PODER EJECUTIVO REGLAMENTOS

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1 CARLOS ALBERTO RODRIGUEZ PEREZ (FIRMA) ALCANCE DIGITAL Nº 1 Año CXXXVII San José, Costa Rica, lunes 4 de enero del 2016 Firmado digitalmente por CARLOS ALBERTO RODRIGUEZ PEREZ (FIRMA) Fecha: :56:03-06'00' Nº 1 PODER EJECUTIVO DECRETOS N MEIC-S REGLAMENTOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Y CENSOS MUNICIPALIDADES 2015 Imprenta Nacional La Uruca, San José, C. R.

2 DECRETOS

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12 1 vez. Reserva N (D ).

13 REGLAMENTOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Y CENSOS REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA ROFAI CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1 Objetivo. El presente Reglamento, así como las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y los manuales técnicos, normas, políticas, disposiciones y directrices emitidas por el Órgano Contralor, constituyen el marco de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Estadística y Censos. Artículo 2 Definiciones. Para efectos del presente Reglamento se entiende por: a. Administración activa: Componente orgánico del sistema de control interno, definido en el inciso a) del artículo 2 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 publicada en La Gaceta N 169 del 4 de setiembre de b. Auditoría Interna: La Auditoría del Instituto Nacional de Estadística y Censos. Dentro de la organización institucional, ésta corresponde a lo mencionado en el artículo 20 de la Ley General de Control Interno. c. Auditor Interno: Jefe de la Auditoría Interna. d. Auditores: Los profesionales de distintas disciplinas que desarrollan labores de auditoría interna. e. Consejo Directivo: Máximo jerarca institucional. f. Gerencia: Superior administrativo institucional. g. INEC: Instituto Nacional de Estadística y Censos. h. Informe de Auditoría: Producto final con el que la Auditoría Interna comunica al jerarca o a los titulares subordinados los resultados de los estudios de auditoría. i. Sistema de Control Interno: Entiéndase por sistema de control interno el concepto dado en el artículo 8 de la Ley Nº j. Titulares subordinados: Funcionarios de la Administración Activa, responsables de un proceso determinado, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Artículo 3 Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y todas las dependencias que conforman el INEC. CAPÍTULO II Aspectos Generales y Organización Artículo 4 Concepto. De conformidad con el artículo 21 de la Ley General de Control Interno, la auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto, de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.

14 Artículo 5 Organización y Regulación. En concordancia con lo dispuesto en el artículo 23 y siguientes de la Ley General de Control Interno, la Auditoria Interna, se organizará y funcionará conforme lo disponga el Auditor Interno, de acuerdo con la Ley General de Control Interno y las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio. Artículo 6 Dependencia orgánica y regulaciones aplicables. De acuerdo con el artículo 24 de la Ley General de Control Interno, el Auditor Interno dependerá orgánicamente del Consejo Directivo, el cual establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables. Los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas que le sean aplicables al resto del personal del INEC. Estas regulaciones de tipo administrativo, no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor Interno y su personal; en caso de duda o conflicto, la Contraloría General de la República dispondrá lo correspondiente. Artículo 7 Jerarquía. El Auditor Interno, será el jefe de todo el personal de la Auditoría Interna y en esa condición ejercerá todas las funciones, deberes y atribuciones que le son propias en la ejecución de su trabajo y en la administración de su personal, de tal manera que le corresponderá autorizar previamente cualquier movimiento de personal, entre ellos, los nombramientos, remociones, sanciones, promociones, concesiones de licencias y cualquiera otra dentro de su competencia. También le corresponderá proponer al Consejo Directivo para su aprobación, la creación o reasignación de plazas y otros servicios que se consideren indispensables para garantizar el buen funcionamiento de la Auditoría Interna. Artículo 8 Planificación. El Auditor Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna - según proceda- deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, cubriendo los ámbitos estratégico y operativo, la determinación del universo auditable, los riesgos institucionales, entre otros. Además deben establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, la cual debe ser congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales. Asimismo, deben formular un plan de trabajo anual basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el período, el cual debe mantenerse actualizado y expresado en el presupuesto respectivo. Artículo 9 Independencia y Objetividad. Todos los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus deberes y potestades con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa; de forma que los juicios y criterios que emitan sean imparciales y equilibrados, manteniendo la objetividad y una conducta adecuada con el nivel jerárquico superior que ocupa la Auditoría Interna dentro de la Institución, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley General de Control Interno y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Los funcionarios de la Auditoría Interna tienen la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia, situación o hecho -personales o externos- que puedan disminuir o poner en duda su independencia así como cuando se presente un conflicto de intereses; en tales situaciones, deben comunicarlo al Auditor Interno, para que éste asigne a otro funcionario la labor encomendada. Artículo 10. Servicios de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna brindará los Servicios de Auditoría relativos a Control Interno, Relaciones de Hechos, Atención de Denuncias así como los Estudios Especiales de Auditoría que determine el Auditor Interno; además de los Servicios Preventivos, los cuales incluyen los de Asesoría, dirigidos al jerarca, en materia de su competencia y a su solicitud, sin perjuicio de que a juicio del Auditor Interno y en materia de su

