Ref. Informe aprobado el. Quito DM, -6 ENE Señor (a) Gerente General Banco del Estado Ciudad. De mi consideración

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1 Ref. Informe aprobado el Quito DM, -6 ENE Señor (a) Gerente General Banco del Estado Ciudad De mi consideración La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a la etapa precontractual, suscripción y ejecución del contrato de prestación de servicios 2010-CS-01-AJU, suscrito el 26 de enero de 2010, entre el Banco del Estado y la Empresa Sonda del Ecuador ECUASONDA S.A., por el período comprendido entre el 30 de septiembre de 2009 y el 31 de enero de Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, CPA Dr. Bolívar Vásquez Báez AUDITOR GENERAL 2

2 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial en el Banco del Estado se efectuó con Orden de Trabajo emitida con oficio AIN-1936 de 7 de febrero de 2013, suscrito por el Auditor General; con cargo a Imprevistos del año 2013, autorizado por la Directora de Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado, con oficio DAI, de 24 de enero de 2013; además, se autorizó el alcance y la ampliación de tiempo de ejecución, mediante oficios AIN-2220 de15 de febrero de 2013 y DAI, de 22 de marzo de 2013, respectivamente. Objetivos del examen - Verificar y analizar los procedimientos que se aplicaron respecto a las etapas precontractual, suscripción y ejecución del contrato de prestación de servicios 2010-CS-01-AJU. - Evaluar la gestión administrativa y financiera respecto a la ejecución del contrato de prestación de servicios con la empresa ECUASONDA S.A. - Verificar y establecer el cumplimiento de las disposiciones normativas relacionadas. Alcance del examen El presente examen especial comprendió el análisis de la etapa precontractual, suscripción y ejecución del contrato de prestación de servicios 2010-CS-01-AJU, suscrito el 26 de enero de 2010, entre el Banco del Estado y la Empresa Sonda del Ecuador ECUASONDA S.A., por el período comprendido entre el 30 de septiembre de 2009 y el 31 de enero de

3 Base legal El Banco del Estado fue creado mediante Decreto Supremo de 17 de septiembre de 1976, con la denominación Banco de Desarrollo según el Registro Oficial 183 de 30 del mismo mes y año. A partir de agosto de 1979, con la expedición de la Ley Estatutaria, inició sus operaciones como Banco de Desarrollo del Ecuador S.A., según el Registro Oficial 8 de 22 de agosto de La Codificación de la Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 196 de 26 de enero de 2006, en su Libro II contiene las disposiciones relacionadas con la organización y funcionamiento del Banco del Estado. Principales disposiciones legales Las actividades administrativas, financieras y operativas se encuentran principalmente reguladas por las siguiente normas: - Constitución de la República del Ecuador - Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento General - Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas - Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento - Ley Orgánica de Servicio Publico y su Reglamento - Normas Ecuatorianas e Internacionales de Contabilidad y Auditoría Estructura orgánica La estructura orgánica vigente desde el 19 de junio de 2009 hasta el 31 de julio de 2012, fue la siguiente: 4

4 A partir del 1 de agosto de 2012, se encuentra vigente la nueva Estructura Orgánica del Banco del Estado: 5

5 Objetivos de la entidad - Financiar estudios, programas, proyectos, obras y servicios encaminados a la provisión de servicios públicos, directamente o por delegación a empresas mixtas, cuya prestación es responsabilidad del Estado. - Financiar programas del sector público, calificados por el Directorio como proyectos que contribuyan al desarrollo socioeconómico nacional. - Prestar servicios bancarios y financieros, facultados por la ley. Actuará con recursos de su propio capital y los que obtenga en el país o en el exterior, por cuenta propia o del Estado, de los consejos provinciales, de las municipalidades, de los gobiernos autónomos descentralizados (GAD S), de las demás entidades públicas y las que tengan finalidad social. 6

6 Monto de los Recursos examinados: Presupuesto en USD. Partida Nombre Año MONTO EXAMINADO Suministros Diversos 0, , ,00 0, ,00 Pagos a la Empresa Sonda del Ecuador ECUASONDA S.A Matriz Suministros Diversos , , ,29 * ,01 * Valor cancelado mediante convenio de pago. Servidores relacionados: Anexo 1. 7

