PT-201 Protocolo de Gestión Administrativa

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1 Edición Página 1 de 11 COPIA Nº: RED INTERNA FECHA DE ENTREGA: SERVICIO: SERVICIO DE URGENCIAS DESTINATARIO: CARGO: DESCRIPCION CONTROL de MODIFICACIONES Nº Edición Fecha Edición REVISADO: Responsable de Calidad APROBADO: Coord. Serv. Urgen. Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación: Firma: Firma:

2 Edición Página 2 de 11 PROTOCOLO DE GESTION ADMINISTRATIVA EN EL SERVICIO DE URGENCIAS 1.- OBJETO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS Y DEFINICIONES 4.- DESARROLLO DEL PROTOCOLO RECEPCION DE LOS PACIENTES ADMISION DE LOS PACIENTES (QUE DISPONEN DE ATENCION SANITARIA GRATUITA) IDENTIFICACION Y ADMISION DEL PACIENTE CUANDO SE TRATA DE URGENCIAS VITALES PACIENTES NO IDENTIFICADOS MENORES ADMISION DE LOS PACIENTES CON ASISTENCIAS FACTURABLES ACCIDENTES EXTRANJEROS PUBLICA PACIENTES DE COMPAÑIAS PRIVADAS ACCIDENTES DE TRAFICO EMISION DE JUSTIFICANTES ENTREGA DE HOJAS DE QUEJAS FUNCIONES ADMISION GENERAL DOMINGOS / FESTIVOS INFORMACION FAMILIARES LOCALIZACION HISTORIAS CLINICAS

3 Edición Página 3 de OBJETO Este protocolo describe las actividades que se desarrollan en el Servicio de Urgencias del Hospital Verge dels Lliris vinculadas a la gestión administrativa. 2.- ALCANCE Este protocolo incluye todas las actividades que se realizan para la gestión administrativa del Servicio de Urgencias del Hospital Verge dels Lliris. Los profesionales a los que aplica este procedimiento son aquellos que de forma directa o indirecta puedan participar en la gestión administrativa del Servicio de Urgencias del Hospital Verge dels Lliris, y de forma especifica a Administrativos y Auxiliares Administrativos. 3.- REFERENCIAS Y DEFINICIONES Referencias: UNE-EN-ISO 9001:2000: Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos MQ Manual de Calidad del Servicio de Urgencias del Hospital Verge dels Lliris PGS-01 Procedimiento de Admisión y Clasificación de los pacientes

4 Edición Página 4 de DESARROLLO PACIENTES ADMISION DE URGENCIAS SERVICIO DE URGENCIAS TRIAJE Identificación del paciente Registro Preparación de la documentación del paciente Preparación de documentos de facturación (si procede) Información familiares Localización H. Clínicas DIAGNOSTICO Y TRATAMIENTO ADMISION - FACTURACION ADMISION DE URGENCIAS Citaciones de Trauma, y Rayos X de Urgencias Partes Judiciales Emisión de Justificantes Entrega / Recogida de Hojas de Quejas ALTA DEL PACIENTE DOMICILIO C. EXTERNAS INGRESO MED: CABECERA ALTA VOLUNTARIA EXITUS FUGADO TRASLADO A OTRO CENTRO

5 Edición Página 5 de RECEPCION DE LOS PACIENTES: Los pacientes que requieren los servicios de urgencias del Hospital Verge dels Lliris se dirigen a las instalaciones que el propio Hospital tiene en su cara Norte, encontrándose estas instalaciones adecuadamente señalizadas. A la entrada del Servicio de Urgencias se encuentra un mostrador donde son recepcionados todos los pacientes. En este mostrador se encuentra al menos un auxiliar administrativo que realiza la Identificación, Registro, y Preparación de la documentación del paciente.

6 Edición Página 6 de ADMISION DE LOS PACIENTES (QUE DISPONEN DE ATENCION SANITARIA GRATUITA) Los datos identificativos de los pacientes son registrados en la R.- Aplicación Informática Interna (HIGIA), por parte de los profesionales de Admisión. Este registro implica la entrada del paciente al Servicio de Urgencias del Hospital Verge dels Lliris. Desde el programa R.- Aplicación Informática Interna (HIGIA), se imprimen las R.- Etiquetas Identificativas del Paciente, que se utilizaran a lo largo de los diferentes procesos por los que pase el paciente hasta que se produzca el alta del mismo. Recepción y Admisión de pacientes procedentes de otros centros, (traslados programados), que no son urgencias, pero entran por esta puerta. Tramitación del ingreso en planta. Admisión de las pacientes con urgencias Obstétricas que teóricamente, deberían ser atendidas directamente en la UAPA, (más de 24 semanas de gestación), pero que entran por Urgencias. Seguimiento administrativo hasta el Alta o Ingreso si procede. Ingreso de Neonatos, identificación de la madre y apertura de Historia Clínica del recién nacido IDENTIFICACION Y ADMISION DEL PACIENTE CUANDO SE TRATA DE URGENCIAS VITALES: En los casos en los que la urgencia lo requiera, por ejemplo en las urgencias vitales, la recogida de datos no será prioritaria, entrando el paciente directamente a la Sala de Críticos, y su identificación se realiza posteriormente.

