Resumen Ejecutivo DGICO-CA-PO

Transcripción

1 Resumen Ejecutivo

2 I. Nombre y antecedentes de la práctica 1. Anote el nombre de la práctica (tal y como se nombró en la solicitud de registro) Sistema de Seguimiento de Obras de Rehabilitación de Infraestructura Educativa en Educación Básica 2. Anote el nombre completo de la unidad administrativa, centro de trabajo o plantel Dirección General de Planeación y Programación 3. Describa brevemente la situación o estado del proceso que se está mejorando, previo a la implantación de la práctica (máximo 350 palabras). En el marco de la Alianza por la Calidad de la Educación, la Secretaría de Educación Pública ha implementado diversos programas para mejorar la infraestructura educativa del país, entre ellos se encuentran: Mejores Escuelas operado por el Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa (INIFED); Mejores Espacios Educativos ejecutado por la Subsecretaria de Educación Básica (SEB); y los Programas de Obra implementados por el Consejo Nacional de Fomento Educativo (CONAFE). La operación de dichos programas genera información cuantitativa y constante que requiere de una administración eficiente y eficaz. En un inicio no se contaba con un Sistema que diera seguimiento a la información generada por los organismos mencionados, de tal forma que toda aquella información generada carecía de: Un proceso de validación. Formatos que manejaran la información de manera homogénea y sistematizada. Reglas de validación y verificación de la información, y Un sistema interactivo para la consultar información generada por los programas. 4. Anote de manera específica el o los grupos de beneficiarios/usuarios que cubre la práctica (población objetivo). Unidad de Planeación y Evaluación de Políticas Educativas (UPEPE), Oficina del Secretario, Presidencia, CONAFE, INIFED y SEB Página 2 de 11

3 5. Describa la(s) necesidad(es) o problema(s) a los que la práctica está dando respuesta (máximo 1000 palabras). El diseño e implementación del Sistema de Seguimiento de Obras de Rehabilitación de Infraestructura Educativa en Educación Básica, permite dar respuesta a nivel federal, estatal, municipal y por escuela, de interrogantes como: Cuáles son las metas a atender por los programas? Cuál es el cumplimiento de las metas de los programas? Cuántas escuelas están pendientes por iniciar obra? Cuántas escuelas han sido dictaminadas y aceptadas para iniciar obra? Cuántas escuelas han sido presupuestadas para iniciar obra? Cuántas escuelas tienen contrato o convenio asignado para iniciar obra? Cuántas escuelas se encuentran en obra? Cuántas escuelas han sido completadas o terminadas? Cuál es el presupuesto asignado y erogado? Aunado a lo anterior, el Sistema, permite identificar mediante semáforo verde, amarrillo y rojo, situaciones de retraso severo, retraso moderado y en tiempo de las obras efectuadas por los programas. II. Novedad de la práctica 6. Anote los objetivos que pretende alcanzar la práctica (máximo tres). 1. Generar un sistema interactivo de seguimiento y consulta de información 2. Generar un proceso sistematizado de acopio y validación de información 3. Vincular evidencias fotográficas de las obras realizadas con la información del Sistema : 7. Describa las estrategias o acciones emprendidas para alcanzar los objetivos (máximo 2000 palabras). La generación de información mediante el programa Mejores Escuelas operado por el Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa (INIFED); Mejores Espacios Educativos ejecutado por la Subsecretaria de Educación Básica (SEB); y los Programas de Obra implementados por el Consejo Nacional de Fomento Educativo (CONAFE), requería del diseño de una estrategia para el acopio, sistematización y consulta de ésta. Por tal razón, se propuso el diseño de un Sistema de Integración de Información que permitiera manejar información generada por dichos organismos. Página 3 de 11

