Documento en blanco, el cual permite al seleccionarlo y pulsando el botón

Transcripción

1 Acceder a un nuevo documento Manejo de documentos y de archivos Cuando se inicia Word, aparecerá en pantalla un documento nuevo (en blanco) que por defecto se llama Documento1. Para crear un documento nuevo en cualquier otro momento de una sesión de trabajo, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo. Dicha acción despliega el cuadro de diálogo Nuevo. El cuadro de diálogo Nuevo presenta dos fichas: La ficha General presenta el icono Documento en blanco, el cual permite al seleccionarlo y pulsando el botón Aceptar, crear un nuevo documento en blanco. La ficha Otros documentos contiene otros iconos que permiten crear un documento basado en plantillas con formatos preestablecidos. 2. En la ficha General es importante que en el sector Crear nuevo de este cuadro de diálogo, esté seleccionada la opción Documento, de lo contrario estaría creando una nueva Plantilla de documento. (por más información sobre plantillas, consultar la sección Plantillas de documentos ) 3. Hacer clic sobre el icono Documento en blanco si es que el mismo no se encuentra seleccionado y pulsar el botón Aceptar. Esta acción presentará una nueva ventana para el nuevo documento de Microsoft Word, de forma que inicie el ingreso de texto en el mismo. Los nombres por defecto con los que Word crea los sucesivos documentos nuevos son Documento1, Documento2, etc. El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, permite realizar la misma acción. En este caso el cuadro de diálogo Nuevo no se presenta y se asume por defecto la plantilla de documento Normal. Guía del Usuario Página 47

2 Otras opciones del cuadro de diálogo Nuevo Iconos grandes: Muestra las planillas disponibles representadas en iconos grandes, tal cual como lo muestra la imagen. Lista: Presenta las planillas en forma de listado. Detalles: Muestra las planillas disponibles acompañadas de su tamaño, tipo y fecha de la última modificación. Abrir documentos existentes Para abrir (recuperar) un documento existente (que ha sido guardado anteriormente), se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Abrir del menú Archivo. Dicha acción despliega el cuadro de diálogo Abrir. Área donde se muestra una lista de subcarpetas y archivos que contiene la carpeta actual Carpeta actual que se está visualizando en ese momento En principio Word busca archivos propios, es decir, archivos que terminan con la extensión *.doc. Sin embargo, existe también la posibilidad de importar archivos de texto escritos por otras aplicaciones, para lo cual Word debe disponer de los conversores o filtros adecuados. 2. En el cuadro Buscar en, se debe especificar la ubicación donde se encuentra el archivo a recuperar. Ubicación se entiende por la unidad de disco, y dentro de ésta, una carpeta determinada. Para esto, se debe hacer clic en el botón lista de dicha opción, de esta forma se despliega un cuadro mostrando en forma arborecente todos los recursos del sistema, dentro de los cuales se pueden observar a las unidades de disco colgando del recurso Mi PC. Como primer punto dentro de esta estructura, se deberá de indicar el disco Página 48 Guía del Usuario

