DIRECTIVA PARA NORMAR EL USO DE CORREO ELECTRONICO DE LA ESCUELA NACIONAL DE MARINA MERCANTE ALMIRANTE MIGUEL GRAU

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1 AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA C Ejemplar Nº CHUCUITO - CALLAO GFH: JUNIO 2009 Ref. Mensaje: FY(019)A Referencia: a) Mi Directiva DIRENAMM Nº de fecha 16 de Abril del 2009 b) Directiva Nº INEI/DTNP: Normas para el uso del correo electrónico en las entidades de la Administración Pública. c) Ley Nº 27444: Ley de Procedimiento Administrativo General. d) Ley Nº 27269: Ley de Formas y Certificados Digitales e) Decreto Supremo Nº JUS Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales. ORGANISMOS AFECTADOS La presente Directiva es de aplicación obligatoria en todas las Direcciones y Jefaturas de Oficina de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau y para todos los usuarios que cuenten con un correo electrónico asignado en el dominio de ENAMM. 1. SITUACIÓN GENERAL Mediante el documento de referencia (a), se establecieron medidas de austeridad, racionalidad y disciplina del gasto presupuestal de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau, entre las cuales se consideró el empleo del correo electrónico interno como un medio que contribuya a la racionalización del uso de material de escritorio. 2. FINALIDAD a) Dictar normas específicas para el uso adecuado del correo electrónico interno en todas las áreas autorizadas para su empleo en la ENAMM, lo cual contribuirá a la racionalización del uso de papelería. b) Optimizar la comunicación interna y externa a través de un medio electrónico, configurado de acuerdo a los requerimientos de información de la institución, de conformidad con las normas de referencias (b) a la (e) para el uso del correo electrónico en el sector público 1 6

2 3. EJECUCIÓN Las Direcciones, Jefaturas o Encargados darán estricto cumplimiento a la presente Directiva, tomando en consideración que el Sistema de Correo Electrónico, ofrece un importante medio de comunicación y colaboración, principalmente entre los miembros de la institución, inculcando a cada usuario la responsabilidad de las consecuencias que ocasionaría el uso indebido, la falta de control y custodia de la información clasificada, la cual está terminantemente prohibida transmitirla por este medio, y que por falta de previsión llegue a ser manipulada o caiga en poder de personas o grupos no autorizados. a. Disposiciones Generales (1) El correo electrónico institucional es una herramienta de comunicación e intercambio de información oficial entre un grupo de personas, asimismo, no es una herramienta de difusión indiscriminada de información, con la excepción de las listas de interés establecidas por la institución para sus propios fines. (2) La Institución establecerá la asignación de cuentas de correo electrónico institucional a los trabajadores que por la naturaleza de sus funciones lo requieran y a todos Cadetes, Alumnos e ingresantes a la Escuela, para fines académicos de acuerdo a lo dispuesto en el Anexo A. (3) La asignación de cuentas de correo electrónico de la ENAMM compromete y obliga a cada usuario a aceptar y dar estricto cumplimiento a las normas del Anexo B establecidas por la Institución. (4) Los usuarios de las cuentas de correo electrónico son responsables de todas las actividades que se realizan con las cuentas de correo electrónico proporcionadas por la ENAMM. Cualquier usuario que deje su cuenta de correo electrónico abierta en un lugar público es responsable de todo aquello que se realice desde dicha cuenta. (5) Las cuentas del correo electrónico para los servidores de la ENAMM deben usarse para actividades que estén relacionadas con el cumplimiento de sus funciones en la institución. 2 6

