TODO LO QUE NECESITAS SABER SOBRE TU CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

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1 TODO LO QUE NECESITAS SABER SOBRE TU CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

2 CONTENIDO ASPECTOS BÁSICOS OBLIGACIONES DEL CONTRIBUYENTE ARCHIVOS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA - CATÁLOGO DE CUENTAS - BALANZA DE COMPROBACIÓN - PÓLIZAS PREGUNTAS FRECUENTES

3 Contabilidad electrónica es el registro en formatos electrónicos de las operaciones financieras que realiza una empresa o una persona. Quiénes están obligados a presentar su contabilidad electrónica? Las personas morales (incluidas las personas morales con fines no lucrativos) y personas físicas con actividad empresarial, profesional o arrendamiento. ASPECTOS BÁSICOS Quienes NO están obligados a presentar la contabilidad electrónica? Personas físicas asalariadas, contribuyentes del régimen de arrendamiento, servicios profesionales (honorarios) e incorporación fiscal, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis Cuentas del SAT. Personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios, enajenación de bienes, entre otros. Qué archivos integran la contabilidad electrónica y cuando se presenta ante el SAT? Balanza de comprobación: Se presenta de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos. Pólizas y auxiliares: Sólo cuando el SAT solicite la información contable o la procedencia de las devoluciones y compensaciones. Catálogo de cuentas: Una sola vez y cada vez que sea modificado. 3

4 OBLIGACIONES DEL CONTRIBUYENTE Es importante que conozcas las fechas establecidas por el SAT para realizar y cumplir con las obligaciones de la entrega de la contabilidad electrónica Cuándo debo cumplir con la contabilidad electrónica? 3 y 7 de marzo de 2016 Quiénes? Contribuyentes cuyos ingresos acumulables sean inferiores a 4 MDP correspondientes al ejercicio 2013, contribuyentes del sector primario (actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca), personas morales con fines no lucrativos, contribuyentes que se inscriban al RFC durante el ejercicio 2014 ó 2015 y los que se inscriban a partir del 1 de enero de Cabe hacer mención que los contribuyentes del sector financiero, personas morales y personas físicas con ingresos acumulables iguales o mayores a 4 MDP del ejercicio 2013, su obligación comenzó desde el Abril 7 y 9 Septiembre 3 Catálogo de cuentas y balanza de comprobación La información de enero y febrero 2015 Pólizas del período y sus auxiliares de cuenta, a solicitud del SAT correspondiente a julio

5 Cuáles son las características de la información que se enviará al SAT sobre la contabilidad electrónica? La información contable se integrará con cortes mensuales en archivos xml con el detalle de la contabilidad electrónica conforme a lo establecido en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal Cómo se envía la información contable? La información se enviará en archivos comprimidos con formato zip a través del Buzón Tributario o en la sección Trámites del portal del SAT; el envío debe hacerse con firma electrónica vigente. Qué sucede después de que envío mi información? Ya que adjuntaste la documentación solicitada, el sistema requiere la confirmación de este envío. Es importante que revises los acuses que el SAT te entrega (recepción, aceptación o rechazo). Los acuses incluyen número de folio, período, fecha, hora, RFC del contribuyente, nombre del archivo, tipo de archivo, estatus y motivo para cualquier aclaración. 5

6 ARCHIVOS Uno de los documuentos que integra la contabilidad electrónica es el: CATÁLOGO DE CUENTAS Este documento enlista todas las cuentas que integran la contabilidad y está ordenado por niveles dependiendo de las operaciones del contribuyente. Información Obligatoria Versión del formato, RFC del contribuyente, Mes y año en el que inicia la vigencia del catálogo, Código agrupador conforme al catálogo publicado por el SAT, Número de cuenta con la que se distinguen las cuentas y subcuentas de la contabilidad, Descripción del nombre de la cuenta o subcuenta, Nivel en el que se encuentra la cuenta y Naturaleza de la cuenta o subcuenta (D= deudora o A= acreedora). TIP Si realizas cambios al catálogo de cuentas, sin importar en qué nivel, debes notificar al SAT máximo 3 días después.

