Tema: Ofimática en la red

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1 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 1 de 21 Aplicaciones web, entorno personal de enseñanza-aprendizaje Tema: Ofimática en la red CEFIRE Ofimática en la red Materiales elaborados por José Infante Prieto para el Servicio de Formación del Profesorado de la Conselleria de Educación de la Comunidad Valenciana

2 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 2 de 21 Pre-conocimiento Conocimientos previos Para seguir el tema con buen aprovechamiento se recomienda: Tener práctica en el uso de los navegadores de Internet. Ser usuario de correo electrónico web, en concreto de GMail. Conocer el uso de los programas habituales de ofimática: procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones,... Tener claros los conceptos de Cuenta de usuario y clave o contraseña. Tener claros los conceptos de subir y descargar archivos,...

3 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 3 de 21 Objetivos Objetivos Conocer y utilizar herramientas ofimáticas para crear, modificar y borrar archivos de procesadores de textos, presentaciones multimedia y hojas de cálculo, a través de un navegador sin necesidad de software adicional. Se practicará con la aplicación Google Docs que, aunque además permite hacer uso de los documentos de modo colaborativo (estilo wiki), lo conoceremos únicamente como herramienta personal. El Servicio de Formación del Profesorado de la CV está desarrollando otro curso de herramientas colaborativas que profundizará en este aspecto de esta aplicación web.

4 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 4 de 21 Contenidos Los "Docs" de Google. Gestión de archivos. 1. Subir archivos. 2. Crear archivos. 3. Compartir un archivo. 4. Corrección de trabajos.

5 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 5 de 21 Criterios de evaluación A continuación, se detallan las actividades que se deben entregar correctamente para lograr la calificación "Satisfactorio" en el tema: Actividades obligatorias: "Docs de Google".

6 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 6 de Los "Docs" de Google Una herramienta muy potente. Permite independizar la creación y modificación de documentos comunes del sistema operativo con el que trabajemos, incluso con el lugar en el que deseemos manipular los archivos. Como ya hemos comentado en los objetivos del tema, los aspectos tales como el trabajo colaborativo tipo wiki, compartición de archivos, el uso como punto de entrada de trabajos de alumnos,... se tratará en otro curso dedicado a Herramientas Colaborativas.

7 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 7 de 21 Teoría 1. Los "Docs" de Google. Existe una utilidad para tener nuestros documentos en Internet, en un disco duro virtual, pero para cada cambio hay que bajarlos, modificarlos y volverlos a subir. También existe la posibilidad de colaborar entre varios usuarios para introducir contenidos en un documento, por ejemplo en un wiki. Pero el formato de ese documento suele ser muy básico. En este apartado vamos a centrarnos en otra opción, la de poder subir o crear documentos en Internet de los tipos básicos que acostumbramos a utilizar en casa, como son de procesador de textos, presentaciones de diapositivas, hoja de cálculo y dibujos. Todos ellos, además, se pueden organizar en carpetas. Para ello vamos a ver los Docs de Google a los que podremos acceder mediante la URL específica ( o a través del enlace "Docs" que podremos encontrar una vez identificados en GMail o Google. La primera vez que entremos tendremos que activar el servicio, para ello Google nos pide una especie de confirmación. A continuación, entramos y vemos las opciones de menú que se nos ofrecen y una gran zona vacía, donde irá apareciendo la lista de ficheros y carpetas, según los vayamos creando. Normalmente, si nuestra cuenta GMail estaba configurada en español, Docs también aparecerá así, pero si nos aparece en inglés y deseamos cambiarlo a español, deberemos ir a Settings,... tal como se ve en las imágenes siguientes:

