Cómo reducir el consumo de papel bond en la institución mediante la formación de nuevos hábitos

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1 Cómo reducir el consumo de papel bond en la institución mediante la formación de nuevos hábitos Mellross Elswith Salazar Alvarez, Informática, Clínica de Enfermedades Infecciosas Hospital Roosevelt INTRODUCCIÓN Con el objetivo de avanzar en la política de eficiencia administrativa y promover el uso racional de los recursos naturales, la prevención y mitigación de los aspectos e impactos ambientales para la reducción del consumo de papel ofrecen importantes oportunidades en la generación de buenos hábitos en las diversas organizaciones de trabajo. Esto a su vez promueve la eficiencia y la productividad reduciendo costos, tiempo y espacio de almacenamiento a la hora de archivar cualquier tipo de documentos. Todos los trámites y gestiones administrativas como actas, resoluciones, órdenes administrativas, circulares, oficios, informes, estadísticas, documentos de investigación y otros documentos de apoyo tienen como soporte físico el papel desde su creación o recibo, sin olvidar que generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las distintas áreas que sean requeridas. No olvidando que cuando un documento se alista para su revisión final, es frecuente que se imprima hasta dos y tres borradores para su revisión, en la mayoría de estos casos solo se utiliza una cara de la hoja y no se aprovechan otras herramientas existentes como el correo electrónico, la red interna, los sitios web internos, archivo de documentos, entre otros. Conforme a las directrices dadas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de España, donde se adopta e implementa la estrategia de cero papel, en búsqueda de la eficiencia administrativa y contribuir con el desarrollo sostenible del país. Mediante el presente documento se busca promover el uso racional de los recursos naturales, la prevención y reducción de los aspectos e impactos ambientales pero sin desaparecerlo por completo ya que existen procesos que requieren su uso. POR QUÉ ES NECESARIA UNA GUIA? El objetivo principal del presente documento es proporcionar un conjunto de herramientas, en su mayoría de tipo cultural, que permitirán cambiar los malos hábitos en el consumo de papel, como un primer paso para la 1 1

2 implementación de estrategias de reducción del mismo y avanzar en una administración eficiente y amigable con el medio ambiente. Adicionalmente con la elaboración e implementación de la guía se busca: Promover entre los servidores un sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país. Promover entre los coordinadores de las entidades un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y realizar la reducción de papel en la administración. Contribuir a la construcción de los indicadores que nos permitan saber el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en el papel por trámites y procedimientos electrónicos. QUÉ SON OFICINAS SIN PAPEL? Corresponde a la reducción ordenada del uso del papel, mediante la sustitución de los documentos físicos por almacenamiento de archivos en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y la Comunicación. (TICs). Pasos para representar un modelo basado en papel a un modelo electrónico es el siguiente: Fase 1: Uso exclusivo de papel, toda la administración es manual. Fase 2: Uso exclusivo de papel, la administración se apoya en aplicaciones de tecnología. Fase 3: Combinación de papel con documentos digitalizados y electrónicos, la administración se apoya en aplicaciones de tecnología. Fase 4: Uso exclusivo de documentos electrónicos, toda la administración utiliza únicamente aplicaciones de tecnología. En todo este proceso es indispensable que se apliquen correctamente los principios de gestión documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran. QUÉ BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR ESTA ESTRATEGIA? Para la Institución Procesos y servicios más eficaces y eficientes. Buenas prácticas en gestión documental. Disminución de los costos. Mejorar el acceso 2 2

3 a la información. Mayor control y seguridad en el manejo de la información al eliminar la duplicidad de documentos y disminuir los tiempos de localización de los archivos. Reducir las necesidades de espacio y almacenamiento. Acceso rápido y fácil a la información. Mejora la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta. Disminuir tiempos de espera y atención. Evitar traslados a los puntos de atención presencial, permitiéndoles ahorrar tiempo en sus trámites. En la Atención Institucional Acceso fácil y rápido a la información y a los servicios de la Institución. Mejorar la calidad y la rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta, donde se debe disminuir los tiempos de espera y atención, evitar traslados a otras dependencias, permitiendo ahorrar tiempo en los trámites. Mejorar la información al permitir seguimiento a los trámites realizados. Para el Ambiente Ahorro de papel. Reducción de emisión de residuos. Disminuir el consumo de energía para fotocopiar e imprimir entre otros. Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, entre otros. El reciclaje del papel. Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel: arboles, agua y energía. Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras. QUÉ DEBEMOS HACER? Las siguientes acciones no constituyen una lista completa y final, así que probablemente en la búsqueda de disminuir el consumo de papel se puedan identificar otras estrategias creativas, que puedan ser compartidas y promovidas en todas las áreas de la Institución. Imprimir y fotocopiar a doble cara. Se deberá utilizar siempre la impresión (opción borrador) y fotocopia a doble cara, con 3 3

