MEMORIA DEL SERVICIO DE PLANIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD CURSO 2010/2011

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1 MEMORIA DEL SERVICIO DE PLANIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD CURSO 2010/2011 PERSONAL ADSCRITO A LA SECCION SECCIÓN DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS Administrador: Miguel Cobo Martínez (incorporado en febrero de 2010) Jefe de Negociado: Eva Alborch Martínez Área de Gestión del Sistema de Calidad (ISO 9001) Durante este curso, el área de Gestión de Calidad de los Servicios ha continuado con el apoyo y asesoramiento de las áreas que se encuentran certificadas. Constatar que se ha adaptado el Sistema de Gestión a la norma UNE-EN-ISO 9001:2008, así como una adecuada orientación de dicho Sistema de Gestión a la mejora continua de la prestación de servicios, que no se ha visto afectada por la renovación de la Relación de Puestos de Trabajo durante este mismo curso. Este año se ha incluido dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad el área de Relaciones con la sociedad del Consejo Social, que ha pasado la correspondiente auditoría externa con ampliación de alcance sin ningún inconveniente. Una vez efectuada la correspondiente auditoria de mantenimiento por parte de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), establecida en el plan de auditoria, han sido certificadas un total de 13 áreas de Administración y Servicios: Servicio universitario de empleo. Servicio de biblioteca universitaria. Gestión administrativa y coordinación académica de centros docentes. Gestión administrativa de la formación continua. Servicio de registro documental. Gestión de aulas y equipamientos informáticos para la docencia, investigación y administración. Servicio de deportes: gestión de actividades, instalaciones y material deportivos. Unidad de calidad: asesoría técnica en materia de evaluación y calidad en el ámbito académico. Servicio de alumnos: información, atención y orientación universitaria, gestión de becas, acceso a la universidad.

2 Gestión administrativa de trámites para: proyectos de investigación autonómicos, nacionales y europeos, convocatorias de financiación de la investigación, creación de empresas de base tecnológica, becas y contratos de recursos humanos para investigación, protección industrial, contratos de investigación y movilidad de investigadores. Gestión administrativa para la planificación y ejecución de las actividades de tipo cultural. Gestión administrativa de trámites para las publicaciones tanto propias como en colaboración con terceros. Gestión administrativa de incentivos, evaluación de las competencias, administración electrónica y formación del Personal de Administración y Servicios (PAS). Gestión de intercambios entre empresas y profesores de la UAL, y del Programa Únete a tu Universidad. La documentación del sistema se ha ido adaptando con las modificaciones necesarias para el correcto mantenimiento del Sistema, tanto con la inclusión de la nueva área como con las modificaciones producidas en otras áreas. También, se ha ido modificando la documentación propia de la cada área según hayan determinado las mismas bajo la revisión técnica de esta Sección. Se han celebrado los correspondientes Comités de Calidad, habiéndose levantado un total de 172 No Conformidades, y ascendiendo el nº total de indicadores de calidad de las áreas certificadas a 194, y el nº total de indicadores de calidad de la parte común del sistema a 95. Estas últimas son las gestionadas exclusivamente por esta Sección. En relación con el proceso de auditoría interna, se han realizado durante este curso académico 14 auditorias internas, habiéndose nombrado a 19 auditores internos encargados de la realización de las mismas. Área de Evaluación de las Competencias En relación con la evaluación de competencias se ha ejecutado el Plan Anual de Evaluación de Competencias Para este año se ha utilizado una nueva herramienta informática denominada META4, esta herramienta ha permitido llevar a cabo una evaluación de competencias con tres evaluaciones, es decir, con la correspondiente autoevaluación más la evaluación de dos compañeros más. Para poder utilizar esta herramienta ha sido necesario todo el proceso de implantación y preparación de la herramienta, siendo necesario la revisión y elaboración de tablas específicas con todos los perfiles, que han sido utilizadas para la importación de los datos a la nueva