8 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 8 de 21 A continuación, vemos una imagen del aspecto de los Docs con su nueva interfaz, es decir, como lo podemos ver desde hace poco con los nuevos cambios que ha hecho Google. Si alguno lo había manejado antes, que no se preocupe, sólo hay que localizar de nuevo las mismas funciones, y alguna más. En la imagen vemos principalmente un listado de archivos. Se identifica el tipo de archivo por el icono, el primero es una presentación de diapositivas (como PowerPoint o Impress). Se nos indica que está dentro de la colección "Pruebas" (como una carpeta, solo que un achivo puede pertenecer a varias colecciones simultaneamente). El segundo es un dibujo, creado en Docs con su propia herramienta de dibujo. Los dos siguientes son de texto (como Word o Writer), pero el que muestra la W de Word mantiene su formato original y no podemos modificarlo en Docs, en cambio sí se puede convertir al formato de Docs para poderlo modificar, como se ha hecho en el otro. En ambos se indica que están compartidos con otros usuarios. A continuación, aparece un fichero cuyo formato no es reconocido por Docs y lo indica con el folio blanco. Después hay una hoja de cálculo (como Excel o Calc). Y al final vemos un icono gris que hace referencia a una colección, por si queremos ver su contenido desde ahí. También se pueden crear formularios, que estarán asociados a una hoja de cálculo. Aunque vermos más detalles en el próximo apartado, podemos localizar ya, en la parte superior, un enlace para filtrar la lista por el tipo de documento, o si son videos o imágenes, o, en Mas opciones, si los hemos creado nosotros,... A la izquierda vemos los cuatro apartados principales y las colecciones, tanto las que creamos nosotros como las que otros usarios han compartido con nosotros.

9 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 9 de Gestión de archivos Vamos a detallar un poco como crear, subir y organizar nuestros archivos en Docs, pero no vamos a explicar cómo se modifica cada tipo de documento, ya que se espera del alumno cierto conocimiento básico sobre ofimática.

10 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 10 de 21 Teoría 2. Gestión de archivos. Inicialmente, tendremos nuestro Docs sin documentos, tenemos dos formas básicas de empezar a tener nuestros propios archivos, una es subiendo los que tenemos en el ordenador y otra creándolos directamente en Docs. Subir archivos. La primera manera de contar con archivos entre nuestros "Docs" es subiendo algunos que tengamos hechos. Son totalmente compatibles (o casi) con los que tengamos ya creados en nuestro ordenador. Pero, debemos recordar que para manipularlos hay que transformarlos al formato de Docs, si no, sólo es útil subirlos para descargarlos cuando deseemos y donde deseemos. Puede ser una solución, cuando usamos en casa Windows con Office y en el Centro tenemos Lliurex con OpenOffice. Podemos subir nuestros archivos y seguir modificándolos en Docs a través del navegador de Internet, sin descargarlos, sólo cuando deseemos imprimirlos. Para subir un archivo usaremos el botón correspondiente de la zona superior izquierda. Nos aparece una nueva página donde debemos destacar que nos permite subir hasta 1 GB de memoria en archivos. Para el almacenamiento total sólo contabiliza los archivos no convertidos. Nos avisa de que si queremos poder modificar el fichero habrá que convertirlo y nos ofrece ya activada la marca para que se realice la conversión automáticamente al subirlo. Hay un enlace con información sobre las limitaciones de los distintos tipos de documentos, es importante visitarlo. También, hay otra casilla que si la activamos nos permite subir un PDF y lo transforma a texto de Docs. Lo mismo para imágenes resultantes de escanear texto. Hay una gran zona donde podemos arrastrar y soltar el archivo que queramos subir o, como siempre, podremos acceder al típico cuadro de Examinar o Abrir para buscar el archivo entre las carpetas de nuestro disco duro, desde "Seleccionar archivos para subir". Y, finalmente, un botón para elegir si el fichero debe quedar colocado en alguna colección en concreto, otro por si deseamos que quede como archivo privado, público o público mediante enlace (lo explicaremos más adelante); y el botón de "Iniciar la subida". Lo que se define con los dos primeros botones se puede hacer en cualquier momento desde el entorno habitual de trabajo de Docs.