3 en el cual se encuentra almacenado el documento buscado. Una vez seleccionado (haciendo clic sobre el mismo), en la sección central de este cuadro, se mostrará el contenido para dicho disco, o sea todas las carpetas y archivos que contiene el mismo. Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar un documento, se deben de recorrer todas las carpetas anteriores a ésta. A modo de un árbol genealógico, para localizar a un nieto comenzando por el abuelo, se debe antes pasar por el padre. A medida que se presentan las carpetas en la lista, se deben seleccionar (haciendo un clic sobre las mismas) y elegir el botón Abrir. También se las consigue abrir, haciendo doble clic sobre las mismas. Así con todas las otras carpetas que se deseen abrir. Obsérvese que al ir seleccionando y abriendo las distintas carpetas, las mismas son colocadas en el cuadro Buscar en, de esta manera se observará el contenido de la misma en el área central de este cuadro de diálogo. Al final conseguiremos que la carpeta del disco deseado, esté especificada en dicho cuadro. El cuadro Tipo de archivo permite establecer un filtro en la visualización de la lista de archivos, mostrando solamente los archivos del tipo indicado en dicha opción. Recordar que los archivos de Word son de tipo Documentos de Word (*.doc). Los tipos disponibles dependen de los filtros de conversión instalados para Word. 3. Para abrir el archivo de documento deseado luego que es localizado en la lista de archivos, se lo debe seleccionar haciendo un clic sobre el mismo y escoger el botón Abrir, o directamente hacer doble clic sobre el mismo. Una vez finalizada la operación, Word pone a disposición en una nueva ventana, el documento contenido en dicho archivo. El botón Abrir de la barra de herramientas Estándar realiza la misma acción. Una vez seleccionado se presenta el cuadro de diálogo Abrir. Otras opciones del cuadro de diálogo Abrir Subir de nivel: Permite desplazarse al nivel de carpetas inmediatamente superior al actual. Lista: Muestra los archivos de la carpeta actual en forma de lista. Detalles: Presenta los archivos de la carpeta actual con información adicional como tamaño y fecha de la última modificación. Propiedades: Visualiza las propiedades del archivo seleccionado. Vista Previa: Presenta una vista previa del documento sin abrirlo. Guía del Usuario Página 49

4 Comandos y configuración: Presenta los comandos que pueden emplearse para abrir el archivo como de lectura, imprimirlo, cambiar sus propiedades o establecer una conexión. Con el objetivo de no destruir accidentalmente un archivo importante escribiendo sobre él, es posible abrir un archivo en modo sólo lectura, lo cual permite ver el contenido del archivo pero no modificarlo. Para esto se debe escoger el botón Comandos y Configuración del cuadro de diálogo anterior y elegir la opción Abrir como de sólo lectura, o bien hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo que se quiere abrir de la lista visualizada y elegir la opción mencionada anteriormente del menú contextual que se despliega. Guardar documentos Mientras se está trabajando en un documento de Word así como en cualquier otra aplicación, la información está almacenada de forma temporal en la memoria electrónica de la computadora conocida como memoria RAM. Para guardar un documento de forma permanente, de modo de que pueda ser utilizado más tarde, debe guardarse dicho documento en un soporte de memoria, también llamados discos. La memoria RAM tiene la característica de ser una memoria volátil, lo que significa que si se produce un corte de energía eléctrica o cualquier otro problema del sistema, la información que ésta contiene se perderá totalmente. Por ende, se debe almacenar la información ingresada con regularidad, de manera tal que al producirse algún fallo en el sistema, la información perdida sea la menor posible, de lo contrario se correrá el riesgo de tener que escribir nuevamente todo desde que se la guardó por última vez En Word, existen formas de guardar documentos automáticamente cada cierto período de tiempo. Guardar un documento nuevo Para guardar un documento nuevo o sea que nunca fue almacenado, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción de menú Archivo. 2. Escoger la opción Guardar o Guardar como indistintamente. Dicha acción despliega el cuadro de diálogo Guardar como. Página 50 Guía del Usuario

5 3. En el cuadro Guardar en, se debe especificar la ubicación donde se desea guardar el archivo. Ubicación se entiende por la unidad de disco, y dentro de ésta, una carpeta determinada. Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar el documento se deberán seguir prácticamente los mismos pasos que los detallados en el apartado Abrir documentos existentes. 4. En el cuadro Nombre de archivo, se debe escribir el nombre para este documento. Word sugiere como nombre de archivo, los primeros caracteres localizados en el documento, pero en definitiva es el usuario quién determinará dicho nombre. Para escribir el nombre del archivo, hacer clic (observando que cuando se realice esta acción el puntero del ratón adopta la forma barra) en la parte del cuadro Nombre de archivo desde donde se quiera comenzar a editar dicho nombre. El cuadro Guardar como tipo permite establecer un tipo de formato para el archivo. Los tipos disponibles dependen de los filtros de conversión instalados para Word. Recordar que los archivos de Word son de tipo Documentos de Word (*.doc) y es la opción que se presenta por defecto. Todo documento almacenado en Word, adquiere un nombre dado por el usuario de hasta 255 caracteres incluyendo el uso del espacio en blanco, pero no de los caracteres ( \? : * < > ), seguido de una extensión *.doc que asigna el propio programa automáticamente, si el formato (tipo) seleccionado es Documento de Word (*.doc). 5. Para confirmar la acción de guardado, se debe seleccionar el botón Guardar. Una vez confirmada esta operación, se guardará el documento y volverá a la pantalla de edición del mismo. Otras opciones del cuadro de diálogo Guardar como A las opciones descriptas en el cuadro de diálogo Abrir, se le suman las siguientes: Crear nueva carpeta: Despliega el cuadro de diálogo para crear una Guía del Usuario Página 51