3 (6) La ENAMM garantiza la privacidad de las cuentas de correo electrónico institucional de todos los usuarios sin excepción alguna. (7) El nombre de correo electrónico institucional para cada usuario está formado por la letra inicial del nombre del usuario seguido del apellido paterno, ligado con el al nombre de dominio de la ENAMM (enamm.edu.pe). Ejemplo: María Ramírez Torres, su cuenta de correo sería mramirez@enamm.edu.pe. En caso de existir dos construcciones similares se agregará al apellido paterno la primera o más letras del apellido materno hasta establecer la diferencia. Ejemplo: María Ramírez Torres, su cuenta de correo sería mramirezt@enamm.edu.pe. (8) Para solicitar cuentas de correo electrónico los usuarios deberán tramitar el formato de pedido de apertura de cuenta de correo electrónico, de acuerdo al modelo del Anexo C. (9) Los usuarios revisarán en forma constante la computadora asignada para evitar remitir virus al momento de enviar documentos adjuntos. En tal sentido, serán responsables por los archivos adjuntos que envíen. b. Disposiciones Específicas (1) Oficina de Personal (a) Remitirá a la Oficina de Informática la relación de trabajadores que hayan ingresado a laborar y de los que han dejado de hacerlo, para la activación o desactivación de las cuentas de correo electrónico respectivas. (2) Dirección Académica de Pre y Postgrado (a) Remitirá a la Oficina de Informática la relación de Cadetes y Alumnos ingresantes a los respectivos Programas Académicos con su respectivo código (am) para la asignación de su cuenta de correo electrónico. (b) Remitirá la relación de Cadetes y/o Alumnos retirados, cuando estos se produzcan, para la respectiva actualización de la Base de Datos del Sistema de Correo Electrónico. (c) Remitirá la relación de profesores que deseen contar con una cuenta de correo electrónico. 3 6

4 (3) Dirección de Disciplina (a) Informará de la baja de Cadetes cuando éstas se produzcan y la relación de egresados, para la actualización de la Base de Datos del Sistema de Correo Electrónico. (4) Oficina de Informática (a) Será responsable de la operación y mantenimiento del Sistema de Correo Electrónico de la Institución. (b) Dispondrá la capacitación al personal en el uso adecuado del correo electrónico institucional, indicando las diferencias que existen entre el correo electrónico institucional y el correo electrónico privado (personal). (c) Dispondrá de la publicación de un manual mediante la Página Web Institucional del uso del Sistema de Correo Electrónico. (d) El estándar para el cliente de correo electrónico es el Outlook Express. La Oficina de Informática se encargará de la instalación y configuración del software cliente a los usuarios del Sistema de Correo Electrónico en todas las oficinas de la ENAMM. (e) Para el caso de usuarios que no cuenten con una PC fija asignada, podrán hacer uso del Servicio electrónico a través de nuestra página web y haciendo clic en el link CORREO ENAMM. (f) Los antivirus de la Institución, para servidores y estaciones de trabajo, deben activarse de tal forma que se verifiquen todos los archivos, aún los que se encuentran comprimidos, y la acción por defecto a seguir será la de eliminar el virus automáticamente. (g) Los servidores de correo deben contar con antivirus para el correo. Si el mensaje que se detecta contiene un virus o troyano Caballo de Troya que no pueda ser removido, debe eliminarse el mensaje inmediatamente. Asimismo, se deberá Informar al destinatario de correo el nombre del remitente indicándole que su mensaje fue borrado por contener virus. 4 6

5 (h) La Oficina de Informática se encargará de verificar la presencia y eliminación de virus del servidor de correo. (i) La Oficina de Informática establecerá las políticas de seguridad para el uso del correo electrónico en la ENAMM. (j) Será responsable de aplicar las medidas técnicas, control y de seguridad pertinentes, con el fin de evitar o minimizar la pérdida o daño de la información. (k) Efectuará inspecciones y revisiones aleatorias de casillas y cuentas del Sistema de Correo Electrónico o cuando existan indicios de incumplimiento de las normas establecidas. (l) Dispondrá de un servicio de atención al usuario a través de: Cuenta : informatica@enamm.edu.pe Teléfono : Anexo 235 (m) La Oficina de Informática se encargará de la administración del correo electrónico de la ENAMM (n) La Oficina de de Informática verificará el cumplimiento de la presente directiva. (5) Oficina de Promoción Institucional (a) Tendrá a su cargo la atención de los correos de la cuenta informes@enamm.edu.pe los cuales dependiendo de la información que se solicite serán derivados a las Direcciones y/o Oficinas, para la respuesta correspondiente, según el formato del Anexo D. 4. INSTRUCCIONES GENERALES a. Los Directores y Jefes de Oficina coordinarán directamente las acciones que se requieran para el mejor cumplimiento de la presente Directiva. 5 6

