UNIDAD DE ADQUISICIONES

Transcripción

1 UNIDAD DE ADQUISICIONES 1

2 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTORIAS. ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS Y 1.- Solicitudes de bienes y servicios El BCN realizará todas sus contrataciones a través de la Unidad de Adquisiciones, salvo aquellas contrataciones que hagan uso de fondos de caja chica y que estén relacionadas con sus actividades especiales y corrientes, las que podrán ser realizadas a través de la División Administrativa, atendiendo lo establecido en la Normativa para la atención de compras a través de fondos de caja chica (revolventes, fondo fijo y especial), anticipos e internet. La unidad de Adquisiciones es la responsable de la aplicación de los principios, normas y procedimientos que regulan las contrataciones administrativas que ejecuta el BCN, así mismo es la responsable de aplicar las normas, políticas, lineamientos y directrices dictados por la máxima autoridad del BCN y DGCE/MHCP como ente normador de las compras públicas. 2. Delimitación de responsabilidad de cada área que intervienen en los procesos de compra: Las direcciones y divisiones solicitantes: deberán identificar y planificar sus necesidades, las que deberán solicitar su inclusión en el Presupuesto Institucional, una vez presupuestadas deberán organizar e impulsar en coordinación con las áreas técnicas los requisitos previos necesarios para la efectiva realización del desarrollo de la correspondiente contratación administrativa. Las áreas técnicas: Son responsables de diseñar, estudiar, investigar, examinar, identificar, según el caso los alcances técnicos esenciales del objeto de la contratación que respondan a la finalidad que se persigue satisfacer con la contratación. Asesoría jurídica: Realiza las acciones encaminadas a asegurar la legalidad del proceso de contratación, y de la formalización del contrato. El área de control presupuestario: efectúa la verificación presupuestaria correspondiente, dejando constancia de esta actividad, programación y ejecución de pagos a los proveedores o contratistas adjudicados. La Administración de Contratos: Equipo colegiado a cargo de la dirección, seguimiento y supervisión de los contratos; integrado al menos por un representante de la División administrativa, un representante del área solicitante y un representante de asesoría legal o cualquier otro cargo bajo la responsabilidad del titular de la Entidad. El Comité de Evaluación: responsable de evaluar las ofertas, atender las solicitudes de aclaración y de recomendar la adjudicación en los procesos de licitación o cualquier otro para lo cual fuera conformado. 2

3 3. Condiciones para la realización de compras y contratación de servicios, bienes, obras y consultorías. Para realizar una adquisición de bienes o contratación de servicios, deberá cumplir las siguientes condiciones: Por Licitación: Pública: Contrataciones que superen los tres millones de córdobas (C$3, 000,000.00). Selectiva: Contrataciones superiores a quinientos mil córdobas (C$500,000.00) y hasta tres millones de córdobas (C$3, 000,000.00) La convocatoria de los Pliegos de Bases y Condiciones, se realiza de forma pública en el Diario Oficial la Gaceta, en la página web del BCN: y en el Sistema de Contrataciones Administrativas Electrónicas (SISCAE) Autorización de Gastos Consejo Directivo: Autoridad máxima del Banco, que tiene la atribución de aprobar anualmente el presupuesto de ingresos y gastos de la institución. Conocer el comportamiento de su ejecución y aprobar modificaciones, si fuere necesario. Presidente y/o Gerente General: Autorizan transferencias entre rubros (ej. servicios no personales, materiales y programas especiales), hasta un 10 por ciento del monto aprobado, para cubrir gastos prioritarios, previa justificación del área solicitante. Autorizan traslados entre partidas del mismo rubro, hasta un 10 por ciento del monto aprobado, previa solicitud de las áreas organizativas, sin afectar el monto presupuestado del rubro. División Gestión Estratégica y Contable: Certifica los fondos disponibles para la compra con base en el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo. Jefes de División, Jefes de Dirección y Jefes de Unidades Organizativas: Dependiendo del monto del gasto involucrado, gestionan ante el área Control Presupuestario (Dirección Gestión Contable) aprobación de excedente siempre y cuando no sobrepase el 10% límite del monto presupuestado II.- LICITACIONES 1. Concepto de Licitación: Es el procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual el órgano o entidad del Sector Público realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose al pliego de bases y condiciones, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la mejor oferta. 3