7 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN No se elaboró un informe técnico económico previo a la contratación. La contratación del servicio de fotocopiado e impresión de documentos con la compañía Sonda del Ecuador, se inició con el pedido del Gerente Administrativo con memorando GAD-1082 de 30 de septiembre de 2009 al Gerente Financiero, en los siguientes términos: Una vez que ha sido aprobado el Presupuesto Institucional, agradeceré emitir la disponibilidad de recursos por US$108, anuales, a fin de proceder con el concurso (subasta inversa) para la contratación del servicio de fotocopiado e impresión de documentos para la Matriz, Sucursal Regional Quito y Sucursal Regional Manabí, el mismo que se requiere que sea por un período de dos años Al pedido, no se adjuntó ningún informe técnico, por lo tanto con oficios AIN-3360, AIN-3362 y AIN-3363 de 11 de marzo de 2013, se solicitó al ex Gerente Administrativo, ex Director de Bienes y Servicios Generales; y, Director de Bienes y Servicios Generales en funciones, el informe con el que se determinó la viabilidad técnica y económica de realizar la contratación. El Director de Bienes y Servicios Generales con memorando DBSG-3728, de 15 de marzo de 2013, adjuntó el memorando DBSG-3417, de 14 de marzo de 2013, en el que dos servidores de esa área comunicaron: no hemos evidenciado el documento que contenga el informe técnico y económico que constituyó respaldo para elaborar el PAC sobre este servicio en los años indicados. Mediante oficios AIN-4259, AIN-4260, AIN-4261, AIN-4358 y AIN-4359 de 26 y 27 de marzo de 2013, se comunicó los resultados provisionales a la Gerenta General, Subgerente de Gestión Institucional, Director de Bienes y Servicios Generales, Ex Gerente Administrativo y Ex Directores de Bienes y Servicios Generales, respectivamente. 8

8 Al respecto, el Director de Bienes y Servicios Generales mediante memorando DBSG-4503 de 28 de marzo de 2013, se ratificó en lo manifestado por los dos servidores en memorando DBSG-3417 de 14 de marzo de 2013, antes citado, de que no existe un documento en el cual evidencie que se haya elaborado un informe técnico y económico para elaborar el PAC. En el Plan Anual de Contratación (PAC) del 2010 se asignó ,00 USD. y en el 2011: ,00 USD., valores que a su vez sustentaron el cálculo del presupuesto referencial de los mencionados años, para el servicio de fotocopiado e impresión de documentos para la Matriz y Sucursales Regionales de Quito y Manabí. Mediante memorando GFI-12895, de 26 de noviembre de 2009, el Director de Presupuesto emitió la disponibilidad presupuestaria de ,00 USD con cargo a la partida Suministros Diversos para el año 2010 y por el mismo valor para el 2011, ascendiendo a ,00 USD., para la contratación del servicio de fotocopiado e impresión de documentos, de acuerdo a lo solicitado por el Gerente Administrativo. El Gerente General mediante Decisión 2009-GGE-054, de 16 de junio 2009, vigente hasta el 19 de enero de 2012, conforme con la letra e) artículo 4, delegó al Gerente Administrativo en los siguientes términos: e) Suscribir todos aquellos instrumentos jurídicos que modifiquen, reformen, complementen, prorroguen, amplíen, corrijan dichos contratos, pudiendo designar los representantes institucionales para la suscripción de las respectivas actas de entrega recepción parcial, provisional o definitiva de los bienes, y prestación de los servicios que se contraten, así corno autorizar el pago que se derive de los instrumentos legales que haya suscrito. El Gerente Administrativo mediante Decisión 2009-GGE-191, de 2 de diciembre de 2009, inició el proceso contractual, sujeto al procedimiento dinámico de subasta inversa electrónica y a su vez convocó a los interesados, a través del Portal de Compras Públicas con código BDE-FOTCOP Concluida la puja el 28 de diciembre de 2009, las ofertas de los participantes quedaron en este orden, Sonda del Ecuador Ecuasonda S.A, ,00 USD.; Cridegcom Equipos y Suministros Cía. Ltda ,00 USD. y Assenda S. A ,99 USD, a base de dichos resultados la Comisión Técnica de dicho proceso, recomendó la 9