6 b. Tiempo de Vigencia - Entra en vigencia: A su recibo. - Sale de Vigencia: Con orden. Francisco YÁBAR Acuña Capitán de Navío Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau ANEXOS: A - CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS DEL SISTEMA DE CORREO ELECTRÓNICO. B - NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO. C - FORMATO DE SOLICITUD DE CREACIÓN DE CUENTAS PARA ACCESO AL SISTEMA DE CORREO ELECTRÓNICO. D - RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DEL CORREO INSTITUCIONAL (Cuenta Postmaster). X - LISTA DE DISTRIBUCIÓN 6 6

7 Ejemplar Nº CHUCUITO - CALLAO GFH: JUNIO 2009 Ref. Mensaje: FY(019)A ANEXO A CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS DEL SISTEMA DE CORREO ELECTRÓNICO Todos los trabajadores que realicen labores de coordinación, personal docente, cadetes alumnos y de la escuela, tendrán habilitada una cuenta de correo electrónico en el Servidor de Correo de la Escuela. Las cuentas del correo mantendrán el siguiente formato y denominación: Trabajadores ENAMM y Personal Docente napellido[xx]@enamm.edu.pe Donde: n : La primera letra del nombre del usuario apellidos : El apellido paterno del : Separador denominado arroba enamm.edu.pe : Dominio asignado a nuestro servidor de correo. [xx] : Es solo para el caso de que existan dos usuarios con el mismo nombre, en el que se asignará a la cuenta de correo la primera letra del apellido materno. Cadetes y Alumnos eecodigo@enamm.edu.pe Donde: ee : Las dos primeras iniciales de la especialidad a la que pertenecen. mm : Marina Mercante y Pesca y Navegación am : Administración Marítima Portuaria Código : El código del Cadete o Alumno (6 últimos dígitos del código de : Separador denominado arroba enamm.edu.pe : dominio asignado a nuestro servidor de correo. Francisco YÁBAR Acuña Capitán de Navío Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau A- 1

8 Ejemplar Nº CHUCUITO - CALLAO GFH: JUNIO 2009 Ref. Mensaje: FY(019)A ANEXO B NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNICO a. El uso de correo institucional será para fines netamente académicos de intercambio de información y/o coordinación, el envio de cadenas, juegos, presentaciones, protectores de pantallas, está completamente prohibido ya que estos envíos, congestionan el servidor con información irrelevante. b. Si algún usuario incumple con lo dispuesto en esta norma, su cuenta de correo quedará automáticamente bloqueada, quedando a evaluación su activación. MECÁNICA OPERATIVA a. El software Outlook proporciona una solución integrada para administrar y organizar mensajes, el cual será el único, y de uso obligatorio por el usuario que dispone de una Pc durante su permanencia en ENAMM, para cuyo efecto el personal técnico de la Oficina de Informática estará a cargo de su configuración. b. El Outlook maneja hasta tres niveles de prioridad en los mensajes (Baja, Normal y Alta). El usuario debe elegir una de ellas de acuerdo a la importancia del mensaje. c. Adicionalmente, el acceso a las cuentas de correo electrónico del dominio ENAMM podrán ser a través del cualquier navegador de Internet, ingresando desde el Portal institucional. Uso de Contraseñas: a. Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico institucional, deberán mantener en secreto la contraseña asignada para que no pueda ser utilizada por otra persona. b. La clave de acceso debe tener una longitud no menor a seis caracteres y será digitada en la oficina de informática al momento de su registro. c. Evitar utilizar claves fáciles o muy cortas, así mismo no use como claves sus iniciales, el nombre de la esposa(o) o los hijos o la placa de su automóvil, etc. d. No anotar su clave en papeles, debajo de la luna de su escritorio, o su agenda, memorice su clave. En el peor de los casos, si la olvida, Ud. podrá contactar con el Administrador de correo para obtener otra. B 1