7 Otro archivo que conforma la contabilidad electrónica es la: BALANZA DE COMPROBACIÓN Es un documento que contiene los saldos de todas las cuentas con el objetivo de comprobar su igualdad, antes de efectuar los estados financieros y se envía mensualmente al SAT. Información Obligatoria Versión del formato. RFC del contribuyente. Mes y año en el que inicia la vigencia del catálogo. T i p o d e e nv í o d e l a b a l a n z a ( N = n o r m a l o C=complementaria) Número de cuenta con la que se distinguen las cuentas y subcuentas de la contabilidad. Monto del saldo inicial de la cuenta o subcuenta en el período, en caso de no existir colocar cero (0). Debe, monto de los movimientos deudores, en caso de no existir colocar cero (0). Haber, monto de los movimientos acreedores, en caso de no existir colocar cero (0). Monto del Saldo final, en caso de no existir colocar cero (0). TIP La balanza de comprobación que envías al SAT, como mínimo deberá contener cuenta mayor y subcuenta a primer nivel No olvides incluir saldos iniciales, movimientos del período y saldos finales de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos, resultado integral de financiamiento y cuentas de orden. Aún cuando en un mes no hayas registrado ningún movimiento se debe hacer el envío. 7

8 Y por último pero no menos importante, otros documentos que conforman la contabilidad electrónica son las: PÓLIZAS En estos documentos se registran todas las operaciones de una empresa y se debe de crear a más tardar 5 días después de la actividad realizada, como sabes, existen tres tipos de pólizas: diario, ingresos y egresos Información Obligatoria Versión del formato. RFC del contribuyente. Mes y año en el que inicia la vigencia del catálogo. Tipo de solicitud (AF= acto de fiscalización, FC= fiscalización compulsa, DE= devolución, CO= compensación). Número único de identificación de la póliza, incluir la clave o nombre utilizado por el contribuyente para diferenciar, el tipo de póliza y el número correspondiente. En un mes ordinario no debe repetirse un mismo número de póliza con la clave o nombre asignado por el contribuyente Fecha del registro de la póliza. Concepto de la operación. Número de cuenta con la que se cuenta la cuenta o la subcuenta. Descripción de la cuenta o subcuenta que se afecta por la transacción. Concepto de la transacción. Debe: monto del cargo a la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción. En caso de no existir dato, colocar cero (0). Haber: monto del abono a la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción. En caso de no existir dato, colocar cero (0) TIP Ten en cuenta que estos documentos deben incorporar el folio de los CFDI relacionados con las operaciones realizadas y no es necesario enviarlos al SAT. Recuerda que la información de pólizas contables y auxiliares sólo se debe entregar cuando lo solicite el SAT.

9 La autoridad sugiere relacionar el detalle de los comprobantes con la transacción de la póliza correspondiente con la finalidad de identificar, el soporte documental, tanto en la provisión, como en el pago y/o cobro de cada una de las cuentas y subcuentas que se vean afectadas. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información. A continuación se enlista la información requerida. COMPROBANTE NACIONAL Clave UUID_CFDI de la operación (36 caracteres) RFC relacionado con el movimiento de la transacción, el del tercero vinculado. Monto total del CFDI que soporte la transacción (incluye IVA). OTROS COMPROBANTES NACIONALES CFD_CBB expresar el número de folio del comprobante que soporte la transacción RFC relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado. Monto total que soporta la transacción del CFD o CBB, incluyendo IVA. COMPROBANTE EXTRANJERO Clave numérica o alfanumérica del comprobante de origen extranjero que soporta la operación. Monto total del comprobante de origen extranjero que soporta la operación. 9