9 adjudicación a la empresa Sonda del Ecuador. El Gerente Administrativo como delegado del Gerente General, mediante Decisión 2009-GGE-227 de 29 de diciembre de 2009, adjudicó a la empresa citada, celebrando el contrato 2010-CS-01-AJU por dos años a partir del 26 de enero de 2010 y por un valor aproximado de ,00 USD, de conformidad con la oferta presentada. El Manual Orgánico Funcional, en relación a la Gerencia Administrativa, en el código 4100 y en las funciones principales, número 4, señala lo siguiente: 4.- Planificar, dirigir, coordinar y evaluar las políticas y acciones inherentes a la administración de los recursos humanos y servicios que prestan las Direcciones de Recursos Humanos, Bienes y Servicios Generales La misma normativa interna, en el código 4120 de la Direccción de Bienes y Servicios Generales, en los números 1 y 4, describe las siguientes funciones: 1.- Planificar, dirigir, coordinar y evaluar las acciones necesarias para que la institución disponga de infraestructura física, recursos materiales, bienes y servicios necesarios para el normal cumplimiento de sus actividades 4.- Planificar, presupuestar y efectuar las actividades de adquisición de bienes muebles e inmuebles, prestación de servicios para el normal desenvolvimiento de la institución, de acuerdo con las normas vigentes. Por lo expuesto, al no contar con informe técnico previo a la elaboración del PAC respectivo, no se pudo determinar si la contratación resultaba más beneficiosa del servicio de fotocopiado e impresión de documentos, que proceder a adquirir máquinas impresoras multifunción; ocasionando que, la Dirección de Bienes y Servicios Generales no cuente con dicho análisis antes de iniciar con el proceso de contratación, mediante subasta inversa; y al final se pague un 28 % más de lo establecido en el presupuesto referencial, como se comenta en la ejecución del contrato. Conclusión El Gerente Administrativo y Director de Bienes y Servicios Generales, previo a la contratación no solicitaron un informe técnico económico que determine las especificaciones y requerimientos técnicos y que demuestre el costo beneficio de contratar el servicio de fotocopiado e impresión de documentos. 10

10 Recomendación Al Subgerente de Gestión Institucional 1. Dispondrá al Director de Bienes y Servicios Generales que previo a la elaboración del Plan Anual de Contratación, efectúe un análisis de viabilidad técnica y económica que determine la pertinencia de adquirir o contratar los bienes y/o servicios; y, solicite al área o áreas requirentes un informe técnico en que se demuestre el costo beneficio para proceder a la contratación. Ejecución del contrato 2010-CS-01-AJU. I. Administración del contrato Para la administración del contrato de Sonda del Ecuador Ecuasonda S.A., en la Cláusula Vigésima Cuarta.- Del Administración del Contrato, se estableció que: La CONTRATANTE, designa al Ing, Director de Bienes y Servicios Generales, en calidad de Administrador del Contrato El artículo 121 del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, dispone: En todo contrato la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quién velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato El Director de Bienes y Servicios Generales designado como Administrador del Contrato, renunció a su cargo el 8 de noviembre de 2010, sin que hasta la fecha de terminación del contrato que fue el 26 de enero de 2012, se haya designado el remplazo; así como tampoco ninguno de los Directores de Bienes y Servicios Generales, durante el período examinado ejercieron dichas funciones y no reportaron al Gerente Administrativo la falta del Administrador del Contrato. 11

11 El Manual Orgánico Funcional emitido con Decisión de 19 de junio de 2009 y vigente hasta el 31 de julio de 2012, que en la Descripción de Funciones de la Dirección de Bienes y Servicios Generales, señala: 7.- Controlar, supervisar y verificar el cumplimiento de los contratos de compra. La Gerenta General mediante Decisión 2012-GGE-011 de 19 de enero 2012 que estuvo vigente hasta el 31 de julio de 2012, delegó al Gerente Administrativo, para que dentro del ámbito de la Matriz, asuma bajo su responsabilidad, entre otras, la siguiente: Designar a los administradores y fiscalizadores del contrato, así como a los miembros de la comisión de recepción Suscribir los contratos pertinentes, ejecutarlos, y autorizar documentos o contratos complementarios, de prórroga, de modificación, ampliación de plazo La NCI Delegación de autoridad, que en la parte pertinente dispone: Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado será personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relación al cumplimiento de la delegación. Mediante oficio S/N de 8 de abril de 2013 ex Director de Bienes y Servicios Generales, posterior a la conferencia final, manifiesta que al ingreso de su período el contrato estuvo ejecutado en un 99%, y con respecto a la designación del Administrador del Contrato menciona lo siguiente: La Administración del Contrato conforme consta en el contrato CS-01-AJU fue designado en forma particular a quien desempeñaba las funciones de Director de Bienes y Servicios Generales de ese entonces, y no al Director de Bienes y Servicios Generales de manera general, es decir al cargo, Con memorando DBSG-5108, de 10 de abril de 2013, la ex Directora de Bienes y Servicios Generales encargada, informa que en el período de gestión no fue designada de manera verbal, ni escrita como administradora del contrato, sin embargo, en cumplimiento de sus funciones menciona: 12