4 Los pasos a seguir fueron los siguientes: Se analizó el censo de infraestructura para definir las escuelas con mayor necesidad, el resultado fue un listado de 33,455 escuelas. Se generaron los universos a atender por parte de los organismos, INIFED,CONAFE Y SEB Se realizaron reuniones con los tres organismos, INIFED, CONAFE y SEB con el objetivo de definir una estructura de datos para que en ella fuera capturada la información generada por cada uno de ellos. A la par de las reuniones, se fue diseñando un sitio WEB para subir la información generada por cada uno de los organismos. Se elaboró, en conjunto con los tres organismos, reglas que permitieran validar la información generada por cada uno ellos. Se elaboraron formatos resumen para asignar un estatus a la información de los organismos. Se implementó un sistema de retroalimentación para atender la condición de estatus de la información. Se calendarizo el envío de información que hace cada uno de los organismos, y Se establecieron rangos de días para la retroalimentación del Sistema de Información 8. Describa aquellos elementos o procesos novedosos que se han adoptado en la operación con la implantación de la práctica y que, según su perspectiva, justificarían la obtención del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión (máximo 500 palabras). La implementación de un Sistema de Seguimiento de Obras ha conllevado a dos grandes procesos, el primero, el contar con información fidedigna ha permitido generar permanentemente reportes de información, en el rubro de infraestructura, para diversas áreas como: la Unidad de Planeación y Evaluación de Políticas Educativas (UPEPE), Presidencia, Coordinación de asesores del Secretario de Educación Pública, así como una secuencia ordenada de la generación de estadísticas. El segundo lugar, la implementación de dicho Sistema ha obligado a que los diversos actores que participan en la generación de información, sigan parámetros y estándares en la generación de la información, en otras palabras, se ha propiciado a generar información sistematizada. Página 4 de 11

5 III. Efectividad y eficiencia de la práctica 9. Describa los resultados que se han alcanzado con la implantación de la práctica en función de los objetivos que fueron descritos en el punto 6 (máximo 2000 palabras). Si considera necesario, puede anexar al final del documento estadísticas o gráficas para robustecer la descripción de la práctica. Es importante que los anexos estén numerados y se haga referencia a ellos en el texto. El Sistema de Seguimiento de Obras ha permitido a la Secretaria de Educación Pública (SEP), contar con información actual y confiable para el diseño de sus estrategias, así como para la definición de políticas públicas. Es un Sistema que permite tener un control y conocer el estatus de la información generada por INIFED, CONAFE y SEB. Finalmente, permite verificar o constatar toda obra reportada como terminada o concluida mediante fotografías del inmueble. (Ver anexo). 10. Describa en qué medida se han alcanzado los objetivos planteados por la práctica y qué se está haciendo para cerrar la brecha. En caso de haber cubierto todos los objetivos al cien por ciento, describa qué mejoras se están planteando o realizando a la práctica (máximo 1000 palabras). En ambos casos incluya como anexo el programa de trabajo correspondiente. Generar un sistema interactivo de seguimiento y consulta de información Generar un proceso sistematizado de acopio y validación de información Vincular evidencias fotográficas de las obras realizadas con la información del Sistema : Los objetivos planteados se han cumplido al 100% puesto que ya se cuenta con el Sistema de Seguimiento de Obras que permite consultar información confiable, sin embargo, se sigue haciendo mejoras a los procesos de acopio y sistematización de la información mediante bases de datos, puesto que los organismos, INIFED, CONAFE y SEB, en la ejecución de sus programas presentan imprevistos, así como contingencias, que en algunos casos retrasan la generación y envió de información. Cabe señalar que lo anterior, se debe a cada una de las particularidades de los organismos y en consecuencia de los programas. Página 5 de 11