4 Las Condiciones para realizar un proceso de licitación se encuentran contenidas en el Pliego de Bases y Condiciones (PBC) cuyo contenido es el documento contractual, de carácter exhaustivo y obligatorio en el cual se establecen las condiciones o cláusulas que se aceptan en un contrato de obras o servicios. 2. Solicitud de Compra: a. El Área Solicitante: remite la solicitud de compra a la División Gestión Estratégica y Contable a fin que certifique los fondos disponibles para la compra con base en el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo y que se encuentre programado en el PAC. Una vez recibido el formato de Solicitud de Compra debidamente certificado con la partida presupuestaria correspondiente, deberá remitir la solicitud de compra a la Unidad de Adquisiciones. En el caso de bienes, el área solicitante debe remitir su solicitud a la Unidad de Almacén para que certifique la existencia o no del bien solicitado. Si la solicitud fuese de servicios u obras, la remitirá de forma directa al Área Administrativa Financiera. b. Unidad de Adquisiciones: Verifica que la compra se encuentre programada en el PAC y asigna número único al expediente de la contratación a iniciar, incorporando todos los documentos que se vayan generando durante todo el proceso. Requerimientos mínimos que deben de contener los procesos de Servicio, Bienes, Obra y Consultoría. a. Cuando se trate de adquisición de bienes, deberá ir acompañada de un detalle y especificaciones técnicas de los mismos, con indicación de su cantidad, condición, plazo y lugar de entrega y demás requerimientos necesarios para su contratación, además de la estimación de la contratación. b. Cuando la solicitud sea para la ejecución de obras, la solicitud deberá señalar las condiciones mínimas de diseño o trabajos requeridos, sus especificaciones generales, técnicas y el presupuesto respectivo de referencia, plazo de ejecución y lista completa de cantidades. c. Cuando la compra se trate de servicios complementarios, esta deberá ir acompañada con un detalle del objeto, de las condiciones, alcances y demás requerimientos necesarios para su contratación. d. Cuando la solicitud de cotización sea para servicios de consultoría, deberá ir acompañada de los términos de referencia si es el caso, definido los objetivos, metas y demás requerimientos necesarios, expresado de forma clara y precisa los servicios que se necesitan y los estudios necesarios para poder llevarse a cabo la consultoría, así como los resultados previstos. No precisa de ser detallado. 4

5 En los procesos de compras que realiza el BCN, pueden participar todos los proveedores ya sean personas naturales, jurídicas siempre y cuando cumplan con las condiciones requeridas en el PBC. Las ofertas técnicas y económicas serán recepcionadas en el Banco en sobre cerrados, dentro del plazo estipulado en el calendario de licitación del PBC, en la fecha y hora indicada. La apertura de las ofertas técnicas y económicas se efectuará en forma pública en las salas de capacitación del BCN en presencia del comité de evaluación (integrada por 3 miembros: Área solicitante, asesoría jurídica y unidad de adquisiciones) y oferentes presentes, del acto de apertura se deja constancia con el acta de apertura de ofertas que deberán ser suscrita por los miembros de comité y proveedores presentes. La unidad de adquisiciones determinará los valores de evaluación técnica y económica a ser utilizados, los que deberán ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse a criterios de razonabilidad, racionalidad y proporcionalidad. El PBC deberá especificar los valores, puntajes y criterios para su adjudicación que se considerarán para determinar la mejor oferta y se realiza en base a los siguientes criterios: Primera Etapa (Examen Preliminar): Cumplimiento de requisitos mínimos (comprenden todos los Documentos legales y requisitos solicitados por las áreas requirentes, los proveedores que cumplen pasan a la segunda etapa). Segunda Etapa (Evaluación de Especificaciones Técnicas): Cumplimiento de especificaciones técnicas, bajo el mecanismo cumple/no cumple (comprende el cumplimiento de todos los aspectos técnicos solicitados por las áreas requirentes, los proveedores que cumplen, pasan a la tercera etapa). Tercera Etapa Matriz de Evaluación de Precios: (comprende la valoración de los precios unitarios sin incluir impuestos). Si producto de la evaluación se determina que las ofertas no cumplen con los requisitos solicitado en el PBC se procede a declarar desierto el proceso en base a los siguientes criterios: Cuando no se presentare oferta alguna. Cuando se rechazaren todas las ofertas, fundamentando en tal supuesto, las razones técnicas y económicas basado en el incumplimiento del pliego de bases y condiciones. Cuando en el proceso de evaluación se comprueban errores sustanciales respecto a las especificaciones contempladas en el pliego de bases y condiciones. Cuando no esté de acuerdo con el dictamen del Comité de Evaluación, fundamentando su desacuerdo en razones de interés público. 5

