en cualquiera de los campos para cambiar los valores manualmente. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que escriba o seleccione con el botón de control de fecha podría ser la fecha de publicación del documento. El valor que seleccione con el botón de control de fecha hace que el campo de la izquierda se rellene con la fecha y el de la derecha, con una hora predeterminada definida como 12:00 AM. También puede colocar el cursor en cualquiera de los campos para cambiar los valores manualmente. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente (con un valor generado por el sistema) para identificar el objeto de registro. Este campo se rellena automáticamente en función de la política de denominación en vigor. Esta casilla de verificación es de sólo lectura e indica si el documento que se declarando se ha marcado como Registro vital utilizando la función de marca de retención de RPS. Se define cuando se aplica una marca de retención con la designación Registro vital. 170 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

171 Registros Record DoD 5015 V3 Standard (dmc_rm_dod5015v3_std_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio *Autores Palabras clave Destinatarios principales Otros destinatarios Ubicaciones Nombre de proyecto Marcador suplementario Crear relación de registros Escriba el nombre de las personas que han creado el documento que se está declarando como registro formal. Puede Insertar más campos para identificar a varios autores si es necesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón de opción. También puede eliminar los campos adicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar. Escriba texto que pueda usarse para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociado a un registro determinado pueden usarse como palabras clave. Puede Insertar más campos para identificar varios conjuntos de palabras clave si es necesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón de opción. También puede eliminar los campos adicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar. Escriba el nombre principal de las personas responsables de la autoría del documento. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Escriba los nombres de las demás personas responsables que puedan responder a preguntas si es necesario. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Escriba el nombre de la ubicación para indicar dónde se guarda el registro. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas de atributo que proporciona la cantidad de seguridad necesaria para que los miembros del grupo vinculados a una marca de atributo determinada puedan acceder al registro. Agregue marcas suplementarias para añadir seguridad al objeto. Muestra una página que permite elegir el tipo de relación de registros. En esta página también hay un ubicador que permite conectar el registro que se esté declarando con otro registro, como hijo o como padre, mediante el tipo de relación seleccionado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

172 Registros Introducción de valores en el formulario de registros de correo electrónico DoD Consulte esta sección si va a declarar registros formales de correo electrónico. Esta información se aplica si se declaran registros de correo electrónico directamente desde Records Activator para Microsoft Outlook o desde Records Client. En la tabla que sigue al formulario de ejemplo, que se ilustra en la figura, se describe cada uno de los atributos del formulario. Los administradores pueden personalizar las asignaciones opcionales de los correos electrónicos, si es preciso. Figura 14. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales de correo electrónico 172 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

173 Registros Los mensajes de correo electrónico declarados por Records Client se deben exportar desde Microsoft Outlook y luego importarlos a un repositorio DCTM. Los mensajes de correo electrónico que tengan el formato original MSG al importarse a DCTM se convierten automáticamente a EMCMF durante la importación. Primero se deben modificar los dos archivos para que funcione la conversión, consulte Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico, página 53 para modificar los dos archivos. La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando selecciona varios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente. Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debe hacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar. Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquier campo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describen Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

174 Registros claramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese de completar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas. Tabla 21. Atributos para registros de correo electrónico Record DoD 5015 V3 (dmc_rm_dod5015v3_ _rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio *Nombre del registro *Asunto *Tipo de medios El nombre del documento se inserta automáticamente en este campo si se ha seleccionado un solo documento para el registro. Si se han seleccionado varios documentos para un solo registro, aparecerá Ingrese el nombre del registro en este valor. Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que seleccione identifica el material o entorno en el que está inscrita la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo). El administrador de registros es el encargado de crear estos valores. *Formato de aplicación Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que seleccione identifica el formato según la aplicación usada para crear el documento que se está declarando como registro. El administrador de registros es el encargado de crear estos valores. *Organización de origen Fecha de archivado Fecha de recepción *Fecha de publicación *Identificador de registro exclusivo Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que escriba en este campo debe identificar el nombre oficial o código del departamento responsable de la creación del documento que se está declarando. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor de este campo se inserta automáticamente cuando un mensaje de correo electrónico se declara como registro formal. El valor de este campo está asignado a la fecha de recepción del mensaje de correo electrónico. El valor de este campo está asignado a la fecha de envío del mensaje de correo electrónico. Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente (con un valor generado por el sistema) para identificar el objeto de registro. 174 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

175 Registros Record DoD 5015 V3 (dmc_rm_dod5015v3_ _rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio Identificador de categoría de registro Registro vital *Autores Palabras clave Destinatario(s) Otros destinatarios Destinatarios ocultos Ubicación Nombre de proyecto Este campo se rellena automáticamente en función de la política de denominación en vigor. Esta casilla de verificación es de sólo lectura. Se selecciona si la carpeta en la que está declarando el registro tiene la propiedad Vital, lo que significa que este registro la heredará. No es posible seleccionar ni anular la selección de esta casilla de verificación; sólo aparece si hay una marca de vital (aplicada directa o indirectamente) en el objeto. Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de remitente del mensaje de correo electrónico. Puede Insertar más campos para identificar a varios autores si es necesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón de opción. También puede eliminar los campos adicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar. Escriba texto que pueda usarse para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociado a un registro determinado pueden usarse como palabras clave. Puede Insertar más campos para identificar varios conjuntos de palabras clave si es necesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón de opción. También puede eliminar los campos adicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar. Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de destinatario del mensaje de correo electrónico. Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de destinatarios en copia del mensaje de correo electrónico. Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de destinatarios en copia oculta del mensaje de correo electrónico. Escriba el nombre de la ubicación para indicar dónde se guarda el registro. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas de atributo que proporciona la cantidad de seguridad necesaria para que los miembros del grupo vinculados a una marca de atributo determinada puedan acceder al registro. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

176 Registros Record DoD 5015 V3 (dmc_rm_dod5015v3_ _rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio Marcador suplementario Crear relación de registros Agregue marcas suplementarias para añadir seguridad al objeto. Muestra una página que permite elegir el tipo de relación de registros. En esta página también hay un ubicador que permite conectar el registro que se esté declarando con otro registro, como hijo o como padre, mediante el tipo de relación seleccionado. Introducción de valores en el formulario de registros clasificados DoD Consulte esta sección si va a declarar un documento como un registro clasificado. En la tabla que sigue al formulario de ejemplo, que se ilustra en la figura, se describe cada uno de los atributos del formulario. Figura 15. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales clasificados 176 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

177 Registros Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

178 Registros Nota: Actualice la plantilla de formulario clasificado si su sistema no utiliza No clasificado como el nivel de seguridad más bajo. Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) integrado admite Sin clasificar como el nivel más bajo de seguridad. En la nota situada en la parte superior de la sección de Declarar documentos electrónicos o físicos como registros formales, página 159 figuran instrucciones sobre cómo realizar la actualización. La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando selecciona varios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente. Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debe hacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar. Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquier campo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describen claramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese de completar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas. Todos los registros clasificados tienen un nivel de seguridad, cuyo nivel más bajo es Sin clasificar. Un nivel de seguridad predeterminado o una clasificación de "0" representa una clasificación Sin clasificar para los registros desclasificados. La categoría de los registros clasificados se puede bajar, por ejemplo, de Máximo secreto a Secreto. Sin embargo, la función de reducción de categoría no permite bajar la categoría a Sin clasificar. Un registro clasificado cuya categoría deba bajarse a Sin clasificar debe desclasificarse mediante Desclasificar por, Desclasificar por fecha y Desclasificar por evento. También es posible subir de categoría los registros clasificados y sin clasificar cuando sea necesario. El formulario le permite: crear un registro clasificado mientras se derivan valores de una guía de clasificación o de otro registro clasificado que ya esté presente en el sistema cambiar la configuración de la clasificación para subir o bajar de categoría el registro programar bajadas de categoría y desclasificación 178 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

179 Registros desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros clasificados identificar los revisores si es necesario Nota: Los valores necesarios para crear registros clasificados pueden derivarse de las guías de clasificación que actúan como una plantilla para facilitar el proceso. Si no hay guías de clasificación disponibles, los usuarios finales deberán ponerse en contacto con el administrador de registros. Ciertos atributos opcionales son condicionales y se convierten en obligatorios únicamente cuando se declaran registros clasificados. El atributo Agencia clasificadora, por ejemplo, es opcional si la clasificación de seguridad de Clasificación actual está definida como Sin clasificar. Cualquier otro valor que no sea Sin clasificar hace que el atributo Agencia clasificadora sea obligatorio. Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquier campo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describen claramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese de completar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas. Tabla 22. Atributos para registros clasificados Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio *Nombre del registro Identificador de categoría de registro *Asunto *Tipo de medios El nombre del documento se inserta automáticamente en este campo si se ha seleccionado un solo documento para el registro. Si se han seleccionado varios documentos para un solo registro, aparecerá Ingrese el nombre del registro en este valor. Este campo se rellena automáticamente en función de la política de denominación en vigor. Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que seleccione identifica el material o entorno en el que está inscrita la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo). El administrador de registros es el encargado de crear estos valores. *Formato Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que seleccione identifica el formato según la aplicación usada para crear el documento que se está declarando como registro. El administrador de registros es el encargado de crear estos valores. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

180 Registros Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio *Organización de origen Fecha de archivado Fecha de recepción *Fecha de publicación *Identificador de registro exclusivo Indicador de registro vital *Autores Palabras clave El valor que escriba en este campo debe identificar el nombre oficial o código del departamento responsable de la creación del documento que se está declarando. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor de este campo se inserta automáticamente cuando un documento se declara como registro formal. El valor que seleccione podría ser la fecha en que recibió el documento. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. El valor que seleccione podría ser la fecha de publicación del documento. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente (con un valor generado por el sistema) para identificar el objeto de registro. Casilla de verificación de sólo lectura. Si está seleccionada, significa que el documento que se está declarando tiene una marca de retención aplicada con la designación Vital. Escriba el nombre de las personas que han creado el documento que se está declarando como registro formal. Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales para este atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botón de opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campo para crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionar un botón de opción. Escriba texto que pueda usarse para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociado a un registro determinado pueden usarse como palabras clave. Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales para este atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botón de opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campo para crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionar un botón de opción. 180 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

181 Registros Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio Destinatarios Escriba el nombre principal de las personas responsables de la autoría del documento. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Otros destinatarios Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales para este atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botón de opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campo para crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionar un botón de opción. Escriba los nombres de las demás personas responsables que puedan responder a preguntas si es necesario. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Ubicaciones Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales para este atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botón de opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campo para crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionar un botón de opción. Escriba el nombre de la ubicación para indicar dónde se guarda el registro. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Derivado de Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales para este atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botón de opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campo para crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionar un botón de opción. Los campos de clasificación de un registro clasificado pueden derivarse (es decir, rellenarse automáticamente) desde una guía de clasificación o un registro original clasificado. También pueden rellenarse manualmente si se selecciona el botón de opción correspondiente a ninguno. En cualquiera de los casos, tanto si marca el botón de opción de una Guía de clasificación o de un Registro original clasificado, debe seleccionar un elemento del cuadro de lista correspondiente. Los siguientes campos de clasificación copiarán sus valores al formulario: Clasificación inicial Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

182 Registros Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo (*) indica que el atributo es obligatorio Descripción Desclasificar por Desclasificar por fecha Clasificado por Marcador suplementario Nombre de proyecto Categoría de exención Motivo de la clasificación Otros orígenes Nombre de proyecto Marcador suplementario Bajar de categoría según programación Todos estos campos rellenan el formulario en ambos casos, si se usa una guía de clasificación o un registro original clasificado. El cuadro de texto de este atributo permite describir otros orígenes que puede usar o consultar para obtener valores si no los deriva desde una guía de clasificación o un registro original clasificado. Puede insertar y eliminar tantos cuadros de texto como resulte necesario para definir más de un origen. Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas de atributo que proporciona la cantidad de seguridad necesaria para que los miembros del grupo vinculados a una marca de atributo determinada puedan acceder al registro. Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas de atributo si necesita añadir seguridad a la existente. Si selecciona la casilla de verificación de este atributo, se agregan las siguientes opciones en la parte inferior del formulario: Bajar de categoría por *Bajado de categoría en la fecha *Bajado de categoría por el evento Nivel de descenso de categoría de destino *Instrucciones para bajar de categoría Bajado de categoría el Bajado de categoría por 182 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

183 Registros Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo (*) indica que el atributo es obligatorio Descripción Nota: Los campos marcados con un asterisco son condicionales y pueden ser opcionales u obligatorios en función del desencadenador seleccionado para Bajar de categoría por. Bajar de categoría por Bajar de categoría por fecha Bajar de categoría por evento Nivel de descenso de categoría de destino Instrucciones para bajar de categoría Bajado de categoría el Bajado de categoría por El descenso de categoría no se puede aplicar a los registros sin clasificar (que ya tienen la clasificación de seguridad más baja, Sin clasificar, igual a "0"). Utilice esta opción para identificar el desencadenador que se utilizará para iniciar el descenso de categoría. Aunque hay 3 desencadenadores (Fecha, Evento y Fecha y evento) en la lista, en la lista se deja en blanco un cuarto elemento para realizar un descenso de categoría manual. Nota: A pesar de que ciertas opciones son condicionales y dependen del desencadenador seleccionado, sólo es necesario rellenar las opciones que sean obligatorias. Especifique la fecha en que desee que se produzca el descenso de categoría si el desencadenador incluye una fecha. Este campo es condicional y sólo se vuelve obligatorio si selecciona Fecha o Fecha y evento con el desencadenador. Especifique el evento que producirá el descenso de categoría si el desencadenador incluye un evento. Este campo es condicional y sólo se vuelve obligatorio si selecciona Evento o Fecha y evento con el desencadenador. Sólo puede descender de categoría a cualquier nivel inferior al nivel de seguridad actual, pero no directamente a Sin clasificar, ya que ello supondría desclasificar, que se hace de manera distinta en el formulario. Especifique las instrucciones para bajar de categoría. Este campo es condicional y se vuelve obligatorio independientemente del desencadenador seleccionado, a menos que no se especifique ninguno. Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente cuando se procesa el descenso de categoría. Seleccione a cualquier usuario de la lista. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

