ÍNDICE DONACIONES MASIVAS

Transcripción

1 Página 1 de 5 ÍNDICE 1. OBJETO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5. FORMATOS 6. REGISTROS 7. ANEXOS Anexo 1. Diagrama de flujo Anexo 2. Instrucciones de trabajo RESUMEN DE REVISIONES Número Fecha Modificaciones 00 15/04/10 Edición inicial Elaborado y revisado por: Aprobado por: Nombre. Grupo de Trabajo de Donaciones Fecha. 15/04/10 Nombre. Grupo de Trabajo de Donaciones Fecha. 15/04/10 Nº registro de salida: 0741 Fecha: 14/09/2010 Sello:

2 1. OBJETO Página 2 de 5 Establecer los pasos a seguir a la hora de recibir la oferta de una donación masiva de fondos bibliográficos en la UA. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Se aplicará a cada una de las bibliotecas de la Universidad de Alicante (UA), así como a las Unidades Centrales. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Plan General de Gestión de la Colección (PCBUA). En concreto en los apartados: d) Política de donaciones Política de expurgo 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Frecuentemente suelen llegar a las bibliotecas ofertas de donaciones de biblioteca particulares, fondos editoriales o colecciones diversas de varios volúmenes. Estas donaciones deben tramitarse siguiendo los pasos que se describen a continuación: a) La oferta de donación debe dirigirse a la dirección del SIBYD o a las direcciones de las bibliotecas de centro. Si se recibe en la dirección del servicio, ésta la remite a la biblioteca de centro correspondiente atendiendo al contenido y temática de la donación. Para ello el donante rellena el Formulario de solicitud de donación (F01-PC02-4) disponible en la página web. b) Una vez recibida la oferta de donación en la biblioteca de centro, el responsable de la misma solicita información al donante acerca del volumen del fondo, las materias que cubre, si existe algún listado, si existe alguna condición particular, etc. c) Con esta información inicial, el director de la biblioteca analiza la adecuación de la donación a las colecciones de la biblioteca y emite un informe justificado de aceptación o denegación: - En el caso de no admitirse la donación el director de la biblioteca lo comunica mediante escrito al donante justificando la decisión.

3 Página 3 de 5 - Si se acepta, el director de la biblioteca informa mediante escrito al donante de las condiciones en que se acepta, de acuerdo con la política de donaciones (unidad física, ubicación, eliminación de duplicados u obsoletos, etc.) y de las condiciones de traslado y se formaliza mediante la firma del Formulario de aceptación de donaciones (F02-PC02-4). d) En el caso de que el donante acepte las condiciones, se procede al traslado de las obras a la biblioteca que ha tramitado la donación o al Depósito. (I.T.PC Instrucciones de trabajo para el tratamiento de las grandes donaciones) e) La dirección del SIBYD o la biblioteca correspondiente remite una carta de agradecimiento al donante. f) Una vez trasladadas las obras donadas y, en colaboración con el profesorado de la materia correspondiente, el personal técnico selecciona su ubicación: libre acceso o depósito, de acuerdo a los criterios establecidos en el PCBUA. g) Finalmente, las obras se someten al proceso técnico correspondiente en función de su ubicación. (I.T.PC Instrucciones de trabajo para el tratamiento de las grandes donaciones). 5. FORMATOS F01-PC02-4: Formulario de solicitud de donación. F02-PC02-4: Formulario de aceptación de donaciones. 6. REGISTROS Registros Soporte Responsable custodia Informe justificado de aceptación o denegación de la donación Carta de agradecimiento al donante Formulario de solicitud de donación Formulario de aceptación de donaciones Papel Tiempo de conservación

4 7. ANEXOS Página 4 de 5 Anexo 1. Diagrama de flujo Bibliotecas personales o fondos numerosos Dirección del Servicio Dirección de bibliotecas de centro Información del contenido Análisis del contenido e informe de adecuación Se acepta la donación? NO Comunicación al donante SI Comunicación al donante de las condiciones Se aceptan las condiciones? NO Fin del proceso SI Traslado de las obras Depósito Biblioteca de centro Escrito de agradecimiento Selección de ubicación PCO3-1

5 Página 5 de 5 Anexo 2. Instrucciones de trabajo I.T.PC Instrucciones de trabajo para el tratamiento de las grandes donaciones