9 e. Cuando el usuario deje de usar su estación de trabajo deberá cerrar la aplicación cliente de correo electrónico para evitar que otra persona use su cuenta de correo. Lectura de Correo: a. Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico institucional, deben mantener en línea el software cliente de correo electrónico (si lo tiene disponible todo el día), y activada la opción de avisar cuando llegue un nuevo mensaje, o conectarse al correo electrónico con la mayor frecuencia posible para leer sus mensajes. b. Los usuarios que tengan cuentas de correo en el Servidor de correo de la Escuela, podrán acceder a su cuenta desde cualquier computadora conectada a Internet a través de nuestra Página Web. c. Se deben eliminar permanentemente los mensajes innecesarios. d. Se deben conservar los mensajes agrupándolos por temas en carpetas personales. Mantener en la bandeja de entrada sólo los últimos mensajes recibidos. e. Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, debe enviar un mensaje al Administrador del correo electrónico de la institución (webmaster@enamm.edu.pe), con el fin de que se puedan tomar las acciones correctivas inmediatamente. f. No deberá abrir correos de un destinatario desconocido o del cual tenga dudas de su identidad, y mucho menos ejecutar cualquier archivo que estuviere adjunto, debido a que se corre el riesgo que éste tenga algún virus. g. Se debe evitar ejecutar archivos con extensiones exe, com, gif, dll, son los archivos más comunes para transmitir virus. Aún si estuviera confianza en el remitente, existe la probabilidad que también esté infectado. Envío de Correo: a. Utilizar siempre el campo asunto a fin de resumir el tema del mensaje. b. Expresar ideas completas, con las palabras y signos de puntuación adecuados en el cuerpo del mensaje. c. No transmitir información o documentos clasificados y mucho menos claves o datos que puedan afectar la seguridad de la institución. Se verificará la dirección de correo a la cual se transmitió el mensaje y/o los archivos adjuntos. B - 2

10 d. Enviar mensajes bien FORMATEADOS y evitar el uso generalizado de letras mayúsculas. e. No utilizar tabuladores, ya que existen programas administradores de correo que no reconocen este tipo de caracteres, lo que puede introducir caracteres no válidos en el mensaje y su lectura se realizaría con dificultad. f. Evite usar las opciones de confirmación de entrega y lectura, a menos que sea un mensaje muy importante, ya que la mayoría de las veces esto provoca llenado del disco del servidor y demasiado tráfico en la red. g. Evitar enviar mensajes a personas que no conoce, a menos que sea por un asunto oficial que los involucre. h. Evite enviar mensajes a listas globales, a menos que se sea un asunto oficial que involucre a toda la institución. i. Antes de enviar el mensaje, revisar el texto que lo compone y los destinatarios, con el fin de corregir posibles errores de ortografía, forma o fondo. Reenvío de Mensajes: a. Para el reenvío de un mensaje, incluir el mensaje original, para que el destinatario conozca el contexto en el que se está dando el mensaje que recibe. Auto firmas: a. La firma debe ser breve e informativa, no debiendo ocupar más de tres líneas a fin de que permita al receptor de datos identificar formalmente a su autor, de manera que esté vinculada únicamente a él y a los datos a que se refiere el mensaje, permitiendo detectar cualquier modificación posterior al contenido del mismo, garantizando así la identidad del titular y que éste no pueda desconocer la autoría del documento. b. No incluir la dirección de correo electrónico en la firma, porque esta ya fue incluida de manera automática en la parte superior del mensaje. Tamaño de los mensajes: a. El tamaño máximo que deben tener los mensajes de correo electrónico institucional incluidos sus archivos adjuntos no deberá exceder los 2.5 Mb. Para lograrlo se deberá empaquetar o dividir el archivo en varias partes. B - 3

