República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras

Transcripción

1 Área Solicitante: ESTUDIOS PREVIOS INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Oficina Asesora Comunicaciones Atención al. Ordenador del Gasto: DIRECCION ADMINISTRATIVA MYRIAM DE LA ESPRIELLA Responsable: Oficina Asesora Comunicaciones y Atención al Objeto: REGISTRO AUDIOVISUAL DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES MISIONALES Y ADMINISTRATIVAS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Rubro: C , denominado PROMOCION Y FOMENTO DE UNA CULTURA DE GARANTIA Y RESTITUCION DE LOS DERECHOS DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA. Presupuesto: $ Ítem en el Plan de Contratación Está contemplado en el ítem 20 de la Oficina de Comunicaciones y Atención al. 1. JUSTIFICACION El es una Entidad del Gobierno Nacional comprometida con la protección integral de la familia y la niñez colombiana, por ello propone e implementa políticas cuyo objetivo es garantizar el cumplimiento efectivo de los derechos de los niños, de las niñas y adolescentes. La entidad hace presencia en todos los sitios del país en los cuales se presentan situaciones que ponen a la población en riesgo de vulnerar los derechos de la infancia, la adolescencia, afectando el núcleo familiar. De esta manera se desarrollan los programas escuela para padres, fortalecimiento

2 social y cultural a las familias indígenas, raizal y afrocolombianas, fortalecimiento a las familias de áreas rurales. Dichas acciones forman parte del Plan de Acción del ICBF. Para hacer un seguimiento y evaluación de tales acciones se requiere del servicio de registro audiovisual de cada una de las actividades misionales que ejecuta el ICBF en desarrollo de sus programas y proyectos, incluyendo dentro de estos la ejecución de obras de infraestructura. 2. NECESIDAD La Oficina de Comunicaciones y Atención al necesita contratar los servicios del registro audiovisual de las diferentes actividades que adelantan el ICBF con la comunidad, ya que es una herramienta útil para detectar y valorar el grado de necesidad que tiene la población más vulnerable en todo el País. Con este registro se mide una realidad de la población, pero también la efectividad de las acciones emprendidas por el ICBF para mitigar las necesidades, como es el caso de la atención a población desplazada, a población víctima de catástrofes, a la tercera edad y a población infantil de escasos recursos. También es indispensable contar con este servicio en el requerimiento de las diferentes áreas de la entidad en la divulgación de proyectos, programas y campañas. De otra parte se requiere este servicio para grabar las audiencias de los diferentes procesos de contratación, como herramienta que garantiza la transparencia de la actividad contractual. Así mismo es necesario contar con el registro audiovisual de las obras de construcción que a la fecha vine ejecutando el ICBF en diferentes municipios del País para contar con imágenes que permitan posteriormente ser parte de una estrategia de divulgación e información a la comunidad sobre los servicios y lugares de atención para mejorar y facilitar el acceso de la población vulnerable a dichos servicios. El material audiovisual de cada una de las actividades del ICBF es requerido con frecuencia por la población en general. En este sentido la entidad realiza de forma permanente adecuación de las instalaciones de los diferentes centros para la atención de los niños y adolescentes que se encuentran bajo la protección directa del ICBF.

3 3. OPORTUNIDAD Para el año 2010 se continua con mayor fortaleza la promoción, divulgación de los programas misionales del ICBF, por los que es pertinente continuar con el registro audiovisual de las diferentes actividades misionales y administrativas de la entidad dado que constituye material indispensable para la divulgación de los programas y proyectos que adelanta la entidad en cumplimiento de su función como coordinador del Sistema Nacional de Bienestar. Aunado a ello y en desarrollo del principio de transparencia contractuales. de los procesos 4. CONVENIENCIA El ICBF no cuenta con los equipos ni el personal especializado para satisfacer esta necesidad, teniendo como alternativa realizar la contratación por prestación de servicios para la Recolección de imágenes. Para esta contratación se han presupuestado CINCUENTA MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL Y CORRIENTE incluido IVA ($ oo m/cte.), soportados en el CDP No. 325 del 9 de Abril de 2010 a cargo del rubro presupuestal Código C , denominado PROMOCION Y FOMENTO DE UNA CULTURA DE GARANTIA Y RESTITUCION DE LOS DERECHOS DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA. 5. COMO? ALCANCE DE OBJETO: Registrar las imágenes de las actividades administrativas y misionales en el marco de las diferentes jornadas que adelanta el ICBF en desarrollo de los proyectos misionales de difusión, promoción de los derechos de los niñas, niñas y adolescentes que le sean ordenadas por el Supervisor; registro de las obras que adelanta el ICBF, audiencias de contratación y todas las actividades de carácter administrativo como coordinador del Sistema Nacional de Bienestar en el Marco de la ley de la Infancia y Adolescencia. El servicio que debe prestar el contratista es de registro audovisual; y cuando se requiera, edición, graficación, musicalización, locución, transfer y copiado de las