11 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 11 de 21 Crear archivos. Podemos crear un fichero directamente en Docs, comenzando con uno totalmente vacío. Pulsaremos en "Crear nuevo" y podremos seleccionar el tipo de fichero deseado. Aquí está también, la opción para crear colecciones. Según hayamos elegido, entraremos en una ventana con las opciones de menú y barra de herramientas típicas de cada tipo de fichero. En la parte superior aparecerá un cuadro de texto con la expresión "Documento sin título" en archivos de texto y otra expresión equivalente en otro tipo de documentos. Lo primero que debemos hacer es poner ahí el verdadero nombre que deseemos para nuestro documento. Cuando comencemos a escribir Docs irá guardando automáticamente el documento cada pocos segundos, si no tiene nombre le pondrá el nombre que asigna por defecto. Si deseamos guardar antes de que lo haga Docs, disponemos de un botón "Guardar ahora" a la derecha de la ventana. Al final del menú, vemos la opción "Desde la plantilla...", si la elegimos nos lleva a una página con varias plantillas desde las que comenzar a editar nuestro archivo para no empezar con el documento totalmente vacío. Según el tipo de fichero elegido, estos son los menús y herramientas que nos podemos encontrar. Documento de texto:

12 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 12 de 21 Presentación de diapositivas: Además, en la parte superior derecha se nos ofrece un botón para "Iniciar la presentación" y probarla. Hoja de cálculo: Formulario:

13 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 13 de 21 Los formularios estarán siempre asociados a una hoja de cálculo donde se almacenarán los datos que se vayan introduciendo. Organización de los archivos. Ya hemos comentado que los documentos se pueden agrupar por colecciones y que un documento puede formar parte de varias colecciones simultaneamente. También podríamos considerar las colecciones como etiquetas, ya que es así como lo vemos en el listado. Un documento puede no estar asociado a ninguna colección. Inicialmente, es así, aparecerá en la "Página principal" y, por supuesto, en "Todos los elementos". Si situamos el ratón sobre la linea correspondiente a un archivo, aparecerá una banda azul y a la derecha un menú, "Acciones". Al pinchar en este menú encontraremos distintas opciones, algunas de ellas dependerán del tipo de archivo, por ejemplo, si se trata de una presentación nos ofrecerá "Ver la presentación". Otras opciones son comunes, algunas muy normales y otras merece la pena que las comentemos, como las que hemos numerado en la imagen.

14 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 14 de 21 1: Si en la página principal deseamos tener únicamente ciertos ficheros, la manera de ocultar el resto será elegiendo la opción "No mostrar en la página principal" de su menú de acciones. Siempre podremos volverlo a ver en su colección o en "Todos los elementos". 2: Usaremos la acción "Organizar..." para acceder a una cuadro donde podremos marcar a qué colecciones debe pertenecer el archivo. Daremos en "Aplicar cambios" para confirmar. Se debe observar que hemos asignado colores a las colecciones para identificarlas mejor, para ello hay que situar el ratón sobre una colección (a la izquierda) y pinchar en el menú desplegable y elegir la opción correspondiente. 3: Al seleccionar "Descargar..." nos aparecerá un cuadro en el que elegir en qué formato deseamos que se nos guarde el archivo en nuestro ordenador. Estos formatos dependerán del tipo de fichero, pero suele aparecer en todos el PDF. Si seleccionamos varios archivos con la ayuda de la tecla "Control" (Ctrl), y abrimos el menú "Acciones" del grupo también con la tecla Ctrl, podremos descargarlos juntos en un fichero comprimido (zip). 4: Lógicamente, podremos eliminar los archivos que hemos creado nosotros, para ello disponemos de la opción "Mover a la papelera". La papelera se puede visitar y allí recuperar algún documento ("Eliminar de la papelera") o eliminar todos los documentos definitivamente ("Vaciar la papelera"). Filtrar el listado de archivos. Cuando vamos teniendo una cierta cantidad de archivos puede costar trabajo encontrar el que queremos abrir. Para facilitar esta situación podemos hacer filtros que nos permiten ver sólo algunos de los ficheros. En la parte superior de la lista podemos ver tres opciones de menú, la primera sirve para filtrar por el tipo de documento.