6 nueva carpeta dependiendo de la carpeta actual, en la que posteriormente se podrá guardar dicho archivo. Opciones: Presenta el cuadro de diálogo Guardar, donde se pueden definir entre otras opciones: el crear siempre una copia de seguridad, guardar información de autorrecuperación cada cierto período de tiempo, opciones de compartir el archivo y asignar una contraseña al documento.. Guardar las modificaciones realizadas a un documento Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido un documento desde la última vez que se guardó, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Guardar del menú Archivo. Esta acción actualizará dicho documento sin presentar el cuadro de diálogo Guardar como. El botón Guardar de la barra de herramientas Estándar realiza la misma acción. Si es un documento nuevo se desplegará el cuadro de diálogo Guardar como, pero si es un archivo que se ha almacenado anteriormente, actualizará el documento sin presentar dicha cuadro de diálogo. Para guardar un documento (que se ha almacenado con anterioridad), con otro nombre y/o en otra ubicación, se debe escoger la opción de menú Archivo y seguidamente la opción Guardar como. Esta acción es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se tendrá la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo. En resumen: Para guardar las modificaciones introducidas en un documento: en el menú Archivo, se debe elegir la opción Guardar. Para guardar el documento actual con un nuevo nombre y/o en otro lugar: en el menú Archivo, se debe elegir la opción Guardar como. En el caso de guardar un documento en una carpeta que contiene un archivo nombrado de la misma forma, Word pide confirmación para sobreescribir el contenido de dicho archivo con el contenido del documento actual. Página 52 Guía del Usuario

7 Opciones de configuración para guardar documentos Guardar automáticamente documentos Existe una opción en Word para que los documentos en los que se está trabajando se guarden automáticamente cada cierto período de tiempo. Para activar dicha opción, si es que aún no lo está, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas. 2. En el cuadro de diálogo que se despliega, escoger la ficha Guardar; misma ficha que se despliega al seleccionar el botón Opciones descripto anteriormente en la sección Guardar documentos nuevos. 3. Posteriormente se debe activar la casilla de verificación Guardar info. de autorecuperación cada y especificar en el cuadro Minutos, un valor que representa el tiempo transcurrido entre guardado y guardado. Si se activa la opción Crear siempre copia de seguridad, Word creará una copia de seguridad con extensión *.bak de los archivos, para que sean fácilmente recuperables en caso de producirse un error. Por supuesto, esto implica una mayor necesidad de espacio en disco, pues todo se guardará por duplicado. Cambiar la ubicación de los archivos por defecto Cuando arranca, Word supone que debe leer y escribir documentos en una carpeta determinada (carpeta por defecto) del disco local del PC. Para cambiar la carpeta o el directorio por defecto que utiliza Word, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas. 2. En el cuadro de diálogo que se despliega, escoger la ficha Ubicación de archivos. Guía del Usuario Página 53