15 competencia, pueda brindarlos a otros niveles de la institución. Asimismo los Servicios de Advertencia, los cuales se harán en forma escrita y de Autorización de Libros. Artículo 11. Valores éticos. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán mantener elevados estándares y principios éticos de conducta, honor y reputación para ejercer su función, de conformidad con los valores establecidos en el Plan Estratégico de la Auditoría Interna. Los estándares y principios antes mencionados, deberán ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda respecto de su credibilidad, transparencia e independencia. Además, actuarán conforme a las normas de ética emitidas por los Colegios Profesionales a los cuales pertenecen según su formación y a las Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a Observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en General. Artículo 12. Plazas vacantes. De conformidad con el artículo 28 de la Ley General de Control Interno, las plazas vacantes de la Auditoría Interna deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contados a partir del momento de la vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione al efecto. Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna que se definan, deberán considerar, en todo momento, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la Institución. CAPÍTULO III Del Personal de la Auditoría Interna SECCIÓN I Del Auditor Interno Artículo 13. Nombramiento, suspensión y destitución del Auditor Interno. El nombramiento, suspensión y destitución del Auditor corresponderá al Consejo Directivo; de conformidad con lo establecido en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno y los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público. Artículo 14. Jornada Laboral. La jornada laboral del Auditor Interno será de tiempo completo. Artículo 15. Funciones. El Auditor Interno tendrá las siguientes funciones: a. Ejercer la dirección superior y administración de la Auditoría Interna, a través de lineamientos, directrices, políticas e instrucciones, según la normativa jurídica y técnica. b. Administrar y dirigir al personal de la Auditoría Interna, de tal forma que éste se encamine al logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como gestionar la obtención del recurso humano competente para el ejercicio de las labores respectivas, establecidas en la Ley General de Control Interno y demás normativa aplicable. c. Desarrollar un programa de aseguramiento de la calidad de las labores de la Auditoría Interna, de conformidad con la normativa emitida al efecto por la Contraloría General de la República. d. Formular, divulgar, mantener actualizados y en uso de por parte del personal de la Auditoría Interna, los manuales que se requieran para el ejercicio de la función de la auditoría. e. Implantar y liderar el proceso de supervisión y en tal condición, debe propiciar el cumplimiento de los objetivos de la Auditoría Interna y de cada estudio en particular;

16 favoreciendo de esta manera el mejoramiento de la calidad y la generación del valor agregado tanto de los procesos como de los productos y servicios de la Auditoría Interna. f. Mantener actualizado el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoria Interna. g. Presentar su plan anual de trabajo, en el cual informará al jerarca de manera oportuna y justificada, los requerimientos de recursos para ejecutar su plan. h. Presentar el Informe Anual de la Ejecución del Plan de Trabajo ante el Consejo Directivo, de conformidad con el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno. i. Todas las demás funciones atinentes al puesto de Auditor Interno. SECCIÓN II Del Personal de Auditoría Artículo 16. Requisitos del personal de la Auditoría Interna. La Unidad de Recursos Humanos con la colaboración de la Auditoría Interna, deberá definir en sus respectivos manuales de cargos y clases, la descripción de las funciones y los requisitos correspondientes para cada uno de los puestos en la Auditoría Interna. Artículo 17. Perfil de competencias del Personal de la Auditoría Interna. El perfil de los auditores, debe estar constituido por profesionales de diversas disciplinas académicas requeridas por la Auditoría Interna para la adecuada realización de sus metas y objetivos, estos profesionales deben contar además de su grado profesional, con cualidades personales idóneas para garantizar el éxito en las funciones de la auditoría, tales como habilidad de comunicación oral y escrita, de modo que puedan transmitir eficazmente cuestiones tales como requerimientos de información, objetivos, evaluaciones, conclusiones y recomendaciones de su trabajo así como de un adecuado manejo de los programas informáticos utilizados en las labores de auditoría. El perfil de los auditores, específicamente en la definición de sus competencias, experiencia y habilidades será definido por el Auditor Interno en coordinación con Recursos Humanos, para los procesos de selección y reclutamiento del personal de Auditoría. CAPÍTULO IV Recursos y Presupuesto Artículo 18. Recursos de la Auditoría. El Consejo Directivo y la Gerencia deberán asignar u ordenar que se le asignen a la Auditoría Interna, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación, de transporte y otros necesarios para que ésta pueda cumplir su gestión. Artículo 19. Solicitud de Recursos. El proyecto de presupuesto anual de la Auditoría Interna, será elaborado y presentado oportunamente, por el Auditor Interno, al Consejo Directivo para su estudio y resolución. El funcionario encargado del presupuesto institucional mantendrá un registro separado sobre el presupuesto asignado a la Auditoría Interna, con el detalle por objeto del gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para la Auditoría Interna. El control y administración del presupuesto de la Auditoría Interna, así como los bienes asignados a la misma, estarán bajo la responsabilidad del Auditor Interno. CAPÍTULO V Capacitación Artículo 20. Programa de Capacitación. El Auditor Interno establecerá y mantendrá actualizado el Programa de Capacitación para el personal de la Auditoría Interna, según las necesidades de capacitación previamente determinadas.

