SISTEMA DE TRANSMISION DE ARCHIVOS XBRL

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1 SISTEMA DE ABRIL 2015

2 Página 2 de 22 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Validación de la versión de Java Verificación por línea de comandos Instalación de la máquina virtual Descargar la máquina virtual de Java MANUAL DE USO Envío de información Gestión de seguridad - Restaurar contraseña de acceso TRANSMISION DE ENTIDADES CON CANALES DEDICADOS...21

3 Página 3 de INTRODUCCIÓN La Superintendencia Financiera de Colombia instruyó, mediante la Circulares Externa 043 de 1994 la obligatoriedad en el reporte de los formatos de transmisión vía modem, mediante carta circular 043 de 2001 el Sistema para el intercambio de información, entre las entidades vigiladas y la Superintendencia Bancaria y mediante la Circular Externa 024 de 2005 la Recepción de información electrónica. Para cumplir con dichas disposiciones se tienen habilitados sistemas de comunicación conocidos como CAD (Sistema de canales de acceso dedicado) y el sistema de trámites en línea por internet. El sistema CAD integra el sistema RAS (Sistema de acceso remoto) y el sistema RDSI (Red Digital de Servicios Integrados). Con el objetivo de facilitar a la entidad supervisada el envío de información, de diversificar los niveles de seguridad en el envío y recepción de la misma y mejorar la usabilidad en este proceso; esta Superintendencia ha implementado un nuevo sistema de recepción de información vía electrónica con firma digital, para que la información llegue debidamente autenticada por parte del representante legal (principal o suplente), del revisor fiscal (principal o suplente), del contador o del defensor del cliente, según sea el caso, mediante su firma digital de cualquiera de las entidades de certificación existentes en Colombia, en los términos establecidos en la Ley 527 de REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Java en la última versión disponible. Firefox Chrome Internet Explorer 8 +

4 Página 4 de Validación de la versión de Java Para garantizar el adecuado funcionamiento del módulo de transmisión de archivos es requerido, como mínimo, una máquina virtual de Java del tipo JRE 7 update 25 aunque sin embargo se recomienda la última versión de Java a la fecha de uso del sistema. La verificación de la máquina virtual de Java instalada en la computadora se podrá llevar a cabo siguiendo cualquiera de las siguientes estrategias: (i)verificación por línea de comandos o (ii)verificación por medio de servicios Web Verificación por línea de comandos. En una consola de comandos ejecutar la siguiente instrucción: java -version. Si la máquina virtual de Java se encuentra correctamente instalada el resultado de la operación será el siguiente: java -version 1.7.0_25 De lo contrario, si la máquina virtual no se encuentra instalada, el resultado de la operación se mostrará de la siguiente forma:

5 Página 5 de 22 En este último caso el usuario administrador del equipo deberá realizar la correspondiente instalación del prerrequisito. Adicionalmente, es importante anotar que el Applet requiere de una máquina virtual de Java instalada. Por lo tanto, verificaciones que arrojen resultados con una versión desactualizada deberán ser motivo de actualización de acuerdo a los directrices dadas en el capítulo Verificación por medio de servicios Web: Existen varios servicios Web (páginas en Internet) encargadas de verificar la versión y la correcta instalación de una máquina virtual de Java. Entre otros servicios tenemos los siguientes: Una verificación exitosa de máquina virtual se visualizará de la siguiente manera (

6 Página 6 de 22 Por su parte, Internet Explorer mostrará el siguiente mensaje:

7 Página 7 de Instalación de la máquina virtual Si la computadora no cuenta con máquina virtual de Java es necesario realizar la instalación con un usuario (Administrador) que tenga permisos suficientes para la instalación de software y deberá seguir los pasos especificados descritos a continuación. La instalación se podrá llevar a cabo de la forma tradicional (interfaz gráfica y asistente de instalación) o en modo silencioso aplicable en instalaciones masivas y desatendidas en una red local administrada Descargar la máquina virtual de Java Posteriormente se deberá aceptar los términos de licencia definidos por Oracle para la respectiva descarga.