6 11. Describa la manera en que se ha mejorado el uso de los recursos (humanos, económicos, informáticos o materiales) asignados al proceso en el que se ha implantado la práctica (máximo 500 palabras) Con el Sistema de Seguimiento, se ha generado un proceso de retroalimentación y comunicación para la solución de dudas con actores clave en el envío y recepción de información. Ha habido una especialización en las funciones del personal que interviene en el funcionamiento y alimentación del Sistema, es decir, se ha generado una asignación específica de tareas. En cuestión de tiempo, no hay calendarización de reuniones, por el contrario, éstas son eventuales. Cada uno de los organismos tiene acceso al Sistema, y por tanto, está en condiciones de resolver posibles dudas. La generación de tabulados y estadísticas mediante el Sistema es muy amigable y manejable, por consiguiente, no es necesario hacer impresiones de la información. Situación conlleva a un ahorro de papel. 12. Anote las evidencias (verificables) con las que cuenta la práctica para demostrar los resultados alcanzados (archivos, registros, bases de datos, etc.). Describa brevemente sus contenidos (máximo 50 palabras por cada una). Actualmente el Sistema de Seguimiento de Obras siguientes elementos: Titulo: Tablero de Control de Infraestructura Física Educativa Metas: Sección de las metas nacionales de los programas se compone de los Situación de proyecto: Muestra los avances financieros, escuelas terminadas y el semáforo de cada programa Situación de obras: Muestra el conteo de obras en cada estatus por cada programa, así como la desagregado por entidad y por municipio Búsqueda de escuelas: Permite busca una escuela en particular ya sea por nombre o Clave CCT Cortes: El corte son las bases de cada programa al cierre trimestral. Dirección del sitio web: Página 6 de 11

7 IV. Impacto de la práctica 13. Describa los beneficios que se ofrecen a los usuarios/beneficiarios de la práctica (máximo 350 palabras). Permite presentar el avance en los proyectos de infraestructura de manera sintética. Presenta mediante graficas el avance financiero con respecto al presupuesto establecido. Presenta mediante graficas las escuelas que se han terminado contra las que se han establecido como meta Muestra un semáforo por programa en cuanto al estatus de sus obras y sus tiempos de entrega El sistema muestra en una tabla cuantas escuelas están en cada etapa de los proyectos, por programa Se desagrega esta información por entidad, además es posible ver el desagregado por municipio. Se puede ver el detalle a nivel de listado de la cifras de la tabla, además, permite hacer zoom a nivel de escuela en el listado 14. Describa el impacto que se ha alcanzado en los usuarios/beneficiarios de la práctica, a partir de sus resultados (máximo 350 palabras). Hoy día el sistema ha tenido una gran aceptación por parte de la oficina del Secretario, Presidencia y la UPEPE. Se ha convertido en la referencia obligada para informar sobre los avances en el ramo de rehabilitación de infraestructura educativa, asimismo, permite de manera quincenal se expongan los avances de cada uno de los programas en Presidencia y, además sirve como modelo al control de futuros proyectos. Con la implementación del Sistema, los organismos, INIFED, CONAFE Y SEB, han asumido un gran compromiso en el envió oportuno de la información, tal situación permite contar con un sistema actualizado. Página 7 de 11

8 V. Promoción de la participación 15. Describa los procesos, mecanismos o la manera en que la práctica está promoviendo la participación ciudadana, administrativa o de la comunidad escolar (máximo 250 palabras) El funcionamiento del Sistema ha promovido que los organismos, CONAFE, INIFED y SEB, adquieran un compromiso para enviar su información a la UPEPE. Lo anterior, se debe a que el Sistema ha inculcado a cado uno de los organismos métodos y procedimientos para sistematizar la información que generan. Es un Sistema que al funcionar mediante reglas de validación de información, sin lugar a dudas, está contribuyendo a generar un ambiente de involucramiento y participación de los organismos, caso concreto, para solucionar dudas y mejorar procesos. Por otro lado, es un Sistema que al ser interactivo, se convierte en una herramienta de consulta de diferentes actores, y por consecuencia, en una ventana de comunicación entre los actores que generan la información y los usuarios. VI. Sustentabilidad de la práctica 16. Describa las principales acciones que han sido tomadas para institucionalizar la práctica, es decir, para asegurar su permanencia más allá de la administración en turno (máximo 350 palabras). La necesidad de contar con un Sistema de Seguimiento de Obras, desde un inicio fue compartía con los organismos involucrados, CONAFE, INIFED y SEB, tal situación permitió que la Secretaria de Educación Pública pudiera contar con una herramienta que le permitirá consultar información para la toma de decisiones. Aunado a lo anterior, instancias como: Presidencia y la Coordinación de asesores del Secretario de la SEP, daban cuentan de la utilidad y necesidad de contar con dicho Sistema. Por lo anterior, se dieron las condiciones para que el Sistema fuese aceptado. Actualmente, es un Sistema que da cabida a otros proyectos para seguir su formato de administración de información. A manera de ejemplo, la información generada por el Programa Emergente de Sanitarios, ha implementar por parte Página 8 de 11