17 Artículo 21. Temas, contenido y cursos del Programa de Capacitación. El Auditor Interno seleccionará los temas, contenidos y cursos que formaran parte del programa de capacitación, incluyendo los proveedores de capacitación y formación asistida y coordinando lo pertinente con la Unidad de Proveeduría. CAPÍTULO VI Funcionamiento de la Auditoría Interna Artículo 22. Competencias. La Auditoría Interna tiene sus competencias de acuerdo a lo establecido en la Ley General de Control Interno N 8292, la Ley del Sistema de Estadística Nacional N 7839, el presente Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna así como las normas, lineamientos, disposiciones, criterios u otros emitidos por la Contraloría General de la República y las instrucciones, metodologías, procedimientos y prácticas formalizadas por el Auditor Interno. Artículo 23. Funciones. A la Auditoría Interna le corresponde realizar las siguientes funciones: a. Realizar auditorías o estudios especiales de acuerdo con la normativa que rige la actividad de la auditoría interna. b. Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de los cuales dispone el INEC, hayan sido utilizados por la Administración con eficiencia, economía y eficacia. c. Evaluar la ejecución y liquidación presupuestaria del INEC. d. Realizar la evaluación de los sistemas informáticos que posee el INEC. e. Verificar que las actuaciones del INEC sean ajustadas a derecho, de conformidad con la normativa interna y externa aplicable a las instituciones del Sector Público. f. Verificar que los funcionarios responsables hayan tomado las medidas pertinentes para poner en práctica y mantener en ejecución las recomendaciones que contienen los informes de la Auditoría Interna y de la Contraloría General de la República. g. Ejercer otras funciones de fiscalización, inherentes a su competencia dentro de los lineamientos dictados por la Contraloría General de la República. h. Asesorar y advertir al jerarca y a otros niveles de la Administración Activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento y se encuentren dentro del ámbito de su competencia, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 22, inciso d) de la Ley General de Control Interno, las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y los lineamientos emitidos sobre el particular por la Contraloría General de la República. i. Demás funciones que el Auditor Interno estime necesarias. Artículo 24. Deberes. Los deberes del Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna se encuentran plasmados en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno y en la normativa emitida por la Contraloría General de la República. Le corresponde al Auditor Interno vigilar la correcta observancia de los mismos, por parte del personal de la Auditoría Interna. Artículo 25. Potestades. Las potestades del Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, se encuentran estipuladas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno. Es un deber de todo el personal de la Auditoría Interna hacer efectivas esas potestades otorgadas por ley, las cuales deberán ejercerse con el debido cuidado profesional. Artículo 26. Prohibiciones. El artículo 34 de la Ley General de Control Interno dispone las prohibiciones que tiene todo el personal profesional que labore en la Auditoría Interna y por las cuales se les pagará un sesenta y cinco por ciento sobre el salario base de esos funcionarios. Dichas prohibiciones versan sobre lo siguiente:

18 a. Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b. Formar parte de órganos directores en procedimientos administrativos. c. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d. Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales. e. Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de algún funcionario del INEC o de los demás órganos e instituciones de la Administración Pública. CAPÍTULO VII Servicios de la Auditoría Interna Artículo 27. Plan de Trabajo Anual. La Auditoría Interna debe formular un plan de trabajo anualmente, basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el período, se mantenga actualizada y se exprese en el presupuesto respectivo. Este plan debe considerar la dotación de recursos a la Auditoría Interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la Institución. Las modificaciones a dicho Plan deberán documentarse y comunicarse al jerarca y a la Contraloría General de la República de manera oportuna. Artículo 28. Planificación del seguimiento de los resultados del trabajo. El Plan de Trabajo Anual debe contemplar un seguimiento en forma permanente orientado a verificar las acciones ejecutadas por la Administración Activa, respecto a las recomendaciones efectuadas por la Auditoría Interna y a las disposiciones giradas por la Contraloría General de la República. Artículo 29. De los estudios no programados. Cualquier estudio a realizar por la Auditoría Interna que no esté definido en su plan de trabajo anual, debe ser objeto de análisis detallado, con el propósito de determinar en forma razonada, técnica y legalmente, si el nuevo estudio prevalece en comparación con los definidos previamente por la Auditoría Interna en su plan de trabajo anual. Artículo 30. Servicios de Fiscalización de la Auditoría Interna. Los servicios de fiscalización que realiza la Auditoría Interna, conforme a sus competencias, se clasifican en Servicios de Auditoría y Servicios Preventivos. Artículo 31. Servicios de Auditoría. Los siguientes son Servicios de Auditoría que brinda la Auditoría Interna: a) Auditoría Financiera: comprende la auditoría de estados financieros, cuyo objetivo consiste en emitir un dictamen independiente sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad auditada, de conformidad con el marco normativo aplicable. Además, las auditorías financieras pueden contemplar la presentación de informes especiales para elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero así como el análisis de otros aspectos específicos relacionados con la información financiera. b) Auditoría operativa: es el estudio objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de evaluar en forma independiente el desempeño de una entidad, programa o actividad, con el objetivo de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte del jerarca o titulares subordinados. c) Estudios especiales: tratan aspectos de orden administrativo, informático, jurídico, contable, financiero, presupuestario, económico así como de cualquier otro ámbito de

