CAPITULO I GENERALIDADES DEL PROYECTO

Transcripción

1 1 CAPITULO I GENERALIDADES DEL PROYECTO 1.1 OBJETIVOS Objetivo General Crear un sitio web que ayude a facilitar el proceso de inducción al Personal Docente y Administrativo Contratado por la Universidad Francisco Gavidia, bajo el enfoque de la Norma ISO 9001: Objetivos Específicos a) Brindar una herramienta dirigida principalmente a la Socialización del nuevo empleado de la Universidad Francisco Gavidia. b) Mantener informado al personal de los cambios que se produzcan en la Institución, en cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura. c) Proporcionar al empleado el significado de los conceptos utilizados por la Universidad en su Sistema de Gestión de la Calidad con la intención de homologar los criterios de interpretación de la Norma ISO 9001:2000. d) Sensibilizar al empleado sobre la importancia de sus actividades laborales en el desarrollo correcto del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad.

2 2 e) Proporcionar a la Universidad una herramienta en línea que brinde apoyo a la Unidad de Recursos Humanos y demás unidades relacionadas en la realización de los procesos de inducción. 1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN El proyecto de desarrollar un proceso de inducción en línea fue inicialmente enfocado para empleados y alumnos, sin embargo al estudiar el impacto del mismo y habiendo analizado con el Director de Recursos Humanos las necesidades de dicha área, se concluyó que dicho Proyecto debía ser orientado sólo a empleados de la Universidad Francisco Gavidia (UFG). Se diseñará y creará un Sitio Web para la inducción del nuevo empleado con información en línea por medio de un sitio en Intranet, permitiendo la aplicación de la tecnología. La mecánica de uso del sitio consistirá en brindar acceso al nuevo empleado para que él mismo realice la actividad de inducción. Asimismo, se preparará un video con la infraestructura de la UFG, para una mejor ubicación e identificación de la misma, tanto en su Sede Central como en el Centro Regional de Occidente. La finalidad principal de la elaboración de este Proyecto es sistematizar el proceso de inducción que actualmente realiza la Dirección de Recursos Humanos para el personal; es decir, diseñar y desarrollar una herramienta de apoyo en cuanto a la información que debe ser brindada a los nuevos empleados de la UFG. Además, la Dirección de Recursos Humanos ha incluido en sus actividades la elaboración de un manual de inducción, en papel, para la mejora de los servicios que presta; por lo cual, el Director de Recursos Humanos dió su visto bueno y ofreció su colaboración para brindar información y asesoría necesaria para la elaboración del sitio Web ya que se utilizarán las herramientas tecnológicas con las que cuenta la UFG para el desarrollo del mismo (ver Anexo A).

3 3 El buen desarrollo del Proyecto agregará valor, ya que la Universidad se encuentra en la búsqueda de la mejora continúa y éste una vez finalizado servirá a la UFG, entre otros, como evidencia del aporte de los alumnos y la oportunidad que la Universidad brinda para la puesta en práctica de mejoras de su sistema de calidad. 1.3 RESULTADOS ESPERADOS Sitio en línea que permita lograr la socialización del nuevo empleado dentro de la Universidad Francisco Gavidia y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de información importante y general que corresponde a la Dirección de Recursos Humanos, así como también la que realiza cada una de las unidades que conforman el Centro de Estudios. Algunos elementos de información que brinda Recursos Humanos al momento de la inducción de forma verbal (ver Anexo C), y que serán tomados en cuenta para elaborar el sitio en línea son: a) Reglamento de trabajo b) Reglamento interno c) Manual de funciones d) Estructura organizativa Además, se elaborará un manual de usuario y un video con información de la UFG. 1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES Alcances a) Dirigido a todo el personal, tanto docente como administrativo en cualquier modalidad de tiempo contratado de la Universidad Francisco Gavidia, tanto en su Sede Central como en el Centro Regional de Occidente (CRO).

4 4 b) El sistema a diseñar será en línea, con los correspondientes niveles de seguridad. Adicionalmente, se elaborará un video institucional, el cual orientará al contratado en lo que respecta a la infraestructura de la Universidad en su Sede Central y Occidental. c) El sistema no incluirá la inducción a estudiantes de la Universidad Francisco Gavidia Limitaciones a) Acceso a la información Inconvenientes en cuanto a la recolección de la misma: se desconoce, no se encuentra disponible, el personal encargado no se encuentra en la Unidad. b) Presupuesto económico El buen desarrollo del proyecto requiere considerar actividades o aspectos que generan un desembolso económico, y de no contarse con lo necesario puede afectar el cumplimiento de la planificación estipulada. c) Tiempo c.1) En cuanto a la disponibilidad que tendrá(n) la(s) persona(s), en su(s) agenda(s) de trabajo, para poder brindar información referente al tema. Asimismo, el hecho de que se presenten situaciones en el desarrollo del proyecto, cuya solución requiera de más tiempo de lo considerado, afectando esto la planificación. El proyecto está programado para ser realizado en un período de seis meses. c.2) El tiempo de inducción dependerá del puesto que tendrá el personal contratado y de la modalidad de contratación.