3 herramienta. Así como tablas preparadas con las competencias, comportamientos y preguntas, con formatos concretos para poder ser exportados. La implantación de la nueva herramienta no ha afectado al desarrollo del proceso ya que la metodología no se ha visto alterada ni complicada, se ha seguido realizando on-line con acceso a través de campus virtual. Se ha realizado una revisión de los perfiles de los puestos de trabajo pasando de los 36 perfiles en 2009 a 217 perfiles en el año En total se han evaluado de sus competencias 509 trabajadores que, dado a la evaluación realizada por compañeros, supone el 100% del total del Personal de Administración y Servicios, con un total de 1498 evaluaciones realizadas El grado competencial del colectivo ha resultado ser de un 84,50%. Dicha evaluación ha sido llevada a cabo sobre las 12 competencias (estratégicas, específicas comunes y comunes). Se realizó el correspondiente informe de resultados de la evaluación por competencias del año De los resultados obtenidos se confeccionó la correspondiente memoria anual, junto con las memorias específicas de cada Servicio/Unidad. Área de Complemento de Productividad Se ha realizado el asesoramiento a las áreas de la Universidad para el cumplimiento de los distintos niveles del Complemento de Productividad para la Mejora en la Calidad de los Servicios, para lo cual se ha elaborado la hoja de ruta correspondiente, se han realizado sesiones de formación para puntos concretos, así como una asistencia continua a toda aquella área que lo ha requerido. Se han convocado un total de 3 aulas abiertas de asesoramiento, asistiendo un total de 25 personas a las mismas. Se ha procedido al control de la correcta presentación de las distintas evidencias de cada punto. Asimismo, se ha llevado a cabo todo un proceso de comunicación continua con todas las áreas como parte del seguimiento de la presentación de evidencias, y se han organizado las correspondientes reuniones del Comité de Seguimiento de este Complemento. Todo esto ha dado lugar al mantenimiento de los requisitos del nivel 3 por parte de las 33 áreas que conformaban el colectivo del Personal de Administración y Servicios (100%). En relación con las Encuestas de Satisfacción de los Usuarios, desde el STIC se ha indicado el abandono de la anterior herramienta de elaboración de encuestas y la instalación de una nueva para todo aquel que requiera una herramienta para esto. Por este motivo, se han

4 tenido que crear nuevamente los cuestionarios de satisfacción de los usuarios en la nueva herramienta y se han pasado los enlaces correspondientes a todos los Servicios/Unidades para su sustitución. Asimismo, con los resultados obtenidos del año anterior se realizó la correspondiente memoria con los resultados del estudio de satisfacción de los usuarios de la Universidad de Almería y de cada una de sus áreas. En relación con las Cartas de Servicios del área de Administración y Servicios, se han revisado e informado convenientemente 18 Cartas de Servicios que han sufrido diferentes modificaciones, habiendo sido aprobadas por parte del Consejo de Gobierno de la Universidad de Almería. SECCIÓN GESTIÓN FORMACIÓN DEL P.A.S. (2010/2011) ACTIVIDADES ORGANIZADAS POR FORMACIÓN PAS / PROPUESTAS POR LOS SERVICIOS Actividad Calidad en los Servicios y Atención al Ciudadano Año/Semestre Horas Solicitudes Admitidos Certificados 2010/ Como Buscar Información Administrativa 2010/ Editor de contenidos Web en la UAL con Oracle UCM 2010/ El Liderazgo en los Equipos de Trabajo 2010/ Técnicas de Expresión Escrita-on line 2010/ Excel Inicial 2011/ Gestor de Contenidos Oracle UCM 2011/ Educando para la igualdad y contra la violencia Técnico de Laboratorio del Dpto. de Enfermería y Fisioterapia 2011/ / Word Inicial 2011/ Dirección y Gestión Universitaria 2010/ Curso de inglés 2010/ / Ofimática para interinos 20011/

5 ACTIVIDADES ACREDITADAS POR FORMACIÓN DEL P.A.S Actividad Año/Semestre Horas Solicitudes Admitidos Certificados PRL Personal Administrativo 9ª edición 2011/1 2, Factores Psicosociales y Estrés Laboral 5ª edición 2011/ PRL Personal Administrativo 11ª Edición 2011/1 2, PRL Personal Administrativo 10ª Edición 2011/1 2, Factores Psicosociales y Estrés Laboral - 6ª Edición 2011/ PRL- Reciclaje Primeros Auxilios 1ª Edic. 2011/ Reciclaje Factores Psicosociales y Estrés Laboral 1ª Edic. 2011/ PRL- Primeros Auxilios 17ª Edic. 2011/ Aplicacion practica auditoria interna - noviembre / Formación del Procedimiento ASE 2011/1 2, Cómo orientar a nuestros usuarios 2010/ Datos generales de gestión (20010/2011) - Certificados emitidos: Actividades organizadas / gestionadas: 24 - Horas de formación impartidas: Solicitudes admitidas: Desglose de certificados emitidos (por tipos) Certificados de Asistencia 567 Certificados de Aptitud 300 Total 867 Actividades propuestas / gestionadas Nº de acciones formativas Administración Electrónica (acreditaciones). 1 Formación por competencias. 4 Formación. Prevención de riesgos (acreditaciones). 8 Actividades programadas por el SPOA. 5