19 competencia de la Auditoría. Estos estudios pueden tener su origen en la programación de la Auditoría Interna así como por denuncias o peticiones de la Administración Activa, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa y otros órganos de fiscalización del Sector Público. Artículo 32. Relaciones de Hechos. De los Servicios de Auditoría así como de la Atención de Denuncias por parte de la Auditoría Interna, podrán derivarse Informes de Relaciones de Hechos e incluso denuncias penales en las que se determine la posible existencia de un tipo de responsabilidad del funcionario público, sea civil, penal o administrativa. Los anteriores productos deberán tener un sustento suficiente, pertinente y competente, que ayude a la búsqueda de la verdad real en un procedimiento administrativo o en un proceso penal, con el fin de acreditar los hechos ilícitos y los presuntos responsables de realizarlos. Estos informes serán en calidad de insumo para la Administración Activa o el Ministerio Público según sea el caso; en ellos la Auditoría Interna hará un juicio de probabilidad sobre el grado de participación de las personas involucradas en los hechos descritos, la posible responsabilidad a la que pueden verse sometidos y el grado de irregularidad que se presenta, todo lo cual será objeto de un procedimiento administrativo que se recomienda iniciar a la Administración Activa o bien de una investigación penal cuando deban ser trasladados al Ministerio Público en calidad de denuncia por referirse a hechos de índole penal. Deberá tenerse presente que el Informe de Relación de Hechos no es un acto administrativo final, pues no resuelve en forma definitiva la responsabilidad de los funcionarios implicados, por lo que no violenta derechos fundamentales, en razón de lo cual no es en esta etapa que deban aplicarse los principios del debido proceso ni poner en conocimiento de los presuntos implicados; estos principios deberán garantizarse en la etapa correspondiente del procedimiento administrativo y competen únicamente al órgano director con sujeción al expediente. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en las Directrices sobre la comunicación de relaciones de hechos y denuncias penales por las auditorías internas del sector público y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Artículo 33. Servicios Preventivos. Los siguientes son Servicios Preventivos que brinda la Auditoría Interna: a) Asesoría: es un servicio consistente en proporcionar al jerarca y a otros órganos de la Administración Activa, criterios u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones. Consiste en la emisión de un criterio técnico por parte del Auditor Interno, con el sustento legal requerido. De preferencia deberá dejarse evidencia por escrito de la asesoría brindada por la Auditoría Interna. b) Advertencia: es un servicio dirigido a los órganos de la Administración Activa sujetos de fiscalización por parte de la Auditoría Interna, incluido el jerarca, referente a las posibles consecuencias sobre determinado proceder o actuación administrativa. Es una prevención que realiza la Auditoría Interna sobre las posibles consecuencias legales de una decisión, hecho o situación aparentemente irregular; debe expresarse de forma escrita o consignada en las actas del Consejo Directivo. En caso de no ser atendida por el destinatario, podrá posteriormente la Auditoría Interna realizar un estudio especial, posterior a realizar dos recordatorios de la advertencia, de cuyos resultados eventualmente podrá originarse una Relación de Hechos. c) Autorización de Libros: a criterio del Auditor Interno y como mecanismo de fortalecimiento del control interno institucional, se podrán autorizar mediante razón de apertura, los folios o libros de contabilidad y de actas que deban llevar los distintos órganos de la Institución así como otros libros físicos o digitales cuando así sea considerado por el Auditor Interno. Todo lo anterior de conformidad con los incisos d) y e) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