184 Registros Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio Subir de categoría Si selecciona la casilla de verificación de este atributo, se agregan las siguientes opciones en la parte inferior del formulario: Subido de categoría el Subido de categoría por Subido de categoría el Subido de categoría por Motivos de la subida Revisión Motivos de la subida El valor de este campo se rellena automáticamente al procesar la subida de categoría. Agregue el nombre del usuario. Elija el botón de opción situado junto al método que prefiera para especificar el valor y completar la entrada. Si selecciona la casilla de verificación de este atributo, se agregan las siguientes opciones en la parte inferior del formulario: Revisado el Revisado por Revisado el Revisado por *Clasificación inicial *Clasificación actual Agencia clasificadora Nota: La opción Revisado por sólo es obligatoria cuando se especifica una fecha en la opción Revisado el. Especifique la fecha y la hora en la que se llevó a cabo la revisión, si se ha hecho una revisión. Introduzca el nombre de los revisores. Este campo sólo es obligatorio si se especifica una fecha de revisión. El valor de este campo se rellena automáticamente si los valores derivan de un origen tal como guías de clasificación o registros originales clasificados. Independientemente de origen del que deriven los valores, puede redefinir el valor según sea necesario. El valor de este campo se rellena automáticamente si los valores derivan de un origen tal como guías de clasificación o registros originales clasificados. Independientemente de origen del que deriven los valores, puede redefinir el valor según sea necesario. Escriba el nombre de la agencia clasificatoria al crear un registro clasificado. Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. 184 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

185 Registros Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo Descripción (*) indica que el atributo es obligatorio Clasificado por Este campo pasa a ser obligatorio al crear un registro clasificado cuando el valor de Clasificación actual es superior a Sin clasificar. Si se crean registros sin clasificar, el valor es opcional. Seleccione el botón de opción situado junto al método por el que desee especificar un usuario válido para este valor. Puede optar entre elegir de entre una lista y escribir el valor. Razones para clasificación Desclasificar por Confirme con el administrador de registros cómo está definido este campo en la organización. Seleccione, de entre una lista de valores válidos, la razón para crear un registro clasificado, si no se ha especificado una guía de clasificación para Derivado de o si se ha seleccionado una, pero no tiene ningún valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Si es necesario, puede cambiar el valor predeterminado definido por la guía de clasificación. Seleccione, de entre la lista de desencadenadores, el desencadenador necesario para iniciar la desclasificación de registros clasificados. Si bien se incluye un espacio en blanco entre las opciones del cuadro de lista, las otras cuatro opciones de los desencadenadores son: Categoría de exención y fecha Fecha manual Evento Fecha y evento Fecha calculada automáticamente La opción Fecha calculada automáticamente toma la fecha de publicación introducida en el formulario y le suma el umbral de desclasificación para generar la fecha de desclasificación. Los registros clasificados se deben desclasificar en algún momento. Entre los desencadenadores se incluye un valor vacío como el valor que se debe seleccionar para los registros no clasificados cuando el valor de Clasificación actual sea Sin clasificar. El valor de este campo puede rellenarse automáticamente de acuerdo con una guía de clasificación, si se selecciona una en la opción Derivado de. Puede cambiar el valor según sea necesario. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

186 Registros Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec) Atributo (*) indica que el atributo es obligatorio Descripción *Desclasificar por fecha Desclasificar por evento Categoría de exención El campo no se puede rellenar automáticamente si no se ha asignado un valor a la opción Desclasificar por en la guía de clasificación seleccionada. Este campo es obligatorio si el desencadenante de desclasificación seleccionado para Desclasificar por está definido como Fecha o Fecha y evento. Este campo es obligatorio si el desencadenante de desclasificación seleccionado para Desclasificar por está definido como Evento o Fecha y evento. Seleccione, de entre una lista de valores válidos, la categoría de exención si no se ha especificado una guía de clasificación para Derivado de o si se ha seleccionado una, pero no tiene ningún valor especificado para rellenar automáticamente este campo. La categoría de exención es obligatoria si selecciona una fecha de desclasificación que supere el umbral de desclasificación (en otras palabras, normalmente los registros se desclasificarían en una fecha determinada, pero se está pidiendo una ampliación). Si es necesario, puede cambiar el valor predeterminado definido por la guía de clasificación. Desclasificado el Desclasificado por Crear relación de registros Cualquier valor distinto de las guías de clasificación seleccionadas para Derivado de hace que este campo sea de sólo lectura. Valor de sólo lectura que indica la fecha y la hora en que se desclasificó el registro (de forma manual o automáticamente mediante el trabajo de desclasificación). Valor de sólo lectura que identifica a la persona que realizó la desclasificación o la cuenta asociada al trabajo. Muestra una página que permite elegir el tipo de relación de registros. En esta página también hay un ubicador que permite conectar el registro que se esté declarando con otro registro, como hijo o como padre, mediante el tipo de relación seleccionado. Ver asociaciones de registros de documentos Utilice esta función para determinar si un documento ha sido declarado alguna vez registro formal. Cada registro formal declarado con respecto a un documento determinado se denomina asociación 186 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

187 Registros de registros formales. Si es necesario, un documento puede declararse como registro formal más de una vez. Para ver asociaciones de registros formales: 1. Desplácese hasta un documento del plan de archivo en Archivadores. 2. Haga clic con el botón secundario en el documento que se muestra en el panel de contenido y haga clic en Mostrar > Asociaciones de registros formales. La pantalla se actualiza para mostrar todos los registros formales que contengan el objeto en cuestión. Enlazar un registro Sólo puede enlazar los registros en una carpeta abierta o una carpeta reabierta. Para enlazar un registro de una carpeta, primero debe abrirla, si estaba cerrada. Puede enlazar un registro almacenado en una carpeta gestionada por política con otra carpeta gestionada por política si resulta necesario regular el registro mediante más de una carpeta gestionada por política. Los registros de instancias enlazadas heredan las políticas de todas las carpetas. Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por política con otra carpeta gestionada por política, en el mismo plan de archivo o en otro distinto, sólo si la carpeta gestionada por política seleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionada por política que se haya cerrado (Registros > Cerrar carpeta). Para obtener más información acerca de los niveles de enlace y las políticas de contención, consulte "Acerca de las políticas de contención". Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo 1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. 3. Desplácese hasta la carpeta o plan de archivo con los que desee enlazar el registro. 4. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Crear y ver relaciones de registros El objeto seleccionado en el panel de contenido podría no ser apto para una relación de registros, en función de las definiciones de relación de registros disponibles en el nodo Definiciones de relaciones de registros. El nombre de relación (tipo de relación) utilizado para definir las reglas según los objetos padre e hijo puede impedir que un usuario cree la relación. Los objetos seleccionados para la relación deben coincidir con las reglas. Si la regla especifica que tanto el padre como el hijo deben ser registros formales, cualquier otra opción seleccionada impedirá que se cree la relación. En el cuadro de lista sólo están disponibles (filtrados) aquellas definiciones de relación de registros del nodo Definiciones de relación de registros, cuando crea una relación de registros, si el padre y el hijo seleccionados coinciden con las reglas. Al intercambiar el padre y el hijo en una relación de registros, se podría cambiar el filtrado, cuando tienen reglas distintas. El número de definiciones de relaciones de registros incluidas en el cuadro de lista, por ejemplo, podría ser mayor o menor. El usuario, Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

188 Registros además, debe ser miembro del Nombre del grupo de creación seleccionado para la Definición de relación de registros que se esté usando. En el cuadro de lista sólo aparecen aquellas definiciones de relaciones de registros a las que se ha agregado el usuario. Para crear relaciones de registros: Nota: Es necesaria una definición de relación de registros para crear una relación de registros. Los administradores pueden comprobar y, si es necesario, crear la definición de relaciones que desee en el nodo Definiciones de relaciones de registros. Entre las definiciones de relaciones de registros disponibles de fábrica se incluyen las siguientes: Relación de referencia cruzada Relación de anexo de correo electrónico interno Relación de sustitución Relación de apoyo Relación de suspensión Las relaciones de suspensión y de sustitución se pueden crear sólo cuando los objetos relacionados están bajo retención individual. Para crear una relación de suspensión o de sustitución entre registros en un plan de archivos, éste debe estar bajo retención individual. El uso de las definiciones de relaciones de registros no está limitado únicamente a los registros formales; pueden utilizarse con registros formales e incluso con documentos antiguos sencillos que no se conserven. La siguiente tabla muestra los tipos de padres e hijos que pueden participar en una relación de registros. Tabla 23. Tipos de objetos válidos para las relaciones de registros Relación de registros Padre Hijo Relación de referencia cruzada dm_sysobject dm_sysobject Relación de anexo de correo electrónico interno dmc_rm_formal_record dmc_rm_formal_record Relación de sustitución dm_document dm_document Relación de apoyo dm_sysobject dm_sysobject Relación de suspensión dm_document dm_document 1. Desplácese hasta un registro formal, por ejemplo, dentro de Archivadores, y haga clic en él en el panel de contenido. 2. Seleccione Registros > Crear relación de registros. 188 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

189 Registros Figura 16. Pantalla predeterminada al crear una relación de registros 3. Seleccione hijo o padre para crear el extremo adecuado de la relación que le interese. 4. Seleccione en el cuadro de lista la Definición de relación de registros que represente el tipo de relación que desee crear. El cuadro de lista estará vacío si no hay definiciones de relaciones de registro o si ninguna de las definiciones existentes tiene reglas que coincidan. Si aún no está disponible, tendría que crear el registro deseado y después volver a este procedimiento. Si no tiene el rol de administrador, póngase en contacto con el administrador de registros. 5. Haga clic en Seleccionar para buscar el registro formal con el que establecer la relación. 6. Haga clic en Aceptar para completar la operación. Para ver relaciones de registros: Hay dos formas de ver relaciones de registros: Mostrar > Relaciones de registros, que pueden utilizar tanto usuarios como administradores, y Mostrar > Usos de definición de relación de registros, que sólo pueden usar los administradores. 1. Desplácese hasta uno de los registros formales implicados en una relación de registros. Nota: Los administradores también pueden desplazarse hasta la definición de relaciones de registros que les interese, hacer clic en ella con el botón secundario y seleccionar Mostrar > Usos de definición de relación de registros. 2. Haga clic con el botón secundario en el registro formal que se muestra en el panel de contenido y seleccione Mostrar > Relaciones de registros. El tipo de relación se indica bajo el Nombre de definición junto con los registros seleccionados para el Padre y el Hijo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

190 Registros Figura 17. Pantalla Relaciones de registros Quitar una relación de registros Los usuarios y administradores deben ser capaces de distinguir el padre y el hijo para eliminar una relación de registros. También son necesarios los permisos para Examinar y deben estar en el Nombre de grupo de eliminación, como se indica en una definición de relación de registros. Para quitar una relación de registros: 1. Desplácese a un registro formal y selecciónelo en el panel de contenido. 2. Haga clic en Mostrar > Relaciones de registros. 3. Haga clic con el botón secundario en el objeto enumerado y seleccione Registros > Eliminar relación de registros. Si el registro tiene múltiples relaciones, es decir, si hay más de un objeto en la lista, haga clic con el botón secundario en el objeto deseado y después seleccione Registros > Eliminar relación de registros. Realizar una solicitud de biblioteca Realizar solicitud de biblioteca es la opción del botón secundario del ratón, o la opción de menú, que se utiliza para reservar uno o más objetos físicos para sí mismo o en nombre de otra persona. Los miembros de los siguientes roles pueden realizar solicitudes de biblioteca: Physical Records Manager Administrador de bibliotecas Usuario de bibliotecas Todos los objetos físicos seleccionados para una solicitud de biblioteca deben tener al menos permisos para LEER. El valor para el Nombre debe ser único y se utiliza para identificar la solicitud de biblioteca. La información de Contacto obligatoria se utiliza para realizar un seguimiento de la persona que solicita el elemento. 190 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

191 Registros El valor para la Fecha solicitada se define automáticamente de manera predeterminada en 30 días a partir de la fecha en que se realizó la solicitud de biblioteca. La configuración predeterminada para la Fecha solicitada se puede cambiar según sea necesario. La Preferencia de notificación que seleccione indica el medio por el que se comunicará con Physical Records Manager, que puede cumplir con su solicitud. La opción de envío se puede seleccionar de modo que los objetos físicos se envíen al contacto directamente. Enviar al contacto directamente está deshabilitada si el contacto especificado no está asociado a una dirección. La Dirección de envío es obligatoria. El valor de Dirección de envío se rellena automáticamente si la opción de envío está establecida en Enviar al contacto directamente y se ha asociado una dirección al contacto especificado. Aunque la Dirección de envío se rellene automáticamente, si el contacto especificado está asociado a una dirección, se podrá editar para especificar una dirección nueva o distinta seleccionando Enviar a la dirección en vez de Enviar a contacto directamente. Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción de envío, también se puede marcar la casilla de verificación Enviar todo de una vez si es necesario enviar juntos todos los elementos seleccionados. Las opciones de la siguiente captura de pantalla muestran la configuración predeterminada. La captura de pantalla siguiente muestra la configuración predeterminada cuando el contacto del usuario conectado no esté asociado a una dirección. La opción Enviar al contacto directamente está deshabilitada. La Dirección de envío sólo se muestra si se cambia la configuración predeterminada para la opción Opciones de envío o bien a Enviar al contacto directamente o Enviar a la dirección. La Dirección de envío se rellena automáticamente si se selecciona Enviar al contacto directamente. La Dirección de envío se deberá especificar manualmente si la opción Enviar a la dirección está marcada. Puede ver la Dirección de envío en la captura de pantalla que sigue a ésta. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

