RECOMENDACIONES PARA EVENTOS

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1 RECOMENDACIONES PARA EVENTOS RECOMENDACIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN Y COMPRAS RESPONSABLES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 1 Propone: Coordinación Universitaria para la Sustentabilidad Septiembre Esta guía deberá citarse como: Universidad Veracruzana Recomendaciones para la administración y compras responsables en la organización de eventos. Universidad Veracruzana, CoSustentaUV, 5 p.

2 DIRECTORIO Dr. Raúl Arias Lovillo RECTOR Dr. Porfirio Carrillo Castilla SECRETARIO ACADÉMICO Lic. Víctor Aguilar Pizarro SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Mtra. Leticia Rodríguez Audirac SECRETARIA DE LA RECTORÍA Dr. Lázaro Rafael Sánchez Velásquez COORDINADOR UNIVERSITARIO PARA LA SUSTENTABILIDAD Dr. Carlos Héctor Avila Bello VICERECTORRECTOR COATZACOALCOS-MINATITLÁN Dra. Beatriz Eugenia Rodríguez Villafuerte VICERRECTORA ORIZABA-CÓRDOBA Mtra. Caritina Téllez Silva VICERRRECTORA POZA RICA-TUXPAN M.A. Liliana I. Betancourt Trevedhan VICERRECTORA VERACRUZ Dra. Margarita Veliz Cortés Coordinadora de Veracruz Mtra. María de los Ángeles Silva Mar Coordinadora de Poza Rica-Tuxpan Dr. Eric Pascal Houbron Coordinador de Orizaba-Córdoba M. en C. Roberto Carlos Moreno Quiroz Coordinador Coatzacoalcos-Minatitlán-Acayucan

3 RECOMENDACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y COMPRAS RESPONSABLES El desarrollo de eventos universitarios (exámenes profesionales, foros, simposios, congresos, reuniones de trabajo, etcétera) pueden conllevar un fuerte impacto ambiental y social vinculado al consumo y a las compras. Asimismo, son situaciones donde la salud y la seguridad de los participantes es de principal importancia. Las recomendaciones abajo enlistadas tienen el propósito de apoyar a los comités organizadores de eventos, sean grandes o pequeños, a adoptar algunas acciones sencillas, prácticas y de bajo costo en materia de sustentabilidad: 1) Optar por productos regionales (alimentos, bebidas y artículos en general) de empresas y proveedores locales (mercados, MPyMES, artesanos, etcétera). Evitar realizar las compras en supermercados y cadenas transnacionales. 2) Promover el consumo de alimentos y bebidas saludables: a. Proveer agua natural en lugar de refrescos y bebidas endulzadas. b. Proveer fruta fresca de temporada y de la región, dulces regionales, pan artesanal y frutos secos y semillas. c. Preferir los endulzantes naturales y no refinados (miel, azúcar moscabada, etcétera). d. En caso de café, adquirirlo de productores locales. e. Evitar los alimentos y bebidas producidos o procesados industrialmente. 3) Evitar el uso de desechables de plástico y unicel: a. Usar garrafones y facilitar su acceso a los participantes. Evitar la compra y oferta de botellas de agua. b. Invitar al equipo operativo y a los participantes a que lleven su vaso, cantimplora o termo para poder beber agua. c. Procurar utilizar vasos, tazas, garrafas, platos y cubiertos no desechables (vidrio, barro, cerámica o metal). Como última opción, utilizar utensilios desechables de cartón marcados con los nombres de los participantes. d. Evitar adquirir productos con mucho empaque y raciones individuales. e. Optar por el uso de gafetes de cartón en lugar de plástico y solicitarlos al final del evento para su reutilización. 4) Adquirir solamente las cantidades indispensables de alimentos y productos de papelería (lápices, lapiceros, marcadores, pegamentos, carpetas, tintas, etc.) y buscar que sean biodegradables. 5) En caso de requerir papel higiénico optar por productos sin cloro y en el caso de jabón que sea biodegradable.

4 6) Evitar el uso de impresiones y papel: a. Preferir los medios de difusión masiva o electrónica para la publicidad del evento (redes sociales, correo electrónico, páginas web, radio, televisión, periódico); evitar la impresión de trípticos y programas. b. Enviar constancias y memorias por medios electrónicos. c. En caso de que sea necesario el uso de papel, procurar que sea reciclado o bajo en cloro y que la impresión sea en calidad media o baja. d. En caso de utilizar productos impresos en lona, recuperarlos y donarlos a la CoSustentaUV. Estos productos son canalizados a grupos de personas para la elaboración de bolsas con material reciclado. 7) Apagar y desconectar los equipos eléctricos que no se encuentren en uso o no planeen usarse. 8) Usar solamente la iluminación eléctrica necesaria y aprovechar, en lo posible, la iluminación natural. 9) Contar con un botiquín básico de primeros auxilios. 10) Contactar a la Comisión Regional o Unidades Internas de Protección Civil y Seguridad de la Universidad Veracruzana para contar con personas preparadas en protección civil. 11) Promover la declaratoria Espacios universitarios cien por ciento libres de humo de tabaco. 12) Contactar a la comisión responsable de sustentabilidad en su unidad, a la Comisión Regional para la Sustentabilidad o a la Coordinación Universitaria para la Sustentabilidad para pedir asesoría con la instalación de contenedores de clasificación de residuos (orgánico, reciclable y no reciclable) y su gestión adecuada. 13) Instalar señalización en lugares visibles para: a. El correcto uso del agua y la energía eléctrica. b. Croquis del lugar, salidas de emergencia, puntos de reunión, puesto médico y extintores. c. Clasificación de residuos. d. Zonas libres de tabaco. 14) Asignar a un promotor que resuelva las dudas de los visitantes respecto al consumo responsable y la clasificación adecuada de los residuos. 15) Realizar un sondeo con los participantes que permita valorar posibles cambios en sus percepciones y actitudes con las medidas adoptadas. RETROALIMENTACIÓN La retroalimentación es muy importante para la Coordinación Universitaria para la Sustentabilidad de la Universidad Veracruzana por lo que nos gustaría conocer sus

5 experiencias, dudas o comentarios, que puedan servir para comunicarlas a otras entidades y para mejorar esta guía (correo electrónico cosustenta@uv.mx) GRUPO TÉCNICO QUE HACE LA PROPUESTA Mtro. Eric Hernández Velasco, Biol. José Antonio Pensado Fernández. REVISORES Mtra. Magaly Emilia Corona García, Dr. Miguel Ángel Escalona Aguilar, Dra. María Teresa Leal Ascencio, Lic. Maritza Rivera Landa, L.I. Ester de Belén Serrano Pérez, Dr. Carlos Welsh Rodríguez, Lázaro R. Sánchez Velásquez.