20 CAPÍTULO VIII De las Denuncias Artículo 34. Competencia. La Auditoría Interna tramitará las denuncias conforme a lo dispuesto en su Reglamento para la Atención de Denuncias. Artículo 35. Respaldo al personal de la Auditoría Interna. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley General de Control Interno, cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda judicial, el INEC dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para la atención de ese proceso hasta su resolución final. CAPÍTULO IX Aspectos a observar durante la ejecución de los Servicios de Auditoría Artículo 36. Sobre la confidencialidad. Todos los funcionarios de la Auditoría Interna deberán guardar estricta confidencialidad sobre la información que obtengan y a la que tengan acceso en el ejercicio de sus funciones. Artículo 37. Pericia y cuidado profesional. Los funcionarios de la Auditoría Interna están obligados a realizar su trabajo con pericia y cuidado profesional. El personal designado para la ejecución de cada trabajo deberá poseer los conocimientos, técnicas y habilidades para una adecuada realización del mismo. Artículo 38. Sobre las evidencias. Durante la ejecución de los servicios de auditoría, se obtendrá material de evidencia suficiente, competente y pertinente por medio de inspecciones, observaciones, investigaciones, indagaciones, confirmaciones, con el objetivo de respaldar los hallazgos encontrados y fundamentar las conclusiones de los informes. Toda esta evidencia recolectada conformará los papeles de trabajo, ya sean en documentos físicos o de preferencia a través de medios electrónicos, debidamente elaborados por el auditor encargado. Artículo 39. Supervisión. Todos los trabajos de la Auditoría Interna deben ser supervisados durante toda la ejecución por el Auditor Interno o por quién éste designe, con el propósito de asegurar el cumplimiento de los objetivos así como la calidad del trabajo. CAPÍTULO X Comunicación de Resultados Artículo 40. Conferencia Final. El Auditor Interno realizará una conferencia final en la cual se presentarán los resultados obtenidos en la ejecución de las auditorías realizadas. En esa conferencia se citará a quienes se estime que tienen parte en los asuntos referidos en el informe, de previo a su comunicación oficial, con el propósito de definir con claridad y de manera objetiva sobre el acuerdo o desacuerdo de las partes con respecto a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones así como la determinación preliminar del tiempo que se requerirá para la implementación de las mismas. Se exceptúa de esta conferencia los resultados relativos a las Denuncias, Relaciones de Hechos y Servicios Preventivos de Auditoría y otros servicios de auditoría que la normativa contemple. La realización de la conferencia final se documentará por parte de la Auditoría Interna en la forma en que el Auditor Interno lo disponga a través de sus lineamientos internos, resumiéndose las observaciones más importantes y los compromisos asumidos, los cuales se deberán valorar de manera detallada y objetiva, de previo a emitir el informe final.

21 Artículo 41. Destinatarios de los Informes de Auditoría. La Auditoría Interna comunicará los resultados de sus auditorías o estudios especiales, mediante informes objetivos dirigidos al jerarca o a los titulares subordinados, con competencia y autoridad para tomar decisiones y ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. Artículo 42. Informes parciales. Durante el desarrollo de las auditorías o estudios especiales, la Auditoría Interna podrá cuando la naturaleza del asunto lo justifique, preparar y enviar a quien corresponda, informes parciales, sobre hechos relevantes para la Administración Activa, obtenidos en el desarrollo de la labor de campo e investigativa, antes de la finalización del trabajo y que no convienen que sean conocidos hasta la conclusión del respectivo estudio. Artículo 43. Estructura de los informes. La estructura de los informes de auditoría se constituirá de aquellas partes que defina el Auditor Interno en concordancia con la normativa que regula la función de la Auditoría Interna. Artículo 44. Recordatorio de plazos. La Auditoría Interna en sus informes y en el oficio de remisión, deberá realizar un recordatorio de los plazos dispuestos en la Ley General de Control Interno, que deben ser observados por el jerarca o los titulares subordinados para ordenar o resolver lo que corresponda. Artículo 45. Recomendaciones de la Auditoría Interna. Las recomendaciones que emita de la Auditoría Interna, deberán estar fundamentadas en la normativa vigente, las reglas unívocas de la ciencia y de la técnica así como en los principios elementales de justicia, lógica y conveniencia. La implementación de las recomendaciones de la Auditoría Interna será de la exclusiva responsabilidad de la Administración Activa. Artículo 46. Informes dirigidos a los Titulares Subordinados. De conformidad con el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, cuando la Auditoría Interna dirija en sus informes, recomendaciones a titulares subordinados, éstos deberán ordenar la implementación de las recomendaciones, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido del informe. Si el titular subordinado a quien van dirigidas las recomendaciones, discrepa de las mismas, en el trascurso de esos diez días, deberá elevar el informe de auditoría al jerarca, con copia a la Auditoria Interna, exponiendo por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y también deberá proponer soluciones alternas para los hallazgos detectados. Dentro de los veinte días hábiles siguientes a la recepción de la citada documentación, el jerarca deberá tomar un acuerdo en firme y comunicarlo a la Auditoría Interna y al titular subordinado, ya sea ordenando la implantación de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la Auditoria Interna, estarán sujetas a lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley General de Control Interno. Artículo 47. Informes dirigidos al Consejo Directivo. Los informes que se dirijan al jerarca, deberán ser incluidos en la agenda respectiva para que sean conocidos por éste en un plazo no mayor a los 15 días hábiles a partir de la recepción del informe por parte de la Oficina de la Secretaría del Consejo Directivo. En cuanto sea conocido el respectivo informe, dicho órgano colegiado deberá ordenar al titular subordinado correspondiente, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles, la implementación de las recomendaciones. En caso de discrepar de las recomendaciones realizadas por la Auditoría Interna, dentro del mismo plazo deberá ordenar las soluciones