6 III.- CONTRATOS Contratos Administrativos: Son acuerdos de voluntad, que crean o modifican derechos y obligaciones contractuales y que tienen como partes a un órgano o entidad perteneciente al Sector Público y a un contratista particular. Estos contratos se regirán por la presente Ley y en lo no previsto, por las disposiciones mercantiles y civiles pertinentes. El BCN debe suscribir contratos en los siguientes casos: Cuando el procedimiento de compra consista en licitación. Cuando en contrataciones menores los servicios superen los Cien Mil Córdobas (C$ 100,000.00), asimismo se elaborará contrato para los servicios complementarios. Cuando en contrataciones menores los bienes superen el monto de Doscientos Cincuenta Mil Córdobas Netos (C$ 250,000.00). Tipos de contratos son: Contrato de Obra Pública: Es aquel contrato por medio del cual se encargan a un tercero, persona física o jurídica, la ejecución de una obra pública consistente en una cosa inmueble, por naturaleza o por accesión, en las condiciones convenidas y a cambio de un precio que debe abonar al contratante en su carácter de dueño de la obra. Contrato Administrativo de Suministro: Es un contrato traslativo de dominio, en virtud del cual una persona natural o jurídica, denominada proveedor, a cambio de un precio, se obliga a realizar a favor del BCN, una pluralidad de prestaciones autónomas de dar, consistentes en la entrega periódica de cosas muebles, en las fechas y cantidades fijadas en el contrato. Contratos Profesionales de Consultoría: Presuponen la prestación de un servicio de carácter predominantemente intelectual. Son prestados por particulares, personas naturales o jurídicas que, por su nivel profesional, reúnen calificaciones y aptitudes especiales, derivadas de sus conocimientos técnicos, profesionales y científicos IV.- GARANTÍAS Las garantías contractuales que exige el Banco en relación a la adquisición de bienes, obras y contratación de Servicios, son las siguientes: 6

7 Garantías de seriedad de ofertas: En todo proceso de licitación, se solicita la exigencia de la presentación de una garantía de seriedad de la oferta por un valor equivalente entre el 1% y el 3% (uno y tres por ciento) del valor total de la oferta incluyendo los impuestos. Garantía de Cumplimiento del Contrato Previo a la formalización del contrato, excepto para contrataciones menores, el adjudicado deberá presentar al BCN, dentro del plazo señalado en la notificación de la Adjudicación, una Garantía de Cumplimiento por un monto equivalente entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) del monto del contrato, para las contrataciones de servicios y bienes; y entre el diez por ciento (10%) y el veinte por ciento (20%) del monto del contrato para el caso de contrataciones de obras de construcción, las contrataciones de servicios de consultoría estarán exentas del cumplimiento de este requisito. Garantía de Anticipo. Siempre que el Banco efectúe un pago en forma anticipada a la recepción de un bien o servicio se deberá requerir previamente la entrega de una garantía de anticipo por el monto del cien por ciento (100%), en el caso de obras, deberá reducirse en la medida que se amortice el valor del anticipo cubriendo siempre el máximo del saldo deudor y estará vigente hasta su total amortización, y cuando se trate de bienes se computará al valor total del contrato. Otras Clases de Garantías y Recaudos. A fin de cautelar los intereses del BCN, sin perjuicio de lo expresado en las cláusulas anteriores y dependiendo de la naturaleza del Contrato, se podrán establecer otras clases de garantías, tales como: 4.1 garantía de calidad y rendimiento, 4.2 garantía contra vicios ocultos y redhibitorios Se podrá incorporar en los PBC y contratos multas y retenciones garantizando siempre el debido proceso para su ejecución. 7