15 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 15 de 21 La segunda es para filtrar mostrando ficheros de imágenes y de videos que hayamos podido subir. Y la tercera es un grupo más variado de posibilidades de filtrado, por ejemplo, para mostrar qué ficheros han compartido conmigo. Compartir un archivo. Podemos compartir un fichero para uno o varios usuarios concretos, hacerlo público pero sólo accederá a él quien reciba un enlace del documento, o hacerlo totalmente público. Pero, como se comenta en los objetivos del tema, los aspectos colaborativos de Docs se tratarán en otro curso. Sólo mostraremos la opción de hacer público un documento de modo que lo puedan consultar las personas a las que les demos un enlace. Se usará en la actividad del tema para la entrega. Se deben seguir los pasos siguientes, situamos el ratón sobre el archivo en cuestión, abrimos el menú "Acciones", bajamos el ratón hasta "Compartir..." y elegimos "Configuración del usi compartido...". Veremos un cuadro con los permisos y un enlace a la derecha con la palabra "Cambiar". Al pinchar en él nos aparecerá el siguiente cuadro:

16 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 16 de 21 Vemos que el documento era privado y ahora elegiremos la opción "Cualquir usuario que reciba el enlace". Al guardar el cambio, nos mostrará el enlace para que lo podamos copiar y lo pegaremos después en un correo electrónico o un documento o donde necesitemos. >>> Realiza la Actividad: Docs de Google.

17 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 17 de 21 Docs de Google Actividades 1. Activa el servicio de Docs de Google para tu cuenta de GMail. 2. Crea un fichero de cada tipo, algunos subiéndolos y otros creándolos. 3. Prueba a modificarlos y guardar los cambios. 4. Crea dos colecciones y asígnales archivos. 5. Prueba a descargar un mismo fichero en distintos formatos. 6. Prueba a descargar varios ficheros en un zip. 7. Haz una captura de pantalla de la situación de tus Docs (tu página principal de Docs en la que se vean los archivos y colecciones que hayas creado) e insértala en un documento de texto. Sube ese fichero a tus "Docs" o créalo directamente allí. 8. Cambia la configuración del uso compartido para obtener el enlace de este fichero. 9. Copia el enlace obtenido en la Entrega de esta actividad en Moodle. Cuando esté, el profesor sabrá que el documento está listo para ser corregido.

18 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 18 de 21 Ampliar conocimientos Página principal de Google Crea documentos, hojas de cálculo y presentaciones online Crea documentos, hojas de cálculo y presentaciones online Comparte y colabora en tiempo real Almacena y organiza tu trabajo de forma segura Controla quién puede ver tus documentos Lee ejemplos de usuarios Introducción Crea documentos básicos desde cero Puedes realizar fácilmente todas las tareas básicas, como crear listas con viñetas, columnas, añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, entre cosas. Y es gratis. Sube archivos ya creados Google Docs acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOC, XLS, ODT RTF, CSV, PPT, etc. Por lo tanto, no dudes en subir archivos que ya tengas. El aspecto familiar del escritorio convierte la edición en un paseo Basta con que hagas clic en los botones de la barra de herramientas para aplicar neg sangrar, cambiar la fuente o el formato de número, cambiar el color del fondo de las

19 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 19 de 21 Fuentes de información - Bibliografía - Enlaces Revista "PC World" Revista "PC Actual" Ayuda de Google Docs

20 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 20 de 21 Reflexión del tema Resumen final En este tema hemos aprendido: Una manera de tener nuestros archivos siempre accesibles. Una forma de mantener siempre actualizados nuestros archivos, aunque los modifiquemos en casa y en el trabajo, ya que es único y está en Internet. Otro modo de mostrar nuestros documentos a los demás.

21 Autor: José Infante Prieto 02_Ofimatica_en_la_red 21 de 21 Este artículo está licenciado bajo Creative Commons Attribution-NonCommercial 2.5 License Formación del Profesorado - CEFIRE (Autor: José Infante Prieto)