22 alternas que motivadamente considere; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la Auditoría Interna y al titular subordinado. Artículo 48. Conflicto y remisión de expediente a la Contraloría. Una vez en firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, ésta podrá exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto, dentro del plazo de quince días hábiles, contados a partir de su formal comunicación y además deberá hacer la indicación de que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad manifestadas por la Auditoría Interna. La Contraloría General de la República será quien dirimirá el conflicto en última instancia, ya sea a solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos. El incumplimiento injustificado de lo resuelto por dicho órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Como parte de la documentación que debe aportarse ante la Contraloría General de la República, debe incluirse el acuerdo del jerarca con las soluciones alternas que dispuso así como la evidencia de que dicho acuerdo fue debidamente comunicado a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 49. Seguimiento de Recomendaciones. La Auditoría Interna deberá dar el debido seguimiento, para comprobar y corroborar que las recomendaciones que haya emitido y que hayan sido acogidas por la Administración Activa, se están aplicando en la práctica. Este seguimiento se hará en la forma que el Auditor Interno determine. En caso de que las recomendaciones no se estén aplicando, deberá informarlo al jerarca, con el propósito de que se determinen las causas del incumplimiento, se exija su cumplimiento inmediato y se establezcan eventuales responsabilidades. CAPÍTULO XI Régimen Sancionatorio Artículo 50. Causales de responsabilidad administrativa. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna incurrirán en responsabilidad administrativa cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable así como el régimen de prohibiciones establecido en la Ley General de Control Interno; todo sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. Artículo 51. Responsabilidad por obstaculizar o retrasar el trabajo de auditoría. Todos los funcionarios de las distintas oficinas del INEC, estarán en la obligación de suministrar a la Auditoría Interna toda la información que, en el desempeño de sus funciones, le sea necesario conocer para la realización de los estudios que esté efectuando o requiera efectuar. En caso de incumplimiento de las anteriores obligaciones, habrá responsabilidad del funcionario de conformidad con lo establecido en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno. Artículo 52. Sanciones administrativas. De acuerdo a la gravedad de las faltas cometidas por los distintos funcionarios del INEC en la observancia del presente Reglamento, se aplicarán las sanciones establecidas en el artículo 41 de la Ley General de Control Interno. CAPÍTULO XII Disposiciones finales Artículo 53. Aplicación y actualización. Las disposiciones de este Reglamento son de aplicación general para todo el personal del INEC, por lo que nadie podrá alegar desconocimiento del mismo. El Auditor Interno deberá actualizar, divulgar y hacer cumplir el presente Reglamento, de conformidad con toda la normativa legal y técnica pertinente.

23 Artículo 54. Otras regulaciones internas. El Auditor Interno podrá emitir disposiciones a través de circulares o lineamientos internos, con el propósito de definir, especificar, detallar y adicionar lo dispuesto en este Reglamento, siempre y cuando no se contravenga lo establecido en las leyes y demás normativa aplicable a las Auditorías Internas. Artículo 55. Aprobación y Vigencia. El presente Reglamento deberá ser aprobado por el Consejo Directivo del INEC y la Contraloría General de la República y regirá a partir de que sea debidamente publicado en el Diario Oficial La Gaceta. Artículo 56. Derogatorias. Este Reglamento deja sin efecto el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Estadística y Censos de junio de 2007, publicado en el Diario Oficial de La Gaceta N 200 del 18 de octubre del Elizabeth Solano, Gerente a. í. 1 vez. Solicitud Nº O. C. Nº (IN ).

24 Reglamento para la Atención de Denuncias RAD Considerando 1. Que los artículos 6º de la Ley General de Control Interno y 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, y artículos 1º, inciso 13) y 8) del Reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, establecen el deber de conocer y tramitar las denuncias que se presenten a las Auditorías Internas y que sean atinentes al ámbito de su competencia, asimismo guardar confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten dichas denuncias ante sus oficinas, así como de la información, documentación y otras evidencias de la investigación que efectúen y cuyos resultados puedan originar la apertura de procedimientos administrativos. 2. Que es un derecho de todo ciudadano denunciar ante las Auditorías Internas presuntos actos de corrupción y un deber de éstas dentro del ámbito de su competencia, atender las denuncias que presenten los ciudadanos y funcionarios. 3. Que de conformidad con el numeral 3 del Reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, el derecho a la participación ciudadana en la lucha contra la corrupción, se fundamenta, entre otros, en el poder ciudadano de denuncia. 4. Que se estima conveniente y oportuno establecer un Reglamento que fije las pautas generales mínimas y uniformes para la recepción y tramitación de denuncias contra las actuaciones de los funcionarios del INEC y de las personas físicas o jurídicas encargadas de administrar fondos provenientes de este, así como para garantizar la confidencialidad del denunciante y de la documentación.