12 gestioné oportunamente los pagos del citado servicio, recalcando que no he incumplido o quebrantando norma legal alguna... Por lo expuesto, los ex Directores de Bienes y Servicios Generales y los Gerentes Administrativos en su calidad de delegados del Gerente General en su turno, no ejercieron las funciones de Administrador del Contrato ni designaron el remplazo del administrador del contrato 2010-CS-01-AJU, que renunció el 8 de noviembre de 2010, inobservando el artículo 121 del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; por lo que no se obtuvo evidencia de que hayan efectuado un control adecuado del servicio de fotocopiado e impresión en cantidad, calidad y oportunidad, procediendo a gestionar los pagos a base de las facturas presentadas por la contratista y con el recibí conforme del Gerente Administrativo. II. Pagos por el servicio de fotocopiado e impresión Del análisis al contrato de prestación de servicios 2010-CS-01-AJU, suscrito el 26 de enero de 2010, con una vigencia de dos años y por un valor aproximado de ,00, se determina que en el período de duración del mismo, debían realizarse veinticuatro pagos mensuales de 7.923,75 USD., sin considerar los adicionales por anillados, espiralados o trabajos adicionales, sin embargo, de conformidad a los reportes mensuales de la contratista se aceptaron valores por 9.527,78 USD hasta ,27 USD, que incluyen costos adicionales. La Cláusula Quinta.- Precio del Contrato, indica: USD ,00, aproximadamente, de conformidad con la oferta presentada por el CONTRATISTA La Cláusula Sexta.- FORMA DE PAGO; establece lo siguiente: Efectuará el pago del servicio brindado por el Contratista, de forma mensual (mes vencido), previa presentación de la factura correspondiente y visto bueno del Gerente Administrativo, de acuerdo al consumo real, pero no menor al consumo referencial establecido, al costo unitario ofertado A esta cantidad se agregan los valores correspondientes a anillados, espiralados y demás acabados o trabajos adicionales realizados, de acuerdo a los precios unitarios cotizados... La cláusula décimo tercera, determina que: 13

13 el valor de este contrato es fijo y no estará sujeto a reajuste alguno por ningún concepto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 131 del Reglamento General de la LOSNCP. Por consiguiente, el contrato no contó con cláusulas debidamente configuradas ni mecanismo idóneo para efectuar los pagos por el servicio prestado, puesto en la cláusula forma de pago se establece un valor aproximado y en la cláusula de reajuste de precios un valor fijo no sujeto a reajustes. Por lo comentado podemos advertir que al suscribirse el contrato por un valor mínimo de ,00 USD., sin considerar los servicios adicionales y accesorios, el valor presupuestado por los dos años de ,00USD, alcanzó a cubrir hasta el mes de agosto de 2011, es decir, 19 meses de los dos años (24 meses) estipulados como plazo, puesto que los valores pagados incluían los trabajos adicionales. Durante el período de septiembre 2011 a enero 26 de 2012, en que estuvo vigente el contrato, el Banco continuó recibiendo el servicio de fotocopiado e impresión que ascendió a ,29 USD, más IVA, sin que la unidad administrativa a cargo del contrato haya evidenciado la falta de presupuesto, por lo que se suspendieron los pagos a Sonda del Ecuador por el período citado. De la verificación a los documentos contenidos en el expediente, se verificó que no se suscribió el acta entrega recepción en la terminación del contrato, de conformidad a la Cláusula Décimo Sexta del contrato que, señala: La recepción se realizará a través de la Dirección de Bienes y Servicios Generales de la Gerencia Administrativa. Al no efectuarse la recepción del servicio mediante acta definitiva de entrega recepción y liquidación de valores, el representante de la empresa Sonda del Ecuador, de conformidad al artículo 122 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, puso en conocimiento del Notario Primero del Cantón Quito para que se opere la entrega recepción de pleno derecho, dicha autoridad notificó a la Gerente General del Banco del Estado, que se operó la recepción de pleno derecho del mencionado contrato, con fecha 26 de septiembre de

