Manual de Gestión de Contenidos

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1 SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 1

2 ÍNDICE Introducción Acceso al Módulo de Administración de contenidos Tipos de contenido Qué es un tipo de contenido Mantenimiento de contenidos Lista de Contenidos Ver o modificar un contenido Nuevo contenido Eliminar contenidos Documentos (Gestión Documental) Tipos de campos Cadena de texto Texto multilínea Texto libre Numérico Fecha Imagen Enlace / Fichero Desplegables (Relación tipo contenido) Gestión del Repositorio de Ficheros e Imágenes Subir un fichero al Repositorio Eliminar un fichero ó una imagen del Repositorio Seleccionar un fichero o una imagen del Repositorio Editor de Texto Libre (HTML) Traducción de contenidos Activación y planificación de la publicación Búsqueda avanzada de contenidos MÓDULO DE BOLETINES (NEWSLETTERS) Introducción Nuevo boletín Envío de un boletín Segmentación de Destinatarios Selección de la plantilla y del contenido Pre-visualizar el boletín en todos los idiomas Envío del boletín seleccionado Visualizar boletines enviados NOTAS Localización de este manual Uso del botón atrás SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 2

3 Introducción Este manual describe la utilización del módulo de gestión de contenidos para portales desarrollados con Content-SORT. También se aborda el módulo de Boletines. Con este módulo de se podrán mantener actualizados todos los contenidos que aparecen en el portal, sin depender de equipos técnicos informáticos. Es un módulo accesible desde cualquier punto de Internet, pero con un acceso seguro basado en usuario y contraseña. 1 Acceso al Módulo de Una vez conectado a Content-SORT, se le pedirá al usuario sus datos de acceso: teclee usuario y contraseña. Aparecerá la pantalla principal de Content-SORT: En la parte superior izquierda se mostrará el menú de acceso a los diferentes módulos de Content-SORT; los iconos de acceso que aparezcan dependerán de los permisos del usuario conectado. Para acceder al módulo de, hacer clic en. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 3

4 2 Administración de contenidos 2.1 Tipos de contenido Qué es un tipo de contenido Un tipo de contenido agrupa todos aquellos contenidos que tienen iguales características. Podemos hablar, por ejemplo, del tipo de contenido Noticias. Este tipo de contenido define la información que caracteriza a una Noticia. O sea, cada una de las noticias del portal será un contenido del tipo Noticias. 2.2 Mantenimiento de contenidos Al acceder al módulo de gestión de contenidos aparecerá una pantalla similar a la que se muestra a continuación: SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 4

5 La ventana se divide en 2 zonas: - zona izquierda: permite seleccionar el tipo de contenido con el que trabajar - zona derecha: es la zona de trabajo donde se visualizan y se editan los contenidos. zona izquierda listado de tipos de contenido organizados en carpetas Selección del tipo de contenido zona derecha Zona de trabajo para visualizar y editar contenidos Puede variarse el ancho de cada una de las zonas moviendo con el ratón la barra vertical que las divide. A continuación se describe el procedimiento a seguir para el mantenimiento de los contenidos. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 5

6 2.2.1 Lista de Contenidos En la zona izquierda de la pantalla se pueden ver todos los tipos de contenido, que están organizados en carpetas y sub-carpetas. Inicialmente aparecerán las carpetas que están en el primer nivel y los tipos de contenido que no están dentro de ninguna carpeta. 1 2 Para abrir una carpeta utilice el botón (1). Localice el tipo de contenido con el que quiere trabajar y selecciónelo (2). Entonces en la zona de la derecha aparecerá la Lista de Contenidos, que podrá estar paginada. Acciones que se pueden llevar a cabo desde la Lista de Contenidos: - Ver o modificar un contenido un registro- (Editar) - Crear un nuevo contenido del tipo seleccionado (Nuevo contenido) - Eliminar un contenido un registro- (Eliminar) - Asignar permisos a un registro (sólo para usuarios con autorización) - Búsquedas avanzadas Todas estas acciones sólo podrán ser ejecutadas por usuarios con los permisos adecuados. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 6