25 1. Objetivo 1.1. Regular los requisitos que deben cumplir las denuncias presentadas ante la Auditoría Interna, los aspectos que se considerarán para determinar su admisibilidad, las acciones para garantizar la confidencialidad del denunciante y en general, sobre el trámite que brinda la Auditoría Interna del INEC a dichas denuncias. 2. Marco de Legalidad: 2.1. El presente reglamento se fundamenta: Ley General de Control Interno Nº 8292 publicada en La Gaceta N 169 de fecha 4 de setiembre del Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422 publicada en La Gaceta Nº 212 de fecha 29 de octubre del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422 publicado en La Gaceta N 82 de fecha 29 de abril de Directrices sobre la comunicación de relaciones de hechos y denuncias penales por las Auditorías Internas del sector público. D CO-DFOE publicadas en La Gaceta 51 de fecha 12 de marzo de Definiciones: 3.1. Actos de Corrupción o Corruptelas: Se entenderá, entre otros, como tales los siguientes: El requerimiento o la aceptación, directa o indirectamente, por un funcionario público o una persona que ejerza funciones públicas, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, favores, premios, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad a cambio de la realización u omisión de cualquier acto en el ejercicio de sus funciones públicas bajo cualquier modalidad o denominación; El ofrecimiento o el otorgamiento, directa o indirectamente, a un funcionario público o a una persona que ejerza funciones públicas, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, favores, premios, promesas o ventajas para ese funcionario público o para otra persona o entidad a cambio de la realización u omisión de cualquier acto en el ejercicio de sus funciones públicas bajo cualquier modalidad o denominación; La realización por parte de un funcionario público o una persona que ejerza funciones públicas de cualquier acto u omisión en el ejercicio de sus funciones, con el fin de obtener ilícitamente beneficios para sí mismo o para un tercero; El aprovechamiento doloso u ocultación de bienes provenientes de cualesquiera de los actos a los que se refiere el presente artículo y; La participación como autor, coautor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos.

26 3.2. Denunciante: Es la persona física o jurídica, pública o privada, que pone en conocimiento, en forma escrita, verbal o por cualquier otro medio, de la Contraloría General de la República, la Administración y las auditorías internas de las instituciones y empresas públicas un hecho para que se investigue, con el fin de prevenir o determinar la comisión de actos de corrupción o cualquier situación irregular que incida sobre la Hacienda Pública, así como para que se establezcan las sanciones civiles y administrativas correspondientes sobre los responsables Denuncia Anónima: Es aquella noticia de un hecho o conducta presuntamente corrupta, que presenta una persona sin identificarse o mediante el uso de seudónimo o nombre falso, ante la Contraloría General de la República, la Administración y las auditorías internas de las instituciones y empresas públicas para que sea investigada, y que en caso de llegar a comprobarse, se establezcan las acciones correctivas respectivas y las sanciones correspondientes sobre los responsables. Capítulo I Aspectos Generales Artículo 1.- Ámbito de competencia. La Auditoría Interna tramitará únicamente aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales, en relación con asuntos tales como el uso y manejo de fondos públicos por parte de los funcionarios del INEC, sujetos pasivos a los que se le hayan transferido recursos para su administración e hicieran mal uso de éstos, que incidan sobre la Hacienda Pública, en lo que corresponde a su competencia institucional, así como lo regulado por la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, y en casos como el manejo de la información tal como lo establece la Ley General de Control Interno. Artículo 2.- Principios generales. La admisión de denuncias se atenderá en concordancia con los principios de simplicidad, economía, eficacia, eficiencia y razonabilidad. Artículo 3.- Confidencialidad de los denunciantes. La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales, de conformidad con las regulaciones establecidas en el artículo 6º de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Todo papel de trabajo, razón de archivo o comunicación a terceros generada por la Auditoría Interna, como resultado de la denuncia recibida, no deben consignar la identidad del denunciante. Las infracciones a la obligación de mantener dicha confidencialidad por parte de los funcionarios de la Auditoría Interna podrán ser sancionadas según lo previsto en esas leyes. Artículo 4.- De los requisitos que deben contener las denuncias presentadas. 1. Los hechos denunciados deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación (fecha y lugar en que ocurrieron tales hechos) y el sujeto que presuntamente los ejecutó. Se deberá señalar la posible situación irregular que afecta al INEC. 2. El denunciante deberá indicar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado. 3. Deberá indicar el nombre y el medio de notificación. 4. En casos justificados, se atenderán denuncias verbales en las oficinas de la Auditoría Interna ubicadas en las oficinas centrales del INEC, correspondiendo a la Auditoría Interna levantar el acta respectiva, conteniendo la información mínima necesaria para tramitar la investigación.