192 Registros Figura 18. Pantalla que se muestra cuando el contacto ESTÁ asociado a una dirección En la siguiente captura de pantalla se cambia la solicitud de forma que se realiza por otra persona, ya que la casilla de verificación Para mí no está marcada, dejando que sea usted quien especifique un contacto, ya sea de una lista existente o mediante la adición de un nuevo contacto. El botón Nuevo contacto sólo se muestra si el usuario es un gestor de retención. Sólo los gestores de retención pueden crear contactos sobre la marcha. Si hace clic en el botón, se puede crear un nuevo contacto. Nota: El contacto no se eliminará si se cancela la solicitud de biblioteca. Si elige Editar, un localizador le permite seleccionar el contacto para el que realiza la solicitud. 192 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

193 Registros Figura 19. Pantalla que aparece al realizar la solicitud para otra persona si el usuario es un gestor de retención La interfaz asume que la reserva se realiza para usted cuando sólo tiene un contacto asociado. Para determinar si la reserva es para usted, compruebe que se muestre la casilla de verificación Para mí. El valor de Contacto se rellena automáticamente y se muestra junto a una casilla de verificación Para mí, marcada de forma predeterminada, para el usuario que tiene iniciada la sesión sólo si éste ya está asociado a exactamente un contacto. De lo contrario, no se mostrará el nombre o valor de la casilla de verificación Contacto y Para mí, ya que el sistema no sabrá qué contacto mostrar si usted no está asociado a ningún contacto o lo esté a más de uno. Quite la marca de la casilla de verificación Para mí si realiza la solicitud de biblioteca para otra persona. A continuación, haga clic en Editar para especificar el contacto de una lista existente o agregar el nuevo nombre de contacto mediante el botón Nuevo contacto (que sólo está disponible si tiene el rol de gestor de retención de RPS). El botón Nuevo contacto, cuando aparece, facilita la especificación de un nuevo contacto, ya que evita la necesidad de realizar los pasos adicionales que supone dejar este procedimiento para crear un nuevo contacto. Asimismo, la información del contacto se rellenará automáticamente cuando vuelva de realizar el contacto. Nota: El número de teléfono proporcionado para Contacto, si la opción A través del teléfono está activada en Preferencia de notificación, se toma, de forma predeterminada, de la parte superior de la lista si el contacto tiene más de un número. La cadena de cincos del ejemplo que se muestra a continuación, sería el número de teléfono utilizado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

194 Registros Figura 20. Números de teléfono que aparecen para el contacto Si es necesario, el número de Teléfono que aparece para Contacto se puede cambiar de lugar al seleccionar Editar. Los listados de Correo electrónico se editan de forma similar. Cada número nuevo agregado se agrega, sin embargo, al final de la lista, tal y como se muestra a continuación, de forma que si desea que el número se utilice como número predeterminado, asegúrese de moverlo a la parte superior de la lista antes de hacer clic en Aceptar. Por ejemplo, si desea que sea el número predeterminado del contacto, muévalo a la parte superior de la lista antes de hacer clic en Aceptar. 194 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

195 Registros Figura 21. Edición de la pantalla de números de teléfono Si realiza una solicitud en nombre de otro usuario, necesita seleccionar el contacto de una lista. El solicitante se define como la persona que obtendrá el elemento y está asociado a un contacto de RPS. Igualmente, el contacto debe tener una dirección de correo electrónico o estar asociado a un usuario de Documentum. El mismo objeto físico se puede solicitar en varias solicitudes de biblioteca; el objeto físico solicitado también puede ser solicitado por otros. Las solicitudes de biblioteca se cumplen a discreción del administrador, no en función de la primera que llegue al sistema. Para realizar una solicitud de biblioteca (reserva): 1. Desplácese a un objeto físico que le gustaría reservar: normalmente, una caja, una carpeta física o un documento físico. Una vez creada la solicitud de biblioteca, el contenido de un contenedor, como una caja o una carpeta física, se identifica en el manifiesto de una solicitud de biblioteca. La creación de una solicitud de biblioteca para una caja, por ejemplo, incluye todas las carpetas físicas y todos los documentos físicos en el manifiesto si dichos objetos físicos están en el cuadro seleccionado. El manifiesto sólo identifica el contenedor si no incluye ningún otro objeto físico. 2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione Realizar solicitud de biblioteca. Puede seleccionar varios objetos físicos. Por ejemplo, dos cuadros se podrían incluir en una sola solicitud de biblioteca, seleccionando los dos cuadros y haciendo clic en uno de ellos para seleccionar Realizar solicitud de biblioteca. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

196 Registros Figura 22. Opciones de botón derecho de un cuadro Se muestra la pantalla Realizar solicitud de biblioteca. 3. Introduzca los valores en la pantalla Realizar solicitud de biblioteca correspondientes a los tres atributos obligatorios y, si es necesario, para los atributos opcionales, según la tabla siguiente: Tabla 24. Atributos de la pantalla Realizar solicitud de biblioteca Atributo *Nombre *Contacto Descripción Escriba un nombre único de modo que se pueda identificar cuando aparezca con otras solicitudes de biblioteca. Utilice este atributo para realizar una solicitud de biblioteca para sí mismo o para otra persona. Quite la marca de la opción Para mí al realizar la solicitud para otra persona. Haga clic en Editar si necesita agregar o cambiar un contacto. Haga clic en el botón Nuevo contacto, mostrado sólo para gestores de retención, si no puede encontrar el contacto necesario en la lista existente mediante Editar. 196 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

197 Registros Atributo *Fecha solicitada Preferencia de notificación Opciones de envío *Dirección de envío Nota Descripción El valor predeterminado de este atributo obligatorio está establecido en 30 días desde la fecha actual. La recepción o el envío de elementos solicitados se esperan a los 30 días a partir del día en que se realizó la solicitud. Puede cambiar la configuración predeterminada según sea necesario. Puede cambiar la configuración predeterminada desde dmc_prm_docbase_config según sea necesario. Seleccione los medios preferidos de comunicación. Si selecciona la opción de bandeja de entrada de DCTM, asegúrese de que el contacto esté asociado a un usuario de DCTM. Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción de envío, también puede seleccionar la casilla de verificación para enviar todos los elementos solicitados a la vez y limitar la solicitud a un solo préstamo. La opción predeterminada es Recepción. La Dirección de envío se rellena automáticamente si la opción de envío marcada es Enviar al contacto directamente. Necesitará especificar la Dirección de envío si la opción de envío es Enviar a la dirección. El localizador o selector de dirección aparece al hacer clic en Editar. Si necesita instrucciones adicionales indíquelas. Se muestra la pantalla Seleccionar un elemento al hacer clic en la opción Editar correspondiente a Dirección de envío. Aunque se muestren otros objetos, los únicos válidos son los objetos de dirección. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

198 Registros Figura 23. Selección de la dirección de envío 4. Haga clic en Terminar en la pantalla Realizar solicitud de biblioteca para aceptar los valores introducidos. La nueva solicitud de biblioteca se muestra ahora en el panel de contenido bajo Solicitudes de biblioteca. El valor de Estado actual es Enviado y permanecerá así hasta que la solicitud de biblioteca se convierta en préstamo. Ver/editar una solicitud de biblioteca Debe tener uno de los roles siguientes para ver o redactar una solicitud de biblioteca: Administrador físico Administrador de inventario Administrador de bibliotecas Usuario de bibliotecas Puede ver y editar los valores asociados a una solicitud de biblioteca desde sus Propiedades. Para ver o editar una solicitud de biblioteca: 1. Desplácese hasta Physical Records Manager > Solicitudes de biblioteca. 2. Haga clic con el botón derecho en la solicitud de biblioteca que aparece en el panel de contenido y seleccione Propiedades. 198 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

199 Registros La pantalla Propiedades aparece de forma predeterminada con la ficha Información. La pantalla Propiedades para las solicitudes de biblioteca incluye fichas para: Información Elementos solicitados Elementos pendientes Préstamos asociados Historial 3. Haga clic en la ficha que desea ver o editar. 4. Haga clic en Aceptar para aceptar todos los cambios, si los hay. Haga clic en Cancelar cuando sea necesario, para omitir algún cambio involuntario. Haga clic en Aceptar o Cancelar si no se realizaron cambios. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

200 Registros 200 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

201 Documentos virtuales Capítulo 12 Información general sobre los documentos virtuales Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. El documento virtual también se denomina documento padre y los archivos contenidos en él, descendientes o hijos. Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documento virtual con los archivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparte anidado en el documento padre. Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentos virtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento. Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documento padre o retirar el documento padre y sus descendientes. Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura del documento o su contenido. Cuando ve su estructura, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento virtual. Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo. Por ejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculo de Excel y una imagen TIFF sus descendientes. Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Los documentos virtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que no contengan descendientes. Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono: Crear un documento virtual Para crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documento virtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregar descendientes. Para crear un documento virtual: 1. Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual. 3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentos virtuales, página 203. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

202 Documentos virtuales Ver la estructura de un documento virtual Al visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitar o cambiar la ubicación de los descendientes en el documento virtual. Asimismo, es posible realizar operaciones estándar de archivo en los descendientes mediante los procedimientos que se emplearían con cualquier archivo del repositorio. Para ver la estructura de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual. 2. Seleccione el documento virtual. 3. Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual. 4. Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estos procedimientos: Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+) situado junto al documento virtual. Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signo más (+) para ver sus descendientes. Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elija Visualización > Expandir selección. 5. Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y la estructura del documento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos. Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización > Mostrar documento virtual. Ver el contenido de documentos virtuales Al ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicación de edición. Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado en XML, puede ver tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM) muestra automáticamente la estructura del documento virtual. Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura). Webtop realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómo estén definidas las opciones de apertura en las preferencias de documentos virtuales, tal como se explica en Definir las preferencias de documentos virtuales, página Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

203 Documentos virtuales 3. Siga uno de estos procedimientos: Si Webtop muestra el contenido del documento, omita el resto de este procedimiento. Si Webtop le solicita que seleccione entre el contenido y la estructura, elija Abrir el contenido del documento y haga clic en Aceptar. Si Webtop muestra la estructura del documento a través de VDM (en lugar de mostrar su contenido a través de una aplicación de edición), seleccione el nombre del documento dentro del encabezado de VDM y, a continuación, seleccione Archivo > Abrir (sólo lectura). Agregar descendientes a documentos virtuales Para agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documento padre. Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez. Para agregar un descendiente a un documento virtual: 1. Siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar el descendiente ahora, desplácese hasta él y agréguelo al Portapapeles. Para seleccionar al descendiente posteriormente o para crear un nuevo archivo como el descendiente, omita este paso. Seleccionará al grupo posteriormente en este procedimiento. 2. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa más instrucciones sobre cómo examinar la estructura, consulte Ver la estructura de un documento virtual, página Siga uno de estos procedimientos: Para utilizar un descendiente del Portapapeles, seleccione Herramientas > Documento Virtual > Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccione el descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccione Herramientas > Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccione al descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccione Herramientas > Documento Virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevo documento. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. 4. Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree el nuevo archivo utilizando el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. En caso contrario, omita este paso. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

204 Documentos virtuales d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre. Para agregar descendientes mediante la operación de arrastrar y colocar: 1. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración. 2. En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese a los archivos que desea agregar como descendientes. Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. 3. Arrastre y coloque los archivos de Paso 2 en la ubicación adecuada en el documento padre; para ello, coloque el puntero del ratón en la parte superior, inferior o central de un descendiente existente, como se describe en Tabla 25, página 204. Aparecerá un menú de acceso directo. 4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí. El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicación específica dentro de los descendientes, el archivo se agregará como último descendiente del documento. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Tabla 25. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar y colocar en un documento virtual Puntero del ratón Coloque el ratón en una posición alta sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. Resultado El archivo agregado se convierte en el descendiente que va antes del archivo de destino en el orden de descendientes. 204 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

205 Documentos virtuales Puntero del ratón Coloque el ratón en una posición media sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. Resultado El archivo agregado se convierte en un descendiente del archivo de destino. Si el archivo de destino es un documento simple, Webtop lo convierte en un documento virtual. Coloque el ratón en una posición baja sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. El archivo agregado se convierte en el descendiente que va después del archivo de destino en el orden de descendientes. Reordenar los descendientes de documentos virtuales Para reordenar los descendientes de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página Seleccione el documento padre. 3. Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos. 4. Seleccione el descendiente. 5. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista. 6. Repita el Paso 4 y el Paso 5 por cada descendiente que desee reordenar. 7. Haga clic en Aceptar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 8. Seleccione el documento padre. 9. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. 10. Haga clic en Aceptar. 11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Para mover descendientes a otras ubicaciones de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese hasta el descendiente. Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

206 Documentos virtuales 3. Arrastre y coloque los descendientes en la ubicación adecuada del documento padre; para ello, coloque el puntero en la parte superior, central o inferior de otro descendiente, como se describe en Tabla 25, página 204. Aparecerá un menú de acceso directo. 4. En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Quitar descendientes de documentos virtuales Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retirará automáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implica eliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructura del documento virtual. Para quitar un descendiente de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página Seleccione los descendientes que va a quitar. 3. Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 4. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre Puede especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice cuando se abre o se exporta un documento virtual. Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versión ACTUAL de un descendiente. Pero puede establecer una regla de enlace que especifique que se usa otra versión. 206 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

207 Documentos virtuales Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. En las preferencias, puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostrará u omitirá los enlaces rotos. Consulte Definir las preferencias de documentos virtuales, página 209. Para especificar que siempre se utilice una determinada versión de un descendiente: 1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y selecciónelo. Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual, tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 3. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales Para definir una etiqueta de versión para un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión. 3. Introduzca una etiqueta de versión. 4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual, marque la casilla de verificación Aplicar a los descendientes. 5. Haga clic en Aceptar. Crear un archivo de documentos virtuales El archivado de un documento virtual se denomina instantánea. Para ver una lista de las instantáneas creadas para un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Instantáneas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