11 b. La Oficina de Informática establece las cuotas máximas de las casillas de la siguiente manera: - Para la casilla de INBOX (correos entrantes) será de 20 MB. - Para la casilla de Mensajes Enviados y carpetas personales será de 30 MB. - Para los envíos de mensajes incluyendo los archivos adjuntos no sobrepasará los 5 MB. Vigencia de la cuenta de correo y los mensajes a. La cuenta de correo electrónico que no sea usada durante el periodo de 60 días será borrada automáticamente. b. Los mensajes tendrán una vigencia no mayor de 30 días desde la fecha de entrega o recepción de los mismos. Superada esta fecha de vigencia, los mensajes serán eliminados del servidor de correo. c. Si se desea mantener un mensaje en forma permanente, éste deberá ser impreso o almacenarse como archivo en carpetas personales. Listas de Correos: a. Al enviar un mensaje a una lista o grupo de usuarios, revisar que el mensaje sea enviado a los usuarios correctos. b. Evitar en lo posible enviar mensajes con archivos adjuntos a varios usuarios, se recomienda en estos casos utilizar la Red ENAMM. a. Evitar suscribirse por Internet a listas ajenas a la función institucional, para evitar saturación en la recepción de mensajes. Uso del Correo Institucional fuera de las instalaciones de la ENAMM: a. La cuenta de correo electrónico institucional puede usarse fuera de la institución cuando el empleado así lo requiera. Del mal uso del Correo Electrónico: a. Se considera falta el uso de correo electrónico en terceras personas. b. Facilitar u ofrecer la cuenta y/o buzón del correo electrónico institucional a terceras personas. B 4

12 DIRENAMM Nro c. Los usuarios deberán diferenciar el uso de cuentas de correo electrónico institucional y cuentas privadas ofrecidas por otros proveedores de Internet. d. Utilizar el correo electrónico institucional para cualquier propósito comercial o financiero ajeno a la institución. e. Participar en la propagación de mensajes encadenados o participar en esquemas piramidales o similares. f. Distribuir mensajes de contenidos impropios y/o lesivos a la moral. g. Falsificar las cuentas de correo electrónico. h. Utilizar el programa (Outlook) que permite bajar los mensajes del correo electrónico institucional para bajar los mensajes de correos de otro proveedor de Internet (Hotmail, Yahoo, etc.) i. Foros de discusión no autorizados Se sancionará con la cancelación de la cuenta de correo electrónico, el envío de mensajes a foros de discusión (listas de distribución y/o (newsgroups) que comprometan la información de la institución o violen las Leyes del Estado Peruano, sin perjuicio de poder ser sujeto a otras sanciones y/o penalidades derivadas de tal actividad. Difusión de contenido inadecuado: a. Son considerados contenidos inadecuados todo lo que constituya complicidad con hechos delictivos, por ejemplo: apología del terrorismo, uso y/o distribución de programas piratas, todo tipo de pornografía, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o código hostil en general. b. Contenido fuera de contexto en un foro temático. c. Difusión a través de canales no autorizados. d. Uso no autorizado del servidor de correo institucional para enviar correo personal. Aunque el mensaje en sí sea legítimo, se están utilizando los recursos de la Institución sin consentimiento de directiva interna que lo autorice. Difusión masiva no autorizada: a. Enviar de forma masiva publicidad o cualquier otro tipo de correo no solicitado, spam. b. Ataques con objeto de imposibilitar o dificultar el servicio, mail bombing. B 5