8 3. En esta ficha se presentan los diferentes tipos de archivos de Word y la posición actual de los mismos. Para cambiar la ubicación de uno de estos tipos archivos, se lo debe seleccionar en la lista Tipos de archivos y, a continuación, escoger el botón Modificar. En el cuadro de diálogo que se despliega, se debe indicar la nueva ubicación para el tipo de archivo seleccionado. Después de leer o escribir un archivo en una determinada carpeta, Word mantiene la referencia a esa carpeta para las siguientes operaciones de lectura/escritura que se realicen a lo largo de esa sesión. Propiedades del documento Las propiedades de archivo son detalles acerca del archivo que ayudan a identificarlo, como por ejemplo, un título descriptivo, el nombre del autor, el asunto y las palabras clave que identifican temas u otra información importante. Se pueden establecer propiedades para el archivo activo en el que se está trabajando y para cualquier archivo de Microsoft Office. También se pueden crear propiedades personalizadas con la opción de vincularlas a elementos específicos del archivo activo. Las propiedades de archivo serán útiles para localizar archivos. (por más información sobre búsqueda de archivos, consultar la sección Buscar documentos ) Los tipos de propiedades de archivo son las siguientes: Propiedades de archivo preestablecidas: Se trata de propiedades como autor, título y asunto, que ya existen y para las que se escribe un valor. Por ejemplo, en el caso de Word, se puede agregar la palabra clave "clientes" para todos los archivos de ventas y así poder buscarlos por dicha palabra clave. Propiedades de archivo personalizadas: Se pueden crear propiedades de archivo personalizadas que incluyan cualquier valor que se asigne o que estén vinculadas a elementos específicos del archivo, como puede ser el caso de una celda con nombre de Microsoft Excel, un elemento seleccionado de Página 54 Guía del Usuario

9 PowerPoint o un marcador de Word. Por ejemplo, en Microsoft Excel, se puede crear una propiedad de archivo personalizada para utilizarla en todos los archivos de presupuesto, que esté vinculada a la celda que contiene el presupuesto total. A continuación, se puede buscar en todos los archivos de presupuesto con totales que excedan un valor determinado. Propiedades de archivo actualizadas automáticamente: Las estadísticas, como por ejemplo el tamaño y las fechas en que los archivos se crean y modifican, son propiedades de archivo que se mantienen automáticamente, sin intervención del usuario. Estas propiedades de archivo ayudan a buscar, por ejemplo, todos los archivos creados después del 3 de marzo de 1999 o los que se modificaron ayer por última vez. Definir propiedades de archivo para el documento activo Para definir las propiedades de archivo del documento activo, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Propiedades del menú Archivo. 2. En el cuadro de diálogo que se despliega, escoger la ficha Resumen. 3. Posteriormente escribir cualquier información que se desee incluir en los cuadros de propiedades de archivo, tales como Título, Asunto, Autor, etc. 4. Para salir del cuadro de diálogo Propiedades del archivo, se debe seleccionar el botón Aceptar, de esta forma los cambios serán guardados; de lo contrario, si se selecciona el botón Cancelar, los mismos serán ignorados. Las propiedades de archivo no están realmente asociadas con el archivo hasta que éste no se guarde. Para no olvidarse de establecer la propiedades de archivo para los documentos, se debe activar la opción que muestra automáticamente el cuadro de diálogo Propiedades al guardarlos por primera vez Guía del Usuario Página 55

10 Para presentar automáticamente el cuadro de diálogo Propiedades al guardar documentos por primera vez, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas. 2. En el cuadro de diálogo que se presenta, escoger la ficha Guardar. 3. Posteriormente se debe activar la casilla de verificación Preguntar por las propiedades del documento. Crear propiedades de archivo personalizadas Para definir propiedades de archivo personalizadas del documento activo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la opción Propiedades del menú Archivo. 2. En el cuadro de diálogo que se despliega, escoger la ficha Personalizar. 3. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para la propiedad personalizada o seleccionar un nombre de la lista que se presenta. 4. En el cuadro Tipo, seleccionar clic el tipo de propiedad que se desee. 5. En el cuadro Valor, escribir un valor para la propiedad seleccionada anteriormente. El valor que se escriba debe coincidir con la selección del cuadro Tipo. Por ejemplo, si se ha seleccionado el tipo Número del cuadro Tipo, deberá escribirse un número en el cuadro Valor. Los valores que no concuerden con el tipo de propiedad, se guardarán como texto. 6. Para finalizar la creación de la propiedad personalizada, se debe seleccionar el botón Agregar. 7. Para salir del cuadro de diálogo Propiedades del archivo, se debe seleccionar el botón Aceptar, de esta forma los cambios serán guardados; de lo contrario, si se selecciona el botón Cancelar, los mismos serán ignorados. Las propiedades de archivos serán muy útiles, además de mostrar Página 56 Guía del Usuario