5 5 1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad el proceso de inducción para nuevos empleados en la UFG se realiza de forma verbal, esto fue expresado por el Director de Recursos Humanos (ver Anexo B). La inducción se desarrolla durante unos 30 minutos, tiempo en el cual se le informa al nuevo empleado sobre los aspectos presentados en el Anexo C. A continuación, a través de la técnica de la caja negra se formulan los elementos que conforman el planteamiento del problema (ESTADO A) y los futuros resultados esperados (ESTADO B) con la implantación de la solución. ESTADO A 1. Conocimiento parcial del contratado de aspectos como: a) Reglamento Interno de Trabajo b) Reglamento Interno de la UFG c) Manual de Descripción de Funciones d) Reglamentos Especiales de la UFG e) Reglamentos del Personal Académico f) Manual de Calidad g) Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad h) Formularios de Trabajo i) Proyectos que existen en la UFG ESTADO B 1. Información disponible en línea de: a) Políticas, Misión y Visión de la UFG b) Funciones del Puesto c) Autoridades de la UFG d) Clientes Internos y Clientes Externos e) Deberes y Derechos f) Infraestructura de la UFG Acceso inmediato a la información 2. Sobrecarga de Funciones al Director de Recursos Humanos en el sentido de disponer de más tiempo para impartir la Inducción ESTADO 3. Proceso no sistematizado 4. Subutilización de la tecnología con la que cuenta la Universidad 2. Mejor aprovechamiento del recurso humano de la Dirección y Supervisión del Director de Recursos Humanos sobre la inducción realizada, a través del sitio Web 3. Proceso sistematizado 4. Mejor utilización de la tecnología existente

6 6 1.6 RECURSOS A UTILIZAR 1 A continuación se desglosan los recursos a utilizar para llevar a cabo este proyecto, dividido en cuatro categorías: Humanos, Tecnológicos, Materiales y Financieros. Se presentan en cuadros independientes Recursos Humanos RECURSO CANTIDAD ACTIVIDADES A REALIZAR Encuestadores 3 Personal responsable de distribuir y recolectar el instrumento de investigación. Digitadores 1 Persona encargada de la digitación del documento durante el proyecto Diseñador Web Asesor de Trabajo de Graduación 3 1 Personal responsable de diseño y desarrollo del Sitio Web. Responsable de orientar, revisar y avalar el Trabajo de Graduación. UNIDADES DE UTILIZACIÓN COSTO $ 20 Horas Horas Horas 5, Horas SUBTOTAL 6, Cuadro 1. Recursos Humanos del Proyecto. 1 Se realizó estudio de mercado para la determinación de los Recursos: Humanos, Tecnológicos y Materiales

7 Recursos Tecnológicos RECURSO CANTIDAD ACTIVIDADES A REALIZAR Cañón 1 Presentar la información del proyecto y las capacitaciones a los usuarios. Computadora Personal 3 Procesamiento de la información. Impresora 2 Impresión de documento Software Dreamweaver MX 2004 Software Adobe Photoshop Ilustraror Base de Datos MySQL Navegación por Internet Cámara de Video Digital 1 Diseño del Sitio Web UNIDADES DE UTILIZACIÓN COSTO $ 20 horas horas cartuchos (5 de color y 7 negros) 1 Animaciones, retoque digital. 1 Creación y manejo de base de datos. Búsqueda de información. 1 Capturar imágenes de la infraestructura de la Universidad. Correo Electrónico 3 Envió y recepción de información Distribución libre 200 Horas Horas Horas Quemador SAMSUNG 1 Copiar información en CD S SUBTOTAL 2, Cuadro 2. Recursos Tecnológicos del Proyecto

8 Recursos Materiales RECURSO CANTIDAD ACTIVIDADES A REALIZAR Papel Bond 6 Resmas Impresión de Discos láser CD-RW (regrabable) Disco láser CD-R documentación necesaria durante el proyecto. 4 unidades Edición de información del proyecto. 6 unidades Almacenamiento de información del proyecto. Fotocopias 4000 Reproducción de información necesaria durante el proyecto. Fólder 12 unidades Fasteners 12 unidades Anillados Empastados Organización de la información del proyecto. Fijar la documentación en los fólder. 7 unidades Encuadernación de documentos. 7 unidades Encuadernación del documento formal. Transporte 1 Visitas a Sede Central y Occidental UNIDADES DE UTILIZACIÓN COSTOS $ 3000 Hojas fotocopias SUBTOTAL Cuadro 3. Recursos Materiales del Proyecto.

9 Recursos Financieros RECURSOS HUMANOS TECNOLÓGICOS MATERIALES IMPREVISTOS 10% SUBTOTAL ($) 6, , SUBTOTAL 10, TOTAL 11, Cuadro 4. Recursos Financieros del Proyecto.