6 Actividades propuestas por servicios, áreas, unidades. Total 24 SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Durante este curso la Administración Electrónica de la Universidad de Almería ha hecho una renovación completa de su estructura. Se ha actualizado completamente el software utilizado, coincidiendo con el despliegue del Proyecto Avanza 2. Se ha desarrollado el Proyecto ASE como un claro avance cuyo objetivo último es eliminar el trámite en papel de la Universidad. Si añadimos el aumento de usuarios con una definitiva incorporación tanto del alumnado como del profesorado de la Universidad al uso de la e-administración, podemos señalar el presente curso como el inicio de la consolidación de la Administración Electrónica en la Universidad de Almería. Plan Avanza 2. El plan Avanza 2, en colaboración con la Universidad de Cádiz, la Universidad de Huelva y la Universidad Pablo de Olavide, se encuentra prácticamente terminado. Si analizamos los distintos proyectos individualmente: P1: Análisis y Desarrollo de Procedimientos. Se han realizado todos los procedimientos por parte de las distintas Universidades, Cabe destacar el procedimiento de Firma Digital de Actas, que ya está desplegado en la Universidad de Almería. Se va a realizar una prueba piloto en el mes de Septiembre y se pretende que durante el próximo curso ya se firmen todas las Actas Académicas digitalmente. P2: Escritorio del Ciudadano.Se encuentra también totalmente desplegado en la Universidad. Este escritorio permite un rápido y cómodo acceso a los distintos procedimientos. También almacena los distintos trámites realizados, permitiendo al usuario el acceso a los mismos en cualquier momento. En un futuro permitirá también el pago telemático y la recepción de documentación relacionada con sus trámites. P3: Cuadro de Mandos de Administración Electrónica.

7 Se encuentra desplegado en producción, aunque en la última fase de pruebas. Este cuadro de mandos permite obtener información de todos los trámites de la Universidad, actualizada al segundo. P4: Expansión de Gestión Electrónica de Expedientes. Este proyecto corresponde íntegramente a la Universidad de Almería. Estaba compuesto por varios módulos, se han desplegado los más importantes entre los que destacan Mi Trabajo y el Escritorio Simplificado. El impacto de estos módulos ha sido tal que la Junta de Andalucía, pionera en Administración Electrónica, ha solicitado a la Universidad de Almería el uso de los mismos. Proyecto ASE. Se ha desplegado el procedimiento ASE, Ayudante de Servicio Electrónico, cuyo objetivo principal es el de facilitar la tramitación telemática de documentos oficiales, permitiendo un rápido traslado de documentación entre unidades y la firma directamente desde el procedimiento de los documentos. Este procedimiento ha ido acompañado de un amplio proyecto para evaluar el impacto de este procedimiento en la Universidad, con medición de los tiempos medios de trámite antes de la entrada en producción del procedimiento y un gran despliegue formativo que ha supuesto la formación de más de 300 trabajadores de la Universidad mediante cursos de dos horas y media de duración, realizados directamente por el personal del servicio en colaboración con archivo. Se ha renovado el Software de Soporte en la Universidad, comenzando por la propia plataforma Wand@, que se ha actualizado a la versión 1.5.1, Port@firmas, actualizado a la versión 2, Solicit@ a través del P2 del Plan Avanza 2 actualizado a la versión 5 y los distintos módulos del P4 incorporados al escritorio de tramitación. El resultado es un acceso mucho más amigable, para usuarios, tramitadores y firmantes. Se han realizado manuales y documentos de ayuda para el usuario disponibles en el Portal de Administración Electrónica. Se ha trabajado en estrecha colaboración con el Servicio de Archivo de la Universidad, con el objetivo de establecer una continuidad en los trámites de Administración Electrónica de forma que una vez expirada la vida funcional de los documentos generados se incorporen directamente al Archivo de la Universidad. El portal de Administración Electrónica se ha mantenido actualizado a todos estos cambios, destacando la incorporación de una utilidad que permite acceder directamente a los procedimientos de cada servicio directamente desde su página propia. Nuevamente la difusión de estas nuevas tecnologías entre la comunidad universitaria ha supuesto un gran avance durante el presente curso. Si el curso pasado destacó por la