27 Artículo 5.- Información que facultativamente puede aportar el denunciante. En caso de que le sea posible al denunciante, éste podrá brindar información complementaria respecto al posible monto en perjuicio a los fondos públicos manejados por INEC, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para localizarlos, además, aportará sugerencias de otras pruebas que considere conveniente para la investigación. Artículo 6.- De las denuncias anónimas. No se dará trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima (aquellas presentadas por una persona sin identificarse o mediante el uso de seudónimo o nombre falso). En casos excepcionales podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello. En caso contrario, la Auditoría Interna dispondrá su archivo sin más trámite Capítulo II Tramitación de Denuncias Artículo 7- Recepción de la denuncia. La Auditoría Interna recibirá las denuncias de forma física en su oficina, o bien por los medios electrónicos que la Auditoría Interna ponga a disposición para tal efecto. También de manera verbal, cuando las circunstancias así lo exijan. En este último caso, el denunciante deberá comparecer personalmente ante la Auditoría Interna y expresar de modo oral su denuncia. El Auditor Interno valorará la admisibilidad de las mismas. En todos los casos se deberá identificar al denunciante, sea mediante firma digital o con su documento de identificación. Artículo 8.- Trámite de las denuncias recibidas. Una vez establecida la admisibilidad de la denuncia, se iniciará la correspondiente investigación preliminar a efecto de determinar si existe suficiente mérito para iniciar el estudio correspondiente, creando así el respectivo expediente debidamente foliado. En el caso de que concluida la investigación citada anteriormente se considere que existe una base razonable para continuar el estudio, se procederá, conforme a la normativa, a desarrollar el análisis correspondiente y a la emisión del informe final. Si se concluye que existen elementos suficientes para abrir un procedimiento administrativo que establezca las responsabilidades disciplinarias, la Auditoría Interna en su informe final deberá acreditar debidamente los hechos que generaron conductas irregulares y relacionarlos con los presuntos responsables, emitiendo una relación de hechos. Si se determinaran responsabilidades de tipo penal y/o civil, el informe final deberá documentar la realidad de los presuntos hechos ilícitos para su posterior traslado al ente competente. Si de la investigación preliminar se concluye que no existen méritos suficientes para iniciar un estudio, se archiva la denuncia. Artículo 9.- La Auditoría Interna podrá solicitar aclaración sobre lo denunciado. La Auditoría Interna, de acuerdo con sus facultades y una vez analizada la denuncia, si determinara que existen imprecisiones en los hechos denunciados, le otorgará al denunciante un plazo de 10 días hábiles para que éste aclare y complete la información que suministró. De no ser atendida en un plazo no mayor de 5 días hábiles, la solicitud de la Auditoría Interna, quedará a criterio de ésta el archivo o desestimación de la denuncia; no obstante, podrá ser presentada nuevamente con mayores elementos. Artículo 10.- De los resultados de la investigación producto de las denuncias. La Auditoría Interna informará al Consejo Directivo o a la Administración, según corresponda, sobre el resultado de la investigación producto de la denuncia. Asimismo, podrá informar al denunciante una vez conocido el informe por quien corresponde. La Administración Activa deberá resolver con fundamento en los tiempos regulados en la Ley General de Control Interno. Artículo 11.- Denuncias trasladadas por la Contraloría General de la República. La Auditoría Interna atenderá, de acuerdo con su plan de trabajo, las denuncias que le sean remitidas por el Ente Contralor. No obstante, de acuerdo con el contenido de éstas, podrá dar prioridad a su atención en el menor tiempo posible. Artículo 12.- Del traslado de la denuncia a la Administración Activa. La Auditoría Interna, luego de analizar el contenido de las denuncias recibidas, podrá trasladar a la Administración Activa para su atención, aquellas denuncias que por su contenido, sean, a criterio de la Auditoría Interna, soporte de atención por parte de la

28 Administración Activa, la que deberá atender e informar de su resultado a la Auditoría Interna e interesados. El traslado se dará en sobre cerrado con indicación de que en su trámite se debe tener presente, en materia de confidencialidad, lo estipulado en los artículos 6º de la Ley Nº 8292 y 8 de la Ley Nº Asimismo, la Auditoría Interna guardará en todo momento, la confidencialidad del denunciante. Artículo 13.- Del seguimiento de los resultados y atención de las denuncias. La Auditoría Interna, como órgano funcional del sistema de control interno, de acuerdo con los procedimientos establecidos, dará seguimiento a los resultados producto de las denuncias presentadas ante esta Unidad, para verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas al respecto, así como de las denuncias que remita a la Administración Activa para verificar que las mismas sean cumplidas. Capítulo III Desestimación de las Denuncias Artículo 14.- De los motivos para la desestimación y archivo de la denuncia. Se tendrá por desestimada una denuncia: 1. Si no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna, descrito en el artículo 1 de esta regulación. 2. Si se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración Activa del INEC, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar la existencia de aspectos relevantes que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna. 3. Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales. 4. Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante e INEC. 5. Si se estima, producto del análisis del costo-beneficio, que la erogación de la investigación pudiera ser superior al beneficio que se obtendría al atender la denuncia. Para dicho efecto, se deberá dejar constancia del análisis realizado por parte del funcionario asignado. 6. Si el asunto planteado ante la Auditoría Interna ha sido hecho del conocimiento de otras instancias de la Administración Activa con potestades para realizar la investigación. La Auditoría Interna coordinará con esas unidades a efecto de no duplicar el uso de recursos públicos y establecer la instancia que deberá atender la denuncia. 7. Si fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras unidades de la Administración Activa. 8. Si omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 4 y 5 de este Reglamento. 9. Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada.