Caso Práctico: Archivo Histórico Repsol YPF

Transcripción

1 Caso Práctico: Archivo Histórico Repsol YPF Leticia de Castro Responsable Dpto. Documentación Dpto. Documentación Misión Seleccionar, adquirir, centralizar y difundir información externa pertinente para las distintas áreas de la compañía. Objetivos Prestar un apoyo documental (Boletines, Revistas, etc.) a las diferentes áreas. Poner al alcance de cualquier usuario (interno externo) la información específica sobre el tema requerido. Recopilar la producción científica española y extranjera y potenciar su difusión, a través de herramientas adecuadas (Repsolnet). Automatizar el fondo bibliográfico para una rápida consulta. 1

2 Dpto. Documentación Áreas de actividad: El departamento de documentación está estructurado en las siguientes secciones: Archivo Histórico / Hemeroteca. Biblioteca. Centro de Documentación Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca Archivo Histórico Fondo con toda la documentación generada por las empresas que dieron lugar en 1987 a Repsol y a partir de 1997 Repsol YPF. Hemeroteca Esta sección se encarga de circular aquellas revistas que llegan al Dpto. Documentación, así como de custodiar toda aquella información (publicaciones periódicas especialmente) que ha perdido su vigencia informativa, pero que forma parte del patrimonio documental de Repsol. 2

3 Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca Servicios: Archivo Histórico Archivo Histórico: Archivo Fotográfico [ ] Circulación de revistas. Hemeroteca (Archivo). Memorias Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > Archivo Hco. Junto con la Subd. de Servicios Generales, estamos realizando el Archivo Histórico que estará formado por los documentos que han generado las empresas que dieron lugar en 1987 a Repsol. Estamos desarrollado un Sistema de Gestión Documental que nos permitirá ir realizando un archivo lógico con los documentos digitalizados. 3

4 Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > Archivo Hco. Antiguo Sistema de Gestión de Archivo hasta 2005 Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > Archivo Hco. 4

5 Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > Archivo Hco. Nuevo Sistema de Gestión de Archivo. Propuesta Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > Archivo Hco. Código de Barras De momento la misma codificación que en el sistema Antiguo. Es el mismo código que el número de caja. Tabla tabulada. 5

6 Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > Archivo Hco. Documentos adjuntos digitalizados Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca Servicios: Archivo Histórico Archivo Histórico: Archivo Fotográfico [ ] Circulación de revistas. Hemeroteca (Archivo). Memorias 6

7 Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > A. Fotográfico Durante el año 2005, junto con otros departamentos de la empresa, entre los que figuran, Proyecto Geest, Autoclub, RREE GLP y Acción Social y Mecenazgo, pusimos en funcionamiento el Archivo Fotográfico de Repsol YPF. Con esta herramienta queremos poner a disposición de todos los empleados el material gráfico que hay en y sobre la compañía a través de Repsolnet. Actualmente estamos ampliando el ámbito de actuación, pidiendo a Medios de Comunicación que también formen parte de este proyecto. Nº fotografías ingresadas en el sistema: >1000 Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > A. Fotográfico 7

8 Archivo Fotográfico a través de Repsolnet Dpto. Documentación > Archivo Hco.. / Hemeroteca > A. Fotográfico Proyectos realizados hasta el momento: Libro: Historia del Petróleo. Del Monopolio al libre Mercado, publicado por la fundación Repsol YPF Libro: Historia del Transporte Marítimo de Petróleo en España, publicado por el Instituto Marítimo Español Reportajes del periódico Cinco Días sobre la evolución de las empresas españolas. Colaboración con Telemadrid para la realización de una serie de programas sobre las empresas en Madrid. 8

9 Dpto. Documentación. Zonas de actuación Países piloto de recogida de información para la creación de diferentes Archivos Históricos. Rusia México EEUU Colombia Ecuador Perú Venezuela Trinidad & Tobago Guayana Bolivia Cuba Brasil España Marruecos Argelia Sierra Leona Guinea Ecuatorial Libia Irán Dubai Arabia Saudí Argentina A Coruña Tarragona Madrid Puertollano Presencia Repsol YPF Archivos Históricos Potenciales Dpto. Documentación. Usuarios Externos Dentro del proceso de mejora continua, se mantienen contactos con los Dpto. Documentación de distintas instituciones de diversa índole Universidades Instit. Públicas Investigadores Grandes Corporaciones 9