208 Documentos virtuales Para crear una instantánea: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea. 3. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba un nombre para la instantánea. b. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea. c. Seleccione el tipo de instantánea. d. Para inmovilizar la instantánea, asegúrese de que está activada la opción Inmovilizar instantánea. Debería estar activada de forma predeterminada. Al inmovilizar la instantánea, se garantiza que la versión inmovilizada del documento y la versión inmovilizada de cada descendiente no puede cambiarse sin crear una nueva versión. 4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esas funciones. 6. Haga clic en Terminar. Para inmovilizar o liberar una instantánea: 1. Desplácese hasta la instantánea y selecciónela. 2. Seleccione una de estas opciones: Elija Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea. Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versión inmovilizada del documento o la versión inmovilizada de cada descendiente. Cualquier cambio realizado por un usuario en el documento o en un descendiente sólo se puede guardar como una nueva versión del documento o descendiente. Elija Herramientas > Documento virtual > No inmovilizar instantánea. Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento y los descendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendiente forma parte de varias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas las instantáneas para poder editar el descendiente. Convertir documentos virtuales en documentos simples Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtual no tiene descendientes. Para convertir un documento virtual en un documento simple: 1. Desplácese hasta el documento virtual. 208 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

209 Documentos virtuales 2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. Consulte Quitar descendientes de documentos virtuales, página Seleccione el documento virtual. 4. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple. Definir las preferencias de documentos virtuales Para definir las preferencias de documentos virtuales: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Documentos virtuales y rellene los campos de Tabla 26, página 209. Tabla 26. Preferencias de documento virtual Propiedad Opciones de apertura Descripción Permite seleccionar lo que sucederá cuando abra un documento virtual al hacer clic en su nombre. Esta preferencia no se aplica si el documento virtual ya se encuentra abierto en Virtual Document Manager (VDM): Ver estructura: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivel de archivos anidados. Ver contenido: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copia de sólo lectura del contenido. Preguntarme siempre: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará que elija si desea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura. Enlaces Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamente la estructura del documento virtual, con independencia de esta preferencia. Seleccione si desea que VDM muestre los enlaces rotos. Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificada por la regla de enlace de ese componente. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

210 Documentos virtuales Propiedad Copiar Descripción Permite seleccionar qué acción se debe realizar cuando se copie un documento virtual en el portapapeles. Puede seleccionar una de las opciones siguientes: Sólo raíz: Copia el contenido y las propiedades únicamente del archivo padre. Raíz y descendientes: Copia el archivo padre y todos los descendientes anidados en él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente. Raíz y enlace a descendientes existentes: Copia el archivo padre y se crean referencias a los descendientes. Retirar Preguntar siempre: solicita al usuario que seleccione lo que desea copiar. Permite seleccionar lo que ocurrirá al intentar retirar un elemento bloqueado por otro usuario: Descargar como sólo lectura: Descarga una copia del elemento como sólo lectura. Preguntar siempre: Solicita al usuario que seleccione si desea descargar como sólo lectura. 3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. 210 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

211 Anotaciones en PDF Capítulo 13 Información general acerca de las anotaciones PDF Si su organización ha instalado los Servicios de anotación en PDF de EMC Documentum, podrá almacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Se pueden ver e introducir directamente comentarios en los PDF desde Webtop. Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear una versión de un documento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nueva versión. Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otro usuario agrega comentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, a continuación, registra y cambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1 ACTUAL, no verá los comentarios de la versión 1.0. Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar Webtop de modo que abra los Servicios de anotación en PDF al ver un PDF. Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran al ver un PDF: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. 3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document). 4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf). 5. En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario. 6. Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos (como Microsoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en el Paso 4. En su lugar, seleccione el formato adecuado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

212 Anotaciones en PDF Agregar comentarios a documentos PDF Para agregar comentarios a un documento PDF: 1. Desplácese a un documento PDF. 2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura). Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada. 3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisa más información, consulte la documentación de Acrobat. 4. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send and Receive Comments (Enviar y recibir comentarios) de Adobe. Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato.xfdf de Acrobat. Ver los comentarios de documentos PDF Para ver los comentarios de un documento PDF: 1. Desplácese a un documento PDF. 2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura). Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada. 212 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

213 Relaciones Capítulo 14 Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones Webtop puede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas para tener acceso a determinados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Por ejemplo, si varios revisores han anotado un documento y cada anotación tiene una relación con el documento original, un usuario puede acceder a las anotaciones mediante la visualización de las relaciones del documento. Para ver las relaciones de un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Relaciones. Para crear una relación entre dos elementos: 1. Desplácese hasta el elemento que desea que sea el padre y selecciónelo. 2. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Agregar relación. 3. En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Haga clic en Siguiente. 5. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación. 6. Haga clic en Terminar. Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrar y colocar: 1. Desplácese a uno de los elementos. 2. Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del explorador adicional seleccionando Herramientas > Nueva ventana y, a continuación, desplácese hasta el otro elemento. 3. Arrastre el elemento hijo y colóquelo en el elemento padre. 4. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación. 5. Haga clic en Terminar. Para quitar una relación entre dos elementos: 1. Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

214 Relaciones 2. Seleccione Mostrar > Relaciones. 3. Seleccione la relación que va a quitar. 4. Haga clic en Archivo > Quitar relación. 5. Haga clic en Aceptar. 214 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

215 Copias y transformaciones Capítulo 15 Información general sobre copias y transformaciones Una copia es una reproducción alternativa de un archivo o un archivo alternativo que está asociado a un archivo original. Por ejemplo, puede tratarse de una copia de una imagen con un formato diferente o con una resolución distinta. Puede mostrar todas las copias de un archivo si selecciona las opciones de menú Mostrar > Copias. Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro de Webtop mediante transformaciones. Las transformaciones le permiten transformar automáticamente la apariencia y el formato de un archivo existente para crear una nueva copia asociada al archivo original. Al transformar un archivo, elegirá una tarea de transformación preestablecida e introducirá todos los parámetros de transformación aplicables. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concreto dependen del formato del archivo y de los productos de EMC Documentum instalados y configurados para el repositorio. Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementos transformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación. Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no formarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versión del archivo, las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, Webtop puede generar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones de un archivo si así lo selecciona al crear la copia. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 217 si precisa más información sobre la actualización automática de copias al crear versiones. Nota: algunas funciones de copia y transformación sólo están disponibles en los repositorios que se configuran con los productos de Servicios de transformación de contenido de EMC Documentum. Sin la presencia de estos productos, es posible que algunas funciones de copia y de transformación descritas en esta guía no estén disponibles. Nota: Webtop no permite varias copias del mismo formato. Por tanto, en todas las nuevas copias creadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo, un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

216 Copias y transformaciones Consulta de una lista de las diferentes copias de un archivo Para ver una lista de las diferentes copias de un archivo: 1. Desplácese hasta un archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Copias. Webtop muestra todas las copias del archivo. Importar copias Para importar un archivo fuera del repositorio para utilizarlo como una nueva copia de un archivo del repositorio existente: 1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Importar copia. 3. En el campo Archivo para importar, indique el archivo que desea importar. Puede escribir la ruta de acceso del archivo o buscar el archivo directamente. 4. En el campo Formato, seleccione el formato del archivo de copia si el formato correcto no se muestra automáticamente. 5. Haga clic en Aceptar. El archivo se importa como una copia de la copia principal. Transformar documentos al formato PDF o HTML Webtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum para proporcionar unas funciones de transformación de documentos a los formatos PDF o HTML. Cuando se selecciona un documento para la transformación al formato HTML o PDF, se envía una solicitud a la cola donde espera que los productos Content Transformation Services la procese. Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuando se completa el procesamiento, se almacena un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, en la lista de copias del archivo original. Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum que tenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML con opciones. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 217 y Creación de un archivo relacionado mediante transformación, página 218 si precisa más información. Para transformar un documento al formato PDF o HTML: 1. Desplácese hasta el documento que desea transformar al formato PDF o HTML y selecciónelo. Nota: puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias se describe en Consulta de una lista de las diferentes copias de un archivo, página 216). 216 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

217 Copias y transformaciones 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Copia PDF o Herramientas > Transformar > Copia HTML. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento y aparece en la lista de copias del archivo padre cuando se completa. Crear copias mediante transformaciones Webtop utiliza los productos EMC Documentum Content Transformation Services para transformar un archivo mediante un conjunto de propiedades con el fin de crear una nueva copia. Las transformaciones para crear nuevas copias se producen en un elemento cada vez, y las solicitudes se procesan de manera asincrónica, lo que significa que es posible que las copias no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación en su bandeja de entrada. Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. La disponibilidad de las transformaciones depende de los productos Content Transformation Services instalados y de la configuración específica de su sistema. Para crear una copia nueva mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva y selecciónelo. Nota: puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias se describe en Consulta de una lista de las diferentes copias de un archivo, página 216). 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos. 3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento: a. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. b. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, especifique toda la información necesaria para establecer los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. c. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic en Siguiente. d. En la pantalla Definición de la copia, rellene los campos necesarios. En este momento, puede elegir guardar la transformación para que se realice cada vez que se cree una versión del archivo. e. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente. También puede hacer clic en Finalizar si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos los archivos seleccionados para la transformación o si solo ha seleccionado un archivo para la transformación. La solicitud de transformación se envía inmediatamente al servidor adecuado para su procesamiento. Cuando se complete la transformación, se enviará una notificación a su bandeja de entrada. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

218 Copias y transformaciones Creación de un archivo relacionado mediante transformación Webtop utiliza los productos EMC Documentum Content Transformation Services para transformar un archivo mediante un conjunto de propiedades con el fin de crear un nuevo archivo relacionado. Las transformaciones para crear nuevos archivos relacionados se producen en un elemento cada vez, y las solicitudes se procesan de manera asincrónica, lo que significa que es posible que los nuevos archivos no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación en su bandeja de entrada. Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. La disponibilidad de las transformaciones depende de los productos Content Transformation Services instalados y de la configuración específica de su sistema. Para crear un nuevo archivo relacionado mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo archivo relacionado y selecciónelo. Nota: puede transformar un archivo padre o una copia. (La búsqueda de copias se describe en Consulta de una lista de las diferentes copias de un archivo, página 216). 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos. Aparecerá el asistente de transformación. 3. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 4. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, especifique toda la información necesaria para establecer los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 5. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente. 6. En la pantalla Nueva definición de objeto puede introducir o aplicar las propiedades de los nuevos archivos. Entre estas propiedades se incluye el nombre, el título, el conjunto de permisos, el ciclo de vida y la ubicación. La única propiedad obligatoria es el nombre. En esta pantalla también puede elegir si desea realizar esta transformación cada vez que se cree una versión de estos nuevos archivos. Siga este procedimiento: a. Introduzca un nombre para el nuevo archivo. El nombre de archivo se introduce de forma predeterminada. b. Si lo desea, introduzca un título para el archivo. c. Si lo desea, seleccione un tipo de objeto alternativo para el archivo. d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para el archivo. e. Para aplicar un ciclo de vida a los archivos, haga clic en Editar. f. Seleccione la ubicación para el nuevo archivo. Tiene dos opciones: Igual que el archivo padre 218 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

219 Copias y transformaciones Coloque el nuevo archivo en la misma ubicación de archivador o de carpeta que el original. Nueva ubicación Tendrá que seleccionar una nueva ubicación en una ventana de edición. g. Para realizar esta transformación cada vez que se cree una versión del archivo original, haga clic en Guardar transformación. 7. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente. También puede hacer clic en Finalizar si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos los archivos seleccionados para la transformación o si solo ha seleccionado un archivo para la transformación. La solicitud de transformación se envía inmediatamente al servidor adecuado para su procesamiento. Cuando se complete la transformación, se enviará una notificación a su bandeja de entrada. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

220 Copias y transformaciones 220 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

221 Programación Capítulo 16 Información general sobre programaciones Una programación determina las opciones o acciones disponibles en una situación determinada. Al crear una programación, se proporciona una manera de reducir las opciones de pantalla a aquéllas que son relevantes para la tarea del usuario en una determinada situación. Una programación se asigna a un elemento determinado o conjunto de elementos. Por ejemplo, una programación se podría asignar a un grupo de usuarios determinado. O se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios cuando se combina con una ubicación de carpeta concreta. El elemento o conjunto de elementos se denomina alcance de la programación. El ámbito asignado a cada programación debe ser único. Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las opciones o acciones disponibles dentro de un área funcional concreta. Por ejemplo, una regla puede determinar los ciclos de vida disponibles, las acciones disponibles o el texto que se rellena automáticamente disponible. Para ver una lista de las áreas funcionales para las que puede crear reglas, consulte Reglas de programación, página 223: Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivos que se crean en la carpeta, sino también a los archivos que se importan en la carpeta. Por ejemplo, después de importar un archivo a una carpeta a la que sólo se puede aplicar Ciclo de vida A, el usuario no podrá aplicar Ciclo de vida B a ese archivo. Además, las reglas de programación descienden a las subcarpetas. El orden predeterminado de prioridad para aplicar las programaciones es el siguiente: una programación para una ubicación tiene mayor prioridad y, después, una programación para un usuario, para un rol y para un tipo de objeto. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas. Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración/Programación. Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionar seguridad. Crear una programación Para crear una nueva programación: 1. Desplácese hasta Administración/Programación. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Programación. Se muestra la página de configuración de programaciones. 3. Escriba un nombre y una descripción para la programación. 4. Seleccione el usuario, rol o grupo al que aplicar la programación; para ello, haga clic en Seleccionar, junto al campo Aplicar a un usuario, grupo o rol, seleccione el usuario, rol o grupo Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