14 Adicionalmente, el representante de la empresa Sonda solicitó al Director Ejecutivo del Instituto Nacional de Contratación Pública para que en calidad de regulador de la Contratación Pública, requiera al representante legal del Banco del Estado el cabal cumplimiento de la Ley, es decir que se proceda al pago del saldo adeudado del contrato que asciende a ,29 USD más IVA. La Directora de Presupuesto con memorando GOP-16785, de 14 de diciembre de 2012, emitió la Certificación Presupuestaria 13970, para cancelar las obligaciones pendientes en el período antes referido, por la diferencia del pago de fotocopiado e impresión de documentos, en los siguientes términos: en atención al memorando GGE de 14 de diciembre de 2012, mediante el cual el Asesor de Gerencia General solicita Certificación Presupuestaria, para suscribir el Convenio de Pago entre SONDA DEL ECUADOR y Banco del Estado por el valor de ,53 incluido IVA; la Dirección de Presupuesto con observancia a lo establecido en los Arts. 115, 116, 117 y 178 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; así como conforme a pronunciamientos de Asesoría Jurídica de la institución emitidos para casos similares, emite certificación presupuestaria para las partidas y valores descritos anteriormente. Se procedió a cancelar a Sonda del Ecuador, mediante convenio de pago suscrito el 28 de diciembre de 2012, por ,29 USD más IVA, con comprobante CT. 24, número 35 de 24 de enero de 2013, es decir luego de transcurrido un año de la fecha del vencimiento del contrato. Mediante oficios AIN-4259, AIN-4360, AIN-4260, AIN-4366, AIN-4374, AIN-4358, AIN- 4370, AIN-4368, AIN-4376, AIN-4261, AIN-4359, AIN-4371, AIN-4372, AIN-4373 y AIN-4375 de 26 y 27 de marzo de 2013, se comunicó los resultados provisionales a la Gerenta General, Ex Subgerente General, Subgerente de Gestión Institucional, Gerente de Operaciones, Ex Gerentes Financieros, Ex Gerentes Administrativos, Directora de Presupuesto, Ex Directores de Presupuesto, Director de Bienes y Servicios Generales, Ex Directores de Bienes y Servicios Generales; y, Ex Gerente de Operaciones Enc., respectivamente. 15

15 Con memorando DBSG-5108 de 10 de abril de 2013, posterior a la conferencia final, la Ex Directora de Bienes y Servicios Generales encargada, informó que: la Dirección de Bienes y Servicios Generales durante el período de mi gestión no incumplió o quebrantó norma legal alguna respecto a las obligaciones de pago o desfinanciamiento de la certificación presupuestaria... Por lo expuesto, al celebrarse el contrato con un valor aproximado, dio lugar a que el valor presupuestado para los dos años de vigencia del contrato no alcance a cubrir los valores facturados hasta el 26 de enero de 2012, por lo que el Gerente Administrativo y Director de Bienes y Servicios Generales, no tramitaron los pagos por los cinco meses restantes y no procedieron a celebrar el acta de entrega recepción definitiva, lo que ocasionó que el representante legal de la empresa contratista, recurra a instancias legales para formalizar el acta de entrega recepción y se le cancele el saldo adeudado mediante convenio de pago. Conclusiones El Gerente Administrativo no designó al servidor administrador del contrato para remplazar al renunciante; así como, los Directores de Bienes y Servicios Generales no cumplieron con dicha función, ni reportaron la falta del administrador del contrato, lo que dio lugar a que no se efectúe la recepción del servicio y no se paguen oportunamente los valores facturados. El Director de Bienes y Servicios Generales inobservó la cláusula décimo sexta del contrato, puesto que una vez concluido el plazo, no celebró el acta de entrega - recepción definitiva de los servicios de fotocopiado, impresión y adicionales, por lo que la empresa contratista tuvo que recurrir a un Notario para que opere la entrega recepción de pleno derecho. La celebración de un contrato por un valor mínimo, no permitió que los valores presupuestados para los años 2010 y 2011, cubran en su totalidad el servicio proporcionado, por lo que el Gerente Administrativo y Director de Bienes y Servicios Generales, suspendieron los pagos mensuales del período septiembre 2011 a enero 16

16 2012, hasta obtener la certificación presupuestaria y cancelar el saldo a través de un convenio de pago. Recomendaciones A la Gerenta General 2. Dispondrá al Gerente Jurídico verifique que en el contrato se incluya al administrador del mismo; así como, a los miembros responsables de la recepción de los bienes y/o servicios, considerando el cargo que desempeñan y no el nombre de los servidores. 3. Dispondrá al Subgerente de Gestión Institucional ordene a quien corresponda se efectúen los pagos oportunamente con cargo a los fondos provenientes de la partida presupuestaria y certificación emitida por la Dirección de Presupuesto; y, de acuerdo a lo indicado en la cláusula forma de pago del contrato, con el fin de evitar atrasos en las obligaciones contraídas. Al Subgerente de Gestión Institucional 4. Dispondrá al administrador de los contratos que verifique el cumplimiento de las cláusulas contractuales y adopte las acciones que sean necesarias para evitar atrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que dieran lugar; y, en el caso de ausencia del administrador, nombrará inmediatamente el remplazo. Atentamente, CPA Dr. Bolívar Vásquez Báez Auditor General 17