Sistema Operativo Windows 2000, XP, Vista o 7 de 32 o 64 bits. MS Excel 2003 o superior.

Transcripción

1 1. Instalación ExcelMATE es una herramienta que contiene las tomas de pedido de componentes, agrupadas en un fichero único. Para obtener excelmate existen dos alternativas: Instalación a través de HelpMATE: tiene como principal ventaja la actualización automática con cada versión de HelpMATE. El acceso a excelmate se realiza a través de un icono situado en la parte superior de la ventana principal de HelpMATE. Descarga desde la web de documentación técnica de MP. La puesta en funcionamiento consiste simplemente en copiar el fichero en el directorio que se desee. 2. Requisitos del sistema Sistema Operativo Windows 2000, XP, Vista o 7 de 32 o 64 bits. MS Excel 2003 o superior. 3. Descripción de excelmate ExcelMATE se compone de varias páginas, una principal (Menú) que se toma como punto de partida, y una serie de hojas para el pedido de cada componente. Menú Las partes principales de esta hoja son: 1. Selección de idioma: traduce excelmate al idioma seleccionado. 2. Tomas de pedido de componentes: se seleccionan los componentes que se deseen pedir. 3. Otros componentes (repuestos): consta de una toma de pedidos específica para Accesorios de Cabina y otra genérica (donde se introduce nº de unidades, código y descripción), así como una serie de enlaces a los catálogos de repuestos de MP en la web. 4. Guardar / Abrir Pedido: permite guardar los datos de un pedido completo en un archivo de pequeño tamaño para su envío por correo electrónico a MP, así como abrir un fichero de datos previamente guardado. 5. Imprimir Pedido: permite imprimir con un solo botón todas las tomas de pedidos de los componentes seleccionados.

2 Hojas de Tomas de Pedido Existe una hoja por cada componente que se puede pedir. El formato general de las tomas de pedido se compone de: 1. Referencias del pedido: datos del cliente, fechas de pedido y entrega y destino del componente (si es un pedido para reformas, obra nueva, etc.). En caso de que el pedido sea para reformas, se puede o no solicitar expediente técnico: El campo N-REFERENCIA es de cumplimentación por parte de MP.

3 2. Datos del pedido: puede constar de uno o más apartados según el componente, y contiene los datos necesarios para hacer referencia a un determinado componente y características. 3. Observaciones: campo de texto para indicar alguna cuestión que se desee mencionar acerca del pedio y que no tenga cabida en el apartado Datos del pedido. 4. Incluir documentación: seleccionar si la documentación a entregar es en español o inglés. 5. Botones de funciones: se encuentran al final de cada hoja y además se tienen visibles en la parte superior derecha en todo momento: Botón VALIDAR: sirve para resaltar aquellos campos pendientes de cumplimentar, Botón RESET: sirve para borrar los datos de la toma de pedidos (de la página en la que nos encontremos). 6. Botón de acceso a fichas técnicas: muestra pantalla de selección de fichas técnicas asociadas a cada producto:

4 4. Uso de excelmate Abrir el fichero excelmate.xls. Habilitar macros (ver Anexo I. Habilitación de macros en Excel). o Se muestra la pantalla principal (hoja Menú). Se comenzaría el proceso eligiendo los componentes a pedir. Supongamos el caso de un pedido de puertas automáticas. Marcamos PUERTAS AUTOMÁTICAS y se muestra la hoja de pedido asociada: Nos vamos a la hoja se pedido de puertas automáticas y comenzaríamos rellenando las REFERENCIAS DEL PEDIDO. En caso de que tengamos datos previos y queramos eliminarnos, pulsamos el botón RESET:

5 Si introducimos S se eliminan los datos de REFERENCIAS DEL PEDIDO además del resto de datos, en caso contrario se mantendrían. Una vez introducidos los datos del apartado REFERENCIAS DEL PEDIDO, seguimos con los datos del apartado siguiente, PUERTAS AUTOMÁTICAS DE PISO. En general, existen datos que estarán visibles y otros no, en función a las opciones se vayan marcando. Hay datos cuyos valores se eligen de una lista y otros en los que se debe introducir un valor numérico. En estos casos, existen restricciones para estos valores y en caso de que se introduzca un valor inadecuado se notifica y se impide:

6 Cuando se consignan datos, se puede pasar de un campo a otro pulsando con el ratón o bien mediante el tabulador. Una vez que se pasa de un dato a otro es cuando se muestran los mensajes de error por rango en caso necesario. Una vez cumplimentados los datos, pulsamos VALIDAR para asegurarnos de que no nos queda nada pendiente. Si así fuera, se indicaría y se resaltarían los datos pendientes en amarillo:

7 En caso de existir datos opcionales no marcados (como una casilla de verificación), se marcaría en azul al validar para resaltarlo y que no se olvide, aunque no es un dato obligatorio. Si validamos tras introducir todos los datos, aparece mensaje indicando el modelo de puerta que vamos a pedir:

8 Si no se desea pedir ningún otro componente, aquí habríamos terminado de cumplimentar el pedido. El paso siguiente consiste en guardarlo para mandarlo a MP: o Nos vamos a la página Menú y pulsamos Guardar Pedido: o Se muestra una ventana de diálogo en la que indicamos el nombre con el que queramos guardar el pedido y la ruta. Pulsamos Guardar. o Una vez hecho esto, se habrá generado un archivo de extensión.xml en la ruta indicada. Este es el archivo que hay que enviar a MP. Si se desea abrir un pedido previamente guardado, por ejemplo para continuar en caso de que no se hubiera terminado de cumplimentar un pedido, se pulsa el botón Abrir Pedido, y se selecciona el fichero a abrir.

9 Anexo I. Habilitación de macros en Excel Para versiones de Excel hasta 2003: o Si su nivel de seguridad configurado en Excel es medio, se le preguntará si desea o no habilitar macros. Pulsar Habilitar macros: o En caso de que el nivel de seguridad configurado sea alto, las macros se deshabilitan por defecto, y se le muestra el siguiente mensaje: Si es este su caso, pulse Aceptar para que el fichero termine de abrirse y cambie el nivel de seguridad de las macros. Para ello, vaya al menú Herramientas -> Macro -> Seguridad... y marque Medio en la pestaña Nivel de seguridad:

10 Para versiones de Excel superiores a 2003: La configuración de seguridad de Excel deshabilita por defecto las macros. En tal caso, se muestra un mensaje como el siguiente debajo de la cinta de opciones de Excel: Puede habilitar las macros pulsando el botón Habilitar contenido.