222 Programación pertinente y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la sección Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección. 5. Seleccione la ubicación del repositorio a la que aplicar la programación; para ello, haga clic en Seleccionar, junto al campo Aplicar a ubicación existente, seleccione la ubicación del repositorio pertinente y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la sección Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección. 6. Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, haga clic en Seleccionar, junto al campo Aplicar al tipo específico, seleccione el elemento pertinente y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la sección Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección. 7. Seleccione si la nueva programación se aplicará a todos los repositorios o sólo al repositorio actual; para ello, haga clic en Seleccionar, junto al campo Aplicar a un repositorio concreto, seleccione el repositorio pertinente y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la sección Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección. 8. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ficha Reglas. 9. Si lo desea, puede utilizar una programación existente como plantilla para la nueva. Para utilizar una programación existente como plantilla para la nueva, haga clic en Seleccionar situado junto a la opción Iniciar con otra programación, seleccione la programación existente y haga clic en Aceptar. 10. Para definir reglas de programación, consulte Editar reglas de programación, página 222. Editar una programación existente Para editar una programación: 1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación. 2. Seleccione Archivo > Editar. 3. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 222. Editar reglas de programación En este procedimiento se presupone que ha abierto una programación creando una nueva programación o editando una existente. Para editar las reglas de la programación: 1. En la ficha Reglas, en la primera lista, seleccione el tipo de regla. Para obtener descripciones de las reglas consulte Reglas de programación, página Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

223 Programación 2. En la lista Disponible, siga uno de estos procedimientos: Para la regla Acciones: Seleccione la acción que se excluirá y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Excluido. Para mostrar acciones adicionales, utilice los campos sobre la lista. Para la regla Atributos: Seleccione un tipo de objeto, elija una propiedad, escriba los valores que estarán disponibles como atributos automáticos para dicha propiedad y, a continuación, haga clic en Aplicar. Para la regla Exploración: Seleccione los nodos del repositorio que estarán disponibles cuando un usuario inicie la sesión y, en el campo La sección empezará en, seleccione el nodo que será el primero que se abrirá cuando el usuario inicie sesión en un repositorio. Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que se concederá acceso y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Seleccionado. Para mostrar valores adicionales, utilice los campos sobre la lista. Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen en la parte inferior de la página. 3. Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva a Paso Haga clic en Terminar. Reglas de programación Consulte Tabla 27, página 223 para obtener una explicación de las funciones que puede asignar a una programación. Tabla 27. Reglas de programación Regla de programación Permisos Formatos Tipos Descripción Los conjuntos de permisos que se pueden asignar a un elemento. Los formatos de archivo que se pueden asignar a archivos nuevos, importados o registrados. Puede que también haya disponibles formatos adicionales basados en la extensión del archivo. Los tipos de objetos de repositorio que se pueden asignar a archivos nuevos o importados. Cada elemento de un repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define las características del elemento. Por ejemplo, hay un tipo de objeto para documentos, otro para carpetas y un tercero para mensajes de correo electrónico. La organización puede crear, además, tipos de objeto personalizados. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

224 Programación Regla de programación Grupos Flujos de trabajo Ciclos de vida Plantillas Acciones Atributo Descripción Los filtros disponibles para restringir la lista de usuarios o grupos de una lista de selección para un conjunto de permisos o flujo rápido. Las plantillas disponibles para iniciar un nuevo flujo de trabajo. Los ciclos de vida disponibles para asignar al archivo. Tenga en cuenta que cuando un usuario asigna un ciclo vital a un archivo, la lista de ciclos vitales disponibles quizás se limite más por el tipo de objeto de archivo. Las plantillas disponibles para crear nuevos archivos. Tenga en cuenta que cuando un usuario selecciona una plantilla para crear un nuevo archivo, la lista de plantillas podría reducirse en función del tipo y formato del archivo que el usuario vaya a crear. Los elementos de menú, botones de herramientas, enlaces de acciones y botones de acciones disponibles. Los valores predeterminados de una propiedad cuando se crea o enlaza un archivo. Esta configuración sigue estas reglas: Si una propiedad tiene un único valor que ya está definido, el valor existente no se sustituye. Si la propiedad tiene varios valores, se agrega el valor especificado. Si el diccionario de datos no permite el valor, éste no se define. Si el conjunto de valores de atributo automático ya no está sincronizado con el diccionario de datos, el conjunto de valores del diccionario de datos se presenta al usuario. Si esta configuración se aplica a una carpeta, se aplica a todos los archivos importados a ésta. Cuando se modifica una programación, los cambios sólo se aplican a los elementos recién creados. Si esta configuración se aplica a un usuario, rol o grupo, se aplica a todos los archivos 224 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

225 Programación Regla de programación Descripción creados por ese usuario o usuarios de ese rol o grupo. No pueden tener valores de programación: el atributo object_name, el atributo a_content_type y los atributos de sólo lectura. Si un atributo es de sólo lectura debido al ciclo de vida y el estado actuales de un elemento, no se establecerá el valor de atributo automático. Los atributos de programación se limitan estos tipos: cadena, entero y doble. Para la importación, si todos los valores de atributo obligatorios los define la programación de atributo automático, la importación se realiza en segundo plano después de que el usuario seleccione los archivos para su importación. Exploración Los nodos del repositorio disponibles. Esto sólo se aplica cuando la programación está asignada a un usuario, grupo o rol. Al seleccionar esta regla, se eligen los nodos de repositorio disponibles y también se designa el nodo que será el primero en abrirse cuando un usuario inicie sesión. Quitar una programación de un elemento Para quitar una programación de un elemento: 1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación. 2. Seleccione Archivo > Editar. 3. Haga clic en Seleccionar junto al tipo de elemento al que se aplica la programación. 4. En el cuadro de diálogo de selección, borre el elemento seleccionándolo y haciendo clic en la flecha de eliminación. Eliminar una programación Al eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

226 Programación Para eliminar una programación: 1. Desplácese hasta Administración/Programación. 2. Seleccione la programación. 3. Seleccione Archivo > Eliminar. 4. Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda. 5. En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar. La programación de Webtop Express La programación Webtop Express controla el acceso al repositorio de los usuarios que tiene el rol express_user. La programación Webtop Express está destinada a los usuarios que sólo necesitan un acceso limitado a los repositorios. Tabla 28, página 226 describe el acceso que concede la programación Webtop Express. Los administradores que pertenecen al rol dmc_wdk_presets_coordinator pueden editar la programación Webtop Express. Para modificar la programación Webtop Express, utilice el procedimiento habitual para editar una programación. Tabla 28. Funciones del usuario limitado Programación Formatos Tipos Plantillas Acciones Valores Ninguno Texto PDF todos los formatos de MS Office dm_document dm_folder Muestra las plantillas correspondientes a los formatos Documento: transferencia de contenido, suscripciones, correo electrónico, flujo rápido, Propiedades, acciones del portapapeles, crear, eliminar Excluidas: Relaciones, exportar a CSV, favoritos, notificaciones, ciclo de vida y acciones de documento virtual, herramientas (mayoría); nueva plantilla de flujo de trabajo, sala, formulario, archivador Ubicaciones Archivador inicial Archivadores Suscripciones Archivos recientes Bandeja 226 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

227 Programación Programación Valores de entrada (sin incluir Búsquedas, Categorías, Administración) Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

228 Programación 228 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

229 Conjuntos de permisos Capítulo 17 Información general sobre los conjuntos de permisos Cada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determina quién puede acceder a éste. El conjunto de permisos enumera los usuarios y grupos que tienen acceso y especifica el nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjunto podría dar permiso a un usuario sólo para ver un elemento, mientras que a otro le daría permisos adicionales para editarlo y eliminarlo. El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupo permisos básicos y permisos extendidos. Para las descripciones consulte Permisos básicos, página 229 y Permisos extendidos, página 230. Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que se asignará al elemento. Si no elige un conjunto de permisos, Webtop asigna automáticamente el conjunto de permisos especificado como predeterminado en las propiedades de usuario. Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración/Seguridad. Permisos básicos Al agregar un usuario o grupo a un conjunto de permisos, se asigna al usuario o grupo uno de los niveles de permiso descritos en Tabla 29, página 229. Tabla 29. Permisos básicos Nivel de permiso Ninguno Examinar Leer Relacionar Permisos No se permite acceder al elemento. El usuario puede ver las propiedades pero no el contenido del elemento. El usuario puede ver el contenido y las propiedades del elemento. El usuario puede agregar anotaciones al elemento. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

230 Conjuntos de permisos Nivel de permiso Versión Escribir Eliminar Permisos El usuario puede modificar el contenido del elemento, además de registrar una nueva versión de éste (con un nuevo número de versión). Sin embargo, no puede sobrescribir versiones existentes del elemento ni modificar sus propiedades. El usuario puede editar las propiedades del elemento y registrarlo manteniendo la misma versión. El usuario puede eliminar artículos. Permisos extendidos Es posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de un conjunto de permisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describen en Tabla 30, página 230. Tabla 30. Permisos extendidos Permiso extendido Ejecutar procedimiento Cambiar ubicación Cambiar estado Cambiar permiso Cambiar propiedad Eliminar extendido Descripción El usuario puede cambiar al propietario de un elemento y puede ejecutar procedimientos externos sobre determinados tipos de elemento. El usuario puede mover el elemento. El usuario puede cambiar el estado del ciclo de vida del elemento. El usuario puede modificar los permisos del elemento. El usuario puede cambiar el propietario del elemento. El usuario puede eliminar el elemento. 230 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

231 Conjuntos de permisos Crear o editar un conjunto de permisos Para crear o editar un conjunto de permisos: 1. Desplácese hasta Administración/Seguridad. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo > Nuevo > Nuevo conjunto de permisos. Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y selecciónelo. A continuación, seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos. 4. Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar propietario, seleccione el nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones: Normal El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea. Todos los usuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo, pueden crear un conjunto de permisos normal. Público El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio. Todos los usuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto de permisos público. Sólo el propietario del conjunto de permisos, un superusuario, un administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden modificar o eliminar conjuntos de permisos públicos. Si el propietario del repositorio es el propietario de un determinado conjunto de permisos, se denomina conjunto de permisos del sistema. 6. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos. De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el dm_owner usuario, y el grupo dm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es el propietario del conjunto de permisos. El grupo dm_world es el grupo que contiene todos los usuarios del repositorio. 7. Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 231. Editar permisos Para editar los permisos: 1. Si ya está abierta la ficha Permisos, vaya a Paso 2. Si no ha accedido a la ficha Permisos, seleccione un archivo o conjunto de permisos y después elija Mostrar > Propiedades > Permisos. Sugerencia: puede editar de una vez los permisos para varios elementos si selecciona varios elementos y elige Mostrar > Propiedades > Permisos. En tal caso, la ficha Permisos sólo muestra los valores que son comunes a todos los elementos seleccionados. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

232 Conjuntos de permisos 2. Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija el conjunto de permisos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisos adicionales o Permisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre): a. Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c. b. Para editar permisos de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso de cada usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 229. d. En la lista Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que otorgará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 230. e. Siga uno de estos procedimientos: Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar: Ha seleccionado sólo un usuario o grupo. Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todos los demás. Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c. f. Para realizar más cambios en los niveles de permiso, repita del Paso a al Paso e. g. Para quitar usuarios o grupos del conjunto de permisos, selecciónelos y haga clic en Quitar. 4. Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde está habilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones o Restricciones comunes (dependiendo de cuál se muestre): a. Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c. b. Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. Si se muestran conflictos de validación, siga uno de estos procedimientos: Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar. Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos usuarios o grupos. c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 229. d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

233 Conjuntos de permisos e. Siga uno de estos procedimientos: Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar: Ha seleccionado sólo un usuario o grupo. Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar las mismas restricciones a todos los demás. Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintas restricciones a cada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c. f. Para realizar más cambios a las restricciones, repita estos subpasos. g. Para quitar restricciones a usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar. 5. Para editar los grupos o los conjuntos de grupos necesarios en los repositorios donde está habilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Permisos avanzados: a. En el área Grupos requeridos o Conjunto de grupos requeridos, siga uno de estos procedimientos: Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Para editar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. Para quitar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar. Diríjase al Paso e. b. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 229. c. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 230. d. Siga uno de estos procedimientos: Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar: Ha seleccionado sólo un usuario o grupo. Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todos los demás. Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso b. e. Para realizar más cambios en grupos o conjuntos de grupos requeridos, repita estos subpasos. 6. Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos: Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

234 Conjuntos de permisos 234 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

235 Capítulo 18 Usuarios, grupos y roles Usuarios En esta sección se describe: Localizar a un usuario, página 235 Crear o editar un usuario, página 236 Propiedades de usuario, página 236 Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada, página 238 Activar o desactivar usuarios, página 240 Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 240 Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 241 Reasignar elementos de un usuario a otro, página 241 Eliminar un usuario, página 241 Ver registros de administración de usuarios, página 242 Localizar a un usuario Para localizar a un usuario: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/usuarios. 2. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Mostrar todos los usuarios. En uno o varios campos de búsqueda, especifique la información sobre el usuario y, a continuación, hace clic en Buscar. Aparecerá una lista de usuarios. Sugerencia: para volver a mostrar los campos de búsqueda, haga clic en Más opciones. 3. Localice al usuario en la lista utilizando la exploración de estándar. Si precisa instrucciones, consulte Explorar repositorios, página 18. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

236 Usuarios, grupos y roles Crear o editar un usuario Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor. Si crea usuarios que los va a gestionar un servidor LDAP, las propiedades user_login_name y user_name del objeto dm_user deberán tener valores únicos, no nulos, y la propiedad user_address del objeto dm_user deberá tener un valor no nulo. Para crear o editar usuarios: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/usuarios. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario, consulte Localizar a un usuario, página Especifique valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página Haga clic en Aceptar. Propiedades de usuario Consulte Tabla 31, página 236 para obtener una descripción de las propiedades de usuario que requieran una explicación adicional además de los nombres de campo. Tabla 31. Propiedades de usuario Campo Estado Nombre Nombre de inicio de sesión del usuario Origen de usuario Descripción Determina si el usuario puede conectarse al repositorio. Los usuarios activos pueden conectarse al repositorio. Un usuario inactivo no puede. Determina el nombre del usuario cuando aparece en el archivador inicial del usuario y en los elementos que el usuario crea o modifica. Determina el nombre con el que el usuario inicia sesión en el repositorio. El origen de autenticación. Seleccione Ninguno si el usuario se autentica en un dominio de Windows o tiene una cuenta en el host de Content Server y es autenticado por el sistema operativo. 236 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