9 de Presidencia, será administrada con los mismos parámetros que utiliza el Sistema de Seguimiento de Obra. Por consiguiente, el Sistema de Seguimiento de Obra se vuelve una referencia en la administración de generación de información de otros proyectos, tal situación, lo hace viable para ser utilizado en otras administraciones, así como dependencias de gobierno, pues es una contribución que busca mejorar los procesos de gestión del gobierno, con hincapié en un aprovechamiento de los recursos humanos, administrativos y económicos. 17. Describa cuáles son los principales problemas a los que se enfrentó en el proceso de implantación de la práctica y cómo fueron resueltos (máximo 350 palabras). Definición de una estructura de trabajo inicial. El trabajar con organismos con diferentes formas y esquemas de organización se convirtió en un reto para homogenizar y definir una estructura a seguir. La definición clara de una estructura de trabajo apegada a los objetivos del Sistema permitió una sinergia en la organización de tareas, responsabilidades y formas de trabajo. Rezagos tecnológicos. Al inicio del proyecto eran notables las diferencias tecnológicas entre los organismos participantes, dichos rezagos, se traducían en complicaciones y esfuerzos para organizar e integrar bases de datos de la información generada, sin embargo, los alcances del Sistema, en términos de manejo de información y consulta, fueron un estimulo para que los organismos mejoraran sus equipos de computo y paquetería. Estandarización de la información. La falta de reglas claras y especificas, daba pie a que los organismos generaran información con diferentes formatos, asimismo, ésta situación propiciaba retrasos en la alimentación del Sistema. Por lo anterior, la elaboración de reglas de validación y organización de la información permitió a los organismos trabajar con formatos homogéneos. Flujo de comunicación. La ausencia de esquemas y formatos de trabajo homogéneos se traducía en reuniones y llamadas telefónicas de manera frecuente con la finalidad de aclarar dudas o hacer precisiones sobre la información, sin embargo, con la implementación de las reglas de validación, la comunicación con los organismos es más eficiente, pues el Sistema les permite a cada uno de ellos saber el estatus que guarda su información. Página 9 de 11

10 Estos apartados sólo los llenarán los inscritos en Categoría PMG VII. ATENCIÓN AL PROGRAMA DE MEJORA DE LA GESTIÓN 18. Describa como se involucra el proyecto a el o a los sistemas del PMG, en el que está inscrito (máximo 400 palabras). VIII. NIVEL DE MADUREZ 19. Describir las mejoras que se han logrado desde la inscripción del proyecto al PIMG a la fecha (máximo 350 palabras) Página 10 de 11

11 IX. ANEXOS a) Plan de Trabajo b) Indicadores o metodología de medición c) Costos de operación antes y después de haber instrumentado la práctica Certificamos que toda la información contenida en este resumen ejecutivo y sus anexos es verdadera Nombre y firma del Titular de la unidad administrativa, plantel o centro de trabajo que propone la práctica Nombre y firma del responsable de la operación de la práctica propuesta X. Replicabilidad de la práctica (opcional) 20. Sugiera algunos temas en los cuales podría replicarse la práctica en otros ámbitos o áreas de la Secretaría (máximo 250 palabras). La propuesta del Sistema es viable para ser implementada en todas aquellas áreas de la Secretaria que generen información cuantitativa de manara periódica y permanente, asimismo, se convierte en un instrumento para el acopio y presentación de información de proyectos o acciones que generan información en periodos de tiempo corto. También se convierte en un instrumento prototipo para administrar información de carácter económico y social en el que se inserta el tema de educativo. Página 11 de 11