7 2.2.2 Ver o modificar un contenido En la zona izquierda de la pantalla se pueden ver todos los tipos de contenido, que están organizados en carpetas y sub-carpetas. Inicialmente aparecerán las carpetas que están en el primer nivel y los tipos de contenido que no están dentro de ninguna carpeta. En la zona de la derecha aparecerá la Lista de Contenidos, que podrá estar paginada Para abrir una carpeta utilice el botón (1). Localice el tipo de contenido con el que quiere trabajar y selecciónelo (2). En la zona derecha localice el contenido que desea ver o modificar y pulse sobre Editar (3) en la fila del registro que desea modificar: A continuación aparecerá el Formulario de Edición, cuyo formato dependerá de la estructura del tipo de contenido seleccionado. Vea el apartado Tipos de campo para más información. Modifique los campos que desee y pulse el botón realizados. para guardar los cambios SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 7

8 2.2.3 Nuevo contenido Para añadir un contenido nuevo, o sea, un nuevo registro, es necesario acceder al formulario de creación de contenidos del tipo de contenido que desea añadir. Para ello visualice todos los contenidos existentes (indicaciones en el apartado Ver o modificar un contenido) y pulse sobre Nuevo contenido: Se abrirá el formulario de edición correspondiente. Indique valor para todos los campos obligatorios y para los campos no obligatorios, rellene la información que desee. Consulte el apartado Tipos de campo para más información acerca de la introducción de datos. Una vez haya introducido valor para todos los campos que desee, no olvide pulsar el botón para crear el nuevo contenido. Con esto se añadirá el contenido indicado y se volverá a la pantalla del listado de contenidos, donde aparece el nuevo registro en la primera posición de la lista Eliminar contenidos Para eliminar un contenido existente acceda a la Lista de contenidos y pulse sobre Eliminar en la fila del registro que desea eliminar: Confirme el mensaje de aviso que aparecerá para eliminar el registro. ATENCIÓN: Esta operación no puede deshacerse. Asegúrese de que ha seleccionado el contenido que realmente desea eliminar. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 8

9 2.2.5 Documentos (Gestión Documental) En el portal pueden existir contenidos de tipo documental. Esto es, llevan asociado un documento (ver la descripción, en el apartado Tipos de campo, del tipo de campo Fichero). Además, estos contenidos documentales pueden tener definidas autorizaciones de acceso. Para más información acerca de este tipo de contenido, consulte el manual Gestión Documental con Content-SORT. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 9

10 2.3 Tipos de campos A continuación se describen los distintos tipos de campo que pueden encontrarse en los contenidos, y se describe cómo modificar su valor. Los campos marcados con un asterisco son de obligatoria cumplimentación: para poder crear el nuevo registro o realizar una modificación, deberá dar valor a estos campos Cadena de texto Permite introducir un texto, que será como máximo de 250 caracteres y que puede estar limitado a menos caracteres según el modelo definido para el portal Texto multilínea Permite introducir un texto más extenso, que será como máximo de 4000 caracteres y se pueden utilizar saltos de línea Texto libre Permite introducir texto más extenso y con formato. Es un editor HTML. Consulte el apartado Editor de Texto Libre para más información sobre la introducción de texto en este tipo de campo. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 10

11 2.3.4 Numérico El campo sólo acepta caracteres numéricos Fecha Para indicar una fecha, seleccione los valores de las listas desplegables Imagen En este tipo de campo se indicará un fichero gráfico. Utilice el botón Repositorio para seleccionar la imagen. Consulte el apartado Gestión del Repositorio de Ficheros para obtener más información acerca del funcionamiento de los repositorios Enlace / Fichero En este tipo de campo se indicará un fichero o una URL. Utilice el botón Repositorio para seleccionar el fichero o indique directamente la URL. Consulte el apartado Gestión del Repositorio de Ficheros para obtener más información acerca del funcionamiento de los repositorios Desplegables (Relación tipo contenido) Hay campos donde aparece una lista desplegable con valores. Seleccione un valor de la lista. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 11