237 Usuarios, grupos y roles Campo Dirección de correo electrónico Nombre de SO de usuario Dominio de Windows Repositorio inicial Restringir acceso de carpeta a Carpeta predeterminada Grupo predeterminado Conjunto de permisos predeterminado Nombre de base de datos Privilegios Descripción Dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados. El nombre de inicio de sesión para autenticar al usuario en un sistema operativo o en un servidor LDAP. Establece el dominio de Windows del usuario, que se utilizará si el repositorio está en un host de Windows o en un host de Unix con un mapa de dominio para la autenticación de dominios de Windows. El repositorio donde el usuario recibe notificaciones y tareas. Restringe el acceso del repositorio del usuario a las ubicaciones del repositorio determinadas. Ubicación predeterminada para almacenar los elementos que crea el usuario. Grupo asignado a los elementos que crea el usuario. Conjunto de permisos asignado a los elementos que crea el usuario. Nombre del usuario en un RDBMS. Se utiliza si el usuario es propietario del repositorio o registra las tablas RDBMS. Este campo autoriza al usuario a realizar ciertas actividades. Cuando se configura, si otorga privilegios de superusuario a un usuario después de instalar o actualizar un repositorio, o bien tras ejecutar manualmente la secuencia de comandos toolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente al grupo denominado admingroup. Conjunto de alias Flujo de trabajo desactivado Si revoca los privilegios de superusuario de un usuario, quítelo del grupo admingroup. Conjunto de alias predeterminado del usuario. Indica que el usuario no está disponible para recibir las tareas de flujo de trabajo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

238 Usuarios, grupos y roles Campo Propagar cambio a los miembros Desactivar comprobación de fallo de autenticación Descripción Si va a crear un usuario global, esta opción propaga sus cambios a los miembros de la federación de repositorios. Un usuario global es un usuario que se encuentra en todos los miembros de una federación de repositorios y cuyos valores de propiedades son los mismos en todos los repositorios. Los usuarios globales se gestionan a través del repositorio controlador. Los usuarios globales también pueden tener propiedades locales, que pueden modificarse en un repositorio local. Si precisa más información, consulte la Guía del usuario de Documentum Administrator. Permite al usuario más intentos de inicio de sesión que el límite establecido en el objeto Configuración del repositorio. Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada Para importar un usuario de información incluida en un archivo de entrada: 1. Determine qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor antes de crear los usuarios. 2. Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para nuevos usuarios, página En Webtop, siga este procedimiento: a. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/usuarios. b. Haga clic en Archivo > Importar usuario. c. En el campo Ruta de archivo de entrada, haga clic en Examinar y seleccione la ubicación del archivo de entrada para crear los nuevos usuarios. d. Según corresponda, introduzca valores adicionales que se apliquen a todos los usuarios que va a importar. Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valores especificados en esta página. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 236. e. Haga clic en Terminar. Archivo de entrada para nuevos usuarios Puede importar usuarios desde información incluida en un archivo de entrada. 238 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

239 Usuarios, grupos y roles Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor. Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios, los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo. Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name (el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos de permisos deben existir antes de que importe los usuarios. Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en el repositorio, la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseña manualmente. Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user. A continuación del encabezado, introduzca una lista de combinaciones attribute_name:attribute_value. Los atributos user_name y user_os_name son necesarios. Además, se asignan los valores predeterminados de Tabla 32, página 239 cuando se importa el archivo: Tabla 32. Valores predeterminados para nuevos usuarios Argumento user_login_name privileges carpeta group client_capability 1 Predeterminado nombre de usuario 0 (ninguno) /nombre de usuario docu Cada combinación de nombre_atributo:valor_atributo debe estar en una nueva línea. Por ejemplo: object_type:dm_user user_name:pat Smith user_group:accounting acl_domain:smith acl_name:global User Default ACL object_type:dm_user user_name:john Brown Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo como un archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteres extendidos no se importarán. Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son: user_name user_os_name user_os_domain user_login_name user_login_domain user_password user_address user_db_name user_group_name user_privileges (set to integer value) default_folder user_db_name description acl_domain Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

240 Usuarios, grupos y roles acl_name user_source (set to integer value) home_docbase user_state (set to integer value) client_capability (set to integer value) globally_managed (set to T or F) alias_set_id (set to an object ID) workflow_disabled (set to T or F) user_xprivileges (set to integer value) failed_auth_attempt (set to integer value) Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo (attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo. Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea (object_type:dm_user). Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true [verdadero]) o F (de false [falso]). No se aprueba el uso de true, false, 1 ó 0. Todos los conjuntos de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name deben existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las LCA deben representar conjuntos de permisos del sistema. No pueden representar conjuntos de permisos privados. Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera. Activar o desactivar usuarios Para convertir un usuario en activo o inactivo: 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Para activar un usuario, haga clic en Activo. 4. Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo. 5. Haga clic en Aceptar. Cambiar el repositorio inicial de un usuario El repositorio inicial es donde el usuario recibe tareas y notificaciones de la Bandeja de entrada. Para cambiar el repositorio inicial de un usuario: 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial. 3. Seleccione el nuevo repositorio inicial. 240 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

241 Usuarios, grupos y roles 4. Seleccione cuándo se debe ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un usuario Para ver los grupos a los que pertenece un usuario: 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Reasignar elementos de un usuario a otro Este procedimiento resulta útil si elimina un usuario del repositorio y desea reasignar los archivos y objetos del usuario a otro usuario. Para reasignar los elementos de un usuario a otro usuario: 1. Busque y seleccione el usuario. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario, consulte Localizar a un usuario, página Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario. 3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignar elementos. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Complete los campos restantes: Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente. Objetos retirados Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Eliminar un usuario EMC Documentum recomienda encarecidamente convertir a los usuarios en inactivos en lugar de eliminarlos del repositorio. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

242 Usuarios, grupos y roles Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina las referencias a ese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos de permisos. Esto significa que si elimina un usuario, debe realizar alguno de estos procedimientos: Reasigne los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos de un usuario a otro, página 241. Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, el nuevo usuario hereda la pertenencia a grupo y los permisos de objeto que pertenecen al usuario eliminado. No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación o eliminarse a sí mismo. Ver registros de administración de usuarios Para ver los registros del usuario: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/usuarios. 2. Seleccione una de estas opciones: Mostrar > Registros de reasignación Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial Grupos Un grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede ser propietario de objetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, el propietario del grupo es el usuario que lo creó. Para buscar grupos, desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/grupos. Para abrir un grupo, haga doble clic en él. Esta sección incluye: Crear o editar un grupo, página 242 Propiedades de grupo, página 243 Agregar o quitar miembros de un grupo, página 245 Reasignar elementos de un grupo a otro, página 245 Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 246 Ordenar grupos y miembros de grupos, página 246 Eliminar un grupo, página 246 Crear o editar un grupo Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla 33, página Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

243 Usuarios, grupos y roles Tabla 33. Privilegios de grupos Privilegio Crear grupo Administrador del sistema Superusuario Descripción Puede crear un grupo en el que usted sea el propietario. Puede modificar los grupos a los que pertenece. Puede modificar cualquier grupo. Puede crear un grupo y asignar un usuario diferente como propietario. Para crear o editar un grupo: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/grupos. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo > Nuevo > Grupo. Para editar un grupo existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos, página Escriba la información adecuada para definir el grupo. Para obtener una explicación de las propiedades de los grupos, consulte Propiedades de grupo, página Haga clic en Aceptar. Propiedades de grupo Consulte Tabla 34, página 243 para obtener una descripción de los campos que requieran una explicación adicional además de los nombres de campo. Tabla 34. Propiedades de grupo Campo Nombre Sala nativa de grupos Clase Descripción Nombre del grupo. El nombre debe estar formado por caracteres que sean compatibles con la página de códigos del SO del servidor de Content Server. Disponible en repositorios con los servicios de colaboración habilitados. Si selecciona una sala, el grupo se considerará como privado en la sala. Este campo distingue entre los grupos y roles. Seleccione Grupo. El servidor no aplica el valor de esta propiedad ni la define con otro valor que no sea el de grupo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

244 Usuarios, grupos y roles Campo Dirección de correo electrónico Propietario Administrador Conjunto de alias Grupo global Grupo privado Grupo dinámico Descripción Dirección de correo electrónico del grupo. Ésta es normalmente la dirección de correo electrónico del propietario del grupo. Si no se introduce ningún valor en este campo, se utilizará de forma predeterminada el nombre del grupo como su dirección de correo electrónico. Propietario del grupo. El usuario que selecciona tiene el privilegio Crear grupo. Si es un superusuario, podrá seleccionar el propietario. De lo contrario, podrá definir este campo como un grupo del que es miembro. Administrador del grupo. El administrador puede modificar el grupo. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del grupo podrán modificar el grupo. Conjunto de alias para el grupo. Si está conectado al repositorio controlador de una federación, esto convierte el grupo en un grupo global. Convierte al grupo en un grupo privado. En caso contrario, el grupo es público. De forma predeterminada, los grupos creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados. Convierte al grupo en un grupo dinámico. Un grupo dinámico es un grupo formado por miembros potenciales, cualquiera de los cuales puede convertirse en miembro real en tiempo de ejecución. La opción de pertenencia predeterminada para un grupo dinámico es Tratar usuarios como no miembros. Esto significa que, en tiempo de ejecución, los miembros potenciales no se convierten automáticamente en miembros reales. Sin embargo, en tiempo de ejecución, la aplicación desde la que un usuario accede al repositorio puede solicitar que el usuario se convierta en un miembro real. Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridad basada en roles. Por ejemplo, supongamos que define un 244 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

245 Usuarios, grupos y roles Campo Descripción grupo dinámico denominado AdmIngen. El comportamiento predeterminado de pertenencia es dar por supuesto que los usuarios no son miembros del grupo. El grupo tiene privilegios para cambiar la pertenencia y los permisos. Si un usuario del grupo accede al repositorio desde una aplicación segura, dicha aplicación puede emitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo. Si el usuario accede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desde una aplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada de sesión y Content Server no trata al usuario como un miembro del grupo. El usuario no puede ejercer los permisos para cambiar la pertenencia o los permisos del grupo. Agregar o quitar miembros de un grupo Para agregar o quitar miembros: 1. Desplácese a Administración/Administración de usuarios/grupos y haga doble clic en el grupo. 2. Para agregar miembros: a. Seleccione Archivo > Agregar miembros. b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. c. Haga clic en Aceptar. 3. Para quitar un miembro: a. Seleccione el miembro. b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros. Reasignar elementos de un grupo a otro Para reasignar los elementos de un grupo a otro grupo: 1. Desplácese a Administración/Administración de usuarios/grupos y seleccione el grupo. 2. Seleccione Herramientas > Reasignar. 3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Complete los campos restantes: Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

246 Usuarios, grupos y roles Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente. Objetos retirados Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un grupo Para ver los grupos a los que pertenece un grupo: 1. Desplácese a Administración/Administración de usuarios/grupos y seleccione el grupo. 2. Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Ordenar grupos y miembros de grupos Con Webtop 6.6, el administrador puede ordenar grupos y miembros de un grupo mediante el encabezado de columna. Esta función permite administrar un gran número de grupos y miembros dentro del grupo. Para ordenar grupos mediante el encabezado de columna: 1. Desplácese hasta el nodo Administración. 2. Seleccione Administración de usuarios > Grupos. Aparecerá una lista con todos los grupos existentes. 3. Haga clic en el encabezado de columna para ordenar los grupos de forma ascendente o descendente. Para ordenar los miembros de un grupo mediante el encabezado de columna: 1. Desplácese hasta el nodo Administración. 2. Seleccione Administración de usuarios > Grupos > Usuarios. Aparecerá una lista con todos los usuarios existentes en el grupo seleccionado. 3. Haga clic en el encabezado de columna para ordenar los miembros de un grupo en orden ascendente o descendente. Eliminar un grupo EMC Documentum no recomienda eliminar grupos. En su lugar, quite todos los miembros del grupo y manténgalo en el repositorio. 246 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

247 Usuarios, grupos y roles Roles Un rol es un grupo que contiene las tareas asignadas a los usuarios y grupos en un dominio de la aplicación cliente. Para buscar roles, desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/roles. Nota: Un rol que se ha creado como un dominio aparece en la lista de grupos, no en la de roles. Para abrir el rol, haga doble clic en él. Esta sección incluye: Crear o editar un rol, página 247 Propiedades de rol, página 247 Agregar o quitar miembros de un rol, página 248 Reasignar elementos de un rol a otro, página 249 Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 249 Eliminar un rol, página 249 Crear o editar un rol Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles. Para crear o editar un rol: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/roles. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo > Nuevo > Rol. Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. Especifique valores para definir el rol. Si precisa información detallada sobre las propiedades, consulte Propiedades de rol, página Haga clic en Aceptar. Propiedades de rol Consulte Tabla 35, página 248 para obtener una descripción de los campos que requieran una explicación adicional además de los nombres de campo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

248 Usuarios, grupos y roles Tabla 35. Propiedades de rol Campo Clase Dirección de correo electrónico Propietario Administrador Grupo privado Crear rol como dominio Grupo dinámico Descripción Seleccione Rol. Esto permite a sus aplicaciones distinguir entre los grupos y los roles. El servidor no aplica el valor de esta propiedad ni la define con otro valor que no sea el de grupo. Dirección de correo electrónico del propietario del rol. Si no se introduce ningún valor, se utilizará de forma predeterminada el nombre del rol como su dirección de correo electrónico. El propietario puede modificar el rol. Usuario o grupo, además de un superusuario o el propietario del rol, que puede modificar el rol. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del rol podrán modificar el rol. Crea el rol como un rol privado. En caso contrario, el rol es un rol público. De forma predeterminada, los roles creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados. Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles. Crea el rol como un grupo dinámico. Para obtener más información sobre los grupos dinámicos, consulte Propiedades de grupo, página 243. Agregar o quitar miembros de un rol Para agregar o quitar miembros: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/roles y haga doble clic en el rol. 2. Para agregar miembros: a. Seleccione Archivo > Agregar miembros. b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21. c. Haga clic en Aceptar. 3. Para quitar un miembro: a. Seleccione el miembro. b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros. 248 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