4 diferentes actividades misionales y administrativas. El servicio se requiere de manera continua por parte de la entidad, tanto en la ciudad de Bogotá como en las ciudades capitales de departamento del País donde sea necesario el cubrimiento del registro audiovisual. Por lo tanto, el CONTRATISTA deberá contar con la infraestructura tecnológica y física necesaria para cubrir los requerimientos que le realice el supervisor del contrato. En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, el contratista deberá realizar las siguientes actividades: Realizar el transfer de las imágenes recolectadas de formato Betacam o mini DVD a formato DVD, cuando sea requerido por el Supervisor. El servicio a prestar por cada evento incluye camarógrafo, cámara betacam, SP o cámara Mini DV, trípode, baterías, micrófono de solapa y de mano, kit de luces de tota, casetes betacam o mini DV. Entregar el material de cada grabación y las copias solicitadas por el supervisor del contrato en el lugar y fecha indicados. Realizar y mantener actualizado el inventario y tipiado de las imágenes recolectadas, lo cual debe ser entregado mensualmente por el contratista. Disponer del personal y equipo técnico mínimo requerido, por evento, en la ciudad de, en el momento que sea solicitado por el supervisor del contrato. Disponer en las ciudades capitales de departamento del País del personal y equipo técnico requerido, para la prestación del servicio, con el fin de cubrir en el momento que sea solicitado la necesidad de registro audiovisual (Corresponsales). Realizar las horas de edición solicitadas por el Supervisor. Las demás que se requieran de acuerdo con la naturaleza del contrato Las anteriores actividades se desarrollarán teniendo en cuenta que: El ICBF toma el día de trabajo de 8 horas, el medio día de trabajo se calculará de 4 horas, con disponibilidad de siete (7) días por 24 horas.

5 La hora de edición se pagará de acuerdo con el valor unitario de la oferta económica presentada. En el caso de requerir DVD, betacam, mini dv o dvd con label y estuche transfer y copia dvd, será cancelado de acuerdo con el valor ofertado por el CONTRATISTA. Requisitos técnicos mínimos del personal: El proponente deberá siguiente personal: certificar que para la ejecución del contrato cuenta con el Dos camarógrafos en Bogotá, con disponibilidad para atender las solicitudes del supervisor. Demostrando, mediante certificaciones laborales, que tiene como mínimo de tres (3) años de experiencia en el manejo de Cámara. Deberá certificar por escrito que cuenta con un camarógrafo por ciudad capital de departamento, con disponibilidad para atender solicitudes del supervisor. La certificación deberá contener el nombre y número de identificación del personal. La firma proponente deberá certificar que tiene una disponibilidad de 24 horas los 7 días de la semana para prestar el servicio con el ICBF, de acuerdo con la solicitud del servicio que se realice por medio de la supervisión del contrato. Elementos Mínimos a Requeridos por cada Evento: El proponente deberá certificar que cuenta con los elementos aquí señalados para la ejecución del contrato, por evento, para la ejecución del contrato: Una (1) Cámara formato Betacam, brocastiad o formato mini DV (de mínimo 3 CCD) Trípode Micrófonos de solapa Micrófonos de mano Kit de Luces tota Baterías Camarógrafos Casetes Betacam Casetes mini DV Obligaciones Generales

6 Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y el ICBF. Responder, sin perjuicio de la respectiva garantía, por el cumplimiento y calidad de los servicios prestados, por el término previsto en el presente contrato Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables. Constituir la Garantía Única de Cumplimiento establecida en el presente documento. Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades salvo requerimiento expreso de Autoridad competente. Entregar al supervisor del control de ejecución del contrato los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada cuando así se requiera. Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta EL ICBF, a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. Presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), cuando haya lugar a ellos para cada uno de los respectivos desembolsos. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del contrato. Plazo de ejecución: El plazo de ejecución del contrato será hasta el 30 de septiembre de 2010 o hasta agotar disponibilidad, contados a partir de la aprobación de garantía única de cumplimiento del contrato. La forma de pago: Se pagara así: En mensualidades vencidas de acuerdo al servicio prestado y a los precios unitarios fijos contenidos en la correspondiente oferta. Previa presentación de factura y certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato. Lugar de ejecución: Bogotá y demás ciudades a nivel nacional donde se requiera el servicio. Supervisión: Jefe de la. En todo caso el ordenador del gasto podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando por escrito al supervisor designado con copia a la Oficina Asesora

7 Jurídica. República de Colombia Liquidación: El contrato se liquidará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la culminación del plazo de ejecución. Modalidad de Selección: Se trata de un proceso de Selección abreviada por subasta inversa cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía, de conformidad con lo establecido en los artículos 16, 17, y 20 del decreto 2474 de 2008 y el artículo 2 del decreto No de 2009., teniendo en cuenta que se trata de la adquisición de servicios de características técnicas no uniformes ni de común utilización 6. QUIÉN? Las condiciones que debe tener el proveedor del servicio son: Proveedor con experiencia en la producción de mensajes audiovisuales que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidad para contratar con el Estado. Deberá certificar experiencia acreditándola mediante copia de contratos o certificados o facturas expedidas por entidades públicas o privadas, en máximo tres (3) contratos, cuyo objeto sea igual al de esta invitación, ejecutados durante los dos últimos DOS (2) años, contados a partir de la fecha de presentación de las ofertas, cuyo monto sea igual o superior al valor del presupuesto oficial de esta invitación. El proponente deberá certificar que cuenta con el equipo y personal mínimo requerido por evento, de acuerdo a lo establecido en el aspecto técnico de este estudio previo. Igualmente deberá presentar como requisito técnico - calidad un reel de como mínimo cinco (5) minutos, en formato mini dv o betacam, el cual deberá contener imágenes en exteriores, interiores y entrevistas con planos cerrados y abierto. El proponente deberá certificar que es el autor y propietario de las imágenes que presenta en el reel. Igualmente la calidad de audio y video del reel deben cumplir los parámetros exigidos para transmisión en televisión.