8 Página 8 de Después de aceptar los términos de licencia se deberá descargar, en todos los casos (y sin importar que el equipo de cliente presente un procesador con arquitectura de 64 bits) la versión x86 Offline de la máquina virtual.

9 Página 9 de El archivo descargado presentará la siguiente nomeclatura: jre-<version>- <plataforma>-i586.<exe rpm> y se deberá ejecutar haciendo doble clic sobre el mismo En la pantalla de bienvenida se deberá hacer clic en el botón Install Al asistente de instalación mostrará una pantalla de avance del proceso tal como se muestra a continuación.

10 Página 10 de Al finalizar el proceso, el asistente de instalación notificará de la situación con una pantalla de éxito o falla.

11 Página 11 de MANUAL DE USO 3.1. Envío de información Para iniciar la transmisión de archivos, ingrese a la URL una vez ingrese a la página, debe suministrar el usuario y la contraseña. Al ingresar visualizara los diferentes tipos de informes que puede enviar. En este caso sólo podrá enviar el que dice Recepción archivo XBRL Normas NIIF Para ingresar al componente de carga masiva de archivos se cuenta con dos alternativas: Haga clic en el botón de la opción que se encuentra en el menú central de la página. Haga clic izquierdo sobre el menú superior y posteriormente haga clic izquierdo sobre la opción del menú desplegado. Será dirigido a una nueva ventana. El navegador desplegara un mensaje de advertencia, solicitando permiso para la ejecución del Applet de java que contiene el componente de carga masiva.

12 Página 12 de 22 El diseño de esta advertencia, puede variar dependiendo del navegador desde el cual esté trabajando, pero el mensaje es similar. NOTA: Mientras no acepte la ejecución del Applet la zona donde se despliega el componente de carga masiva, se desplegará así:

13 Página 13 de 22 Puede aceptar la ejecución de Java en el navegador de manera temporal haciendo clic en.la próxima vez que inicie sesión el sistema le volverá a mostrar este mensaje de advertencia. Si por el contrario no desea que el sistema le vuelva a aparecer (si se vuelve a conectar desde la misma máquina) debe hacer clic en. Cuando se haya hecho clic, el área del componente cambiará y se desplegará una nueva ventana pidiéndole autorización para ejecutar el applet que contiene el componente de carga masiva. Puede observar que el nombre del publicador es Software Colombia Servicios Informáticos:

14 Página 14 de 22 Si desea que el sistema no le vuelva a mostrar esta ventana seleccione el cuadro de verificación No volver a mostrar esto otra vez para aplicaciones del publicador y ubicación anteriores. Haga clic en. Ahora el recuadro cambiará a: En el módulo Características del tipo de archivo a enviar, debe seleccionar la información correspondiente al envío.

15 Página 15 de 22 Para el proceso de negocio Recepción archivo XBRL Normas NIIF, mostrará la siguiente imagen Selección del proceso de negocio Ventana de carga de archivos: En la ventana que se muestra solamente es necesario adjuntar el archivo XBRL firmado UNICAMENTE. No es necesario incluir archivos adicionales. Selección tipo de informe según la tabla siguiente: Individual/Separado Intermedio Individual/Separado Cierre Consolidado intermedio Consolidado cierre Con periodicidad trimestral Con periodicidad anual o según Estatutos Con periodicidad trimestral Con periodicidad anual o Según los Estatutos También seleccione tipo de envío (que solo puede ser definitivo)

16 Página 16 de 22 Y finalmente seleccione el periodo de corte usando el componente de fecha y teniendo en cuenta el cuadro definido anteriormente Ventana de carga de los archivos XBRL El componente presenta una barra de tareas con algunos botones de acción y otros para contabilizar los archivos en sus distintos estados.