249 Usuarios, grupos y roles Reasignar elementos de un rol a otro Para reasignar los elementos de un rol a otro rol: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/roles y seleccione el rol. 2. Haga clic en Herramientas > Reasignar. 3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página Complete los campos restantes: Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente. Objetos retirados Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un rol Para ver los grupos a los que pertenece un rol: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/roles y seleccione el rol. 2. Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Eliminar un rol EMC Documentum recomienda no eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembros del rol y manténgalo en el repositorio. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

250 Usuarios, grupos y roles 250 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

251 Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Puede utilizar accesos directos del teclado para seleccionar los menús y botones utilizando el teclado en lugar de utilizar el ratón. La Tabla 36, página 251 describe los accesos directos del teclado predeterminados. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas. Tabla 36. Accesos directos del teclado Acción Acceso directo de Microsoft Windows Crear un nuevo documento Mayús+N Mayús+N Retirar O O Editar E E Registrar I I Mostrar V V Abrir en modo de sólo lectura Introducir Introducir Ver propiedades P P Importar Mayús+I Mayús+I Exportar Mayús+E Mayús+E Guardar como Como Como Buscar Mayús+S Mayús+S Suscribir U U Agregar al Portapapeles Mayús+C Mayús+A Copiar aquí Mayús+V Mayús+C Mover aquí Mayús+M Mayús+M Enlazar aquí Mayús+L Mayús+L Eliminar Eliminar Eliminar Iniciar un flujo rápido Q Q Acceso directo de Mac OS Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

252 Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Acción Aplicar un ciclo de vida a un documento Enviar un documento a su próximo estado del ciclo de vida Devolver un documento al estado anterior del ciclo de vida Acceso directo de Microsoft Windows L R D Declarar un registro Mayús+R Mayús+R Crear una discusión Mayús+U Mayús+U Convertir un documento sencillo en un documento virtual Mayús+T Correo electrónico M M Seleccionar todos los elementos en la página Seleccionar el siguiente elemento Ctrl+A Flecha derecha Acceso directo de Mac OS L R D Mayús+V Comando+A Flecha derecha Seleccionar el elemento anterior Flecha izquierda Flecha izquierda Seleccionar el elemento de arriba Seleccionar el elemento de abajo Flecha arriba Flecha abajo Ir al campo o al botón siguiente Ficha Ficha Flecha arriba Flecha abajo Ir al campo o al botón anterior Mayús+Tab Mayús+Tab Ayuda Mayús+H Mayús+H Cerrar sesión Mayús+O Mayús+O 252 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

253 Índice A accesos directos a elementos de otros repositorios, 45 archivos utilizados recientemente, 37 enlaces, 45 suscripciones, 50 activos usuarios, 240 Administración de colas de trabajos, 103, 108 hasta 110, 115 hasta 118 administradores de usuarios crear nuevo usuario, 151 en los servicios de colaboración, 150 ocultar usuarios, 153 Administradores de usuarios carpetas restringidas, 153 modificar usuarios, 152 agentes de conexión seleccionar, 17 agregar repositorio, opción iniciar sesión en nuevos repositorios, 17 alertas en Bandeja de entrada, 83 También consulte notificaciones anexos abrir, 59 buscar, 61 copiar, 60 editar copia, 60 ver, 58 archivador crear, 30 Archivador inicial, 18 archivadores historiales, 31 propiedades, 30 archivo guardar como, 158 archivo csv exportar a, 51 archivos, 91 anexar, 84, 91 arrastrar y colocar, 24 cancelar retirada, 36 ciclos de vida, 29, 34, 39, 121 copiar, 44 copiar localmente, 41 copias, 215 hasta 216 crear, 29 desbloquear, 36 documentos virtuales, 201 editar, 32 eliminar, 42 enlaces virtuales, 37 enlazar a otros repositorios, 45 enlazar a varias ubicaciones, 45 enviar a flujos de trabajo, 91 estados de ciclos de vida, 121, 125 exportar, 41 historiales, 31 importar, 39 programaciones, 221 promover, 122 propiedades, 30 quitar, 92 quitar ciclos de vida, 122 reemplazar, 36 registrar, 33 retirar, 32 seleccionar, 19 tareas comunes, 29 transformaciones, 215 ver, 37 ver ubicaciones, 46 versiones, 35 volver al estado anterior, 122 Archivos anular la selección, 19 archivos anexados Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

254 Índice quitar, 92 archivos anexos en tareas, 83 ver, 84 archivos bloqueados al retirar un documento virtual, 210 definir preferencias, 210 información general, 31 mantener bloqueo al registrar, 35 ordenar por, 19, 37 ver, 37 archivos de Excel exportar a, 51 arrastrar y colocar, 39, 55 habilitar, 22 para agregar descendientes, 204 para crear relaciones, 213 para exportar, 41, 59 para mover descendientes, 205 para realizar acciones, 24 para registrar desde archivo, 36 para suscribirse a los elementos, 50 asíncronos transformaciones, 215 Asignación de políticas de colas de trabajos (página), 111 atributos automáticos, 225 atributos automáticos programación, 225 atributos de habilidad, 103 Aumentar prioridad, 107 Autenticación WebSEAL, 16 autocompletar aceptar una sugerencia, 23 borrar la caché, 23 opciones, 23 B búsquedas últimos resultados, 73, 77 búsquedas avanzadas, 66 búsquedas guardadas, 76 hasta 78 búsquedas simples, 63 configuración, 74 copiar, 78 editar, 66, 78 elementos que pueden buscarse, 76 estado, 70 hasta 71 experiencia, 73 exportar resultados, 51 información general, 63 operadores, 63, 69 plantillas de búsqueda, 79 hasta 81 preferencias, 82 repositorio indexado, 75 resaltar resultados, 70 resultados, 70 hasta 71, 73, 77, 82 resultados externos, 73 supervisar, 70 hasta 71 búsquedas avanzadas ejecutar, 66 búsquedas simples ejecutar, 63 bandeja de entrada gestionar tareas, 88 Bandeja de entrada abrir elementos, 83 colas de trabajos, 89 hasta 90 columnas mostradas, 20 disponible para tareas, 87 información general, 83 mostrar al inicio, 22 no disponible para tareas, 87 obtener tarea siguiente, 89 tareas comunes, 83 ver, 83 barra de estado mensajes en, 25 Buscar objetos ocultos (opción) en búsquedas, 69 Buscar todas las versiones (opción) en búsquedas, 69 C calendarios crear, 131 crear eventos, 131 eventos repetidos, 133 exportar e importar, 135 Calendarios, 119 hasta 120 carpetas anular la selección, 19 arrastrar y colocar, 24 contextuales, 129 copiar, 44 crear, Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

255 Índice eliminar, 42 enlazar a varias ubicaciones, 45 historiales, 31 mostrar al inicio, 22 programaciones, 221 propiedades, 30 seleccionar, 19 ver ubicaciones, 46 carpetas contextuales crear, 130 información general, 129 categorías buscar, 66 categorías de cola de trabajo, 115 categorías de cola de trabajos, 108 copiar, 44 eliminar, 42 enlazar a varias ubicaciones, 45 enviar elementos a, 20 explorar, 20 categorías de cola. Consulte categorías de cola de trabajos categorías de cola de trabajos definir, 108 categorías de colas de trabajos crear, 108 eliminar, 108 ciclos de vida aplicar, 29, 121 asignar, 29, 34, 39, 55, 121 estados, 121, 125 filtrar para, 19 información general, 121 promover, 122 quitar, 122 reanudar, 123 suspender, 123 tareas comunes, 121 volver al estado anterior, 122 coincidencia de asignación de trabajo agregar filtros a una cola, 104 configurar, 102 configurar habilidades en la plantilla de proceso, 102 definir filtros, 103 perfiles de procesador, 114 colaborar información general, 125 colas. Consulte colas de trabajos colas de tareas gestionar la bandeja de entrada, 88 colas de trabajo agregar grupos, 111 agregar usuarios, 111 grupos, 111 hasta 112 información general, 99 quitar un grupo, 112 quitar un usuario, 112 roles, 99 usuarios, 111 hasta 112 colas de trabajos actualizar, 116 asignar tareas, 116 categorías, 108 configurar notificaciones, 107 crear, 101, 105, 108 definir, 109 definir prioridades, 107 eliminar, 110 grupos, 114 modificar, 116 mover categorías, 110 mover tareas a nuevas colas, 117 obtener tarea siguiente, 89 políticas, 105 políticas de colas, 105 quitar asignación de tareas, 117 quitar la suspensión de las tareas, 118 realizar tareas, 88 reanudar tareas suspendidas, 118 reasignar tareas, 116 hasta 117 seleccionar tareas, 90 supervisar, 115 suspender tareas, 118 usuarios, 114 ver, 115 color aplicar a fondo, 156 aplicar a texto, 156 color de fondo, 156 columnas en listas, 19 hasta 20 mostrar, 20 comentarios agregar en discusiones, 127 buscar, 128 editar en discusiones, 127 eliminar en discusiones, 128 responder en discusiones, 127 comprobar ortografía, 157 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

256 Índice configuración preferencias, 22 También consulte preferencias conjuntos de alias, 110 en ciclos de vida, 122 conjuntos de grupos requeridos en los conjuntos de permisos, 233 conjuntos de permisos crear, 231 localizar, 229 permisos básicos, 229 hasta 230 tareas comunes, 229 También consulte permisos consultas buscar consultas, 71 contenido en documentos virtuales, 202 en repositorio, 13 tareas comunes, 29 También consulte archivos contraseñas cambiar, 16 hasta 17 control de calidad, 107 Control de calidad porcentual, 107 convertir las DRL de escritorio en las URL de Webtop, 48 copias, 215 asociados a una versión, 215 crear, 217 importar, 216 información general, 215 primarias, 215 ver, 216 copias primarias, 215 crear programación, 221 create_group (privilegios), 100 credenciales eliminar, 22 guardar, 15, 22 ver, 22 credenciales guardadas definir, 15, 22 eliminar, 22 ver, 22 D DCS ver colaborar, 125 descendientes agregar, 203 hasta 204 buscar, 202 en documentos virtuales, 201 quitar, 206 reordenar, 205 ver, 202 detalles flujos de trabajo, 93 directorio de visualización ubicación predeterminada, 37 directorios retirar, 32 discusiones agregar comentarios, 127 buscar comentarios, 128 editar comentarios, 127 eliminar comentarios, 128 información general, 126 responder a comentarios, 127 disponible para tareas, 87 dm_message_archive asignado a mensajes de correo electrónico, 55 dm_owner en conjunto de permisos, 231 dm_qmthresholdnotification (trabajo), 107 dm_world en conjunto de permisos, 231 documentos tareas comunes, 29 También consulte archivos transformar en HTML, 216 transformar en PDF, 216 documentos hijo en documentos virtuales, 201 También consulte descendientes documentos padre de documentos virtuales, 201 También consulte documentos virtuales documentos simples convertir en, 208 documentos virtuales agregar descendientes, 203 hasta 204 contenido, 202 convertir en documentos simples, Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

257 Índice crear, 201 estructura, 202 etiquetas de versión, 207 fijar en una versión, 206 información general, 201 instantáneas, 207 hasta 208 mostrar enlaces rotos, 209 mover descendientes, 205 preferencias, 209 quitar descendientes, 206 reordenar descendientes, 205 tareas comunes, 201 ver contenido, 202 ver estructura, 202 Documentum Collaborative Services ver colaborar, 125 dominios iniciar sesión en, 15 DRL versión del documento, eliminada, 49 E Editor de texto enriquecido en los servicios de colaboración, 125 elementos relacionados crear mediante transformaciones, 218 eliminar, 42 elementos relaciones transformaciones, 215 Eliminar (permiso), 230 Empieza por (campo) en listas, 19 En prueba, 121 enlaces a otros repositorios, 45 a varias ubicaciones, 45 crear, 47, 157 eliminar, 42 en mensajes de correo electrónico, 48 hasta 49 suscripciones, 50 tareas comunes, 45 ver ubicaciones de, 46 enlaces virtuales ver, 37 ensamblados ver, 207 También consulte instantáneas Escribir (permiso), 230 estado operaciones en segundo plano, 25 Estoy disponible seleccionar, 87 estructura de documento virtual, 204 hasta 205 de documentos virtuales, 202 hasta 203, 206 documentos virtuales, 205 etiquetas de versión agregar, 207 eventos de auditoría en flujos de trabajo, 93 Examinar (permiso), 229 exploración inteligente resultados de búsqueda, 71, 82 Exportar resultados de búsqueda, CSV, 52 F favoritos agregar un documento o una carpeta del repositorio, 47 archivos utilizados recientemente, 37 repositorios, 18 suscripciones, 50 federaciones usuarios, 238 filtros en colas de trabajos, 90, 102 hasta 104 en el cuadro de diálogo de selección, 21 en listas, 19 filtros de coincidencia activar varias habilidades, 103 asignar a una cola, 104 filtros de coincidencia de asignación de trabajo agregar a una cola, 104 quitar de una cola, 104 flujos de trabajo anexar archivos, 91 completar tareas, 85 completar tareas fallidas, 95 crear plantillas de flujo de trabajo, 97 detalles, 93 detener, 94 eventos de auditoría, 93 información general, 91 informes, 96 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

