Planificación de alto nivel: 4-6 meses antes del evento **

Transcripción

1 Planificación de alto nivel: 4-6 meses antes del evento ** Establecer metas y objetivos del evento Seleccione fecha Identificar el lugar y negociar detalles Desarrollar plan maestro de eventos Obtenga estimaciones de costos (por ejemplo, alquiler de habitaciones, alimentos y bebidas, equipo, honorarios de oradores, viajes, etc.) y cree un presupuesto Reclutar comité de eventos, gerente de eventos o presidente y establecer sillas de sub-comité Crear y lanzar un plan de publicidad y marcar su evento (asegúrese de que el personal y / o los voluntarios estén identificados para gestionar tareas específicas, por ejemplo, relaciones con los medios de comunicación, coordinación VIP, diseño de material impreso y coordinación de impresión, señalización, medios de comunicación social, etc.) Identificar y confirmar a los oradores / presentadores / animadores Identificar y contactar a los patrocinadores / socios ** Comience su planificación tan pronto como sea posible. 3-4 meses antes del evento Interlocutor / presentador / animador: por ejemplo: finalizar temas de presentación / discurso obtener información biografía, foto, perfiles de RRSS organización de viajes y alojamiento tienen contratos firmados si es apropiado, etc. Financiero / Administrativo, determinar: Las cuotas de inscripción

2 Configurar / habilitar el registro en línea Niveles / cantidades de patrocinadores Identificar los elementos a ser suscritos y los detalles del seguimiento contable Planificación de la sede / logística, por ejemplo: Investigue la necesidad de cualquier permiso especial, licencia, seguro, etc. Determinar y organizar todos los detalles en el menú, equipos de A / V, configuración de registro, estacionamiento, señalización, etc. Revisar las necesidades de seguridad / planificar el evento con el gerente del lugar Publicidad: Seguir el plan de publicidad, por ejemplo, Elaborar un proyecto de programa Cree la secuencia de comandos del evento de borrador (por ejemplo, MC, presentaciones de oradores, agradecimiento, cierre, etc.) Desarrollar piezas de publicidad - por ejemplo, artículos en boletines y / o anuncios, cuñas de radio, impresión blogs publicados artículos para su presentación a otras publicaciones y / o anuncios, etc. Solicite logotipos de patrocinadores corporativos para materiales impresos y en línea Desarrollar y producir invitaciones, programas, carteles, tickets, etc. Desarrolle la lista de los medios y prepare el lanzamiento de las noticias, el aviso de los medios, la información y todo el material del kit de los medios (por ejemplo, información del locutor, fotos, etc.) Crear página de eventos en su sitio web Habilitar / crear notificaciones de eventos de correo electrónico Crear una página de evento de Facebook Desarrolle un video promocional y publique en YouTube y en su página de Facebook

3 Registre su evento en una variedad de calendarios de eventos en línea Crea algo de zumbido en tu blog o en los foros de miembros Determine VIP s y cree el documento de invitación y seguimiento (por ejemplo, hoja de cálculo) 2 meses antes del evento Enviar recordatorios a la lista de contactos para registrarse / participar Presentadores / oradores: por ejemplo: Confirmar los detalles de viaje / alojamiento Solicitar copia de discursos y / o presentaciones Patrocinio: Seguimiento para confirmar patrocinios y suscripciones Publicidad: Divulgue comunicados de prensa sobre los oradores principales, las celebridades, los VIP s que asisten, los honores, etc. Publica tu comunicado de prensa de eventos inicial en tu sitio web y circula a todos los socios, organizaciones afiliadas, etc. 1 semana por delante Haga que todos los presidentes de comisión se reúnan y confirmen todos los detalles en contra del Plan Maestro - y asegúrese de que se desarrollen planes de respaldo para cualquier situación (por ejemplo, voluntarios de respaldo como recibidores VIP, voluntarios adicionales para registrarse o prepararse, etc.) Finalizar secuencia de comandos de eventos Breve cualquiera / todos los anfitriones, saludadores, voluntarios sobre sus deberes del acontecimiento y plazos Plan de asientos final, tarjetas de plaza, etc.

4 Proporcionar los números de registro finales a la empresa de catering Haga copias impresas y en línea de discursos, videos, presentaciones, etc. Cheque de registro final, insignias de nombre y lista de registro Determine las oportunidades de fotos y entrevistas con cualquier presentador, VIP, etc. y confirme los detalles con el entrevistado y los medios 1 día por delante Confirmar la asistencia de los medios Asegúrese de que todas las señalizaciones estén en su lugar Asegúrese de que las tablas de registro y medios estén preparadas y almacenadas con los elementos necesarios (por ejemplo, tarjetas de identificación en blanco, papel, bolígrafos, cinta, grapadora, etc.) Asegúrese de que todos los artículos promocionales, regalos, placas, trofeos, etc. Día del evento Asegúrese de tener copias de todas las instrucciones, direcciones, números de teléfono, llaves, permisos adicionales de estacionamiento para invitados VIP, cartas de asientos y listas de invitados con usted Check-in con cada presidente del Comité para asegurar que su equipo está en camino Inmediatamente después del evento Si bien es necesario llevar a cabo una evaluación exhaustiva y actualizar su presupuesto, hay oportunidades de publicidad, recaudación de fondos y desarrollo de socios después de los eventos, con las que puede beneficiarse con un poco de planificación previa al evento.

5 Estas son algunas de las actividades que usted podría considerar una vez que el evento haya terminado: Estado financiero: reunir todos los recibos, documentación, datos de registro final, etc. y actualizar el presupuesto Envíe las cartas de agradecimiento y de acuse de recibo a: Patrocinadores Voluntarios Altavoces / presentadores Donantes los medios de comunicación En sus notas de agradecimiento, asegúrese de recordar a los destinatarios el éxito del evento - y cómo contribuyeron (por ejemplo, euros recaudados, conocimiento - número de participantes, etc.). Publicidad post-evento - vea la sección de publicidad que sigue Lleve a cabo una encuesta posterior al evento para saber lo que la gente disfrutó de su evento y dónde puede mejorar. Comunicación de seguimiento con los participantes del evento Comuníquese con los participantes del evento: les agradezco por participar y promover sus programas en curso y cómo pueden ayudarle durante todo el año. Realizar una evaluación exhaustiva Esperamos que esta lista de comprobación le sea útil para comenzar con la planificación de eventos. Use esto como un punto de partida para identificar o asignar actividades a varios voluntarios o personal; o imprímalo así que usted puede literalmente hacer check-off mientras que son asignados o realizados.