13 c. Dirigir a un usuario o al propio sistema de correo electrónico, mensajes que tengan el objetivo de paralizar el servicio por saturación de las líneas, de la capacidad del servidor de correo. del espacio en disco del usuario. d. Suscripción indiscriminada a listas de correo electrónico. Es una versión de mail bombing, en que los ataques no vienen de una sola dirección, sino de varias, los cuales son mucho más difíciles de controlar por la seguridad del Correo Electrónico con que cuenta la Institución. NORMAS COMPLEMENTARIAS a. Los mensajes de correo electrónico que adjunten documentos que no son de propiedad del remitente, deberán citar siempre la fuente de origen y/o autores, a fin de respetar los derechos de propiedad intelectual. b. Si se recibe por correo electrónico algo cuestionable o ilegal, comunicarlo a la Oficina de Informática, para que se tomen las acciones del caso. Francisco YABAR Acuña Capitán de Navío Director de la Escuela Nacional de marina Mercante Almirante Miguel Grau B 6 C Ejemplar Nº

14 CHUCUITO - CALLAO GFH: JUNIO 2009 Ref. Mensaje: FY(019)A ANEXO C FORMATO DE SOLICITUD DE CREACIÓN DE CUENTAS PARA ACCESO AL SISTEMA DE CORREO ELECTRÓNICO Trabajadores y Profesores Datos del Titular Nombres : Apellidos : Teléfono : Personal Administrativo Cargo : Dirección / Oficina : FIRMA Francisco YABAR Acuña Capitán de Navío Director de la Escuela Nacional de marina Mercante Almirante Miguel Grau C 1

15 Ejemplar Nº CHUCUITO CALLAO GFH: JUNIO 2009 Ref. Mensaje: FY(019)A DIRENAMM Nro ANEXO D APÉNDICE V RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DEL CORREO INSTITUCIONAL (Cuenta Postmaster) 1. La cuenta de correo postmaster@enamm.edu.pe deberá ser utilizada para fines de solicitar o enviar información a la Escuela. 2. El correo que llega a esta cuenta deberá ser revisado diariamente en intervalos de una hora en forma continua. 3. Ningún mensaje que llegue a esta cuenta, deberá quedarse sin responder, para ello, el responsable del manejo de esta cuenta, contará con la información detallada o solicitará al área o persona indicada para elaboración de la misma, de forma completa. 4. En el caso de tratarse de información confidencial, reservada o de carácter oficial, deberá coordinarse con la Secretaría General, para poder atender de la mejor manera dicha comunicación. 5. El tiempo máximo de respuesta a un correo electrónico, deberá ser no mayor a un día para correos informativos y de no más de 3 para correos oficiales o que impliquen un mayor detalle. 6. Los correos que merezcan de una especial atención por un área determinada deberán ser remitidos al responsable de la misma, quién deberá elaborar la respuesta respectiva en el menor plazo posible. El responsable de la cuenta postmaster, hará el seguimiento a este correo. 7. De requerir la respuesta un documento informativo de detalle que incluya gráficos, tablas o muchas hojas de información. Deberá elaborarse el documento y ser anexado a la respuesta correspondiente como archivo adjunto. D 1

16 DIRENAMM Nro Todas las respuestas deberán ser elaboradas, siguiendo el formato siguiente: FORMATO DE RESPUESTA DE CORREO ELECTRÓNICO Dirección de correo del destinatario Título del mensaje Nombre Completo del Destinatario Saludo Cuerpo del Mensaje Firma Francisco YABAR Acuña Capitán de Navío Director de la Escuela Nacional de marina Mercante Almirante Miguel Grau D 2

17 Ejemplar Nº CHUCUITO - CALLAO GFH: JUNIO 2009 Ref. Mensaje: FY(019)A ANEXO X LISTA DE DISTRIBUCIÓN - Todas las Direcciones y Jefaturas de Oficina de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau. Francisco YÁBAR Acuña Capitán de Navío Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau X - 1