12 2.4 Gestión del Repositorio de Ficheros e Imágenes Hay dos tipos de contenidos en los que es necesario indicar un fichero: - campos de tipo Enlace/Fichero - campos Imagen Para ello al lado de estos campos se dispone del botón Repositorio : Haciendo clic sobre este botón, se accede, en una nueva ventana, a la herramienta de Gestión del Repositorio de Ficheros e Imágenes: En este Repositorio almacenaremos todos los ficheros electrónicos (archivos) que se puedan publicar en la Web. Esta herramienta nos facilita la gestión del Repositorio, pudiendo gestionar los archivos sin necesidad de utilizar una aplicación FTP. Tiene tres funcionalidades: - Subir ficheros al Repositorio - Eliminar ficheros del Repositorio - Seleccionar un fichero del Repositorio para asociarlo a un contenido Antes de subir un fichero al Repositorio, hay que tener en cuenta que si varios contenidos utilizan un mismo fichero, no es necesario subirlo una vez para cada contenido: será suficiente seleccionar, en la lista de ficheros, el fichero ya subido anteriormente. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 12

13 2.4.1 Subir un fichero al Repositorio Para subir al Repositorio un fichero que tengamos en nuestro PC, o en una unidad de red compartida, simplemente haremos clic en el botón Examinar : Entonces se nos abrirá una ventana de Windows que nos permitirá seleccionar el fichero que queremos subir al Repositorio desde nuestro PC. La ventana será similar a esta (su apariencia dependerá del sistema operativo de su PC): Seleccionado el fichero, aparecerá el nombre en el campo Nuevo fichero ó Nueva imagen : Atención: El nombre del fichero no puede contener caracteres especiales como acentos. Finalizaremos haciendo clic sobre el botón, que hará que la ventana se cierre. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 13

14 2.4.2 Eliminar un fichero ó una imagen del Repositorio En cualquier instante podremos eliminar un fichero del Repositorio simplemente haciendo clic sobre : Tenga en cuenta que la opción sólo aparece si el fichero no está siendo utilizado por ningún contenido. En caso que esté siendo utilizado, en lugar de esta opción aparecerá en la columna Utilización un número indicando el número de contenidos que lo usan Seleccionar un fichero o una imagen del Repositorio Content-SORT nos permite reutilizar ficheros e imágenes, seleccionándolos directamente de del repositorio de ese tipo de contenido. Para seleccionar un fichero del Repositorio, asociándolo al contenido que se esté editando en ese momento, simplemente hay que hacer clic sobre el nombre del fichero correspondiente: En ese momento se cerrará la ventana de Selección de Fichero. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 14

15 2.5 Editor de Texto Libre (HTML) En algunos formularios existen campos tipo Texto Libre. Estos campos disponen de una zona con varias líneas que puede contener un texto con formato, editable con HTML. Para indicar o modificar un texto deberá pulsar sobre el botón derecha del recuadro de texto. que aparece a la Con esto se abrirá la ventana de Edición de texto. Escriba el texto que desee. Puede utilizar los botones para dar formato al texto. Una vez introducido todo el texto, pulse en para guardar el texto y volver al formulario anterior. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 15

16 Si lo que desea es indicar un texto extenso pero sin formato, y está utilizando la herramienta de copiar y pegar, recomendamos copiar el texto desde un editor que no contemple formatos (por ejemplo el bloc de notas) para que al pegarlo en el editor quede sin ningún formato. Si desea eliminar el contenido de un campo tipo Texto con formato, utilice el botón que encontrará a la derecha del recuadro de texto, debajo del botón de edición: ATENCIÓN: El Editor de Texto permite editar código HTML. Sólo personal con conocimientos en HTML deben hacer uso de esta funcionalidad, ya que se pueden insertar códigos que conlleven un malfuncionamiento del Portal. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 16

17 2.6 Traducción de contenidos Si el portal está diseñado para ser visualizado en dos o más idiomas, en algunos de los campos del formulario de edición de contenidos dispondrá de la opción Traducir. Con esta opción podrá indicar el texto en los idiomas alternativos. De esta manera, si en el portal se selecciona un idioma alternativo, los textos aparecerán con la traducción que haya indicado. Si no traduce todos los contenidos y en el portal se selecciona un idioma alternativo, lo que ocurrirá es que los textos aparecerán en el idioma principal. Pueden ser traducidos tanto textos como imágenes. Al pulsar sobre Traducir se abrirá la ventana de traducción de contenidos: Indique el texto en el idioma alternativo y pulse en anterior. para volver al formulario SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 17