17 Página 17 de 22 A continuación tendrá una descripción breve de cada uno. El número que se encuentra junto a este icono indica el número de archivos que se encuentran en la cola de espera para ser cargados en el servidor. El número que se encuentra junto a este icono indica el número de archivos que se están subiendo en el momento al servidor. El número que se encuentra junto a este icono indica el número de archivos que ya se encuentran cargados en el servidor. El número de archivos definitivos enviados carga. : Permite subir un archivo copiado previamente en el sistema operativo a la cola de : Permite agregar un archivo a la cola de carga. Despliega un buscador de archivos al presionarlo. : Realiza la operación de borrado. al presionarlo despliega un submenú con varias opciones de borrado así: los archivos seleccionados en la vista los archivos en la cola de espera los archivos cargados al servidor anular la subida definitiva de un archivo todos los elementos : Permite reintentar la carga de un archivo cuando su subida no se ha podido efectuarse por algún fallo. Permite intercambiar la visualización de los archivos entre la vista de mosaico y la lista de detalle. Para cargar un archivo primero hay que agregarlo a la cola de carga. Para esto haga clic izquierdo en botón o arrástrelo desde el explorador de archivos. Puede arrastrar más de un archivo a la vez. También puede copiar un archivo en su pc (utilizando Ctrl +C o clic derecho + copiar) y luego haga clic izquierdo en el botón

18 Página 18 de 22 La zona central de la pantalla se cargará con los detalles del archivo seleccionado, como su nombre completo con su extensión y tamaño. Para enviar el archivo a procesar haga clic en el botón. Puede cancelar la carga en cualquier momento presionando el botón Cuando se complete la carga podrá ver la siguiente interfaz:

19 Página 19 de 22 Además, el botón es cambiado por el botón de subida en estado desactivado:. Puede eliminar un archivo seleccionado de manera individual de la lista de carga presionando el botón presente en la esquina superior derecha de la imagen (en una vista en mosaico) o puede proceder a subirlo al servidor presionando el botón. Adicionalmente puede borrar varios archivos a la vez presionando el botón en la barra. Se desplegará un menú que le permitirá seleccionar qué conjunto de archivos borrar: los archivos seleccionados en la vista Seleccionar los archivos en la cola de espera Espera los archivos cargados al servidor Completado anular la subida definitiva de un archivo Anular todos los elementos Todo

20 Página 20 de 22 Para validar el estado de procesamiento de la información enviada, puede ingresar por la opción y seleccionando. Enseguida podrá visualizara el Estado, Fecha de corte, Fecha de envío, Si le es permitido el reenvío, si el envío es para validación y finalmente se habilita la opción de descargar la respuesta al envío realizado. La respuesta estará disponible una vez el archivo se haya procesado. Para acceder a esta, debe ubicar la fecha y hora del envío, en la columna podrá ver el siguiente símbolo que al hacer clic sobre este le permitirá descargar la respuesta. En este caso la respuesta estará firmada con el certificado digital de la SFC para certificar que la respuesta del proceso viene efectivamente de los servidores de la Superintendencia. Por eso, para leer las respuestas es necesario que los que envían la información tengan las herramientas para leer los archivos firmados. Un ejemplo de estos programas es CertiFirma el cual puede ser descargado de la página Web Nota: El uso de este aplicativo no está en el alcance de este documento Gestión de seguridad - Restaurar contraseña de acceso Para restablecer la contraseña de acceso, haga clic izquierdo en el botón de la barra superior y siga la siguiente ruta: Se desplegará la siguiente interfaz:

21 Página 21 de 22 Inserte los datos solicitados y presione el botón ; y le aparecerá al usuario la siguiente ventana informativa la cual le indica que deberá autenticarse de nuevo en la plataforma. 4. TRANSMISION DE ENTIDADES CON CANALES DEDICADOS Las entidades que cuenten con canales dedicados para la transmisión de archivos hacia la Superintendencia Financiera de Colombia, deben realizar las configuraciones necesarias en sus equipos de red bien se Firewall, Router y/o Switches para que el tráfico generado por este módulo sea enviado por medio de este canal y de esta manera obtener una mayor eficiencia en las transmisiones. A continuación se realiza una demostración gráfica del camino que debe tomar el tráfico generado por el módulo de transmisión de archivos. INTERNET CANAL DEDICADO (MPLS) NOTA: Si su entidad solicito usuario para la creación de ESFA Situación Financiera de Apertura, puede utilizarlo para el envío de su información por este medio.

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