258 Índice Informes de flujo de trabajo, 93 iniciar, 91 Mis flujos de trabajo, 93 participantes del correo electrónico, 95 reanudar, 94 rechazar tareas, 86 reintentar tareas fallidas, 95 supervisor, 96 tareas fallidas, 95 terminar tareas, 85 ver, 93 hasta 94 flujos rápidos enviar, 92 formatos preferencias, 38 hasta 39 formatos de archivo asociar a tipos de objetos, 38 preferencias, 38 También consulte formatos restaurar asociaciones predeterminadas, 39 formatos de archivo LDIF, 238 formularios crear, 157 dar formato al texto, 155 introducir datos, 155 tareas comunes, 155 formularios de registros formales introducir valores, 167 G general, ficha en preferencias, 22 grupo público, 244 privado, 244 grupos agregar a una cola de trabajos, 111 agregar usuarios, 245 crear, 242 dinámicos, 245, 248 editar, 242 eliminar, 246 en colas de trabajo, 111 hasta 112 en colas de trabajos, 114 información general, 242 localizar, 242 programaciones, 221 quitar usuarios, 245 reasignar elementos, 245 usuarios, 241 Grupos ver, ordenar, encabezado de columna, 246 grupos dinámicos información general, 245, 248 grupos requeridos en los conjuntos de permisos, 233 guardar como archivo, 158 H Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, 114 hacer clic con el botón derecho para realizar acciones, 25 historiales de elementos de repositorio, 31 HTML copias, 215 transformar en, 216 ver enlaces, 37 I idiomas elegir, 15, 17 filtrar para, 19 indicación de ruta información general, 18 También consulte ruta de exploración información de habilidad de la cola de trabajos, 103 información del repositorio exportar, 51 informes flujos de trabajo, 96 informes de flujo de trabajo, 100 Informes de flujo de trabajo cambiar supervisor, 96 informes históricos flujos de trabajo, 96 instantáneas crear, 208 etiquetas de versión, 207 inmovilizar, 208 liberar, 208 ver, Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

259 Índice introducir valores registros clasificados, 176 registros de correo electrónico, 172 registros estándar, 167 registros formales, 165 L las DRL de escritorio convertir en las URL de Webtop, 48 LDAP cambio de contraseñas, 16 hasta 17 crear usuarios, 236 hasta 237, 239 Leer (permiso), 229 Lightweight Directory Access Protocol contraseñas cambiantes, 16 hasta 17 También consulte LDAP lista de miembros de una sala abrir, 146 listas campo Empieza por, 19 columnas, 19 hasta 20 explorar, 18, 21 filtrar, 19, 21 hacer clic en nombres de archivo, 37 nombres de archivo, 37 ordenar, 19 ver, 18 hasta 19 listas de habilidades de la cola de trabajos. Consulte coincidencia de asignación de trabajo listas numeradas, 156 listas ordenadas, 156 M métodos abreviados teclas de acceso rápido de teclado, 251 marcadores agregar un documento o una carpeta del repositorio, 47 suscripciones, 50 menús abrir haciendo clic con el botón derecho, 25 mensajes ver, 25 mensajes de correo electrónico anexos, 58 hasta 61 ciclos de vida, 55 convertir, 59 enviar enlaces, 48 exportar, 59 hasta 60 importar, 54 información general, 53 ver, 58 metadatos exportar, 51 miniaturas vista, 19 Mis archivos columnas, 20 mostrar al inicio, 22 ver, 37 Mis colas de trabajos, 115 Mis flujos de trabajo ver, 93 modo de accesibilidad selección, 16 hasta 17 seleccionar, 23 modo sin conexión acceso, 27 Monitor de colas de trabajo, 111 hasta 112 Monitor de colas de trabajos, 113 hasta 116 seleccionar vistas, 115 Mostrar más, 31 My Documentum acceder, 27 carpeta, 27 N Ninguno (permiso), 229 niveles de acceso información general, 229 hasta 230 niveles de prioridad, 107 no disponible para tareas, 87 No estoy disponible en estos momentos seleccionar, 87 notas buscar, 128 crear, 128 editar, 129 eliminar, 129 notificaciones definir, 50 en colas de trabajo, 107 información general, 83 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

260 Índice O objetos controlados información general, 142 objetos ocultos en búsquedas, 69 mostrar, 23 Obtener tarea permitir, 118 seleccionar, 90 Obtener tarea siguiente, 89 Obtener tarea siguiente automáticamente, 89 operaciones en segundo plano ver estado, 25 operadores de comparación, 103 origen HTML, 157 P PDF, documentos agregar comentarios, 212 anotar, 211 configurar servicios de anotación, 211 ver comentarios, 212 perfil de habilidad. Consulte coincidencia de asignación de trabajo perfil de procesador, 102 perfil del procesador, 113 perfiles de documentos. Consulte políticas de anulación de colas de trabajos perfiles de procesador. Consulte perfiles de procesador de asignación de trabajo perfiles de procesador de asignación de trabajo agregar habilidades, 112 hasta 113 cambiar habilidades, 113 eliminar habilidades, 114 permisos crear conjunto de permisos, 231 definir, 231 editar, 231 gestionar, 229 información general, 229 localizar, 229 permisos básicos, 229 hasta 230 tareas comunes, 229 También consulte conjuntos de permisos ver, 231 permisos básicos información general, 229 hasta 230 pertenencia a salas agregar miembros, 148 cambiar roles locales, 149 crear grupo local, 149 editar propiedades de grupos locales, 149 gestionar, 148 invitar a miembros, 148 pertenencia a una sala acerca de, 145 agregar miembros a un grupo local, 149 quitar grupos locales de una sala, 149 plantilla de proceso, 102 plantillas ciclos de vida, 29, 34, 39, 55, 121 plantillas de búsqueda, 79 hasta 81 quitar ciclos de vida, 122 plantillas de búsqueda copiar, 81 crear, 79 editar, 80 ejecutar, 79 modificar, 80 plantillas de formulario Records Manager, 159 políticas. Consulte políticas de anulación de colas de trabajos. Consulte políticas de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 110 políticas de anulación. Consulte políticas de anulación de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 110 políticas de colas, 103, 106, 110 También consulte colas de trabajos políticas de colas de trabajo definir prioridades dinámicamente, 107 políticas de colas de trabajos anular, 110 configurar controles de calidad, 107 crear, 106 definir prioridades, 107 definir umbrales, 107 eliminar, 107 información general, 105 modificar, Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

261 Índice portapapeles agregar al, 44 quitar del, 44 ver, 44 preferencias, 22 búsquedas, 82 columnas mostradas, 20 documentos virtuales, 209 general, 22 Prioridad inicial, 107 Prioridad máxima, 107 prioridades dinámicas, 107 privilegios superusuario, 237 usuario, 237 procesadores de colas gestionar, 111 permitir extracción selectiva, 118 procesadores de colas avanzados, 90 Process_report_admin, 100 programación atributos automáticos, 225 crear, 221, 236 editar, 222 eliminar, 225 quitar, 225 tipos, 223 Webtop Express, 226 programaciones información general, 221 tareas comunes, 221 ver, 221 propiedades definir, 30 en el repositorio, 13 ver, 30 Propiedades de la cola de trabajos (página), 104, 109, 112 Q Queue_admin, 100 Queue_advance_processor, 100 Queue_manager, 100 Queue_processor, 99 R registrar generar copias, 215 generar versiones, 35 información general, 31 registrar, 33 Registrar desde archivo, 35 tareas comunes, 31 registros clasificados, 178 crear relación de registros, 159 declarar como registros formales, información general, 159 declarar registros formales, procedimiento, 159 enlazar, 187 quitar relaciones de registros, 190 relaciones de registros, 187 sin clasificar, 178 tareas comunes, 159 usuario, 242 reglas de enlace especificar, 206 mostrar enlaces rotos, 209 Relacionar (permiso), 229 relaciones crear, 213 eliminar, 213 quitar, 213 tareas comunes, 213 También consulte relaciones ver, 213 relaciones de registros crear relación de registros, 187 quitar relaciones de registros, 190 ver relación de registros, 187 repositorios agregar, 17 hasta 18 buscar, 21 cambiar, 17 cerrar sesión, 18 credenciales guardadas, 15, 22 explorar, 18 favoritos, 18 grupos, 242 información general, 15 iniciar sesión, 15, 17 iniciar sesión en modo de accesibilidad, 16 hasta 17 modo de accesibilidad, 16 hasta 17, 23 nombres, 17 quitar, 18 varios, 15, 17 hasta 18, 37 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

262 Índice resaltados en los resultados de búsqueda, 70 Restablecer, 23, 155 Restaurar valores predeterminados en la ficha Formatos, 39 restricciones en conjuntos de permisos, 232 restricciones de acceso en conjuntos de permisos, 232 resultados búsquedas, 70 hasta 71, 73, 77 orígenes externos, 73 retirada cancelar, 36 información general, 31 ver archivos retirados, 37 ver archivos retirados recientemente, 37 retirar directorio, 32 retirar archivos, 32 ubicación, 32 revisiones flujos de trabajo, 91 flujos rápidos, 92 tareas comunes, 83 RM plantillas de formulario, 159 registros, 159 rol usuario rápido, 17, 226 rol Colaborador en los servicios de colaboración, 145 rol Propietario en los servicios de colaboración, 145 roles agregar usuarios, 248 crear, 247 editar, 247 eliminar, 249 en colas de trabajo, 99 información general, 247 localizar, 247 Process_report_admin, 100 programaciones, 221 propiedades, 247 Queue_admin, 100 Queue_advance_processor, 100 Queue_manager, 100 Queue_processor, 99 quitar usuarios, 248 reasignar, 249 RTE en los servicios de colaboración, 125 También consulte Editor de texto enriquecido ruta de exploración información general, 18, 21 S sólo lectura de archivos, 37 salas copiar, 147 crear, 143 editar propiedades de, 145 eliminar, 147 grupos locales, 146 información general, 141 mover, 147 objetos controlados, 142 pertenencia, 145 roles locales, 145 Sala nativa de grupos, 243 visitar, 142 seguridades tareas comunes, 229 También consulte permisos selección, cuadro de diálogo buscar un elemento, 21 Servicios avanzados de transformación de contenido, 215 Servicios de transformación de contenido, 215 Servicios de transformación de publicación regulatoria, 215 sesiones cerrar sesión, 18 iniciar sesión, 15, 17 modo de accesibilidad, 16 hasta 17, 23 sitios historiales, 31 propiedades, 30 software, versiones ver, 27 solicitudes de biblioteca editar, 198 realizar, 190 ver solicitudes de biblioteca, Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

263 Índice subíndice, 156 superíndice, 156 superusuario privilegios, 237 supervisores cambiar, 96 suscripciones cancelar, 50 cancelar la suscripción, 50 columnas mostradas, 20 crear, 50 mostrar al inicio, 22 suscribir, 50 suscribir a otros usuarios, 50 ver, 50 T tablas, 157 tablas de datos crear, 136 crear entradas, 138 editar, 140 importar y exportar, 141 información general, 136 tareas abrir, 83 aceptar, 85 anexar archivos, 84 automáticas, 95 colas de trabajo, 115 colas de trabajos, 88 completar, 85 delegar, 86 fallidas, 95 información general, 83, 91 quitar la suspensión, 88 realizar, 84 reasignar, 86 rechazar, 86 repetir, 87 seleccionar, 89 suspender, 88 tareas automáticas completar, 95 en flujos de trabajo, 91 fallidas, 95 tareas de cola de trabajos asignar, 116 tareas de colas de trabajos quitar asignación, 117 quitar la suspensión, 118 reanudar, 118 reasignar, 116 suspender, 118 tareas de las colas de trabajos mover, 117 taxonomías explorar, 20 También consulte categorías teclado métodos abreviados, 251 teclas de acceso rápido, 251 teclas de acceso rápido información general, 251 texto crear enlaces a partir de, 157 dar formato, 155 tipos de objeto asociar con formatos de archivo, 39 tipos de objetos asociar a formatos de archivo, 38 definición, 38 en programaciones, 223 trabajo dm_qmpriorityaging, 107 Trabajo en curso, 121 trabajos en accesos directos, 46 trabajo dm_qmpriorityaging, 107 traducciones filtrar para, 19 transformaciones, 215 crear nuevas copias, 217 crear nuevos archivos, 218 en HTML, 216 en PDF, 216 información general, 215 perfiles, 215 resultados, 215, 218 U Últimos resultados (opción) en búsquedas, 73 ubicaciones iniciar sesión, 15 hasta 16 ver, 46 umbrales, 107 URL crear enlaces, 157 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión

264 Índice usuario rápido rol, 17, 226 usuarios activos, 236, 240 agregar a conjuntos de permisos, 231 agregar a un grupo, 245 agregar a un rol, 248 agregar a una cola de trabajos, 111 asignar tareas, 116 crear, 236, 238 editar, 236 eliminar, 241 en colas de trabajo, 111 hasta 112 en colas de trabajos, 114 estado, 240 global, 238 grupos, 241 importar, 238 inactivos, 236 información general, 235 localizar, 235 privilegios, 237 programaciones, 221 propiedades, 236 reasignar elementos, 241 reasignar tareas, 116 registros, 242 supervisar usuarios de colas, 115 usuarios activos, 113 usuarios de colas de trabajos. Consulte procesadores de colas usuarios globales propagar, 238 V valor para utilizar en la comparación, 103 VDM información general, 201 También consulte documentos virtuales ventana nueva abrir, 24 ventanas abrir nueva, 24 Versión (permiso), 230 versión actual convertir, 35 crear, 36 información general., 35 versión de software ver, 27 versiones copia, 215 eliminar, 42 guardar nuevo, 33 ver, 35 versión actual, 35 hasta 36 Virtual Document Manager información general, 201 También consulte documentos virtuales vista de sólo lectura de mensajes de correo electrónico, 58 W WDK ver versión, 27 Web Development Kit ver versión, 27 WebSEAL Autenticación, 16 Webtop Express programación, 226 Workflow Manager abrir, Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7