11 información concerniente al documento, para buscar los archivos. (por más información sobre búsqueda de archivos, consultar la sección Buscar documentos ) Cerrar los documentos abiertos Como regla general, cuando se haya terminado de trabajar con un documento, es conveniente cerrarlo para liberar memoria del sistema. Esta acción se puede realizar seleccionando: El cuadro Menú de Control de la ventana del documento. La opción Cerrar del menú Archivo. El botón Cerrar de la ventana del documento. Si el documento tiene cambios que todavía no se han guardado, Word pregunta si se desea actualizar el archivo antes de cerrar el documento. Insertar documentos Word permite incorporar documentos ya existentes al que se encuentra activo, insertando su contenido en la posición deseada. Para insertar el contenido de un documento en el documento activo, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Colocar el punto de inserción en el lugar del documento activo a partir del cual se quiera introducir el segundo documento. 2. Seleccionar la opción Archivo del menú Insertar. 3. En el cuadro de diálogo que se despliega (similar al del comando Abrir del menú Archivo), se debe seleccionar el archivo que se desea insertar. Existe la posibilidad de enlazar (establecer un vínculo) el texto insertado con el archivo del que proviene, de forma que si se modifica el archivo insertado, se modifique también el Guía del Usuario Página 57

12 texto correspondiente en el archivo en el que se insertó. Esta operación puede hacerse con archivos de distinto tipo y producidos por distintas aplicaciones (gráficos, imágenes, hojas de cálculo, etc.), constituyendo una de las posibilidades más útiles del entorno Windows. A esta capacidad se le conoce con el nombre de OLE (Object Linking and Embedding). Buscar documentos En ocasiones se desea encontrar documentos contenidos en archivos de los que no se recuerda exactamente el nombre o la carpeta en el que fueron almacenados. En Word este problema se resuelve en el mismo cuadro de diálogo al que se accede con el comando Abrir del menú Archivo. En la parte inferior de dicho cuadro de diálogo, en la sección Buscar los archivos que coincidan con estos criterios de búsqueda, se pueden escribir cualquiera de los criterios adicionales que se desee, como puede ser especificar el nombre y el tipo del archivo, la fecha de la última modificación o alguna frase característica de su contenido. Seleccionando el botón Buscar ahora, comenzará la búsqueda de los archivos que satisfagan el criterio de búsqueda especificado. Si se desea que la búsqueda se realice también en las subcarpetas de la carpeta actual, es necesario elegir la opción Buscar en Subcarpetas del menú desplegable del botón Comandos y Configuración. Página 58 Guía del Usuario

13 Búsqueda avanzada Para buscar archivos por sus propiedades específicas o no relacionadas con el texto, se debe seleccionar el botón Avanzada. Cuando no se dispone de información exacta, el botón Avanzada abre un nuevo cuadro de diálogo que permite especificar ciertos detalles que se conocen del documento buscado, tales como: alguna parte del nombre, el tipo de archivo, la fecha en que se creó, o alguna parte del texto que contiene. En este cuadro de diálogo que se despliega, se muestran los criterios de búsqueda especificados. Para definir un nuevo criterio de búsqueda, se deberá especificar: Propiedad: Especificar la propiedad de archivo por la que se desea realizar la búsqueda. Condición: Especificar la condición que se desee establecer para la propiedad seleccionada en el cuadro Propiedad. Valor: Escribir un valor para la propiedad y condición especificadas. Por ejemplo, para buscar todos los archivos que contengan la palabra Microsoft en el campo Comentarios, se debe hacer clic en la opción Comentarios del cuadro Propiedad, seleccionar la opción Incluye del cuadro Condición y escribir Microsoft en el cuadro Valor. Criterios de búsqueda especificados Rellenar los cuadros para definir otros criterios de búsqueda, según se requiera Si alguno de los criterios definidos no será utilizado para la búsqueda, se puede eliminar, marcándolo en la lista y luego seleccionando el botón Eliminar. Hay que determinar la ruta de acceso donde se desea buscar, o partir desde donde se desea comenzar la búsqueda, si el cuadro Buscar en subcarpetas se encuentra activado. Cuando se hallan definido los criterios de búsqueda, se debe seleccionar el botón Buscar ahora para dar comienzo a la misma. Guía del Usuario Página 59