7 Edición Página 7 de PACIENTES NO IDENTIFICADOS Cuando el paciente no se encuentre acompañado y/o no sea posible su identificación por su estado clínico, se intenta recabar datos por los profesionales del propio Servicio buscando algún tipo de documentación que lleve encima (como puede ser una cartera, DNI, etc...). En los casos en los que no sea posible su identificación, de ninguna de las formas, entonces se registra su entrada como DESCONOCIDO y se comunica a la Policía y/o Guardia Civil MENORES: (Aplicación de la disposición legal Ley 41/2002). Se fija la mayoría de edad médica a los 16 años. De 12 a 16 años se considera menor maduro (capaces e incapaces) Entre 12 y 14 años, inmadurez. No existe legislación. Entre 14 y 16, presunción de madurez. En el supuesto de menor inmaduro, o maduro incapaz, la localización de sus responsables, la realizará el personal administrativo para que vengan a recogerlo y darle la información pertinente, oral y escrita por parte del personal sanitario. Si no acudiese ningún responsable, o no se pudiese identificar como tal, se avisará a la policía o cuerpo de seguridad que corresponda.

8 Edición Página 8 de ADMISION DE LOS PACIENTES CON ASISTENCIAS FACTURABLES Para los pacientes que no disponen de atención sanitaria gratuita se siguen las mismas directrices marcadas en el punto 4.2 de este protocolo, con las siguientes particularidades que se exponen a continuación: Si aporta documentación, se realiza fotocopia que se adjunta a la R.- Ficha Económica, junto con R.-La Hoja de Comunicación de Asistencias Facturables, este documento es un compromiso de pago, debe ser firmado por el paciente o tutor. Una vez cumplimentada y firmada, se remite junto a la R.-Ficha Económica, al Servicio de cargos a terceros. Los casos potencialmente facturables y los procesos administrativos que cada uno de ellos conlleva son: ACCIDENTES: Animales (mordeduras): * Se trata de identificar al propietario del animal si fuera conocido, y se remite debidamente cumplimentado el PARTE DE DECLARACION DE MORDEDURA al Centro de Salud Pública para que proceda al seguimiento del animal. Caza: * Fotocopia del seguro obligatorio de caza, comunicación a la policia nacional del accidente por arma de fuego. Deportivo federado: * Fotocopia de la ficha federativa Escolar: * Parte de accidente escolar

9 Edición Página 9 de 11 Festivo: * Identificación del lugar y circunstancias en que se ha producido el hecho Laboral: * Recabar datos sobre la empresa y la Mutua de accidentes laborales que la misma tiene concertada. En caso de traslado del accidentado a otro centro, ponernos en contacto con la Mutua para conocer el Hospital de referencia. EXTRANJEROS: Tarjeta Sanitaria Europea: * Fotocopia tarjeta sanitaria y pasaporte Otros países con convenio: * Fotocopia pasaporte PUBLICA: Empadronados en otras CCAA: * Fotocopia tarjeta sanitaria y D.N.I. Funcionarios de la U.E. PACIENTES DE COMPAÑIAS PRIVADAS: Privado (no cubiertos por SNS) ISFAS MUFACE o MUGEJU Sanidad Militar Otros * A todos ellos se les comunica la conveniencia de informar a su compañía que han sido atendidos en este Centro Público, y que en caso de que la misma no se hiciera cargo del gasto ocasionado, tendrían la obligación de abonarlo ellos.

10 Edición Página 10 de 11 ACCIDENTES DE TRAFICO: * Cuando se produce el requerimiento de los Servicios de Urgencias del Hospital Verge dels Lliris como consecuencia de un accidente de trafico, se hace constar los datos del accidente y del vehículo/o vehículos implicados. Y se comunica el accidente a la policía local (dentro población) o guardia civil (en carretera). AGRESIONES: Tanto en agresiones como en accidentes de tráfico, y en cualquier caso que el facultativo/ lo requiera, se genera PARTE JUDICIAL EMISION DE JUSTIFICANTES Los administrativos o auxiliares administrativos realizaran la emisión de justificantes del tiempo de permanencia en el Servicio de Urgencias Estos justificantes son solicitados por parte de los pacientes y/o acompañantes. Los registros utilizados son R.- Justificante para pacientes son ingreso y R.- Justificante para pacientes con ingreso Los justificantes solicitados por la prestación de servicios en el Servicio de Urgencias se realizan todos los días de la semana. Adicionalmente se realizan también los justificantes de ingreso en planta y asistencia a consultas externas, domingos-festivos-noches y cuando no hay personal en el Serv. Admisión General.

11 Edición Página 11 de ENTREGA DE HOJAS DE QUEJAS Cuando los pacientes solicitan presentar una queja, la administrativa/vo le entregará el impreso destinado al efecto (FULL DE QUEIXES), y en su caso le informará de la forma de rellenarlo. El paciente, una vez cumplimentado, puede llevárselo consigo, o puede entregarlo en el propio Servicio de Urgencias. En este último caso, el personal administrativo pone el sello del Centro y distribuyen las hojas, siendo 1 copia para el paciente, y 2 copias se quedan en el Servicio de Urgencias, que son entregados a la supervisora del Servicio FUNCIONES ADMISION GENERAL DOMINGOS / FESTIVOS Funciones administrativas del servicio de Admisión General, como Ingresos programados y altas hospitalarias en domingos, festivos o cualquier otro día en ausencia de personal en ese servicio, INFORMACION FAMILIARES Informar a los familiares en ausencia de la azafata o cuando los pacientes no constan en su programa (por haber sido dados de alta u hospitalizados) LOCALIZACION HISTORIAS CLINICAS A solicitud del personal facultativo o enfermería se localizan las historias clínicas en archivos, domingos, festivos, noches o cualquier día en ausencia de personal en archivo.