18 2.7 Activación y planificación de la publicación Para planificar la publicación de un contenido se utilizarán los campos de color rojo comunes a todos los contenidos: A continuación se describen dichos campos: - Activo. 2 opciones: o Si se selecciona Sí (opción por defecto) el contenido se considera como activo, y por lo tanto susceptible de aparecer publicado en el portal (siempre que se cumplan las condiciones de fechas de publicación y de caducidad). o Si se selecciona No, ese contenido se considera como inactivo, y por lo tanto no aparecerá en ninguna página del portal; no se publicará. Pero el contenido permanecerá en la base de datos, y por lo tanto podrá ser gestionado (aparecerá en las búsquedas, y podrá ser editado o eliminado). - Fecha de publicación: si se selecciona una fecha de publicación (eligiendo en los desplegables el día, mes y año de publicación), el contenido se mostrará en el portal a partir de esa fecha. Si se deja vacío se mostrará inmediatamente (al pulsar el botón Aceptar ). - Fecha de caducidad: si se selecciona una fecha de caducidad (eligiendo en los desplegables el día, mes y año de caducidad), el contenido se mostrará en el portal únicamente hasta la fecha elegida. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 18

19 Desde la Lista de Contenidos es posible identificar si un contenido en concreto (un registro) está o no está publicado sin necesidad de editar su contenido. Esta información se muestra mediante el siguiente código de colores: Azul: Activo y sin fecha de caducidad. Puede estar programado para publicación futura. Verde: Activo, con fecha de caducidad. Puede estar programado para publicarse. Naranja: No activo, con fecha de publicación futura. Este color es una alarma, porque al tener una fecha de publicación futura, se supone que se pretende publicar, pero al estar desactivado, cuando llegue esa fecha no se publicará. Gris: No activo ó Caducado. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 19

20 2.8 Búsqueda avanzada de contenidos Al visualizar los contenidos de un tipo de contenido en concreto, puede aparecer en la parte superior de la Lista de Contenidos un buscador mediante campos por los que filtrar. Los campos a utilizar para las búsquedas es configurable desde el módulo de Edición de Tipos de Contenido. Se podrán utilizar estos campos para añadir condiciones de búsqueda. Entre ellos siempre se aplica el criterio del operador AND; entre todos los campos. Se ejecutará haciendo clic en BUSCAR. Entonces se mostrará la Lista de resultados de una búsqueda, que será la Lista de Contenidos filtrada, mostrando todos los contenidos que cumplan la condición de búsqueda (contenidos donde cada campo de catalogación contenga todas las palabras incluidas en la búsqueda), y para los que ese usuario tiene permisos de visualización. Se mantendrán todas las condiciones de la búsqueda realizada, pudiendo aprovecharlo para refinar la búsqueda. Desde esta pantalla se podrán realizar las mismas acciones que desde la Lista Contenidos normal. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 20

21 3 MÓDULO DE BOLETINES (NEWSLETTERS) Este módulo sólo es accesible si está instalado, y con los permisos adecuados para el usuario conectado. Se identifica de forma muy sencilla si el módulo de boletines está instalado, ya que aparecerá en la zona izquierda una carpeta específica: 3.1 Introducción Content-SORT proporciona la función de envío de boletines (Newsletters) a usuarios registrados, gracias a la integración entre tres módulos: - Gestión de contenidos (permitirá modificar el contenido de cada boletín) - Diseño (permitirá diseñar y utilizar diferentes plantillas prediseñadas) - Directorio de Usuarios (se dispondrá de información personalizada sobre los usuarios registrados y suscritos al boletín, lo que permitirá segmentar destinatarios, y gestionar sus direcciones de correo electrónico) - Módulo de Boletines Newsletters (permitirá, una vez segmentado los destinatarios, seleccionar una plantilla, un contenido para esa plantilla, y enviar el boletín a los usuarios seleccionados) 3.2 Nuevo boletín En el tipo de contenido NEWSLETTERS se almacenan los contenidos de los boletines que se van a enviar (o se han enviado). Para preparar el contenido de un nuevo boletín, se debe crear un nuevo contenido de tipo NEWSLETTERS, y cumplimentar los campos previstos en función de la plantilla. En este tipo de contenido siempre existirá el campo Asunto, que es el que se utilizará para identificar el contenido correspondiente a la hora de enviar el boletín. NOTA: Si se desactiva un contenido de este tipo, no aparecerá a la hora de enviar los boletines. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 21