14 Proteger documentos En Word existen dos niveles de protección para un documento: Protección de lectura, para impedir que otros usuarios puedan abrir un documento y leerlo. La contraseña de acceso (palabra clave o password) puede contener un máximo de 15 caracteres, incluidas letras, números, símbolos y espacios. En la contraseña las letras mayúsculas y minúsculas se consideran diferentes. Protección de escritura, para impedir que otros usuarios modifiquen un documento, pero permitiendo que lo lean. Los usuarios que no conocen la contraseña sólo pueden abrir el documento en modo sólo lectura y no podrán guardarlo en el disco con modificaciones, al menos en la misma carpeta y con el mismo nombre. Sí lo podrán guardar con un nombre distinto o en otra carpeta. Existen dos formas de activar estas protecciones: Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas y elegir del cuadro de diálogo que se despliega la ficha Guardar. En la parte inferior de dicho cuadro de diálogo se debe escribir la contraseña para el tipo de protección que se desea. Al guardar el documento con el comando Guardar como del menú Archivo, se debe hacer clic sobre el botón Opciones que presenta dicho cuadro de diálogo, con lo que se accede a la mismo cuadro de diálogo que con el procedimiento anterior. También se puede determinar la opción de guardar el documento como Recomendado solo lectura. Si se activa esta casilla de verificación, al abrir el documento, se despliega un cuadro de diálogo indicando al usuario que se abrirá el documento como de sólo lectura y que no podrá aplicar cambios al mismo. Sin embargo, el usuario tiene la posibilidad de abrirlo normalmente y guardar los cambios. Para la protección máxima, por lo tanto, hay que asignar una contraseña al documento. Página 60 Guía del Usuario

15 Al abrir el archivo, se muestra una recomendación indicando a los usuarios que abran el documento como de sólo lectura. Si alguien abre el documento como sólo lectura y lo modifica, deberá guardarlo con un nombre distinto. La casilla de verificación Recomendado sólo lectura se puede activar sin establecer ninguna contraseña. Si se quiere cambiar o eliminar la contraseña, se debe seleccionar la fila de asteriscos que representa la contraseña existente en el cuadro correspondiente. Para cambiar la contraseña se debe escribir una nueva sobre la anterior y para eliminarla, luego de seleccionarla, se debe pulsar la tecla =. Trabajar con varios documentos a la vez En Word es posible trabajar simultáneamente con varios documentos, es decir es posible tener varios documentos abiertos en diferentes ventanas, claro está que sólo uno de ellos podrá ser el documento activo. Esto permitirá copiar o trasladar texto y cualquier otro tipo de elementos (gráficos, objetos, etc.) de un documento a otro. Para trasladarse de un documento a otro, luego de tener abiertos los documentos en los cuales se pretende trabajar, se deben utilizar las opciones del menú Ventana. Dicha opción además de desplegar otras opciones, despliega los nombres de los documentos que se tienen abiertos en la sesión actual de trabajo. El documento marcado es el documento activo en ese momento, para pasar a otro documento se lo debe seleccionar de la lista. Para mostrar todas las ventanas de los documentos simultáneamente, puede escogerse la opción Organizar todo. Trabajar con dos partes del mismo documento Word puede trabajar con dos partes diferentes del mismo documento, lo cual es muy útil por ejemplo cuando se quieren comparar dos párrafos que están en páginas distintas y quizás copiar o trasladar texto de uno a otro. Para ello Word dispone de la capacidad de dividir la ventana en dos partes, cada una con sus propias barras de desplazamiento. Para ver dos partes de un documento de forma simultánea, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, se debe señalar el cuadro de división. 2. Cuando el puntero adopte la forma, se debe arrastrar el cuadro de Guía del Usuario Página 61