8 7. ESTUDIO DE MERCADO Se solicitaron cotizaciones escritas vía a diferentes empresas especializadas en la prestación del servicio objeto de esta contratación, a quienes se les dio a conocer las actividades a realizar teniendo en cuenta el objeto que se contratará, las firmas RT&P COMUNICACIONES LTDA, PUNTO ZERO y SMS Televisión, dieron respuesta via . De igual forma, se consulto los precios de mercado SICE, no arrojando codificación respecto del objeto que se pretende contratar. En consecuencia, una vez analizada la información mencionada el valor de la prestación del servicio arrojo el siguiente valor: (VER ANEXO 01) PROMEDIO SERVICIO EN BOGOTA $ PROMEDIO SERVICIO MEDIO DIA BOGOTA $ PROMEDIO SERVICIO DIA CIUDAD CAPITAL DE DEPARTAMENTO $ PROMEDIO SERVICIO MEDIO DIA CIUDAD CAPITAL DE DEPARTAMENTO $ OTROS SERVICIOS DVD $ MINI DV $ BETACAM $ PROMEDIO HORA EDICION $ DVD CON LABEL Y ESTUCHE TRANSFER Y $

9 COPIA DVD ADICIONAL Se cotizó de manera global la prestación del servicio, es decir incluido camarógrafo, cámara betacam SP o cámara Mini Dv, trípode, baterías, micrófonos de solapa y de mano, Kit de luces tota, casets betacam o mini DV. Igualmente se advirtió que la prestación de servicio incluye transporte y demás gastos en que deba incurrir el contratista. Además el servicio se cotizó para ser prestado en la ciudad de Bogotá como en las ciudades capitales de Departamento del País, para lo cual el contratista deberá certificar que cuenta con un corresponsal en estos lugares. En consecuencia, no se reconocerá viáticos al contratista por la prestación del servicio fuera de Bogotá. En el caso de requerirse otros servicios se solicito la cotización de la hora de edición, valor de DVD, Mini DV, Betacam, Label y estuche, transfer y copia dvd. El ICBF, reconocerá el costo de estos servicios teniendo en cuenta el valor ofertado y aprobado. 8. FACTORES DE SELECCIÓN. Será seleccionado el proponente que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades referidas en la constitución y en la ley, que cumpla con los requisitos jurídicos y técnicos de habilitación y cuya oferta económica sea el menor valor. 9. ESTUDIO DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN Y CONTROL DE OPERACIÓN El contratista está obligado a asumir todos los riesgos que se deriven de la ejecución del contrato. Así mismo, los efectos favorables y desfavorables derivados de las variaciones en los precios del mercado, para dar cabal cumplimiento al objeto de este proceso de selección, son por cuenta y riesgo del Este riesgo se asigna al contratista.

10 oferente adjudicatario; y deberá soportar el 100% que le genere los riesgos de operación del bien objeto del presente contrato. RIESGO DE PERMANENCIA EN EL LUGAR DEL SERVICIO RIESGO DEL PERSONAL, EQUIPOS Y ELEMENTOS DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Mayor permanencia en la ejecución del servicio, así esta se prolongue por más tiempo del establecido en la solicitud, obligándose en este caso a prestar el servicio por el tiempo necesario y con los elementos indispensables para su correcta ejecución y a reportar las horas o los días adicionales al término de la prestación del servicio, los cuales serán pagados a los precios unitarios aprobados. La seguridad del personal (ejecutivo de cuenta, camarógrafos, auxiliares y demás) en caso de conflictos internos, conflictos de Colombia con otros Estados, y situaciones de orden público generados por cualquier organización al margen de la ley dentro de las instalaciones del ICBF o donde se llevan a cabo la realización del evento. De igual forma asume los efectos favorables y desfavorables por las fallas técnicas, de duración y calidad en la selección que haga del material. Riesgo a cargo del contratista. Riesgo a cargo del contratista GARANTÍAS CONTRACTUALES

11 GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO: Cumplimiento: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. Calidad del Servicio: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: En cuantía equivalente al cinco (5) por ciento del valor del contrato con vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA Myriam de la Espriella. Henry Ivan Matallana Torres Directora Administrativa. Jefe Oficina Asesora Comunicaciones Ordenador del Gasto Aprobó Janeth Sofía Torres S. Abogada Elaboró