4 excepción de aquellos casos en que por disposiciones internas o requerimientos de normatividad externa, exijan el uso de una sola cara de la hoja, sean estos documentos oficiales, cartas, oficios, circulares, providencias, etc. Una forma eficaz de reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja. Se deben evitar las impresiones y fotocopias innecesarias. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar, se reduce el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar, reducción del tamaño de letra y fuentes al imprimir. En la compra de estos equipos se debe fijar la prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que puedan fotocopiar por ambas caras (dúplex) de forma automática. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Se recomienda utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, de tal forma que una cara de la hoja contenga dos o más páginas por hoja, lo que para revisión de borradores, consulta de información, reducción de los tonos en las imágenes, gráficas para que el gasto de tóner sea menor. Configuración correcta de los documentos antes de imprimir, se debe revisar y ajustar los formatos para evitar copias e impresiones innecesarias. 4 4

5 En las versiones finales de los documentos oficiales, el tamaño no deberá superar los 12 puntos en el tamaño de la fuente. Elegir el tamaño, la fuente El tipo de letra más pequeño y legible en la impresión es 10 puntos, ya que permite aprovechar mejor el área de las hojas. Así mismo, las fuentes sugeridas para conservar la uniformidad en los documentos son: Arial y Times New Roman. Configuración correcta de las páginas (márgenes / interlineado) En adelante, los documentos internos que se soliciten de manera impresa deben conservar márgenes asimétricas a 3cm y la distancia vertical entre dos renglones debe ser sencilla para utilizar las dos caras de la hoja. Nota: Se imprimirán solo en los casos requeridos por la Dirección. En los Actos administrativos, documentos oficiales e informes que deban presentarse en papelería Institucional, con el fin de facilitar su encuadernación y reproducción, se deben conservar los siguientes márgenes: Superior 4,5 cm - Izquierdo 3 cm - Derecho 2 cm Inferior 3,5 cm. Para evitar el desperdicio de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa antes de la imprimir para asegurarse que el documento se encuentre bien configurado. 5 5

6 Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores y toma de notas. Lectura y corrección en pantalla Durante la elaboración de un documento es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o emisión. Revisar y ajustar los formatos Se debe mejorar el uso de los espacios en los registros (formatos) usados por las dependencias, con el fin de lograr utilizar menores cantidades de papel. Igualmente es necesario reducir el número de copias elaboradas. Evitar copias e impresiones innecesarias Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet o carpetas compartidas. Un ejemplo de impresiones innecesarias son aquellos correos electrónicos que pueden ser leídos en la pantalla y guardados, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración del personal coordinador de la Oficina de Recursos Informáticos de la Institución. Es importante que defina claramente la forma de nombrar, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin que puedan ser preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. Se recomienda no imprimir los Procedimientos e Instructivos que se encuentran en la Base Documental (Acceso directo al Sistema de Gestión de Calidad que 6 6

7 se encuentra en el Escritorio de cada PC de la Institución), se debe promover su consulta digital. Reciclar Guarde las hojas de papel usadas por un solo lado, ya que las mismas pueden ser reutilizadas por el otro lado para documentos no oficiales o cortadas para tomar notas y mensajes. Reutilice los sobres de mensajería, manila y carta. No bote los cartuchos de tinta, estos se pueden reciclar y recargar. PROMOVER LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Uso de la Intranet Se debe aprovechar al máximo el servicio de red interna y el portal de Intranet Institucional. Haciendo uso de esta herramienta se puede evitar la impresión innecesaria de documentos, ya que pueden ser publicados o compartidos, incluyendo aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico. Uso del correo electrónico El correo electrónico se debe constituir como la principal herramienta para compartir información evitando el uso de papel, siendo necesario identificar y clasificar la información recibida y envida con el fin de evitar que se llenen de basura digital. En adelante este medio deberá utilizarse para el envío de: - Las comunicaciones internas. - Circulares. - Invitaciones Institucionales. Herramientas de colaboración Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, ofrecen oportunidades importantes para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel. Se cuenta con algunas de estas herramientas, recuerde utilizarlas y promover su uso, ejemplo: La Base Documental del Sistema de Gestión de Calidad está disponible para su consulta a través de la herramienta virtual Dropbox, Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte 7 7

8 en papel es el empleo de documentos electrónicamente, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas. Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Las entidades deberán implementar herramientas de seguridad que permitan una gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido adecuado, protegiendo el manejo de su información. Aplicaciones de gestión como centro de acopio de hojas recicladas. Contar con un centro de acopio de las hojas ya no utilizadas para volver a utilizarlas será de ayuda para evitar el uso excesivo de papel Agradecimiento: Dr. Carlos Mejía Jefe de la Clínica de Enfermedades Infecciosas: Por el apoyo y reforzamiento en la edición de este artículo, para promover el uso racional de los recursos naturales, y la reducción del consumo del papel en las organizaciones, con lo cual se promueve la eficiencia y la productividad reduciendo costos, tiempo y espacio de almacenamiento a la hora de archivar cualquier tipo de documento. Referencias: 1. Orozco O. (2013). "Estrategia Cero Papel el Manual Oficinas sin Papel. 2015, de Unidades Tecnológicas de Santander. 2. Gómez P. (2012). Reducción o Eliminación del uso del papel. 2015, de Universidad Especialización en Administración de Sistemas Información para la Empresa. 3. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (n.d.). Cero Papel en la Administración Pública. 4. Consejo Profesional de Arquitectura y sus profesionales auxiliares. (2010). Política cero papel del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y sus profesiones auxiliares CPNAA. 8 8