16 división hacia abajo hasta la posición elegida. Si se hace doble clic sobre dicho cuadro, la división se realiza de forma automática. Otra forma de dividir la ventana es seleccionando la opción Dividir del menú Ventana. En este caso Word dividirá la ventana a la mitad incorporando una línea como referencia. Dicha línea puede ser desplazada a la posición deseada simplemente arrastrando, y se fijará al hacer un clic con el ratón o presionando la tecla E. Para eliminar la subdivisión de la ventana, basta hacer doble clic en el punto de unión de las dos barras de desplazamiento vertical, o seleccionar la opción Quitar división del menú Ventana. Plantillas de documento Las plantillas son modelos predefinidos de documentos con algunas características de formato ya prefijadas, y que aparecen en el momento de comenzar a trabajar con un nuevo documento. Word consta de una plantilla llamada Normal que es con la que se abren por defecto los nuevos documentos, cuando arranca el programa. Sin embargo, si se comienza un nuevo documento eligiendo el comando Nuevo del menú Archivo, se despliega un cuadro de diálogo que permite elegir entre todas las plantillas disponibles. En Word, las plantillas están contenidas en archivos que tienen la extensión *.dot y están guardadas en una carpeta determinada (que de ordinario corresponde a:...\microsof Office\Plantillas). Se pueden preparar plantillas para faxes, para anuncios, para avisos y para cualquier tipo de documento que se requiera. Si la plantilla está bien preparada, la realización de futuros documentos será mucho más fácil y rápida. Las plantillas permiten realizar conjuntos de documentos diferentes con formatos comunes y aspectos semejantes. Creación y edición de plantillas de documento Para crear una nueva plantilla de documento, se debe realizar el siguiente Página 62 Guía del Usuario

17 procedimiento: 1. Seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo. 2. En el cuadro de diálogo Nuevo, se debe seleccionar en la sección Crear nuevo la opción Plantilla. 3. Luego de acceder a una nueva ventana pero en este caso de Plantilla (Word lo indica nombrando la plantilla como Plantiila1, de la misma forma que los documentos), se debe dar el formato que se desee para dicha plantilla. El dar formato implicará definir los márgenes, el tipo de papel, el tipo de fuente base, definir encabezados y pies de página, ingresar cualquier tipo de texto e insertar cualquier tipo de objeto; en definitiva todo aquello que interese forme parte de un documento standard que será utilizado en el futuro para obtener un nuevo documento en base al mejoramiento (ingreso de texto adicional y formato) de la plantilla diseñada. 4. Al finalizar el punto anterior, la plantilla debe ser guardada. Para esto, se debe guardar como si fuese un documento común, eligiendo la opción Guardar como del menú Archivo. En el cuadro de diálogo Guardar como, sólo se deberá ingresar el nombre para la plantilla dado que la extensión se asumirá por parte de Word como *.dot. La carpeta indicada en el cuadro Guardar en no debe ser cambiada, de lo contrario Word no podrá localizar dicha plantilla en el futuro, dado que buscará las plantillas en la carpeta definida por defecto. Para modificar una plantilla existente, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar la opción Abrir del menú Archivo. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, se debe elegir en Tipo de documento la opción Plantilla de documento (*.dot). Con esto Word filtrará los archivos y sólo mostrará los archivos de ese tipo. En la opción Buscar en se deberá indicar la carpeta que utiliza Word para almacenar los archivos de tipo plantilla. 3. Una vez realizados los cambios que se crean convenientes, se deberá guardar nuevamente dicha plantilla, acción que se puede conseguir con el comando Guardar del menú Archivo (como si fuese un documento). Tener en cuenta que tanto un documento puede ser guardado como una plantilla, así como una plantilla puede ser guardada como un documento. Para realizar estas operaciones lo único que se debe modificar es el tipo de archivo en la opción Tipo de documento del cuadro de diálogo Guardar como. Para guardar un documento como una plantilla se deberá seleccionar la opción Plantilla de documento (*.dot) y para guardar una plantilla como documento se deberá seleccionar la opción Documento de Word (*.doc). Guía del Usuario Página 63

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