22 3.3 Envío de un boletín Desde el Gestor de Contenidos, editando el tipo de contenido que almacena la información de los destinatarios, se pulsa el botón Enviar Boletín, que aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Por ejemplo, un tipo de contenido denominado Fans, que contiene la lista de usuarios registrados que están suscritos al boletín. Al hacer clic en ese tipo de contenido en la zona derecha se mostrará la Lista de Contenidos, y arriba a la derecha aparecerá un nuevo botón Enviar Boletín : Segmentación de Destinatarios Antes de pulsar el botón Enviar Boletín, se pueden filtrar los contenidos que se están visualizando utilizando el formulario de búsqueda. El boletín se enviará únicamente a los contenidos mostrados. Si hay varias páginas, se enviará a todos los contenidos de todas las páginas. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 22

23 3.3.2 Selección de la plantilla y del contenido Tras pulsar el botón Enviar Boletín, aparece la pantalla Envío de Boletín: En esta pantalla se introducen los siguientes datos: Plantilla: Nombre de la plantilla que se quiere usar para el cuerpo del que se enviará. Asunto del Este es el campo Asunto que se cumplimentó cuando se creó el contenido de este boletín (tipo de contenido NEWSLETTERS. Ver el apartado Nuevo boletín. Con este campo identificaremos el contenido que queremos enviar. Además, este mismo campo será el texto que aparecerá en el asunto de los s que se enviarán. Descripción (uso interno): Opcional. Puede indicarse algún texto de uso interno. Este texto sirve para ayudar a identificar el boletín enviado cuando se acceda al histórico de boletines enviados. No aparecerá en los s que se envían. En esta pantalla se muestra el número de s que se enviarán Pre-visualizar el boletín en todos los idiomas Si antes de enviar los s se desea visualizar el contenido de los mismos, puede usarse el botón Pre-visualizar. Para ello, seleccione el idioma que desea utilizar para la pre-visualización, y pulse el botón. Se abrirá una nueva ventana con el cuerpo del en el idioma indicado. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 23

24 3.3.4 Envío del boletín seleccionado Una vez indicado valor para Plantilla y Asunto del , se puede proceder al envío del boletín. Para ello, es necesario pulsar el botón Enviar Boletín. Antes de iniciar el envío, se pide confirmación, informando del número de s que están a punto de ser enviados. Si se confirma, se inicia el envío de dichos s. Una vez finalizado el proceso de envío, se muestra en pantalla el número de s enviados: El remitente de los s está definido en el tipo de contenido [ s (Textos y Direcciones) de la carpeta Contacto. 3.4 Visualizar boletines enviados En el tipo de contenido #BOL# Boletines enviados se almacena información acerca de los boletines que han sido enviados. Puede consultarse la siguiente información: Título (asunto): Es el asunto del mensaje, escogido en el formulario de envío de boletines. Aquí se muestra en el idioma del administrador, aunque en su momento, los s se mandaron con el asunto en el idioma del destinatario. Descripción/Comentarios: Es lo que se puso en el campo correspondiente del formulario de envío momento del envío (si se puso) Fecha envío: Es el día en que se realizó el envío Cuerpo mensaje: Es lo que se mandó en el mensaje. Se muestra en el idioma del administrador, aunque los mensajes se mandaron en el idioma de cada destinatario. Cantidad enviada: es el número de s enviados. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 24

25 4 NOTAS 4.1 Localización de este manual Para visualizar este manual dispone de un icono en la parte inferior izquierda de la pantalla. 4.2 Uso del botón atrás No utilice el botón ATRÁS de su navegador, podría generar información inconsistente. SORT 2009 CS_MAN_MtoContenidos_ doc 25