10 CHEQUE Número del cheque emitido Banco nacional emisor del cheque, de acuerdo al catálogo publicado por el SAT. Número de cuenta bancaria del origen de los recursos Fecha del cheque Nombre del beneficiario del cheque RFC relacionado con el movimiento, es decir, el del tercero vinculado. Monto del cheque emitido. TRANSFERENCIA BANCARIA 1 BancaNet Recibo BancaNet Pago realizado por: FARMACIAS PÉREZ, S.A. Pago interbancario Tu transferencia ha sido aplicada con número de autorización Cuentas Cuenta retiro Cta. Cheques --**675 Datos de la transferencia Cuenta depósito o beneficiario Fecha de pago: Viernes 20 de Noviembre de 2015 Hora de pago: 12:36:24 PM 5 6 **0453 Nombre: Comercializadora SA 7 Importe MXN $ 5, Clave de Rastreo Tipo de cuenta Cheques Tipo de beneficiario PERSONA MORAL Plazo Mismo día Comisión $50 pesos más IVA Número de referencia Concepto de pago NOVIEMBRE Operación frecuente No B a n co d e l a c u e nt a o r i g e n d e l a transferencia, de acuerdo al catálogo del SAT. Cuenta destino a la cual se transfieren los recursos. B a n co d e l a c u e nt a d e s t i n o d e l a transferencia, de acuerdo al catálogo del SAT. Fecha de la transferencia Nombre del beneficiario de la transferencia. RFC relacionado con el movimiento, es decir, del tercero vinculado. Monto transferido.

11 OTROS MÉTODOS DE PAGO Método de pago de la operación conforme al catálogo publicado en la página del SAT. Fecha de la transacción de otros métodos de pago. Nombre de la persona o contribuyente a la cual se realiza este método de pago. RFC relacionado con la transacción, es decir, del tercero vinculado. Monto del método de pago que soporta la transacción. 11

12 PREGUNTAS FRECUENTES Si ingreso mi información contable fuera del plazo establecido, Me causa de infracción? Sí, el no ingresar la información, o hacerlo fuera de tiempo, o no ingresarla conforme a lo establecido en las disposiciones fiscales, así como ingresarla con alteraciones que impidan su lectura son causa de infracción. Fundamento Legal Art. 81 fracción XLI, del Código Fiscal de la Federación. Cuál es el importe de la multa por no ingresar información contable a través del Portal del SAT o realizarlo fuera de los plazos establecidos? El monto de la multa es de $5, a $15, Fundamento Legal Art. 81 fracción XLI y 82 fracción XXXVIII del Código Fiscal de la Federación. Se considera que al entregar la información contable, implica un proceso de auditoría permanente? No implica un proceso de auditoría permanente o continuo, ni modifica los procedimientos y garantías asociados al ejercicio de facultades de comprobación. Los saldos de la balanza de cierre afectan los saldos iniciales de la balanza del primer mes del ejercicio siguiente? Sí, los saldos iniciales de la balanza del primer mes del ejercicio siguiente, deben ser los saldos finales de la última balanza de comprobación enviada en el ejercicio inmediato anterior. La fecha de envío para la balanza de cierre de las personas morales es el 20 de abril o 20 días después de la declaración anual? La fecha es a más tardar el 20 de abril del año inmediato posterior al ejercicio enviado para personas morales, independientemente de la fecha de presentación de la declaración anual.

13 Se puede utilizar un reporte auxiliar para vincular el folio fiscal de los comprobantes fiscales en las pólizas? Sí, se puede utilizar un reporte auxiliar de folio fiscal para incluir las referencias de los comprobantes fiscales. Qué seguridad tendrá el contribuyente para que su información contable enviada al SAT no sea divulgada a terceros? Toda la información que recibe el SAT es confidencial, misma que se incorpora y protege en los sistemas institucionales, de conformidad con los lineamientos de Protección de Datos Personales y con las diversas disposiciones fiscales y legales sobre la confidencialidad. Esp. En qué idioma deberá entregarse la contabilidad electrónica? En español, en caso de tenerlo en algún otro idioma deberá ser traducido al español. 13

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