8 consolidación de la e-administración entre el personal de administración y servicios, este año destaca por el trabajo realizado en los dos sectores restantes. Por un lado, la preparación en tiempo record y posterior empleo del procedimiento de Aceptación o renuncia de plaza Erasmus, que resulto en el uso telemático del mismo por más 500 alumnos en apenas una semana. Por otro lado, la realización de cursos de Port@firmas para el profesorado, así como las numerosas consultas y asistencias técnicas solicitadas por este sector, que ha demostrado el creciente interés del mismo por la e-administración. En total se han realizado 16 actividades formativas durante el presente curso, de las cuales se han beneficiado 339 personas. taller fechas impartición curso horas nº al. Matriculados nº total certf PORTAFIRMAS el 6 de abril de decanos, dir 17 PORTAFIRMAS_II el 9 de mayo de dec ó dir 9 Actividad: Curso de Formación del Procedimiento ASE. Nº de horas por edición: 2h 30 Nº de ediciones: 14 Nº de Alumnos: 313 Se ha realizado la campaña habitual de obtención de Certificado Digital durante las Jornadas de Recepción de Alumnos, con éxito similar al curso pasado. Las perspectivas para el próximo curso son halagüeñas, en el sector del alumnado, la obligación por parte del Ministerio de Educación del uso del certificado para la solicitud de becas augura un aumento notable en el uso de la e-administración en general. Se prepara una campaña de emisión de certificados digitales para el alumnado coincidiendo con los plazos de solicitud de becas. En el sector del profesorado, la entrada en producción de la firma digital de actas junto al uso creciente del procedimiento ASE conseguirán que todo el sector del profesorado consigan el certificado digital y usen la e-administración. El uso de Portafirmas continúa en aumento, hemos llegado a superar las mil peticiones mensuales

9 Donde el 1 corresponde a Julio de 2010 y el 12 a Junio de De 358 usuarios registrados en portafirmas, hemos pasado a 582 en un año. El uso de Solicit@ viene reflejado en el siguiente gráfico: El pico coincide con el periodo de solicitud del procedimiento de Aceptación/Renuncia de Plaza Erasmus. El uso general de W@nda aparece en el gráfico de la página siguiente, con un total de 4223 expedientes, duplicando el número total de expedientes del año pasado.

10 SECCIÓN DE EVALUACIÓN ACADÉMICA Seguimiento al Servicio Universitario de Empleo en la Estrategia de Gestión del mismo. Asesoramiento para la redacción de la memoria del Servicio Universitario de Empleo para la renovación del reconocimiento europeo de +400 puntos EFQM. Definición y seguimiento del modelo de gestión de la calidad de la Fundación Mediterránea de la Universidad de Almería. Certificación según la Norma ISO 9001:2008 de tres procesos de la misma. Asesoramiento al Servicio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la autoevaluación según el Modelo EFQM de Excelencia. Seguimiento de los Sistemas de Garantía de Calidad de los títulos de Grado y Máster. Supervisión en el diseño de los Sistemas de Garantía de Calidad de los nuevos Títulos de Grado y Máster. Resolución de la convocatoria 2010 del Programa Docentia-Almería. Convocatoria y resolución (julio de 2011) de la convocatoria 2011 del Programa Docentia-Almería. Asesoramiento a la Escuela Superior de Ingeniería para la implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad según el Programa AUDIT de la ANECA. Planificación y Gestión de la evaluación de la labor docente del profesorado a través de las encuestas de opinión de los estudiantes.

11 Elaboración de informes de resultados Individuales, Departamento, Centro, UAL-del proceso de evaluación de la labor docente del profesorado a través de las encuestas de opinión de los estudiantes. Impulso a la virtualización de la encuesta, llevando a cabo todas las peticiones al respecto recibidas por parte de los profesores y, por primera vez, la experiencia piloto de aplicar la encuesta en formato electrónico a todas las asignaturas del título de Diplomado en Turismo. Renovación de la certificación de todos los procesos según la Norma ISO 9001:2008. Seguimiento de la Carta de Servicios.